Aditro Recruit. 2013-08-15 1 av 57

Aditro Recruit 2013-08-15 1 av 57

INNEHÅLLSFÖRTECKNING Annonsering... 4 Skapa annons... 4 Publiceringsalternativ (steg 1)... 4 Tjänst (steg 2)... 7 Anställningsvillkor (steg 3)... 9 Ansökan (steg 4)... 10 Arbetsplats (steg 5)... 11 Enkät (steg 6)... 12 Kontaktpersoner (steg 7)... 12 Korrektur (steg 8)... 14 Klar (steg 9)... 15 Misslyckad publicering... 15 Ändra i annons som är publicerad... 16 Kopiera annons... 16 Hitta sparad annons som inte är godkänd... 17 Ta bort annonser från Platsbanken i förtid... 17 Urval matchning och rekrytering... 18 Annonsstatus... 18 Ansökningsöversikt... 19 Pappersansökan... 20 Skriv ut sammanställning av inkomna ansökningar... 23 Skicka sammanställningen via e-post... 23 Excel-export av sökande... 23 PDF-export av alla ansökningar... 23 Försenade ansökningar... 24 Ansökan... 25 Begär komplettering... 26 Bifoga filer... 26 Sök CV (status Publicerad)... 28 Bjuda in kandidat... 29 Rekryteringsnoteringar... 30 Urval (status Påbörja urval/urval pågår)... 31 Spara filter... 32 Vill du göra en ändring eller ta bort filtret klickar du på fliknamnet:... 33 Sida 2 av 57

Kontakta sökande... 33 Meddelandehistorik, se utskick till sökande... 37 Återta ansökan... 38 Intervju/tillsättning... 40 Avsluta rekrytering och kontakta sökande... 45 E-post till kandidater vars CV du vill spara... 46 Kontakta övriga kandidater, vars CV du ej valt att spara... 47 Kontakta kandidater som skickat pappersansökan... 48 Avsluta rekrytering... 50 Återöppna avslutad annons... 52 Statistik... 53 Statistikrapporter... 55 Skapa rapporter... 56 Sida 3 av 57

Annonsering Under fliken Rekrytering, Annonser/Rekryteringar får du upp en lista över dina aktiva annonser. I rullisten med rubriken Annonsstatus kan du välja att se annonser i de övriga mapparna (påbörjade, inaktiva (papperskorg), avslutade och mallar). När du har valt mapp klickar du på eller Enter för att komma till mappen. Skapa annons För att skapa en annons klickar du på. Publiceringsalternativ (steg 1) Sida 4 av 57

Alla fält med symbolen är obligatoriska. Fält med en flagga är kopplade till en språkstödsfunktion som Göteborgs Stad har valt att inte använda för närvarande. Alla blå symboler med ett frågetecken innehåller en hjälptext som förklarar fältet/funktionen. Klickar du på symbolen öppnas en blå ruta med hjälptext. För att stänga fönstret klickar du på den blå symbolen igen, eller någon annanstans på sidan. När du går till ett fält med en hjälptext öppnas textrutan med automatik och stängs automatiskt när du går till nästa fält. Välj Annonstyp. Här bestämmer du om annonsen ska publiceras externt eller internt. Väljer du Intern annons publiceras annonsen på Personalingången under rubriken Jobb i staden och Lediga jobb för medarbetare i Göteborgs Stad. Välj Publiceringsavdelning, förvaltning/bolag. Välj Ansvarig rekryterare. Välj i vilket Län och i vilken Kommun som annonsen ska publiceras. Det är bara första gången du publicerar en annons som du måste göra det här valet. Nästa gång du loggar in kommer tidigare val att ligga kvar automatiskt. Välj Publiceringsdatum, när annonsen ska publiceras och välj Sista ansökningsdag. Genom att klicka på Dagens datum får du detta datum som Publiceringsdatum och behöver inte använda rullistorna. Publicera till e-postadress. Bocka i här för att skicka annonsen vidare till en eller flera personer för kännedom i samband med att annonsen publiceras och ange vilken/ vilka e- postadresser annonsen ska skickas till (separera flera e-postadresser med semikolon). Välj Yrkesklassificering för att bestämma hur annonsen ska kategoriseras på de sidor där du väljer att publicera den. Klassificeringen här är samma klassificering som Platsbankens. Du kan välja att söka fram ett yrke genom att klicka på och skriva i textfältet. Söksträngen måste vara längre än fem tecken och får inte innehålla några mellanslag. Sida 5 av 57

När du hittat ett passande yrke klickar du på Välj. Vill du inte använda sökfunktionen väljer du istället yrkesområde, yrkesgrupp och yrke i rullistorna. Välj Publiceringsplatser, det vill säga var annonsen ska publiceras. Det är tvingande att fylla i en publiceringsplats. Vissa publiceringsplatser är förenade med en kostnad. Göteborgs Stad har ingått avtal med ett antal leverantörer. Vid användning av dessa tjänster ska aktuell fakturainformation anges, se beskrivning. Första gången fyller du i aktuell fakturainformation i anvisade fält. Vid nästa beställningstillfälle kan du klicka på Hämta senast använda och få fram dina tidigare faktureringsuppgifter. Kontrollera att uppgifterna är aktuella! Sida 6 av 57

Observera att du under Er referens uppger förvaltnings- och mottagarkod. När du har fyllt i alla uppgifter klickar du på nästa steg Tjänst. och kommer då till Tjänst (steg 2) När du skapar en ny annons har du möjlighet att använda en färdig mall. I rullisten visas aktuella mallar. Välj mall och klicka på Applicera mall. Alla uppgifter som finns i mallen kopieras in i den annons du arbetar med. Sida 7 av 57

