Checklista för ditt anbud

1 (14) Adam Hedbom Jurist 010-168 05 33 Dnr 18EV5772 Upphandling av förvaltning och utveckling av Elsäkerhetsverkets befintliga Platinalösning Elsäkerhetsverket inbjuder er att lämna anbud på rubricerad upphandling i enlighet med detta dokument med bilagor. Checklista för ditt anbud Alla ska-krav i dokumentet urvalskriterier ska vara besvarade Anbudspris ska vara lämnat i dokumentet urvalskriterier Referenser för minst tre konsulter ska vara bifogade till anbudet Om företaget vill åberopa sekretess ska anbudet innehålla en sammanställning över vilka uppgifter som företaget önskar sekretess för. ESPD-dokument ska vara ifyllt och bifogat. De personer som omfattas av anbudet ska ha lämnat samtycke för personuppgiftshantering. Anbud ska vara inlämnat senast 2019-04-02 ELSÄK2000, vp-2.0, 2015-11-05 Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare hos leverantören. E L S Ä K E R H E T S V E R K E T T E L 010-168 05 00 E - P O S T registrator@elsakerhetsverket.se O R G. N R 202100-4466 Box 4, 681 21 Kristinehamn F A X 010-168 05 99 W E B B www.elsakerhetsverket.se

2 (14) 1 Upphandlingen 1.1 Upphandlingens objekt Uppdraget omfattar förvaltning och utveckling av Elsäkerhetsverkets befintliga Platinalösning och därtill knutna moduler och tjänster. Leverantören tillhandahåller såväl support och felavhjälpning som hjälp med konfiguration, anpassningar och uppdateringar av systemet. Elsäkerhetsverket har köpt mjukvaran i ett särskilt avtal och har underhållsavtal med produktleverantören Formpipe AB, för att få rättigheter till systemet och tillgång till nya versioner. 1.2 Avtalsperiod Tidigaste datum för ingående av avtal är 2019-07-01. Leveransavtalet ska gälla under 24 månader räknat från det datum då Leveransavtalet börjar gälla. Parterna har därefter rätt att förlänga leveransavtalet en gång med upp till 24 månader. 1.3 Innehållsförteckning Förfrågningsunderlaget innehåller följande handlingar 1. Avtalsmall Avtalsmall innehåller avtalsvillkor. Det är viktigt att leverantören granskar villkoren och är införstådd med att de är obligatoriska. Upphandlingskontraktet kommer endast att kompletteras med kontaktuppgifter avseende blivande leverantör. 2. Urvalskriterier Urvalskriterier innehåller krav på leverantören och anbudet. Anbudspriser ska lämnas i dokumentet på avsedd plats. Samtliga obligatoriska krav ska uppfyllas för att anbudet ska kunna antas. Dokumentet kommer att ligga till grund för anbudsutvärderingen. 3. Personuppgiftsbiträdesavtal

Uppdraget medför åtkomst till personuppgifter som Elsäkerhetsverket hanterar i sin tillsyn. Personuppgiftsbiträdesavtal ska därför tecknas vid avtalsskrivande. 3 (14)

4 (14) 4. ESPD Se vidare under p 7 nedan 5. Instruktion för att fylla i ESPD. 6. PDF-utskrift av ESPD-fil. Se alternativ 2 i 5. Instruktion ESPD för hur den är tänkt att användas. 7. Samtycke för behandling av personuppgifter vid upphandlingsförfarande hos Elsäkerhetsverket 2 Presentation av den upphandlande myndigheten Elsäkerhetsverket är en statlig myndighet som hör till Infrastrukturdepartementet. Myndigheten har sitt huvudkontor i Kristinehamn och regionkontor för elektriska anläggningar i Hässleholm, Kristinehamn, Stockholm och Umeå. Elsäkerhetsverket har uppdraget att arbeta för hög elsäkerhet och elektromagnetisk kompatibilitet, EMC, det vill säga störningsfri el. Det gör vi främst genom att utföra tillsyn och marknadskontroll, ta fram föreskrifter och allmänna råd och bidra till standardiseringsarbete på nationell och internationell nivå. Elsäkerhetsverket handlägger också ansökningar om auktorisation som elinstallatör och ansvarar för register över både elinstallatörer och elinstallationsföretag. Vi bidrar till kunskapsuppbyggnad kring elsäkerhet och EMC genom projekt, analyser och utredningar. Myndigheten ansvarar vidare för krishantering i både fredstid och vid höjd beredskap. Vi har också en omfattande informationsverksamhet med webbplatsen som bas. I dagsläget är cirka 55 personer anställda på myndigheten, vilka hanterar cirka 7 000 ärenden i Platina per år. 3 Beskrivning av nuvarande IT-miljö 3.1 Platina-miljö Platina är myndighetens gemensamma system för diarieföring, ärendehandläggning, dokumenthantering och registerhantering sedan april 2009. Specialutvecklade funktioner i Platina, så kallade processkort,

