INBJUDAN TILL ANBUDSANSÖKNING AVSEENDE UPPHANDLING AV 1.1 ALLMÄN INFORMATION 1.2 Inbjudan Swedavia AB inbjuder härmed till anbudsansökan i rubricerad upphandling. 1.3 Benämningar Om inte annat särskilt anges benämns parterna fortsättningsvis enligt följande: Swedavia AB kallas Swedavia den/de som ansöker om att få lägga anbud kallas anbudssökande den/de som väljs ut att lämna anbud kallas anbudsgivare den anbudsgivare som vinner anbudstävlan kallas leverantör 1.4 Förfarande Upphandlingen görs enligt bestämmelserna om förhandlat förfarande i Lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF). Ersättning för kostnader i samband med anbudsansökan utgår inte. 1.5 Förfarande Upphandlingen görs som ett urvalsförfarande, d.v.s. i två steg. Steg 1. Intresserade företag ansöker om att få lämna anbud. Bland dessa företag väljs de ut som ges möjlighet att lämna anbud. Steg 1 genomförs enligt denna inbjudan. Steg 2. Anbudssökande som valts ut ges möjlighet att lämna anbud utifrån de förutsättningar som kommer att anges i det förfrågningsunderlag vilket distribueras till dem som har kvalificerat sig i Steg 1. 1.6 Presentation av Swedavia Swedavia är ett av svenska staten helägt aktiebolag och ansvarar för drift och utveckling av statens civila flygplatsverksamhet. Koncernen, som består av Swedavia samt dotter- och intressebolag, har cirka 2500 medarbetare och omsatte under 2011 cirka 4,7 miljarder kronor. Swedavias verksamhet omfattar tillhandahållande och utveckling av flygplatsoperativa tjänster, så som start-, landnings- och passagerartjänst, samt kommersiella tjänster med anknytning till flygplatsverksamhet, så som bilparkering, reklam, marktjänster, 1 / 10
etc. I nuläget bedriver Swedavia verksamhet vid 11 flygplatser, men en anpassning av flygplatsverksamhetens omfattning pågår vilket medför att en flygplats (Sundsvall Härnösand Airport) kommer att säljas ut under året. Detta innebär att Swedavia framöver kommer att omfatta följande flygplatser (i storleksordning baserat på passagerarmängd); Stockholm Arlanda Airport, Göteborg Landvetter Airport, Bromma Stockholm Airport, Malmö Airport, Luleå Airport, Umeå Airport, Åre Östersund Airport, Visby Airport, Ronneby Airport samt Kiruna Airport. Utöver verksamhet på ovanstående flygplatser arbetar närmre 100 medarbetare i Norrköping med framförallt business support och konsultverksamhet. Swedavias huvudkontor är placerat på Stockholm Arlanda Airport. Swedavia verkar för att en god ekologisk och kemisk status ska uppnås och säkerställas i de vatten som vår verksamhet påverkar. Förorenat vatten från Swedavias verkstäder, brandövningsplatser, fordonstvättar, vatten från toaletter på flygplan samt från externa fastigheter på flygplatserna leds via spillvattenledningar till reningsverk. I spillvattnet från flygplatserna finns olja och vissa tungmetaller. Kontroll av kemikaliehantering och oljeavskiljare på flygplatsen minimerar miljöpåverkan vid utsläpp till spillvattennätet. Vårt mål är att alla flygplatser ska leva upp till kriterierna i Vattendirektivet redan nu, därför har flera flygplatser uppdaterat sina kontrollprogram avseende flygplatsens påverkan på vatten. Under 2011 har fördjupade studier i form av vattenprovtagningar och kemiska analyser genomförts vid bland annat Stockholm Arlanda, Göteborg Landvetter och Malmö Airport. Det är den tidigare användningen av brandsläckningsskum som innehållit denna kemikalie som troligtvis är källan till PFOS förekomsten. Under vintern sker halkbekämpning företrädelsevis med formiat. Glykol används vid avisning av flygplan. Dessa ämnen kan orsaka syrebrist i sjöar och vattendrag. Vintertid sugs det mesta av glykolen upp av särskilda fordon för återvinning. Det som inte sugs upp