I fältet Yrkestitel/Annonsrubrik skriver du in den annonsrubrik eller yrkestitel som gäller för annonsen. Fältet rymmer 100 tecken inkl. mellanslag. Eftersom Platsbanken högst tar emot 75 tecken inkl mellanslag visas en varning när din text överstiger det. Fältet för Referensnummer rymmer 50 tecken inkl. mellanslag. Antal tjänster, här anger du antalet tjänster som ett heltal (en siffra). I fältet under kan du med fritext skriva ett förtydligande angående antalet tjänster. Observera att fältet för beskrivning av antalet tjänster inte skickas till Platsbanken! Krav på erfarenhet behöver inte fyllas i här. Låt därför valet Välj erfarenhetskrav stå kvar. I Fält för vidare beskrivningar kan du kopiera in text som du exempelvis har i ett Word-dokument. Det är bara textmassan som kopieras och inte formatering såsom kursivering, fetmarkering osv. Sida 8 av 57

Anställningsvillkor (steg 3) Välj Omfattning, här väljer du antingen heltid eller deltid i rullistan. Välj Anställningsform i rullistan. Välj mellan tillsvidareanställning, tidsbegränsad anställning och sommarjobb/säsongsanställning. Varaktighet fylls inte i. Låt därför valet Välj varaktighet stå kvar. I Fält för vidare beskrivning kan du välja att beskriva uppgifter under rubriken Anställningsvillkor. Inga av dessa fält är obligatoriska och går att hoppa över. Sida 9 av 57

Ansökan (steg 4) Här väljer du hur du vill att ansökningarna ska tas emot, skriver svarstext till de sökande om att deras ansökan har kommit in samt väljer om du vill att ett e-postmeddelande ska skickas till en viss e-postadress (exempelvis till den som sköter rekryteringen) varje gång en ansökan inkommer. Du kan välja om ansökan ska bifogas i PDF-format. Möjligheten att söka en tjänst digitalt, ansökningsmetoden Webb, är förvald. Vill du av någon anledning inte ha kvar den digitala sökfunktionen går den att ta bort. Om du vill att de sökande ska söka tjänsten via en annan webbsida en annan digital sökväg kan du byta ut, redigera, den förvalda sökvägen. Det går att lägga till andra ansökningsmetoder än den digitala sökvägen; e-post eller vanlig post. Sida 10 av 57

Arbetsplats (steg 5) Finns det en ingress inlagd på din förvaltning/bolag kommer den att synas i rutan Beskrivning av arbetsplatsen. Vill du beskriva arbetsplatsen där tjänsten är placerad e dyl. gör du det under Beskrivning av arbetsuppgifter under fliken Tjänst. Under rubriken Rekryteringsprocess är det valfritt att låta de som söker vara anonyma vid urval. Då syns inga personuppgifter samt personligt brev för de sökande i urvalsprocessen. Vill du att en kartlänk för arbetsplatsen ska visas i annonsen bockar du i Visa länk till karta i annons. I fältet nedanför skriver du in adressen. Det räcker med gatunamn och nummer. Vill du försäkra dig om att det blir rätt kan du klicka på. Google Maps öppnas då i nytt fönster och du kan se vad som kommer att visas då man klickar på länken i annonsen. Sida 11 av 57

Enkät (steg 6) I rullistan Välj/Byt enkät finns möjlighet att lägga till en enkät med frågor som matchar kriterierna i kravprofilen. Markera en enkät i rullistan och klicka på Förhandsgranska för att se vilka frågor den innehåller. Vill du skapa en ny eller ändra i den befintliga enkäten klickar du på Skapa/hantera enkäter. För att kunna skapa eller redigera enkäter krävs att du har särskild behörighet. Kontakta din HR-avdelning vid frågor som rör behörigheter. Vill du är klar att lägga till en enkät klickar du på. Kontaktpersoner (steg 7) I rullistan Välj kontaktperson kan du lägga till kontaktpersoner som redan är upplagda i verktyget. Om du hittar den kontaktperson du vill använda i rullistan, markerar du personen och klickar på. Kontaktpersoner visas i bokstavsordning efter förnamn. Fackliga kontaktpersoner visas med ett (F) efter namnet. De kontaktpersoner du väljer lägger sig i en lista längst ner på sidan. För att ändra ordningen på kontaktpersonerna klickar du på de gröna pilarna. Sida 12 av 57

Vill du lägga till en kontaktperson skriver du in dennes uppgifter i fälten Skapa kontaktperson och klickar på. När du skapar en ny kontaktperson är det viktigt att tänka på att Platsbanken bara kan ta emot ett telefonnummer per kontaktperson och information hämtas endast från fältet Telefon. Vill du ha med både telefon och mobiltelefon måste båda numren skrivas in i fältet Telefon. Platsbanken hämtar heller inte information från fältet Titel. Skriv därför både titel/vilket fack personen representerar och namn i fältet för Fullständigt namn. Platsbanken tar endast emot 7 kontaktpersoner per annons (4 st företagskontaktpersoner och 3 st fackliga kontaktpersoner). Undvik att ange e-post som kontaktsätt för att minimera risken att någon skickar in sin ansökan via e-posten och inte via det standardiserade ansökningsformuläret. Sida 13 av 57

Korrektur (steg 8) Här kan du kontrollera din annons. Om du vill ändra något klickar du på det steg Publiceringsalternativ, Tjänst osv. där du vill göra ändringen. Ändra och klicka på. Om du vill skicka annonskorrekturet till någon via e-post klickar du på Skicka via e- post. Fyll i e-postadressen, kommentar och klicka på. Sida 14 av 57

