Dokumenthanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden i Kristianstads kommun

för barn- och utbildningsnämnden i Kristianstads kommun Antagen av barn- och utbildningsnämnden 2017-12-05 nast reviderad vid BUN 2019-02-05

Inledning Enligt det kommunala arkivreglementet, antaget av kommunfullmäktige 2017-10-17 221, ska dokumenthanteringsplaner upprättas för samtliga myndigheter. En dokumenthanteringsplan innehåller myndighetens gallringsbeslut och beskriver de handlingar som inkommit, upprättats och/eller förvaras i verksamheten samt hur dessa hanteras. Planen ska ses över och revideras årligen. en ger en översikt över handlingsbeståndet och fungerar som hanteringsanvisningar. Planen är också ett sökredskap som ska kunna användas av både kommunens anställda och allmänheten. En god dokumenthanteringsplan skapar kontinuitet i ärendehanteringen. en är strukturerad efter Kristianstads kommuns klassificeringsstruktur, antagen av kommunfullmäktige 2017-04-18 118. Klassificeringsstrukturen är baserad på VerkSAM diarium version 2.2, ett klasificeringsschema som förvaltas av kommunalförbundet Sydarkivera. Kommunövergripande gallringsbeslut finns i gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse, beslutad i kommunfullmäktige 2017-10-17 222. Begrepp : är den punktnotation som används i klassificeringsstrukturen för att hierarkiskt och systematiskt ordna de rubriker som motsvarar verksamhetsområden, processgrupper och processer. : är en benämning på handlingar som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat. Med aktivitet avses ett led i en process. : innebär att handling ska arkiveras för all framtid. Handlingar som ska bevaras levereras till kommunarkivet tidigast ett år efter avslut. Gallras: innebär att handling förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. kretessbelagd handling strimlas. Gallringsbara handlingar i elektronisk form i systemet. Om det står en tidsgräns (gallringsfrist) för bevarande får handlingen (förstöras) efter angivet antal hela år. I undantagsfall kan gallringsfrist anges i annan form än antal år. Saknas handlingstyp i dokumenthanteringsplanen är gallring inte tillåten. Rådgör istället med kommunarkivet om revidering av planen. inaktualitet: innebär att handling när den inte längre behövs i verksamheten. : avser den plats där handlingen förvaras innan den eller skickas till kommunarkivet. : anger om handlingen ska registreras. Informationssäkerhetsklassning: klassning som görs utifrån konsekvenser som uppstår om t ex informationen inte kan nås, om den förvanskas, brister i åtkomstbegränsning eller det inte går att följa upp vem som gjort vad med informationen. Denna kolumn måste utredas ytterligare. kretess: anger om handlingen kan beröras av sekretess och i så fall enligt vilket lagrum. Kommentar: innehåller kompletterande uppgifter. Hur hittar man i planen? Det enklaste sättet att hitta en handling eller en rubrik är genom sökfunktionen (Ctrl+F) i Adobe Reader. Klassificeringsstrukturen kan användas som en innehållsförteckning.

DEMOKRATI OCH 1 LEDNING 1. 2 Politiskt beslutsfattande 1. 2. 1 Politiska beslut Besluts- underlag/ utredning Omröstningslistor/voteringslistor Protokoll Protokollsanteckningar Reservation Evolution och närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Evolution och Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Evolution och närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Evolution och Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Evolution och Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Evolution och närarkiv plan 3, Rådhus Skåne (diarieförs) kretess Uppropslistor/ närvarolistor 1. 2. 2 Offentlig dialog Anteckningar från möten Närarkiv Medborgarförslag Närarkiv Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Närarkiv Respektive beslutsunderlag/utredning/yttrande tillhör ärendet/akten. Ingår i protokollet. Det sammanhängande protokollet. Respektive beslutsparagraf tillhör ärendet. Ingår i protokollet. Ingår i protokollet. Ingår i protokollet. Om inte ska de bevaras. 1

(diarieförs) kretess Tjänsteskrivelse Närarkiv 1. 2. 3 Redovisa delegation Delegeringsbeslut Närarkiv Tillhör ärendet/akten. Tjänsteskrivelse och beslut. 1. 2. 4 1. 2. 5 1. 2. 6 Förteckning över delegeringsbeslut Närarkiv Tillfälliga politiska beredningar och styrgrupper Anteckningar från beredning Närarkiv Förslag om att tillsätta beredning eller politisk styrgrupp Närarkiv Protokollsutdrag/Beslut Närarkiv Utredning, redovisning från beredning/styrgrupp Närarkiv Tillsätta och entlediga förtroendevalda Val av ledamöter, ersättare. Avsägelse av uppdrag från förtroendevald Närarkiv Protokollsutdrag/beslut Ks/Kf Närarkiv Initiativ från förtroendevalda, nämnd, revisorer, bolag, fullmäktigeberedning Motioner, interpellationer och frågor. Motion Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Närarkiv Protokollsutdrag/Beslut nämnd Närarkiv Om remitterad till nämnd 2

(diarieförs) kretess Tjänsteskrivelse/Yttrande Närarkiv Om remitterad till förvaltning Fråga Protokollsutdrag/beslut Närarkiv 1. 2. 7 Återkoppla till förtroendevalda Rapport och anmälningsärenden, redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut, medborgarinitiativ mm, information mellan tjänsteman och politiker Delgivningsärenden BUN Närarkiv Informationsärenden. Redovisning av delegeringsbeslut Närarkiv Redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut, medborgarinitiativ mm Närarkiv Informationsärenden. 1.12 Dataskydd Personuppgiftsombud/dataskydd 1.12.1 sombud Utseende av dataskyddsombud till Datainspektionen Närarkiv 1.12.2 Samtycken Samtycke till fotografering/filmning Gallras Elevakt/personalakt Gallras två år efter avslutad skolgång 1.12.3 Personuppgiftsbehandling Begäran och utlämnande av registerutdrag enligt dataskyddsförordningen Närarkiv 3

1. 3 Verksamhetsledning (diarieförs) kretess 1. 3. 1 Styrande dokument Ex policy, reglemente, direktiv, gallringsbeslut, klassificeringsstruktur, riktlinjer. Delegeringsordning Närarkiv er Närarkiv Förslag till förändrad delegeringsordning Närarkiv Handlingsprogram Närarkiv Förebyggande verksamhet. Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär inaktualitet Närarkiv Klassificeringsstrukturer Närarkiv Lathundar inaktualitet Närarkiv Gallras när ny version upprättats. Planer, verksamhetsledning Närarkiv T ex likabehandlingsplan, jämställdhetsplan, plan mot kränkande behandling. Policy Närarkiv Antas i fullmäktige eller nämnd. Avser policydokument utfärdade av den egna huvudmannen eller vårdgivaren, t.ex. hälsoplan, antimobbningspolicy, arbetsmiljöpolicy, drogförebyggande insatser, hälso- och sjukvårdsarbete. Protokollsutdrag/beslut Närarkiv Reglemente Närarkiv Antas i fullmäktige. Riktlinjer Närarkiv Antas i nämnd. 4