samlas vid flertalet flygplatser i utjämningsdammar. Under 2011 minskade användningen av såväl halkbekämpningsmedel som glykol drastiskt, framförallt beroende på mild väderlek. Miljöfrågor är av största betydelse för Swedavia och något som koncernen arbetat målmedvetet med under många år. Swedavia är idag en internationell förebild när det gäller att utveckla flygplatser med minsta möjliga påverkan på klimatet. Flygets miljöpåverkan är av avgörande betydelse för flygbranschens utveckling och därmed för Swedavias verksamhet. Vi tar ett brett miljöansvar på alla våra flygplatser och prioriterar våra insatser för att behålla vår världsledande position inom klimatarbetet. Fokus för Swedavias miljöarbete är att minska utsläppen av klimatpåverkande gaser, minimera energianvändningen och minska utsläpp till luft och vatten från den egna verksamheten. Swedavia arbetar även systematiskt med bullerfrågan. För mer information avseende Swedavias arbete och organisation besök gärna: www.swedavia.se 1.7 Upplysningar och kontaktperson Frågor om eventuella oklarheter i inbjudan under ansökningstiden ställs via e-avrop. Swedavia Inköps kontaktperson: Åse Johannesson, Swedavia Inköp tfn 010-1093649 e-post ase.johannesson@swedavia.se 1.8 Omfattning Upphandlingen avser tjänster för provtagning och analys gällande Swedavias kontroll av verksamhetens påverkan på vattenmiljön. Enligt miljöbalken ska en verksamhetsutövare idka egenkontroll av sin verksamhets 2 / 10
miljöpåverkan. Swedavia har även tillståndsvillkor och egna miljömål gällande påverkan på vattenmiljön. För Swedavia ska utförandet av upphandlad tjänst innebära stöd i det dagliga miljöarbetet vad gäller kontroll och uppföljning av påverkan på vattenmiljön. Följande tjänster skall ingå: tillhandahållande av utrustning till provtagning provtagning av yt-, grund-, dag- och spillvatten, enligt kontrollprogram transporttjänst av prover till analys analyser av prover på yt-, grund-, dag-, dricks- och spillvatten rådgivning gällande och tolkning av analysresultat tillhandahållande av resultat genom en elektronisk databas tillgänglig för Swedavia via webben Följande tjänster kan komma att ingå: Provtagning och analyser av prover utanför kontrollprogrammen kan förekomma, inklusive provtagning på dricksvatten, mark och sediment. Även viss rapportskrivning utifrån provtagningsresultat kan förekomma. Omfattning: Behovet omfattar samtliga Swedavias 10 flygplatser och uppskattas totalt till; 120-140 provtagningspunkter varav extern provtagning efterfrågas i dagsläget vid 20-25 punkter varav samtliga finns på Stockholm-Arlanda Airport 600-700 provtagningar årligen varav merparten under vinterhalvåret vid Stockholm-Arlanda Airport 8 000-10 000 enskilda analyser årligen 150-200 hämtningar/transporter av prover från flygplats till analys Ovan angivet är uppskattningar och medför ingen förpliktelse från Swedavias sida utan skall endast ses som en indikation. 1.9 Varaktighet Upphandlingen syftar till att teckna avtal för en tidsperiod om 2 år med möjlighet till förlängning om upp till 24 månader vid ett tillfälle, alltså längst i 4 år. Avtalsstarten beräknas till 130101 för flygplatserna Arlanda och Bromma och till 121022 för övriga flygplatser. 1.10 Bilagor till denna inbjudan Bilaga 1. Kontaktuppgifter anbudssökande Bilaga 2. Referensförteckning Bilaga 3. Information och instruktion för att lämna anbudsansökan 3 / 10
