Upphandlingsbolagets nya webbaserade inköpssystem - Winst

Upphandlingsbolagets nya webbaserade inköpssystem - Winst Vad är E-handel och varför är det så viktigt för Göteborgs Stad och dess grannkommuner? E-handel" är ett ord som kommer av "elektronisk handel". På engelska pratar man om "e-commerce" eller "e-business". Närbesläktade uttryck är "e-shopping", "eaffärer", "näthandel", "internethandel", "webbhandel" och "onlinehandel". Förmodligen finns det ännu fler. Begreppet e-handel används om en rad olika företeelser men vad det handlar om är att e-handel är ett sätt att skapa en effektiv inköps- och fakturahanteringsprocess. Förutom att det innebär effektiva rutiner för inköp och fakturahantering ger det förutsättningar för ökad trohet mot ingångna ramavtal och därmed erhålls korrekta priser. När Göteborgs Stad med grannkommuner är trogna mot ingångna ramavtal kommer vi även att anses vara en bra kund och i nästkommande upphandling kan vi få ännu bättre villkor. Genom att synliggöra avtal och aktuella priser skapas en ökad prismedvetenhet. Det ger även ökade möjligheter till statistik och uppföljning och därmed ökad ekonomisk styrning. De ekonomiska och kvalitativa vinster som kan erhållas med e-handel innebär att ökade resurser kan frigöras för själva kärnverksamheten. Medarbetare kan då i större utsträckning fokusera på sina egentliga arbetsuppgifter. ------------------------------------------------------------------------------------------------ Upphandlingsbolagets system för elektronisk handel Upphandlingsbolaget valde genom en upphandling Visma Proceedo som leverantör. Detta medförde att vi fick Winst - en ASP-lösning, vilket innebär att vi erbjuds tillgång till applikationer och andra relaterade tjänster via Internet. Upphandlingsbolaget hyr tillgången till en applikation/tjänst och eftersom vi inte sköter driften av applikationen krävs inte heller någon investering i hårdvara eller teknisk kompetens kring produkten. Winst innebär att samtliga ramavtal gjorda av Upphandlingsbolaget finns tillgängliga och visas för alla. Det finns även möjlighet för enskilda förvaltningar/bolag/kommuner att visa upp egentecknade avtal. Winst möjliggör även för anställda att kunna lägga beställningar till leverantörer från olika branscher genom bl. a kataloger och formulär. De nettoprissatta artiklarna är markerade med en s k tumme upp som betyder att det är denna artikel som ska väljas i första hand vid beställning. 1

I Winst finns även funktioner som möjliggör jämförelser mellan produkter och leverantörer. Detta gör att de anställda i kommunerna lättare och smidigare kan jämföra våra ramavtalsleverantörers priser och kvalitet på upphandlat sortiment. I november 2008 respektive januari 2009 skickades ett brev om intresseanmälan, om att bli användare i Winst, ut till alla förvaltnings- och bolagschefer samt inköpschefer i grannkommunerna. Vi önskade få ett namn på en kontaktperson för fortsatt arbete tillsammans med kommunerna. Vi har i dagsläget (december 2009) utbildat ett 40-tal förvaltningar, bolag och GRkommuner. Nu i december 2009 kommer ett nytt brev att skickas till de som ännu inte har anmält sig eller blivit utbildade. För att arbetet ska fortskrida behöver varje förvaltning/bolag/kommun ha en (eller flera) administratör/er (superadministratör) som sköter handläggning av grupper, undergrupper samt användare i Winst. Administratören får utbildning och stöd från Upphandlingsbolaget i arbetet. Det är administratören som kontaktar Upphandlingsbolaget i de frågor som hon/han inte kan svara på själv, utbildar sina lokala administratörer samt användare. Hur behöver ni då förbereda er? Ni ser över er organisation, vilka verksamheter har ni, vilka är beställarna idag, vad beställs och av vem, finns det tillräckligt många beställare eller kanske för många? Kan beställningssamordning ske? Hur ska användarna grupperas? (ex. Äldreomsorg, Skola, Förskola osv.) Vilka leveransadresser finns till respektive verksamhet? ( Om ni har leveranser till ex. våning 1, 2 och 3 ska alla tre adresserna läggas in som separata adresser, annars kommer leveransen till ett ställe och får därefter delas internt). Det är förvaltningen/bolaget/kommunen med sin administratör som handlägger all administration kring användningen av Winst, vilket gör att ni själva avgör omfattningen av antalet användare. Winst som system begränsar inte antalet. När det gäller egna avtal i Winst lägger vi tillsammans upp organisationen med en s k avtalssök för förvaltningen/bolaget/kommunen. Samtliga ramavtal från Upphandlingsbolaget speglas över automatiskt. Både när det gäller beställning och egna avtal kan man i Winst styra roller per användare samt vilka leverantörer varje användare ska se och/eller beställa ifrån. Exempelvis kan man styra att de användare som beställer från livsmedelsleverantörerna bara kan se dessa leverantörer. 2

