Inköp med Librisposter

Transkript

1 Inköp med Librisposter - ett projekt på 12 värmlandsbibliotek Slutrapport mars 2014 Charlotta Simonsson Projektledare 1

2 Innehåll Innehåll... 1 Om projektet... 2 Bakgrund... 3 Inköp... 3 Katalogposter/katalogisering... 5 Utbildning... 9 Andra Librisbibliotek... 9 Libris... 9 System- och medieleverantörer Gymnasiebiblioteken Aktiviteter Frågor från förstudiens slutrapport Organisation efter projektet Sammanfattning Bilaga 1. Katalogiserade och uppdaterade poster i Libris Bilaga 2. Nuläge

3 Om projektet Syftet med projektet är att de tolv värmländska BookIT-biblioteken som har ett gemensamt biblioteksdatasystem, SELMA, ska använda den nationella databasen Libris, och att det ska inspirera andra folkbibliotek, så att Libris får ett bestånd av katalogposter som motsvarar även folkbibliotekens behov. I och med att KB fått det samlade ansvaret för bibliotekssektorn är en gemensam nationell katalog högt upp på önskelistan för folkbiblioteken. Detta för att alla medborgare ska ha jämlik tillgång till information och litteratur, och att biblioteken ska ha tillgång till fria poster för att kunna bygga digitala tjänster. Projektet är en del i strategin att delta i en nationell katalog och om det också minskar kostnaderna för katalogposter är det positivt. Tidsgräns och kostnadsram Projektet startades i januari 2013 och beräknades vara klart i slutet av december På grund av problem med kopplingar mellan orderinformation och katalogposter försenades projektet och förlängdes till 31 mars Omfattningen gäller de 12 kommuner som ingår i bibliotekssamarbetet SELMA, dvs. Arvika, Eda, Filipstad, Forshaga, Grums, Hammarö, Karlstad, Kil, Munkfors, Säffle, Torsby och Årjäng. Projektet finansieras gemensamt av deltagande kommuner, Region Värmland och Libris. Projektägare Regionala biblioteksutvecklingen, Region Värmland Projektbeställare Åsa Hansen, bibliotekschef i Karlstads kommun Styrgrupp SELMA styrgrupp Projektledare Charlotta Simonsson, bibliotekarie Karlstads stadsbibliotek Projektgrupp (under våren 2013) Projektgruppen består av projektledare och representanter från andra bibliotek inom SELMA-samarbetet. Inger Sundström, Karlstad Birgitta Rosén, Karlstad Lena Sjöblom, Forshaga Anna Ersdotter, Hammarö Maria Andersson, Torsby Pernilla Georgsson, Arvika Kataloggrupp Projektgruppen är under året ersatt med en kataloggrupp. Kataloggruppen består av projektledare och en representant från var och ett av de deltagande biblioteken. Pernilla Georgsson, Arvika 2

4 Björn Nyqvist, Eda Jan Fröding, Filipstad, Lena Sjöblom, Forshaga Ann-Christine Andersson, Grums Anna Ersdotter, Hammarö Agneta Wihlstrand, Karlstad Anna Johansson, Kil Olle Engström, Munkfors Stefan Crona, Säffle Maria Andersson, Torsby Lars-Eric Johansson, Årjäng Bakgrund SELMA är den gemensamma katalogen för 12 kommunbibliotek i Värmland. Man har samarbetat sedan 2009 och alla bibliotek utom ett har fram till 1 januari 2013 haft bibliografisk service från BTJ. Under september till december 2012 gjordes en förstudie som redovisades i en slutrapport. Syftet med förstudien var att hitta en ersättningsmetod för inköpsrutiner av media, samt att hitta en ersättningsmetod för postförsörjning via Libris. Man hade också som mål minskade kostnader för katalogpostleverans och effektivare inköpsrutiner på biblioteken. När man beslutade sig för att gå över till librisposter valde man att också koppla inköpsprocessen till detta. Flera andra folkbibliotek har sedan tidigare varit librisregistrerande, men inte så många har haft kopplingen till inköpsrutiner. De tolv SELMAbiblioteken har gemensam katalog, men inte centraliserat inköp, varje bibliotek sköter sina egna beställningar och inköp. Rutinerna för detta varierar, men alla utom ett bibliotek använder beställningsrutinen i Book-IT och får orderinformation från leverantörer. Vid projektets start var förväntningen att det vid beställning ska skickas orderinformation och katalogpost som kan användas för att visa exspektans och lägga reservationer. Detta har fungerat till största delen, men inte fullt ut, vilket redovisas längre fram i rapporten. Områden som hanterats i projektet är gemensamma rutiner för inköp, katalog och katalogisering, kontakt med Libris, system- och medieleverantörer, relationer till andra librisregistrerande bibliotek, utbildning. I juni 2013 skrevs en delrapport för projektet, där det redovisades hur långt man kommit under första halvåret. Inköp Det har varit en stor omställning att gå från BTJ:s bibliografiska service till att i samband med inköp använda librisposter. Via den bibliografiska servicen får man både beställningsinformation och katalogposter, beställningarna kopplas automatiskt till posterna och katalogposterna uppdateras automatiskt. Vid ankomstregistrering har man bara behövt läsa av streckkoden, den s.k. intelligenta etiketten, som varit kopplad till rätt katalogpost. Alla moment från det att man skickat beställning till ankomstregistrering har varit automatiserade. 3

