Rapporter I SAP Rapport- och ekonomimodulen Uppdaterat maj 2012

2011 Rapporter I SAP Rapport- och ekonomimodulen Uppdaterat maj 2012 Marika Häggman, Anna Fredriksson Åbo Akademi 4/29/2011 i

Innehållsförteckning 1 Rapportmodulen... 1 1.1 Allmänt... 1 1.1.1 Att hämta en rapport och bearbeta den... 1 1.1.2 Grafik... 8 1.1.3 Övriga tips... 10 1.2 Övriga ekonomirapporter... 13 1.2.1 Uppföljning av interna order... 13 1.2.2 Resultatenhetsrapporten... 13 1.3 Projektrapporter... 14 1.3.1 Resultaträkning projektvis... 17 1.3.2 Projektuppföljning... 17 1.3.3 Finansiärrapport (FA)... 19 1.3.4 Uppföljning av projektplan... 20 1.4 HR Löner på personnivå finansiärrapport... 23 1.5 Budgetrapporter... 25 1.5.1 Budgetuppföljning... 25 1.5.2 Operativ resultaträkning... 25 1.6 Rapporterna på ÅA:s egna mellanblad... 26 2 Rapporter i ekonomimodulen... 28 2.1 Allmänt... 29 2.2 Nyttiga rapporter i ekonomimodulen... 31 2.2.1 Projektrapport: s_alr_87013542... 31 i

1 Rapportmodulen 1.1 Allmänt Rapporterna i rapportmodulen uppdateras med en nattköring. Detta innebär att rapportmodulen som bäst visar gårdagens info. Detta gäller samtliga rapporter med undantag för HR rapporten som uppdateras efter att lönekvarnen körts. Rättigheter till rapporterna ges gruppvis: övriga ekonomirapporter, projektrapporter, HR och budgetrapporter. För att få rättigheter till rapporterna ska ni kontakta Marika Häggman (marhaggm@abo.fi, (02) 215 4120). 1.1.1 Att hämta en rapport och bearbeta den Starta rapporthämtning (I detta exempel används resultatenhetsrapporten genomgående men teknist sett fungerar de alla lika) Period: Tiden för vilken du vill ta ut rapporten, kan skrivas in manuellt eller så kan man pricka in den om man väljer rutan till höger. Spara som: Om du vill kan du spara en standardvy, t.ex. ÅA totalt 2010, det sparade urvalet kan du sedan plocka fram från tillgängliga varianter. Controllingenhet: Alltid 2800 = Åbo Akademi Företag: Alltid 2800 = Åbo Akademi Resultatenhet: Vid val av flera separeras de med semikolon(;), eller så väljer man dem med rutan till höger. Vill man välja samtliga enheter man har rättigheter till kan man skriva 000028*. Kontrollera: Detta kan man trycka på för att se att man gjort rätt val. Ex. Om du skriver in 284110 för resultatenhet så står det efter att du tryckt kontrollera Centret för livslångt lärande i blåa rutan längst till höger. 1

Val av resultatenhet/ -er Visa verktyg= välj om du vill välja enskilda enheter eller ett intervall med enheter. Select all= alla enheter som är listade väljs med. Tratten= Fungerar som en sökrad, om du t.ex. söker en enhet på område 3 kan du skriva in 283* i nyckel kolumnen eller om du söker Bioteknikcentrum kan du söka med biotek* i text kolumnen. Resultatenhet= Om du känner till numret på resultatenheten kan du skriva in det direkt här. Lägg till /Ta bort = flyttar på enheter till ochfråm urvalet. 2

