Förnyad förvaltning Presentation vid Ladok SWAMI dagarna 2012-03-26
Förnya förvaltning Innehåll» Presentation av förslaget till förändringar i förvaltningsorganisationen (Extern konsult har avrapporterat utredning på styrelsemöte i februari)» Synpunkter från styrelsen» Vad händer här näst
Sammanställning av genomförda intervjuer» 32 intervjuer - 7 roller Styrelsen (St) Konsortiets ledning (LK) Områdesansvariga (OA) Systemägare (SÄ) Ladokansvariga (LA) Leverantören (Lev) här ingår även driftrepresentanten Projektledare från Ladok3 (L3)» 37 frågor» Det samlade omdömet, intervjupersonernas synpunkter, utredarens kommentarer
Sammanfattning av utredningen» Förslag i 20 punkter för att anpassa dagens förvaltningsorganisation till förvaltningen av Ladok3» Ingen inbördes prioriteringsordning av punkterna» De flesta förslag kan hanteras var och en för sig» Genomförande av förslagen drivs i form av ett uppdrag eller ett delprojekt
1. Revidera måldokument och hantera förvaltningsorganisationens styrande dokument» Revidera långsiktigt måldokument utifrån Ladok3 strategiskt styrinstrument för styrelsen möjliggör målstyrning och rätt prioriteringar i organisationen stämmans och styrelsens viktigaste dokument måldokument och verksamhetsmässig och ekonomisk uppföljning av målen, möjliggör en större frihet att verkställa målen» Byta namn på verksamhetsplan till förvaltningsplan» Förankra och uppdatera styrande dokumenten tillsammans med dem som berörs» Gör en enkel sammanställning och struktur på dokumenten så de är lätta att återfinna för respektive målgrupp» Kommunicera kontinuerligt innehållet i de styrande dokumenten
2. Ge förvaltningsorganisationen mandat att ta ett helhetsansvar för produkten Ladok3 och fatta besluten som krävs för att nå målen och uppfylla förvaltningsplanen» Ansvarsfördelning för förvaltningsstyrning Förvaltningsstyrning» Tydligt ansvar för det totala förvaltningsåtagandet Applikationsförvaltning» Förvaltningsarbetet målstyrs mellan verksamhetsförvaltning och teknikförvaltning» Förvaltningsledning verksamhet bör utökas med två roller driftbeställare och produktägare 3.
Förvaltningsstyrning 2. Föreslagen förvaltningsplan Ändringskrav utanför ram Styrelsen Beslutar Beslutad förvaltningsplan Förankrade behov Förankringsgrupper Ladok Förvaltningsorganisation Ladok Prioriterar och beslutar inom ram Uppdrag inom förvaltningsplan Uppdrag utanför förvaltningsplan Kvalitetssäkrad studieadministrativ nytta Resultat Införande 39 högskolor Förvaltningsobjekt Ladok Införande
Applikationsförvaltning 2. Nöjd beställare/nyttjare och effektiv verksamhet Stödja Tillgängliggöra Förvaltningsobjekt Vidmakthålla Vidareutveckla Stabilitet och förändring
Applikationsförvaltning 2. Nöjd beställare/nyttjare och effektiv verksamhet Stödja Tillgängliggöra Förvaltningsobjekt Vidmakthålla Vidareutveckla Stabilitet och förändring
3. Tydliggör och skapa förståelse för ansvarsfördelningen mellan verksamhets- och teknikförvaltningen och VHS roll kopplat till detta» VHS ansvar viktigt att alla känner till» Bra att det finns en samlad styrning och uppföljning» Kan tillkomma underleverantörer utanför ITS som levererar komponenter till Ladok3» Ansvaret inom teknikförvaltningen utökas, förslaget att driften ingår i förvaltningsorganisationen» I och med Ladok3 ökar behovet av ett nära samarbete med NyA
4. Kom överens om vad som ska förvaltas inom förvaltningsorganisation verksamhet» Verksamhetsmodell Informationsmodell Processbeskrivningar Verksamhetsregler Målmodell Kravdokument Gemensam information, generella kataloguppgifter som orter, landskoder» Upprättade avtal» Strategier och planer» Övergripande rutinbeskrivningar/informationsmaterial/utbildningsmaterial» Resultat från acceptanstest» Leveransgodkännande» Nyttovärdering» Projektdirektiv, slutrapporter, protokoll etc.