Klar (steg 9) När du är nöjd med annonsen klickar du på längst ner till höger i korrekturet. Ett meddelande visar att annonsen är publicerad: Klar! Din annons är nu publicerad! En godkänd publicerad annons finns i mappen Aktiva. Har du inte rätt att publicera annonser med din behörighet utan enbart rätt att skapa annonser så klickar du på. Är funktionen aktiverad skickas annonsen till publiceringsansvarig som måste godkänna annonsen. Är funktionen inte aktiverad måste du skicka ett e-postmeddelande till publiceringsansvarig. Innan en annons godkänns finns den i mappen Påbörjade. Misslyckad publicering Om en annons av någon anledning inte publiceras på valda publiceringsplatser visas en symbol i listan över publicerade annonser. Klicka på symbolen för att se vilken publicering som misslyckats. Gå igenom de olika stegen i annonsen för att hitta vad som är fel. Ett vanligt fel är att länken för att läsa mer är för lång (Arbetsplats, steg 5). När du hittat felet gör du en ändring. Glöm inte att spara och publicera annonsen på nytt efter ändring! Sida 15 av 57

Ändra i annons som är publicerad Om du vill ändra i en publicerad annons klickar du på symbolen publicerade annonser. i listan över Klicka på Redigera och gå till det steg (Publiceringsalternativ osv) där du vill göra ändringen. När du har gjort din ändring klickar du på och därefter på alternativt. Kopiera annons Om du vill skapa en annons som liknar en som du tidigare publicerat kan du kopiera en befintlig annons genom att klicka på symbolen i listan över publicerade annonser. Klicka på Kopiera och en kopia av annonsen hamnar i mappen Påbörjade. Därifrån kan du sedan hämta upp annonsen genom att klicka på, till höger. Klicka sedan på Redigera. All information förutom publiceringsplats och publiceringsperiod följer med när du kopierar annonsen. Ändra det som inte stämmer och godkänn sedan. OBS! Tänk på att ta bort det som står i fältet referensnummer eftersom det ursprungliga referensnumret och kopia (t ex A123456- Kopia) lägger sig där. Sida 16 av 57

Hitta sparad annons som inte är godkänd Vill du inte godkänna en påbörjad annons utan istället arbeta vidare med den vid ett annat tillfälle går det bra att logga ut utan att vara klar med alla steg. Alla steg som du har sparat i annonsmallen går att komma åt senare. En annons som påbörjats men inte godkänts återfinns i mappen Påbörjade. Välj den annons du vill arbeta vidare med i listan och klicka på symbolen. Klicka sedan på Redigera. Ta bort annonser från Platsbanken i förtid Så fort du har bockat i Platsbanken som publiceringsplats och godkänt annonsen skickas uppdateringar dit. På Platsbanken styrs annonsen utifrån sista ansökningsdatum och kommer att ligga kvar där tills datumet gått ut. Det finns två sätt att ta bort en annons från Platsbanken (bortsätt från automatiskt då sista ansökningsdatumet går ut). Alternativ 1: Inaktivera annonsen Du flyttar annonsen till papperskorgen genom att klicka på symbolen och sedan på Inaktivera. Det skickas då ett meddelande till Platsbanken om att annonsen ska tas bort. Annonsen kommer att försvinna från deras hemsida under dagen. Platsbanken känner inte av att annonsen ska tas bort om ni avslutar den tidigare. På Offentliga jobb.se och vår egen hemsida försvinner annonsen inom 15 minuter efter inaktivering. Alternativ 2: Ändra sista ansökningsdatum i annonsen Ändra sista ansökningsdatum i annonsen till dagens datum och godkänn annonsen på nytt med Platsbanken i-bockad. Då skickas uppdateringar till deras hemsida och datumet kommer att ändras. Annonsen kommer att ligga ute hela den dagen och tas därefter bort. Annonser på Platsbanken styrs av sista ansökningsdatum och tas bort efter midnatt ca 00:00:05-00:00:08. Sida 17 av 57

Urval matchning och rekrytering Du påbörjar rekryteringen genom att klicka på Rekrytering, Annonser/Rekryteringar i menyraden. Här får du en lista över dina aktuella annonser. Varje annons presenteras med referensnummer, rubrik/namn, annonsdatum och sista ansökningsdag. Annonsstatus Annonsstatus visar hur långt du har kommit i just denna rekrytering. De olika statustyperna är; Inväntar publiceringsdatum innebär att annonsen har ett publiceringsdatum som ännu inte har passerat. Då datumet har passerat publiceras annonsen och status ändras till Publicerad. Publicerad består så länge ansökningstiden pågår. Genom att klicka på statusen kan du söka CV och bjuda in kandidater att söka tjänsten. Påbörja urval blir statusen när ansökningstiden har gått ut. Urval pågår får annonsen som status när du klickar på statusen Påbörja urval. Intervju/tillsättning är den status som annonsen får efter det att du som rekryterar har godkänt urvalet av kandidater. Avslutad rekryterad, Avslutad annonsera igen eller Avslutad avbruten får annonsen som status efter att rekryteringen har avslutats. Om du klickar på symbolen till höger om annonsen kan du välja att Visa information. Du får då upp en sammanfattande ruta om statusen för den aktuella annonsen. I statusrutan finns information om antal sökande m.m. Sida 18 av 57

Ansökningsöversikt För att se alla ansökningar som har kommit in klickar du på siffran inom parentesen. Står det noll inom parentesen har det inte kommit in någon digital ansökan. I ansökningsöversikten hittar du en sammanställning av de ansökningar som kommit in. För att läsa varje sökandes CV/ansökan, klickar du på symbolen (digital ansökan) respektive (pappersansökan) till vänster i listan. Du har möjlighet att välja hur många ansökningar 50, 100, osv. som ska visas i översikten genom att välja Antal per sida och klicka på Filtrera ansökningar. Sida 19 av 57