5 Med librisposter måste man göra en del av det arbetet själv, man behöver vara mer uppmärksam på posternas status och innehåll och man måste själv kontrollera om posterna behöver uppdateras. Vid beställning från BTJ eller Bokus skickas orderinformation till Book-IT, samtidigt skickas beståndsinformation till Libris och dessa poster skickas sedan via batchfil till Book-IT och är inne dagen därpå. När posterna finns kopplas orderinformationen till katalogposten genom matchning via librisnumret. Vid ankomstregistrering letas boken eller mediet upp i förvärvsmodulen via t.ex. ISBN, författare eller titel, antal anges och de bibliotek som använder anslagsuppföljningen i Book- IT fyller även i uppgifter för detta, sedan läses streckkoden in och exemplaret är lokaliserat. I delrapporten redovisas de svårigheter vi inledningsvis hade i inköpsprocessen. Framför allt var det arbetet med att koppla beställningen till katalogpost som fick göras manuellt och de intelligenta etiketterna (streckkodsetiketter som är kopplade till Burkposter) som böckerna var utrustade med skapade problem vid ankomstregistrering. I början hade man också ibland svårt att hitta order eller katalogpost när man skulle koppla beställningarna och det skapade mycket osäkerhet och frustration. Åtgärdats eller förbättrats: Både BTJ och Bokus har gjort ändringar i orderinformationen, så att beställningarna automatiskt kopplas till librisposterna. Det fungerar från november 2013 för beställningar från BTJ och från januari 2014 för Bokus. BTJ utrustar sedan juni 2013 böckerna med en vanlig löpnummeretikett, vilket löst problemet som de intelligenta etiketterna orsakade vid ankomstregistrering. Problemen vi hade med att hitta order eller katalogpost berodde dels på att informationen mellan order och katalogpost inte alltid stämde överens, dels på våra rutiner. Eftersom man tidigare inte hade behövt tänka på hur order och katalogposter såg ut, hade man ibland svårt att tolka information och se var det blev fel, det kunde också vara så att moment utfördes i fel ordning. I början hände det också i en del fall att vi inte fick någon orderinformation alls. Det rättades snabbt till när vi påtalade det, men det kunde vara svårt för den som hanterade beställningar att veta om det var man själv som gjorde fel eller om informationen saknades. När det gäller rutinerna har vi kommit tillrätta med de flesta problemen. I och med att beställningarna kopplas automatiskt till katalogposten är det mindre arbete med dessa och man har också blivit bättre på att hitta och att upptäcka fel. Förståelsen och kunskapen är nu större än den var vid projektets början och man upptäcker själv fler avvikelser och vad de beror på. Under året blev det också möjligt att från BTJ återigen beställa via Digitala listan, vilket många upplevde som en förbättring. Försvunna kopplingar Efter uppgradering till Book-IT version 7.0 i mars 2013, märkte vi att beställningar som redan en gång var kopplade till en katalogpost försvann. Vid kopplingen syns exspektansen genom ett B (= beställd) i katalogen, men den informationen kunde plötsligt vara borta. Vi felanmälde detta i juni och för att Axiell skulle kunna felsöka detta fick vi spara loggfiler när 4

6 vi gjorde beställningar för att sedan, när vi upptäckte att ett B var borta, leta upp rätt loggfil så att de skulle kunna se vad som hänt. Eftersom det var mitt i sommaren tog det tid och vi var också tvungna att organisera det mellan biblioteken och det dröjde ända till november innan problemet var löst. Detta var ett stort problem som försenade projektet och skapade mycket osäkerhet och extraarbete för biblioteken. Det blev många dubbelbeställningar och för de som arbetade med inköp var det frustrerande eftersom man inte visste vad det berodde på, om det var fel i systemet eller om det berodde hur man gick till väga. Först i november, i samband med att BTJ gjorde förändringar i orderinformation för att beställningarna skulle kopplas automatiskt, fick vi en förklaring till problemet. Orderinformationen vi fick från BTJ och Bokus innehöll burkposternas nummer och vi kopplade dem till librisposter med librisnummer. När ordern sedan uppdaterades från BTJ så förlorades kopplingen och exspektansinformationen försvann. Från november (januari för beställningar från Bokus) innehåller orderinformationen istället librisposternas nummer och ordern matchas mot dessa. Problemet kvarstår dock om vi har behållit en burkpost, kopplingen kan då försvinna eftersom orderinformation och katalogpost innehåller olika nummer. Det är ett mindre problem eftersom det rör sig om ett fåtal fall, men det är ändå en osäkerhetsfaktor att inte fullt ut kunna lita på beställningsinformationen. Inköpsgrupp Under hösten bildades en inköpsgrupp med en representant från varje bibliotek. Vi hade ett möte i oktober då vi framför allt pratade om problemen med de försvunna kopplingarna, men också om behovet av gemensamma rutiner när det gäller ändringar i poster, t.ex. hyllsignum och huvuduppslag. Vi har nu en maillista med en kontaktperson från varje bibliotek, dit vi skickar meddelande om ändringar. Gruppen kommer att träffas en gång per år, eller oftare om behov uppstår. Uppdatering av poster Under hösten upptäckte vi att vi ofta missat poster som behöver uppdateras. Vid ankomstregistreringen ser man bara hyllsignum, författare och titel och inte hela katalogposten, vilket gör att det är lätt att missa preliminära eller förhandsposter. Det har därför vid flera tillfällen hänt att man lokaliserat direkt utan att kontrollera hur posten ser ut. Det är mycket viktigt att vi fångar upp dessa poster och kataloggruppen kommer under våren att ta fram rutiner för det. Katalogposter/katalogisering Postöverföring Postöverföringen från Libris till Book-IT sker via Libris förvärvsrutin. Det innebär att leverantören vid beställning skickar beståndsinformation till Libris och katalogposterna överförs sedan till den lokala katalogen till nästa dag. Om ingen post finns i Libris skickas metadata som genererar en preliminärpost som beståndet läggs på. Den preliminära posten förs sedan över till nästa dag. Av de medieleverantörer vi har avtal med är BTJ och Bokus anslutna till förvärvsrutinen. Överföringen har fungerat bra, förutom när det gäller vissa beställningar från BTJ, där vi inte fått katalogposter för utländskt material och AV-media som inte redan finns i Libris. Vi blev meddelade att de i mars/april 2013 skulle börja leverera poster för engelska titlar och senare 5