Rutin- och metodbeskrivningar, handböcker (diarieförs) kretess 1 arkivex bevaras. Övriga vid inaktualitet. Avser t ex rutinbeskrivningar etc. utfärdade av den egna huvudmannen eller vårdgivaren. Närarkiv Taxor och avgifter Närarkiv Tjänsteskrivelse Närarkiv Politisk organisation, attest- och Organisera och fördela arbete och utanordningsbehörighet, delegation av 1. 3. 2 ansvar ansvar/arbetsuppgifter. Attest- och utanordningsbehörigheter Närarkiv Attestregister Närarkiv Delegationer rörande övergripande T.ex. verksamhetschefernas delegation till ansvar Närarkiv ersättare vid ledighet. Organisationsplan/beskrivning Närarkiv Protokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf/Nämnderna Närarkiv Tjänsteskrivelse Närarkiv 1. 3. 3 Leda det interna arbetet Ledningsgruppsmöten, samtliga nivåer. T ex interna verksamhetskonferenser, personalkonferenser, ledningsmöten, råd och Protokoll/anteckningar Närarkiv kommittéer. 1. 3. 4 Samverka med personal och fackliga organisationer Avtal/överenskommelse om lokal samverkan Närarkiv MBL-förh, löneöversyn, central och lokal samverkan, arbetsplatsträffar. 5

(diarieförs) kretess Förhandlingsfullmakt för facklig företrädare Närarkiv Kallelse med bilagor 1 år Närarkiv Kallelser till enskilda skyddsombud eller arbetsplatsombud behöver inte läggas i personalakt Partssammansatta grupper som arbetsutskott till APT och/eller SVG Närarkiv Protokoll från central samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare Närarkiv Protokollsutdrag från tex central samverkansgrupp bör ligga i alla ärenden som samverkas, tex när styrdokument tas, budget, omorganisationer, lönesättning mm. Protokoll från lokal samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare (SVG) Närarkiv Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, MBL Närarkiv Protokoll Löneöversyn Närarkiv Protokoll/anteckningar från arbetslagsmöten Gallras Närarkiv 1. 4 Planering och uppföljning av verksamheten 1. 4. 1 Mål- och ekonomistyrning Budget, årsredovisning, delårsrapporter, bokslut, uppdrag och uppdragsbeskrivningar 6

(diarieförs) kretess Gallras 3 år efter det redovisning sår då Kassaskåp i närarkiv avtalet löpt plan 3 i Rådhus Avtal ut Skåne Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Budget med flerårsplan Rådhus Skåne Tilhör ärendet om budget som registreras i Budgetunderlag samband (beräkningsunderlag, verifikationer, med justeringsverifikationer, övrigt ärendets budgetunderlag) 10 år Digitalt, G-server behandling. Förteckning över avtal finns på G-server "Värdearkiv" Slutdokument för budgetprocessen. Anger fastställd budget i nämnd och styrelse samt fullmäktige. Cirkulär Gallras Närarkiv fem år. Delårsrapport Digitalt, G-server Intern kontroll 1-3 år Digitalt, G-server Dokumentation av upplägg och arbetsformer, samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner (motsvarande). Årliga rapporter blir ärenden som diarieförs. Målsättningar Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne Finns som ett avsnitt i Budget med flerårsplan som är slutdokument för budgetprocessen. Enligt kommunens styrsystem. 7

Månadsuppföljningar Räkenskapssammandrag till SCB Underlag delårsrapport/-bokslut (Huvudbok, saldo kontoklass 1-2. Resultat- och balansräkning, saldo kontoklass 3-8. Specifikationer till vissa tillgångs- och skuldkonton.) Underlag årsredovisning/årsbokslut (Huvudbok, saldo kontoklass 1-2. Resultat- och balansräkning, saldo kontoklass 3-8. Specifikationer (bokslutsbilagor) till samtliga tillgångs- och skuldkonton.) Digitalt, G-server 1-3 år Gallras 6 år Digitalt, G-server efter och på papper i redovisning närarkiv plan 3 i såret Rådhus Skåne Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne (diarieförs) kretess Tilhör ärendet om delårsrappo rt som registreras i samband med ärendets behandling. Tilhör ärendet om årsredovisni ng som registreras i samband med ärendets behandling. Kontoklass 1-2 visar tillgångar och skulder. Kontoklass 3-8 rör intäkter/inkomster och kostnader/utgifter. Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret Kontoklass 1-2 visar tillgångar och skulder. Kontoklass 3-8 rör intäkter/inkomster och kostnader/utgifter. Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret 8

Årsförbrukning (bokfört belopp på resp slag/konto samt ansvarskod) Årsredovisning Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne (diarieförs) kretess Tilhör ärendet om årsredovisni ng som registreras i samband med ärendets behandling. Ingår i huvudbok som finns i årsbokslut. Förvaras även digitalt i 10 år i resp år bokslutsmapp på G:server. Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret. Slutdokument för bokslutsprocessen och underlag till fastställt bokslut i nämnd, styrelse och fullmäktige. 1. 4. 2 Begära ökat anslag/tilläggsbudget Begäran om tilläggsbudget/tilläggsanslag Närarkiv Beslut/protokollsutdrag Närarkiv 1. 4. 3 Investeringar Närarkiv Stora investeringar som kräver beslut i KF. 1. 5 Kvalitetsledning 1. 5. 1 Kvalitetsstyra Direktiv gällande ledningssystemet Dokumentation från kvalitetsarbete, underlag inaktualitet 1.3.1 Styrande dokument. 9

(diarieförs) kretess Granskning av ledningssystem, resultat av Kvalitetsdokument Mål för kvalitets-och säkerhetsarbetet Protokollsutdrag/beslut Rapporter, uppföljningar Uppföljning av mål 1.3.1 Styrande dokument. Avser inrapporterad uppföljning på verksamhetsnivå. Uppföljning av verksamhet och kvalitét Åtgärdsplaner Sammanställning av klagomål på verksamhetsnivå 1. 5. 2 Mäta verksamhetskvalitet Analyser Avvikelserapporter Beslut Beslut om riskkvalificering Checklistor Dokumentation Händelse- och riskanalys Avser dokumenterade uppföljningar. Protokoll och utvärdering bevaras och registreras. Underlag efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. 1.3.1 Styrande dokument. Avser sammanställningar för rapportering till verksamheten. Egenkontroll (t ex patientsäkerhet) och riskanalys, enkätundersökning för att undersöka verksamhetskvalitet. 10