Vilka roller ska kopplas till vilken användare? För att kunna hålla ordning på användarna samt deras olika kopplingar föreslår vi att ni använder ett s k användarkort, finns att hämta på hemsidan. Skulle användaren flytta på sig eller sluta kan administratören lätt plocka fram/undan/arkivera korten. När en användare tas bort i Winst är den borta för alltid, då finns korten som säkerhet. Leveransadresserna måste kodas med en s k GLN-koder. (Unik kod per adress som avläses hos leverantören.) Dessa koder tillhandahålls av företaget GS1, www.gs1.se För förvaltningar och bolag i Göteborgs Stad administrerar Upphandlingsbolaget dessa, för grannkommunerna administreras dessa koder av resp. administratör. Uppläggning av nya adresser och koder inom Göteborgs Stad görs efter beställning i en excelfil som finns att hämta på hemsidan. Administratören i GR-kommunerna kan använda sig av samma excelfil för att ha ordning på dessa koder men måste kontakta GS1 för att erhålla en egen uppsättning koder. Det får inte förekomma dubbletter. Utbildning för administratören sköts av Upphandlingsbolaget. Tillsammans lägger vi upp strukturen för grupper och användare och prova att skicka beställning mm. Upphandlingsbolaget kommer att ha kontinuerlig kontakt med administratörerna, bl. a genom nyhetsbrev och informationsmöten. Arbetet med Winst dokumenteras på Upphandlingsbolagets hemsida, senast uppdaterade dokument samt alla nyheter kring systemet, avtalen mm finner ni här: www.uhb.goteborg.se Ni når Upphandlingsbolaget servicegrupp för Winst: E-post : avtal@uhb.goteborg.se Telefon: 031-334 37 00 Adress till Winst: http://www.proceedo.net Inloggningsuppgifter för Winst: Användarnamn: avtal@uhb.goteborg.se Lösenord: winst 3

CHECKLISTA WINST För administratör Vara administratör för sin förvaltning Ha det samlade ansvaret för sin egen förvaltnings/bolags användare. Administratören ska skriva upp och handlägga vilka nya användare som ska få tillgång till Winst. Administratören har ansvar för ändrade förhållanden i användarens status dvs. vilka leverantörer denna får beställa från, leveransadresser, verksamhet, etc. Administratören får lägga in nya användare i Winst enligt manualen Användaradministration. Administratören ska ta fram, förvalta och anmäla korrekt adressinformation till Upphandlingsbolaget som därefter skapar en unik kod per adress, (GLN-kod). Begäran om kod till leveransadress görs i fil på vår hemsida. Svara på enklare frågor från sin förvaltning/bolag angående handhavandet av Winst, samt hålla interna utbildningar till sin förvaltning/bolag Deltaga på övergripande möten och utbildningar (med Upphandlingsbolaget) där bl.a. nyheter och strategiska riktlinjer diskuteras Sprida information vidare till sina användare Samla in synpunkter och tankar om förbättringar Aktivt arbeta för att öka användandet av inköpsportalen, Winst Användarkort Finns under rubriken Användarkort på hemsidan Anmälan om leveransadress Finns under rubriken Ansökan om lev. Adress på hemsidan 4

INNEHÅLLSFÖRTECKNING - HANDBOK WINST Innehåll 1 Uppsättning av Winst startsida... 7 1.1 Logo... 8 1.2 Välkomsttext... 8 1.3 Systemmeddelanden... 9 1.4 Att hantera... 9 1.5 Delegeringar... 9 1.6 Nya leverantörsavtal... 10 1.7 Genvägar... 10 1.8 Informationssidan... 10 2 Uppsättning för att arbeta med elektroniska beställningar... 11 2.1 Gruppadministration i Winst... 11 2.2 Användaradministration i Winst... 13 2.2.1 Användare... 14 2.2.2 Grupper (använd denna i 1:a hand)... 14 2.3 Skapa ny användare... 15 2.4 Ändra befintlig användare... 17 2.5 Anmäla ny användare... 17 3 Uppsättning för hantering av egna avtal... 19 3.1 Administration av avtalsområde 18 3.2 Leverantörsavtal 19 4 Skapa beställning och leveranskvittera... 26 4.1 Logga in... 26 4.2 Skapa beställning... 26 4.3 Välj rätt kategori... 27 4.4 Välj produkt... 29 5

4.5 Spara eller skicka... 32 4.6 Orderbekräftelse... 34 4.7 Status på orderbekräftelse... 35 4.8 Hantera orderbekräftelse... 35 4.9 Hantera en orderbekräftelse som har fastnat... 37 4.10 Order uppdateras... 37 4.11 Leveranskvittens... 38 5 LATHUND... 41 5.1 Administration av grupper och användare.... 41 5.2 Adresser... 42 5.3 Administration av leverantörsavtal.... 43 5.4 Avtalsträdet... 43 5.5 Leverantörsinfo... 45 5.6 Bilagor... 45 5.7 Produktsökning... 47 5.8 Produktinformation... 48 5.9 Avancerad sökning... 48 5.10 Miljömärkning... 49 5.11 Jämföra produkter... 50 5.12 Beställning... 51 5.13 Orderbekräftelse... 55 5.14 Leveranskvittens... 56 6

HANDBOK WINST 1 Information om Winst startsida Beskrivning och tips för användning av startsidan i Winst. 1 4 2 5 6 3 7 Startsidan består av sju olika delar varav fyra är administrerbara och tre som enbart presenterar information genererat av systemet. 1. Logo 2. Välkomsttext 3. Systemmeddelanden 4. Att hantera 5. Delegeringar 6. Nya leverantörsavtal 7. Genvägar Utöver detta finns en sida under fliken Information, tänkt till användning för mer omfattande beskrivningar och information. 7