Variabler och filtrering Exempel Resultatenhetsrapport Nyckeltal = Information om vilka konton (FI/CO) samt tidsperiodens utfall Resultatenhet = ÅA:s resultatenheter Huvudbokskonto = De externa riktiga kontona, jämför kostnadsslag. Bokningsdatum = Datumet för bokningen av verifikatet Controllingenhet = Alltid 2800 (ÅA) CO-radtext = meddelandetexten på en bokning på ett kostnadsslag. T.ex. fastighetskostnader CLL mars. Dokumentnummer CO = Verifikatnummer för kostnadsslag Dokumentnummer HB = Verifikatnummer på huvudbokskonto Dokumenttyp = Berättar vilken sorts dokument det handlar om t.ex. 40= Rondo fakturor, 14 Rondo memorialer Företag = Alltid 2800 (ÅA) Kostnadsställe = ÅA:s kostnadsställen Momskod = Olika momskoder används vid inköp och försäljning, lista på momskoder finns. Order = Intern order Positionstext = meddelandetexten på en bokning på huvudbokskonto. T.ex. en fakturas meddelande Projektelement = Olika nivåer av element i projektet Räkenskapsår / period = Gör att rapporten visar månadsanpassad information Samtliga variabler som finns längst till vänster i rapporten går att filtrera utöver att de kan sättas in i rapporten med drag and drop funktionen. För att närmare få information om vad variablerna handlar om kan du gå till filter, välj en variabel och välj bearbeta, då kommer en lista fram med allt som du kan definiera. 3

Export till Excel = Tabellen öppnar sig i Excel. Utskriftsversion = öppnar rapporten i PDF. NB! Det du kan filtrera här är de samma variablerna som finns till vänster om rapporten. Rullgardinsvyerna har alternativen bearbeta och återställ. Stäng = Stänger filtervyn, inte hela rapporten Variabelbild = Med denna funktion kan du gå in och ändra det ursprungliga urvalet. T.ex. tidsperioden du valt eller resultatenheten/enheterna. Med sänd knappen kan du skicka rapporter som epostmeddelanden, du kan välja mellan excel format, pdf format, HTML eller att skicka en länk till rapporten. 4

Först ska man välja i vilket format man vill skicka rapporten. Följande steg är välja till vilka e-post adresser meddelandet ska skickas, man kan även skriva ett vanligt e-post meddelande. 5

Att inkludera och exkludera variabler samt intervall Exempel: Huvudbokskonto -> bearbeta: -Alternativ: enskilda värden eller värdeintervall. Bilden ovan fungerar likadant som då man väljer det ursprungliga urvalet. I första operator menyn kan man välja att inkludera eller exkludera ett intervall. 6

Andra operatormenyn: Här kan du välja om du vill se på ett intervall mellan två konton, om du vill se på alla konton som är större än ett visst konto, alla som är mindre än eller lika med eller större än /mindre än. I bilden ovan är intervallen 921000-921999, 100000-199999 samt 200000-299999 exkluderade vilket markeras av det röda förtecknet. Exkluderingsintervallet kommer också till nytta t.ex. då man vill få fram en rapport om resultatenheten men exkludera samtliga projekt. Detta går till så att man väljer projektdefinition -> bearbeta: -skriv in 28* i trattraden så du får samtliga ÅA:s projekt, välj select all och lägg till. Välj åter select all och tryck på röda kuben. Då får alla projekt ett rött förtecken: Sen trycker man bara på Ok. Vid val av t.ex. projektdefinition så kommer alltid ÅA:s projekt sist. Ikonen är en inställningsikon bakom vilken man t.ex. kan välja att projekten ska sorteras i fallande ordning i stället (då kommer ÅA som första). 7

Ett annat alternativ är att i visa vy välja sök istället för alla -> välj nyckel i projektdefinition istället för text och skriv 28* och tryck på sök. På detta sätt får du fram alla ÅA projekt. 1.1.2 Grafik Samtliga rapporter går att få ut som grafik och inte endast som tabeller. Välj grafik under visa som. För att redigera grafiken trycker man på inställningar uppe i högra hörnet (brevid filter) Här kan man välja om man vill ha stapel diagram, histogram, cirkeldiagram och mycket mera. 8