7 under våren för övriga skolspråk, men först i augusti började vi få poster på engelska titlar och kombinerat material. Övriga språk får vi ännu inga poster för. För inköp av filmer och Tv-spel har vi avtal med Filmbiblioteket. De är inte anslutna till förvärvsrutinen och vi får alltså inga poster på det vi beställer därifrån. Katalogposternas status och innehåll kan variera och är något man behöver vara uppmärksam på. I Libris finns många preliminära och ofullständiga poster, det kan vara poster med förhandsinformation från Bokrondellen eller preliminära poster som, om det inte redan finns en librispost, genererats vid beställning. Dessa poster uppdateras sedan vid utgivning, men innan dess är det dem vi får över till Book-IT. Svenskt tryckt material katalogiseras i regel av KB i samband med utgivning och dessa poster uppdateras sedan i Book-IT, men poster för utländska titlar eller andra typer av media kan vi själva behöva uppdatera i Libris. För att kunna fånga upp dessa, måste vi vara uppmärksamma på hur posterna ser ut. I de fall vi inte får katalogposter, i dagsläget visst utländskt material från BTJ och filmer och Tv-spel från Filmbiblioteket, gör vi en preliminär post i Book-IT och lägger in en beställning manuellt. Vid leverans katalogiseras sedan boken eller mediet i Libris. Vi har undersökt möjligheten att istället göra preliminärposter i Libris vilket skulle underlätta vid katalogiseringen och det skulle även vara till hjälp för andra bibliotek som beställer samma material. Det är möjligt i de fall vi har ISBN eller EAN-kod. Vi får i dagsläget inte någon EAN-kod med beställningen av filmer och spel, men när det gäller böcker kommer vi att börja göra de preliminära posterna i Libris istället. Filmbiblioteket blev i höstas uppköpt av BTJ och vi hoppas att det innebär att vi kan få poster därifrån också. Vi har frågat BTJ om möjligheten, men har inte fått något besked ännu. Under projekttiden har SELMA-biblioteken katalogiserat eller uppdaterat ca 1300 katalogposter i Libris. Detta redovisas närmare i bilaga 1. Manuella ändringar Libris och Book-IT använder olika format, i Libris är det Marc21 och i Book-IT Marc1. Det innebär att en del uppgifter inte följer med, eller hamnar på fel plats, vid postöverföringen och måste ändras eller läggas till manuellt. Det är i första hand objektkoder, som är viktiga i Book-IT men som inte anges på samma sätt i Libris. Originaltitel ligger i Libris i fält 240 och i Book-IT i fält 244 och det har vi ändrat manuellt. Poster som ändrats i Book-IT hamnar sedan vid en ny inläsning bland avvisade poster och måste godkännas för att på nytt kunna läsas in i Book-IT. Arbetet med ändringar och att hantera de avvisade posterna var under det första halvåret mycket tidskrävande. För att inte gång på gång behöva godkänna poster som blivit avvisade försökte vi hitta lösningar genom att skydda vissa fält i Book-IT. I augusti 2013 hittade vi ett arbetssätt som har fungerat tillfredsställande sedan dess. Vi måste fortfarande ändra manuellt, men antalet poster som återkommer har minskat ordentligt. Från att under våren ägnat 4-5 timmar per dag åt det tar det nu mellan en halv och en och en halv timme per dag, beroende på hur många beställningar som gjorts. De fält vi skyddat i Book-IT är 008, 081 och 886. Den dagliga rutinen går ut på att vi genom Mängd katalogposter söker fram de poster som är nya för dagen. Vi ändrar objektskod och vid behov kod för målgrupp och litterär genre. På grund av en bugg (som är rättad i version 6