1.1 Logo Logon är gemensam och visas i startsidans övre vänstra hörn. Denna kan inte ändras av annan än UHB. Texten efter Logon kan ändras av organisationerna. Se nedan under Välkomsttext.. 1.2 Välkomsttext Välkomsttexten innehåller information/nyheter eller viktig information som behöver nå många användare. För organisationerna finns möjlighet att själva administrera denna text. Detta görs via Administration Avancerat Organisation. Markera organisationen tryck på ändra. Tryck på ändra knappen vid Välkomsttext. Skriv texten i fältet under Svensk text. Tryck Stäng och därefter OK. För att se resultatet måste utloggning och inloggning i Winst göras. 8

1.3 Systemmeddelanden Systemmeddelanden är korta texter som läggs in av systemets administratörer för teknisk information om systemet, såsom information om uppdateringar, planerade nertider och liknande. 1.4 Att hantera Den blå panelen Att hantera är ett snabbt sätt för användaren att se och nå vad denne behöver åtgärda i systemet. Innehållet i denna genereras automatiskt och är inget som administreras manuellt. Varje rad i hantera panelen är klickbar och leder direkt till sidan där uppgifterna hanteras. Panelen består av flera olika delar, de vanligaste är; Sparade beställningar, Leveranser och order samt Konkurrensutsättningar. Är du lokal administratör och sköter leverantörsavtal med kopplade kataloger har du också funktionen Kataloger. Bara de delar som användare har rättighet att jobba inom visas. Att hantera panelen kommer inte att visas alls för användare som inte har rättighet till någon av funktionerna.. 1.5 Delegeringar Panelen delegeringar genereras automatiskt utifrån den inloggade användarens nuvarande och uppkommande delegeringar som rör både till användaren och från användaren. Delegering kan endast göras för funktionerna Godkänn beställning, Leveranskvittens, Granska faktura och Attestera faktura. När en delegering utgår så tas den bort från denna lista. Delegeringar läggs in på användaren. Markera användaren antingen i listan över användare eller under Grupper. Tryck ändra. Välj Delegera. Tryck Ny. Välj vem som ska ha delegeringen i listan, tryck på OK. Markera i bockrutorna vilken/vilka rättigheter personen ska bli delegerad samt under vilken period den ska gälla. 9

Avsluta med OK. Resultatet syns nu på startsidan. 1.6 Nya leverantörsavtal Detta är även den en automatiskt genererad lista över de leverantörsavtal/leverantörsnamn som lagts upp i systemet för mindre än 60 dagar sedan och som användaren är kopplad till. Endast information. 1.7 Genvägar Genvägar är tänkta att vara användarens personliga genvägar i systemet. En genväg kan antingen leda till en sida i Winst eller till en extern webbsida. Genvägar kan 10

också läggas upp av administratören och kopplas till alla användare dessa. Totalt antal möjliga genvägar är 12 st. 1.8 Informationssidan Under fliken Information finns Informationssidan, en enkel sida där UHB s administratörer kan lägga in valfritt innehåll som anses behövas utöver det som presenteras på Startsidan. 2 Uppsättning för att arbeta med elektroniska beställningar Beskrivning och tips för användar- och gruppadministration 2.1 Gruppadministration i Winst Användare kan antingen läggas direkt under förvaltningen/bolaget/kommunen eller i grupper som motsvarar verksamheten. För att lägga upp nya grupper välj Administration, Grupper och tryck på knappen Ny grupp. Fyll i namnet på gruppen samt ID (samma som namn), tryck på OK. Markera gruppen och tryck på ändra. Tryck därefter på Tilldela. Tilldela knappen innebär att aktuell data blir valbar för den nya gruppen. Alla nya grupper måste tilldelas separat. Vi rekommenderar att du tilldelar gruppen alla värden, även om du inte kommer använda dem inom gruppen i dagsläget. Detta gör att värdena senare finns tillgängliga att kopplas på användarnivå. 11

Välj i rullgardinen de adresser, roller, leverantörer samt organisation som gruppen ska ha tillgång till. Tryck på verkställ för att spara inställningarna. Därefter trycker du på knappen Välj för alla och väljer de adresser, roller, leverantörer och organisation som gruppen ska ha. Tryck på verkställ för att spara inställningarna. Den organisation, de adresser, roller och leverantörer som du nu bockar i blir automatiskt ikryssade och valda för de användare som du lägger in i gruppen. DVS du kan inte ändra de valda värdena på användarnivå endast på 12

gruppnivå. Detta gäller dock inte eventuella undergrupper, där måste du tilldela och välja på nytt. Sammanfattning Att tilldela en ny grupp innebär att vi öppnar upp aktuell data för gruppen vilket gör att värdena blir möjliga att bocka i och ur på användarnivå. Att välja för alla för en ny grupp innebär att de i bockade värdena är förvalda på användarnivå och inte går att bocka i eller ur, dvs de är gråmarkerade låsta fält. 2.2 Användaradministration i Winst För att administrera användare välj menyalternativ Administration. Nedanstående bild visas. Du kan administrera användare via två olika vyer; 13

2.2.1 Användare Via denna vy kan du söka användare utifrån exempelvis adress, ansvar, roller, grupp eller liknande. Du kan även få upp en lista med samtliga användare sorterad på efternamn. Användaradministration via vyn Användare 2.2.2 Grupper (använd denna i 1:a hand) Denna vy visar användare utifrån grupptillhörighet, du kan t ex välja att bara se användare som tillhör grupp Skola och sedan markera enskilda användare för att se mer detaljerad behörighetsinformation. Du kan även skapa användare direkt i rätt grupp via denna vy. Användaradministration via vyn Grupper 14

