Processbeskrivning för införande av Rakel vid ledningsplatser

Transkript

1 samhällsskydd och beredskap Processbeskrivning (9) Bo Edström tel. nr bo.edstrom@msb.se Christer Wiklund tel. nr christer.wiklund@msb.se Processbeskrivning för införande av Rakel vid ledningsplatser 1 Inledning Detta dokument ger information om hur arbetet genomförs med införande av Rakel vid ledningsplatser för myndigheter, exempelvis landsting, kommunal ledning och räddningscentraler. Dokumentet avgränsas till införande av rakelterminal i bordställ och handportabel terminal, vid ledningsplatser. Vid införande av mer omfattande systemlösning som exempelvis dispatcher kan MSB kontaktas för separat utredning och stöd. Nedanstående processbild ger information om de olika aktiviteter som ingår vid installation av Rakel vid en ledningsplats. Bild 1, Aktiviteter som beskrivs i detta dokument MSB-51.1

2 samhällsskydd och beredskap Processbeskrivning (9) 1.1 Läsanvisning och dokumentförteckning Tabellen nedan redovisar aktiviteter och vilka rubriker som finns att tillgå som stöd. Aktivitet Rubrik Stöddokument Begäran om stöd 2 - Samverkansanalys 3 Under upprättande Operativ kommunikationsplanering (OKP) 4 OKP:n är uppbyggd av ett Exceldokument med 12 stycken blad Åtgärdsförslag 5 Mall: Åtgärdsförslag och installationsanvisning för, Rakelinförande i ledningsplats Ekonomiskt beslut 6 - Inköp av terminaler och installation 7 - Egenkontroll 8 Mall: Utlåtande av egenkontroll av Rakelinstallationer Slutrapport 9 Mall: Slutrapport avseende installation av Rakelterminaler Ekonomisk slutreglering 10 -

3 samhällsskydd och beredskap Processbeskrivning (9) 2 Begäran om stöd 2.1 Inledning Varje myndighet eller organisation är ansvarig för sina egna verksamheter enligt ansvarsprincipen. Detta gäller även möjlighet till samverkan. 2.2 Genomförande För att få stöd från MSB gör man en skriftlig begäran. Denna begäran redovisar det egna behovet och syftet med installation av nya Rakelterminaler. 2.3 Resultat Begäran översänds sedan till MSB (VO Ledningsplatser) där den behandlas. När beslut har tagits att gå vidare genomförs en samverkansanalys. 3 Samverkansanalys 3.1 Inledning Syftet med Samverkansanalysen är att utifrån de förutsättningar ledningsplatsen ska verka i, genomföra en analys med vilka Rakelabonnenter, både i den egna organisationen men även i externa organisationer som samverkan ska kunna ske. 3.2 Genomförande Samverkansanalysen genomförs i samråd med berörda myndigheter och organisationer som man har behov av att samverka med. I arbetet ingår det även att analysera hur denna samverkan ska genomföras. I analysarbetet tittar man på både samverkan i det dagliga arbetet men även på hur samverkan ska genomföras vid extraordinära händelser. 3.3 Resultat Efter genomfört analysarbete redovisas det framkomna resultatet. Resultatet kommer sedan att ligga till grund för det fortsatta arbetet med att ta fram en Operativ kommunikationsplanering (OKP).

