Kundkategorisering i Rebus 2004-10-15: Åbergs DataSystem AB. Start på dokumentet. 2005-01-11: Flik 2: Nytt om resor finns eller inte. I Rebus finns det ett kundregister och ett kategoriregister. I kategoriregistret kan man registrera de kundkategorier som ska vara valbara för kunderna. Kunderna i kundregistret kan sedan kopplas mot kundkategorierna på flera sätt. Det enklaste är att via kundregistret klicka på knappen Kategorier och där tilldela kunden en eller flera kategorier. Det som det här dokumentet ska gå igenom är det mer flexibla sättet att låta programmet skapa kundkategorier utifrån olika kriterier. Alla kundkategorier kan också ses som både fasta och temporära eftersom man när som helst kan välja att radera en kategori vilket innebär att kunden frikopplas från den kategorin. Det kan vara bra om man t.ex. vill skapa en temporär kundkategori att använda för utskrift av kundetiketter. När etiketterna har skrivits ut kan kategorin raderas och kunderna frikopplas. Det finns fler användningsområden och de idéerna har ni säkert själva. Det finns ingen begränsning på hur många kategorier man kan ha i Rebus eller hur många kategorier en kund kan vara kopplad mot. Grund / Rutiner / Kategorisering I den här rutinen kan man skapa kundkategorier på en mängd olika sätt. Flik 1: Nya kundkategorier kan skapas från kundernas kundprofil d.v.s. vilka resor de har bokat med tanke på avresedatum-intervall och destination/paket. Flik 2: Nya kundkategorier kan skapas med hänsyn taget till kundernas registreringsdatum, ändringsdatum eller senaste faktureringsdatum. Det kan också kombineras med en kontroll av om resa/resor har beställts eller inte. Flik 3: Alla kunder som saknar kategori kan tilldelas en kategori. Flik 4: Alla kunder som tillhör en eller flera kategorier kan slås ihop till en enda gemensam kategori, ny eller befintlig. De tidigare kategorierna behålls. 1
Flik 1: Från kundprofil: Här kan kunder selekteras fram och få en ny kategori. I ovanstående exempel vill vi selektera fram de som har rest till London mellan 2004-01-01 och 2004-10-15. Dessa kunder tilldelas en ny kategori som heter LON Londonresenärer 2004 Man ska ange från/till önskat avresedatum. Det finns två fält med från/till avresedatum och funktionen på dessa styrs genom det val man gör i fältet Urval. Urval Om man vill ha mer urvalsmöjligheter på från/till-avresedatum så måste man här välja hur det andra från/till-datumfälten ska hanteras. Val 1: Inget extra datumintervall: Detta val betyder att kundens resor måste finnas inom det första avresedatum-intervallet. Det andra avresedatum-intervallet gäller inte alls. Val 2: Första ELLER nästa datumintervall: Detta val betyder att kundens resor måste finnas antingen inom det första avresedatumintervallet eller det andra. T.ex. kan man välja att kunden ska ha rest mellan 2004-01-01 och 2004-05-31 ELLER 2004-09-01 och 2004-12-31. Man kanske inte alls vill bry sig om sommarresorna som skett under perioden juni, juli och augusti. Val 3: Första men INTE nästa datumintervall: Detta val betyder att kundens resor måste finnas inom det första avresedatum-intervallet men inte inom det andra avresedatum-intervallet. T.ex. kan man välja att kunden ska ha rest någon gång under 2003 (mellan 2003-01-01 och 2003-12-31) men INTE någon gång under 2004 (mellan 2004-01-01 och 2004-12-31). Då får man fram de kunder som har rest någon gång 2
under 2003 men inte under 2004, d.v.s. kunder som inte har bokat på ett tag. Riktade utskick mot sådana kunder kan då göras. Modul Eftersom Rebus har flera bokningsmoduler kan man här ange från vilken bokningsmodul selekteringen ska ske. 1. Resebyrå-modulen 2. Arrangörs-modulen 3. Buss-modulen Destination / PaketID Om man väljer Resebyrå-modulen eller Buss-modulen kan man ange om selekteringen ska begränsa sig till en viss destination eller inte. Lämnar man fältet blankt så letar programmet på alla destinationer. Skriver man t.ex. Lon (som är förkortningen för London) så skrivs hela ortsnamnet ut. Programmet letar då bara efter resor till London. Om man väljer Arrangörs-modulen ska man ange ett Paket-ID som programmet ska leta efter. Lämnar man fältet blankt så letar programmet på alla paket. Kategori Man kan även välja att bara selektera fram kunder som redan tillhör en kategori. T.ex. kanske man bara vill leta bland privatkunder. Då väljer man den kategorin i det fältet. Om man vill välja bland flera kategorier måste man klicka på sökkikar-knappen (eller Insert-tangenten). Då kommer följande urvalsbild fram och man kan välja flera kategorier. 3