Till varje användare skall följande vara kopplat; Adresser: Leveransadress, Fakturaadress Roller Leverantörsavtal Organisation 2.3 Skapa ny användare För att skapa en ny användare via vyn Grupper ; 1. Markera den grupp som användaren skall tillhöra genom att klicka en gång på gruppen 2. Tryck därefter på Ny användare... Innan registreringen påbörjas se till att det står rätt grupp i fältet Tillhör grupp. 3. Fyll i uppgifter i fälten: förnamn, efternamn, telefonnummer, e-post, ID - mottagarkod,användarnamn, lösenord. Obligatoriska fält är märkt med *, men fyll gärna i de övriga fälten också. De uppgifter som läggs in här är de uppgifter som följer med på ordern vid beställning. 15

För de personer som har flera mottagarkoder kopplade till sig skrivs personens e-postadress även i ID-fältet. Mottagarkoden läggs sedan antingen på leveransadressen eller direkt på ordern. (Se Lathunden Beställning för beskrivning) Användarnamn anges som personens e-postadress. Som lösenord sätts winst eller annat lösenord på minst 4 tecken. Användaren måste byta det lösenord du satt vid första inloggningen. När uppgifterna är ifyllda tryck på OK. 4. Markera och tryck Ändra på användaren. Tryck på knappen Information för att ange behörigheter för användaren. I fönstret som visas väljer du vilken typ av behörighet som skall registreras genom att använda rullgardinsmenyn i fältet för Välj typ längst upp i bilden. Här syns de tilldelade och förvalda värdena som du tidigare gjort för gruppen. Till varje användare skall följande vara kopplat; Adresser: Leveransadress, Fakturaadress Roller Leverantörsavtal Organisation 16

Efter att du har kryssat i önskad mängd behörigheter, tryck alltid på verkställ så att valda behörigheter uppdateras och sparas. 2.4 Ändra befintlig användare Befintlig användare ändras genom att söka fram användaren i någon av vyerna Användare alternativt Grupper och därefter trycka på Ändra. Ändringsbilderna är därefter desamma som för att skapa en ny användare. 2.5 Anmäla ny användare Förvaltningens, bolagets, kommunens lokala winstadministratör är ansvarig för uppläggning av förvaltningens, bolagets, kommunens användare. När en ny användare ska få tillgång till Winst eller då behörigheten för en befintlig användare förändras så ska detta anmälas till respektive administratör. Vi rekommenderar att ni använder någon typ av användarkort exempelvis det som finns på vår hemsida (www.uhb.goteborg.se) för internt bruk. 2.6 Administratör Välj den som ska vara huvudadministratör för förvaltningen, bolaget, kommunen genom att välja Administration, Grupper. Markera huvudgruppen alltså själva förvaltningen, bolaget, kommunen och tryck på ändra. Välj Administratör och sök fram personen som ska vara administratör, bocka i rutan och tryck Verkställ och Stäng. 17

18

3 Uppsättning för hantering av egna avtal Beskrivning och tips för administration av egna leverantörsavtal 3.1 Administration av avtalskategori och avtalsområde Under administration fliken Avancerat administrerar du bl. a avtalsområden. För att lägga upp en ny avtalskategori tryck Ny..., för att ändra eller radera, tryck ändra eller radera. OBS! Radera betyder att avtalskategorin försvinner helt från listan. De egna avtalskategorierna är i svart text, de övriga i grå text. Enbart organisationens egna avtalskategorier kan ändras eller raderas. Avtalsområden underkategorier administreras också här. Markera en avtalskategori, tryck Lägg till under avtalsområden, skriv i benämningen på avtalsområdet, tryck OK. Under avtalsområde administreras även beställarinstruktioner nycklarna, och bilagor som hör till området. 19

3.2 Leverantörsavtal Under fliken leverantörsavtal finns alla upplagda leverantörsavtal. Genom att trycka på sök får du fram alla organisationens avtal i bokstavsordning. För att se alla leverantörsavtal, också de som UHB administrerar, måste rutan Enbart editerbara vara urbockad! 20

För att ändra informationen om avtalet eller leverantören markera den leverantör du vill ändra, tryck på ändra. Endast de egna avtalen kan ändras och arkiveras. Alla fält markerade med * är obligatoriska. Fälten markerade med i syns i informationsrutan på avtalet. För att lägga upp en ny leverantör tryck på ny. OBS! Tänk på att alltid begära samtycke enligt personuppgiftslagen (PuL) från leverantörer med enskilda firmor, då deras organisationsnummer är detsamma som personnummer. Se SFS 1998:204 Första fliken Allmänt, här fyller du i namn, telefonnummer, kontaktperson mm. Om ingenting skrivs i fält med i markering syns inte heller rubriken i informationsrutan. Ägare till avtalet syns i fältet Mastergrupp. 21

Under andra fliken Leverantör fyller du i leverantörens namn och adress. Attention kontaktperson hos leverantören, kommer med på ordern. Informationen på denna flik är internt för leverantörsadministratören. Besöksadressen är den enda adress som syns i informationsrutan ut till användarna. 22

Under fliken Avtal registreras avtalet. Avtalsnummer, avtalsansvarig, telefonnummer, e-post adresser m fl. Här bifogas även bilagor. Koppla avtalet till rätt avtalsområde och eventuella underområden. Fr.o.m datum det datum avtalet skall synas ut till användarna, t.o.m datum avtalets slutdatum, syns ut till användarna, när datum passerats släcks avtalet för användarna automatiskt. Förlängning möjlig t.o.m datum som visar avtalets slutdatum inkl. option. Urspr. Avtalsslut datum som visar avtalets ursprungliga slutdatum. Alla fält markerade med i syns på avtalet i avtalssök. Om avtalen finns på en extern webbsida kan länk till avtalet läggas in i fältet länk till avtal. När nytt avtal är upplagt ska det kopplas ihop med de grupper/användare som ska ha tillgång till leverantörsavtalet. Markera aktuellt avtal och tryck Ändra anv... och välj Grupper. 23

Tryck på knappen Välj för alla, vilket innebär att de i bockade värdena är förvalda på användarnivå och inte går att bocka i eller ur, dvs de blir gråmarkerade låsta fält. Om det finns användare som enbart skall kunna administrera leverantörsavtal, dvs bara kunna lägga upp nya avtalsområden, leverantörer, ändra befintliga eller ta bort kan denna användare kopplas till rollerna B-41 Leverantörsadministratör samt A-50 Visa avtal samt lägga denna användare som administratör i sin grupp. Det kan finnas flera administratörer i en organisation. 24

25

4 Skapa beställning och leveranskvittera För att kunna skicka en order i Winst måste du vara upplagd som användare och erhållit rollen beställare. De flesta leverantörsavtal kopplas automatiskt till samtliga användare. Den lokala administratören kan i samråd med användarna välja vilka avtalsområden som respektive användare ska se och kunna beställa ifrån. När du som beställare klickar på knappen Skicka så skickas order direkt till leverantören och kan inte ändras eller ångras. Om ordern innehåller speciella kommentarer som t ex. senarelagd leveranstid, eller annan viktig information rekommenderar vi att ni efter att ni har skickat ordern tar kontakt med leverantörens kundtjänst för att försäkra er om att den avvikande informationen har uppmärksammats. Inköpsprocessen i Winst består av följande moment: 1. Beställning 2. Order skickas automatiskt till leverantör 3. Leveranskvittens. Som beställare är Du delaktig i moment 1 och 3. Anledningen till att Du måste leveranskvittera Dina beställda varor är för att göra en leveranskontroll att beställda varor faktiskt har levererats. Dessutom blir statistiken över beställningar felaktig om ordern inte kvitteras. Du ska därför leveranskvittera så snart dina varor har kommit. 4.1 Logga in Logga in kan du göra antingen via en länk på Upphandlingsbolagets hemsida www.uhb.goteborg.se eller genom att direkt gå till www.proceedo.net Ange Ditt användarnamn (samma som Din e-post) och lösenord. 4.2 Skapa beställning En helt ny beställning skapar Du genom att välja fliken Inköp. Du kan också återanvända och modifiera en tidigare eller sparad beställning genom att via Inköp istället välja Tidigare beställningar. Observera att du alltid kan avbryta en beställning innan den har skickats genom att välja Tillbaka eller Skapa beställning, då rensas fälten. 26

4.3 Välj rätt avtalskategori Under fliken Inköp finns det 3 olika flikar. Fliken Avtal är alltid förvalt. De andra flikarna är Tidigare beställningar och Beställningsmallar. I fliken Avtal söker Du antingen upp en avtalskategori i trädet till vänster och därefter en specifik leverantör (till höger) och sedan en produkt alternativt söker efter en produkt utan att först ha angett en leverantör. Rutan med tummen upp märkning är alltid i-bockad. Tummen upp markerade produkter är nettoprissatta artiklar - en prislista på specificerat sortiment där vi fått extra förmånliga priser. Sortimentet baseras oftast på de varor/tjänster som vi mest frekvent köper. Skillnaden mot bara rabatterade priser blir ofta jättestor. 27

Du kan också välja att använda en utökad sökfunktion. Denna når du genom att klicka på Avancerad sökning. Skriv in produkten du söker och tryck på sök. Resultatet visas i form av en lista. 28

Observera att Du vid sökning alltid ska skriva in produkten i singular t ex penna, påse etc. För mer information om hur Du söker efter produkter se lathunden Söktips. 4.4 Välj produkt För varje produkt som visas i träfflistan finns en kort beskrivning av produkten, vilket företag som levererar produkten, produktens leveranstid, artikelnummer och pris. Vill Du ha mer information om en produkt kan Du alltid klicka på radens Info-knapp i fältet Info. De uppsökta produkterna kan även sorteras i t ex fallande eller stigande ordning genom att klicka överst på den kolumn som Du vill sortera efter. Informationen finns i tre flikar, Allmänt, Relaterade produkter och Avtal. För att beställa en produkt klickar Du på + tecknet i fältet Beställ. 29

I avancerad sökning kan du kan även jämföra produkter med varandra genom att söka fram produkterna och därefter bocka i de produkter du vill se och sedan klicka på knappen jämför. Vid en ny jämförelse måste den gamla jämförelsen rensas genom att Du klickar på knappen Rensa. 30

En produkt med ett stafflat pris (variabelt pris beroende på beställningsantal) visas i träfflistan med färgmarkering blå. (Mängdrabatt) En produkt med variabelt pris visas i träfflistan med färgmarkeringen orange. En produkt som är en annonsvara visas i träfflistan med färgmarkeringen röd. En produkt väljs genom att trycka på + tecknet på varje rad. Ändringar av valda produkter kan göras i varukorgen (nedre fältet) genom att trycka på + och tecknen under kolumnen Ändra. För att ta bort en orderrad väljs Radera. För vissa produkter såsom arbetskläder behöver du skriva en kommentar till leverantören för att gå vidare med ordern. Vid beställning i Winst var uppmärksam på värdet av varukorgen. Tänk på att din order bör uppnå en rimlig summa per leverantör! Några leverantörer får enligt avtal ta ut en avgift vid småorder! Se vidare information i avtalen. När Du är färdig med att lägga till produkter till Varukorgen klickar Du på knappen Fortsätt. (Längst ner i höger hörn) Beställningar kan även göras till tjänsteleverantörer, istället för att lägga till produkter fyller du då i ett beställningsformulär som skickas till leverantören. 31

