B Mer om Outlook Extratexter till kapitel Mejla B 8 I avsnittet lär du dig: vad Outlook idag är och kan användas till hur Kalendern är uppbyggd och fungerar att använda funktionen Uppgifter hur du kan dela in dina Kontakter i olika kategorier att använda funktionen Anteckningar att använda funktionen Mötesförfrågan att använda Frånvarohanteraren att använda Hjälpfunktionen Dessutom finns information för dig som använder Outlook Express istället för Outlook.
Outlook idag I Outlook idag får du en sammanställning över aktuella händelser i Kalendern. Dessutom ser du alla Uppgifter under dagen och om du har några nya e-postmeddelanden. Vill du ställa in så att du kommer direkt till Outlook idag varje gång du startar Outlook klickar du på Anpassa Outlook idag och markerar sedan rutan Gå direkt till Outlook idag.
Kalendern Kalenderns utseende kan anpassas efter dina önskemål. Normalt består den av tre delar: Den vänstra delen visar avtalade tider för en dag, en vecka eller en månad. Över till höger har du en månadsvis översikt. I den kan du bland annat se vilka dagar du har avtalade tider, genom att dessa dagar markeras i fet stil. Nederst till höger ser du en uppgiftslista. Uppgifterna i listan hämtas från delen Uppgifter i Outlook (se punkt nedan). Om du vill anpassa i vilken ordning uppgifterna visas kan du högerklicka, välja Inställningar för uppgiftslistan och där klicka på Sortera. Där kan du välja på vilket eller vilka sätt uppgifterna ska sorteras. Du kan också välja att placera uppgifterna i olika grupper, t.ex. efter förfallodagen eller i en viss kategori. Då väljer du Gruppera under Inställningar för uppgiftslistan. När du högerklickar på en ledig plats i uppgiftslistan kan du också välja att Visa uppgiftslista. Här kan du sedan välja om du exempelvis bara vill visa dagens uppgifter eller alla uppgifter. Du väljer genom att klicka och bocka för det alternativ du önskar.
Så här lägger du till, ändrar och tar bort en avtalad tid Lägg till en avtalad tid: Lägg till en avtalad tid genom att klicka på knappen Ny och därefter på Avtalad tid. Skriv en rubrik på raden Ämne och ange eventuell plats. 8 Välj därefter starttid och sluttid. I det tomma fältet längst ner kan du skriva in mer information, alternativt på samma sätt som i ett e-postmeddelande bifoga ett dokument med exempelvis en dagordning. Välj om och i så fall hur lång tid i förväg du vill få en påminnelse om avtalade tiden. Du kan färgkoda olika typer av avtalade tider genom att välja ett alternativ vid Visa tid som. Om det gäller en avtalad tid som återkommer flera gånger kan du använda funktionen som du når genom att klicka på knappen Återkommande. Klicka på Spara och stäng när du är klar. 8 Ändra tid: Du kan ändra tid på två sätt. Ett sätt är att öppna den avtalade tiden genom att dubbelklicka på den i kalendern. Där kan du ändra starttid och sluttid. Du kan också ändra tid utan att först öppna den avtalade tiden. Det gör du genom att först markera den avtalade tiden (klicka en gång så att den avtalade tiden omges av en kraftigare kant). Därefter drar du i kanterna med musknappen nedtryckt. Dra i vänsterkanten om vill flytta hela den avtalade tiden, alternativt i under- eller överkanten om du vill ändra när den avtalade tiden börjar respektive slutar. Ta bort en avtalad tid: Vill du ta bort en avtalad tid markerar du eller öppnar den avtalade tiden och klickar därefter på knappen Ta bort.