4 samhällsskydd och beredskap Processbeskrivning (9) 4 Operativ kommunikationsplanering (OKP) 4.1 Inledning Med resultaten från genomförd samverkansanalys tas en Operativ kommunikationsplanering (förkortas OKP) fram. Det är berörd myndighet/organisation som ansvarar för upprättad OKP. Den färdiga OKP:n kommer sedan att utgöra programmeringsunderlag för de nya Rakelterminalerna. 4.2 Genomförande Innan arbetet påbörjas med att ta fram OKP:n, ska man undersöka om det finns en befintlig OKP framtagen inom myndigheten eller organisationen, som man kan komplettera. Om det finns tillgång till en befintlig OKP, ska man förvissa sig om att den är framtagen i den senaste mallen. MSB Rakel stödjer respektive myndighet/organisation i detta arbete. OKP:n är uppbyggd av ett Excel-dokument med följande 12 stycken blad: Dokumentbeskrivning Dokumenthistorik Tilldelad nummerserie Mobilstationer Talgrupper Talgruppsmall Gruppöverlägg Nödsamtal Statusmeddelande Organisationsblockträd Telefonbok Anteckningar 4.3 Resultat Den färdiga OKP:n ska vid ett senare tillfälle översändas till den valda leverantören av Rakelterminalerna. (se aktivitet 7)

5 samhällsskydd och beredskap Processbeskrivning (9) 5 Åtgärdsförslag 5.1 Inledning Syftet med åtgärdsförslaget är att dokumentera vilka åtgärder, som ska genomföras på ledningsplatsen samt att uppskatta kostnaderna för genomförandet. De uppskattade kostnaderna kommer sedan att ligga till grund för kommande ekonomiska beslut. 5.2 Genomförandet Vid framtagning av åtgärdsförslag finns det tillgång till en mall Åtgärdsförslag och installationsanvisning för Rakelinförande i ledningsplats. Mallen består av tre olika avsnitt: 1. Bakgrund 2. Åtgärder 3. Uppskattade kostnader I denna mall inarbetas de aktuella uppgifterna, exempelvis antal terminaler, utförande av antennsystem, strömförsörjning osv. Åtgärdsförslaget avslutas med en redovisning av uppskattade kostnader, båda anskaffnings- och installationskostnader. 5.3 Resultat Det färdiga åtgärdsförslaget översänds sedan till beslutsfattare inom den egna myndigheten/organisationen och till MSB. (VO Ledningsplatser)

6 samhällsskydd och beredskap Processbeskrivning (9) 6 Ekonomiskt beslut 6.1 Inledning Med de uppskattade kostnaderna i åtgärdsförslaget som grund tar man beslut om man ska gå vidare med de planerade åtgärderna. 6.2 Genomförande Bedömda kostnader redovisas till MSB för att beslut ska fattas om ekonomiskt stöd. Leverantörens offerter kan användas som underlag till ekonomisk redovisning. 6.3 Resultat När MSB har tagit beslut om att stödja myndigheten/organisationen ekonomiskt, skickar MSB en skrivelse om beslutet tillsammans med en rekvisition. 7 Inköp av Rakelterminaler och installationsåtgärder 7.1 Inledning När ekonomiskt beslut har tagits, genomförs vanligtvis två olika inköp, inköp av Rakelterminaler och inköp av installationsåtgärder med handhavandeutbildning. 7.2 Genomförande Inköp av Rakelterminaler Innan inköp av Rakelterminaler ska OKP finnas framtagen. Respektive myndighet/organisation undersöker om upphandlingen kan utföras som en direktupphandling. I annat fall utförs en offentlig upphandling. (LOU) Bild 2, Exempel på Rakelterminaler i bordställ

7 samhällsskydd och beredskap Processbeskrivning (9) Programmering av Rakelterminaler Framtagen OKP (se aktivitet 4) för nya Rakelterminaler översänds till vald leverantör. Leverantören kommer att ta fram de aktuella terminalerna och delge beställaren de så kallade TEI-numren (Tetra Equipment Identity, hårdvarunummer) på terminalerna. Framtagen OKP kompletteras med erhållna TEI-numren och översänds sedan tillsammans med beställningsunderlaget till MSB Rakel, för att aktiveras i Rakelsystemet. (Beställning eller ändring av mobilstationsabonnemang, kan hämtas på ) Leverantören kommer med hjälp av OKP-underlaget att programmera Rakelterminalerna. Leverantörer av Rakelterminaler Beställning av Rakelterminaler kan göras hos fyra olika leverantörer som MSB har upphandlat ramavtal med. Från ramavtalet kan avropsberättigade myndigheter/organisationer göra avrop. I nedanstående tabell finns kontaktuppgifter för respektive leverantör. Leverantör Fabrikat Kontaktperson Telefon Celab Motorola Lars-Gunnar Gydemo lars-gunnar.gydemo@celab.se Swedish Radio Supply Sepura Jonas Hoke jonas.hoke@srsab.se TC Connect EADS Magnus Lundell magnus.lundell@tcconnect.se Teltronic Teltronic Robert Mellgård robert@sacelectronics.com (Se även på för den senaste leverantörsförteckningen)