4.5 Spara eller skicka Steg 2 i beställningen är benämnd Kontering och leverans. Under rubriken Information om beställning kan du namnge din beställning i fältet Beställningens namn, detta för att lättare kunna identifiera beställningen i rapporter, sökningar och leveranskvittering. Beställningens namn bestäms helt av Dig. I varukorgen ovanför kan du vid behov ändra eller radera i din beställning genom att trycka på knapparna till höger. 32

Information till leverantör Under fältet - Information till leverantör - skrivs leveransdatum om det behöver anges, dubbelklickar du i fältet kommer en kalender fram där du kan välja datum. Genom att trycka på anteckningsblocket kan du även i vissa fall skriva in en kommentar till leverantören. De integrerade leverantörerna kan ha problem att ta emot och läsa kommentarer. Du ser ordervärde per leverantör om du har gjort en varukorg med varor från flera leverantörer. Leveransen ska skickas till Om Du endast har en leveransadress kopplad till Dig som beställare så kommer denna visas automatiskt. Har Du flera leveransadresser så får Du välja leveransadress manuellt i rullgardinen. I de fall beställaren skall kunna skicka beställningar för flera mottagarkoder skrivs mottagarkoden på andra raden under leveransadress. OBS! Leveransadress och fakturaadress måste vara valda först! Om förvaltningen, bolaget eller kommunen har en hierarkisk beställningsorganisation kan beställaren kopplas till en godkännare som måste godkänna beställningen innan den går vidare till leverantören. Godkännaren kan ändra, ta bort och lägga till produkter till beställningen, eller helt neka den. Vid nekande går beställningen tillbaka till beställaren. Om denna typ av uppsättning önskas, kontakta Upphandlingsbolagets Servicegrupp. 33

Kommentar till godkännare Fylls i av beställaren och går vidare till eventuell godkännare om beställningsorganisationen är uppsatt enligt ovan. Fakturan ska skickas till Om Du endast har en fakturaadress kopplad till Dig som beställare så kommer denna visas automatiskt. Har Du flera fakturaadresser så får Du välja fakturaadress manuellt i rullgardinen. 4.6 Orderbekräftelse Orderbekräftelsen är ett kvitto på vad leverantören kommer att leverera utifrån en given order. Till Winst kommer orderbekräftelse från de leverantörer som i sina system kan skicka orderbekräftelse. Det finns tillfällen då leverantören inte alltid kan leverera exakt det som är beställt. Vid dessa tillfällen matchar inte fakturan mot ordern. När en orderbekräftelse kommer in och godkänns i systemet, uppdateras innehållet i den motsvarande ordern med det som kan levereras enligt orderbekräftelsen. Ett exempel på flöde då detta är till stor nytta är vid beställningar av livsmedel. Med hjälp av orderbekräftelser kan ordern uppdateras efter att den skickats med eventuell ny vikt och kvantitet. 34

I fliken Orderbekräftelser visas alla de orderbekräftelser som kommit in mot en order. Leverantören kan skicka flera bekräftelser för samma order så länge ingen bekräftelse har godkänts. Varje ny orderbekräftelse inaktiverar de tidigare inkomna. Det finns alltså bara en aktuell orderbekräftelse i taget för varje order. 4.7 Status på orderbekräftelse De status som kan förekomma för en orderbekräftelse är: Avvaktar godkännande den aktuella bekräftelsen Inaktuell gammal bekräftelse Ogiltig leverantören har skickat in en orderbekräftelse på ett format som inte stöds av systemet Info ett meddelande från leverantören om att de tagit emot ordern och jobbar med orderbekräftelsen, detta är alltså ingen orderbekräftelse och den kan därför inte visas. De olika typerna av orderbekräftelser som kan förekomma är: Order bekräftad utan ändringar leverantör kan leverera allt enligt ordern Order bekräftad med ändringar leverantörer kan leverera men med avvikelser från ordern Hela ordern nekad leverantören kan inte leverera något från ordern Order bekräftad manuellt leverantören har inte lyckats att skicka en riktig orderbekräftelse och köparen har därför själv skapat en accepterad orderbekräftelse för att kunna leveranskvittera mot ordern Order mottagen av leverantör visas tillsammans med statusen Info ovan 4.8 Hantera orderbekräftelse För att titta på en orderbekräftelse eller godkänna en aktuell orderbekräftelse markerar beställaren den i tabellen och klickar på knappen Hantera. 35

Här presenteras ordern tillsammans med orderbekräftelsen. Om orderbekräftelsen innehåller avvikelser visas de genom överstrukna artikelrader. När orderbekräftelsen godkänns uppdateras ordern och de artiklar som visas med fet stil i tabellen indikerar vad som kommer att levereras. Orderbekräftelsens avvikelser markeras med ett högerjusterat artikelnummer. Ursprungsorderns artiklar är markerade i kursiv stil överstrukna samt med ett radnummer längst till vänster i tabellen. 36