Uppgifter Under Uppgifter listas alla dina uppgifter efter ämne och förfallodatum. Du sorterar genom att klicka på rubriken. Visas en pil med spetsen nedåt sorterar du dina uppgifter i fallande riktning. Klickar du en gång till på rubriken visas pilen med spetsen uppåt, vilket innebär att du sorterar stigande. Genom att högerklicka överst i listan, t.ex. precis under rubriken Ämne, kan du välja Visa fält. Här kan du sedan välja att lägga till fler fält i din uppgiftslista, eller ta bort använda fält. Så här lägger du till, ändrar och tar bort en uppgift Lägg till en uppgift: 8 Lägg till en uppgift genom att klicka på knappen Ny och därefter på Uppgift. Skriv en rubrik på raden Ämne. Välj därefter startdatum och förfallodatum. I det tomma fältet längst ner kan du skriva in mer information, alternativt på samma sätt som i ett e-postmeddelande bifoga ett dokument. Under fliken Information kan du, om du vill, notera arbetstid, reseersättning m.m. Välj om och i så fall hur lång tid innan uppgiften ska vara klar som du vill få en påminnelse. Du kan ange hur viktig uppgiften är genom att välja ett alternativ vid Prioritet. Om uppgiften görs klar i flera etapper kan du välja status och hur stor del av uppgiften du slutfört.
9 0 Om det gäller en uppgift som återkommer flera gånger kan du använda funktionen som du når genom att klicka på knappen Återkommande. Du gör på samma sätt som beskrevs för en avtalad tid (se punkt ovan). Klicka på Spara och stäng när du är klar. 8 Ändra uppgift: Öppna uppgiften genom att dubbelklicka på den. Där kan du ändra datum och all annan information. Avsluta med att klicka på Spara och stäng. Ta bort en uppgift: Vill du ta bort en avtalad tid markerar eller öppnar du uppgiften och klickar därefter på knappen Ta bort.
Mer om Kontakter Kontakter delar information med Adressboken i Outlook. En viktig skillnad är möjligheten att dela in kontakterna i olika Kategorier. Bra om du har många kontakter att hålla reda på! När du klickar på Ny kontakt kan du även välja att placera kontakterna i olika kategorier. Det kan vara praktiskt om du t.ex. vill skilja på privata kontakter och kontakter i arbetet. Då du vill placera en kontakt i en kategori klickar du på knappen Kategorier längst ner i mitten. Här kan du välja mellan många olika kategorier. Markera den eller de kategorier du vill att kontakten ska höra till. Genom att klicka på Huvudkategorilistan kan du skriva in en ny egen kategori och aktivera den genom att därefter klicka på Lägg till. De kontakter som du redan har kan du redigera genom att du dubbelklickar på en kontakt. Du kan även här koppla kontakten till en viss kategori. Avsluta genom att klicka på OK.
8 Anteckningar Outlook innehåller också om en funktion kallad anteckningar, som fungerar ungefär som ett block med post-it-lappar. Klicka på knappen Ny och därefter på Anteckning. Skriv därefter en rubrik och resten av anteckningen. När du är klar stänger du anteckningen genom att klicka på knappen Stäng (krysset), längst upp till höger. När du stänger din anteckning sparas den med din rubrik som namn. När du vill öppna anteckningen väljer du att visa alla anteckningar genom att antingen klicka på genvägen Anteckningar eller välja Gå till Anteckningar i menyn Visa. Anteckningen öppnas genom att du dubbelklickar på den. Eventuella ändringar sparas automatiskt när du sedan stänger anteckningen. Två praktiska finesser, som du når genom att klicka på symbolen längst uppe till vänster på en öppen anteckning, är Kategorier och Färg. På samma sätt som för Uppgifter (se punkt ovan) kan du enkelt välja och lägga till en kategori. Du kan också välja olika färg på olika typer av anteckningar (t.ex. privat och arbete eller för olika projekt) för att skilja dem åt.
