Sidan 1 av 5 Mötesanteckningar: fas 3, Närvarande Ej närvarande Kopia för kännedom till Jan-Martin Löwendahl, CIO Göran Svensson, IT-ansvarig (K) Helle Sörensen, administrativ chef (F) Börje Sennung, IT-chef (M) (projektchef) Anna Jensen, Sigma nbit AB Glenn Palstam, Sigma nbit AB Inge Svensson, personaladministrationschef (CA) Thomas Bjerkhede, Sigma nbit AB Anne-Charlotte Karlsson, Sigma nbit AB Datum 2002-08-28 Mötesdatum 2002-08-26 Tid 12.30 15.00 Plats Kugghjulet, CA plan 1 Nästa möte Bilagor A) Slutrapport B) Efterkalkyl C) Övriga iakttagelser D) Förslag på vidareutveckling och komplettering av PDB E) Informationsplan fas 3 F) Lösningsförslag från fas 2 Agenda: 1 Avstämning slutrapport... 2 2 Beslutsunderlag för BP 8... 3 3 Förslag på fortsatt arbete med PDB... 4 4 Avslutning... 4 Revisionsinformation Utgåva Datum Kommentar 1.0 2002-08-26 Skapat av Anna Jensen
Sidan 2 av 5 1 Avstämning slutrapport Glenn gick igenom slutrapporten för projektet, se bilaga A. Diskussion: Kapitel 2: o J-M: Svårt att veta vad som är egentliga måluppfyllelsen. o Göran anser att med den nuvarande texten så är det svårt att se varför det blev som det blev, det är ju trots allt ganska stora avvikelser från vissa av målen. Det bör läggas till en punkt som kallas avvikelserapport kontra lösningsförslaget eller liknande. o Målen är inte listade på samma sätt som i lösningsförslaget. Kanske någon form av tabell vore bra, där man kan se mål, uppfyllelse och kommentar. Angående efterkalkylen (bilaga B): o Glenn berättar att lokalkostnader för lokalerna hos MDC har tillkommit, och därför har de externa kostnaderna minskat sedan utskicket till Styrgruppen. Vi håller oss dock inom ramen för projektet. o Anna har lagt 34 timmar på användarstöd som borde debiteras förvaltningsuppdraget. Ca 20 av dessa har istället debiterats projektet. o J-M påpekar att Roza sagt att det finns en summa kvar sedan förra fasen i projektet, så totalt sett finns det förmodligen ett litet överskott. o Önskemålet är fortfarande att eventuellt överskott skall användas till att utnyttja Jens kompetens i möjligaste mån. Kapitel 3: o Medvetet optimistisk tidsplan borde ändras till: Tidplanen var lagd med mycket stor marginal. Kapitel 4: o Börje kommenterar att förankringen i detta projekt har varit mycket bra, något som inte alltid fungerat under tidigare projekt. o Göran: GU bör nämnas på något sett i kommentarerna för det har inneburit en del problem. Glenn berättar om svårigheten att få tillgång till nödvändiga uppgifter från GU-Ladok, och PDB saknar fortfarande en del information som behövs angående GU-studenterna på Chalmers. o Helle: I och med att GU är en statlig myndighet och Chalmers inte, så är detta två helt olika organisationer vilket skapar problem i denna typ av projekt där informationsutbytet mellan Chalmers och GU är viktigt. o Att tänka på: Samarbete mellan Chalmers och GU måste skötas i förväg och på rätt nivå, dvs. inte i projekten!
Sidan 3 av 5 o Göran: Det vore bra att skicka ut mail till sektionsansvariga angående vilka på den aktuella sektionen som inte gått utbildningen, så att den ansvarige får en bild av detta. o Angående informationen i projektet så har den koncentrerats till användare av PDBreg, men det finns nog vissa andra instanser som också borde fått information, t ex IT-chefer vad gäller hanteringen av emailadresser etc. (kap 5.1) o Angående överlämning (4.8); J-M vill att det i rapporten hänvisas till protokollet från överlämningen till driftsorganisationen. Görgen skall skriva under detta protokoll. o Angående överlämningen till förvaltning får vi kanske ta en vända till med Karin angående detta. J-M vill vara med på ett eventuellt möte med Karin och Görgen, för att diskutera förvaltningen. För styrgruppens kommentarer på projektet, se kapitel 5.1 i slutrapporten. Angående Övriga iakttagelser (bilaga C): o Det vore bra med en värdering i kr för hur mycket effektivare det skulle vara med en central IT-organisation, och en tydligare beskrivning av anledningarna till detta. o Det skulle kosta en hel del i omläggningen från lokal till central IT, det skulle ju vara bra med en siffra på detta med. 2 Beslutsunderlag för BP 8 BP 8: Avsluta projektet Mötesdatum: 02-08-26 Checklista Projektstatus 1 Är avslutningsaktiviteterna genomförda? - Leveransen färdigställs - Slutrapport skrivs - Originaldokument lagras på LiveLink Ja Nej Kommentar 2 Finns protokoll från leverans och överlämnande? Leveransen skall kompletteras med underskrivna protokoll från överlämningarna 3 Är projektdokument arkiverade? Kommer att lämnas till registrator 4 Stämmer upparbetning med budget? 5 Kan slutrapporten godkännas? Med styrgruppens kommentarer enligt protokoll 02-08-26. 6 Är resurser, kompetens och utrustning återlämnade?
Sidan 4 av 5 Kommentarer Beslut om överlämning av projektets resultat Projektet avslutas. Projektet avslutas med kommentarer enligt styrgruppsprotokoll 02-08-26. Projektet kan inte avslutas. Ny datum för styrgruppsmöte är xx-xx-xx. Godkänd av 3 Förslag på fortsatt arbete med PDB Listan på uppkomna förslag på fortsatt arbete gicks igenom, eftersom J-M vill ha en prioritering av vad som måste göras först. Listan finns som bilaga D. o Börje säger att Trax är det viktigaste i dagsläget. o Angående Vakans-kopplingen så skall det vara ett krav att ett nytt motsvarande system skall kunna kommunicera med PDB. o Angående utskrift av etiketter så skall detta prioriteras ned. o Anpassat användargränssnitt mot Transportcentralen prioriteras ned tills vidare. o Vad gäller koppla email-systemet, så är det i dagsläget fler än ett system som skall kopplas o Resursdatabas och avtalsdatabas är större som bör göras som enskilda projekt. Tillägg till listan: o Börje säger att en http-koppling mot WebKat efterfrågas. o J-M kommenterar att anpassningarna i KA (för läsning i PDB) troligen kommer att prioriteras, tillsammans med vidareutveckling av WebKat. Förutom detta har Jens en lista på CDKS-arbete som behövs göras. 4 Avslutning et skickas ut inom ett par dagar, och rapporten inklusive styrgruppens kommentarer skickas med som bilaga för genomläsning. J-M efterfrågar:
Sidan 5 av 5 o Att Anna och Karin har ett möte för att diskutera följande: - vad som återstår vad gäller utbildning/information om PDBreg - oklarheter i den nuvarande förvaltningsorganisationen för PDB - etablering av förvaltningsorganisation inom hela PA-området - Sigma ska ta fram en offert på detta återstående arbete o Förutom detta ombeds Glenn och Görgen göra en lista på konsekvenser av stängningen av Y500 vad behöver göras om, vad behöver flyttas etc. Glenn tar fram en offert på vad det skulle kosta att göra denna lista. Mötet avslutas. Vid protokollet Justeras Anna Jensen Glenn Palstam