Per Carlsson Erfarenhetsutbyte Organisation med e-beställningar 2012-12-05
Sveriges mest centrala läge Vid Mälaren, norr om Stockholm Hemkommun för Arlanda flygplats 20 min med tåg till Stockholm och Uppsala 1 tim till Malmö 2,5 tim till London 8,5 tim till Peking 1 av 8 regionala utvecklingscentra i Stockholms län www.sigtuna.se
Agenda Nyckeltal Historik Nuläge Ny målsättning Ny organisation Framgångsfaktorer Nyttoeffekter
Nyckeltal 2012 42 000 invånare 2700 anställda Inköpsvolym ca 800 Mkr 400 avtal Totalt ca 75 000 fakturor - Varav 60 % e-fakturor 3000 aktiva leverantörer 25 leverantörer står för 50 % av fakturavolymen 1500 leverantörer har bara en faktura
E-handel Historik Förstudie/Politiskt beslut 1999 Elektronisk Handel (SFTI) 2000 - Svefaktura (SFTI) 2006 - Efterstudie 2009 Ny inköpsorganisation 2010 - Nytt upphandlingsstöd 2011 - Nytt beställningssystem 2011 -
SFTI Vår verktygslåda för E-handel Scenario 6.1 Avrop mot produktkatalog Scenario 6.5 Avrop vid webbhandel Scenario 9.1/9.2 Periodiska fakturor SFTI Single Face to Industry Fulltextfaktura Svefaktura XML Svekatalog XML Sveorder XML
SFTI Vår verktygslåda för E-handel Scenario 6.1 Avrop mot produktkatalog Scenario 6.5 Avrop vid webbhandel Scenario 9.1/9.2 Periodiska fakturor SFTI Single Face to Industry Fulltextfaktura Svefaktura XML Svekatalog XML Sveorder XML
LEVERANTÖRER Behov Till Betalning Systemintegration VAN INEXCHANGE/PAGERO m fl DMZ Pricat Order/Ordersvar Lev.avisering AXT Svefakturor SFTI Fulltextfakturor Meddelandeväxel AXT E-avrop Raindance Inköpsportal Ekonomisystem Upphandlingsstöd Avtalsdatabas Leverantörsbetalningar Inköpsstatistik Nordea
E-beställningar intern process
LEVERANTÖRER Behov Till Betalning Nuläge 20 lev. 6.x/9.x 370 lev. Svefaktura VAN INEXCHANGE/PAGERO m fl 500 e-best./mån DMZ Pricat Order/Ordersvar Lev.avisering AXT Svefakturor SFTI Fulltextfakturor Ca 60 % e-fakturor 275 e-beställare Raindance Meddelandeväxel AXT Inköpsportal Ekonomisystem E-avrop 400 avtal Upphandlingsstöd Avtalsdatabas 3000 leverantörer Leverantörsbetalningar Inköpsstatistik Köptrohet 40-90 % Nordea
Målsättning Öka köptrohet mot leverantör till 100 % Öka köptrohet mot A-sortiment Öka antalet e-fakturor till 75 % Upphandla ramavtal inom flera områden Samtliga beställare ska ha utbildning och löpande information om nya/förändrade avtal Samtliga beställningar ske via ett beställningssystem
Nästa steg Politiskt beslut om nya riktlinjer Tjänstebeställningar E-rekvisitioner Leverantörsportal Sveprocessen
Organisation 1 upphandlingsstrateg, 3 upphandlare, 1 upphandlingscontroller 1 e-handelsansvarig (deltid), 1 systemadministratör (deltid), 1 utbildare (deltid) Vi arbetar inom ekonomi/upphandlingseneheten och tillhör kommunlednings-kontoret. Vi har ett kommunalråd som har ett särskilt ansvar för bl.a upphandlingsfrågorna
Roller Uppföljning Upphandlare Support Inköpssamordnare Beställare Support Expertanvändare Systemförvaltning & Utveckling E-handelsansvarig Upphandlingscontroller Utbildningsansvarig Ekonomer Kravställare Attestant Godsmottagare Systemförvaltare Beställarorganisation Leverantörsansvarig Inköpssupport Katalogansvarig Avtal- och prislistansvarig Stödorganisation
Roller Sigtuna Kommun UPPHANDLING Uppföljning Upphandlare Support Inköpssamordnare Beställare Support Expertanvändare EKONOMI Systemförvaltning & Utveckling E-handelsansvarig Upphandlingscontroller Utbildningsansvarig Ekonomer Kravställare Attestant Godsmottagare Systemförvaltare Beställarorganisation Leverantörsansvarig Inköpssupport Katalogansvarig Avtal- och prislistansvarig Stödorganisation
Framgångsfaktorer Resurser och projektsammansättning Beslut och stöd från ledningen Information och förankring i verksamheten Styrning Kontroll Uppföljning Ställ krav vid upphandling Leverantörsanslutning Teknik och systemstöd Var trogen SFTI-standarden Tålamod se möjligheter
Förväntade effekter av e-beställningar Bättre köptrohet mot avtal Bättre köptrohet mot sortiment Bättre priser på avtalen Ökad prismedvetenhet Bättre intern kontroll Rationellare hantering frigjord tid Bättre upphandlingsunderlag
Tack för mig! Per.carlsson@sigtuna.se