9 Mötesförfrågan Med hjälp av funktionen mötesförfrågan kan du skicka en inbjudan till ett möte. Du väljer vem eller vilka du vill bjuda in till mötet, skriver en rubrik på raden Ämne, skriver en plats, starttid och sluttid. Du kan också i det tomma fältet längst ner skriva in mer information, alternativt på vanligt sätt bifoga ett dokument med exempelvis en dagordning. Är du ansluten till ett nätverk kan det hända att deltagarnas Outlook-kalendrar finns tillgängliga för att Outlook ska kunna kontrollera om de är upptagna eller lediga den aktuella tiden. Under fliken Deltagarnas tillgänglighet visas om de deltagande personerna en upptagna eller tillgängliga.
0 Frånvarohanteraren och andra verktyg Är du ansluten till ett nätverk finns det ofta en funktion som kallas frånvarohanteraren. Med hjälp av den kan du bland annat svara automatiskt på inkommande meddelanden när du inte finns på plats. Så här gör du: Välj Frånvarohanteraren i menyn Verktyg. /8 Skriv in texten för ditt autosvar i dialogrutan. Välj Lägg till regel för att ange vilka meddelanden som du vill att Outlook automatiskt ska besvara. Du kan även välja att vidarebefordra meddelanden till någon annan e-postadress i stället för att besvara meddelandet. Du kan också skapa en regel som innebär att inkommande meddelanden behandlas på ett visst sätt, om det uppfyller villkoren du satt upp. Exempelvis kan meddelanden från en viss person automatiskt flyttas till en viss mapp. 8 Hjälpfunktionen Om du inte vet hur du ska göra för att utföra ett kommando kan du fråga Officeassistenten om hjälp. Den fungerar på samma sätt som i exempelvis Word (se sidan 9 i boken). För att se Office-assistenten på bildskärmen, klicka på knappen. Skriv in den fråga du har och klicka sedan på Sök eller tryck på Enter på tangentbordet. På bildskärmen kan du nu se olika alternativ med information som relaterar till din fråga. Klicka på den information du vill ha. Ett hjälpfönster blir synligt som beskriver den information som du söker. När du har läst klart informationen, klicka knappen Stäng för att stänga hjälpfönstret. För att gömma Office-assistenten, klicka med höger musknapp och välj Dölj.
För dig som använder Outlook Express i stället för Outlook Skärmbilden i Outlook Express När du startar Outlook Express kommer du normalt till en huvudsida där du har tillgång till både meddelanden, kontakter mm.
Skriva meddelande När du ska skriva ett nytt meddelande börjar du med att klicka på knappen för Skapa e-postmeddelande. Ett annat alternativ är att välja Nytt E-postmeddelande i Arkivmenyn. Genom att välja en valfri mall med nedåtpilen till höger om knappen Skapa e- postmeddelande kan du, om du vill, skapa ett meddelande med bakgrundsdekor. Brevfönstret är uppdelat i två delar: huvudet eller adressdelen och meddelanderutan. Brevhuvudet kan liknas vid ett kuvert. Skriv in mottagarens adress efter Till. Du kan också använda adressboken (se punkt 0). Ska flera få samma brev separeras mottagarnas adresser med semikolon. I fältet Kopia (eng. Cc, Carbon Copy) kan du skriva in en eller flera mottagare som ska ha en kopia av meddelandet. I fältet Hemlig kopia (eng. Bcc, Blind Carbon Copy) kan du ange en eller flera mottagare. Övriga mottagare ser inte vem eller vilka som fått en hemlig kopia av meddelandet. Ange ett Ämne (eng. Subject). När brevet når mottagaren är ämne och avsändare det första som syns. Avsändaren fylls automatiskt i av ditt e-postprogram. Ämnet bör kortfattat men tydligt beskriva vad meddelandet handlar om, så att mottagaren lätt kan hitta det bland all annan e-post. Om du vill markera att meddelandet har hög eller låg prioritet kan du klicka på knapparna för detta. Du kan också välja prioritet under menyn Meddelande Ange prioritet. Skriv själva brevinnehållet i meddelanderutan. Precis som i ett vanligt brev bör du skriva under med sitt namn. Klicka på knappen Skicka när brevet är klart.