5 (14) används för att registrera statistik och följa upp verksamheten. Andra funktioner som utvecklats för Elsäkerhetsverkets Platina är exempelvis rapporter och bokmärken som används i mallar. Domain Sync används för att synkronisera in användare från Elsäkerhetsverkets Active Directory. Mail importer används för att via e-post skicka in handlingar för registrering i Platina. Portal by Formpipe används som plattform för tre e-tjänster i dagsläget, vilka är i hög grad automatiserade och integrerade med Platina. Elsäkerhetsverket erbjuder även en egen API-tjänst som kan användas av externa parter för att göra slagningar mot företagsregistret, via nämnda portal. Myndigheten har också låtit utveckla egna integrationer mot andra e-tjänster och använder File importer för denna integration. Elsäkerhetsverkets Platina har även integrationer mot externa registertjänster för att kunna göra API-slagningar i e-tjänster och för att exportera och importera data för månadsuppdateringar. Platinas Webbdiarium används sedan 2012, i eget anpassad form. Produktionsmiljön är uppsatt på tre servrar, databasserver, webbserver och filserver. En motsvarande AT-miljö finns uppsatt för utveckling och test. I förvaltningsobjektet ingår även servrar för anknytande e-tjänster. Elsäkerhetsverket har ingen egen IT-avdelning, utan köper drift och förvaltning. Nuvarande leverantör är Atea. Avtalet kommer att upphandlas på nytt under 2019. Platina-partnern arbetar tätt ihop med driftsleverantören vid incidenthantering. Platinaleverantören får tillgång till Elsäkerhetsverkets Platinamiljöer via VPN-tunnel. Leverantören har även en egen oberoende Platinamiljö för utveckling och test, för vilken leverantören själv bekostar eventuella licenser. 3.2 Servermiljö Elsäkerhetsverket har en virtuell servermiljö med servrar som Windows 2012 och 2016 i huvudsak. Som e-postsystem används Exchange 2016.

6 (14) Serversystemet hanterar allt från e-post, hemsida, backup och ärendehanteringssystem. F-secure står för säkerheten. 3.3 Klientmiljö Alla datorer har Windows 10, 64 bitars, Office 2013 med Outlook som e- postklient. Alla datorer har likadan installation och är låsta gentemot användarna. Klienterna styrs centralt via Microsoft-verktyg. Windows Defender står för antivirusskyddet på klienterna. Elsäkerhetsverket har även ett mallsystem (Uniform), leverantör Consensis. Detta är integrerat i Office-programmen och i Platina. För fjärrarbete används Ciscos VPN Anyconnect. Webbläsare för Platina är Internet Explorer 10. I övrigt används Microsoft Edge och Google Chrome. 4 Behov och volymer Uppdraget gäller konsulttjänster för förvaltning och utveckling av Elsäkerhetsverkets befintliga Platinamiljö, med anknytande integrationer. Följande konsulttjänster förekommer inom ramen för uppdraget: Löpande support och felavhjälpning Uppgraderingar Utveckling av befintliga och nya lösningar Projektledning Verksamhetsutveckling i form av analyser och lösningsförslag Utbildningar och workshops Planering och prioritering sker i nära samarbete med Elsäkerhetsverkets systemförvaltare. Leverantören utför uppdrag endast efter beställning. Leverantören ska även ha en kontinuerlig kontakt med systemleverantören (Formpipe) avseende felavhjälpning, nya versioner, tidplaner, med mera, och på så vis bevaka Elsäkerhetsverkets intressen.