De olika diagramalternativen hittas under diagramkategori. Genom att byta flik till Tabell fliken kan man också göra vissa inställningar för tabellerna. 9

1.1.3 Övriga tips I stället för att klicka filtrera eller export till Excel osv kan man också högerklicka på rapporten. Högerklicka på t.ex. konto 301100 tryck filter och ange filtervärde -> Du filtrerar fram endast kontot i fråga Välj filtervärde -> du får fram rutan där du kan välja vilka konton du vill filtrera fram. Variabelbild -> Du kan ändra det ursprungliga urvalet Filtrering och drill-down efter -> Filtrerar fram det konto du valt t.ex. 301100 Affärsverksamhet, och sorterar enligt den variabel du väljer: bokningsdatum, kostnadsställe osv. Ändra drill-down -> Expandera till = som att dra upp variabeln till raden eller kolumnen. -> Byt ut huvudbokskonto mot = Välj något annat på rader. -> Ta bort detaljinfo = plockar bort variabeln -> Växla axel = byter variabeln från kolumn till rad eller tvärtom. Fördela och exportera -> för över till Excel (csv ) eller PDF. 10

Sortera positionstext/huvudbokskonto/momsko d -> Med denna funktion kan du välja den variabel du vill och sortera den i alfabetisk / storleksordning antingen stigande eller fallande. Du kan alltid ångra en filtrering. Detta genom att högerklicka ->tillbaka -> Ett navigeringssteg tillbaka. Om du vill helt tillbaka till det grundurval du hade då du hämtade rapportenska du kicka på Tillbaka till start. Tips för rapporter med större helheter av konton Många av rapporterna i rapportmodulen har rader som byggt upp av flera komponenter, t.ex. flera huvudbokskonton. För att få en redigare rapport (så att man inte behöver plocka fram samtliga HBkonton) kan man enskilt för varje rad öppna de konton med utfall som hör till raden ifråga. Exempel Budgetuppföljningsrapporten Högerklicka på rader, välj egenskaper och sedan axel. Klicka sedan på fliken Undertr. Av nollor I rutan som hoppar upp kruxa för Utför hierarkisk visning av axel... 11

Välj sedan: Aktiv: Ta bort rad om summan = 0 Tryck OK Dra upp Huvudbokskonto från de valfria kriterierna till rader. Alla rader får nu en trekant framför sig. Genom att trycka på trekanten på en viss rad får du fram de huvudbokskonton med utfall som hör till raden samt deras utfall/budget etc (det som finns i kolumnerna) Detta fungerar med också med t.ex. resultatenhet: 12

1.2 Övriga ekonomirapporter 1.2.1 Uppföljning av interna order Med rapporten uppföljning av interna order kan du följa upp de interna ordrarna och också avläsa planen för dem. Rapporten visar även avvikelsen från planen både i och i %. I rapporten kan man filtrera och ta fram följande variabler: Nyckeltal= Utfall, Plan, Avvikelse och avvikelse %. Intern order= vilken order, en orderintervall etc. Kostnadsslag= CO konto Controllingenhet Alltid 2800 (Åbo Akademi) Företag Inter ordertyp = alltid 2806 (riktig och inte statistisk) Kostnadsställe= vilket kostnadsställe den intern ordern är förknippad med Resultatenhet= Vilken resultatenhet ordern är förknippad med Räkenskapsår/period= månadsvy 1.2.2 Resultatenhetsrapporten Resultatenhetsrapporten är en mycket flexibel rapport och det mesta går att filtrera fram från den. Rapporten läser verifikaten direkt (jmf projektuppföljningsrapporten som läser elementen). Som standard har alla balanskonton (100000-200000) samt alla avräkningskonton (92*) exkluderats ur 13