(diarieförs) kretess Inspektionsrapporter Intern kontrollplan ar Kontroller Protokollsutdrag/beslut Prover, egenkontroll 1 år Rapporter, uppföljning Tillsyn i egen regi Begäran om yttrande Beslut Beslut om riskkvalificering Egenkontroll 2 år Godkännande Inspektionsrapporter ar Statistik Yttrande/svar Övrig dokumentation av vikt från tillsynsärende Enkät Enkät, upprättad Närarkiv Enkätsvar, inkomna 2 år Närarkiv Sammanställning Närarkiv Statistk 1.3.1 Styrande dokument. 1 ex bevaras tillsammans med sammanställningen 11

Statistik, allmän av betydelse (diarieförs) kretess Statistik av betydelse bevaras. Övrig statistik vid inaktualitet Statistik, verksamhetsspecifik Vård och omsorg Avvikelserapporter rörande enskilda händelser Checklistor Händelseanalyser Inspektionen för vård och omsorg (IVO):s beslut Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Övrig statistik vid inaktualitet Enskilda rapporterade händelser efter 10 år om de granskats i en händelse- eller riskanalys, där en sammanställning gjorts för rapportering och uppföljning av mål och resultat och som bevaras. Obs! att gallring av enskilda avvikelserapporter inte får ske om dessa behövs för vårdgivarens uppföljning, eller för ev framtida utredningar i disciplin- eller patientskadeärenden. 1 arkivex av varje upprättat mallexemplar bevaras. Händelseanalyser, checklistor och handlingsplan för åtgärder efter 10 år om det finns en slutrapport om händelseanalys som bevaras, annars ska händelseanalyserna bevaras (Tidigare HSAN-beslut som nu övergått till Socialstyrelsen, sedan 1 juli 2013 IVO). Beslut som rör den egna vårdgivaren bevaras och registreras. Beslut rörande andra vårdgivare som saknar betydelse för den egna vårdgivaren vid inaktualitet 12

1. 5. 3 (diarieförs) kretess Riskanalyser, checklistor och handlingsplaner för åtgärd, om det finns en slutrapport som bevaras. I annat fall bevaras riskanalyserna. Riskanalyser Riskbedömningar Ett inkommet svar ska bevaras i sin helhet Verksamhetsspecifika planer och uppföljningar, Tex planer utifrån den Säkra och förbättra fastställda budgeten med tillhörande verksamhetskvalitet uppföljningar. Kvalitetgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Närarkiv Protokoll (motsv.) från kvalitetsråd Närarkiv Protokoll från kvalitetsgranskning (motsv.) Närarkiv Protokollsutdrag/Beslut Närarkiv Protkoll och utvärdering bevaras och registreras. Underlag efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. Avser protokollförda uppföljningar av ledningssystemet i kvalitetsråd (motsv.) Avser dokumentation och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Tjänsteskrivelse Närarkiv Uppföljningar av rutiner, dokumentation Närarkiv Avser uppföljning av t.ex. arbetsrutiner Verksamhetsplan 1.3.1 Styrande dokument 1. 5. 4 Synpunkter och klagomål Felanmälan Anmälan om fel Gallras Närarkiv Redovisning av åtgärd Gallras Närarkiv 13

(diarieförs) kretess Synpunkter Protokollsutdrag/Beslut Närarkiv Synpunkter av betydelse för verksamheten Närarkiv Avser skriftliga synpunkter till verksamheten. Synpunkter av tillfällig eller ringa betydelse inaktualitet Närarkiv Synpunkter inkomna via synpunktshanteringen avseende beröm, förslag eller klagomål på verksamheten. Närarkiv Tjänsteskrivelser Närarkiv Klagomål Klagomål av betydelse för verksamheten Närarkiv Klagomål av tillfällig eller ringa betydelse inaktualitet Närarkiv Protokollsutdrag/Beslut Närarkiv Tjänsteskrivelser Närarkiv Avser skriftliga klagomål till verksamheten. Klagomål av betydelse bevaras och ska registreras, t ex klagomål till vårdenhet eller via patientnämnd (mots.). 1. 5. 5 Anmälan enligt lag Avser anmälan mot myndighet Anmälan om kränkande behandling Närarkiv Kan gälla kränkande behandling av skolelev Anmälan om missförhållande enligt Lex Sarah, Lex Maria. Närarkiv kretessparagraf följer ärendet Kan gälla t.ex. Lex Sarah, Lex Maria. För s k orosanmälan: se 7.1.5 14

(diarieförs) kretess Beslut Närarkiv Klagomål till barn- och elevombudsmannen Närarkiv Klagomål till DO Närarkiv Klagomål till IVO Närarkiv Klagomål till JO Närarkiv Klagomål till Skolinspektionen Närarkiv Avser klagomål som gäller vårdenhet inom den egna vårdgivaren. Patientskaderegleringen (PSR), beslut som rör den egna vårdgivaren Tjänsteskrivelse Närarkiv Utredning/rapport Närarkiv kretessparagraf följer ärendet Egna journalkopior vid inaktualitet. 1. 5. 6 Forum för samråd Tex föräldraråd, elevråd. Elevrådets handlingar Egen arkivbildare. Ej allmänna handlingar. Föräldraföreningens handlingar Egen arkivbildare. Ej allmänna handlingar. Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper Närarkiv Protokoll/minnesanteckningar Närarkiv Skrivelser från representanter i samråd Närarkiv T.ex. skola-fritid, skola-näringsliv, skola-statliga myndigheter, skola- kommunala myndigheter 15

(diarieförs) kretess Juridiska handlingar ingår i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som det berör om det finns ett ärende. Om det inte finns ett ärende redan utan är en ren juridisk process så registeras ärendet här. beslutar inte om sekretess generellt utan sekretess prövas vid varje begäran om utlämnande av allmän handling. Om bedömningen är att det kan förekomma sekretess hänvisas till vanligast tillämpbara kapitel i offentlighets och sekretesslagen (2009:400). 1. 5. 7 Juridiska handlingar 16

(diarieförs) kretess Övriga juridiska handlingar Pappershandlingar förvaras i grön akt som finns under pågående arbete hos handläggare, sedan hos kansliet i arkivskåpen, därefter i närarkivet vid upphandlingsenhete n. Digitala handlingar i Evolution. Avtal Avtal skannas in i Evolution. Avtal på papper bevaras antingen hos respektive enhet alternativt i närarkivet vid upphandlingsenhete n, inlåsta i hurtsar. För avtal gällande upphandling, se 2.6 Inköp och försäljning Avtal/ kontrakt av principiell betydelse i rubrik kretessparagraf följer ärendet 17