Pappersansökan En så kallad pappersansökan som inkommit utanför verktyget kan du enkelt lägga in under alla rekryteringsstegen (Sök CV, Urval, Intervju/Tillsättning och Avsluta) dvs. oavsett annonsstatus. Du kan också lägga till pappersansökan genom att klicka på parentesen med antalet sökande. 1 Klicka på Lägg till pappersansökan. 2 Du får upp nedanstående bild: Sida 20 av 57

Fyll i de personuppgifter du har om den sökande. Vissa fält är obligatoriska dvs. måste fyllas i (för- och efternamn, personnr, land, län och kommun). Har den sökande inte angett de sista siffrorna i ansökan kan du skriva in 4 nollor eller lämna rutan tom. För de som inte skrivit något personnummer kan du istället ange dagens datum. Om du inte vet vilket län eller kommun som gäller för en viss ansökan kan du välja ospecificerat län/ospecificerad kommun (detta ligger förvalt när du lägger in en pappersansökan). Längst ned på sidan kan du bifoga själva ansökan samt eventuella andra dokument som den sökande skickat med. 3 Ladda upp dokument genom att klicka på Bläddra. 4 Markera filen du vill hämta och klicka på Öppna. 5 Klicka sedan på Ladda upp så lägger sig den sparade filen nedanför som en lista. När alla filer är bifogade klickar du på Spara Ansökan. Sida 21 av 57

Observera att alla obligatoriska fält ska fyllas i innan du kan bifoga någon fil. När du ska ladda upp filer finns det tre begränsningar: Namnet på den fil du laddar upp får inte innehålla mellanslag eller å, ä, ö. Namnet på filen får inte innehålla för många tecken max 255 tecken. Filen får inte vara för stor, ta för lång tid att ladda upp. Vill du ta bort en inlagd pappersansökan klickar du på symbolen för detta, längst ut till höger i listan över inkomna ansökningar. Sida 22 av 57

Skriv ut sammanställning av inkomna ansökningar Vill du skriva ut ansökningsöversikten klickar du på symbolen. Skicka sammanställningen via e-post Om du vill skicka sammanställningen vidare till någon klickar du på. Då får du upp nedanstående fält där din e-post med automatik är i fylld. Vill du skicka detta till någon annan tar du bort din adress och skriver dit korrekt e-postadress till den person du vill skicka sammanställningen till. Excel-export av sökande Klicka på om du vill öppna en Excel-fil att använda för diareföring/arkivering. Pappersansökningarna (de som sökt utanför verktyget) ligger längst ner i Excel-arket. Verktyget stödjer Excel-version 2003 och senare. PDF-export av alla ansökningar Klicka på för att kunna skriva ut alla ansökningar i en följd. Sida 23 av 57

Försenade ansökningar Vill du ge någon av de sökande dispens att skicka in ansökan efter det att ansökningstiden har gått ut klickar du på. Observera att det är viktigt att du går in via den annons som den sökande ska få dispens för eftersom den länk som skapas är knuten till just den tjänsten. Klicka på Skapa ny länk. Du kan endast skapa en länk i en annons vars ansökningstid gått ut. När du skapar länken måste du först veta vilket användarnamn den sökande har registrerat. Fyll i detta på den sökande som ska få dispens. Ange också till och med vilket datum för när dispensen gäller. I rullistan för Antal kan du ange hur många gånger den sökande ska kunna använda länken. I vanliga fall bör endast 1 användas, men här finns möjligheten att tillåta den sökande att använda länken mer än en gång innan den anses vara förbrukad. För att skapa en länk klickar du på. Länken kan sedan skickas till den sökande som genom den loggar in och ansöker till tjänsten. Observera att detta inte sker med automatik, utan du måste själv manuellt skicka länken. Sida 24 av 57

Ansökan Ansökan för den sökande öppnas som en pop-up när du klickar på. Dra med markören längst ner i högra hörnet om du vill förstora rutan. Vill du exportera ansökan till PDF klickar du på. Vill du skicka ansökan via e-post klickar du på. Då öppnas en ruta där du anger den e-post dit du vill skicka ansökan. Klicka på Skicka. Sida 25 av 57

Begär komplettering Om du vill begära in kompletteringar från den sökande kan du göra detta längre ner i den sökandes CV genom att klicka på. Du får då upp en textruta, enligt nedan, där du kan skriva in ett meddelade och sedan skicka detta till den sökande. Då du klickat på nu skickad. visas följande meddelande Kompletteringsförfrågan är Observera att den sökande inte kan uppdatera/komplettera sin digitala ansökan utan ges möjlighet att komplettera med en bifogad fil i den här funktionen. Vill du att en sökande ska komplettera/ändra den digitala ansökan kan du använda funktionen Försenade ansökningar. Bifoga filer Om en sökande på annat sätt än via det elektroniska ansökningsformuläret har skickat en bilaga till sin ansökan går denna att bifoga till ansökan genom nedanstående funktion som ligger i nedre delen av ett CV. 1 Öppna ett CV genom att klicka på. Sida 26 av 57

2 Skrolla ner i ett CV så att du kommer till Bifogade filer. Klicka på Bläddra. 3 Hämta den sparade filen genom att markera den och klicka på Öppna. 4 Klicka på Ladda upp. 5 Om en sökande har bifogat en fil visas en symbol (ett gem) samt en siffra för antalet bifogade filer i översikten över de sökande. Sida 27 av 57