När man har valt de kategorier man är intresserad av stänger man formuläret och då kommer man tillbaks till kategoriseringsfönstret med de val man gjort ifyllda i listboxen. Tillhör alla Lämnar man det här fältet tomt betyder det att alla kunder som har rest till London inom den angivna perioden och tillhör någon av de två valda kategorierna kommer att selekteras fram. Om man däremot markerar det här valet (klickar eller trycker på blanksteget) så betyder det att kunderna måste tillhöra BÅDA kategorierna för att kunna väljas ut. Minsta antal resor Ibland kan det hända att man även vill kontrollera hur många resor kunden gjort till den valda destinationen. Man kanske inte vill selektera kunden om den endast gjort en resa. Då kan man skriva 2 så att kunderna måste ha gjort minst två resor till London för att selekteras fram. Standardvärdet är dock 1. Inkludera 0-belopp I kundprofilen finns allt data om kundernas bokade order sparat, även avbokade resor. Därför kanske man inte vill räkna med de som har 0 i belopp. Det är standardinställningen. Markerar man däremot detta val så kommer även order med 0-belopp räknas. Detta används endast i kombination med ovanstående val minsta antal resor. 4
Ny kategori När programmet har selekterat fram kunder som matchar det uppställda urvalet ska dessa tilldelas en ny kategori. Ange den kategorikoden här. Även en befintlig kategorikod kan användas om man vill bygga vidare på den. Benämning Ange den nya kategorins benämning i klartext. Gör urval Klicka på knappen så börjar datorn jobba med att leta upp de kunder som matchar alla uppställda urvalskriterier. Om några kunder hittades så visas denna ruta upp efter ett tag: Om inte några kunder hittades, eller om de redan hade den valda kategorin, så visas denna ruta: 5
Flik 2: Kunds registrerings/ändrings/fakturerings-datum Här kan nya kategorier skapas på kunder utifrån följande urval i Kategoriserings-fältet: Kategorisering 1. Kunds registreringsdatum. 2. Kunds ändringsdatum. 3. Kunds senaste faktureringsdatum. Val 1: Kunds registreringsdatum. Här ska man ange från/till den period man är intresserad av då kunderna nyregistrerades. De kunder som nyregistrerades i Rebus inom den angivna perioden kommer att selekteras fram. 6
Val 2: Kunds ändringsdatum. Här ska man ange från/till den period man är intresserad av då kunderna senast ändrades på något sätt. Ändringsdatum sätts till aktuellt datum då man gör någon förändring på kunden, det kan vara att man ändrar på något i kundregistret eller när man ställer ut en faktura eller kvitto, betalar eller makulerar en faktura. Ändringsdatum påvisar alltså att en kund är aktiv. De kunder som har ett ändringsdatum inom den angivna perioden kommer att selekteras fram. Val 3: Kunds senaste faktureringsdatum. Här ska man ange från/till den period man är intresserad av då kunderna senast fakturerades eller ett kvitto skrevs ut på t.ex. en slutbetalning av en order. De kunder som har ett senaste faktureringsdatum inom den angivna perioden kommer att selekteras fram. Kategori Man kan även välja att bara selektera fram kunder som redan tillhör en kategori. T.ex. kanske man bara vill leta bland privatkunder. Då väljer man den kategorin i det fältet. Om man vill välja bland flera kategorier måste man klicka på sökkikar-knappen (eller Insert-tangenten). Då kommer följande urvalsbild fram och man kan välja flera kategorier. 7