2 ANSÖKAN 2.1 Helt eller delat uppdrag Anbudsansökan gäller endast hela uppdraget. Det slutgiltiga uppdraget kommer att tilldelas en leverantör. 2.2 Frågor och svar under ansökningstiden Frågor angående inbjudan skall ställas skriftligen senast 7 dagar innan ansökningstidens utgång. Swedavia förbehåller sig dock rätten att i normalfallet inte svara på frågor inkomna senare än 7 dagar före sista ansökningsdag. Frågor skickas elektroniskt via e-avrop. Svar på eventuella önskemål om förtydliganden/kompletteringar kommer skriftligen att skickas till samtliga som hämtat ut underlag via e-avrop. Endast skriftliga svar från Swedavia Inköp är bindande för Swedavia i denna upphandling. 2.3 Anbudsansökans form och innehåll Anbudssökanden uppmanas att noggrant följa instruktionerna som lämnas i denna inbjudan. Anbudsansökan skall: tydligt visa hur ställda krav uppfylls innehålla en bekräftelse på att anbudssökanden godtar samtliga villkor i anbudsinbjudan vara skriven på svenska vara undertecknad av behörig företrädare Till anbudsansökan skall följande bifogas: kopia på gällande ansvarsförsäkring och företagsförsäkring ifylld bilaga 1 ifylld bilaga 2 2.4 Försummelse att uppfylla skall-krav Anbudsansökan som inte uppfyller samtliga skall-krav eller är ofullständigt kan komma att förkastas. Vidare kan oklarheter i anbudsansökan tolkas till nackdel för anbudssökanden. Anbudssökanden uppmanas därför att noggrant läsa igenom denna inbjudan med tillhörande bilagor och följa de instruktioner angående anbudsansökans innehåll. 4 / 10
2.5 Inlämning av ansökan med e-avrop Ansökan skickas elektroniskt via e-avrop. Se bilaga 3. 2.6 Ansökningstidens utgång Anbudsansökan skall vara Swedavia tillhanda senast tisdagen den 5 juni 2012. Anbudsansökan som inkommer efter denna dag kommer inte tas upp till prövning. 2.7 Öppning av inkomna ansökningar Öppning av inkomna ansökningar beräknas ske snarast efter anbudstidens utgång enligt 9 kap. 7 2 st. LUF. 2.8 Uteslutning och kvalificering Urvalet kommer att ske i två steg. Steg 1 Uteslutning Swedavia kommer att utesluta anbudssökanden från fortsatt deltagande i upphandlingen i enlighet med 10 kap. 1. LUF. Vidare kan anbudssökanden uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de uteslutningsgrunder som anges i 10 kap. 3. LUF föreligger. Anbudssökanden som omfattas av 10 kap. 3. LUF kan till sitt anbud bifoga bevis för att det inte finns grund för uteslutning i enlighet med 10 kap. 4. LUF. I det fall anbudssökande avser att använda underleverantörer skall även dessa uppfylla kraven enligt ovan. Endast anbudssökande som uppfyller uteslutningsfasens krav får delta i steg 2, Kvalificering. Steg 2 Kvalificering Kvalificeringen omfattar följande delmoment och är angivna i rangordning A. att samtliga skall-krav är besvarade och uppfyllda B. accept av i denna inbjudan angivna förutsättningar Därefter görs utöver det som anges som skall-krav en rimlighetsbedömning av anbudssökandenas tekniska och yrkesmässiga kapacitet. 2.9 Förhandlat förfarande Syftet med upphandlingsformen förhandlat förfarande är att göra det möjligt för upphandlande enheter att bland de anbudssökande välja ut de leverantörer som anses mest konkurrenskraftiga och mest lämpade för uppdraget samtidigt som grunderna i 1 kap. 24. LUF iakttas, dvs. att principerna om likabehandling, transparens, icke-diskriminering, ömsesidigt erkännande och proportionalitet beaktas i upphandlingen. Syftet är däremot inte att begränsa konkurrensen. 5 / 10
Med begreppet inbjudan till anbudsansökan avses att den upphandlande enheten bjuder in alla leverantörer som är intresserade att ansöka om att lämna anbud. 2.10 Förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlag kommer sedan skickas ut till de anbudssökande som blivit utvalda. Anbudssökande som inte medtagits i urvalet kommer skriftligen att meddelas. 6 / 10