7 (14) Under 2018 har behovet av support resulterat i ca 350 timmars arbete för nuvarande leverantör och utvecklingsarbetet cirka 550 timmar. I detta ryms då ett större uppgraderingsprojekt till nuvarande version Platina 7.1 på cirka 400 timmar. Under 2019 kommer flera utvecklingsprojekt löpa, så som automatisk filkonvertering till bevarandeformat, utveckling av e-tjänsten Kolla elföretaget, förberedelse för nästa uppgradering, med mera. Nästa uppgradering inleds sannolikt med en förstudie under fjärde kvartalet 2019. Leverantören ska då kartlägga vad som krävs för att uppgradera Elsäkerhetsverkets Platina till version Platina 10 och lämna en plan med estimat för uppgradering under första kvartalet 2020. Elsäkerhetsverket garanterar inte någon kvantitet av avropade timmar. 5 Upphandlande myndighet 5.1 Upphandlande myndighet Elsäkerhetsverket med organisationsnummer 202100-4466 5.2 Ansvarig handläggare för upphandlingen Adam Hedbom, Jurist, Elsäkerhetsverket 6 Upphandlingsföreskrifter 6.1 Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som öppet förfarande enligt Lagen om offentlig upphandling, LOU. Upphandlingsformen medger inte förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt detta förfrågningsunderlag följs och att bästa villkor lämnas i anbudet. 6.2 Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag Om förfrågningsunderlaget upplevs som otydligt eller om några av de ställda kraven är orimliga, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att ansvarig handläggare kontaktas i ett så tidigt skede som möjligt så att missförstånd kan undvikas. Eventuella frågor under ska inkomma med elektronisk post till registrator@elsakerhetsverket.se

8 (14) Skriftlig begäran om förtydligande/komplettering eller förändring ska vara upphandlande myndighet tillhanda senast 10 dagar före anbudstidens utgång. Om så krävs lämnas avidentifierat skriftligt förtydligande/komplettering av förfrågningsunderlaget senast 6 dagar före angiven sista anbudsdag. Leverantör som har för avsikt att lämna anbud uppmanas att fortlöpande kontrollera så att denne har en aktuell version av förfrågningsunderlaget. Förfrågningsunderlaget kan hämtas på https://www.elsakerhetsverket.se/om-oss/arenden-och-handlingar/aktuellaupphandlingar/ 6.3 Avbrytande av upphandling Om upphandlingen avbryts kommer det att meddelas där förfrågningsunderlaget finns att hämta på Elsäkerhetsverkets webb; https://www.elsakerhetsverket.se/om-oss/arenden-och-handlingar/aktuellaupphandlingar/ I underrättelsen anges skälen för avbrytandebeslutet. 6.4 Obligatoriska krav (ska-krav) Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav (ska-krav). Även den mall för avtal som ingår i upphandlingens dokument utgör ska-krav och det är viktigt att anbudslämnare läser avtalet och blir införstådd med dessa villkor. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna prövas, utvärderas och antas är att dessa krav är uppfyllda. 7 Det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet (ESPD) Enligt 15 kap. LOU ska upphandlande myndigheter tillhandahålla och godkänna en egenförsäkran från leverantörer (inklusive underleverantörer och andra företag vars kapacitet åberopas) gällande de krav som ställs på leverantören i enlighet med 13 kap. och 14 kap. LOU. Detta sker genom det enhetliga upphandlingsdokument, det s.k. ESPD som EU-kommissionen har beslutat att alla anbud ska åtföljas av.