8 7.1) har vi också kontrollerat kod för utgivningsland som i vissa fall har blivit fel. Dessa uppgifter är sedan skyddade, så arbetet görs bara en gång. I och med att vi ändå kontrollerar de nya posterna lägger vi även hyllsignum och klassifikation i posterna. Detta fält är också skyddat (081). Därefter går vi igenom avvisade poster, uppdaterar de som behöver uppdateras och behåller de där vi gjort egna ändringar. De fall där vi gjort egna ändringar kan bland annat handla om annat huvuduppslag än i librisposten eller uppställning på serietitel eller titel. Vi strävar efter att följa librisposterna, men om vi t.ex. har flera delar av en serie uppställd annorlunda sedan tidigare så har vi ändrat. Det kan också gälla namnformer som ibland hanteras på annat sätt i Burk än i Libris. För att underlätta arbetet med originaltitlar gjorde Libris i maj 2013 ett script som ändrar originaltiteln från fält 240 till 244. Tyvärr kunde det inte läsas in i Book-IT, men från version 7.1 som vi precis uppdaterat till fungerar det och originaltitlarna hamnar nu automatiskt i fält 244. Vi hade under året också problem med att omslagsbilder inte alltid visades på vår bibliotekswebb, Bibliotekvarmland.se. Det berodde på att det i librisposterna ofta finns ett tillägg efter ISBN. Det löstes i en uppgradering till version av verktyget Arena där bilderna visas även med tillägget. Folkbibliotekens behov Många av de uppgifter som är viktiga för folkbiblioteken har hittills saknats i librisposterna. Eftersom det hittills främst är forsknings- och specialbibliotek som varit librisregistrerande är katalogposterna anpassade för deras behov. Arbetsgruppen för folkbibliotekens medlemskap i Libris har gått igenom behoven för folkbiblioteken och hur de skulle kunna lösas. Libris användargrupp för katalogisering har också tagit upp detta och nyligen tagit beslut om regler och anvisningar för att ange fortsättningsarbeten. Det som för folkbibliotekens del saknas, eller anges i liten utsträckning är fortsättningsarbeten, läsordning, SAB-klassifikation, ämnesord för skönlitteratur, innehållsbeskrivningar. En del av detta kan anges i posterna och ju fler folkbibliotek som blir registrerande och hjälps åt med detta, desto bättre kommer posterna att uppfylla folkbibliotekens behov. Bibliografiska och andra skillnader och behov: Serier/fortsättningsarbeten Regler och anvisningar finns nu för hur det kan anges som en anmärkning i librisposterna. SELMA-biblioteken och andra bibliotek har börjat lägga in detta. Läsordning uppgift om fortsättningsarbete (ovan) anges i den ordning böckerna läses. Funktion för att genom länkning ange läsordning planeras i Libris XL. Klassifikation Eftersom KB och många av Librisbiblioteken använder Dewey läggs inte alltid SAB-klassifikation i posterna. Vi lägger inte till det i samtliga poster där det saknas, men i de fall vi gör en ny post eller uppdaterar en gör vi det. Deweykoden kan översättas maskinellt till SAB-kod vid inläsningen, men den blir inte alltid korrekt. 7

9 Ämnesord för skönlitteratur Vi lägger genreämnesord på skönlitteratur, spelfilmer och Tv- och datorspel, ibland även allmänna ämnesord men inte i någon större utsträckning ännu. Innehållsbeskrivning Möjlighet att lägga innehållsbeskrivning finns, men om informationen kan hämtas automatiskt från annan källa är det en bättre lösning. Objektkoder är viktiga i Book-IT, men anges inte på samma sätt i Libris. Vi ändrar manuellt och uppgiften är skyddad. Originaltitel Löst genom att Libris gjort ett script som flyttar fält 240 till 244. Fortfarande måste vi ändra originaltitel som ligger i 130. Årgångsposter för periodika i Book-IT används en post för varje årgång, medan det i Libris finns endast en huvudpost. Tidigare har vi kunnat hämta årgångsposter från BTJ inför varje år, nu görs dessa manuellt. Förkortad katalogisering en gemensam post för flera utgåvor. Ger bättre överblick och underlättar vid reservation. SELMAs kataloggrupp har diskuterat detta och det finns både för- och nackdelar med att använda det. I och med Libris XL och de nya RDA-reglerna kommer möjligheten att tekniskt lösa detta i de lokala systemen att vara bättre. Automatiserade gallringsrutiner Libris planerar att utveckla detta i Libris XL. Ett problem som vi inte har en tillfredställande lösning på är hur vi hanterar böcker utgivna på andra språk än europeiska och med annan skriftart. I de fall vi hittar poster genom externa sökningar i Libris har vi importerat dem, men det förutsätter att vi har ett ISBN. Det är också långt ifrån allt som vi hittar där även om vi har ISBN. Eftersom vi inte riktigt vet hur vi ska göra med translitterering, dvs. översättning av originalskrift till latinska bokstäver, har vi annars i den mån vi kunnat, gjort poster lokalt i Book-IT. Att vi valt att inte göra dem i Libris har delvis att göra med oklarheter om vilken standard som gäller, men framför allt beror det på att vi inte har den språkliga kompetensen. Detta är ett område där vi skulle vilja se en gemensam lösning i Libris för folkbiblioteken. När det gäller poster för e-böcker så är det möjligt att få Elibs poster från Libris via batchfil, på samma sätt som vi får poster för annat material. Vi har provat detta, men eftersom det inte går att skilja ut endast det som ingår i abonnemanget, utan vi i så fall får hela Elibs bestånd blir det svårhanterligt. Vi har i dagsläget ingen fungerande rutin för detta, utan hänvisar låntagarna till Elibs websida för att söka böcker. Förhandsposterna från Bokrondellen innehåller relativt mycket information, medan de preliminära posterna från BTJ och Bokus är väldigt enkla, de innehåller bara ISBN, titel och författare. Vi har efterfrågat mer information som skulle göra kvaliteten bättre, t.ex. utgivningsår och förlag. SELMAs kataloggrupp Kataloggruppen har träffats vid två tillfällen under hösten Gruppen har diskuterat olika katalogfrågor och hur SELMA-biblioteken gemensamt ska hantera dessa. Frågor som tagits 8