Sök CV (status Publicerad) I steget Sök CV kan du göra sökningar i databasen bland samtliga öppna CV, sparade CV eller inkomna ansökningar d.v.s. ansökningar som inkommit inom den egna organisationen. Aktualitetsgränsen går efter det datum då CV-användaren senast var inloggad. Klicka på Publicerad under Annonsstatus. Klicka på den rubriken Personuppgifter, Arbetslivserfarenhet, Utbildning och/eller Övrigt som du vill använda vid din sökning. När du klickar på en rubrik öppnas de sökfält som finns för vald rubrik. OBS! Sökning i CV-databsen kan inte göras på för- och efternamn samt personnummer. I övriga databaser går det att göra sådana sökningar. Här kan du, genom att sätta in begränsningar i sökfälten minska antalet kandidater som presenteras till dem som uppfyller kraven du söker. Gör gärna din sökning så specifik som möjligt eftersom det kommer underlätta när du får in många CV att söka på. Ju bredare sökningen är desto länge tid kan den ta. Vill du söka kandidater och ha flera sökkriterier måste du klicka på efter varje sökkriterie. Valen läggs då till och bildar en lista i anslutning till det aktuella fältet. Sida 28 av 57

Söker du på flera utbildningar och arbeten kan du välja att bocka i rutan Uppfyll samtliga villkor. Det innebär att resultatet endast visar de som uppfyller alla utbildningar/arbeten du valt att göra en sökning på. Bockar du inte i detta får du en träff på alla som uppfyller minst en av dessa villkor. När du satt upp sökkriterierna klickar du på eller. Alla fält är hopfällda när du går in i första gången. De fält du väljer att fälla ut kommer din webbläsare att komma ihåg nästa gång du går in och gör ett urval. Öppnar du t ex fälten för utbildning kommer detta vara utfällt vid nästa tillfälle du går in och göra en sökning. Bjuda in kandidat Efter en sökning visas resultatet längst ner på sidan. De kandidater du vill ska söka tjänsten bockar du för och klickar på Bjud in markerade kandidater. Du kan då skicka e-post till dessa personer, med en rekommendation att söka den aktuella tjänsten. Kandidaterna får automatiskt en länk till ansökan i e-posten. De måste aktivt söka tjänsten om de är intresserade. Då meddelandet är skickat anges ett datum längst ut till höger i listan över sökresultatet med ett datum för då personen kontaktades/bjöds in. Sida 29 av 57

Rekryteringsnoteringar Under Rekryteringsnoteringar kan du skriva in noteringar som rör tjänsten. När du sparar lägger sig noteringen i en lista under fliken Rekryteringsnoteringar med datumet när kommentaren lades in och namnet på den som lagt in noteringen. Den senaste inlagda noteringen ligger överst i listan. Observera att en sparad notering inte går att ta bort. Vill du fälla ihop fliken klickar du på den igen. Sida 30 av 57

Urval (status Påbörja urval/urval pågår) Steget Urval fungerar i huvudsak likadant som Sök CV. Men här gör du sökningar bland de som sökt just denna tjänst. När du klickar på annonsstatusen Påbörja urval kommer du direkt in i urvalsdelen. Här får du en presentation av alla kandidater (längst ned på sidan) som har sökt tjänsten och kan påbörja urvalet. Statusen för annonsen har nu med automatik ändrats till Urval pågår. Genom att ange sökkriterier utifrån kravprofilen under arbetslivserfarenhet, utbildning, körkort osv minskar du antalet kandidater som presenteras och bara de som uppfyller kraven visas. Om tjänsten har en tillhörande enkät kan du göra urval med hjälp av de frågor som enkäten består av. Du har möjlighet att välja bort ansökningar som är återtagna genom att inte bocka i Visa även återtagna/ej aktuella. Sida 31 av 57

1 När du satt upp sökkriterierna klickar du på Filtrera ansökningar. Du kan när som helst ta bort alla krav genom att klicka på Rensa filter. OBS! Du kan inte söka bland pappersansökningarna. Genom att klicka på får du upp respektive ansökan för detaljstudie. Klicka på Exportera markerade till PDF om du vill se de ansökningar du har markerat i PDF. 2 Du bockar i de kandidater som du vill gå vidare med och klickar på Skicka markerade till intervju/tillsättning för att flytta dem till nästa steg. När du har gjort en sökning och flyttat kandidater till nästa steg kan du göra en ny sökning, för att lägga till fler sökande. När du är nöjd med ditt urval klickar du på Intervju/Tillsättning. Spara filter Vid urvalssökningen har du möjlighet att spara dina filtreringar för att kunna jämföra och enkelt återgå till ett sökresultat. 1 Ange några sökkriterier och filtrera. För att spara sökresultatet anger du ett namn/en kortare beskrivning och sparar. Sida 32 av 57

2 Alla sparade filter visas som flikar ovanför sökresultatet 3 Vill du göra en ändring eller ta bort filtret klickar du på fliknamnet: Alla filter sparas bara för aktuell annons. Kontakta sökande Under rekryteringens gång kan du kontakta de sökande i urvalssteget genom att klicka på. Funktionen för att kontakta sökande finns även i steget Intervju/ tillsättning men under detta steg kan du bara kontakta de personer som du valt vidare i rekryteringsprocessen. 1 Markera de sökande du vill skicka e-post till genom att bocka för dem i rutorna till vänster om namnen. Du kan också välja att klicka på symbolen för markera alla. Klicka på Kontakta markerade sökande. Sida 33 av 57

2 Skriv ditt meddelande. Vill du bifoga en bilaga klickar du på Bläddra, letar upp filen i din dator, klickar på Öppna och Spara. Sida 34 av 57

3 När du är klar med meddelandet klickar du på Förhandsgranska. 4 Funktionen ger också möjlighet att skriva brev utifrån brevmallar till eventuella sökande som inte har sökt tjänsten via länken till ansökningsformuläret. Sida 35 av 57

