2007-02-28 1(2) Förvärvsprocessen vid Linköpings universitetsbibliotek (p 1-4 utdrag ur rapporter 2005-12-02, 2006-02-17) 1. Bakgrund Vid Horizon UK användargrupps årliga konferens 2004 informerades om version 8.0 med planerad lansering hösten 2005. Versionen innebär en stor förändring framför allt för förvärvsdelen (ACQ). Ledningsgruppen utsåg i januari 2005 en arbetsgrupp bestående av 7 personer som representerade våra olika avdelningar och yrkeskategorier med uppdrag att förutsättningslöst diskutera förvärvsprocessen inom LiUB och hur vi i framtiden vill använda det lokala förvärvssystemet. Version 8.0 kunde tidigast bli aktuell under senare delen av 2006 för LiUB. Detta innebar möjlighet att utvärdera dagens arbetssätt och skissa på önskvärda förändringsförslag. 2. Tillvägagångssätt Information om version 8.0 av Horizon var mycket knapphändig varför gruppen inledningsvis beslutade kartlägga flödet i nuvarande förvärvsprocess för att se vilka förändringar som kunde göras på kort sikt. När införandet av version 8.0 försenades beslutade arbetsgruppen att göra avgränsning till inköp av tryckta böcker. Flödesschemat i bilaga 1 beskriver översiktligt processen. 3. Kartläggning av nuvarande process Gruppen arbetade processinriktat och gjorde en detaljerad kartläggning av de olika momenten (redovisas inte här). 4. Förändringsförslag Målet för gruppens arbete var att få bättre arbetsflöde, att slippa hantera/flytta böckerna i så många led, att förenkla och ta bort onödiga moment, allt för att öka effektiviteten i arbetet och att böckerna skulle bli tillgängliga för användarna så snabbt som möjligt. Förslag till förändring framgår av bilaga 2. Förklaringar till bilagan: //TB/ Hz Färgmarkeringar: Gul Grön Blå Grå Ljusgrön Orange våra fyra bibliotek bibliotekssystemet Horizon kontaktbibliotekarie bokbeställare förvärvsavdelning ej specificerat samt övriga enheter yttre tjänst ekonomi Linköpings universitet Universitetsbiblioteket Rut Jonsson
2007-02-28 2(2) Rosa katalogisatör Lila bokvård De största förändringarna redovisas nedan: Bokbeställningar Antalet bokbeställare minskas från 15 till 10 för att få en fungerande grupp som regelbundet gör beställningar, är uppdaterad och där hela gruppen kan göra beställningar för alla bibliotek. Inga beställningsposter läggs i Libris utan endast i det lokala bibliotekssystemet och beställningar görs endast på utgivet material. Bokbeställargruppen får i uppgift att se över nuvarande beställningsrutiner och i samråd med kontaktbibliotekarier, katalogisatörer och förvärvsavdelningens personal skapa en rutin där ansvar och befogenheter för olika kategorier av personal klargörs. Bokleverans Rutinerna för accession och statistik förenklas och böckerna går direkt från mottagning till katalogisering. Katalogisering För att få ett snabbare flöde ryggmärks böckerna direkt av katalogisatören i stället för att transporteras till bokvården, placeras i hylla och omhändertas av bokvårdspersonal. 5. Kommentarer 2007 Vi hade problem att komma igång med processarbetet. Det hade underlättat om hela arbetsgruppen varit informerad om processarbete innan vi påbörjade vårt arbete t ex genom information från andra som använt detta arbetssätt tidigare. Namnet Förvärvsprocessen tolkades av vissa som att det avsåg endast anställda på förvärvsavdelningen. Vi har fått en snabbare process med bättre flöden men missade att göra tillräckligt många mätningar av tidsåtgång innan vi förändrade processen för att kunna göra jämförelser. Den bokbeställargrupp som skapades fungerar bra och har tagit fram nya riktlinjer för beställningar och klarlagt ansvarsfördelningen mellan kontaktbibliotekarier, bokbeställare och Förvärvsavdelningen. Det har blivit följdändringar även i andra rutiner. Tips till andra Processtänkande är viktigt för att se helheten, hur en arbetsuppgift påverkar resten av kedjan. Avgränsa processen och försök inte ta allt på en gång. Det är i en detaljerad kartläggning man upptäcker dubbelarbete, ser synergieffekter och uppgifter som kan utföras på annat sätt. Förankra processen bland hela personalen. I vårt fall fanns alla avdelningar representerade i arbetsgruppen, våra processkartor diskuterades, information gavs på intranätet, på ett stormöte, i ledningsgrupp, lokal samverkansgrupp samt i bibliotekets styrelse. Våga ifrågasätta rutiner och arbetssätt. Det är lätt att bli hemmablind, därför är sammansättning av arbetsgruppen viktig. Det kan vara svårt att genomföra förändringar men det är roligt att arbeta processinriktat! Linköpings universitet Universitetsbiblioteket Rut Jonsson
