SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (2) Plats och tid Beslutande Barn och utbildningskontoret, Heby, kl 8.30 Tomas Bergström (FP), ordförande Rickert Olzon (M) Hillevi Bohlin (C) Bernt Ove Stenm ark (KD) Rose Marie Isaksson (S) B ritt Nilsson (S) M arie Lindström (S) Ej tjänstgörande ersättare Tjänstemän Paul Namerius (M) Mats Hägglund, förvaltningschef Per Sverkersson (S) B erth Henningson, förvaltningsekonom Caroline Gille (LP), insynsrepresentant M ona Rönneblad, nämndsekreterare Utses att justera Justeringens plats och tid Bernt Ove Stenmark Barn och utbildningskontoret, Heby, fredag, omedelbar justering Sekreterare Paragrafer 72 Mona Rönneblad Ordförande Justerande Tomas Bergström Bernt Ove Stenmark ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Beredningen för skolfrågor Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande 28 oktober 2013 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunkontoret Mona Rönneblad
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (2) Bfsk 72 Dnr 2013/2 042 Delårsrapport augusti 2013, beredningen för skolfrågor Beredningen för skolfrågors beslut Delårsrapport augusti 2013, beredningen för skolfrågor, 26 september 2013, antas. Beslutet justeras omedelbart. Delårsrapport augusti 2013, beredningen för skolfrågor, presenteras i förslag daterat 26 september 2013. Beredningen har att godkänna den del som avser den egna verksamheten. Beslutsunderlag Delårsrapport augusti 2013, beredningen för skolfrågor, 26 september 2013. Måluppfyllelse med kommentarer Förslag Tomas Bergström (FP): Delårsrapport augusti 2013, beredningen för skolfrågor, 26 september 2013, antas. Beslutet justeras omedelbart. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att beredningen bifaller förslaget. Delges + bilaga Kommunstyrelsen Kommunfullmäktiges revisorer KPMG Ekonomienheten Administrativ controller Administrativa chefen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (3) Plats och tid Beslutande Barn och utbildningskontoret, Heby, kl 8.30 Tomas Bergström (FP), ordförande Rickert Olzon (M) Hillevi Bohlin (C) Bernt Ove Stenm ark (KD) Rose Marie Isaksson (S) B ritt Nilsson (S) M arie Lindström (S) Ej tjänstgörande ersättare Tjänstemän Paul Namerius (M) Per Sverkersson (S) M ona Rönneblad, nämndsekreterare C aroline Gille (LP), insynsrepresentant Utses att justera Justeringens plats och tid Bernt Ove Stenmark Barn och utbildningskontoret, Heby, fredag, omedelbar justering Sekreterare Paragrafer 73 Mona Rönneblad Ordförande Justerande Tomas Bergström Bernt Ove Stenmark ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Beredningen för skolfrågor Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande 28 oktober 2013 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunkontoret Mona Rönneblad
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (3) Bfsk 73 Dnr 2013/16 007 Fördjupad granskning Avtalstrohet Beredningen för skolfrågors beslut Beredningen för skolfrågor antar förvaltningens yttrande som sitt eget. Beslutet justeras omedelbart. Yttrande KPMG har av Heby kommuns revisorer fått i uppdrag att utföra en analys av avtalstroheten i kommunen. Den 13 juni 2013 i 42 beslutade kommunfullmäktiges revisorer att anta KPMG s rapport om avtalstrohet och översända den till kommunstyrelsen för ett yttrande med en åtgärdsplan. Yttrande ska även lämnas från kommunens beredningar och nämnder. Nedan följer beredningen för skolfrågors yttrande: Beredningen är helt eniga med KPMG att det finns brister i den interna kontrollen idag när det gäller möjligheten att kontrollera och följa skolförvaltningens inköp. Beredningen ser positivt på de förslag och påpekanden som framkommer i rapporten. Vi motsätter oss dock att långtgående slutsatser dras utifrån ofullständig fakta. Eftersom leverantörsregistret innehåller felaktigheter och avtalsregistret inte är komplett går det inte att dra vissa av de slutsatser som har gjorts i rapporten. En betydande andel av skolförvaltningens kostnader avser inköp av varor och tjänster från externa leverantörer. Ett omfattande arbete pågår inom hela kommunen för att förbättra hanteringen av inköp och avtal samt uppföljning av externa köp. Arbetet påbörjades i januari 2013 och området är prioriterat i hela kommunen. Inom Beredningen för skolfrågors ansvarsområde sker fortlöpande information till verksamheterna om vikten av att hålla sig till de leverantörer som vi har upphandlade avtal med. Beslutsunderlag PM 18 september 2013 Analysrapport KPMG, 13 juni 2013 Förslag Tomas Bergström (FP): Beredningen för skolfrågor antar förvaltningens yttrande som sitt eget. Beslutet justeras omedelbart.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (3) Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att beredningen bifaller förslaget. Delges + bilaga Kommunstyrelsen Kommunfullmäktiges revisorer Controller Upphandlingsansvarig/kommunjurist