5 Klicka på Förhandsgranska och klicka sedan på Skapa mall för att skriva ut brevet. Sida 36 av 57

Meddelandehistorik, se utskick till sökande Varje gång du skickar ett meddelande från verktyget till de sökande hamnar det under funktionen Meddelandehistorik. Här ser du vad du skickade och när senaste kontakten skedde. Meddelandehistoriken nås från alla rekryteringssteg. Listan som visas med automatik när du klickar på är samma som visas när du bockat i Visa per ansökan. Här visas varje utskick per sökande. Klicka på Visa per utskick om du istället vill se ett visst meddelande och vem som fått det. För att se historiken vid valet Visa per ansökan klickar du på symbolen, längst ut till höger. När du klickat en gång visas en lista på all korrespondens som gått ut till den sökande (både e-post och sms) samt när detta skedde. Vill du läsa själva meddelandet klickar du på för just det meddelandet. Sida 37 av 57

Återta ansökan Den här funktionen ger de sökande möjlighet att digitalt återta sin ansökan. Du behöver inte göra något aktivt för att aktivera funktionen. Den gäller för samtliga annonser som publiceras på din förvaltning/bolag. Hur den sökande går tillväga för att ta bort en digital ansökan finns beskrivet i CV-handboken som den sökande kommer åt som inloggad. Återtagna ansökningar ligger kvar i din ansökningsöversikt med avvikande färg. Om sökande som ligger inlagda som pappersansökningar i systemet vill få sin ansökan återtagen letar du upp ansökan antingen genom att du klickar på parentesen med antalet sökande i mappen över aktiva annonser eller så går du till steget Urval för att komma till dina inlagda pappersansökningar. 1 Klicka på (redigera). 2 Högst upp på sidan som du kommer till finns länken. Klicka på den om du vill att ansökan ska markeras som återtagen. Sida 38 av 57

Då får du en återaktiveringsknapp och ansökningsstatus ändras till återtagen. Klicka på Spara. 3 I urvalsstegen och i sammanställningen över alla sökande markeras alla återtagna ansökningar som röda. Även symbolen du klickar på för att öppna ett CV har ändrats till. 4 Klickar du på symbolen öppnas ansökan och högst upp i ansökan står nedanstående text: Sida 39 av 57

Intervju/tillsättning Efter att ha godkänt ett urval av inkomna ansökningar ändras statusen på rekryteringsärendet till Urval pågår. Klicka på denna status och därefter på steget Intervju/Tillsättning uppe till vänster. Under Intervju/Tillsättning bokförs alla aktiviteter under rekryteringsarbetet. Vill du sedan se en sammanställning över de sökande som du valt vidare till intervju/tillsättning, klickar du på uppe till vänster. Det är samma sammanställning som du får när du klickar på parentesen med antalet sökande för just denna annons. Men sammanställningen här visar enbart sökande i det här steget (intervju/tillsättning). Vill du exportera sammanställningen till PDF och därigenom även kunna skriva ut, klickar du på. klickar du på när du vill ha ut markerade ansökningar (de kandidater som du markerat till vänster i listan) som en PDF. innebär att hela listan i steget intervju/tillsättning (sökande med personnr samt markeringarna för om de varit på intervju, har referenser, är behöriga mm) exporteras till Excel. För att läsa en ansökan klickar du på symbolen för digitala ansökningar respektive för pappersansökningar. Till höger om figursymbolen kan det visas en färgad fyrkant. Sida 40 av 57

Denna fyrkant talar om, om den sökande sökt någon annan tjänst inom organisationen och/eller någon av de tjänster där du står som ansvarig rekryterare (detta gäller enbart de annonser som ligger i mappen aktiva, sådana som inte har avslutats). Visas ingen av dessa symboler har den sökande inte sökt någon annan tjänst inom organisationen tidigare. = Den sökande har sökt annan tjänst inom organisationen. = Den sökande har sökt annan tjänst där du är ansvarig rekryterare. = Den sökande har sökt både annan tjänst inom organisationen och där du är ansvarig rekryterare. Förs markören över symbolen visas exakt hur många tjänster som den sökande sökt inom de två alternativen som anges ovan. När du för markören över symbolen visas hur många tjänster som den sökande har sökt inom de två alternativ som anges ovan: Om du klickar på symbolen öppnas en pop-up där du ser exakt vilka annonser som det rör sig om. I dokumenthanteringsplanen för Rekrytering framgår att följande ska dokumenteras i rekryteringsverktyget, se Rekryteringsprocessen, Checklista arkivering: De personer som varit på intervju. Att referenser tagits. Vem som fått tjänsten och motiveringen till beslutet. Klickar du på symbolen för en viss kolumn (första intervju, andra intervju, referens, erbjudits, accepterat och CV sparat) kan du lägga till eller redigera en kommentar. När det gäller behörig behöver du inte fylla i någon kommentar eftersom som du måste ha kontrollerat att de du väljer över till Intervju/tillsättning är behöriga. Sida 41 av 57

1 Klicka på symbolen under 1:a intervju osv och klicka på Lägg till kommentar. Skriv t ex vilka som deltagit i intervjun. 2 Klicka på symbolen under 2:a intervju och klicka på Lägg till kommentar. Skriv t ex vilka som deltagit i intervjun. 3 Klicka på symbolen under Referens och klicka på Lägg till kommentar. Dokumentera vem du har pratat med och hur referenserna har varit t ex goda referenser. Sida 42 av 57