Bok - köp Flödesschema Från urval till utlån LiUB 2005 Tryckt Bilaga 1 Urval, undersökning, 39 kontaktbibliotekarier fördelade på Campus Valla biblioteken, Hälsouniversitetets bibliotek och Campus Norrköpings bibliotek. Beslut Beställning 15 personer kan skapa order i lokalt förvärvsystem. Nio av dessa är även kontaktbibliotekarier. Bokbeställare finns på alla tre Campus. Order skapas vanligtvis utifrån bibliografisk post i Libris. Order skickas elektroniskt via edifact till tre av våra avtalsleverantörer. Övriga med fax, e-post. Endast böcker beställda för inköp läggs in i lokalt förvärvssystem. Beställningsposter visas i den lokala katalogen. Låntagare kan köa på beställda böcker. Leveransbevakning Leverans, uppackning, kontroll och mottagning görs på Förvärvsavdelningen. Två personer ansvarar för denna arbetsuppgift. Leveransmottagning Bok Mottagning, prisregistrering och bevakning sker i lokalt förvärvssystem. Leveranskontroll Böcker från avtalsleverantörer levereras plastade, stöldmärkta och försedda med streckkod. Koden läses in vid mottagning. Registrering av följesedel Systemet generarer reklamationsbrev på ännu ej levererade böcker. Dessa skickas med fax. För efterfrågade ej levererade böcker görs en förfrågan / reklamation via e-post. Manuell där boken får en ägarstämpel, antal och cm per bibliotek noteras i pärm. En person ansvarar för denna arbetsuppgift. Statistik Efter accession flyttas böcker till respektive hylla i katalogdepån hus-d. Böcker till läggs i postback på Vaktmästeriet Faktura Följesedel Slutkontroll Kontroll och attest av bokkonton görs av Boksektionens chef. Varje morgon samlas registrerade följesedlar / fakturor från dagen innan ihop utifrån lista ur förvärvsdelen. Månadsfakturor från våra avtalsleverantörer attesteras av förvärvschefen. Katalogisering Primär- och sekundärkatalogisering utförs i olika grad av 20 personer på alla tre campus. Några har ämnesspecifika kunskaper. Katalogisering i Libris Voyager. Beställningsposter uppdateras i Katalogiseringsdelen i vårt lokala bibliotekssystem. Snabb behandling av efterfrågade böcker och utgivning vid LiU. Rutin finns för att fånga upp nya böcker som redan är mottagna och där låntagare har ställt sig på kö. Katalogiserade böcker placeras på hylla på Bokvården i väntan på ryggmärkning. Märkning Bokens streckkod läses av. Texten kan behöva redigeras. Ryggetikett skrivs ut och klistras på boken. De tre personerna på bokvården kan alla ryggmärka nya böcker. Bokvårdspersonal lägger böcker i backar på vaktmästeriet som levereras med interpost till, och TB. Böcker till placeras på bokvagn i info.disk. Böcker som ska snabbehandlas läggs i ankomstregistreringsrummet på. En person på ansvarar för att nya böcker får ryggmärkning och ev annan bokvård. Kundtjänst Återlämning av alla nya böcker. På sker återlämning av alla nya böcker i info.disk. Beställda böcker placeras på köhylla för avhämtning. Ekonomi Skyltning, uppsättning. Förvärvsdelen är sökbar för personal i låne- och informationsdiskar som hjälp vid frågor om böcker beställda för inköp. Betalning till leverantör. 1 person kontrollerar följesedlarna mot månadsfaktura och registrerar i ekonomisystemet. Två gånger per vecka gör centrala ekonomiavdelningen på LiU utbetalningar via PlusGirot. Kostnadsutfall görs en gång per månad. Förvärvschefen tar ut uppgifter ur förvärvsdelen utifrån on-line rapporter som finns på intranätet. I lokalt förvärvssystem görs "bokslut" det vill säga att för order med utestående kostnader flyttas medel till nytt budgetår. Ansvarig för lokalt förvärvssystem, förvärvschefen och berörd personal på förvärvsavdelningen gör kontroller och uppdateringar före och efter bokslutsprocessen.