5. Anpassa förvaltningsorganisationen till Ladok3 6.» Förslag till ny förvaltningsorganisation övergripande Förslag» Förslag till ny förvaltningsorganisation detalj Förslag
Förslag till ny förvaltningsorganisation Ladok3 5. Beställare/nyttjare Förvaltning Ladok3 Beslutar om behoven Strategiskt styr beslutade behov Verkställer beslutade behov 39 högskolors behov Vad Hur Tillgängliggör
Användarsupport Förslag till ny förvaltningsorganisation Ladok3 5. Beställare/nyttjare Förvaltning Ladok3 Stämman Utformar vision o mål Beslutar förvaltningsplan Styrelsen Måldokument Förvaltningsplan Förvaltningsråd (representanter för systemägarna) Förvaltningsråd Konsortiechef IT-strateg Driftbeställare Förvaltningsledare verksamhet Processansvarig Produktägare VHS Förvaltningsledare teknik Driftägare Tjänsteansvarig Högskolornas Ladokansvariga o Förvaltningsledare IT** Olika förankringsgrupper Ärenden* Verksamhetsarkitekt Delprocessansvariga Delproduktägare Projektsamordnare Scrumteam Systemarkitekt Uppdragssamordnare Scrum master Driftansvarig Driftsättningsansvarig Acceptanstestare Acceptanstest Information CM Administration Mottagning/ Leverans Gemensamma funktioner * Ärenden kan vara frågor, avvikelser eller ändringsönskemål ** Kontakt med förvaltningen kanaliseras via en ladokansvarig och en förvaltningsledare IT per högskola CM = Configuration Management
forts. behov av förändringar i förvaltningsorganisationen vid införande av Ladok3 6. Förtydliga förvaltningsorganisationens ansvar för produkten Ladok3 genom att utse en produktägare 7. Inför ett processorienterat synsätt på ansvaret för Ladok3 och ersätt områdesansvar med processansvarig och delprocessansvariga kopplade till den studieadministrativa processen 8. Dela upp underhållsansvaret 9. Lyft upp rollen delproduktägare och ge dem reell möjlighet att kravställa och medverka aktivt i utvecklingsprojekt
forts. behov av förändringar i förvaltningsorganisationen vid införande av Ladok3 10. Förtydliga och förbättra hur leveransgodkännande ska gå till i detta ingår att förbättra acceptanstestningen som är grunden för ett leveransgodkännande 11. Inordna driften i förvaltningsorganisationen 12. Utöka och förstärk förvaltningsorganisationens koppling till verksamhetsansvaret på högskolorna genom att etablera ett förvaltningsråd 13. Använd temporära förankringsgrupper i högskolorna för olika frågor som rör nyttjande och vidareutveckling av Ladok3, här säkerställs användbarhet, nytänkande och verksamhetsnytta
forts. behov av förändringar i förvaltningsorganisationen vid införande av Ladok3 14. Förstärk användarsupporten för frågor och problemsituationer - en kanal in i förvaltningsorganisationen 15. Ta ansvar för att utforma utbildnings- och informationsmaterial kring Ladok3 och dess användning 16. Utöka och förstärk resurserna i förvaltningsorganisationen 17. Utöka rekryteringsbasen genom att erbjuda anställningar i förvaltningsorganisationen
18. Ta ställning till den geografiska placeringen av resurserna, finns det möjlighet till att använda sig av gemensamma stödresurser» Gemensamma resurser/funktioner som kan vara placerade inom verksamhet, teknik eller drift men utgöra stöd för hela förvaltningsorganisationen För att kunna förvalta Ladok3 behövs en fungerande funktion för Configuration Mangement (CM) som tillgängliggör och håller ordning på förändringar i verksamhetsmodellen Alla högskolor har behov av pedagogisk och lättillgänglig information om förändringar i systemet, nya lagar och regler, utbildningsmaterial Stöd för administration, här ingår personaladministration, personalrekrytering, ekonomiadministration och ekonomisk uppföljning Mottagnings/leveransfunktion som både har till uppgift att ta emot leveranser från Ladok3-projektet och paketera och tillgängliggöra leveranserna för högskolorna Användarsupport för att ta emot och hantera frågor, fel och enklare beställningar blir den gemensamma ingången in i förvaltningsorganisationen. Den bör bestå av kompetens från verksamhet, teknik och drift
19. Förstärk kopplingen till Ladok3-projektet och upprätta ett införande projekt som möjliggör en anpassad förvaltningsorganisation och förberedda högskolor» I Ladok3-projektet läggs grunden för innehållet som ska förvaltas» I projektet finns utrymme att utveckla arbetsformer som sedan kan användas i förvaltningen» Goda erfarenheter från projektet bör tas om hand och införs i förvaltningsorganisationen» Förvaltningsorganisationen ska ha förutsättningar att godkänna att förvaltningsobjekten som tas fram inom Ladok3-projektet har önskad kvalitet i innehåll, struktur och form och att systemet kan förvaltas effektivt» De 38 högskolorna ska också vara förberedda i sina respektive förvaltningsorganisationer att ta emot resultaten» Utifrån de 20 punkter upprätta ett införandeprojekt för Ladok3. Införandeprojektet ska också utforma riktlinjer och stöd för hur respektive högskola ska förbereda sig inför införandet av Ladok3.» Inordningen av driften i förvaltningsorganisationen bör drivas som ett separat projekt
20. Förstärk koppling till NyA:s förvaltningsorganisation» Ladok och Nya ligger ofta inom samma förvaltningsobjekt i lokala förvaltningsorganisationer» Ladok3 medför krav på förändring i NyA» Koordinering nödvändig centralt för att minimera lokala störningar
Slutsatser från utredaren» Ovanstående förslag kommer att innebära effektivitet i förvaltningen av Ladok3.» Det lägger grunden för att Ladok3 ska kunna vidmakthållas, vidareutvecklas och skapa nytta för sina beställare och nyttjare.» Det innebär ökade kostnader för den centrala förvaltningen och möjliggör samtidigt stora kostnadsbesparingar på varje högskola.
