Projekt löpande ek. redovisning Eva Wessén 3 timmar
2017-01-13 2 Agenda Introduktion Projektfält per projektgrupp Öppna/revidera projekt projektgrupp och huvudprojekt Stänga projekt Periodisering Rekvirera/fakturera från PM Händelser/påminnelser Guider och dokumentation Summering
2017-01-13 3 Syfte och mål Syftet är att ge en överblick från start till avslut Målet är att du ska kunna förstå hur du: Öppnar och stänger ett projekt Kan revidera information om ett projekt Skapar en rekvisition/faktura från PM Kan styra periodisering Kan arbeta med händelser Hittar guider etc
2017-01-13 4 Vad är projektmodulen (PM) Kan liknas vid en reskontra/register Hanterar aktiviteter och projekt 9 projektgrupperingar, varav 3 aktivitetstyper och 6 projekttyper (tidsbegränsade) Hanterar projektkalkyler Hantera rekvisition och fakturering Hantera påminnelser Hantera upparbetad tid
2017-01-13 5 Flöde projekt från start till slut
Koppling LiU dok Ekonomisystem Raindance 1 Projektnummer - Projektnamn - Projektledare - Projektadministratör - Ärendenumret från LiU-Dok Dokumenthantering LiU-Dok 1 ärendenummer (=Diarienummer) Kan ha flera olika tillhörande dokument Projekt -kalkyl Godkännande -intyg Ansökan Avtal Avslag Förlängningsavtal Ekonomiska rapporter Vetenskapliga rapporter Annat
2017-01-13 7 Roller och behörigheter Två olika roller för att hantera projekt i PM PRE projekt enkel (grundläggande funktioner) Starta projektidé Följa upp Registrera viss information PRA projekt avancerad (alla funktioner), kan även Öppna och stänga Registrera all information Rekvirera/fakturera
2017-01-13 8 PRE projekt enkel Titta och hantera funktioner som Registrera ett projektnummer Skapa en kalkyl och bifoga dokument Registrera tid Händelser Uppföljning
2017-01-13 9 PRA projekt avancerad kan även Öppna och stänga Registrera och revidera all information Skapa projektgrupper Bokföra ekonomiska transaktioner som periodiseringar etc. Rekvirera/fakturera Ansvarar för att projektet är rätt kopplat
2017-01-13 10 Statusfunktioner i projektmodulen Informationen i statusfälten ger upplysning om var ett projekt befinner sig i flödet 3 statusfält Status öppet/stängt - PRA AKTSTAT (aktivitetsstatus) signal att ta nästa steg - PRE PRJSTAT (projektstatus) godkännande att gå vidare PRA
Slut Start 2017-01-13 11 Status flöde projekt från start till slut Status (PRA) Kod Aktivitetsstatus-AKTSTA (PRE) Kod Projektstatus-PRJSTAT (PRA) Stängd 1 Ny idé NY Ny idé N Stängd 1 För godkännande av idé FG Godkänd idé G Stängd 1 Under ansökan UA Godkänd idé G Stängd 1 Avslagen ansökan AA Stängt/avslutat S Stängd 1 För att öppna projekt FÖ Godkänd idé G Öppen 0 Aktivt projekt AK Aktivt projekt A Öppen 0 För att stänga FS Aktivt projekt A Stängd 1 Stängt/avslutat ST Stängt/avslutat S Kod
Uppbyggnad av uppföljnings fråga Bildmall: kolumn/raduppsättning av objekttyper Värdemall: (en-flera): kolumnuppsättning av värdetyper Uppföljningsbild Värdemall Sidfält Sidfält kräver ett värde och intervall kan ej finnas här. Radfält Radfält är mer flexibelt och här kan användas bl a * och intervall. 12
2017-01-13 13 Registrera ett nytt bidragsprojekt (PRE) Välj Projekt\Projektuppföljning\LiU Adm projekt\ LiU 00 Projektdata hantera projekt
2017-01-13 14 Registrera ett nytt bidragsprojekt Gör ett urval från radfältet för att komma till läge skapa projekt
2017-01-13 15 Öppna bidragsprojektet som PRA Administrera\Projekt\Projekt skriv in IDnr/projektnr Dubbelklicka på projektet
2017-01-13 16 Uppdatera projektinformation Förifyllda värden revideras av PRA Status -öppen AKTSTAT - AK PRJSTAT - A Granska KST, VSH o F Granska PROPER
2017-01-13 17 Uppdatera flik faktureringsinformation Styr information på: Faktura/rekvisition Kontering mottagare Fakturatyp: Rekvisition, faktura, intern faktura Prisgrupp ej aktuellt Se vidare i steg för steg
2017-01-13 18 Skapa nytt bidragsprojekt (PRA) Välj Administrera\Projekt\Projekt\Skapa Välj projekttyp PROJBIDR i dropplisten Ångra och gå tillbaka klicka på knappen Tillbaka
2017-01-13 19 Skapa nytt projekt (PRA) Gula fält obligatoriska Spara projektnr. Erhålls och flik faktureringsinformation skapas Alla fält utom proj.nr kan ändras så länge projektet inte är öppnat därefter bör man veta vad man gör innan man ändrar
2017-01-13 20 Arbetsuppgift 1 Skapa ett bidragsprojekt Prova tooltip på respektive fält Prova att söka m.h.a. förstoringsglaset Gula fält är obligatoriska Status Öppen, AK och A VSH-FB, F-F, Kst 14
2017-01-13 21 Arbetsuppgift 1 fortsättning Rekvisition löpande Kund Vetenskapsrådet rekv Finansiär Vetenskapsrådet Kunds motpart Vetenskapsrådet Konto 35110
2017-01-13 22 Välj projekttyp Välj projekttyp PROJSAMF eller PROJEU i dropplisten Här dyker fälten för fördelning mellan anslag och bidrag upp
2017-01-13 23 Arbetsuppgift 2 (extra uppgift) Skapa ett samfinansierat projekt Skapa ett EU finansierat projekt Skapa ett Uppdragsprojekt
2017-01-13 24 Stänga ett projekt Välj Administrera\Projekt\Projekt ange ID-nr Dubbelklicka på projektet OBS! om fälten påverkar redan bokförd information måste eventuellt ombokning ske. Ändra önskad information och klicka på spara
2017-01-13 25 Periodisering av projekt Styrs av koden PROPER kombinerat med dispdatum EPER MPER APER automatisk HPER - automatisk Periodisering sker fram till en månad före dispdatum
2017-01-13 26 Automatisk periodisering APER och HPER Samfinansierade och EU-projekt fördelas mellan anslag och externfinansiering innan periodisering Anslag periodiseras aldrig oavsett PROPER Om HPER läses hela projektgruppen/huvudprojektet av för gemensam periodisering. Projektet med HSÖK=J ansvarar för avstämning av projektperiodiseringen. Särskilda avstämningsbilder skapas.