10 upp är bland annat originaltitel, förkortad katalogisering och behovet av en tydligare numrering för långa serier. En stor fråga har varit fortsättningsarbeten och om vi i väntan på en lösning i Libris skulle ange detta i Book-IT. En mindre arbetsgrupp gjorde en genomgång av olika fortsättningsarbeten och hur de hittills hanterats i Book-IT. Frågan behandlades under hösten också i Libris användargrupp för katalogisering och ett beslut togs om regler för att ange det i Libris, så vi kommer att lägga in uppgifterna i Libris. Utbildning Under våren 2013 hade vi grundläggande genomgångar då vi tog upp vad Libris är och hur det fungerar, olika typer av katalogposter, postöverföring, rutiner och så vidare. 64 personer deltog vid fem olika tillfällen. I maj hade vi en första katalogiseringsutbildning där en representant från varje bibliotek deltog. Dessa personer ingår i kataloggruppen. I december 2013 hade vi ytterligare en grundutbildning och repetition för de som var med i maj. 17 personer deltog vid det tillfället. I januari 2014 var Ingrid Berg och Viktoria Lundborg från KB i Karlstad och hade ämnesordsutbildning för SELMA-biblioteken och i februari hade Charlotta Simonsson en kurs i katalogisering av spelfilm. 16 personer deltog i ämnesordsutbildningen och 14 i katalogiseringen av spelfilm. Andra Librisbibliotek Ännu är inte så många folkbibliotek librisregistrerande, men eftersom vi köper samma typ av litteratur och media märks det redan nu att det arbete som görs i Libris kommer alla till godo. En del material är mer unikt för folkbiblioteken och därför finns det inte alltid någon tydlig praxis, det gäller t.ex. filmer, tv-spel, kombinerat material. Eftersom en del katalogisatörer är nya och ovana och inte så bekanta med de principer som gäller för libriskatalogisering, har det ibland funnits en osäkerhet om vad som ska eller kan anges i posterna. Man har också ibland tvekat att katalogisera allt i Libris. I delrapporten önskade vi mallar och anvisningar för olika medietyper och även ett gemensamt forum eller nätverk för Libriskatalogiserande folkbibliotek. Mallar och instruktioner finns nu i verktygslådan och den nya e-postlistan för folkbibliotek kan bli ett forum för att utbyta erfarenheter och ställa frågor. När fler folkbibliotek blir librisregistrerande kan det även finnas behov av nätverk och samarbete kring mer specifika och praktiska frågor om t.ex. katalogisering, kanske på regional nivå. Libris I och med att KB fått det samlade ansvaret för de offentliga biblioteken och arbetar mot en nationell katalog har folkbibliotekens behov uppmärksammats. Projektet för folkbibliotekens medlemskap i Libris och dess arbetsgrupp har i en delrapport redovisat detta och det arbete som pågår. En slutrapport för projektet kommer inom kort. Libris har fungerat som ett bra stöd i många frågor om till exempel format och katalogisering. Libris användargrupp för katalogisering ger möjlighet att diskutera och komma överens i olika katalogfrågor. 9

11 När det gäller de problem och frågor som uppstått under året har Libris varit mycket tillmötesgående och vi har fått svar och hjälp mycket snabbt. Frågor av mer långsiktig och övergripande karaktär har tagits upp och retts ut i Arbetsgruppen för folkbibliotekens medlemskap i Libris, men det har ibland varit lite svårt att veta vart man ska vända sig för att gå vidare i en del frågor och vem som tar beslut. Libris användargrupp för katalogisering har tydliggjort en del av detta och kan besluta i vissa frågor om tillämpningar och praxis när det gäller katalogisering. Annat verkar kunna få en lösning i och med övergången till Libris XL. System- och medieleverantörer Book-IT/Axiell Under våren hade vi många frågor till Axiell, i början då vi ofta hade problem att hitta poster eller order, men också i och med att de olika katalogpostformaten orsakat mycket arbete med manuella ändringar. Vi har fått en del svar och hjälp, men mycket har vi själva hittat orsaker och lösningar till. Eftersom en del av problemen inte bara rör SELMA-biblioteken utan alla BookIT-bibliotek som använder librisposter, hade vi önskat en dialog med Axiell kring behov och lösningar på problemen, både på kort sikt, det vill säga tillfälliga lösningar för att minska behovet av manuella ändringar, och på lång sikt när det gäller frågor om utveckling av systemet. Felet med de försvunna kopplingarna tog mycket lång tid att komma tillrätta med och kostade oss mycket både i arbetstid och ekonomiskt genom att det blev många dubbelbeställningar under perioden. För att Axiell skulle kunna felsöka detta fick vi spara loggfiler vid beställning och skicka till dem när vi upptäckte att något saknades. Även felsökningen skapade mycket arbete för oss och vi undrar om det inte kan finnas andra vägar att hitta orsaker till att något inte fungerar som det ska. När vi upptäcker ett fel eller problem behöver man en loggfil från oss, varpå vi måste leta upp felet igen eller vänta tills det dyker upp på nytt. Ofta gäller detta även om vi kan beskriva vad som skett och hur vi upptäckt det. Det är en omständig väg, det tar ofta lång tid och bevisbördan och arbetet hamnar på oss. Vi förstår att det behövs underlag för att kunna se vad som hänt, men en undran är om det inte går att hitta smidigare sätt att ta fram det. Medieleverantörer Bibliotek Värmland, där SELMA-biblioteken ingår, har genom länsbiblioteket gemensam upphandling av media, för närvarande BTJ, Bokus och Filmbiblioteket. Bokus och BTJ levererar orderinformation till Book-IT och katalogposter via Libris förvärvrutin, medan Filmbiblioteket inte är anslutet till förvärvsrutinen och därmed inte levererar vare sig poster eller orderinformation. Inköpen via Bokus har fungerat bra, det är bara i undantagsfall det krånglat. Från BTJ har det fungerat bra när det gäller material där det redan finns en librispost och svenskt tryckt material. I början av 2013 var det en del problem med att vi inte fick orderinformation eller katalogpost, men det rättades snabbt till och fungerar nu mycket bra. Vi fick löfte från BTJ om att de under våren skulle börja leverera poster till engelska böcker och övriga skolspråk, samt ljudböcker som inte redan har librispost, men först i augusti började vi få poster på engelska titlar och kombinerat material/ljudböcker. Övriga språk får vi fortfarande inte. Detta innebär extra arbete för oss och det är angeläget att vi får poster på allt vi beställer. Både BTJ och Bokus har ändrat i orderinformationen så att beställningarna nu kopplas automatiskt till librisposterna. BTJ gjorde denna ändring redan i november 2013, medan Bokus gjorde den i januari Det är en stor förbättring som underlättar rutinerna vid 10