urvalet. Dessa fås fram genom välja filter -> huvudbokskonto -> bearbeta. Märkväl att exkludering av konton går före inkludering av konto: I exemplet brevid skulle kontot leverantösskulder inte synas på rapporten om man tryckte OK i detta skede. För att kunna se kontot i fråga i rapporten måste man välja bort det exkluderat intervallet (2*). Antingen med att måla rutan och välja ta bort eller måla raden och trycka på den gröna fyrkanten. Resultatenhetsrapporten läser i första hand huvudboks (HB) verifikat men för de interna transaktionernas del (övervältringar, ak-tillägg osv) så läser rapporten CO-verifikat. Resultatenhetsrapporten visar saldo per konto. Det går dock att få fram information ända ner till verifikatnivå vilket gör rapporten mycket användbar. Rapporten har två kolumner, dels en kolumn för det tidsintervall man valt och dessutom en annan kolumn som visar jämförelsetal från året före under samma period. 1.2.3 Inventeringslista Controllingenhet=2800 Deaktiveringsdatum (från) = Datum tom när utrangeringar ska beaktas Tidsberoende datum= Tom vilket datum anskaffningar ska beaktas 14

Anskaffningsvärde = Inköpspris, utgör grunden för avskrivningens belopp Anskaffningsvärde NSL = Om avskrivningar görs enligt max NSL (överavskrivningar) Anskaffningsvärde (inv. Stöd) Ifall ÅA fått ett investeringsstöd för att skaffa en anläggning Bokf restvärde= Det värdet som återstår att avskriva i bokföringen Bokf restvärde (NSL) = Det värdet som återstår att avskriva åt skatteverket Bokf restvärde (inv stöd)= Hur stor andel av investeringsstödet som ännu är oavskrivet Totalt restvärde= Anläggningens värde idag. Fria kriterier: Nyckeltal (se ovan) Anläggningsklass: bilar, AV maskiner, IT apparatur etc.. Aktiverad den= När man tagit tillgången ibruk och börjat avskriva på den. Anläggningsgrupp = Undergrupp till klasser (mera specificerat) Anläggning= specifik anläggning Ansvaigt kostnadsställe= Berättar om placeringen Avskrivning= 001/# Avskrivningsområde=? Fordons reg. Nr Funktionsområde= används ej Intern order Inventarienr. Kostnadsställe= det kst ställe varifrån ostnaden går / har gått Kvantitet = Ifall samma AR nr har flera saker, t.ex. 25 stolar Lokal= i vilket hus anläggningen hittas Mängdenhet= stycken Period = månad Projektelement = vilket element som bekostat anläggningen Serienummer Underordnat nummer = om sådant finns Ytterligare text 15

1.2.4 Avskrivningsrapport Period = t.ex. 001.2012-005.2012 Tidberoende datum = tom vilket datum utrangeringar ska beaktas Nyckeltalen (kolumnerna) Bokad avskrivning (plan) = Bokade planmässiga avskrivningar Bokad avskrivning (NSL) = Bokade över-/underavskrivningar Bokad avskrivning (inv. Stöd) = Bokade avskrivningar av investeringsstöd Planerad avskrivning (plan 2012= Hela årets planmässiga avskrivningar Planerad avskrivning (nsl) 2012 = Hela årets planerade över-/underavskrivningar Planerad avskrivning (inv. Stöd) 2012 = Hela årets planerade avskrivn av invest. Stöd Avskrivningsdifferens Fria kriterier Nyckeltal= se ovan Anläggningsklass= kategori av anläggning, bilar, It, AV etc.. Aktiveringsdatum= ibruktagningsdatum Anläggning= specifik grunka Ansvarigt kostnadsställe = berättar om användning/placering Avskrivning = 001/002 Period = månad 16