Gallras 2 år efter upphörd Avtal/ kontrakt av tillfällig betydelse giltighet i rubrik (diarieförs) kretess kretessparagraf följer ärendet Avvisning av för sent inkommet överklagande i rubrik kretessparagraf följer ärendet Besked från högre instans att beslutet överklagats i rätt tid inaktualitet i rubrik kretessparagraf följer ärendet Beslut från högre instans i rubrik kretessparagraf följer ärendet Beslut om omprövning i rubrik kretessparagraf följer ärendet Besvärshänvisning i rubrik kretessparagraf följer ärendet Dom i rubrik kretessparagraf följer ärendet Dom följer ärendet. 18

(diarieförs) kretess Dom för kännedom inaktualitet i rubrik kretessparagraf följer ärendet Fullmakt i rubrik kretessparagraf följer ärendet Föreläggande i rubrik kretessparagraf följer ärendet Handling som visar att överklagandet kommit in i rätt tid i rubrik kretessparagraf följer ärendet Inkommen överklagan i rubrik kretessparagraf följer ärendet JO-anmälan i rubrik kretessparagraf följer ärendet Kallelse till förhandlingar i rubrik kretessparagraf följer ärendet 19

(diarieförs) kretess Komplettering av avtal/ kontrakt av principiell betydelse Komplettering av avtal/ kontrakt av tillfällig betydelse Gallras 2 år efter upphörd giltighet i rubrik i rubrik kretessparagraf följer ärendet kretessparagraf följer ärendet Korrespondens av vikt Korrespondens, rutinmässig i rubrik i rubrik kretessparagraf följer ärendet kretessparagraf följer ärendet Korrespondens som ej tillför sakuppgift och som är av tillfällig eller ringa betydelse. inaktualitet, dock de senast vid arkivläggning. Nämndens beslut att överklaga med tillhörande motivering i rubrik kretessparagraf följer ärendet Nämndens yttrande till högre instans i rubrik kretessparagraf följer ärendet PM, promemoria i rubrik kretessparagraf följer ärendet 20

(diarieförs) kretess Protokoll i rubrik kretessparagraf följer ärendet Stämningsansökan i rubrik kretessparagraf följer ärendet Tjänsteanteckning av vikt Tjänsteanteckning, rutinmässiga i rubrik i rubrik kretessparagraf följer ärendet kretessparagraf följer ärendet Tjänstesanteckningar som ej tillför sakuppgift och som är av tillfällig eller ringa betydelse. inaktualitet, dock de senast vid arkivläggning. Tjänsteskrivelse i rubrik kretessparagraf följer ärendet Underlag för framställt krav i rubrik kretessparagraf följer ärendet Yttrande från motpart i rubrik kretessparagraf följer ärendet 21

(diarieförs) kretess 1. 6 Yttrande, egna Överklagande av beslut Verksamhetsutveckling och samverkan i rubrik Pappershandlingar förvaras i grön akt som finns under pågående arbete hos handläggare, sedan hos kansliet i arkivskåpen, därefter i närarkivet vid upphandlingsenhete n. Digitala handlingar i Evolution. 1. 6. 1 Omvärldsbevakning Omvärldsanalyser Närarkiv Redovisningar från externa projekt och utredningar Närarkiv kretessparagraf följer ärendet Ingår i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som överklagas. Redovisningar från studiebesök och konferenser 1. 6. 2 Projekt Förstudier inaktuallitet Hos handläggare 22

Beslut Direktiv Plan Sammanställning Tjänsteskrivelse Utvärdering Projekt Ansökan om att inleda projekt/projektansökan Ansökningar och beslut om utbetalningar Anteckningar från möten Avtal Beslut om inledande av projekt Beslutsförteckningar Bokföringsplan (diarieförs) kretess Minnesanteckningar utan beslut kan efter 2 år. Anteckningar som innehåller beslut ska bevaras 23

Broschyrer och annat egenproducerat material Budget Delrapporter Deltagarförteckningar Ekonomisk slutredovisning Enkät Fakturor Förteckning över styrgruppens medlemmar Handbok Hemsidor 10 år (diarieförs) kretess Ex: Kartläggningsrapport, rapporter från SKL eller andra myndigheter Klassificeras under 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Kan bevaras som urval för framtida forskning om man vill. Intervjuer Korrespondens 2 år efter projektets slut Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport 24

Meddelanden Månadsrapporter - ekonomi 2 år 2 år (diarieförs) kretess Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport Observationsanteckningar Projektanvisningar Projektdirektiv Projektplan Resursplan Revisionshandlingar Slutrapporter Styrgruppens protokoll Teknisk plan Tidningsannonser 2 år efter projektets slut Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport 25

Tidplan Underlag för budgetberäkning Utvärderingar 10 år (diarieförs) kretess Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport EU-projekt Innan projektet startar Beslut från nämnder/styrelser rörande EU-ansökan Fördjupad projektplan Kommunikationsstrategi/ kommunikationsplan Kontrakt Korrespondens av vikt Dokumentationen i ett EU-projekt är viktig. Den behövs bl.a. eftersom att EU genom revisioner och om dokumentationen inte är komplett kan kräva tillbaka hela eller delar av EU-bidraget. Revision sker i Strukturfonderna upp till 3 år efter att sista betalningen är gjort från EU. Övriga fonder kan ha revision upp till 5 år efter slutbetalning. Kopia i projektdokumentationen. Inbegriper godkänd, reviderade och ej godkända projektplaner. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Avser korrespondens med ex medfinansiärer och projekt-partners. Kopia i projektdokumentationen. 26

Källmaterial och statistik som varit underlag för projektets problembeskrivning Partnerskapsavtal Projektansökan Projektbeslut Protokoll från nämnder/styrelse rörande EU-ansökan Samverkansavtal Underlag och uträkningar Under projektets gång Administrativa kostnader Ansökan om utbetalning Arbetsplaner, tidsplaner inaktualitet (diarieförs) kretess Kopia i projektdokumentationen. Medfinansieringsintyg. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Vid budgetering och framtagande av beräkningsunderlag. Kopia i projektdokumentationen. Uträkningar av både direkta och indirekta kostnader Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Utbetalning av stöd AoU (även ansökningar om utbetalning i förskott). Inklusive missiv med underlag såsom löneunderlag, fakturaunderlag och finansieringsunderlag m.m. kallades tidigare rekvisition. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision 27