Sid 1 Bokbeställning ny modell Libris Bok över 5 000 kr. Beslut av förvärvschef Inköps ej Urval/ undersökning Kontaktbibl Broschyr Internet Leverantörs databas Diskussion med inst Diskussion kontaktbibl grupp Inköp Underlag lämnas till bokbeställare Kontroll -leverantör -pris Inköpsförslag kurslistor Inköps ej Först diskussion i gruppen Ev tillfrågas inst Snabb Urval/ undersökning Kontaktbibl Kontaktbibl/ bokbeställare hämtar boken i lokal avtalsbokhandel Följesedel (+ bok /TB) lämnas till Förvärvsavd Bokbeställare/ Förvärvsavd skapar order i ACQ Skapar order i ACQ Tar emot i ACQ Skickar följesedel till Förvärvsavd
Sid 2 Bokbeställning forts Finns bibliografisk post i Libris eller i leverantörers databas Ja Posten förs över till Horizon Nej Order skapas i ACQ Beställningspost visas i lokala katalogen. Låntagare kan köa på boken. Bokbeställare kan köa låntagare i lokala katalogen Order via EDIFACT Order via fax 3 avtalsleverantörer Leverantör Order via e-post Leverantör Beställningspost syns i lokala katalogen men boken finns inte på hyllan. Beställd bok efterfrågas Infodisk/lånedisk svarar kund Lånedisk hänvisar till infodisk Infodisk kontrollerar eller vänder sig till förv avd Kontroll i ACQ Svar till frågeställare Reklamation
Sid 3 Bokleverans Rätt bok Prisregistrering och mottagning i ACQ om allt OK Bokleverans till vaktmästeriet Bokkartong till förv avd Ankomststämpel följesedel (original + kopia) Viktuppgift förs över till kopians framsida (utl lev) Uppackning av böcker till bokvagnar Kontroll i ACQ via registrering av följesedel/faktura. Kontroll av plastning, stöldmärkning och rabattsats. Ev slipsar läggs i Brandgul = ny upplaga Gul = bokvård Boken defekt Delleverans Prisregistrering i ACQ (ej mottagning) + anmärkning Ändra antalet vid mottagning i ACQ + anmärkning Kontaktar leverantör Kontaktar bokvård vid kö och mindre defekter Ny leveransbevakning datum ändras osv Fel bok Registrerar pris + anmärkning i ACQ Kontaktar leverantör för retur, kredit och ny leverans Övriga felaktigheter Kontakta leverantör Olika beroende på typ av fel Nyare upplaga Fel ISBN Undersökning
Sid 4 Bokleverans forts Snabb Röd slips läggs i boken Böckerna sorteras på bibliotek Böckerna mäts, och (leverantören har stämplat alt klistrat etikett) Rapport från Horizon på antal böcker Böckerna ställs i kronologisk ordning i katalogdepå (, TB,, inst) Statistik (månadsvis) görs i Excel Böcker till, läggs i postback på vaktmästeriet Böcker ställs upp på hylla. Sorteras i 5 kategorier Fel bok forts Svar från leverantör Notering i ACQ. Bok + returbrev till vaktmästeri Vaktmästeri packar och skickar bok till leverantör Leveransbevakning Kreditfaktura från leverantör registeras i ACQ Ny bok utan följesedel. Ingen kredit behöver registreras Ny bok med följesedel Kontroll i ACQ Mottagning i ACQ Mottagning och prisregistrering i ACQ