1.3 Projektrapporter 1.3.1 Resultaträkning projektvis Nyckeltal= Struktur= Gruppering av konton. Se rapportens kontokarta för specifikationer. Forskningsgrupp= används ej Företag =2800 Kostnadsslag = CO konto Projektdefinition Projektelement Projekttyp= Resultatenhet Räkenskapsår/period = månader 1.3.2 Projektuppföljning Nyckeltal= Utfall (för den valda tidsperioden), Plan (för den valda tidsperioden), Utfall från projektets början, Plan från projektets början. Projektdefinition Projektelement Kostnadsslag = CO konto 0WBS_ELEMT_StATUSS= projektets status (fritt, Tekniskt avslutat, avslutat etc..) Controllingenhet = 2800 Delprojekt = ÅA använder inte Finansieringsprogram = T.ex. vilket EU fin program (läses från project builder) Forskningsgrupp = Inte i användning Företag= 2800 Kostnadsställe= Projektets ansvariga kostnadsställe (dit proj AK-tillägg förs) Material=Faktureringens materialkod Resultatenhet Räkenskapsperiod Sponsor= Projektets finansiär (finns inmatat i project builder, historisk info) 17

Den plan som rapporten läser är de planer som satts in i SAP ECC med transaktionskod CJR 2, märkväl att rapporten endast läser planer som gjorts i version 1. 18

1.3.3 Finansiärrapport (FA) Finansiärrapporten avviker från övriga projektrapporter i att den visar moms i projektet per kostnadsslag. Därför är rapporten användbar för rapportering utan moms (gäller alla projekt, inte enbart FA-projekt). Genom att i Kolumner välja variablerna nyckeltal och kostnadsslag får man fram en lättöverskådlig rapport som visar moms per kostnadsslag. Genom att på Rader välja variabeln projektelement kan man enkelt välja önskat projekt. Momsbeloppet syns påprojektets kosntadselement. Finansiärrapporten är också användbar för att få en överblick över projektets alla kostnader, kostnaderna ser man även per kostnadsslag. Genom att filtrera fram projektets intäktselement kan man även se finansiärens finansieringsandel och den eventuella fördelningen av avräknade kostnader till egenfinansieringselementet resp. finansiärelementet. 19

Kostnad som fördelats enligt den angivna procenten. Finansiärens andel av kostnaderna. 1.3.4 Uppföljning av projektplan Rapporten uppföljning av projektplan är ett verktyg för med vilket man lättare kan följa upp hur projektet ligger i förhållande till dess budget. Rapporten hittas under rapporter mellanbladet i Certiaportalen. Det är den sista rapporten under mellanrubriken Projektrapporter. 20

Vid urvalet kan man definiera resultatenhet, projektdefinition och projektelement. Fyller man inte i någonting alls så kommer alla de resultatenheter och de projekt man har rättigheter till med i urvalet. Kolumnerna i projektrapporten är följande: Utfall xxx.201x-xxx.201x. Visar projektets utfall för den valda tidsperioden Plan xxx.201x-xxx.201x. Visar planen (gjord med CJR2, version 1) för projektet för den angivna tidsperioden. Utfall-plan (diff): Visar skillnaden mellan utfallet och planen. Kalkylen är utfall minus plan. Med andra ord visar kolumnen vad som är oanvänt under den valda tidsperioden. Utfall från projektets början xx.201x. Visar utfallet från den dag projektet började t.o.m. sista månaden av det urval man gjort. Plan från projektets början xx.201x. Visar planen från projektets början t.o.m. sista månaden i det valda urvalet. (Förutsatt att det gjorts en plan för tidigare år.) Totalplan för projektet. Visar hela projektets plan, från startdatum till slutdatum. (Förutsatt att de satts in). Variblerna/kriterierna i rapporten är följande: Nyckeltal: De kolumner som gicks igenom ovan Struktur: Sammanslagningar av diverse konton till större helheter. (Se kontoplanen för rapporten för mera detaljer. Ansvarig: Numret på den ansvariga/projektledaren. Controllingenhet: 2800 Forskargrupp: denna variabel används inte på ÅA Företag: 2800 Kostnadsslag. Kostnadsställe Projektdefinition 21