Arbetstidsredovisning Avräkningsplan för förskott Avsiktsförklaring inaktualitet inaktualitet (diarieförs) kretess För redovisning av personal som är anställd i projektet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision (Letter of intent/commitment) Letter of intent innebär att de organisationer som ska vara med i projektet skriftligen intygar bl. a hur mycket arbetstid och vilka finansiella resurser de tänker lägga in i arbetet Avtal Bank- och postgirobetalningar Budget med kalkyler Dagböcker (projektdagböcker) Deltagarrapportering till SCB inaktualitet inaktualitet Projektkontrakt, samverkansavtal. (Hyres-, leasing- och underentreprenörsavtal får TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision) Räcker med kopior som visar att pengarna betalts in/ut. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Projektdeltagarnas personnummer, antal timmar de deltagit per månad och eventuella avbrottsorsaker. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision 28

Dokument som visar SYNLIGGÖRANDE/publicitet (allt material som kan verifiera att kravet på offentliggörande fullgjorts). inaktualitet (diarieförs) kretess Det kan ex vara kopior av annonser, artiklar/notiser, marknadsföringsmaterial, foton av skyltar, trycksaker, visitkort, skärmdumpar eller utskrift av hemsida som byggts upp för projektet samt filmer och fotografier från utställningar m.m. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Dokumentation från STYRGRUPPS- OCH PROJEKTMÖTEN Dagordningar och kallelser, t ex från samverkanspartsmöten och möten med ekonomer/kommunikatörer Dokumentation kring/från arrangemang och aktiviteter Dokumentation om resor och boende inaktualitet inaktualitet Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. AKTIVITETER t ex inbjudningar, anmälningar, program-/mötesagenda, deltagarförteckningar/närvarolistor, egenproducerat utbildningsmaterial o dyl. kursdokumentation, Power Point presentationer, filmer och fotografier), provformulär/ifyllda provformulär, prov- /examensresultat, kursintyg. T ex från mässor, konferenser och kickoffer. eller Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision, se motsvarande handling i huvudmannens arkiv. Ex. Kvitton, rese-rapporter, boarding cards. Gallras tidigast EFTER sista tidpunkt för revision 29

Ekonomisk redovisning Ekonomiska transaktioner First Leval Control Certificate Friställningsintyg för offentliget anställd personal (ERUF) Fullmakter för projektledaren Föreskrifter och regler Hemsida externt/intranät Information av allmän karaktär Information om deltagare Information om partners och underleverantörer Kopia av ANSTÄLLNINGSAVTAL inaktualitet inaktualitet inaktualitet inaktualitet inaktualitet (diarieförs) kretess Kopior ur den ekonomiska redovisningen ska finnas i projektet. Originalen stannar i diariet. Projektägare ska sär-redovisa projektet så att transaktioner direkt kan utläsas i redovisningen. Transaktionerna ska även vara tillgängliga digitalt i sitt ursprungssammanhang för revision. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Intyg från kontrollen på förstanivån. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Från programförvaltande myndigheter i Sverige Deltagarförteckningar, kursintyg. Original i huvudmannens personaldossié. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. 30

Kopia av AVTAL/ KONTRAKT T ex med antagen leverantör inaktualitet (diarieförs) kretess Original i huvudmannens diarium. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Kopior av REKRYTERINGSÄRENDEN Kopior av VERIFIKATIONER t ex Leverantörsfakturakopior, reseräkningar, kvitton och boardingcards Korrespondens inaktualitet inaktualitet Original finns i huvudmannens ärendehanteringssystem. Avser bl. a kopior av annons, sökandeförteckning, anställningsavtal, ansökan, rekryteringsbeslut. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Original ibland ekonomihandlingarna i huvudmannens arkiv. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Korrespondens av vikt. Avser bl. a korrespondens med finansiärer (EU- och medfinansiärer) och projektpartners. KORRESPONDENS av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär Lägesrapporter Lönekostnader inaktualitet Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Projektägare ska sär-redovisa projektet så att lönekostnader direkt kan utläsas i redovisningen. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision 31

(diarieförs) kretess Marknadsförings- och informationsmaterial Partnerskapsavtal Plan Pressklipp etc Pressmeddelanden PROJEKTPLANER kring varje aktivitet Protokoll från styrgrupps- och projektmöten inaktualitet Annonser om egna projektet, broschyrer och informationsfoldrar etc. nyhetsbrev, affischer, roll-ups och skyltmaterial etc., faktablad, filmer och fotografier om projektet. Skyltmaterial ska avbildas genom t ex fotografering. Efter avbildning kan skyltmaterialet. Mellan parter som samverkar i ett projektgenomförande PLAN för projektets följeforskning. Bifogas den första lägesrapporten. Artiklar och annonser om projektet i tidskrifter, webbtidningar etc. Om det egna projektet Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Dokumentation från (se även grupp 3) protokoll, mötesanteckningar och signerade listor. T ex från samverkanspartsmöten och möten med ekonomer/kommunikatörer Rapporter Rekryteringsärenden Lägesrapporter, följeforskning, interimsrapport/delrapport, meddelande/rapport till förvaltande myndighet om projektet försenas, reserapport. Kopior av handlingarna ska finnas i projektet. Originalen stannar i diariet. 32

Revisionsintyg SOCIALA MEDIER t ex Facebook, Twitter, bloggar, Linkedin m fl. kanaler för information och utökad medborgadialog om projektet. Strategi-/handlingsplan Underlag för pension och försäkringar (PO 55,658%) UNDERLAG FÖR UTGIFTER t ex förbrukningsinventarier, biljetter, övernattning, konferenslokal, kopiatoranvändning, traktamenten och hyra av bil, utbildnings-material, förbruknings-material och nyttjande av nödvändig utrustning för projektet Uppdragsbeskrivning inaktualitet inaktualitet (diarieförs) kretess Intyg från godkänd eller auktoriserad revisor som granskar och bestyrker riktigheten i de uppgifter som stödmottagaren lämnar i ansökan om utbetalning. Meddelanden, inlägg, inkomna frågor med svar av betydelse, liksom allt som föranleder någon åtgärd bevaras utanför det sociala mediet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revisionmeddelanden, inlägg, inkomna frågor med svar av betydelse, liksom allt som föranleder någon åtgärd bevaras utanför det sociala mediet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision För implementering av projektresultat Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. T ex underlag för korttidshyra t ex datorprojektor som används vid enstaka tillfällen och kanske hyrs vid varje användningstillfälle. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Avser bl. a projektpersonal, utvärderare/följeforskare 33