12 inköp. BTJ utrustar också böckerna med vanliga löpnummeretiketter ovanpå den intelligenta etiketten, vilket förenklat arbetet med ankomstregistrering. Gymnasiebiblioteken SELMA-katalogen används även av gymnasiebiblioteken i Karlstad och Hammarö, samt Forshagaakademin. De importerar vid behov poster från Libris, men eftersom de inte är registrerande Librisbibliotek uppdateras inte deras poster om inte något SELMA-bibliotek har bestånd. Övergången har inneburit en försämring för deras del och gett mer arbete. För att underlätta har vi i Book-IT skyddat ett fält som är reserverat för dem och uppgifter som är specifika för dem. Detta för att inte informationen ska försvinna om något SELMA-bibliotek beställer boken eller mediet och posten därigenom uppdateras. De har också en representant med i kataloggruppen. Aktiviteter Projektgruppen har träffats vid två tillfällen 2013, 11 februari och 18 mars. Gruppen har också bistått projektledaren i författandet av slutrapporten och hade den 18 mars 2014 ett möte med anledning av det. Kataloggruppen har haft 2 möten, 13 september och 22 november Charlotta Simonsson har: - I februari 2013 deltagit i en workshop på KB om utvecklingen av nationella bibliotekstjänster - Besökt Libris 22 februari Deltagit i RDA konferens 18 september Deltagit i Libris användargrupp för katalogisering - Under hösten 2013 deltagit i arbetsgruppen för folkbiblioteken för Libris (ersatt Åsa Hansen) - Presenterat projektet under Bok- och biblioteksmässan Agneta Wihlstrand har: april 2013 gått en katalogiseringskurs anordnad av Libris september 2013 deltagit i en ämnesordsutbildning anordnad av Libris - Från februari 2014 ersatt Charlotta Simonsson i Libris användargrupp för katalogisering Charlotta Simonsson har hållit i fem genomgångar om 2 timmar då 64 personer deltog, hållit grundläggande katalogiseringskurs vid 2 tillfällen med totalt 29 deltagare, samt haft en utbildning i katalogisering av spelfilm då 16 personer deltog. Vi har dessutom haft en kurs i ämnesordskatalogisering som KB hållit i, vid det tillfället deltog 17 personer. Åsa Hansen har fram till augusti 2013 deltagit som representant i Arbetsgruppen för folkbiblioteken i Libris. Vi har haft flera bibliotek och bibliotekssamarbeten här på studiebesök: Nordvästra Skåne, Götabiblioteken, Nyköping och Katrineholm. Åsa Hansen och Charlotta Simonsson deltog i ett möte i Västerås tillsammans med representanter från biblioteken i Västerås, Uppsala, Eskilstuna och Örebro, där de berättade om projektet. 11

