Presentation av innehåll i databasen för Gemensam byggprocess I Göteborgs Stad dokumenterar alla byggande verksamheter sina byggprojekt efter en gemensamt framtagen och kvalitetssäkrad byggprocess. Den heter Gemensam byggprocess, GBP. Vårt verktyg är GBP-databasen ett dokumenthanteringssystem som finns på webben.
Inledning Databasen är till för anställda i Göteborgs bolag och förvaltningar som genomför uppdrag eller projekt inom bygg och anläggning. Den kan vara nyttig att känna till även för andra personer som arbetar med byggprocesser i kommunen. Databasen innehåller dokument som styr och stödjer vårt arbete i Gemensam byggprocess, GBP.
Inledning Ett traditionellt byggprojekt består ofta av i sex olika delprocesser (blå pilar). Strukturen i Gemensam byggprocess och i GBP-databasen är uppbyggd efter byggprocessen. I den finns också ett stöd för Ledning, styrning och kontroll (röd pil) och en stödprocess för Upphandling, avrop och inköp (gul pil).
Databasens viktigaste dokument är: Uppdrags- och projektbeställning Inleder en delprocess, ett uppdrag eller ett projekt i GBP Egenkontroller Sju dokument som visar vad man ska göra eller ta ställning till under projektets gång.
Presentation av innehåll av databasen i databasen för Gemensam för Gemensam byggprocess byggprocess Egenkontroll med röda, gula och gröna Aktiviteter Anvisningar med olika färger markerar vad som måste följas och vad som är fritt val
Alla delprocesserna i GBP startar med en uppdrags- och projektbeställning. I den bestäms ramarna för beräknade kostnader, tid och kvalitet. Den anger uppdragstagarens befogenheter och hur en eventuell ändring eller avvikelse ska rapporteras. Det är alltid två personer som signerar en uppdrags- och projektbeställning. Dels uppdragsgivaren eller projektbeställaren, dels den ansvariga uppdragstagaren eller projektledaren. Uppdrags- och projektbeställning Chefen ska intyga att projektledaren uppfyllt sina åtaganden enligt egenkontrollen. I GBP har själva attesten eller beslutet symbolen av ett hänglås. Varje gång som uppdraget går vidare till en ny delprocess ska en ny uppdragsoch projektbeställning fyllas i.
Presentation av innehåll i databasen för Gemensam Byggprocess Egenkontrollen En egenkontroll är ett dokument som samlar ihop aktiviteter som beskriver vad som ska eller kan göras under en delprocess. Olika färgkoder indikerar deras betydelse. Röd är oftast viktigare än grön. Som exempel följer vi en aktivitet i egenkontrollen för Avslut projekt.
Presentation av innehåll i databasen för Gemensam Byggprocess Egenkontrollen Information om projektet. Information om hur man fyller i blanketten. Aktiviteterna är grupperade efter olika skeden, ljusgrå pilar. Skedena är bitar av en delprocess. Som exempel från skedet Överlämnande väljer vi ut aktiviteten Upprättad slutrapport. En slutrapport ska tala om hur projektet gått och sammanfattar viktiga fakta. Första skedet i Avslut projekt heter Överlämnande. Det finns sex aktiviteter i det skedet.
Anvisning Till varje aktivitet finns en Anvisning, ett dokument som beskriver Syfte med varför och Krav på hur aktiviteten ska genomföras. I det här exemplet ser vi anvisningen för Upprättad slutrapport. När dokumentet öppnas i databasen får man information om dess ID-nummer, versionsnummer och titel. Denna information finns även på utskrifter av dokumenten. I huvudet på dokumenten finns information om aktuell delprocess och kravnivå. Dessutom finns information om vem som är ansvarig för dokumentet samt när och av vem det är fastställt.
Checklistor, Exempel och Mallar Till vissa anvisningar kompletterande checklistor, exempel och mallar. Du känner igen exempel och mallar på det enklare sidhuvudet. I vårt exempel är stöddokumentet en mall för vad en slutrapport ska innehålla. Alla flesta dokument i databasen kan sparas ner i en lokal dator. Där fylls de i elektroniskt. De kan också skrivas ut och fyllas i för hand. Du kan inte spara tillbaka ifyllda dokument i databasen. De får du lagra tillsammans med din övriga projektdokumentation. En beställning, en egenkontroll och ett malldokument går att redigera eller fylla i på datorn. Däremot inte en anvisning.
Presentation av innehåll databasen för Gemensam byggprocess Vill du veta mer om dokumentens innehåll i databasen. Fråga i första hand en kontaktperson för din närmaste GBP-organisation. Annars är du välkommen att kontakta oss som jobbar med GBP. Du når oss via: info@gbp.goteborg.se