DOKUMENTHANTERINGSPLAN MILJÖSKYDDSKONTORET MN 2014-04-xx 2014-0386
Innehållsförteckning Administration... 1 Objektsbundna ärenden... 3 Övriga handlingar... 4 Personalhandlingar... 5 Ekonomi... 6 Informationsteknik... 7
Administration Handling Förvaring Bevars/Gallras Till Kommunarkivet MN-protokoll, /årsvis AU-protokoll /årsvis Plåtskåp 1 år 9 år Plåtskåp 1 år 9 år 10 år 10 år Protokoll-kopior /årsvis Förvaltningschef Gallras efter 2 år Delegationsbeslut /årsvis Reception 1 år 9 år 10 år Ärendehanteringssystem / Miljöreda Ärenderegistrering Miljöreda 1 Diarienummer 2 Diarieplans beteckning 3 Alfabetisk lista på avsändare Server Handlingar gallras vid /närarkivet 10 år Alla inkommande handlingar scannas och alla utgående handlingar kopplas till systemet. Diarieplan Aktivitetslogg, Miljöreda Delgivningskvitto Miljöreda, kansli 1 år Närarkiv 1 år Nummerordning Gallras kontinuerligt från systemet efter 1000 dagar 2 år Diarieförd och scannad i ärendet Pul-förteckning Revideras vid behov Enkätundersökningar Hos handläggare Handlingar till objektsbundna ärenden, fastighetsbeteckning Handlingar gallras vid Resultatet bevaras digitalt Vid avslutad aktivitet 1
Avslutade livsmedelsobjekt, fastighetsbeteckning Vid Objekt från 1993-2013 Avslutade livsmedelsobjekt Övriga handlingar diarieförda Protokoll från APT Protokoll från APT, från 2009 justerade, fastighetsbeteckning Diarieplanbeteckning årsvis /dator Plåtskåp 2 år Årsvis avslutade objekt från 2014 10 år /dator Postlista kansli Gallras efter 3 mån 5 år Dokumenthanteringsplan Server, kansli 10 år Revideras årligen, diarieförs beskrivning Server, kansli 10 år Diarieförs 2
Objektsbundna ärenden Handling Förvaring /Gallras Till Analyser -Sjöar, bäckar och Lillån recipienter -Dricksvatten, egenbrunn, kronologiskordning 5 år -Dricksvatten Förordnandeanläggningar -Dricksvatten Som omfattas av livsmedelsverkets föreskrifter om dricksvatten -Radon Analyser för kännedom kommunala avloppsverk, bokstavsordning /objektsvis Objektsvis /objektsvis t o m 2012 Från 2013 Gallras efter 5 år Endast kopior Analyser för kännedom kommunala vattenverk /objektsvis Gallras efter 5 år Endast kopior Årsrapporter CFC/HCFC /objektsvis 5 år Analyser Badvatten(kopior) Objektsvis Gallras efter 5 år Analyser Bassängbad(kopior) Gallras efter 5 år 3
Övriga handlingar Handling Förvaring /Gallras Till Eget informationsmaterial Skrivelser och meddelanden, från myndigheter m f l Transport av farligt avfall Bibliotek,kronologisk Ordning Bibliotek / hos handläggare 5 år Kopia från Länsstyrelsen Projekt av större vikt Övriga ej diarieförda handlingar Uthyrning av mätinstrument Radon, information beställningar Vattenprover, enskilda vattenbrunnar, underlag Inventarielista Gallring- och leveransbevis till Originalhandlingar / Teckningar Kalibreringar av instrument Hängmapp, årsvis, expedition, expedition, expedition / närarkivet, Plåtskåp, Plåtskåp, Plåtskåp, Plåtskåp 10 år Gallras av arkivansvarig Gallras efter 2 år Innehåller debiteringsunderlag Innehåller debiteringsunderlag Inventering bör göras årligen Original till Larm/ information, Plåtskåp Kvittensböcker (assurera och rekommendera), Plåtskåp 4
Personalhandlingar Handling Förvaring /Gallras Till Anställningsavtal -original -kopior Anställningshandlingar(kopior) Personaluppgifter Bokstavsordning Bokstavsordning Sjukanmälan(kopior) /årsvis 1 år Gallras 5 år eft. avsl. tjänst Gallras 5 år efter avslutad tjänst Gallras efter 3 år Original i personalakt / KLK Ansökningar / Ledig tjänst Betyg avslutad tjänst Offentliga jobb / chef Gallras efter 3 år Lönelistor(kopior) Tjänstegöringsrapport, MNledamöter (kopior) /årsvis 1 år Bokstavsordning Bokstavsordning Gallras efter 3 år Gallras efter 4 år Närvaro- och Gallras efter 4 år lönelistor, MN- Ledamöter (kopior) Bokstavsordning I-pad, avtal / återlämnad Veckoschema Gallras efter 1 år Rehabilitering Skyddsrond, protokoll Fullmakt vid postöppning Personalansvarig/ Personnummerordning, Plåtskåp anställningsupphörande Sekretess, levereras till personalavdelning i slutet kuvert 5
Ekonomi Handling Förvaring /Gallras Till Leverantörsfakturor Övrig utbetalning Förslagslistor/ Debiteringsunderlag Kreditering/ kundfakturor underlag Följesedlar/ verifikationer Rekvisitioner Internfakturor inkommande Internfakturor utgående / underlag Avtal, miljöskyddsnämnden Handkassa / Redovisningar 1 år 9 år, årsvis 3 år 7 år, årsvis 3 år 7 år, årsvis, årsvis 1 år 9 år, årsvis 3 år 7 år, årsvis Gallras efter 2 år eller 10 år Scannas in i kommunens ekonomisystem Fakturan Ospecificerad 10 år Specificerad 2 år Inkommande endast i ekonomisystemet Garantier och instruktioner Flerårsstrategi, server 10 år Diariefört ärende Budget, budgetförslag Budgetuppföljning, delårsrapport, årsredovisning, server 10 år Diariefört ärende, server 10 år Diariefört ärende 6
Informationsteknik Handling Förvaring /Gallras Till Elektronisk post (allmän handling) Elektronisk post (meddelanden av tillfällig karaktär) SMS Information på Webb/ hemsida Tas ut på papper för diarieföring Läggs till ärendet Ska på sikt läggas i arkivserver 7