Årlig kontrollrapport 2013 regionalfonden Botnia Atlantica Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF) Operativt program Botnia Atlantica ESV 2014:19
ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Datum: 2013-12-19 Dnr: 320/2013 ESV-nr: 2014-19 Copyright: ESV Rapportansvarig: Barbro Nordgren
FÖRORD Förord I detta ärende har avdelningschef Ulrika Bergelv beslutat. Enhetschef Barbro Nordgren har varit föredragande. Stockholm, den 19 december 2013 Årlig kontrollrapport 2013 enligt artikel 62.1 d) i) i rådets förordning (EG) nr 1083/2006 och artikel 18.2 i kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006 avseende Europeiskt Territoriellt Samarbete Botnia Atlantica 2007-2013 Till: Europeiska kommissionen Generaldirektoratet för regional utveckling Kopia: Näringsdepartementet Förvaltande myndighet Attesterande myndighet Övervakningskommittén Internrevisionen på Länsstyrelsen i Västerbottens län Riksrevisionen Group of Auditors 3
INNEHÅLL Innehåll Förord... 3 1 Inledning... 5 2 Ändringar i förvaltnings- och kontrollsystemen... 5 3 Förändringar av revisionsstrategi... 6 4 Revision av system... 6 5 Revision av urval av insatser... 6 6 Samordning mellan revisionsorgan och revisionsmyndighetens tillsyn... 9 7 Uppföljning av tidigare revisioner... 10 8 Övriga uppgifter... 10 9 Tabell över deklarerade utgifter och revision av urval... 11 10 Tabell över systemrevisioner genomförda under referensperioden... 12 Bilaga 1...13 4
INLEDNING 1 Inledning Ekonomistyrningsverket (ESV) har utsetts att vara revisionsmyndighet 1 för programmet Botnia Atlantica. CCI: 2007CB163PO028 Föreliggande årlig kontrollrapport har utarbetats av revisionsmyndigheten. Rapporten avser revisionsperioden 1 juli 2012 till 30 juni 2013 samt referensperioden för stickprov 1 januari 2012 till 31 december 2012. Denna årliga kontrollrapport omfattar programmet Botnia Atlantica. CCI: 2007CB163PO028. Länsstyrelsen i Västerbotten har utsetts av regeringen till förvaltningsmyndighet och till attesterande myndighet för detta program. Programmet godkändes av kommissionen den 29 november, 2007. Denna årliga kontrollrapport för Botnia Atlantica är upprättad enligt bilaga VI till kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006 samt enligt kommissionens "Guidance note on annual control reports and opinions 2. Rapporten sammanfattar resultaten och slutsatserna från det revisionsarbete som avser den period som rapporten omfattar. Rapporten tar även hänsyn till information som framkommit under bedömningen av förvaltnings- och kontrollsystemet. Revisorsgruppen, fortsättningsvis kallad Group of Auditors har givits möjlighet att ta del av den årliga kontrollrapporten före fastställandet. Den slutliga versionen av årlig kontrollrapport har fastställts av revisionsmyndigheten. 2 Ändringar i förvaltnings- och kontrollsystemen Beskrivningen av förvaltnings- och kontrollsystem för Botnia Atlantica har upprättats per den 24 november 2008 och accepterats av kommissionen den 20 juli 2009. 1 SFS 2007:14 2 09/0041/01-EN 5
FÖRÄNDRINGAR AV REVISIONSSTRATEGIN Revisionsmyndigheten har inte noterat att några väsentliga förändringar har skett i förvaltnings- och kontrollsystemet jämfört med denna beskrivning. 3 Förändringar av revisionsstrategin Revisionsstrategin för Botnia Atlantica godkändes av Kommissionen den 28 april 2009. Revisionsstrategin har därefter uppdaterats med den indikativa revisionsplanen inför det bilaterala samarbetsmötet den 28 maj 2013. Genomförda organisationsförändringar påverkar inte revisionsmyndighetens oberoende. 