3 TEKNISK OCH YRKESMÄSSIG KAPACITET Kravspecifikation avseende omständigheter och bevis för anbudssökandens förmåga och kapacitet. 3.1 Anbudssökandes personliga förhållanden, inklusive krav på registrering i yrkes- eller handelsregister Anbudssökanden skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet i lag ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Swedavia inhämtar därför som bevis; Begäran om upplysningar vid offentlig upphandling, Skatteverkets blankett SKV 4820, ifylld av Skatteverket och, i förekommande fall, av Kronofogdemyndigheten. Avser anbudssökanden åberopa annat företags kapacitet enligt 11 kap. 5. LUF skall detta anges i ansökan med företagsnamn och organisationsnummer. För det fallet att anbudssökanden avser använda underleverantör skall förutom anbudssökanden även underleverantören uppfylla ovan angivna krav. Anbudssökanden skall i sådant fall för varje underleverantör i ansökan redovisa företagsnamn och organisationsnummer. Utländska anbudssökanden skall i stället för registreringsbevis, kopia på F-skattesedel och SKV 4820 till sin anbudsansökan bifoga vidimerat intyg, inte äldre än 3 månader, från relevanta myndigheter i det land som anbudssökanden är etablerad som påvisar att anbudssökanden är registrerad i yrkes- och handelsregister betalt föreskrivna sociala avgifter betalt föreskrivna skatter och avgifter 3.2 Ekonomisk och finansiell kapacitet Anbudssökande skall inneha sådan ekonomisk och finansiell stabilitet och styrka att det är klarlagt att anbudssökande klarar av att leverera det som efterfrågas i upphandlingen. Swedavia inhämtar kreditvärdering som styrker att anbudssökanden har en kreditvärdering som uppfyller minst UC riskklass 3 (normal risk) enligt UC Risks Riskklassificeringssystem eller motsvarande rating från annat kreditvärderingsinstitut som uppvisar motsvarande kreditvärdighet. Swedavia kommer vid den ekonomiska kvalificeringen göra en helhetsbedömning av den ekonomiska riskbilden för det anbudssökande företaget. Vid bedömning av den ekonomiska risken kan Swedavia bland annat granska anbudssökandens soliditet, likviditet och resultat. Swedavia kan därvid bland annat komma att inhämta ytterligare information via affärs- och kreditföretaget UC AB. Om anbudssökanden inte uppnår de ovan nämnda skall-kraven kan det ändå komma att anses klarlagt att anbudssökanden har en acceptabel finansiell och ekonomisk ställning om en godtagbar förklaring lämnas med anbudet, till exempel med hänvisning till en bifogad koncern- eller bankgaranti. Swedavia kan komma att begära in årsredovisning eller motsvarande för att komplettera den ekonomiska utvärderingen. 7 / 10
3.3 Teknisk kapacitet Anbudssökande skall ha kapacitet, erfarenhet och kompetens som krävs för att kunna fullgöra uppdraget. Till anbudsansökan skall bifogas; kortfattad beskrivning av den tjänst som avses erbjudas kortfattad företagspresentation inkluderande en beskrivning av företagets organisation som styrker att anbudssökanden klarar uppdraget Anbudssökanden skall arbeta för att utveckla sitt ledningssystem för kvalitet samt administrativa och tekniska system som styr laboratorieverksamheten (Allmänna kompetenskrav för provnings- och kalibreringslaboratorier). Till anbudsansökan skall bifogas; kortfattad beskrivning av hur anbudssökanden arbetar med att utveckla sitt ledningssystem. Innehar anbudssökanden en ackreditering enligt ISO 17025 eller motsvarande tredjepartscertifierat system skall kopia på certifikatet biläggas anbudsansökan. Anbudssökanden skall ha ett strukturerat kvalitetsledningsarbete. Anbudssökanden skall garantera att leveranser till Swedavia sker i överensstämmelse med detta arbete under hela avtalsperioden. Det strukturerade kvalitetsledningsarbetet skall omfatta minst den del av anbudssökandens verksamhet som innefattas av den i annonsen efterfrågade tjänsten exempelvis hur man arbetar med kundnöjdhet och uppföljning. Till anbudsansökan skall