(diarieförs) kretess Uppgifter om kopiatoranvändning/ beräkning av indirekta kostnader inaktualitet Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Upphandlingsärenden De olika stegen i upphandlingen ska dokumenterat skriftligt och kunna visas upp. För att en kostnad i ett strukturfondsprojekt ska betraktas som stöd-berättigad ska den uppkommit genom ett en offentlig upphandling ha gjorts, när så krävs. För mer information se 2.6.1 Genomföra upphandling om upphandling, anbudsinbjudan, inaktualitet ärendehanteringssystem. Gallras TIDIGAST Utdrag ur LÖNELISTA Utdrag ur RÄKENSKAPER t ex Ekonomiska månads-rapporter, plusgiro- och bankgirolistor (där det framgår att betalning gjorts). Utskrift ur ekonomidatabasen Verifikationer Avsluta projektet inaktualitet inaktualitet Original i personaldatabasen. För redovisningen av personalkostnader ska personalen och den som hanterar lön kontaktas för att hitta lämpliga rutiner för att särskilja projektets lönekostnader från ordinarie verksamhet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Ska vara ställda till projektägaren och utan svårighet kunna kopplas till projektet Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision 34

Beslut om avslut Information om projektresultat/avslutat projekt Korrespondens av vikt Rapporter Upphävande av beslut och återbetalnings-skyldighet Utvärderingsplan Revision av projektet (diarieförs) kretess Avslut enligt plan och förtida avslut. Kopia i projektdokumentationen. Inbjudningar, anmälningar, presentationsmaterial. Kopia i projektdokumentationen. Meddelande/rapport till förvaltande myndighet om projektet avbryts. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Revisionsärende Ex avisering om revisionsbesök, revisionsrapport. 1. 6. 3 Samverka externt Gemensam nämnd, samverkansavtal. Kallelse Närarkiv Minnesanteckningar 2 år Protokoll i värdkommu nen. Samverkansavtal Överenskommelse 35

1. 7 Allmänna handlingar och arkiv 1. 7. 1 Post och postöppning Postöppningsfullmakt Rutiner för postöppning 1. 7. 2 Lämna ut allmänna handlingar inaktualitet Närarkiv (diarieförs) kretess Ingår i Handbok för dokument- och ärendehantering, klassificeras under 1. 3. 1 Styrande dokument Om förfråga avser ett redan befintligt ärende så skall den klassificeras enligt ärendet. Beslut om att ej lämna ut allmän handling eller lämna ut den maskad Närarkiv Beslut/dom från kammarrätten Närarkiv Besvärshänvisning Närarkiv Inkommen begäran om att ta del av allmän handling utlämnande Hos handläggare Överklagande av beslut att ej lämna ut allmän handling Närarkiv 1. 7. 3 Redovisa information Arkivbeskrivning Närarkiv Diarieföring/registrering av allmänna handlingar, arkivförteckning, dokumenthanteringsplan, beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. ArkL 6. Kan ingå i beskrivning av en myndighets allmänna handlingar. 36

(diarieförs) kretess Upprättas av kommunarkivet. Uppdateras löpande. Krävs inte på myndighet om dokumenthanteringsplanen är aktuell. Informationen i Klara Arkivsök finns sökbar både internt och på webben Arkivförteckning Uppdateras kontinuerlig t Klara Arkivsök Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar Närarkiv OSL 4 kap, 2. Kan ingå i arkivbeskrivningen. Närarkiv Klassificeringsstruktur Närarkiv Ärendekort 1. 7. 4 Vårda och förvara arkiv Kvittenser på interna lån av handlingar I pärm hos handläggare, se, se Arkivtillsyn Begäran om uppgifter/yttrande Närarkiv Beslut/dom N ärarkiv Meddelande om förestående inspektion Närarkiv Protokollsutdrag/beslut Närarkiv Tillsynsrapport/inspektionsprotoko ll Närarkiv Underrättelse om inkommen anmälan Närarkiv Klassificeras under 1. 3. 1 Styrande dokument Klassificeras under 1. 3. 1 Styrande dokument Skrivs ut och arkivläggs tillsammans med ärendet så länge ärendet bevaras på papper. Gallras när handlngarna återlämnats 37

(diarieförs) kretess Yttrande/svar Närarkiv Tillgängliggöra allmänna 1. 7. 5 handlingar och arkiv Uppdateras kontinuerlig Arkivförteckning t Klara Arkivsök 1. 7. 6 Hantera arkivleveranser Leveransreversal/leveranskvitto Hos handläggare Uppdateras Riktlinjer för leveranser av arkiv vid behov Intranätet Informationen i Klara Arkivsök finns sökbar både internt och på webben hos arkivmyndigheten, kopia skickas till verksamhet som överlämnar handlingar. 1. 7. 7 Avhända allmänna handlingar Begäran om övertagande av handlingar Närarkiv Kräver beslut i kommunfullmäktige. Protokollsutdrag/beslut om avhändande Närarkiv Tjänsteskrivelse Närarkiv Överlämna allmänna handlingar för 1. 7. 8 förvaring Avtal om lån/förvaring av handlingar Närarkiv Beslut om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring externt Närarkiv 1. 7. 9 Gallra allmänna handlingar Gallringsbeslut, särbeslut Närarkiv T ex skannade verifikationer som förvaras på annan plats. Lag (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring 38

(diarieförs) kretess Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydese Närarkiv Tjänsteskrivelse, förslag till gallring Närarkiv Uppgifter om gallring som framgår i antagen dokumenthanteringsplan Närarkiv, se 1. 8 Tillsyn och Revision Ingår i dokumenthanteringsplan och registreras under under 1. 7. 3 Redovisa information Tillsyn som utövas inom ramen för kärnverksamheterna, se resp verksamhetsområde. 1. 8. 1 Revision och granskning Intern revision Begäran om yttrande Närarkiv Beslut från revisionen Närarkiv Protokollsutdrag/beslut Närarkiv Tillsynsrapport/inspektionsprotoko ll Närarkiv Yttrande/svar Närarkiv 1. 8. 2 Tillsyn från tillsynsmyndighet Skolinspektionen, Arbetsmiljöverket, externa revisorer. Återkommande reguljära inspektioner. Begäran om uppgifter/yttrande Närarkiv Beslut/dom Närarkiv Handlingar rörande återkommande rutinmässiga kontroller av kortvarig betydelse Kontrollplan Närarkiv 2 år Närarkivv Egenkontroll, t ex livsmedel. 39