4 Revision av system Revisionsmyndigheten utför all systemrevision för programmet Botnia Atlantica i Sverige. Medlemmarna i Group of auditors är ansvariga för revisionsarbetet i de övriga länderna och ansvariga för det arbete som utförs av deras nationellt utsedda revisorer. En riskanalys underhålls kontinuerligt och har uppdaterats inför det bilaterala samarbetsmötet den 28 maj 2013. Riskanalysen är upprättad för det specifika programmet, de organisationer som ansvarar för detta samt baserad på de förordningar som är tillämpliga för programmet Eftersom inga granskningar av förvaltnings-och kontrollsystemet har utförts under den period som rapporten omfattar finns inga resultat, slutsatser, problem, åtgärder eller oegentligheter att rapportera. 5 Revision av urval av insatser I Sverige har granskningarna utförts av revisorer på ESVs avdelning för EU-revision, i Finland har granskningen utförts under ledning av Finlands medlem i Group of Auditors. I granskningen har korrektheten i utbetalade bidrag bedömts avseende kraven i EG förordning 1083/2006 samt EG förordning 1828/2006. Granskningsmetoden har överenskommits i Group of Auditors. 6
REVISION AV URVAL AV INSATSER Vid besök hos stödmottagarna har information om projektets genomförande erhållits, samt originalverifikat granskats. Revisionerna har omfattat projektansökan, projektbeslut, ansökan och beslut om utbetalning samt övriga relevanta handlingar för projektet. Projekten har granskats på plats hos leadpartners och partners. Då antalet poster i urvalet understiger 800 har statistiska metoder inte kunnat användas 3. Revisionsmyndigheten har granskat utgiftsdeklarationerna 8-2012, 9-2012 och 10-2012. Dessa har deklarerats till Europeiska Kommissionen den 27 augusti, 11 oktober och 19 december 2012. De deklarerade utgifterna uppgår till 10 477 005 Euro. Urvalet har genomförts genom slumpmässigt urval. Populationen har delats in i två strata, en finsk och en svensk. Ett slumpmässigt urval av två projekt i varje strata har genomförts. Totalt fyra projekt har valts ut för granskning. Då projekten innehåller ett antal projektpartners har dessutom ett slumpmässigt urval motsvarande 10 % av projektpartners gjorts vilket motsvarar en projektpartner. För urval av projekt har ACL (programvara för revision) använts, för urval av projektpartners användes Excel. Samtliga fyra leadpartners och en projektpartner har granskats i urvalet. Det granskade beloppet uppgår till 537 439 Euro vilket motsvarar 5,13 % av utgifterna i utgiftsdeklarationerna. Felaktigheter skall anses vara materiella om de uppgår till, eller överstiger 2 % i det slumpvisa urvalet som omfattas av revisionen. Revisionsmyndigheten har gjort bedömningen att urvalet skall uppgå till minst 10 % av antalet insatser i utgiftsdeklarationen på grundval av resultatet av tidigare revisionsresultat. Inget kompletterande urval har gjorts då revisionsmyndigheten inte funnit några fel som skall betraktas som systematiska utan det ursprungliga urvalet har ansetts tillräckligt och representativt. Sammanställning i en tabell över godkända utgifter, andelen granskade utgifter, procent av granskade utgifter, oegentliga utgifter i urvalet, projicerad felnivå i populationen och sammanlagda utgifter deklarerade kumulativt återfinns under avsnitt 9. 3 Guidance note on sampling methods for Audit Authorities COCOF 08/0021/02-EN 7
REVISION AV URVAL AV INSATSER Redogörelse för de viktigaste resultaten av revisionerna och särskilt för storleken på de oegentliga utgifterna och den felprocent som framkommit vid revision av det slumpmässiga urvalet: Utgiftsdeklarationen bestod av 10 477 005,17 Euro. Granskat belopp är 537 439 Euro. Granskningsandelen har fastställts till 5,13 % av deklarerade utgifter och 10 % av projekten har granskats. De ej stödberättigande utgifterna bedöms totalt uppgå till 130,15 Euro. Perioden utbetalningarna avser är 2011-12-19 2012-12-19. Felprocenten beräknad på granskat belopp i utgiftsdeklarationerna 8-2012, 9-2012 och 10-2012 bedöms sammantaget uppgå till 0,02 %. Det ej stödberättigande beloppet utgörs av felaktigt redovisad lönekostnad, utgifterna bedöms totalt uppgå till 130,15 Euro. Urvalet för