4 Klicka på symbolen under Erbjudits och klicka på Lägg till kommentar. 5 Klicka på symbolen under Accepterar och klicka på Lägg till kommentar. Dokumentera att den som erbjudits tackat ja. 6 Klicka på symbolen under Spara CV och klicka på Lägg till kommentar om du vill spara en sökandes CV. Bocka i ja när den sökande har sagt ja till att CV:t sparas. I nästkommande steg, Avsluta och kontakta sökande, skickar du ett särskilt e-postmeddelande med en länk. Den sökande måste klicka på länken för att godkänna att CV:t sparas i databasen. Sida 43 av 57

7 Klicka på rekryteringsnoteringar. Skriv in din motivering till beslutet. Klicka på Spara notering. Det får plats 500 tecken inkl mellanslag i fälten för kommentarer. Observera att alla kommentarer om personer som skrivs in i verktyget är offentlig handling. Dokumentera inte i onödan om det t ex inte har varit någon andra intervju behöver du inte skriva något alls under 2:a intervju. När du lagt in alla uppgifter ser du följande bild: Har du lagt in en kommentar för någon av de aktiviteter du sparat, kan du få fram dessa genom att bocka i rutan Visa kommentarer i listan uppe till vänster på sidan. Sida 44 av 57

Att spara CV:n är en funktion där organisationen kan bygga upp en egen databas med bra ansökningar d.v.s. sökande som inte fått tjänsten för framtida rekryteringar. Det går inte att spara den sökande i verktyget om hon/han fått tjänsten. Dessa kommer med automatik markeras med Nej under kolumnen. Om du vill ta bort en sökande klickar du på symbolen längst ut till höger. Då tas den sökande bort från just detta rekryteringssteg. Ansökan tas inte bort helt från verktyget, utan återfinns i steget urval. Om det är många du vill ta bort bockar du för dessa till vänster och klickar sedan på. När du är klar med dokumentationen klickar du på längst ner på sidan. Avsluta rekrytering och kontakta sökande I sista steget i rekryteringen, när det är klart vem som fått tjänsten, kontaktar du de sökande och meddelar hur rekryteringen har gått med hjälp av brevmallar i verktyget. Därefter avslutar du rekryteringsärendet. Observera att avbruten rekrytering har ett speciellt tillvägagångssätt för att kontakta sökande, se rubrik Avsluta rekrytering! Du kommer hit genom att klicka på alternativt genom att klicka på. under steget Intervju/Tillsättning Sida 45 av 57

E-post till kandidater vars CV du vill spara Till dem vars CV du vill spara (från föregående steg Intervju/tillsättning där du valde Ja i kolumnen spara CV) skickar du ett särskilt e-postmeddelande där det medföljer en länk. Den sökande måste klicka på länken för att godkänna att CV:t sparas. När den sökande godkänt detta återfinns kandidaten i en egen databas över sparade CV:n. Klicka på så får du en lista på de sökande. Markera de du vill skicka e-post till genom att bocka i rutorna till vänster i listan. Klicka på symbolen uppe till vänster i listan för att markera alla. Observera att om du glömmer att bocka i de personer som ska få brevet kommer mallen visa ett tomt ark. I verktyget finns en brevmall som du kompletterar genom att skriva in dina kontaktuppgifter i fältet för meddelande. Ärende, namn på sökande och vilken tjänst det gäller kommer automatiskt och visas när du förhandsgranskar meddelandet. Sida 46 av 57

När du skrivit klart klickar du på och därefter på. Verktyget kan bara förhandsgranska 5 meddelanden - de 5 översta i listan, men skickar ändå meddelandet till samtliga när du klickar på. Kontakta övriga kandidater, vars CV du ej valt att spara Klicka på så får du en lista på de sökande. Markera de du vill skicka e-post till genom att bocka i rutorna till vänster i listan. Klicka på symbolen uppe till vänster i listan för att markera alla. I fältet för meddelande finns en brevmall som du kompletterar genom att skriva in dina kontaktuppgifter längst ner, använd scrollisten till höger. Ärende, namn på sökande och vilken tjänst det gäller kommer automatiskt och visas när du Sida 47 av 57

förhandsgranskar meddelandet. När du skrivit klart klickar du på och därefter på. Verktyget kan bara förhandsgranska 5 meddelanden - de 5 översta i listan, men skickar ändå meddelandet till samtliga när du klickar på. Kontakta kandidater som skickat pappersansökan Ett separat meddelande, ett brev, måste skickas till sökande som skickat in pappersansökan och som inte har någon e-postadress. Det kan göras med hjälp av en mall i verktyget. Markera de sökande du vill skicka brev till genom att bocka i rutorna till vänster i listan. Klicka därefter på. Sida 48 av 57

Skriv in avsändarens adress och komplettera brevmallen genom att skriva in dina kontaktuppgifter längst ner, använd scrollisten till höger. Klicka på och välj därefter att öppna eller spara filen, brevet. Skriv ut brevet. Sida 49 av 57

Klicka på för att gå vidare och avluta rekryteringen. Avsluta rekrytering När du har kontaktat alla sökande och är färdig går du längst ner på sidan för att avsluta rekryteringen. All statistik i verktyget bygger på data ur ärendet: antal sökande (kvinnor/män), behöriga (kvinnor/män) och anställda (de som markerats att de accepterat tjänsten). Det är därför av yttersta vikt att alla ärenden fylls i korrekt och därefter avslutas. Avsluta rekryteringen/annonsen genom att bocka i cirkeln framför något av de valbara alternativen och klicka på. Sida 50 av 57