Kommentarer från styrelsen / Vad händer nu» Förvaltningsledningen tar med sig utredningen för analys och återkommer med prioriterade förslag till åtgärder.» Beslutspunkter från Styrelsemötet:» Att, utifrån analys och förslag i Konsultens översynsrapport samt de synpunkter som framkommit vid dagens diskussion i styrelsen, uppdra åt Gunnar att till styrelsens marsmöte låta förvaltningsledningen sammanställa ett underlag till diskussion vid marsmötet, vilken ska vara riktningsgivande för fortsatt arbete med förändring av förvaltningsorganisationen, ta fram förslag till direktiv till och översiktlig plan för samlingsprojektet Utformning och implementation av ny förvaltningsorganisation, visa på behov av och ev föreslå en konstruktion med styrgrupp för samlingsprojektet, påbörja förberedelser för rekrytering av projektledare samt bemanning i övrigt av nyckelpositioner i projektet
Närmast förestående aktiviteter» Fortsatt diskussion och beslut om direktiv på styrelsemöte denna vecka (2012-03-29)» Förslagspunkter prioriterade och grupperade efter; Hur stor påverkan det har för framtida förvaltning När aktiviteten måste påbörjas för att tillföra nytta När aktiviteten måste vara avslutad för att tillföra nytta» Prioritering och gruppering förutsätter att inget förslag väljs bort, möjligen kan omfattning av vissa förslag diskuteras.» Samordning med styrelsens strategiska arbete är nödvändig, flera exempel på överlapp finns.
Tänkt fortsatta aktiviteter för projektet - Förnyad förvaltning Befintl strategidok Utredning av extern konsult Styrelsen godkänt Styrelsen ger direktiv Tjm planerar nytt projekt Förnyad förvaltningsorg. Bemanna, bl a PL Från arb m Ny Ladokstrategi Etablera ett paraplyprojekt, definiera och planera Ny Ladokstrategi Styrelsebeslut om plan Driv ett antal delprojekt/ /aktiviteter Löpande kontakter med teknikleverantör och med referensgrupper på olika sätt även m interna direktiv Förslag per aktivitet Styrelsebeslut i vissa fall Verkställ Verkställ i etapper i etapper Ny förvaltningsorganisation etablerad fullt ut [Innan driftsättning av Ladok3 påbörjas, dvs 2014] Ta fram bra dokumentation
Tänkt fortsatta aktiviteter för projektet - Förnyad förvaltning Projektet ska utgå från direktiv som fastställs av styrelsen. Görs på styrelsemöte 2012-03-29 En styrgrupp ska utses April 2012 Projektet ska bemannas, projektledare med gott förtroende bland förvaltningschefer och systemägare. April 2012 Projektet definierar delprojekt, prioriterar och grupperar efter styrelsens tankar om prioritering. April-maj 2012 Genomföra delprojekt och implementera brådskande åtgärder Återkommande under projektperioden Förankring bland berörda intressenter. Återkommande under projektperioden Delprojektens resultat samlas ihop till ett sammanhängande förslag om förnyad förvaltning. När samtliga delprojekt har förslag till leveranser Remisshantering bland medlemmar, om det samlade förslaget avseende förnyad förvaltning. När samtliga delprojekt har förslag till leveranser Styrelsebeslut om förnyad förvaltning. Efter remisshantering Verkställ ny förvaltningsorganisation i etapper. Etappvis efter beslut Ny förvaltningsorganisation etablerad. Senast Q4 2013
Frågor & kommentarer från Er!???!!???