bifogas; kortfattad beskrivning av hur anbudssökanden arbetar med sin kvalitetssäkring. Innehar anbudssökanden ISO 9001 eller motsvarande tredjepartscertifierat system skall kopia på certifikatet biläggas anbudsansökan. Certifikatets giltighetstid och vilka delar av verksamheten som omfattas skall tydligt framgå. kortfattad beskrivning av hur man kvalitetssäkrar samarbetspartners. Swedavia har ett strukturerat miljöledningsarbete i enlighet med ISO 14001 vilket innebär bl.a. att krav på anbudssökandes miljöarbete ställs vid anskaffningar. Anbudssökande skall ha ett strukturerat miljöarbete som visar att företaget känner till sin verksamhets betydande miljöaspekter och som genom ständiga förbättringar leder till minskad miljöpåverkan. Det strukturerade miljöarbetet skall omfatta minst den del av anbudssökandes verksamhet, såväl organisatoriskt som geografiskt, som ställs till förfogande för att kunna leverera den i annonsen efterfrågande tjänsten. Om underleverantörer anlitas för leveransen, skall även dessas verksamhet omfattas i enlighet med samma avgränsning som tillämpas på leverantören. Till anbudsansökan skall bifogas; 8 / 10
Anbudssökande som har ett certifierat miljöledningssystem enligt ISO 14 001 eller motsvarande certifiering skall bifoga en kopia på certifikatet. Certifikatets giltighetstid och vilka delar av verksamheten som omfattas skall framgå. Anbudssökande som inte har ett certifierat miljöledningssystem skall bifoga samtliga följande verifikat: o en kortfattad beskrivning av anbudssökandes miljöledningsarbete o anbudssökandes miljöpolicy o en redovisning av anbudssökandes betydande miljöaspekter o redovisning av anbudssökandes miljömål och miljöprogram som syftar till konkreta miljöförbättringar o en redovisning av hur anbudssökande utbildar sin personal i miljöfrågor o anbudssökandes rutiner för bevakning av miljölagstiftning som företagets verksamhet berörs av. Anbudssökande skall ange namn och kontaktuppgifter till företagets kontaktperson för miljöfrågor Anbudssökanden skall aktivt arbeta med hantering av uppförandekoder både internt och gentemot sina leverantörer och eventuella underleverantörer. Till anbudsansökan skall bifogas; beskrivning av hur anbudssökanden hanterar frågor rörande uppförandekoder och dokumentation (exempelvis Code of Conduct) som visar vilka krav anbudssökande ställer på sina leverantörer. I beskrivningen skall ingå en redogörelse för hur anbudssökanden säkerställer att dessa krav efterlevs både hos leverantörer och eventuella underleverantörer. kortfattad beskrivning av hur anbudssökanden arbetar med miljöfrågor. Innehar anbudssökanden ISO 14000 eller motsvarande tredjepartscertifierat system skall kopia på certifikatet biläggas anbudsansökan 3.4 Referenser Till anbudsansökan skall biläggas en referensförteckning över tre (3) uppdrag som bör vara likartade med det som nu upphandlas. Uppdragen skall vara påbörjade/genomförda under de senaste fem (5) åren och beskrivas i en referensförteckning med; respektive uppdrags eventuella namn referensens organisations namn och organisationsnummer namn på referensperson, befattning och telefonnummer referensuppdragets omfattning och tidsomfång: o o o o Vilken typ av tjänster som utförts? Vilken typ av analyser som utförts? Geografiskt område där tjänsterna utförts? Om tjänsterna/uppdragen utförts på flera orter? 9 / 10
Swedavia kan komma att inhämta andra referenser än de av anbudssökanden angivna vad avser utförande och kvalitet gällande de offererade tjänsterna. Swedavia kan också komma att beakta eventuella egna erfarenheter av anbudssökandes tjänster. Samtliga givna referenser skall kunna bekräfta att uppdragen har genomförts på ett professionellt och klanderfritt sätt. 10 / 10