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (18) 4 oktober2013 Plats och tid Beslutande Barn och utbildningskontoret, Heby, kl 8.30 11.45 Tomas Bergström (FP), ordförande Rickert Olzon (M) Hillevi Bohlin (C) Bernt Ove Stenm ark (KD) Rose Marie Isaksson (S) B ritt Nilsson (S) M arie Lindström (S) Ej tjänstgörande ersättare Tjänstemän Paul Namerius (M) Mats Hägglund, förvaltningschef Per Sverkersson (S) Berth Henningson, förv.ekonom, 77 80 Caroline Gille (LP), insynsrepresentant Christina Bjur, handläggare, 83 K arin Österlund, utredare, 84,85 M ona Rönneblad, nämndsekreterare Tjänstemän K arolina Vessby, Upplandsstiftelsen Jan Lundqvist, Upplandsstiftelsen Utses att justera Bernt Ove Stenmark Justeringens plats och tid Kommunkontoret, Heby, onsdag 9 oktober 2013, kl 8.00 Sekreterare Mona Rönneblad Paragrafer 74 86 Ordförande Tomas Bergström Justerande Bernt Ove Stenmark ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Beredningen för skolfrågor Datum för anslags uppsättande 9 oktober 2013 Datum för anslags nedtagande 31 oktober 2013 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunkontoret Mona Rönneblad
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (18) Bfsk 74 Delegationsbeslut Beredningen för skolfrågors beslut Redovisning av delegationsbeslut, enligt lista, läggs till handlingarna. Delegationsbeslut, enligt lista, presenteras.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (18) Bfsk 75 Meddelanden Beredningen för skolfrågors beslut Redovisning av meddelanden enligt lista, för perioden 14 augusti 26 september 2013, godkännes. Meddelandelista för perioden 14 augusti 26 september 2013, presenteras.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (18) Bfsk 76 Naturskoleprojektet presentation Beredningen för skolfrågor tackar för informationen Jan Lundqvist VD Upplandstiftelsen, informerar att Upplandsstiftelsen bland annat arbetar med naturvård, friluftsliv och naturskola. Man har cirka 40 naturområden att sköta om. Karolina Vessby, Upplandsstiftelsen, informerar om ett Naturskoleprojekt som drivs av Gröna Kunskapshuset och startar i Heby under hösten.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (18) Bfsk 77 Dnr 2013/2 042 Åtgärdsplan för budget i balans Beredningen för skolfrågors beslut Åtgärdsplanen för budget i balans, 12 september 2013, antas. Beredningen beslutade i samband med att tertialrapporten per 30 april 2013 presenterades att ge förvaltningen i uppdrag att ta fram åtgärdsplaner inom beredningen för skolfrågors område på de delar som inte finansieras genom den av kommunfullmäktige beslutade förskole och skolpeng. Förvaltningsekonomen presenterar en åtgärdsplan och förklarar att underskottet från tertial 30 april 2013 beror till största delen på ökad volym av antal förskolebarn. Beslutsunderlag Åtgärdsplan år 2013, 12 september 2013 Förslag Tomas Bergström (FP): Åtgärdsplanen för budget i balans, 12 september 2013, antas. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att beredningen bifaller förslaget. Delges Förvaltningschef, barn och utbildningsförvaltningen Förvaltningsekonomen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (18) Bfsk 78 Dnr 2013/13 041 Budget 2014, plan 2015 2016, detaljbudget för beredningen för skolfrågor Beredningen för skolfrågors beslut Förvaltningen får i uppdrag att arbeta vidare med detaljbudgeten. Förvaltningsekonomen presenterar förslag till beredningen för skolfrågors detaljbudget och svarar på frågor. Förslag Tomas Bergström (FP): Förvaltningen får i uppdrag att arbeta vidare med detaljbudgeten. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att beredningen bifaller förslaget. Delges Förvaltningschef, barn och utbildningsförvaltningen Förvaltningsekonomen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (18) Bfsk 79 Dnr 2013/13 041 Budget 2014, plan 2015 2016, förskole och skolpengen 2014 Beredningen för skolfrågors förslag Kommunfullmäktige beslutar Förskole och skolpengen inklusive administrativa kostnader ska uppgå till nedanstående belopp per år: Målgrupp/kriterier Antal plac Årskostn kr Delsumma Barn och unga barn per barn (tkr) Förskola 1 2 år 174 113 730 kr 19 789 Förskola 3 5 år 389 87 472 kr 34 026 Pedag. omsorg 1 2 år 6 71 771 kr 431 Pedag. omsorg 3 5 år 14 55 200 kr 773 Skolbarnomsorg 6 12 år 399 26 857 kr 10 716 Förskoleklass 139 57 306 kr 7 966 Skola årsk 1 3 362 76 088 kr 27 544 Skola årsk 4 6 430 90 921 kr 39 096 Skola årsk 7 9 414 99 126 kr 41 038 Totalsumma 181 378 Förvaltningsekonomen presenterar förslag till förskole och skolpeng 2013. Beslutsunderlag Förskole och skolpengen 2014, 3 oktober 2013, förslag Förslag Tomas Bergström (FP): Beredningen för skolfrågor föreslår kommunfullmäktige besluta att förskole och skolpengen inklusive administrativa kostnader ska uppgå till nedanstående belopp per år:
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (18) Målgrupp/kriterier Antal plac Årskostn kr Delsumma Barn och unga barn per barn (tkr) Förskola 1 2 år 174 113 730 kr 19 789 Förskola 3 5 år 389 87 472 kr 34 026 Pedag. omsorg 1 2 år 6 71 771 kr 431 Pedag. omsorg 3 5 år 14 55 200 kr 773 Skolbarnomsorg 6 12 år 399 26 857 kr 10 716 Förskoleklass 139 57 306 kr 7 966 Skola årsk 1 3 362 76 088 kr 27 544 Skola årsk 4 6 430 90 921 kr 39 096 Skola årsk 7 9 414 99 126 kr 41 038 Totalsumma 181 378 Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att beredningen bifaller förslaget. Protokollsanteckning Socialdemokraterna deltar inte i beslutet utan återkommer med förslag på skolpeng till kommunfullmäktiges budgetsammanträde i november. Där även en omsorg på obekväm arbetstid kommer att ingå. Delges Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Förvaltningschef, barn och utbildningsförvaltningen Ekonomichef Förvaltningsekonomer
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (18) Bfsk 80 Dnr 2013/13 041 Budget 2014, plan 2015 2016, taxor och avgifter för beredningen för skolfrågor Beredningen för skolfrågors beslut Förvaltningen får i uppdrag att till nästa sammanträde ta fram förslag på taxor för lovfritids och pedagogisk lunch. Beredningen för skolfrågor har mandat att besluta om taxor och avgifter för lovfritids och pedagogisk lunch. Förslag Tomas Bergström (FP): Förvaltningen får i uppdrag att till nästa sammanträde ta fram förslag på taxor för lovfritids och pedagogisk lunch. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att beredningen bifaller förslaget. Delges Förvaltningschef, barn och utbildningsförvaltningen Förvaltningsekonomen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (18) Bfsk 81 Dnr 2013/17 042 Intern styrning och kontroll 2014 Beredningen för skolfrågors beslut Kontrollplaner 2014, enligt PM 18 september 2013, antas. Kontrollplan 2014 Kvalitetssäkring av undervisningen och barn i behov av särskilt stöd Bakgrund Att undervisningen håller en god kvalité är viktigt att säkerställa och följa upp. En del av den goda kvalitén bygger även på att barn i behov av särskilt stöd får ett bra stöd för att nå målen i läroplanen. Beredningen för skolfrågor har gett förvaltningen i uppdrag att ta fram en kontrollplan för internkontroll inom följande områden. Hur sker Kvalitetssäkring av undervisningen Får barn i behov av särskilt stöd det stöd man har behov av. Anledningen till att dessa båda punkter bör ingå i samma internkontroll är att de har många beröringspunkter. Det mesta stöd eleverna får sker i klassrummet utifrån lärarens individuella anpassningar. Kontrollerar man hur undervisningen kvalitetssäkras är det lämpligt att på samma gång kontrollera om alla barn får det stöd de har behov av i undervisningen i skolan och förskolan. Omfattning På vilket sätt arbetar förvaltningen med att säkerställa att undervisningen följer styrdokumenten? Läroplaner, förordningar och skollag. På vilket sätt arbetar rektor/förskolechef med att säkerställa att undervisningen följer styrdokumenten? Hur säkerställer rektor att alla elever som riskerar att inte nå målen får det stöd de är i behov av? Hur säkerställer förskolechefen att barn i behov av särskilt stöd får det stöd de har behov av? Hur många elever nådde inte målen när de gick ut grundskolan/slutade nian?