1. 9 (diarieförs) kretess Meddelande om förestående inspektion Närarkiv Protokollsutdrag/beslut Närarkiv Register över ansvariga Närarkiv Tillsynsrapport/inspektionsprotoko ll Närarkiv Underrättelse om inkommen anmälan Närarkiv Yttrande/svar Närarkiv Remisser, undersökningar och statistik Remisser och yttranden som inte hör till någon särskild verksamhet. Tex remisser från statliga myndigheter. 1. 9. 1 Externa remisser Beslut från remitterande organ Närarkiv Protokollsutdrag/Beslut Närarkiv Remiss/begäran om yttrande Närarkiv Yttrande/svar Närarkiv 1. 9. 2 Externa undersökningar Enkäter, inkomna Gallras/Bev aras Närarkiv och bevaras om de är av vikt annars vid inaktualitet Enkätsvar, avgivet Gallras/Bev aras Närarkiv och bevaras om de är av vikt annars vid inaktualitet 1. 9. 3 Statistik till andra myndigheter Tex statistik till SCB, Skolverket m m. Begäran om uppgifter inaktualitet Närarkiv 40

1. 10 Lämnade uppgifter Hantera kommunens varumärke Närarkiv (diarieförs) kretess 1 arkivex av den egna organisationens sammanställningar (motsv.) bevaras. Övriga vid inaktualitet 1. 10. 4 Utmärkelser Nomineringar Närarkiv Protokollsutdrag/beslut Närarkiv 1. 10. 5 Flaggning Instruktion för flaggning Närarkiv Klassificeras under 1.3.1. Styrande dokument 1. 11 Representera 1. 11. 1 Evenemang och avtackningar 1. 12 Dataskydd 1. 12. 1 Personuppgiftsombud/ dataskyddsombud Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Närarkiv Entledigande av tidigare anmält personuppgiftsombud Närarkiv Förordnande av personuppgiftsombud Närarkiv Informationsmaterial till personuppgiftsombudet från Datainspektionen inaktualitet Närarkiv Gäller PuL fram till maj 2018 och Dataskyddsförordningen från maj 2018. Ingår i Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar 41

(diarieförs) kretess Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar Inrättande av personuppgiftsombud Närarkiv 1. 12. 2 Samtycken Förbindelse, policy för PuL, information samt samtycken/ återtaganden av samtycken till behandling av personuppgifter samt återtaganden av samtycken till utlägg på webbplats Närarkiv Förvaras i personalakt 1. 12. 3 Personuppgiftsbehandling Anmälan av behandling av personuppgifter till Datainspektionen Närarkiv Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet Nämndens/styrelsens instruktion för förvaltningen angående inaktualitet Närarkiv behandling av personuppgifter Närarkiv Personuppgfitsbiträde, instruktioner Närarkiv Personuppgiftsbiträde, avtal Närarkiv Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar 42

Personuppgiftsbiträde, checklista för kontroll av avtalsuppfyllelse t ex säkerhet Registerförteckningar Närarkiv 2 INTERN SERVICE 2. 1 Mötesadministration inaktualitet Närarkiv 2. 1. 1 Mötesplanering Beställningar av fika och lokaler Gallras Hos handläggare Protokollsutdrag/beslut Närarkiv Sammanträdesplanering (kalender) Närarkiv 2. 1. 2 Genomföra möten 2. 2 Justeringsanslag Kallelse/ärendelista/föredragningsli sta Kallelse/ärendelista/föredragningsli sta med beslutsunderlag (kopior av de ärenden som tas upp på mötet) Administration av förtroendevalda vunnit laga kraft sammanträd e Hos handläggare (diarieförs) kretess Personuppgiftsombudets förteckning och beskrivning över personregister Förberedelse och genomförande av nämndssammanträden och möten av olika slag. Får om protokollet innehåller en ärendeförteckning annars måste de bevaras. 43

(diarieförs) kretess 2. 2. 1 Registrera förtroendevala Avtal lån av surfplatta Närarkiv Gallras 2 år efter avslutat uppdrag Kontohantering klassificeras under 2.11.2 Förvalta IT-system. Gäller beställning av nytt Beställning av användarkonto konto, bekräftelse och uppsägning av konto. Förtroendemannaregister FMS Samtycke enligt PuL/dataskyddsförordningen Klassificeras under 1. 12. 2 Samtycken kretessförbindelse Närarkiv Gallras 2 år efter avslutat uppdrag Ersättning och arvoden till 2. 2. 2 förtroendevalda Arvodesunderlag (närvarolistan, förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar etc.) 10 år Närarkiv Lönelista Heroma 2 år Heroma 2. 2. 3 Transaktionsfil/lönefil Utveckla förtroendevaldas kompetens Inbjudan till externa kurser och konferenser för förtroendevalda Hos handläggare genomförande Interna utbildningar för nya förtroendevalda Närarkiv Inbjudan, kursmaterial och deltagarlista. Protokollsutdrag/beslut Närarkiv 44

(diarieförs) kretess 2. 2. 4 Avtacka/hedra förtroendevalda Beslut om utdelade gåvor Närarkiv Register över gåvor inaktualitet Närarkiv Beskrivning av valbara gåvor. Riktlinjer för gåvor Intranätet Ingår i Regler för jubileumsgåva till förtroendevalda och medarbetare och klassificeras under 1.3.1 Styrande dokument. 2. 3 Informera och kommunicera internt 2. 3. 1 Internt informationsmaterial Broschyrer, foldrar (för internt bruk) Hos handläggare 1 arkivexemplar skickas till kommunarkivet. Fotografier, filmer och animationer framtagna för t ex information och utbildning inaktualitet Närarkiv Kalender inaktualitet Kataloger eller annat informationsmaterial kring bl.a kursutbud och tjänster, interna Gallras Närarkiv Omvärldsbevakning inaktualitet Verksamhetens historia Närarkiv 2. 3. 2 Intern webb Notified-extern pressbevakningstjän st Kalender för skolans verksamhet. Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande omvärldsbevakning med direkt anknytning till verksamheten köps in via ett externt företag- Notified. 45

2. 3. 3 2 3 4 Dokumentbibliotek Handböcker/interna rutiner Webbsidor Projekt- och samarbetsytor på webben Direktkommunikation med medarbetare Dokumentbibliotek Massutskick via e-post eller sms, informationsträffar Material från interna informationsträffar Projektytor Samarbetsytor 2. 4 Ekonomiadministration 2. 4. 1 Kontoplan/gällande inaktualitet inaktualitet inaktualitet inaktualitet inaktualitet inaktualitet Hos handläggare Hos handläggare (diarieförs) kretess Uppdateras löpande Klassificeras under 1.3.1 Styrande dokument. 1 ex sparas vid större förändringar Sparas i XML- eller XHTLM-format en gång per år samt vid större förändringar. Scheman, dokumenttypsdefinitioner och layout-mallar framställs och bevaras i form av elektroniska mallar. Tillhandahålla och använda tex OneDrive, Share Point m fl. Informationen måste ha sparats på annan plats. Informationen måste ha sparats på annan plats. Informationen måste ha sparats på annan plats. 46