Sid 5 Ej leverans Förv avd Leveransbevakning i ACQ Statusmeddelanden av typ Out of stock, Not yet received, Reprint via e-post Out of print meddelande via e- post Förv avd ändrar datum och gör anmärkning i ACQ Förv avd annulerar order, tar bort exemplaroch bibliografisk post i Horizon samt gör anmärkning i ACQ Kontaktbibl meddelas som fattar nytt beslut Om kontaktbibl hittar boken Antikvarisk sökning Förv avd (Sv) Förv chef (Utl) Bokbeställare ny order i ACQ Beställningspost skapas i efterhand om beställning Leverantören meddelar orderstatus (Dawson, BTJ) Not yet published meddelande via e-post oftast inkl nytt datum Förv avd ändrar datum för bevakning och för anmärkning i ACQ Ingen beställning Inget meddelande från leverantör Reklamation genereras i ACQ (120 dagar utl 30-45 dagar sv) Förv avd går igenom reklamationslista (1 gång/vecka) Förv avd kontrollerar orderstatus i leverantörens databas (Dawson) Förv avd skickar reklamation via fax Förv avd ändrar till nytt reklamationsdatum samt anmärkning i ACQ Leverantören meddelar orderstatus alt leverar Adlibris annulerar order direkt (levererar endast från lager) Förv avd annulerar order, tar bort exemplaroch bibliografisk post i Horizon samt gör anmärkning i ACQ Bokbeställare meddelas Bokbeställare kontrollerar Adlibris databas Boken fanns (fel ISBN) Bokbeställare Bevakning Adlibris Bokbeställare får meddelade från Adlibris att boken finns Bokbeställare Ny order Adlibris Bokbeställare kontrollerar övriga leverantörer Bokbeställare Ny order Ny leverantör
Sid 6 Ekonomi Följesedel (kopia) samlas på förv avd Varje månad lämnas följesedlarna till ekonomiass Ekonomiass sammanställer följesedlar för tullstatistik i början på varje månad Tullstatistik skickas till UniServ för central Registrerad följesedel godkänns i ACQ Voucher, inkl kontering, tas ut ur ACQ och bifogas följesedel (original) och läggs i korg på förv avd Nattlig uppdatering i Hz Boksektionens chef tar ut lista ur ACQ på allt förvärv avslut dagen innan Följesedlarna/ fakturorna hämtas och kontrolleras mot lista. Attest på följesedel/faktura om OK (böcker) Attesterade följesedlar + voucher till ekonomiass Attesterad faktura till ekonomiass Ekonomiass för över konteringen till följesedeln Ekonomiass konterar fakturan Månadsfaktura kommer till förv avd och ankomststämplas Fakturor utan följesedel godkänns i ACQ Listan lämnas till periodicaavd för attest om periodica ingår Ev felaktigheter stryks på listan Ev ändringar pga fel. Följesedel åter till förv avd Ändring. Ny voucher när kostnad/leverantör fel Månadsfaktura lämnas till ekonomiass för kontroll mot följesedlar och kontering. Månadsfaktura lämnas till förv chef för attest Följesedel saknas. Kontroll med förv avd Vid ofullständig fakturainformation biläggs originalföljesedel fakturan. Om fakturakopia inte finns kopieras originalfakturan Fakturan registreras i Agresso och original + kopia stämplas med verifikationsnr Kopia sätts i pärm sorterad per leverantör Utbetalningsförslag kan köras 2 gånger per vecka. Granskas av ekonom och utbetalningsbesked tecknas av ÖB/bitr ÖB Underskrivet utbetalningsförslag lämnas till ekonomiavd (VI) för sändning till plusgiro och utbetalning. Kopia på utbetalningsförslag samt originalfakturor arkiveras hos ekonomiass