Projektelement Resultatenhet Räkenskapsår/period Med tanke på projektplaneringen är denna rapport mycket användbar eftersom det inte har en väsentlig skillnad huruvida du budgeterat resekostnader på kontot km-ersättning, resetjänster eller vad som helst annat för resekostnadskonto för allt syns ändå på en och samma rad. För att få veta vilket konto du kan budgetera för se närmare kontokartan för rapporten som visar vilka konton som hör till vilken rad. Kontokartorna för rapporterna hittas på https://www.abo.fi/personal/ekonomimanualer 22

1.4 HR Löner på personnivå finansiärrapport HR-rapporten används för att kontrollera att en anställds lön fördelats rätt till projekt, intern order eller kostnadsställe. HR-rapporten kan också användas till att kontrollera den totala lönekostnaden för ett visst projekt, intern order eller ett kostnadsställe under en vald period. Rapporten fungerar enligt samma principer som övriga rapporter i SAP-portalen. Lönekostnadsfördelningen per anställd För att se en anställds lönefördelning under en viss period kan följande uppgifter filtreras fram: I kolumner: Nyckeltal, Kal.år/månad, samt för att se för vilken period den allokerade lönekostnaden gäller kan man välja in förtjänstperiod I rader: Kostnadsställe, projektelement/order, person, huvudbokskonto Med dessa kriterier kommer man att få fram en rapport som visar exakt hur en persons lönekostnader bokats under en viss period; rapporten visar de projekt från vilka personen fått lön och kostnadsstället därifrån lönen ursprungligen utbetalats samt krediterats till, till följd av allokeringar till projekt. Om den anställda har direkt lön går lönen från ett 40-konto. OBS! Börja med att filtrera fram en person, om man filtrerar fram projekt syns inte kostnadsställesallokeringar och vice versa. Projektelement: Kostnadsställe: Kontonummer Allokerad lönekostnad till projekt 23

Total lönekostnad för kst.st. Lönekostnad krediterad till kst.st. För att se för vilken period allokeringen gäller kan man även filtrera fram förtjänstperiod; i exemplet intill har löner för augusti-november 2010 korrigerats/allokerats i februari 2011. Löner per projekt/kostnadsställe För att kontrollera hur stora lönekostnader ett projekt haft kan man använda samma variabler som i exemplet ovan. Filtrera fram önskat projekt genom att välja önskat projekt (återställ personer vid behov). Rapporten visar nu namnet på alla anställda vars lönekostnader bokats till projektet och det belopp som allokerats till projektet per person och totalt. Här ser man också förtjänstperioden. För kostnadsställesuppgifter filtrerar man fram kostnadsstället istället för projektnummer. NB! Om en lön korrigerats med memorial syns detta INTE i HR-rapporten eftersom rapporten inte kan läsa den infon! 24

1.5 Budgetrapporter 1.5.1 Budgetuppföljning Budgetppföljningsrapporten har fem standard nyckeltal i kolumnerna: -Utfallet för den tidsperiod man valt -Budgeten för den tidsperioden man valt -Budgeten för hela året -Prognos för året, prognosen räknas ut så att utfallet för den tid man valt adderas med budgeten för de återstående månaderna. Budgeten för en månad är året/12 -Utfallet för året innan det valda året I raderna syns olika huvudrubriker för konton. För att få fram vilka konton som finns under rubrikerna kan man t.ex. dra huvudbokskonto under struktur i raderna. I budgetrapporten kan man inte borra ner sig ända till verifikatnivån. 1.5.2 Operativ resultaträkning Nyckeltalen i kolumnerna i den operativa resultaträkningen är Utfall för den valda tidsperioden Budgeten för tidsperioden Skillnaden mellan budget och utfall Procentuell skillnad Utfall för motsvarande period året före. 25