9 (14) Elsäkerhetsverket kommer i denna upphandling att hänvisa till den webbtjänst som EU-kommissionen tillhandahåller för detta syfte. Observera dock att det endast är informationen som efterfrågas i ESPD:n som anbudslämnaren är skyldig att lämna in, inte själva ESPD-blanketten. Om anbudslämnaren väljer att lämna efterfrågad information på annat sätt än i ESPD-blanketten är detta tillåtet. Elsäkerhetsverket avråder dock ifrån att lämna uppgifter på annat sätt än i ESPD-blanketten då det ökar risken att anbudslämnaren lämnar felaktig information. Webbtjänsten för ESPD finns på denna adress: ESPD Elsäkerhetsverket bifogar den ESPD som gäller för upphandlingen i samband med annonseringen av upphandlingen. (Bilaga 4) Denna är till viss del förifylld av Elsäkerhetsverket och avser just denna upphandling. Det är sedan upp till anbudsgivaren att hämta upp denna ESPD och fylla i efterfrågad information. ESPD:n bifogas i två olika filformat: pdf- och xml-format. Elsäkerhetsverket rekommenderar starkt att anbudslämnaren använder sig av xml-filen vid ifyllandet av informationen i webbtjänsten eftersom informationen gällande just denna upphandling då automatiskt följer med. I bilaga 5 finns en instruktion om hur anbudslämnaren på bästa sätt kan använda sig av ESPD-tjänsten. Elsäkerhetsverket kommer att använda webbtjänsten på följande sätt: Anbudslämnaren ska i webbtjänsten försäkra att denne inte är aktuell för någon av de obligatoriska uteslutningsgrunder som anges i 13 kap. 1 och 2 LOU. Avseende urvalskriterier ställs på anbudslämnaren i enlighet med 14 kap. LOU ska anbudslämnaren i webbtjänsten endast intyga att den uppfyller de kvalificeringskrav som Elsäkerhetsverket har ställt i upphandlingsdokumenten. Kvalificeringskraven i sin helhet återfinns i dokumentet urvalskriterier. Anbudslämnaren ska tillhandahålla en ifylld ESPD, alternativt de uppgifter som efterfrågas i ESPD:n, tillsammans med sitt anbud.

10 (14) Observera att ett ESPD-dokument ska lämnas inte bara av anbudslämnaren utan även av eventuella företag vars kapacitet åberopas samt underleverantörer som är kända redan vid inlämnandet av anbudsansökan. Varje underleverantörer ska fylla i en egen ESPD avseende del II avsnitt A, B samt del III som ska bifogas anbudet. Övriga delar i ESPD:n behöver således inte ifyllas av underleverantörer. Det är av största vikt att både anbudslämnare, eventuella företag vars kapacitet åberopas OCH eventuella underleverantörer fyller i uppgifterna som efterfrågas i varsin ESPD samt bifogar dessa till anbudet. För rådgivning om hur ESPD ska fyllas i rekommenderas, utöver instruktionen i bilaga 5, följande sidor: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/verktyg/publikationer/espdsystemet/ http://ec.europa.eu/docsroom/documents/17242/attachments/1/translations 8 Anbudslämnande 8.1 Anbudets form och innehåll Anbudet ska vara skrivet på svenska. Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare hos leverantören. Anbudet ska besvara samtliga krav i förfrågningsunderlaget Anbudspris ska vara angivet i SEK exklusive moms. 8.2 Anbudstidens utgång Anbudet ska ha inkommit senast 2019-04-02. Anbud som inkommer efter anbudstidens utgång får inte prövas. 8.3 Anbudets adressering och märkning Anbudet ska lämnas i en försluten försändelse och anbudet ska vara märkt med diarienummer 18EV5772. Adress:

11 (14) Elsäkerhetsverket Box 4 681 21 KRISTINEHAMN Anbud lämnade via telefon, telegram, telefax eller e-post accepteras inte. 8.4 Helt eller delat anbud Anbud ska lämnas för hela uppdraget. Endast hela anbud kommer att beaktas. 8.5 Anbudets giltighetstid Anbud ska vara bindande t.o.m. 2019-07-31. 8.6 Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen till dess tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. Leverantör som vill att sekretess ska råda även efter det att anbudssekretessen upphört ska skriftligen inkomma med begäran om sekretess, innehållande precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas leverantören om uppgifterna röjs. Alla uppgifter som leverantör vill sekretessbelägga lämnas i form av separata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas. 8.7 Ersättning för upprättande av anbud Elsäkerhetsverket medger inte ersättning för upprättande av anbud. 8.8 Anbudsöppning Anbudsöppning kommer att ske i Elsäkerhetsverkets lokaler den 2019-04- 04, Södra torget 3, Kristinehamn. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om en leverantör begär så kan en av en handelskammare utsedd person närvara vid anbudsöppningen. Kostnaderna för detta skall betalas av den som framställt begäran.