Bifoga filer Att bifoga en fil innebär att du skickar med en fil tillsammans med meddelandet. Det kan t.ex. gälla ett ordbehandlingsdokument eller en bildfil. I brevfönstrets verktygsfält finns en knapp att klicka på för att Bifoga (eng. Attachment). / I dialogrutan som öppnas bläddrar du dig fram till filen, markerar den och klickar på Bifoga. Filen visas nu i ett nytt fält i brevhuvudet kallat Bifoga. Skicka och ta emot För att du ska få e-posten till din dator på ditt skrivbord måste ditt e-postprogram kontakta servern och hämta din nya post. De flesta program gör det automatiskt med några minuters mellanrum, när du är uppkopplad. När du får ny e-post visas ett litet kuvert längst ner till höger på skärmen, ofta i kombination med en kort ljudsignal. Kuvertsymbolen finns kvar så länge du inte läst brevet. Du kan när som helst själv kontrollera om du fått ny e-post genom att klicka på Skicka/ta emot alla. Samtidigt skickas eventuell kvarliggande post i Utkorgen. Olästa brev markeras med fet stil. Om mappen Inkorgen inte är öppen visar en siffra hur många olästa brev det eventuellt finns. I listan över brev hittar du uppgifter om avsändarens namn eller adress, brevets ämne (rubrik), samt när det togs emot. Enklast öppnar du ett brev genom att dubbelklicka på det i listan. Bifogade filer E-post som innehåller en eller flera bifogade filer markeras med en symbol i form av ett gem. En bifogad fil öppnas genom att du dubbelklickar på ikonen. Du kan också spara filer som du fått bifogade, för att sedan öppna dem. I då fall högerklickar du på ikonen för den bifogade filen och väljer Spara som. Välj en mapp där du vill spara filen (kanske vill du spara den tillfälligt på Skrivbordet) och klicka på Spara. Vill du radera en fil utan att öppna eller spara den, t.ex. om du misstänker att det finns virus i den bifogade filen, kan du högerklicka på ikonen för den bifogade fil och välja Ta bort. Du kan naturligtvis också radera hela meddelandet (se punkt 8).
Besvara och vidarebefordra meddelande Det finns tre olika alternativ för att besvara ett elektroniskt brev. Svara Funktionen Svara (eng. Reply) fyller automatiskt i mottagaradress och ämne. Ämnet blir detsamma som i det mottagna brevet med den skillnaden att det inleds med SV: (eng. Re: för Reply). Svara alla Om brevet som du har mottagit har skickats till flera personer, kan du skicka ett svar som når alla som fått brevet. Du väljer Svara alla i verktygsfältet. I övrigt fungerar allt som vid Svara. Vidarebefordra Ibland händer det att du får e-post som kan vara intressant även för någon annan mottagare, eller som egentligen passar bättre för någon annan. Det är då enkelt att sända brevet vidare genom funktionen Vidarebefordra (eng. Forward). Klicka först på Vidarebefordra. Innan du skickar iväg brevet kan du skriva in ett eget meddelande överst. Tips Om du vill kan du ta bort hela eller delar av texten i det ursprungliga brevet innan du svarar på eller vidarebefordrar det. Det går också att ställa in att detta görs automatiskt. Välj i så fall Alternativ i Verktygsmenyn. Välj fliken Skicka. Bocka för/av alternativet Inkludera meddelande i svar.