8 samhällsskydd och beredskap Processbeskrivning (9) Inköp av installationsåtgärder med handhavandeutbildning Vid införande av bordställ i kompakt montage krävs installation av yttre antenn och i vissa fall även installation av avbrottsfri strömförsörjning. Vid installation av bordställ i delat montage då radioenheten placeras i separat teknikutrymme, krävs även installation av manöverkabel mellan bordställ och radioenhet. För att få ekonomiskt bidrag ska installationsanvisningarna i framtagna dokumentet Åtgärdsförslag och installationsanvisningar för Rakelinförande i ledningsplats följas. I samband med att installationsåtgärderna avslutas, genomför installatören en handhavandeutbildning på Rakelterminalerna. Omfattningen på handhavandeutbildningen är förslagsvis en timme. 7.3 Resultat Efter avslutade installationer och utbildning har ledningsplatsen möjlighet att samverka inom den egna organisationen och med externa myndigheter/organisationer via Rakelsystemet. 8 Egenkontroll 8.1 Inledning När installationsåtgärderna är genomförda och Rakelterminaler har tagits i drift, genomförs en egenkontroll. Syftet med egenkontrollen är att kvalitetssäkra och protokollföra genomförda installationer och funktioner. 8.2 Genomförande Kontrollen genomförs av installatören tillsammans med brukaren. I kontrollen ingår det att gå igenom ett antal punkter som finns angivna i framtagen mall Utlåtande av egenbesiktning av Rakelinstallationer. Efter det att kontrollerna har genomförts signeras utlåtandet av både brukare och installatör. 8.3 Resultat Det färdiga utlåtandet kommer sedan att ingå som en bilaga till slutrapporten.

9 samhällsskydd och beredskap Processbeskrivning (9) 9 Slutrapport 9.1 Inledning Efter att samtliga åtgärder är slutförda (beställning av terminaler, installation, handhavandeutbildning och egenkontroll) ska en slutrapport tas fram. Syftet med slutrapporten är att få åtgärderna dokumenterade för att kunna återsöka om ekonomiska medel från MSB. 9.2 Genomförande Framtagen mall för Slutrapport avseende installation av Rakelterminaler ska användas. I slutrapporten intygas nedanstående åtgärder. Leverans av Rakelterminaler har genomförts Beslutade installationsåtgärder har genomförts Handhavandeutbildning i samband med installation har genomförts Eventuella avvikelser från åtgärdsförslaget har dokumenterats Följande handlingar ska bifogas med slutrapporten: Ekonomisk redovisning (sammanställning av samtliga kostnader samt kopior på inkomna fakturor avseende Rakelterminaler och installationer) Utlåtande av egenkontroll av Rakelinstallationer Rekvisition 9.3 Resultat När slutrapporten är framtagen, översänds den till MSB (VO Ledningsplatser) för ekonomisk slutreglering. 10 Ekonomisk slutreglering 10.1 Inledning Med slutrapporten som underlag görs den ekonomiska slutregleringen Genomförande När MSB har mottagit slutrapporten och godkänt denna, kommer man att genomföra utbetalning av det ekonomiska stödet Resultat Myndigheten/organisationen erhåller det ekonomiska bidraget av MSB.