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (18) Uppföljning Barn och utbildningsförvaltningens utvecklingsledare får i uppdrag att kontrollera hur förvaltningen och rektorerna/förskolecheferna arbetar med att säkerställa att styrdokumenten följs samt hur rektorerna säkerställer att alla elever som riskerar att inte nå målen får det stöd de är i behov av. Kontrollerna genomför genom att utvecklingsledaren analyserar hur väl vårt systematiska kvalitetsarbete säkerställer att undervisningen håller en god kvalité och utvecklas mot en högre kvalité. Rektorerna/förskolecheferna får rapportera till utvecklingsledaren hur man arbetar med att säkerställa att undervisningen följer styrdokumenten samt hur rektor säkerställer att alla elever som riskerar att inte nå målen får det stöd de är i behov av. Kontrollerna sker löpande under verksamhetsåret 2014. Rapportering Rapportering av uppföljningen sker till beredningen för skolfrågor i samband med delårsrapporten per sista augusti. Slutgiltig rapport lämnas i samband med årsredovisningen 2015. Kontrollplan 2014 Rätt underlag till budget Bakgrund När ramarna för kommande års budget ska tas är det viktigt att underlaget från förvaltningen håller en god kvalité för att undvika onödiga överraskningar under det aktuella budgetåret. Beredningen för skolfrågor har gett förvaltningen i uppdrag att ta fram en kontrollplan för internkontroll inom följande område: Rätt underlag för budget, vilka rutiner finns för att ta fram underlaget till kommande års budget? Omfattning Hur tas volymer fram för kommande års budget? Hur väl har förvaltningens underlag stämt med faktiska volymer de senaste åren? Uppföljning Barn och utbildningsförvaltningens får i uppgift att granska hur volymer i verksamheten tas fram för nästkommande år. Förvaltningen ska även kontrollera hur väl förvaltningens underlag har stämt de senaste åren. Kontrollen genomförs i samarbete mellan förvaltningens ekonom och skolchefen. Då det flesta verksamheter inom förvaltningen är beroende av
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (18) volymförändringar kommer även rektorer och förskolechefer bli involverade i kontrollen. I kontrollen tittar vi på vilka rutiner som finns idag och hur väl volymerna har stämt de senaste åren utifrån dessa rutiner. Rapportering Rapportering av uppföljningen sker till beredningen för skolfrågor i samband med delårsrapporten per sista augusti. Slutgiltig rapport lämnas i samband med årsredovisningen 2015. Beslutsunderlag Beredningen för skolfrågor 64, 23 augusti 2013 PM 18 september 2013, kvalitetssäkring av undervisningen och barn i behov av särskilt stöd PM 18 september, rätt underlag till budget Förslag Rose Marie Isaksson (S): Kontrollplaner 2014, enligt PM 18 september 2013, antas. Förslagsordning Ordföranden ställer Rose Marie Isakssons förslag mot avslag och finner att beredningen bifaller förslaget. Delges Kommunstyrelsen Förvaltningschef, barn och utbildningsförvaltningen Controller
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 (18) Bfsk 82 Dnr 2012/11 003 Policies och planer, beredningen för skolfrågor, prioritering Beredningen för skolfrågors förslag Kommunfullmäktige beslutar Följande policies förklaras inte längre gälla o Policy för skolskjuts. o Utbildningspolitisk plan för Heby kommun/styrdokument för förskoleverksamhet, grundskola, skolbarnsomsorg och särskola. o Utbildningspolitisk plan för Heby kommun/styrdokument för de frivilliga skolformerna i Heby. Kommunstyrelsen beslutade 26 april 2013, 83: Varje politiskt organ får i uppdrag att göra översyn av de policies och planer som finns inom sina respektive ansvarsområden, i syfte att styrdokumenten ska följa styrmodellen. I samband med uppföljningen ska också förslag lämnas om huruvida policyn eller planen inom området behövs. Förvaltningen har utarbetat ett förslag till prioritering av arbetet med revideringar av policies och planer, liksom förslag om vilka av styrdokumenten som ska omarbetas till annan typ av styrdokument. Utredning Kommunstyrelsen