De olika typer av rader i orderbekräftelsen som kan förekomma är: Levereras ej produktraden kommer ej att levereras. Om leverantören har skickat med en kommentar till orderbekräftelsen visas den under tabellen. Orderbekräftelsen godkänns genom att användaren trycker på knappen Godkänn. Denna godkännelse skickas inte tillbaka till leverantören! Den är enbart information till beställaren om vad som kommer/inte kommer att levereras och vad som beställaren i så fall får komplettera med i en ny order. Eventuella beställningar gjorda per telefon, mejl, fax eller via försäljare på plats kommer aldrig att redovisas i Winst. 4.9 Hantera en orderbekräftelse som har fastnat Knappen Manuell är till för användaren och bör endast användas då det är viktigt att fortsätta orderflödet. Så länge en order har status Avvaktar orderbekräftelse är det inte möjligt att leveranskvittera ordern. Om en leverantör av någon anledning skulle misslyckas med att skicka en orderbekräftelse till systemet och varorna levereras kan därför användaren använda knappen Manuell för att skapa en manuellt godkänd orderbekräftelse för att på så sätt möjliggöra leveranskvittens. 4.10 Order uppdateras När en orderbekräftelse godkänns uppdateras ursprungsordern med det som enligt bekräftelsen kan levereras. När en orderbekräftelse har godkänts är det möjligt att leveranskvittera mot ordern. 37

4.11 Leveranskvittens Som beställare i Winst är du ansvarig för att ta emot levererade varor samt att kvittera dessa i Winst under knappen leveranskvittens. Leveranskvittens måste ske snarast möjligt efter att varorna har levererats. Leveranskvittens når Du genom att fliken Inköp välja Leveranskvittens. Du ska alltid leveranskvittera direkt då en vara har levererats. Leveranskvittera Din order genom att: Söka inköpsorder genom att ange hela eller del av ordernumret i sökfönstret, markera rätt order och tryck på knappen Ny kvittens. Kvittera det antal produkter som har kommit genom att fylla i rutan till höger. Om Du vill kan du skriva kommentarer (t ex till fakturaavdelningen) genom att klicka på knappen Kommentarer (frivilligt). Klicka sedan på knappen OK. 38

En order kan ha följande status avseende leveranskvittensen: Ej kvitterad leveranskvittensen är inte utförd Delvis kvitterad delar av ordern är leveranskvitterad (ordern ligger fortfarande öppen) Kvitterad hela ordern är kvitterad eller överkvitterad Ofullständigt slutkvitterad användaren har avslutat en delvis kvitterad order eller en order i status ej kvitterad för att indikera för att inga fler leveranser förväntas komma. Avvaktar orderbekräftelse Denna status visas bara då en orderbekräftelse förväntas för denna order. Avvaktar godkännande av orderbekräftelse Det finns en orderbekräftelse för denna order som inte blivit godkänd. För att det ska gå att leveranskvittera mot en order som är aktiv för orderbekräftelser måste en orderbekräftelse godkännas. Om en produkt som är beställd inte levereras ex. på grund av att varan är slut på lagret, ska Du kvittera de produkter som har kommit precis som vanligt och trycka på knappen OK. Sedan ska Du trycka på knappen Avsluta, för att visa för systemet att denna order ska stängas trots att alla beställda produkter inte har levererats. Ordern får då status ofullständigt slutkvitterad. Ta för vana att här alltid lämna en kommentar till att ordern är ofullständigt slutkvitterad. Om ingen produkt kommer att levereras av de beställda artiklarna väljer du rätt order i din lista, markerar den och väljer Avsluta. Ordern får då status ofullständigt slutkvitterad. Ange i kommentars rutan att ordern är makulerad. 39

Leveranskvittens bör göras av den som gjort beställningen men kan göras av varumottagaren om detta inte är samma person. Denna person skall då ha rollen Extra leveranskvitterare. 40

5 LATHUND 5.1 Administration av grupper och användare. Välj Administration, Grupper. Här finns alla tillgängliga/upplagda grupper. Huvudgrupper och undergrupper. För att lägga upp en ny grupp tryck på ny grupp. Under varje grupp finns det användare med olika roller ex. beställare. För att ändra en användare, markera användaren och tryck på ändra. För att lägga upp en ny användare, tryck på ny användare. Här kan du även ändra lösenord, delegera mm. 41

5.2 Adresser Under fliken Adresser läggs alla leveransadresser och fakturaadresser upp. Du kan sortera på grupp för att se vilka adresser som finns tillgängliga. Alla adresser för förvaltningar och bolag i Göteborgs Stad läggs upp av Upphandlingsbolaget. GLN är en 13 siffrig kod för adressen, denna kod sätts alltid upp av Upphandlingsbolaget (för Göteborgs Stad) som har kodlistan. Varje förvaltning/bolag fyller i en excelfil med sina leveransadresser samt fakturaadresser och skickar listan till Upphandlingsbolaget. 42

När Upphandlingsbolaget har lagt upp adresser och kodat dessa skickas ett meddelande till administratören som därefter kan koppla ihop användare/beställare med adresserna. 5.3 Administration av leverantörsavtal. Under administration, Leverantörsavtal ser du vilka leverantörer/avtal som finns inlagda i Winst samt till vilka grupper och användare kopplingar finns. 5.4 Avtalsträdet Under fliken avtal finns alla ramavtal som finns under UHB. På vänster sida finns avtalsträdet i bokstavsordning. I sökrutan söker du avtalsområde, fritextsökning. 43