13 Frågor från förstudiens slutrapport I projektets förstudie tog man upp ett antal frågor. De flesta av dem besvarades i slutrapporten, men några hade inte fått någon lösning och togs med i projektets fortsättning I projektets delrapport redovisas frågorna och tre av dem var då fortfarande inte besvarade eller åtgärdade. - Automatisk koppling mellan order och katalogpost - Problemet med att objektkoderna inte kommer över - Skillnaden mellan formaten, framför allt fälten för originaltitel Alla tre frågor är nu helt eller delvis lösta. Den automatiska kopplingen fungerar nu för librisposterna och originaltiteln flyttas genom ett script från fält 240 till 244, dock måste vi fortfarande kontrollera originaltitel i fält 130. Problemet med objektskoderna är inte helt löst, men genom att vi skyddat fält kan vi hantera dessa på ett tillfredställande sätt till dess att det är löst på annat sätt i formatet. Organisation efter projektet I december 2013 tog SELMAs styrgrupp beslut om hur arbetet ska organiseras efter projektet. Biblioteken går samman om en heltidstjänst som fördelas på 3 personer på 3 bibliotek. På grund av personalförändringar på ett av biblioteken ändrades det i januari till 3 personer på 2 bibliotek, Karlstad och Arvika. Organisationen ses över efter ett år. Övriga bibliotek skickar det som ska katalogiseras eller uppdateras till dessa personer som katalogiserar och uppdaterar poster. De ansvarar också för de administrativa rutinerna med nya och avvisade poster. Karlstads stadsbibliotek kommer att ha katalogansvar och vara sammankallande för kataloggruppen. I höst går Libris över från Voyager till Libris XL och det kommer möjligen att innebära att vi måste se över vissa rutiner. Det nya katalogiseringsverktyget blir enklare att använda och mer självinstruerande, men det kan också behövas utbildning för biblioteken. I slutet av 2014 eller början av 2015 planerar Axiell en större uppdatering av Book-IT, version 8.0. Det kommer då att vara möjligt att använda Marc21. En övergång till Marc21 kommer förhoppningsvis att förenkla det dagliga arbetet, men man kan behöva utreda konsekvenserna, både hur det påverkar de dagliga rutinerna och vad det har för betydelse på längre sikt i och med Libris XL. De fyra värmlandskommuner som idag inte ingår i SELMA-samarbetet kommer under 2014 att gå med och därmed delta i katalogsamarbetet. Sammanfattning Övergången från Bibliografisk service till att vid inköp använda librisposter har varit stor, men efter att vi kommit tillrätta med de ganska stora problem vi hade inledningsvis, så har det, trots att det innebär förändrade rutiner och fler moment, i stort sett flutit på. Postöverföringen har fungerat bra och både BTJ och Bokus har varit snabba och tillmötesgående med att rätta till felaktigheter. En skillnad med att använda librisposter mot hur det fungerat med bibliografisk service är att man måste vara mer uppmärksam på hur katalogposter och orderinformation ser ut. Det finns poster av olika fullständighetsgrad i 12

14 Libris, preliminära eller fullt katalogiserade och eftersom Libris är ett kollektiv innebär det även att man deltar i arbetet att uppdatera och göra nya katalogposter. Innehållet i posterna uppfyller inte alltid folkbibliotekens behov, men arbetet med att förbättra detta pågår, både genom den katalogisering och uppdatering av poster som folkbiblioteken gemensamt gör i Libris, och genom att man hittar tekniska lösningar. Ju fler folkbibliotek som blir librisregistrerande och deltar i arbetet, desto bättre kommer de folkbiblioteksspecifika behoven att tillgodoses. En del av de problem vi hade inledningsvis hade kunnat bli mindre om vi varit bättre förberedda. Man var mer ovan vid katalogarbete och kunskapen var mindre än man trodde och en bättre förberedelse genom utbildning, både om vad Libris är och vad det innebär att vara librisregistrerande, och om katalogposter och katalogisering, skulle troligen ha gjort att man kände sig tryggare när man satte igång. En aktuell kartläggning av inköpsprocesserna på biblioteken innan starten hade underlättat felsökning av en del av de problem som varit under våren. Flera förbättringar har skett: - beställningarna kopplas nu automatiskt till katalogposterna - BTJ levererar böcker med vanlig löpnummeretikett - det är åter möjligt att beställa via Digitala listan - förhandsposterna från Bokrondellen har blivit bättre och innehåller mer information - Libris har utvecklat ett script som ändrar fältet för originaltitel så att vi inte behöver ändra det manuellt Många av de problem som vi ställts inför har vi hittat lösningar på och andra bibliotek behöver inte gå igenom detsamma som vi. Det gäller t.ex. de problem vi haft med kopplingar, intelligenta etiketter, avvisade poster och originaltitlar. De manuella ändringarna och genomgången av avvisade poster var under våren och sommaren 2013 mycket tidskrävande och gjorde att vi periodvis hade svårt att hinna med att katalogisera och ta hand om nyinkommet material. Genom att skydda vissa fält lyckades vi i augusti hitta ett fungerande arbetssätt för detta. Under en stor del av året hade vi också problem med att kopplingen mellan beställning och katalogpost försvann. Detta felanmäldes, men det dröjde ända till november innan felet var löst. Detta orsakade mycket osäkerhet och frustration och skapade extraarbete för biblioteken. På grund av detta försenades projektet och vi skulle annars ha kunnat komma längre i arbetet med de gemensamma rutinerna. BTJ har inte levererat katalogposter på allt vi beställt, det som saknats är poster till utländskt material och AV-media om det inte redan finns librispost. Poster till engelska titlar började levereras i augusti, men övrigt får vi fortfarande inte. Det är angeläget att vi får poster till allt vi beställer. Något vi i dagsläget inte vet hur vi ska hantera är poster till böcker utgivna på andra språk än europeiska och med annan skriftart. Vi har inte själva kompetensen att ta hand om det materialet, så vi skulle vilja se en gemensam lösning i Libris. För närvarande importerar vi poster från externa databaser till Libris om det finns möjlighet, i annat fall gör vi i, den utsträckning vi kan, poster lokalt i Book-IT. De flesta andra problem och frågor är antingen 13