beslutade 26 april 2013, 83: Varje politiskt organ får i uppdrag att göra översyn av de policies och planer som finns inom sina respektive ansvarsområden, i syfte att styrdokumenten ska följa styrmodellen. I samband med uppföljningen ska också förslag lämnas om huruvida policyn eller planen inom området behövs. Planer inom beredningen för skolfrågors ansvarsområde Inom beredningens ansvarsområde finns Utbildningspolitisk plan för Heby kommun/styrdokument för förskoleverksamhet, grundskola, skolbarnsomsorg och särskola och Utbildningspolitisk plan för Heby kommun/styrdokument för de frivilliga skolformerna i Heby. Båda är antagna 2007. I och med den nya skollagens ikraftträdande behövs inte längre utbildningspolitiska
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 (18) planer, varför kommunfullmäktige föreslås besluta att dessa inte längre ska gälla. Policies och riktlinjer inom beredningen för skolfrågors ansvarsområde Kommunfullmäktige antog 2009 Policy för skolskjuts. Vid samma tid har kommunstyrelsen antagit riktlinjer för skolskjuts. Strukturen på innehållet i dokumenten är densamma och innehåller regler och riktlinjer för skolskjutsar. Enligt styrmodellen antar ansvarig beredning eller nämnd riktlinjer för sin verksamhet. Gällande riktlinjer för skolskjutsar antogs av Beredningen för skolfrågor 9, 22 februari 2013. Beslutsunderlag PM 11 september 2013 Förslag Tomas Bergström (FP): Beredningen för skolfrågor föreslår kommunfullmäktige besluta: Följande policies förklaras inte längre gälla o Policy för skolskjuts. o Utbildningspolitisk plan för Heby kommun/styrdokument för förskoleverksamhet, grundskola, skolbarnsomsorg och särskola. o Utbildningspolitisk plan för Heby kommun/styrdokument för de frivilliga skolformerna i Heby. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att beredningen bifaller förslaget. Delges Kommunfullmäktige Förvaltningschef, barn och utbildningsförvaltningen Administrativa chefen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 (18) Bfsk 83 Dnr 2013/5 710 Redovisning av förskoleplatser Beredningen för skolfrågor beslutar att tacka för informationen Christina Bjur, handläggare, redovisar antal förskolebarn per avdelning, 31 augusti 2013. Beslutsunderlag Redovisning, 31 augusti 2013
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16 (18) Bfsk 84 Dnr 2013/18 710 Riktlinjer gällande förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg Beredningen för skolfrågors beslut Riktlinjer gällande förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg, daterad 3 oktober 2013, antas. Förslag till riktlinjer gällande förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg presenteras. Beslutsunderlag Förslag 3 oktober 2013 Förslag Tomas Bergström (FP): Riktlinjer gällande förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg, daterad 3 oktober 2013, antas. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att beredningen bifaller förslaget. Delges Utredare, barn och utbildningsförvaltningen HEBY FS
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17 (18) Bfsk 85 012 Redovisning av förskoleenkäten Beredningen för skolfrågor beslutar att tacka för informationen Karin Österlund, utredare, redogör för en enkät som är ställd till föräldrar med barn i förskoleverksamheten i Heby kommun. Enkäten visar på bra resultat men en låg svarsfrekvens.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 18 (18) Bfsk 86 Dnr 2013/3 009 Information och rapporter Beredningen för skolfrågors beslut Beredningen tackar för information och rapporter. Följande information och rapporter föreligger: 1. Budgetuppföljning, beredningen för kultur och fritidsfrågors månadsrapport juli 2013, Bfkf 43, 28 augusti 2013. 2. Igångsättningstillstånd för IT utrustning inom barn och utbildning, IKT projektmedel, Ks 128, 20 augusti 2013. 3. Igångsättningstillstånd för IT utrustning inom barn och utbildning, datorer, Ks 129, 20 augusti 2013. 4. Budgetuppföljning månadsrapport per 31 juli 2013, verksamhetsutskottet, Vu 51, 19 augusti 16 september 2013.