1.6 Rapporterna på ÅA:s egna mellanblad Rapporterna på ÅA:s egna mellanblad är inte konstruerade av Atos utan av ekonomibyrån. Om du har idéer eller behov för ytterligare rapporter kontakta Marika Häggman. ÅA:s egna rapporter hittar du här: De egna rapporterna är indelade i samma grupper som rapporterna som är gemensamma för samtliga Certia-universitet dvs HR, övriga ekonomirapporter, projektrapporter och budgetrapporter. Användarrättigheterna ges också ut för en grupp, aldrig för en enskild rapport. 1.6.1 Projektledarrapport Projektledarrapporten är uppbyggd i samarbete med vissa projektledare och dess gruppering av konton till större helheter avviker aningen från de bokföringsmässiga kontogrupperingarna. Se kontokartan för rapporten på ekonomins nätsidor. 26

Rapporten har samma kolumner/nyckeltal som rapporten Uppföljning av projektplan Raderna är dock annorlunda uppbyggda. Egenfinansieringen stämmer alltid först när avräkningskörningarna är gjorda för en viss månad och den stängts i bokföringen! Lönekostnaderna är uppdelade i Allokerade (97*) löner och direkte (4*) löner Material och tillbehör är uppdelade i interna (9*) och externa (4*), liksom övriga kostnader Bland resekostnader hittas konferensavgifter samt resestipendier. (detta avviker bl.a. från budgetuppföljningsrapporten för resultatenhetens del). 27

Fria kriterier Ansvarig= proj ledaren Kostnadsslag= bokf konto Projektstatus=öppet proj eller avsl Räkenskapsperiod/år =uppföljn på månadsbasis I denna rapport finns en hel del variabler som inte är i användning inom ÅA (t.ex. Forskargrupp (Pre) men om de någon gång tas i bruk så finns de i så fall färdigt här. Positionstexten och CO-radtexten fungerar inte i denna rapport för att den läser kostnadsslag och Atos bör göra vissa åtgärder för att denna information ska komma till rapporten.. 28

2 Rapporter i ekonomimodulen 2.1 Allmänt Även i ekonomirapporter finns flera användbara rapporter. Dessa fungerar alla teknist på ett likadant sätt. T.ex. trycker man på för att köra en rapport. Då man hämtar en rapport, t.ex. s_alr_87013542 finns det olika sätt att filtrera urvalet. Med ikonen kan man välja att inkludera eller exkludera något, man kan också välja alla projekt som är större än eller mindre än. Med ikonen kan man sedan filtrera fram enligt särskilda uppgifter om t.ex. projektet eller projektelementet. T.ex. kan man sortera fram de projekt som har funktionsområde 11. För att göra detta måste man veta var detta specificeras, det får man fram från project buildern (cj20n). Funktionsområdet för ett projekt hittas exempelvis i basdata fliken på projektdefinitionsnivå. 29

Med ikonen kan man välja eller utesluta enskilda värden i urvalet. Med flikarna kan man välja om man vill välja enskilda värden eller ett eller flera intervall eller om man vill utesluta enskilda värden eller intervaller från urvalet. 30

2.2 Nyttiga rapporter i ekonomimodulen 2.2.1 Projektrapport: s_alr_87013542 Välj profil Z00000000001 Denna rapport är mycket nyttig och man kan följa upp så väl projekt som interna order med den. Om man vill ta ut en rapport med såväl planen som utfallet bör man fylla i planeringsversion 1, i och med att planerna görs version ett och inte noll. Ifall man önska ta ut en rapport för samtliga projekt för ett visst ämne (kostnadsställe). Ska man trycka på ikonen och där välja Org.enheter proj.elem. varefter man väljer ansvarigt kst. Sedan 31

fyller man i kostnadsstället ifråga och väljer intervallet 28000000 till 28999999 för projekten så får man samtliga projekt för det kostnadsstället på samma rapport. På samma sätt kan man ta fram samtliga interna order för ett kostnadsställe. Då väljer man bara Org.enh. nätverk i stället för Org.enheter proj.elem. och så väljer man 28000000 till 28999999 på raden Nätverk/order. 32