15 lösta eller det finns idéer om hur de kan lösas, men när det gäller detta är det mer oklart hur det kommer att bli. I förstudien ställdes frågan om SELMA-biblioteken ska matcha in sitt bestånd i Libris. Detta har inte projektet tagit ställning till. Inte heller har man diskuterat hur man ska förhålla sig till Dewey och SAB. Framtid Den nya arbetsgruppen börjar sitt arbete den 1 april och en viktig uppgift till att börja med är att se hur vi kan fånga upp alla poster som behöver uppdateras. I höst kommer övergången till Libris XL då vi kan behöva ytterligare utbildning och senare uppgraderingen till Book-IT 8.0 med möjligheten att använda Marc21-format. När det gäller kompetens som vi saknar är det framför allt språklig. Även om tillgången till poster på material på andra språk och med andra skriftarter blir större och vår förhoppning är en gemensam lösning, kan kompetensen behövas hos oss och andra bibliotek. Vartefter fler folkbibliotek blir librisregistrerande kommer arbetet med katalogisering och uppdatering i Libris att delas på fler. Folkbibliotekens behov vad gäller tekniska lösningar och innehåll i katalogposterna kommer också med tiden att bättre tillgodoses och Libris kommer att kunna fungera som en gemensam nationell katalog. Bilaga 1. Katalogiserade och uppdaterade poster i Libris Antal poster i Libris som är nya eller uppdaterade av något SELMA-bibliotek Böcker, tidningar, tidskrifter 569 Ljudböcker - talböcker 209 Film/DVD 358 Multimedium: spel, kombinerat material 27 Musikinspelning 171 Noter 5 Totalt 1339 Antal poster i Libris där SELMA-biblioteken har bestånd Böcker, tidningar, tidskrifter 9193 Ljudböcker - talböcker 1357 Film/DVD 410 Multimedium: spel, kombinerat material 57 Musikinspelning 230 Noter 61 Totalt Nya titlar i Book-IT Böcker, tidningar och tidskrifter 9602 Ljudböcker - talböcker

16 Film/DVD 622 Cd-rom, spel, kombinerat material 282 Musikinspelningar 318 Noter 79 Totalt Skillnaden i antal poster i Libris där SELMA-biblioteken har bestånd och antal nya titlar i Book-IT beror på att vi i många fall har haft en katalogpost sedan tidigare. Vi har dessutom gjort poster lokalt i Book-IT för kombinerat material och böcker på andra språk än europeiska. Bilaga 2. Nuläge Inköp Beskrivning Nuläge Koppling mellan beställning och katalogpost Måste göras manuellt Löst - automatiska kopplingar fungerar nu. I de fall vi behåller Burkpost måste beställningen Intelligenta etiketter BTJ levererar böcker med en etikett med uppgifter om titel, författare och hyllsignum, som är kopplad till Burkposten. Med librisposter är det inte möjligt att lokalisera på den intelligenta etiketten, man måste klistra på en vanlig löpnummeretikett. fortfarande kopplas manuellt. Löst - böckerna från BTJ utrustas nu med vanlig löpnummeretikett, men med information som tidigare. Katalogposter Beskrivning Nuläge Originaltitel Olika fält i Libris och Book- IT. Ändras manuellt. Löst i version 7.1 av Book- IT. Fältet flyttas nu genom ett script, i väntan på version Objektkoder Koder för litterär genre Används inte i Libris. Läggs in manuellt. Book-IT hämtar den från SAB-koden. Om ingen SABkod finns kommer ingen kod med till Book-IT. 8 och MARC-21. Fältet 886 skyddat, ändringen behöver nu bara göras första gången posten läses in. Libris och Axiell tittar på om det kan anges på annat sätt i librisposterna för att sedan kunna överföras till Book-IT, eventuellt löst i version 8? I en kommande version kommer koden även hämtas från Deweykoden. Till dess ändras koden manuellt när posten läses in första gången. Fältet är skyddat (008). 15

17 Omslagsbilder i Arena Folkbibliotekens specifika bibliografiska behov I librisposterna finns ofta ett tillägg till ISBN, t.ex. (inb.). Tillägget gör att omslagsbilder inte kan visas i Arena. Behov som är specifika för folkbiblioteken, främst fortsättningsarbeten, läsordning, förkortad katalogisering, originalskrift. Löst omslagsbilder visas nu i Arena även med tillägg. - Beslut om fortsättningsarbeten i Libris. - Läsordning kan lösas i LibrisXL. - Förkortad katalogisering. Lösning i lokalt system? - Originalskrift. Import till Libris via externa databaser eller lokala poster i Book-IT. Gemensam lösning nödvändig. Hyllsignum Läggs manuellt i posterna. Läggs i Book-IT när posten läses in första gången. Fältet är skyddat (081). Kan BTJ skicka hyllsignum till librisposten tillsammans med beståndsuppgiften? E-böcker Periodika Poster på utländskt material och AV-media om librispost saknas. Hur får vi över E-boksposter till Book-IT? Årgångsposter finns ej i Libris. Om ingen post finns i Libris ska leverantörer anslutna till Libris förvärvsrutin skicka metadata, så att en preliminärpost skapas. BTJ levererar inte poster på utländska titlar och AVmedia om det inte redan finns librispost. E-libs poster kan importeras från Libris, antingen via batchfil eller manuellt. Ingen rutin för detta ännu. Finns andra lösningar? (Ehub?)Vad händer med avtalen? Kan man få poster från E-lib med abonnemanget? Nya årgångsposter görs manuellt i Book-IT. Vi får poster till engelska titlar (böcker) och viss AVmedia sedan augusti, fortfarande inte till övriga språk. Libris har kontakt med BTJ angående att de inte uppfyller avtalet. 16