2017-01-13 27 Rekvirera/fakturera Välj Administrera\Projekt\Projekt Sök upp aktuellt projektnummer och markera Alt 1 öppna projektet och granska faktureringsflik Alt 2 granska faktureringsinformation från fakturaunderlag (allt går inte att revidera härifrån) Kund (REKV), konto, motpart, finansiär måste stämma
2017-01-13 28 Klicka på fakturaunderlag
2017-01-13 29 Fakturaunderlag (rekvisition) Granska Faktureringsinfo Hämta underlag
2017-01-13 30 Fakturaunderlag (rekvisition) forts. Default visas Att fakturera Avvakta
2017-01-13 31 Fakturaunderlag (rekvisition) forts. Dubbelklicka på raden med upparbetade kostnader för att ändra status Klicka på ny rad för att skapa en egen fakturapost
2017-01-13 32 Skapa faktura (rekvisition) Enligt kontrakt faktureras Övriga kostnader markerade som avvakta Klicka på skapa faktura
2017-01-13 33 Def.sätta faktura (rekvisition) Fakturan def.sätts i kundreskontran Välj Fakturor\Sök\Kundfaktura Sök på känt begrepp, t.ex. datum eller kund
2017-01-13 34 Def.sätta faktura (rekvisition) forts. Här kan du förhandsgranska, kontera och ändra faktura. Välj 1. Ändra faktura 2. Kontera och 3 Godkänn Skriv ut för att sända till finansiär använd skrivare 3, utskriften kommer till din inkorg
2017-01-13 35 Arbetsuppgift 3 skapa en rekvisition Skapa en rekvisition för bidragsprojektet du skapade Använd egen rad enligt kontrakt
2017-01-13 36 Söka utfall Välj Projekt\projektuppföljning\Projekt uppf Uppföljning utfall avd kst - utfall Återstår att erhålla jämför mot kontraktsbelopp Projektkalkyl uppföljning jämför mot kalkyl
2017-01-13 37 Uppföljning utfall avd kst Uppföljningsbild Värdemall Radfält Sidfält Myndighetskapital Intäkter och kostnader Oförbrukade medel
2017-01-13 38 Återstår att erhålla Uppföljningsbild Radfält Kontraktsbelopp Rekvirerat/fakturerat Återstår
2017-01-13 39 Projektkalkyl uppföljning Uppföljningsbild Sidfält Radfält Utfall jämfört med kalkyl
2017-01-13 40 Skapa händelser/påminnelser Påminnelser till projektledare/projektadministratör Typ av påminnelser = händelse 10 Ekonomisk rapport 11 Rekvirera/fakturera 12 Vetenskaplig rapport 13 Sista dispositionsdag 14 Transfereringar 15 Förnyelse av kontrakt 16 Övrigt
2017-01-13 41 Visa påminnelse i Raindance Skapa Bifoga kommentar Bifoga dokument Klarmarkera
2017-01-13 42 Guider och dokumentation Frågetecknet styr till närmaste guide utifrån var du är i systemet Dokumentation: Se bilagor
2017-01-13 43 Summering Introduktion Projektfält per projektgrupp Öppna/revidera projekt projektgrupp och huvudprojekt Stänga projekt Periodisering Rekvirera/fakturera från PM Händelser/påminnelser Guider och dokumentation
2017-01-13 44 Syfte och mål Syftet är att ge en överblick från start till avslut Målet är att du ska kunna förstå hur du: Öppnar och stänger ett projekt Kan revidera information om ett projekt Skapar en rekvisition/faktura från PM Kan styra periodisering Kan arbeta med händelser Hittar guider etc
www.liu.se
2017-01-13 46 Bilagor Blankett beställa projekt inklusive fältbeskrivning Dokument med urval på koddelar Steg för steg Tid och Projekt
2017-01-13 47 Urval på koddelar För att begränsa eller söka på en koddel i Raindance kan nedanstående urval/filtreringar göras Urval görs på samma sätt oavsett om du söker en koddel för kontering eller filtrera i en frågebild Urval Resultat * Visar allt 1* Viar allt som börjar med 1 *1 Visar det som slutar på 1 *1* Visar allt som innehåller 1 10290, 10171, 12000 Visar ett splittat urval 30000-39999 Visar ett intervall av koder från 30000-39999 #1000 Visar allt utom koden 1000 #1000, 1001, 1008, 1009 Visar allt utom koderna 1000, 1001, 1008 och 1009 #1020-1171 Visar allt utom de koder som ligger i intervallet 1020-1171 " " Visar allt som bokats på blank kod "#" Visar allt som inte bokats på blank kod