Valet du gör visas inte i statistiken, utan visas endast som annonsstatus i mappen Avslutade där alla avslutade rekryteringar sparas. Väljer du när du dokumenterat i steget Intervju/Tillsättning, att sökande intervjuats, erbjudits och accepterat osv och när övriga sökande meddelats om hur rekryteringen har gått. Väljer du detta alternativ är det endast en information och innebär ingen handling. Vill du annonsera igen måste du själv kopiera annonsen. Annonsen publiceras inte automatiskt igen. Väljer du detta alternativ får du en kontaktfunktion utöver den vanliga funktionen: Bocka i kryssrutan för att ta fram den mall som skickas vid avbruten rekrytering. Komplettera mallen genom att skriva in dina kontaktuppgifter längst ner, använd scrollisten till höger. Ärende, namn på sökande och vilken tjänst det gäller kommer automatiskt och visas när du förhandsgranskar meddelandet. Sida 51 av 57

Det du skriver i detta meddelande sparas inte i meddelandehistoriken. Vill du att meddelandet ska historikföras väljer du att inte bocka i denna ruta och kontaktar istället alla sökande på vanligt sätt och redigerar brevmallen. När du kontaktat de sökande bockar du i att annonsen är Avslutad - Avbruten och lämnar rutan Skicka e-post till dem som sökt till tjänsten om att rekryteringen har avbrutits tom innan du avslutar annonsen. För att söka fram avslutade rekryteringar klickar du på REKRYTERING i menyraden och väljer ANNONSERING/REKRYTERING. Välj Avslutade i rullistan över valbara mappar och sök fram ditt ärende med hjälp av t ex referensnummer, klicka på Filtrera annonser. Klicka på annonsstatus Avslutad Rekryterad för att komma in i ärendet och se de uppgifter som lagts in under rekryteringens gång. Återöppna avslutad annons Om en annons avslutas av misstag går det att återaktivera annonsen. Klicka på symbolen under Åtgärd och sen på Återöppna. Annonsen läggs under Aktiva och i annonsstatus Intervju/Tillsättning. Sida 52 av 57

Statistik Under fliken STATISTIK kan du hämta statistik för utlagda annonser, gjorda rekryteringar m.m. Klicka på STATISTIK, HÄMTA RAPPORT. Välj någon av de fasta rapporter som finns i rullistan Välj rapport. Bilden längre ner på sidan visar rapporten Rekryteringsöversikt. Här kan du göra en sökning över annonser som legat ute under en viss period. Du kan välja att ta fram statisk för alla annonser eller enbart en viss typ och/eller en viss enhet/avdelning. Sida 53 av 57

Väljer du Normalrekrytering i rullistan för Anställningsform kan du sedan välja att ta fram statistik för en viss typ av anställningsform (Tillsvidareanställning, Tidsbegränsad anställning samt Sommarjobb/Säsongsanställning). Väljer du t ex statistikrapporten Rekryteringsöversikt kan du se refnr, titel, publiceringsdag, datum för sista ansökan, vem annonsen skapades av, hur den publicerats (extern, intern), vilken enhet annonsen tillhör och antalet sökande (hur dessa är fördelade per kön, hur många som valts vidare i urvalet och om någon rekryterats till tjänsten). För att få ut resultatet på din sökning i en Excelfil klickar du på, högst uppe till höger. Under flik ett visas alltid statistiksammanställningen: Under flik två visas statistikunderlaget: Sida 54 av 57

Statistikrapporter Nedan följer en kort beskrivning av respektive standardrapport i verktyget. Annonstexter Visar texten i fälten arbetsuppgifter, kvalifikationer och övrig information för annonser under vald period. Annonsöversikt Visar anställningsform och omfattning för annonserna under vald period. Ansökningsöversikt Visar antal inkomna ansökningar per dag under vald period. Här anges också hur många ansökningar som är digitala respektive pappersansökningar. Publiceringsöversikt Visar var annonserna under den valda perioden har publicerats, dvs. vilka publiceringsplatser som har använts. Publiceringsöversikt, konto Visar hur många annonser som publicerats på de olika publiceringsalternativen för hela kontot. Rekryteraröversikt Visar användare för valda avdelningar samt inloggningsinformation om dem. Man kan bla se när de senast loggade in och hur många gånger de varit inloggade. Rekryteringsöversikt Visar annonser under vald period samt information om de rekryterade. Hur många som sökt tjänsten, vilka som rekryterats och fördelning av män och kvinnor. Här hittar du också vem/vilka som fått tjänsten om informationen lagts in i steget intervju/tillsättning i rekryteringsprocessen. Sida 55 av 57

Skapa rapporter SKAPA RAPPORT är till för att skapa fördefinierade sökkriterier (så att du ska slippa fylla i det manuellt varje gång du gör en statistiksökning). För att skapa ett nytt filter klickar du på, uppe till vänster. Välj någon av rapporterna i listan under Välj rapport. Om du t ex vill skapa ett filter för antal tillsvidaretjänster per månad väljer du datum (till och från) för en månad samt Normalrekrytering och Tillsvidareanställning. Om du vill ha med statistik även för de annonser du slängt i papperskorgen och/eller avslutade annonser bockar du i Inkluderaannonser i papperskorgen och/eller Inkludera avslutade Annonser. Därefter döper du filtret, exempelvis till Tillsvidaretjänster/mån för att enkelt kunna hitta filtret i listan vid statistikssökning. Välj sedan om filtret du skapar ska vara tillgängligt för alla inom organisationen (hela kontot) eller enbart för den förvaltning/enhet du arbetar på. Du bockar i ett av dessa 2 alternativ och klickar sedan på. När filtret är sparat hittar du det i rullistan för Befintliga filter. Sida 56 av 57

Nu kan du när som helst hämta upp filtret och slipper fylla i alla fält på nytt (beroende på vad du fyllde i när du skapade det). Det enda du behöver ändra är för vilken månad/dag du vill göra sökningen. Sida 57 av 57