12 (14) 8.9 Rättelse och förtydligande av de anbud som uppfyller de formella kraven. Enligt gällande lagstiftning får Elsäkerhetsverket begära att ett anbud förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. 9 Prövning av anbud Efter anbudsöppningen sker prövningen av anbuden enligt nedan. 9.1 Kvalificering av leverantör Leverantören prövas mot de kvalificeringskrav som ställs i förfrågningsunderlaget. 9.2 Prövning av obligatoriska krav Kvalificerade leverantörer prövas avseende obligatoriska krav som ställs på anbudet och på efterfrågad tjänst. De obligatoriska krav (ska-krav) som Elsäkerhetsverket ställer på tjänsterna samlas i bilaga 2. urvalskriterier. 9.3 Utvärdering av anbud Den leverantör som uppfyller samtliga krav och har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga priset med avseende på bästa förhållandet mellan pris och kvalitet (jämförelsevärde) kommer att tilldelas kontrakt. Om två eller flera anbud erbjuder samma jämförelsevärde kommer den leverantör som har högst uppfyllnad av utvärderingskriterier att tilldelas kontrakt. Om det inte går att skilja anbuden åt avseende pris eller uppfyllande av utvärderingskriterier sker lottning. 9.4 Samtycke för behandling av personuppgifter När ni lämnar ett anbud till Elsäkerhetsverket behöver vi behandla vissa personuppgifter om dig eller dina anställda. För att vi ska kunna behandla dessa personuppgifter måste ni samtycka till att vi gör det. Samtycket lämnas på en separat blankett i samband med att ni skickar in upphandlingsunderlaget. Läs mer om personuppgiftebehandling vid upphandling på följande länk: https://www.elsakerhetsverket.se/om-oss/arenden-och-handlingar/aktuellaupphandlingar/samtycke-i-samband-med-upphandling/

13 (14) 10 Tilldelning av kontrakt 10.1 Avtalsform Elsäkerhetsverket kommer att tilldela kontrakt till en leverantör under förutsättning att Elsäkerhetsverket erhåller anbud som uppfyller ställda krav. Avtalet är ett ramavtal för behovsstyrda avrop med en fastställd årskostnad för support- och förvaltningsorganisation samt förvaltningsmöten. 10.2 Upplysning om tilldelningsbeslut Upplysning om vilken leverantör som tilldelas kontrakt lämnas till alla som har lämnat anbud i upphandlingen. Tilldelningsbeslutet medför inte en accept av anbudet. 10.3 Tecknande av avtal Efter tilldelningsbeslutet tecknas avtal med antagen leverantör. Avtalet är skriftligt och baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud. Avtal kommer att tecknas när tiden för avtalsspärr har löpt ut. Förutsättningen för att avtalet ska vara bindande är att det undertecknats av parterna. Avtalet kommer att skickas i två exemplar för underskrift. De ska undertecknas av behörig firmatecknare och returneras till Elsäkerhetsverket. Elsäkerhetsverket kommer sedan returnera ett undertecknat exemplar. Upphandlingen avslutas först när båda parter undertecknat avtalen. 10.4 Personuppgiftsbiträdesavtal Uppdraget innebär att leverantören blir personuppgiftsbiträde i relation till Elsäkerhetsverket. I samband med tecknande av avtal ska ett personuppgiftsbiträdesavtal undertecknas av parterna. En mall för sådant avtal finns i bilaga 3. 11 Bilagor: 1. Avtalsmall 2. Urvalskriterier 3. Personuppgiftsbiträdesavtal

14 (14) 4. ESPD 5. Instruktion för att fylla i ESPD 6. PDF-utskrift av ESPD-fil 7. Samtycke för behandling av personuppgifter vid upphandlingsförfarande hos Elsäkerhetsverket