8 Flytta, ta bort, sortera och söka meddelande Innan du kan ta bort eller flytta ett meddelande måste du markera det. Du markerar ett meddelande genom att klicka på det. Vill du markera flera angränsande meddelanden håller du nere du Skift-tangenten när du markerar. Vill du markera meddelanden som inte angränsar till varandra håller du istället nere Ctrl-tangenten. 8 Du bör låta meddelanden som ska besvaras eller som kräver ytterligare åtgärder ligga kvar i Inkorgen tills du är klar med dem. Därefter arkiverar du meddelandena i en lämplig mapp. Ta bort Alla inkommen post lagras i mappen Inkorgen och kopior på den post du har skickat lagras i Skickat. Det blir säkert ganska fullt och svåröverskådligt efter ett tag. Kom därför ihåg att ta bort meddelanden som inte längre är aktuella. Det är enkelt. Markera brevet och tryck på Delete eller Ta bort-knappen. Brevet raderas inte helt utan flyttas till mappen Borttaget, som du också då och då bör tömma på motsvarande sätt. Flytta Det finns två sätt att flytta meddelanden från en mapp till en annan. Det ena sättet är att använda tekniken dra och släpp. Börja med att markera meddelandet. Håll vänster musknapp nere och dra meddelandet till den nya mappen. Släpp därefter musknappen. Det andra sättet är att högerklicka på meddelandet och välj Flytta till mapp. Välj den mapp du vill flytta meddelandet till och klicka på OK, överst. Ny mapp Du kan skapa nya mappar för att exempelvis sortera meddelanden för olika projekt, personer etc. Börja med att välja Arkiv Mapp Ny mapp. Döp mappen och klicka till sist på OK. Söka meddelande Öppna Inkorgen eller en annan mapp (t.ex. Skickat eller Borttaget) där du vill söka. Klicka på knappen Sök. Skriv in valfritt sökord i ett eller flera fält. Klicka på Sök nu. Efter en kort stund visas en lista över de meddelanden som matchade dit sökord. Dubbelklicka på det meddelande du vill öppna. Stäng Sök-fönstret när du är klar med din sökning.
9 Adressboken Lagra viktiga adresser i adressböcker! Adresser som du inte använder ofta glömmer du bort och dem du använder ofta vill du inte skriva in varje gång. Det går bra att ha flera olika adressböcker, om du så vill. Lägga in avsändaradress 9 Öppna brevet. Klicka med höger musknapp i fältet Från. Välj Lägg till i adressboken. Kontrollera uppgifterna. Justera och komplettera vid behov. Klicka på OK. Lägg in ny kontakt Vill du lägga in en ny adress utan att du fått något brev med en adress som du kan använda, klickar du på Nytt Ny kontakt i verktygsfältet och fyller därefter i uppgifterna om adressaten. Det räcker ofta med de uppgifter som finns under fliken Namn. Använda adressboken Istället för att själv skriva in adressen i fältet Till i brevhuvudet, klickar du på knappen Till. Nu öppnas adressboken. Dubbelklicka på en adressat i listan och fältet Till fylls automatiskt i med rätt adress. I adressboken kan du också markera en adress genom att klicka på den en gång och därefter klicka på någon av knapparna Till, Kopia eller Hemlig kopia. Avsluta med OK när du är klar. Skapa grupp Om du har behov av att ibland skicka samma brev till flera personer samtidigt sparar du mycket tid genom att göra din egen grupp. Klicka på Nytt Ny grupp i verktygsfältet Ge gruppen ett namn Klicka på Välj medlemmar om du vill välja en befintlig kontakt. Välj istället Ny kontakt om du vill lägga till en kontakt, som du inte redan har i adressboken.
. Klicka på OK när du är klar. När du ska skicka ett meddelande väljer du en grupp på samma sätt som du väljer en enskild mottagare (se Använda adressboken ovan). Ändra grupp Du kan enkelt lägga till medlemmar i gruppen i efterhand. 9 Öppna gruppen genom att dubbelklicka på den i adressboken. Klicka på Lägg till ny. Fyll i kontaktuppgifterna. Klicka på OK när du är klar. Det är också enkelt att ta bort medlemmar i efterhand. Öppna gruppen genom att dubbelklicka på den. Markera den eller de medlemmar du vill ta bort. Vill du markera flera angränsande medlemmar använder du Skift-tangenten. Vill du markera medlemmar som inte angränsar till varandra används istället Ctrl-tangenten. Klicka på Ta bort.