Om du markerar ett avtalsområde i trädet visas resultatet, vilka avtal/leverantörer som finns inom området på höger sida. När du markerar ett avtal visas produkterna tillhörande avtalet/leverantören i rutan nederst till höger. OBS! Visas om det finns kataloger/formulär inlagda. I annat fall finns uppgifterna bland bilagorna på avtalet. 44

5.5 Leverantörsinformation Om du trycker på i- symbolen bakom leverantören kommer en informationsruta om avtalet/leverantören upp. 5.6 Bilagor Bilagor till avtalet finns under knappen Bilagor till avtal, markera en fil och tryck på Visa för att öppna bilagan. 45

Bilagor till ett avtalsområde finns under knappen Bilagor till avtalsområde, markera en fil och tryck på Visa för att öppna bilagan. 5.7 Skicka kommentar till avtalsansvarig Du kan skicka kommentar om avtalet direkt till avtalsansvarig på Upphandlingsbolaget genom att fylla i namn, e-post och därefter skriva din kommentar i fältet. Mejl går då till avtalsansvarig som kan återkoppla till dig samt ta upp kommentar med leverantör 46

5.8 Produktsökning I sökfältet under produkter kan du med fritext söka fram produkter, resultatet kommer i rutan under. Sökning ska ske i singular (penna inte pennor) OBS! Klickrutan tumme upp är ifylld från start, för att se eventuellt övrigt sortiment måste denna ruta bockas ur. Om du vill söka upp en produkt utan att veta leverantör bockar du i sök bland alla innan du klickar på sök. 47

5.9 Produktinformation När du klickar på i-symbolen på produkten får du upp information om produkten. Om det finns produktblad kopplade till denna finns dessa under knappen Produktblad. 5.10 Avancerad sökning Bakom länken Avancerad sökning kan du söka fram en viss märkning på produktnivå, söka fram produkter och jämföra dessa med varandra. Eventuella märkningar markeras med ett grönt löv bakom produktnamnet. 48

5.11 Miljömärkning Vid sökning av produkter eller tjänster kan du välja att bara söka fram de miljömärkta produkterna/tjänsterna genom att bocka i rutan med det gröna lövet och sedan trycka på sök. I listan Miljömärkning kan du välja fram vilken märkning du vill sortera på, antingen i hela katalogen eller per produktområde i rutan till höger. Detta gäller under förutsättning att leverantörerna har kodat sina produkter i katalogerna. 49

Du söker produkterna du vill ha fram genom att skriva i sökord i rutan, samt trycka på sök. 5.12 Jämföra produkter När du markerar ett antal produkter i listan och klickar på jämför får du resultatet på en egen sida, produkterna brevid varandra. 50

Resultat av jämförelse 5.13 Beställning För att beställa varor väljer du fliken Inköp. När du trycker på + i kolumnen Beställ läggs produkterna i en varukorg längst ner på sidan. Varukorgen kan visas eller döljas. Alla funktioner i övrigt överensstämmer med de som finns under Avtalssök. 51

1. Sök fram avtalsområdet 2. Klicka på nyckelsymbolen för att se beställarinstruktionen för hur du ska beställa från just detta område. Här finns beskrivet om avtalsområdet är rangordnat eller ej, om du ska göra en förnyad konkurrensutsättning eller på vilket annat sätt du ska beställa på avtalet. Beställarinstruktionen är den samma inom ett avtalsområde men olika mellan de olika avtalsområdena. 3. Sök fram de produkter du vill beställa. 52

Beställ genom att trycka på + tecknet, öka antal genom att trycka flera gånger, minska genom att trycka på tecknet. Du kan även skriva i antalet själv under Antal. Du kan dock bara beställa i den förbestämda enhetsmängden. 4. Nästa steg i beställningen Steg 2 Kontering och leverans. Här kan du namnge beställningen, välja leveransadress och fakturaadress, välja leveransdatum (där leverantören kräver det), lämna kommentarer till leverantören samt lämna kommentar till godkännaren. Glöm inte att skriva mottagarkoden i fältet under leveransadressen i de fall du är kopplad till flera mottagarkoder. Du kan om du vill spara din beställning för att arbeta vidare med den senare eller spara den som mall. 53

Om du vill spara en beställning som allmän mall måste du koppla mallen till de grupper eller användare som ska ha tillgång till mallen. Detta görs på samma sätt som när du kopplar roller, adresser mm. till grupp/användare. Görs av lokaladministratören. När du vill använda en mall som underlag till en beställning väljer du fliken Beställningsmallar under Inköp Skapa beställning 54

Välj den mall du vill använda och tryck på + Tryck sedan på fortsätt Här kan du ändra, lägga till, ta bort mm innan du skickar iväg ordern. 5.14 Orderbekräftelse Orderbekräftelsen är ett kvitto på vad leverantören kommer att leverera utifrån en given order. (Gäller framförallt Livsmedelsleverantörerna såsom ex. Servera.) Du 55

måste godkänna en orderbekräftelse, om sådan finns, för att kunna leveranskvittera ordern. 5.15 Leveranskvittens Leveranskvittens når Du genom att under fliken Inköp välja Leveranskvittens. Du ska alltid leveranskvittera direkt då en vara har levererats. 56

Lycka till med administration och beställningar i Winst! Behöver du hjälp eller har frågor kan du kontakta Upphandlingsbolagets Servicegrupp: Telefonnummer: 031-334 37 00 E-post: avtal@uhb.goteborg.se 57