Sid 7 Katalogisering Snabb I katalogdepå sorterat på: Rödslipsat LiU egen publ Alla katalogisatörer skall prioritera detta Böckerna placeras i katalogdepå sorterat per bibliotek samt på: Köpt Gåvor Spec kat Institutionsförvärv Pliktex. Lista ur Horizon på nya rödslipsade böcker kan tas ut Katalogisatören hämtar ett antal böcker Katalogiserar i Libris. Kontrollerar posten (ser andra upplagor, fler poster etc) Sekundärkatalogisering Kontrollerar SABkoder, ämnesord. Endast exemplarinfo läggs till. Oftast tillägg fler ämnesord och ev klassning. Primärkatalogisering Skapar helt ny bibliografisk post Katalogchef eller kollega tillfrågas vid oklarheter I boken görs följande: Ordningsord stryks under. Signum (bibliotek, uppställning) anges. Tryckår skrivs vid stämpel. Posten förs över till Horizon (batchuppdatering) Om även gammal post finns i Horizon slås posterna ihop Exemplarpost i Horizon uppdateras (6 fält) Materialtyp Streckkod Bibliotek Samling Hyllsignum Status (ändring till In Cataloging) Om låntagare dykt upp läggs röd slips i boken Om ny upplaga läggs brandgul slips i boken Sekundärkatalogiserade böcker Primärkatalogiserade böcker (ställs på särskild hylla i katalogdepån)? (Katalogiseringen kontrolleras av katalogchefen)? Ryggmärkning. Röd remsa = REF, REF KURS Vit remsa = övriga Till bokvård om gul slips Till infodisk om nyinköpt, brandgul slips (ny upplaga) eller REF Till lånedisk om REF KURS eller övrigt Bedömning ny upplaga, gallring
Sid 8 Bokvård Snabb Röd slips Lämnas till :s låneexp alt plastback till övr bibl Bok med gul slips kräver åtgärd t ex plastning Kontroll om boken är stöldmärkt. Om ej görs detta Institutionsböcker (CTD/FGJ) avlarmas Övrigt Ställs på bokvagn () Övrigt TB,, Sorteras per bibl, slips med biblioteksnamn i varje bok, buntas med gummiband och läggs i plastback på vaktmästeriet
Sid 9 Hantering i biblioteket Snabb Rödslipsat från bokvården Böckerna till låneexp TB/ Böckerna kommer i plastback med posten Återlämning i Horizon Ställs på vagn till köhylla Nyhetshylla Böckerna kommer i plastback med posten Ställs på bokvagn. Äldre upplaga REF KURS ändras till vanlig bok, ev gallring tidigare upplaga, skylthyllor TB Bedömning: Ny upplaga Gallring TB Nyhetshylla Bokvagn till info disk Återlämning i Horizon Sortering: -beställt (kvitto) Till vagn lånedisk Uppsättning på köhylla,, TB Böckerna kommer i plastback med posten Ställs på bokvagn. Gallra 3:e senaste upplaga, skylthyllor Sortering: -övrigt (kvar på bokvagn) TB Bedömning: Ny upplaga Gallring Nyhetshylla Uppsättning i bibl Böckerna står ca 1 vecka för att alla ska se nya böcker. Böcker på kö hämtas (plocklista). TB Nyhetshylla Uppsättning i bibl Finsortering. Referenschefen kontrollerar ryggmärkning, katalogisering, nya upplagor och gör ev gallring Gamla nykatalogiserade böcker Skönlitteratur, barnlitteratur flyttas till vagn i lånedisken Övriga litteratur ställs på hyllor för uppsättning eller skylthyllor Uppsättning i biblioteket Bedömning Ny upplaga Gallring Nyhetshylla Uppsättning i bibl