När man har valt de kategorier man är intresserad av stänger man formuläret och då kommer man tillbaks till kategoriseringsfönstret med de val man gjort ifyllda i listboxen. Tillhör alla Lämnar man det här fältet tomt betyder det att alla kunder som har nyregistrerats under den angivna perioden och tillhör någon av de två valda kategorierna kommer att selekteras fram. Om man däremot markerar det här valet (klickar eller trycker på blanksteget) så betyder det att kunderna måste tillhöra BÅDA kategorierna för att kunna väljas ut. Urval Om man vill ha fram alla nyregistrerade kunder i ett datumintervall men bara vill kategorisera de som har gjort någon resa, eller de som INTE har gjort någon resa, måste man välja ett av valen i det här fältet: 1. Ingen kontroll om resa/resor har gjorts 2. Ingen resa har gjorts inom intervallet 3. Resa/resor har gjorts inom intervallet Val 1 gör, som texten antyder, ingen kontroll på om kunderna har rest eller inte. Val 2 ska man välja om man endast vill kategorisera de kunder som INTE har gjort någon resa inom det datumintervall man väljer efter det här fältet. Val 3 ska man välja om man endast vill kategorisera de kunder som har gjort en eller flera resor inom det datumintervall man väljer efter det här fältet. 8
Ny kategori När programmet har selekterat fram de kunder som matchar urvalen ska de tilldelas en ny kategori. Ange den kategorikoden här. Även en befintlig kategorikod kan användas om man vill bygga vidare på den. Benämning Ange den nya kategorins benämning i klartext. Gör urval Klicka på knappen så börjar datorn jobba med att leta fram kunder som matchar de uppställda urvalskriterierna. Om några kunder hittades så visas denna ruta upp efter ett tag: Om inte några kunder hittades, eller om de redan hade den valda kategorin, så visas denna ruta: 9
Flik 3: Kunder utan kategorier Här kan man tilldela en kategori till alla kunder som saknar en kundkategori. Utan en kategori på kunden är det omöjligt att t.ex. skriva ut en lista på vilka kunder som saknar kategorier. För att veta hur många det finns som saknar kundkategori kan man klicka på knappen Testa antal kunder innan man gör själva kategoriseringen. 10
I det här exemplet saknar 435 kunder av 1210 en kategori. Om man tycker att alla dessa kategorilösa kunder ska tilldelas den valda kategorin trycker man på knappen Gör urval. Efter det kommer följande meddelande upp: Efter kategoriseringen kan man skriva ut en kundlista på de kunder som fick den här kategorin, d.v.s. de som saknar en riktig kundkategorisering. Med hjälp av kundlistan kan man sedan gå in i kundregistret och manuellt tilldela dem en riktig kategori. 11
Flik 4: Slå samman kategorier Här kan man selektera fram kunder som tillhör en eller flera kategorier och skapa en ny gemensam kategori. Observera att de ursprungliga kategorierna kommer att finnas kvar. I exemplet vill man att alla kunder som tillhör kategorierna F och P ska slås ihop till en enda gemensam kategori som heter FP Företag/Privat-kunder. Kategori Klicka på sökkikar-knappen (eller Insert-tangenten) så kommer följande urvalsbild fram där man kan välja flera kategorier. 12
Tillhör alla Lämnar man det här fältet tomt betyder det att alla kunder som tillhör någon av de två valda kategorierna kommer att selekteras fram. Om man däremot markerar det här valet (klickar eller trycker på blanksteget) så betyder det att kunderna måste tillhöra BÅDA kategorierna för att kunna väljas ut. Ny kategori När programmet har selekterat fram de kunder som matchar kategorivalen ska de tilldelas en ny kategori. Ange den kategorikoden här. Även en befintlig kategorikod kan användas om man vill bygga vidare på den. Benämning Ange den nya kategorins benämning i klartext. Gör urval Klicka på knappen så börjar datorn jobba med att leta fram kunder som matchar de uppställda urvalskriterierna. Nu har samtliga kunder med kategori F (371 stycken) och kategori P (148 stycken) selekterats fram och tilldelats kategori FP. Det blev totalt 371+148 = 519 stycken. 13
Radera befintliga kategorier Om man vill radera en kategori, t.ex. den nya kategori vi gjorde i exemplet på föregående sida, så ställer vi oss med markören på kategorin och högerklickar på musen. Då kommer det upp en liten popup-meny med valet Radera kategori. Välj det så kommer följande ruta fram: Ska kategorin FP raderas så klicka på Ja -knappen. Programmet varnar att det finns 519 kunder som tillhör kategorin och frågar om kategorin ska raderas. Svara Ja om den ska raderas. Kategorin FP raderas och de 519 kundernas kopplingar mot kategorin tas bort. Kunderna finns naturligtvis kvar samt deras andra kategorikopplingar. 14