Affärssystem Visma (Ekonomiadministrativa handlingar) Attest- och utanordningsbehörigheter (Beslut om attest) Gallras 3 år efter beslutsåret Digitalt, G-server plan i affärssystemet Närarkiv (kommunledningsko ntorets ekonomi, plan 3 i Rådhus Skåne). Aktuella koder finns i affärssystemet. (diarieförs) kretess Innehåller en mängd handlingstyper rörande beställning, faktura, redovisning och reskontra som bevaras/ beroende på vilken information de innehåller. Styrelsens beslut om att delegera beslutsrätt för attest och utanordning finns i delegationsordning. Resp. delegats beslut om attest sparas som mail i outlookserver. Blankett med behörighetsuppgifter vid inaktualitet. er i systemet för bland annat organisatorisk enhet, verksamhet, konto, motpart vilka behövs för att rekonstruera bokföringen över tid. Beskrivningar av koder som används i ekonomisystemet finns i upprättad systemdokumentation som bevaras tillsammans med årsbokslut. Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret Systemdokumentation Klassificeras under 2. 11. 2Förvalta IT-system. Aktuell version bevaras tillsammans med årsbokslut. 2. 4. 2 Leverantörsreskontra Avstämning leverantörsbetalningar Gallras 1 år efter redovisning såret Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne 47

Egenskapade leverantörsbetalning ("Ny faktura"), typ 100, 121 Import av betalningsposter "Probet import" Internfakturering mm, typ 14x Leverantörsfakturor, elektroniska, redovisningstyp 100,121 Leverantörsfakturor/utbetalningar, skannade, redovisningstyp 100, 121. Gallras 10 år efter redovisning såret Gallras 1 år efter redovisning såret Gallras 10 år efter redovisning såret Gallras 10 år efter redovisning såret Gallras 10 år efter redovisning såret Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Förvaras i affärssystemet Förvaras i affärssystemet Förvaras i original hos skanningleverantör. Skannad fakturabild förvaras 10 år i affärssystemet. (diarieförs) kretess 10-årsregel eftersom fakturaoriginal förekommer. Underlag för import av betalningsposter från fakturasystemet Proceedo till redovisningssystemet, ROR. T o m 2011 skannades leverantörsfakturorna i egen regi och särskilt beslut fanns från Skatteverket om gallring 3 år efter redovisningsåret. För skanning via entreprenad har tolkning gjorts om att gallring får ske först vefter 10 år enligt huvudregel. Leverantörsreskontra, årlig förteckning över kommunens leverantörsskulder. Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne i årsbokslut Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret. 48

Originalkvitton till reseräkningar, utlägg och betalkortsfakturor Utbetalningar anhörigstöd, typ 365 Utbetalningar fritidsstöd, FRI, typ 370 Utlandsbetalningar, signeringsunderlag Övriga utbetalningar, typ 110 2. 4. 3 Kundreskontra Av - påanmälningar av betalning via autogiro Gallras 10 år efter redovisning såret Gallras 10 år efter redovisning såret Gallras 10 år efter redovisning såret Gallras 1 år efter redovisning såret Gallras 10 år efter redovisning såret Gallras 3 år efter redovisning såret Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Verifikation på papper förvaras hos registrerande förvaltning Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne (diarieförs) kretess Originalkvitton på papper där själva handlingen (reseräkning, betalkortsfaktura) är elektronisk. Kvittona finns även skannade till verifikationen. Själva verifikationen för utlandsbetalningaen ingår i dagbokföringen, typ 220. 49

Beställningar av utskrift via utskriftsföretag (Idata) Bokföringsmässig avskrivning, beslut sammanställning och specifikation Debiteringslista (förteckning över genomförd fakturering samt underlag) Deblista uppläggningsavgifter Inbetalningslista ROR samt ROR dagrapport Juridisk avskrivning, beslut och sammanställning Gallras 1 år Närarkiv plan 3, efter Rådhus Skåne redovisning såret Gallras 10 år efter redovisning såret Gallras 10 år efter redovisning såret Gallras 10 år efter redovisning såret Gallras 10 år efter redovisning såret Verifikation på papper eller digitalt förvaras i närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Förvaras på papper eller digitalt hos registrerande förvaltning. Förvaras på papper eller digitalt i närarkiv på vån 3. Underlag på papper eller digitalt förvaras i närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne (diarieförs) kretess Avser kompletterande räkenskapsmaterial till bokförda belopp som finns i dagbokföringen, typ 220. Beslut om juridisk avskrivning av fordringar diarieförs i Evolution. Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret. 50

Juridisk avskrivning, sammanställning och specifikation Kundfakturor Kundreskontra, årlig förteckning över kommunens kundfordringar Gallras 10 år efter redovisning såret Gallras 10 år efter redovisning såret Verifikation på papper eller digitalt förvaras i närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Förvaras digitalt i affärssystemet. Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne (diarieförs) kretess Gallras normalt efter 10 år förutsatt att ej betalda fakturor överförts till långtidsbevakning. i årsbokslut Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret. Långtidsbevakning av fordringar P-böter, betalda inaktualitet (fordran juridiskt avskriven eller slutbetald) Gallras 10 år efter redovisning såret Verifikation på papper eller digitalt förvaras i närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Överföring till digital förvaring i Evolution har påbörjats. Underlag finns också i långtidsbevakningsföretagets ( f n Svea) databas som nås via webtjänst. 51

Sammanställning över dagliga inbetalningar Underlag för makulerade fakturor Underlag och specifikation av inbetalning från långtidsföretag, (SVEA, Intrum, Visma) Underlag återbetalning av felaktiga betalningar 2. 4. 4 Anläggningsreskontra Anläggningsreskontra (Anskaffade anläggningar per år. Komprimerad bokslutslista per tillgångskonto, som bifogas bokslutet.) Gallras 10 år efter redovisning såret Gallras 3 år efter redovisning såret Gallras 10 år efter redovisning såret Gallras 10 år efter redovisning såret Underlag på papper eller digitalt förvaras i närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne (diarieförs) kretess Avser kompletterande räkenskapsmaterial till bokförda belopp som finns i dagbokföringen, typ 220. Smmanställningar från plus- och bankgiro. Avser kompletterande räkenskapsmaterial till bokförda belopp som finns i dagbokföringen, typ 220. i årsbokslut Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret. 52