utgiftsdeklarationerna 8-10 2012 är slumpmässigt men inte statistiskt. Om en uppskattning av det totala felet enligt Kommissionens riktlinjer 4 ändå skall göras så uppgår felprocenten till 0,01 % och ligger därmed under nivån för materiella fel (se bilaga 1). Felprocenten har räknats fram med hänsyn till stratifiering. Enligt Kommissionens riktlinjer 5 kan felet beräknas till 1 171 Euro för deklarerade utgifter i utgiftsdeklarationerna 8-10 2012. Urvalet för populationen bedöms som representativt. I dessa granskningar har oriktiga belopp identifierats i ringa omfattning. Revisionsmyndigheten bedömer sammantaget utifrån genomförd granskning av insatser att förvaltnings- och kontrollsystemet har fungerat tillfredsställande. Beskrivning av uppföljningen av oegentligheter, bland annat revision av tidigare rapporterade felprocent: Inga fall av bedrägerier har identifierats. Inga oriktigheter hade iakttagits avseende kostnader deklarerade till Kommissionen under 2009. 4 Guidance on treatment of errors disclosed in the annual control reports COCOF_09/0004/01 5 Guidance on treatment of errors disclosed in the annual control reports COCOF_09/0004/01 8
SAMORDNING MELLAN REVISIONSORGAN OCH REVISIONSMYNDIGHETENS TILLSYN Avseende den oriktighet som iakttagits avseende kostnader deklarerade till Kommissionen under 2010 så har förvaltningsmyndigheten beslutat om återkrav. Med anledning av oriktigheterna utökade förvaltningsmyndigheten sin granskning vilket resulterade i att en större andel av deklarerade kostnader reducerades från utgiftsdeklarationen. Avseende de oriktigheter som iakttagits avseende kostnader deklarerade till Kommissionen under 2011 och funna under 2012 så har förvaltningsmyndigheten i samtliga tre fall beslutat att reducera tidigare godkända kostnader. I ett fall i enlighet med revisionsmyndighetens rekommendationer. I övriga två ärenden som avsåg lead partner och en projektpartner i samma projekt har förvaltningsmyndigheten under 2013 fattat beslut om att reducera tidigare godkända kostnader med högre belopp än rekommenderat av revisionsmyndigheten. Detta eftersom förvaltningsmyndigheten efter revisionsmyndighetens revision begärde en genomgång av alla icke-reviderade kostnader i projektet. Ackumulerade felbelopp under programperioden bedöms uppgå till 32 723,32 Euro vilket motsvarar en ackumulerad felfrekvens på 1,26 %. Inga iakttagelser i revisionerna av urval av insatser har bedömts som systembetingade. 6 Samordning mellan revisionsorgan och revisionsmyndighetens tillsyn Revisionsmyndigheten förlitar sig på det arbete som utförts av andra revisorer avseende revision av insatser som utförs i länder där revisionsmyndigheten inte har någon rätt att utföra någon revision. En Group of auditors har bildats för att hantera denna del av revisionsarbetet. Det har överenskommits genom Group of auditors arbetsordning, att medlemmarna är ansvariga för att de revisorer som engagerats för dessa ändamål kommer att utföra arbetet i enlighet med god revisionssed. Medlemmarna i Group of auditors ansvarar för att revision utförs i varje deltagande stat av de utsedda nationella revisorerna, eller av kontrakterade externrevisorer. I praktiken kommer revisionsmyndigheten att koordinera revisionsarbetet genom medlemmarna i Group of auditors, genom Group of auditors arbetsordning och 9
UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REVISIONER genom revisionsstrategin. Revisionsmyndighetens sammanställning av iakttagelser till en årlig rapport bygger främst på det ansvar och på det uppdrag som åligger varje enskild medlem av Group of auditors. Detta ansvar finns beskrivet i Group of auditors arbetsordning. Medlemmarna i Group of auditors skall rapportera iakttagelser direkt till revisionsmyndigheten. Under 2013 har möte hållits i Group of auditors i Stockholm den 25 februari. Övrigt erfarenhets- och informationsutbyte sker även mellan mötena via mail och telefon. Programmets förvaltande och attesterande myndigheter är belägna i Sverige. 7 Uppföljning av föregående års revisioner Inga uppföljningar av systemrevisioner från tidigare år finns att rapportera. 8 Övriga uppgifter Den konstaterade felaktigheten, enligt beskrivning i avsnitt 5, uppgår till 0,02 % av det granskade beloppet vilket ligger under gränsen för materiellt värde. Inget kompletterande urval har genomförts under revisionsperioden då inget sådant behov har ansetts föreligga pga. låg felprocent och då inga fel har identifierats som systematiska i granskningen av insatserna. Revisionsmyndighetens sammanfattande bedömning av tillförlitligheten i förvaltnings- och kontrollsystemet vilar på både tidigare genomförda systemrevisioner och revision av insatser. Revisionsmyndigheten bedömer att tillförlitligheten är hög. Denna bedömning sker bl a på grundval av de nyckelkrav som tidigare granskats i systemgranskningen. 10
ÖVRIGA UPPGIFTER 9 Tabell över deklarerade utgifter och revision av urval Fond Referens Program Utgifter Utgifter under Oegentliga utgifter Projicerad Övriga Oegentlig Sammanla Sammanlagda (CCI-nr) som deklarerats under referensåre t referensåret som ingår i det slumpmässiga urval som varit föremål för revision i det slumpmässiga urvalet - belopp och procentandel (felprocent) (3) felnivå i population en utgifter som varit föremål för revision Belopp % (4) a utgifter i övrigt urval av utgifter - belopp gda deklarerad e utgifter (kumulati vt) utgifter (kumulativt) som varit föremål för revision, i procent av de sammanlagda deklarerade utgifterna (kumulativt) (1.) (2.) Belopp % % ERUF CCI: Botnia 10 477 537 439 5,13% 130,15 0,02 0,01 E.T. E.T. 26 280 9,88 % 2007CB1 Atlantica 005 % 215,17 63PO028 1. Utgiftsbelopp som varit föremål för revision 2. Procentandel av utgifter som varit föremål för revision i förhållande till de utgifter som deklarerats till kommissionen under referensåret. 3. Om det slumpmässiga urvalet täcker flera fonder eller program skall uppgifterna gälla hela urvalet 4. Utgifter från det kompletterande urvalet och utgifter för det slumpmässiga urvalet (inte under referensåret) 11
TABELL ÖVER SYSTEMREVISIONER GENOMFÖRDA UNDER REFERENSPERIODEN 10 Tabell över systemrevisioner genomförda under referensperioden 1. OP 2. 3. Datum 4. 5. Sammanfattande 6. 7. 8. Status follow- (CCI-nr Revisio för Omfattni iakttagelser och Systematis Uppskat up (öppet/stängt) och titel) nsmyn revision ng slutsatser ka fel och tning dighet vidtagna finansiel åtgärder l (om påverka tillämpligt) n ET ET ET ET ET ET ET ET 12
BILAGA 1 Bilaga 1 Non-statistical (equal probabilities) Sverige Finland Population characteristics Declared expenditure (DE) in the reference period 5 427 330 5 049 675 Size of the population (number of operations) 18 24 Sampling unit projekt projekt Sample size determination Confidence level for sampling of operations 70% 70% Anticipated error rate for reducing planning materiality 0 0 Materiality level (maximum 2%; set by the regulation) 2% 2% Tolerable error (TE) 108 547 100 994 Cut off Number of operations with BV larger than cut-off - - Book value of operations with BV larger than cut-off - - Number of operations in the remaining population 18 24 Book value of the remaining population (BV_s) 5 427 330 5 049 675 Number of remaining operations to be selected in the remainin 2 2 Sample results Sum of errors of operations with BV larger than cut-off - - Sum of errors of operations in sampling stratum 130 Sample average error 65 Projection Projected error 1 171 - Projected error rate (%) 0,02% 0,00% Total error Finland + Sverige 1 171 Total projected error rate (%) 0,011% 13
ESV gör Sverige rikare Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn 08-690 43 00 Box 45316 Fax 08-690 43 50 ISSN: 104 30 Stockholm www.esv.se ISBN: