VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE FÖRVALTING 2015-03-09 DNR KS 2015.136 MARIANNE SARBERG SID 1/2 KOMMUNARKIVARIE 08-587 850 11 MARIANNE.SARBERG@VALLENTUNA.SE KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Dokumenthanteringsplan 2015 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar anta förslag till reviderad dokumenthanteringsplan för kommunens gemensamma verksamhetsområden 1. Styrande verksamhetsprocesser och 2. Stödjande verksamhetsprocesser. Ärendet i korthet Dokumenthanteringsplaner ska enligt arkivreglementet årligen ses över och vid behov revideras. Vallentuna kommun använder sedan 2014 processbaserad informationsredovisning. De gemensamma verksamhetsområdena 1. Styrande verksamhetsprocesser samt 2. Stödjande verksamhetsprocesser beslutats både av kommunstyrelsen och av samtliga nämnder. Bakgrund Varje myndighet ska upprätta en dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. Översyn av dokumenthanteringsplan ska göras årligen och revideras vid behov (6 Arkivlagen). Handlingar 1. Dokumenthanteringsplan 2015 2. 1. Styrande verksamhetsprocesser 2015 3. 2 Stödjande verksamhetsprocesser 2015 Victor Kilén Mikael Carlgren T.f. kommundirektör Kanslichef Ska expedieras till: Akten KOMMUNLEDNINGSKONTORET 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 WWW.VALLENTUNA.SE
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE FÖRVALTING 2015-03-09 DNR KS 2015.136 SID 2/2 Kommunarkivet
1. Styrande verksamhetsområden Strukturenhet Processnamn Handlingsslag Handlingstyp /Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registrering Anmärkning 1 Styrande verksamhetsproces ser 1.1 1.1.1 1.1.1 1.1.1 Styra och planera verksamheten Fatta politiska beslut Fatta politiska beslut 1.1.1 Protokoll Underlag till beredning inaktualitet Handläggare er Nämndsekreterare Kallelse/ Kungörelse 2 år Server/Närarkiv Nej Nämndsekreterare kommunarkiv er Nämndsekreterare Diarieföring Kopior av diarieförda handlingar Papperskopior gallras vid inaktualitet Pappersoriginal justerat protokoll bevaras. Alla protokoll från arbetsorgan och samarbetsgrupper mm bevaras. 1.1.1 Bilagor till protokollet kommunarkiv er Nämndsekreterare Diarieföring Skriftlig reservation, särskilt yttrande etc kopia bevaras i ärendeakt och originalet med protokollet. 1.1.1 1.1.1 1.1.1 Anslagsbevis Minnesanteck ningar inaktualitet Server/Närarkiv Nej Sekreterare Från rådgivande sammankomster, t ex Pensionärsrådet. Protokolls- utdrag kommunarkiv er Nämndsekreterare Diarieföring Ingår i ärendeakt kommunarkiv Nej Nämndsekreterare Ingår förstasidan protokollet. Anslagen slip gallras. 1.1.1 1.1.2 Upprätta kommunplan Webbsända fullmäktigesammanträden Server Nej Handläggare Levereras digitalt till e-arkiv
1.1.2 Upprätta kommunplan Underlag 1.1.2 Kommunplan 1.1.2 Verksamhetsplaner 1.1.2 Årsbudget Ta fram översiktsplan/ fördjupad 1.1.3 översiktsplan kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring kommungemensamma mål, skattesats, driftramar, investeringsplan, taxor Både tryckt version samt diarieförda handlingar Nämndens mål baserade på gemensamma mål i KP. kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Ingår i Kommunplan 1.1.3 1.1.3 1.1.3 1.1.3 1.1.4 Upprätta planer/policy/riktli njer Ta fram översiktsplan/fördj upad översiktsplan Underlag inaktualitet, d Server/Närarkiv Nej Handläggare Registreras Samrådshandlingar 10 år Server/Närarkiv Nej Handläggare Registreras Utställnings- handlingar kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Antagandehandlingar kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Tekniska utredningar, bebyggelseeller naturinventeringar eller annat underlagsmaterial som kan tänkas vara till nytta för annat planarbete bedöms efter 10 år om det kan gallras Planförslag /versioner som varit på samråd, samrådsredogörelse och inkomna yttranden, avbrutna planärenden
1.1.4 1.1.4 1.1.4 1.1.4 Upprätta planer/policy/riktlin jer Underlag Planer policys riktlinjer Samrådshandlingar Antagandehandlingar 10 år kommunarkiv er Handläggare Diarieföring kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Publiceras på intranät/hemsida kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring 1.1.5 Fatta verksamhetsbeslut 1.1.5 Fatta verksamhetsbeslut Kallelse 2 år Server/Närarkiv Nej Handläggare 1.1.5 Anteckningar inaktualitet Server/Närarkiv er Handläggare 1.1.5 Protokoll/ beslut kommunarkiv er Handläggare Diarieföring Underlag för 1.1.5 beslut kommunarkiv er Handläggare Diarieföring 1.1.5 MBL- protokoll kommunarkiv er Ansvarig chef Diarieföring 1.1.5 Riskbedömning/konsekvens analys 1.1.5 Handlingsplan 1.1.5 Förslag till beslut Personalärenden i resp personakt. De som hör till ett ärende diarieförs där. kommunarkiv er Ansvarig chef Diarieföring kommunarkiv er Ansvarig chef Diarieföring kommunarkiv er Ansvarig chef Diarieföring Bilaga till protokollet
1.1.5 Skyddsombud och fackliga företrädare kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring 1.1.6 Handlägga ärende 1.1.6 Handlägga ärende Underlag 1.1.6 Tjänsteskrivelse 1.1.6 1.1.6 Delegationsbeslut Yttrande (remissvar) 1.1.6 Remiss 1.1.6 MBL-protokoll 1.1.7 Hantera överklagan 1.1.7 Hantera överklagan Avvisningsbesked 1.1.7 (ändrat) Beslut 1.1.7 1.1.8 Genomföra projekt Inkommen överklagan kommunarkiv er Handläggare Diarieföring kommunarkiv er Handläggare Diarieföring kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs kommunarkiv er Handläggare Diarieföring kommunarkiv er Handläggare Diarieföring kommunarkiv er Handläggare Diarieföring kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs kommunarkiv er Handläggare Diarieföring Avtal registreras i avtalsmodulen i ärendehanteringssy ärenden rörande arbetsförhållanden eller anställningsvillkor innan beslut fattas
1.1.8 Genomföra projekt Projektbeställning 1.1.8 Projekt- plan 1.1.8 Lägesrapport kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs 1.1.8 Checklistor inaktualitet Handläggare Nej Handläggare 1.1.8 Protokoll Projektledaröverens- 1.1.8 kommelse 1.1.8 Intressentanalys 1.1.8 Riskanalys 1.1.8 Kommunikationsplan 1.1.8 Person- kontrakt 1.1.8 Slutrapport Följa upp 1.2 verksamheten Rapportera 1.2.1 ekonomi
1.2.1 Rapportera ekonomi Underlag kommunarkiv Nej Handläggare Nej Underlag för års- och delårsredovisning. (övriga underlag gallras vid inaktualitet) 1.2.1 Rapporter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Räkenskapssammandrag, årsredovisning, delårsredovisning, revisionsrapport, balanskontoavstämning, månadsuppföljning MU, tertialrapport. Årsredovisning och delårsrapport arkiveras även separat 1.2.2 Genomföra arbetsplatsmöten 1.2.2 1.2.2 Genomföra arbetsplatsmöten Kallelse/dagordn ing inaktualitet Sy/Närarkiv Nej Handläggare Nej Minnesanteckningar inaktualitet Sy/Närarkiv Nej Handläggare Nej 1.2.3 1.2.3 1.2.3 Genomföra medborgarenkät Genomföra medborgarenkät Analys och rapport Förfrågan från SCB 1.2.3 Extrafrågor 1.2.3 Enkätresultat kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring
1.2.4 Genomföra medarbetarenkät 1.2.4 Genomföra medarbetarenkät Information till deltagare inaktualitet Handläggare Nej Handläggare 1.2.4 Enkät kommunarkiv Nej Handläggare 1.2.4 Enkätsvar inaktualitet Server er Handläggare Enhetsspecifika 1.2.4 rapporter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring 1.2.4 Resultatsammanställ ningar kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring För att svaren ska vara anonyma krävs sekretess 1.2.4 Enkätverktyg dokumentation Server Nej Handläggare Beskrivning av processverktyget Genomföra 1.2.5 kundenkät 1.2.5 Genomföra kundenkät Enkät inaktualitet Server Nej Handläggare 1.2.5 Sammanställning kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring 1.2.5 Rapport kommunarkiv Nej Handläggaren Diarieföring Utföra tillsyn på 1.2.6 arkiv 1.2.6 Utföra tillsyn Anmälan inaktualitet Handläggare Nej Handläggare 1.2.6 Beslut kommunarkiv Nej Handläggare
1.2.6 Frågeformulär inaktualitet Server Nej Handläggare Nej Tillsyns- 1.2.6 protokoll kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring 1.2.6 1.2.7 1.2.7 1.2.7 1.2.7 1.2.7 1.2.7 Genomföra internkontroll Genomföra internkontroll Uppföljningsprotokoll Reglemente för internkontroll Internkontroll Halvårsuppföljning Internkontroll plan Samlad bedömning Internkontroll Helårsuppföljning kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Författningssamlin g Nej Ekonomichefen Diarieförs kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring 1.2.7 Åtgärdsrapport Stratsys Nej Förvaltningschefen Stratsys 1.2.8 Utföra revision 1.2.8 Revision Gransknings material /10 år Handläggare Nej Handläggare Server/säkerhetss 1.2.8 Konsultrapporter kåp Nej Revisor Diarieföring Server/säkerhetss 1.2.8 Lägesrapport kåp Nej Revisor Diarieföring Rutiner uppdateras löpande i Arkivhandbok Smlad rapport till KS bevaras. Protokoll enhetsvis kan gallras vid inaktualitet. Kommunfullmäktige beslutar om reglemente Tas fram och beslutas av varje nämnd Förvaltningschefens ansvar inom respektive nämnd Fördjupad granskning eller årlig granskning. Granskningsmtrl som ska bevaras diarieförs
1.2.8 1.2.8 1.2.8 1.2.8 1.2.8 Minnesanteck ningar av betydelse för verksamheten Protokoll med bilagor Reglementen för den kommunala revisionen Revisions berättelse Revisionsredogörelser till fullmäktige 1.2.8 Revisionsplaner Revisions 1.2.8 rapporter 1.2.8 Budget Slutrapport/ slutdokumenta 1.2.8 tion Upphandling av 1.2.8 revision 1.2.8 Utredningar 1.2.8 God revisionssed Följa upp kris och 1.3 säkerhet Server/säkerhetss kåp Nej Revisor Diarieföring Server/säkerhetss kåp Nej Revisor Diarieföring Server/säkerhetss kåp Nej Handläggare Diarieföring Server/säkerhetss kåp Nej Revisor Diarieföring Server/säkerhetss kåp Nej Revisor Diarieföring Server/säkerhetss kåp Nej Reviosr Diarieföring Server/säkerhetss kåp Nej Revisor Diarieföring Server/säkerhetss kåp Nej Reviosr Diarieföring Server/säkerhetss kåp Nej Revisor Diarieföring Server/säkerhetss kåp Nej Handläggare Diarieföring Server/säkerhetss kåp er Revisor Diarieföring Server/säkerhetss kåp Nej Revisor Diarieföring Anteckningar av betydelse för revisionsverksamheten Upphandlingssekretess innan anbudsöppning! Handling som uttrycker vad god revisionssed är. 1.3.1 Ta fram risk- och sårbarhetsanalyser
1.3.1 Ta fram risk- och sårbarhetsanalyser Direktiv 1.3.1 Rapport Beslut om tilldelade 1.3.1 resurser 1.3.1 Begäran om resurser kommunarkiv er Handläggare Diarieföring kommunarkiv er Handläggare Diarieföring kommunarkiv er Handläggare Diarieföring kommunarkiv er Handläggare Diarieföring kommunarkiv er Handläggare Diarieföring 1.3.1 Uppföljning Hantera interna 1.3.2 brott Hantera interna 1.3.2 brott Lägesbild inaktualitet Närarkiv er Handläggare 1.3.2 Polisanmälan inaktualitet Närarkiv er Handläggare 1.3.2 Rapport Rapport kommunarkiv er Handläggare Diarieföring Förslag till 1.3.2 åtgärder kommunarkiv er Handläggare Diarieföring
2. Stödjande verksamhetsområden Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Stödjande verksamhets 2 processer Hantera 2.1 handlingar Hantera personuppgifter 2.1.1 enligt PuL / Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registrering Anmärkning 2.1.1 2.1.1 2.1.1 2.1.1 2.1.1 2.1.1 2.1.1 2.1.1 2.1.1 Hantera personuppgifter enligt PUL Anmälan behandling av personuppgifter, Datainsp kommunarkiv Nej PuLombud Diarieföring kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring inaktualitet Handläggare Nej Handläggare inaktualitet Handläggare Nej Handläggare inaktualitet Handläggare Nej Handläggare inaktualitet Handläggare Nej Handläggare inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Förordnande av PuLombud Samtycke till registrering Återkallande av samtycke Information till registrerade Underrättelse om rättelse Rättelse av personuppgift Förteckning över behandlingar av personuppgifter kommunarkiv Nej Registerutdrag, ansökan om samt svar 1 år Närarkiv Nej Personuppgiftso mbud Registrator/Pulo mbud Diarieföring Mottagningsbevis
2.1.1 Mottagnings- bevis Avtal med personuppgifts 2.1.1 biträde kommunarkiv Nej Registrator Diarieföring kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring 2.1.1 2.1.1 2.1.2 2.1.2 2.1.3 2.1.3 Hantera skyddade personuppgifter Hantera inkommen/ upprättad handling Hantera personuppgifter enligt PUL Hantera personuppgifter enligt PUL Hantera skyddade personuppgifter Omprövat beslut vid automatiserad behandling Anmälan om automatiserad behandling Regler och rutiner för hantering Hantera inkommen/ Ej diarieförd, upprättad handling handling /Gallr as 3 år/ inaktualitet 2.1.3 Diarieförd, handling 2.1.3 Ej registrerad handling kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs/Regi streras/ej registreras kommunarkiv Prövas Registrator Diarieförs inaktualitet Handläggare Nej Resp handläggare Handlingar som berör myndighetens verksamhetsområde eller har intresse för myndigheten. Rutinmässig korrespondans Handling av ringa betydelse för verksamheten t ex kurs-, konferensinbjudan, reklam, även viss e-post etc
2.1.3 Diarium kommunarkiv Nej Registrator 2.1.3 "Postlistor" inaktualitet Server Nej Registrator Fullmakt för 2.1.3 postöppning inaktualitet Närarkiv Nej Handläggare Hantera begäran om utlämning av 2.1.4 allmän handling 2.1.4 2.1.4 Begäran om utlämning av allmän handling Skriftlig begäran Beslut/avslag på begäran om utlämning 2.1.4 Maskad handling Leverera och ta 2.1.5 emot arkiv Leverera/ta emot 2.1.5 arkiv Leverans- blankett 2.1.5 Instruktioner inaktualitet/b evaras vid nekande inaktualitet/b evaras vid nekande tillsammans med beslut 2.1.5 Reversal/ Kvitto Förvara och tillgängliggöra 2.1.6 arkiv E-postlåda alt pappershandling Nej Registrator Nej/Ja om nekande kommunarkiv Prövas Se delegation Diarieförs kommunarkiv Prövas Registrator Nej/Diarieförs inaktualitet Arkivsy/Arkiv handbok Nej Arkivarie inaktualitet Server Nej Arkivarie Förteckningssyste m/närarkiv Nej Arkivarie Listor över diarieförda handlingar skrivs ut varje år för arkivering Sammanställning av inkommande/utgående om nekande tillsammans med beslut Beslut med hänvisning till instans för överklagande, undertecknad av behörig Den maskade handlingen kan inte automatiskt återanvändas vid nytt utlämnande. Ny sekretessprövning måste genomföras. Blankett för överlämnande av arkiv. Rutiner uppdateras löpande. Publiceras på Intranätet Förteckningssy Visual Arkiv. Kopia undertecknad till levererande myndighet
2.1.6 Förvara och tillgängliggöra arkiv Arkivbeskrivning Förteckningssyste m (D)/ Närarkiv 3 kommunarkiv (P) Nej Arkivarie Förteckningssyt em (D)/Diarieförs (P) Revideras vid omorganisationer mm. Ses över årligen 2.1.6 Arkivförteckning 2.1.6 2.1.6 Dokumenthanteringsplaner Gallringsbeslut övriga Förteckningssyste m (D)/ Närarkiv 1 ex, kommunarkiv 1 ex (P) Nej Arkivarie Förteckningssys tem/diarieförs kommunarkiv Nej Arkivarie Diarieförs kommunarkiv Nej Arkivarie Diarieförs Revideras/kompletteras löpande vid ny leverans 2.1.6 Historik Förteckningssyste m (D)/Närarkiv 1 ex, kommunarkiv 1 ex (P) Nej Arkivarie Diarieföring 2.1.6 Lånekvitto inaktualitet Arkivarie Nej Arkivarie Information, kommunikation, 2.2 internet Producera 2.2.1 trycksaker Producera 2.2.1 trycksaker Analys- underlag Vi inaktualitet Nej Handläggare 2.2.1 Utkast inaktualitet Nej Handläggare Närarkiv/ behov till 2.2.1 Broschyrer kommunarkivet Nej Handläggare Ingår i arkivförteckning. Uppdateras vid förändringar Eget producerat. Pliktexemplar till kungliga biblioteket. Ett ex levereras till kommunarkivet
2.2.1 Affischer Närarkiv/ behov till kommunarkivet Nej Handläggare 2.2.1 Placeringskort inaktualitet Nej Handläggare Närarkiv/ Original behov till 2.2.1 Roll-up bevaras kommunarkivet Nej Handläggare 2.2.1 Tryck på arbetskläder inaktualitet Nej Handläggare Närarkiv/ behov till 2.2.1 Övriga trycksaker kommunarkivet Nej Handläggare Närarkiv/ Kommunsidorna behov till 2.2.1 (Steget) kommunarkivet Nej Handläggare 2.2.1 Annonser 2.2.1 Välkommen till Vallentuna 2.2.1 Original Skyltar 2.2.1 Kartor 2.2.1 Digitala skyltar Sy, leverans pdfa e-arkiv Nej Handläggare Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Original behov till bevaras kommunarkivet Nej Handläggare behov till kommunarkivet Nej Handläggare inaktualitet Nej Handläggare Eget producerat. Pliktexemplar till kungliga biblioteket. Ett ex levereras till kommunarkivet Eget producerat Eget producerat. Pliktexemplar till kungliga biblioteket. Ett ex levereras till kommunarkivet Ett ex levereras till kommunarkivet Eget producerat Ett ex levereras till kommunarkivet Eget producerat Egen tillverkning 2.2.1 Kataloger/sökmotorer 2.2.1 Tryck på fordon och uppgraderas Server Nej Handläggare inaktualitet Nej Handläggare och uppgraderas vid byte av sy
2.2.2 Producera nyheter och pressmeddelanden 2.2.2 Producera nyheter och pressmeddelanden Pressmed-delande 2.2.2 Publicerad nyhet 2.2.2 Arbetsunderlag Webb och 2.2.3 intranät Finns i my newsdesk samt publiceras webb analogt i närarkiv Nej Handläggare Närarkiv utskrift från webb och intranät Nej Handläggare inaktualitet Nej Handläggare t förvarad Skriv ut på papper och samla årsvis i arkivkartong i närarkiv. Skriv ut på papper och leverera årsvis 2.2.3 Webb/intranät Intranät 2.2.3 Korrektur Server/Varje år till kommunarkivet Nej Webbmaster inaktualitet Nej Handläggare 2.2.3 Vallentuna.se Server/utskrift närarkiv Nej Kommunikations ansvarig 2.2.3 Blankett för inlog etc inaktualitet Nej Handläggare Nej 2.2.3 Samtycke blankett inaktualitet Nej Handläggare Nej Uttag på papper minst 1 g/år och vid stora förändringar Uttag på papper minst 1 g/år och vid stora förändringar. Vart 3:e år till kommunarkivet 2.2.3 Sociala medier inaktualitet Strukturerad form på resp socialt forum samt pappersutskrift i närarkiv Nej Kommunikations ansvarig Ögonblicksbild 1-2 ggr per år. Levereras vart 3:e år till kommunarkivet
2.2.4 2.2.4 Mallhantering, grafisk profil Grafisk profil, mallar Korrektur 2.2.4 Analys- underlag 2.2.4 Mallar Hantera 2.2.5 bildbanken 2.2.5 2.3 2.3.1 2.3.1 IT och telefoni Support av datasy Hantera bildbanken Support av datasy Bild Dokumentation av åtgärd 2.3.1 Felanmälan Information från 2.3.2 ITsupport Information från 2.3.2 ITsupport Förfrågan 2.3.2 Ärendedata Förvalta 2.3.3 datasy Förvalta 2.3.3 datasy Förvaltningsplan Förvaltnings- 2.3.3 mötesprotokoll 2.3.4 Felanmälan 2.3.4 Felanmälan Förfrågan inaktualitet Nej Handläggare Nej inaktualitet Nej Handläggare Nej inaktualitet Nej Handläggare Nej / inaktualiltet Server Nej Handläggare inaktualitet Nej Handläggare Nej inaktualitet Nej Handläggare Nej inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej inaktualitet Server Nej Handläggare inaktualitet Server Nej Handläggare inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Revideras och görs nya efter behov om egna, eller om Vallentuna.
2.3.4 Ärendedata Beställa nytt 2.3.5 program inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Statistik bevaras Beställa nytt program Beställning 2 år Närarkiv/server Nej Handläggare 2.3.5 MSIprocess (programbeställni 2.3.6 ng) 2.3.6 Beställa program Beställning 2 år Närarkiv/server Nej Handläggare 2.3.6 Godkännande kommunarkiv Nej Handläggare 2.3.6 Dokumentation kommunarkiv Nej Handläggare 2.3.7 Beställa dator 2.3.7 Beställa dator Beställning inaktualitet server Nej Handläggare Intern beställning 2.3.7 Inventarielista inaktualitet Server Nej Handläggare 2.3.8 Beställa hårdvara 2.3.8 Beställa hårdvara Orderbekräftelse inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej 2.3.8 Beställning inaktualitet Server Nej Handläggare 2.3.8 Produktbeskriv-ning inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej 2.3.8 Internt underlag för bokförings- order 2 år Närarkiv Nej Handläggare 2.3.8 Följesedel inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Internt underlag för BF till ekonomiavd
2.3.9 2.3.9 Beställa nytt verksamhetssyste m Beställa nytt verksamhetssyste Beställning 2.3.9 Kostnadsanalys Sy- 2.3.9 dokumentation 2.3.9 Teknisk kravspec 2.3.9 2.3.10 2.3.10 2.3.10 Versionsuppgrade ra av verksamhetssyste m Versionsuppgrader a verksamhetssyste Anmälan av register till PuLombud Beställning Teknisk kravspecifikation 2.3.10 Dokumentation Beställa mobil 2.3.11 abonnemang Beställa 2.3.11 mobilabonnemang Beställning inaktualitet server Nej Handläggare inaktualitet server Nej Handläggare Nej inaktualitet Server Nej Handläggare inaktualitet Server Nej Handläggare inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej inaktualitet Server Nej Handläggare inaktualitet Server Nej Handläggare inaktualitet Server Nej Handläggare inaktualitet server Nej Handläggare 2.3.11 2.3.12 Nybeställning nätverksåtkomst datanät Internt underlag för bokföringsorder inaktualitet server Nej Handläggare Internt underlag för BF
2.3.12 Beställning av nätverksåtkomst Beställning 2.3.12 Dokumentation Rapport från extern 2.3.12 part Applikations övervakning i 2.3.13 brandvägg 2.3.13 Övervakning Förfrågan Konsultations- 2.3.13 handlingar 2.3.13 Beställning 2.3.13 Dokumentation 2.3.13 Kostnadsanalys Loggning av mail 2.3.14 samt Spam 2.3.14 Loggar Logg 2.4 ekonomi 2.4.1 Kundreskontra 2.4.1 2.4.1 2.4.1 Kundreskontra Verifikation 10 år Minst 10 år, Inkassolistor därefter vid (bevaknings-listor) inaktualitet inaktualitet server Nej Handläggare inaktualitet Server Nej Handläggare inaktualitet server Nej Handläggare inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej inaktualitet server Nej Handläggare inaktualitet server Nej Handläggare inaktualitet Server Nej Handläggare inaktualitet Handläggare Nej Handläggare inaktualitet Sy Nej Handläggare Server/närarkiv 2 gallringsarkivet er er Handläggare Närarkiv/server Handläggare Kvittning, makulering, ändra register 10 år Närarkiv/server Nej Handläggare Manuella på papper, elektroniskt i fil. Serierna heter KF= KundFaktura, Filer, papper Filer, papper
2.4.1 Blanketter, mallar leverantörsreskon 2.4.2 tra 2.4.2 leverantörreskontr Blanketter, mallar 2.4.2 Verifikation 10 år 2.4.2 Påminnelse inaktualitet Intranät Nej Handläggare Nej Revideras vid behov inaktualitet Intranät Nej Handläggare Revideras vid behov Server/närarkiv 2 Elektroniska fakturor IMA, IMR, IMD. Manuella LF (lev.faktura), gallringsarkivet Nej Handläggare LB (lev.betaln.). Kvitton (t ex inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Föra huvudbok, 2.4.3 löpande bokföring 2.4.3 Föra huvudbok Huvud- och grundbok 10 år Server Nej Handläggare Filer 2.4.3 Blanketter och mallar inaktualitet Server Nej Handläggare Nej Revideras vid behov 2.4.3 Verifikationer 10 år Server/närarkiv 2 gallringsarkivet Nej Handläggare Kassa, BF, PER, LON, osv Attest- och Server/närarkiv 2 2.4.3 namntecknings- prov 10 år gallringsarkivet Nej Handläggare 2.4.3 Kontoutdrag 10 år Närarkiv Nej Handläggare Nej 2.4.3 Anläggnings- register 10 år 2.4.3 Kontoplan och kodplan 2.4.3 Deklarationer 6 år 10 år/bevara Server/närarkiv 2 gallringsarkivet Nej Handläggare Server/närarkiv 2 gallringsarkivet Nej Handläggare Server/närarkiv 2 gallringsarkivet Nej Handläggare Fil. Årets inköp/sålda papper Bevara 1 ex med årsredovisningen Inkomst-, moms-, uppbördsdeklaration, redovisningsräkning, särskilt statsbidrag (dold moms)
2.4.3 Värdehandlingar 2 år sedan de upphört att gälla Närarkiv Nej Handläggare Aktier, andelar, bostadsrättsbevis, hyresavtal, bostadsrättsavtal 2.4.3 Lånehandlingar 2.4.4 stiftelser 2.4.4 2.4.4 stiftelser Stiftelse- handling Ansökning om utdelning 2 år efter avslutat ärende/upph ört att gälla Närarkiv Nej Handläggare 2.4.4 Beslut 2.4.4 Svarsbrev Anmälan till 2.4.4 stiftelseregistret inaktualitet Utbetalning, 2.4.4 verifikation 10 år Nej 2.4.4 kommunarkiv Prövas Ekonomichef Diarieförs kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs kommunarkivserv er/närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs Sy/Närarkiv 3 kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs t Handläggaren förvarat Kontoutdrag från banker 10 år Närarkiv Nej Handläggare Skuldebrev, borgensförbindelse, pantbrev, ansvarsförbindelse Till k-arkiv när stiftelsen är avslutad, permuterad eller beslut om likvidation. Aktuella finns i närarkivet (Urkund, Om inte spontanansökan som besvaras med att utbetalning ej görs. Bevara enbart beviljade ansökningar och beslut Nämndsbeslut om utdelning diarieförs Om inte spontanansökan som besvaras med att utbetalning ej görs 2.4.4 Uppdrag till bank att köpa/sälja fonder Server/Närarkiv Nej Handläggare Diarieförs
2.4.4 Räkenskapssammanställning 10 år Närarkiv Nej Handläggare 2.4.4 Revisions berättelse Närarkiv/server Nej Handläggare Diarieförs 2.4.4 Deklaration 6 år Närarkiv Nej Handläggare 2.4.4 Protokoll Server/Närarkiv Nej Handläggare Diarieförs 2.4.4 Ansökan om ändrad föreskrift Server/Närarkiv Nej Handläggare Diarieförs 2.4.4 Beslut om ändrade föreskrifter Server/närarkiv Nej Handläggare Diarieförs 2.4.4 Årsbokslut/ - redovisning Server/närarkiv Nej Handläggare Diarieförs 2.4.5 bokföringsorder 2.4.5 Bokföringsorder Bokföringsorder 10 år Närarkiv Nej Handläggare 2.5 personal Rekrytera 2.5.1 personal 2.5.1 Rekrytera personal Kravprofil inaktualitet Handläggare Nej Rekryterande chef Nej Om den finns 2.5.1 Annons inaktualitet Server Nej Rekryterande chef 2.5.1 Ansökningshandlingar för den som anställs Server/ personakt Nej Rekryterande chef /syati Ansökningshandlingar ej erhållen sk tjänst gallras 2 år 2.5.1 MBL- protokoll vid chefs- tillsättning Personakt Nej Ansvarig chef
2.5.1 2.5.2 Anställa personal Spontana intresseanmälningar till tjänst inaktualitet Server Nej Handläggare De som skickar in intresseanmälan ombeds att registrera sitt intresse via hemsidan 2.5.2 Anställa personal Anställnings- avtal Personakt Nej Förhandlingsche f Centralt förvarade KLK närarkiv 2.5.2 Tystnadsplikt, sekretessbevis inaktualitet Handläggare Nej Ansvarig chef Nej Om det förekommer 2.5.2 2.5.2 Beslutsunderlag till arbets- förmedlingen Personakt Prövas Beslut arbetsförmedlingen om bidrag Personakt Prövas Rekryterande chef Rekryterande chef Nytt beslut eller omprövning, inkl handlingsplan Kopia förvaras centralt KLK Nytt beslut eller omprövning Förvaras centralt KLK tillsammans med 2.5.2 2.5.3 Avsluta anställning Rekvisition av bidrag till arbetsförmedlingen - Arbetsförmedlinge ns Webb Rekryterande chef 2.5.3 Avsluta anställning Uppsägning Personakt Nej Ansvarig chef Kopia 2.5.3 Anställningsintyg inaktuallitet Handläggare Nej Ansvarig chef Elektronisk blankett Avgång/entledigande, anmälan om 2.5.3 Besked om att tidsbegränsad anställning upphör Personakt Nej Ansvarig chef Meddelande till anställd.kopia till facklig organisation 2.5.3 Meddelande om avgångs- skyldighet 2.5.3 Kopia Arbetsintyg (kopia) Personakt Nej Ansvarig chef inaktualitet Handläggare Nej Ansvarig chef Orginalet till anställd
2.5.3 Meddelande om provanställ ningens upphörande Personakt Nej Ansvarig chef Blankett 2.5.3 Överens kommelse om att avsluta anställning Personakt Nej Ansvarig chef inkl ök om avgångs- vederlag/ beslut om 2.5.3 Kopia Tjänstgöringsbetyg Personakt Nej Ansvarig chef 2.5.3 Kopia Ansökan om tjänste-pension inaktuallitet Personakt Nej Ansvarig chef Bilaga till skriftlig uppsägning 2.5.3 2.5.3 2.5.3 Konsekvensbeskrivning enl AML Personakt Prövas Ansvarig chef Diarieföring Besked om Uppsägning Personakt Prövas Ansvarig chef Diarieföring Kopia Underrättelse om övervägande av uppsägning/ avsked Personakt Prövas Ansvarig chef Diarieföring Kopia till facklig organisation 2.5.3 Anteckningar från facklig överläggning Personakt Prövas Ansvarig chef Diarieföring Kopia till facklig organisation 2.5.3 Pensionsbrev Närarkiv i bokstavsordning, k- arkiv vid behov av plats Nej Personalchef IDkort/ 2.5.4 behörighetskort 2.5.4 Identitetshandlinga r Blankett 2 år efter inaktualitet Handläggare Nej Handläggare
2.5.4 Kvittens Årsrapport IDkortsutfärdare 2.5.4 Utföra syatiskt 2.5.5 arbetsmiljöarbete Utföra syatiskt Arbetsmiljö-verkets 2.5.5 arbetsmiljöarbete beslut 2.5.5 Skydds-/arbetsmiljörond protokoll 2 år efter inaktualitet Handläggare Nej Handläggare inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej 2.5.5 Riskbedömning Arbetsmiljöverket Inspektions- 2.5.5 meddelande 2.5.5 Åtgärdsplan 2.5.5 2.5.5 2.5.5 Svar till Arbetsmiljöverket Årssammanställningar Protokoll CAG, VAG, LAG kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs kommunarkivv Nej Ansvarig chef Diarieförs kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs Kopia till personalchef, övergripande samverkansgrupp (skyddskommitté) Kan tillhöra ett ärende, t ex omorgansiation, förändr i verksamhet. Kan vara små eller stora bedömningar. Kopia till personalchef, övergripande samverkansgrupp (skyddskommitté) Tidplan, riskbedömning vid tex verksamhetsförändring, handlingsplan Kopia till personalchef, övergripande samverkansgrupp (skyddskommitté) Central arbetsmiljögrupp CAG, Verksamhetsövergripande arbetsmiljögrupp VAG, Lokal arbetsmiljögrupp LAG (skyddskommittéer)
Anmäla arbetsskada 2.5.6 /tillbud 2.5.6 Anmäla arbetsskada /tillbud Anmälnings- blankett FK Kopia bevaras kommunarkiv Anmälnings- blankett 2.5.6 AFA Kopia bevaras kommunarkiv Anmälnings- blankett 2.5.6 internt kommunarkiv Anmälan till 2.5.6 Arbetsmiljö-verket kommunarkiv 2.5.6 Handlingsplan kommunarkiv 2.5.6 Sammanställning kommunarkiv Anmälan till 2.5.6 arbetsmiljögrupp kommunarkiv 2.5.7 Rehabilitera 2.5.7 Rehabilitera er Ansvarig chef Diarieföring Arbetsgivarens ansvar att anmäla, skyddsombud delaktig er Ansvarig chef Diarieföring Arbetstagarens ansvar. er Ansvarig chef Diarieförs er Ansvarig chef Diarieförs Formulär webb Skrivas ut. er Ansvarig chef Diarieförs Kan ingå i anmälan till FK. er Ansvarig chef Diarieförs Rapporteras regelbundet till samverkansgrp er Ansvarig chef Diarieförs CAG, VAG, LAG Arbetsföremågebedömning Personakt Ja Ansvarig chef Diarieföring 2.5.7 Handlingsplan Personakt Ja Ansvarig chef Diarieföring Rehabiliterings- 2.5.7 utredning Personakt Ja Ansvarig chef Diarieföring Plan för återgång i 2.5.7 arbetet Personakt Ja Ansvarig chef Diarieföring 2.5.7 Beslut från FK Personakt Ja Ansvarig chef Diarieföring Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet kuvert med Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet kuvert med Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet kuvert med Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet kuvert med Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet kuvert med
2.5.7 Utredningshandlingar Personakt Ja Ansvarig chef Diarieföring 2.5.7 Läkarintyg /2 år Personakt Ja Ansvarig chef Diarieföring Utföra 2.5.8 löneöversyn Förhandlings- 2.5.8 Utföra löneöversyn protokoll kommunarkiv Nej Personalchef Diarieförs Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet kuvert med arbetsskada annars gallras efter 2 år. Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr 2.5.8 2.5.8 Protokoll (minnesanteckningar) överläggning Yrkanden från fack.org. 2.5.8 Samlat löneförslag 2.5.8 Lönebeslut oorganiserade 2.5.8 Lönestatistik kommunarkiv Nej Personalchef Diarieförs kommunarkiv Nej Personalchef Diarieförs kommunarkiv Nej Personalchef Diarieförs kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs kommunarkiv Nej Personalchef Diarieförs inkl analys av utfall av löneöversyn 2.5.8 2.5.9 2.5.9 Genomföra lönesamtal Genomföra lönesamtal Protokoll (minnesanteckningar) avstämning Handlingsplan kommunarkiv Nej Personalchef inaktualitet Handläggare Nej Respektive chef Nej
2.5.10 Ta fram Individuell utvecklings plan IUP 2.5.10 2.5.11 Tvisteförhandling 2.5.11 Tvisteförhandling Ta fram individuell Individuell utvecklingsplan IUP utvecklingsplan inaktualitet Handläggare Nej Respektive chef Nej Framställan lokal förhandling Närarkiv Nej Handläggare Diarieföring 2.5.11 Förhandlingsprotokoll lokal tvist Närarkiv Brev från SKL ang 2.5.11 central tvist Närarkiv 2.5.11 Underlag inaktualitet Handläggare Förhandlingsprotokoll SKL central 2.5.11 tvist Närarkiv er Handläggare Diarieföring er Personalchef Diarieföring er Handläggare er Handläggare Diarieföring Kopior gallras 2.5.11 2.6 2.6.1 förtroendevalda Hantera förtroendemanna register Faktura från facklig org om skadestånd 10 år Närarkiv Nej Handläggare Hantera förtroendemanna register Avsägelser kommunarkiv Nämndsekretera re/registrator 2.6.1 Nej Diarieförs 2.6.1 Matrikel Matrikelsy Nej Syförvaltare 2.6.1 Beslut Adressuppgifter, godkännande för publicering, historik, uppdrag kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Protokollsutdrag
arvoden och 2.6.2 ersättningar 2.6.2 arvoden, ersättningar Arvodes- underlag 2 år Närarkiv Nej Handläggare Begäran om ersättning för förlorad 2.6.2 arbetsinkomst 2 år Närarkiv Nej Handläggare Utbetala ersättningar personal/uppdrag 2.7 stagare Hantera nyanställning/ 2.7.1 nyvalda Hantera nyanställning/nyval 2.7.1 da Anställningsavtal Personakt Nej Handläggare 2.7.1 Kopia på körkort 2.7.1 Skattsedel inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej 2.7.1 Utdrag ur belastnings registret Attestlista, mm inaktualitet Personakt Nej Handläggare Nej Gäller för vissa verksamheter som tjänste anteckning Personakt Prövas Handläggare 2.7.1 Protokollsutdrag Personakt Nej Handläggare Delegation för 2.7.1 sjuksköterska Personakt Nej Handläggare 2.7.2 Ändra anställning 2.7.2 Ändra anställningar Anställnings- avtal Personakt Nej Enhetschef 2.7.2 Ändringsuppgift Personakt Nej Enhetschef Utdraget har 1 års giltighetstid. Intyget visas upp och tjänsteanteckning görs. Förtroendevald registreras, ingen akt läggs upp Allt som ändrar anställningsvillkor
2.7.3 2.7.3 Hantera korttids anställning Hantera korttidsanställning Underlag för anställningsinformation inaktualitet Närarkiv Nej Handläggare Nej Lönelista bevaras. Inkl lönebeslut för timavlönad 2.7.3 2.7.3 2.7.4 Avsluta anställning Lönerapporteringsunderlag 2 år efter det år handlingen skapades Närarkiv Nej Handläggare Timavlönad personal (TAP) Närarkiv Nej Handläggare 2.7.4 Avsluta anställning Avslut pga dödsfall Personakt Uppsägning pga 2.7.4 arbetsbrist Personakt 2.7.4 Bekräftelse på avslut av tids- begränsad anställning Personakt 2.7.4 Egen uppsägning Personakt Överenskom- melse 2.7.4 om avslut Personakt Uppsägning pga 2.7.4 personliga skäl Personakt 2.7.4 2.7.5 2.7.5 frånvaro och ledighet frånvaro och ledighet er Enhetschef er Enhetschef er Enhetschef er Enhetschef er Enhetschef er Enhetschef Avgångs- skyldighet 67 år Personakt Nej Enhetschef Aktivitets-/sjukersättning Kopia beslut 2 år Server er Handläggare Lönerapporteringsunderlag Tidrapport för tillfälligt anställd personal. Kommer att registreras i sy
2.7.5 Beslut, försäkringskassan Personakt er Handläggare 2.7.5 Medicinskt utlåtande (läkarintyg) 2 år, se rehab Personakt er Handläggare 2.7.5 Sjuk- försäkran 2 år Sy/Närarkiv er Handläggare 2.7.5 Läkarintyg barn 2 år Personakt er Handläggare Försäkran tillfällig föräldra- penning 2.7.5 (VAB) 2 år Server Nej Enhetschef 2.7.5 Beslut om ledighet 2 år < 6 mån Server Nej Enhetschef Anmälning till försäkrings- kassan 2.7.5 via fil 2 år Server 2.7.6 2.7.6 2.7.7 2.7.7 2.7.7 avvikande tjänstgöring utmätning avvikande tjänstgöring utmätning Beslut om avvikande tjänstgöring inaktualitet Förfrågan inaktualitet Server Beslut från Kronofogden om utmätning 2 år Närarkiv 2.7.7 Ändring av beslut 2 år Närarkiv 2.7.7 Avslut 2 år Närarkiv Personakt/fil i elektronisk mapp? Nej Handlingar angående arbetsskada bevaras > 6 mån bevaras i personakt? Sy? er Handläggare Nej Fr o m 15:e sjukdagen Enhetschef er Handläggare Nej er Handläggare er Handläggare er Handläggare Övertid, mertid, jour, beredskap, OB, förskjuten arbetstid finns på lönelista som bevaras Fyll i och skicka via webben (Kronofogdens hemsida)
2.7.7 Utanordning 2 år Närarkiv Månads- rapport utmätning till 2.7.7 Kronofogden 2 år Närarkiv 2.7.8 matkuponger 2.7.8 2.7.9 uppdragstagare er Handläggare er Handläggare Nej matkuponger Registrering i ecomp 2 år Server Nej Handläggare Ja Fylls i och skickas via webb till Kronofogdens hemsida 2.7.9 2.7.9 2.7.10 2.7.10 familjehem och kontaktpersoner uppdragstagare familjehem och kontaktpersoner Blankett med info för upplägg i sy inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Skatteuppgift/ skattsedel inaktualitet Server Nej Handläggare Nej Underlag för utbetalning 2 år Server Ja Handläggare Information finns bevarad på löneslista 2.7.10 2.7.11 2.7.11 närvaroersättning (habilitering) närvaroersättning Beslut från socialförvalt-ningen 2 år Server Ja Handläggare Underlag för utbetalning 2 år Närarkiv Nej Handläggare 2.7.11 Beläggnings- rapport 2 år Närarkiv Nej Handläggare Utföra 2.7.12 löneutbetalning Utföra 2.7.12 löneutbetalning "Lönekörnings- fil" Server/Närarkiv Nej Handläggare Information finns bevarad på löneslista Information finns bevarad på löneslista Skrivs ut och bevaras i arkivet
2.7.12 Lönespeci- fikationer Server/Närarkiv Nej Handläggare 2.7.13 kontrolluppgift 2.7.13 2.7.14 2.7.14 2.7.14 2.7.14 2.7.15 2.7.15 resersättning inkl traktamente utlägg kontrolluppgift Elektronisk fil med specifikation till kontrolluppgift 10 år Server er Handläggare reseersättning inkl traktamente Körjournal 2 år Hos resp person som kör i tjänsten Nej Handläggare Nej Underlag - UTAN övernattning 2 år Server Nej Handläggare Underlag - MED övernattning 2 år Server Nej Handläggare utlägg Utanordning 10 år 2.7.15 Kvitto 10 år 2.7.16 pension 2.7.16 Närarkiv 2 år därefter gallringsarkiv Nej Handläggare Närarkiv 2 år därefter gallringsarkiv Nej Handläggare pension Pensionsbrev Personakt Nej Handläggare 2.7.16 Svar Personakt Nej Handläggare Upphandla, avropa/köpa 2.8 in/beställa 2.8.1 Upphandla Via fil till skatteverket Via självservice Via självservice Förvaras tillsammans med kvitto
2.8.1 Upphandla 2.8.1 2.8.1 Upphandlingsuppdrag Checklista för förarbete Förfrågningsunderlag 2.8.1 Annons kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Jfr förfrågningsunderlag 2.8.1 Förtydliganden under annonseringstiden 2.8.1 Anbuds- handlingar kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs kommunarkiv Ja. till beslut fattats Handläggare Diarieförs 2.8.1 Avtalsdata- bas Server Nej Handläggare JA till Anbudsöppnings- beslut 2.8.1 protokoll kommunarkiv fattats Handläggare Diarieförs 2.8.1 Begäran om förtydliganden kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs 2.8.1 Utvärderingshandlingar kommunarkiv Ja, till beslut fattats Handläggare Diarieförs 2.8.1 SKV 4820 2 år Närarkiv Nej Handläggare Nej Ej antagna anbud gallringsfrist 2 år. Broschyrer som tillför uppgifter bevaras enbart för antaget anbud. 100-284 tkr vinnande anbud bevaras med ev urval utgående från denna sammanställning av data som bör bevaras. Skrivs ut på papper Närarkiv 3
2.8.1 Soliditets- upplysning 2 år Närarkiv Prövas Handläggare Nej Protokoll från MBLförhandling 2.8.1 kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs 2.8.1 Register leverantörer och konsulter 2.8.1 Upphandlings-PM kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs kommunarkiv Nej Handläggare Diariefös kommunarkiv Prövas Handläggare Diareiförs 2.8.1 Referenser 2.8.1 Avannonsering 2 år Sy Nej Handläggare Nej Efter avslutad upphandling Underrättelse om avbruten 2.8.1 upphandling kommunarkiv Nej Handläggare Diaireförs 2.8.1 Tilldelnings- beslut 2.8.1 Avtal 2.8.1 Artikelregister årligt kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Spara dokumentation kring uteslutning av leverantör etc Varje beställare är avtalsägare, uppföljning, bevakning löptid Varuslag och olika sorts tjänster 2.8.1 Rapport om avslutad upphandling över tröskelvärdet EUkomissionen 2.8.1 Anbud ej antagna 2 år Närarkiv Nej Handläggare kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Tröskelvärdet > 505 800 kr
2.8.1 Underrättelse om antagna/icke antagna 2 år Närarkiv Nej Handläggare Upplysning på begäran av leverantör kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs då ansökan avslagits eller anbud förkastats 2.8.1 2.8.1 Statistik kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Årssammanställning Bilagor /Marknadsföring, Verksamhets- 2.8.1 berättelser inaktualitet Närarkiv Prövas Handläggare Nej Innehåller ej sakuppgifter Spontanofferter 2.8.1 leverantörsinfo inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Avropa, köpa in 2.8.2 och beställa 2.8.2 Avropa, köpa in och beställa Vinnande anbud > 100 000 kr 2.8.2 Förfrågan till 3 leverantörer Gäller > 100 000 kr 2.8.2 Avtal > 100 000 kr 2.8.2 2.8.2 Beställning, direktupphand-ling 2.8.2 Följesedel Avrop/beställning vid avrop från ramavtal 2 år/ om > 100 000 Närarkiv/Sy kr för diarieföring Nej Handläggare 2 år/ om >300 tkr Närarkiv Nej Handläggare inaktualitet Handläggare Nej Handläggare 2.8.2 Reklamationer 2 år Närarkiv Nej Handläggare Beställning vid direktupphandling över 100 000 / kr ska diarieföras. Från 100 000 Diarieförs om > kr ska minst 3 leverantörer ha 100 000 kr tillfrågats, enligt LOU Avrop/Beställning mot ramavtal. / förnyad Diarieförs om > konkurrensutsättning ska 300 tkr handlingarna bevaras och Efter avstämning mot fakturan
2.8.2 Offert 2.8.2 Orderbekräftelse arbetsmarknads 2.9 åtgärder 2.9.1 deltagare Gallras 2 år efter avtalstidens utgång Närarkiv Nej Handläggare inaktualitet Nej Handläggare Nej Direktupphandling/enstaka köp av varor eller tjänster för vilka ramavtal saknas. Offerter under 10 000 kr gallras direkt. 2.9.1 2.9.1 deltagare Kopia av förfrågan om inskrivning Kopia av grundplanering Individuell 2.9.1 uppföljningsplan 2.9.1 Utvärdering 2.9.1 Arbetsintyg 2.9.1 Närvarorapport 2.9.1 Förkunskaper data inaktualitet Personakt Ja Handläggare inaktualitet Personakt Ja Handläggare Personakt/leverer as till kommunarkivet efter avslutat ärende Ja Handläggare Kopia vid inaktualitet personakt Nej Handläggare inaktualitet Personakt Nej Handläggare Original hos socialförvaltningen Original hos socialförvaltningen Original till socialförvaltningen 2.9.1 Kopia av anställningsavtal 2.9.1 Dataschema 2.9.1 Läkarintyg inaktualitet Personakt Nej Enhetschef inaktualitet Nej Handläggare Kopia vid inaktualitet Personakt Ja Handläggare Ssytematisk Original till HR avdelningen Original till socialförvaltningen
2.9.1 Kopia av ansökningshandlingar inaktualitet Personakt Ja Handläggare Reach me Original hos HR-avdelningen 2.9.1 Kopia av underlag extern faktura inaktuallitet Nej Handläggare Sekretess- 2.9.1 medgivande inaktualitet Personakt Nej Handläggare 2.9.1 Utbildnings- material inaktualitet Handläggare Nej Handläggare 2.9.1 Arbetsbeskriv-ning inaktualitet Nej Handläggare Kopia av 2.9.1 bokföringsorder inaktualitet Nej Handläggare Kopia av beslut om 2.9.1 stöd inaktualitet Personakt Ja Enhetschef Kopia av beslut om 2.9.1 lönebidrag inaktualitet Personakt Ja Enhetschef Kopia av beslut om 2.9.1 nyanställning inaktualitet Personakt Ja Handläggare Till ekonomiavdelningen Till ekonomiavdelningen Original hos HR-avdelningen Original hos HR avdelningen Original hos HR-avdelnignen 2.9.1 2.9.1 2.9.2 2.9.2 Söka och tillsätta sommarjobb ungdomar Söka och tillsätta sommarjobb ungdomar Överens-kommelse om praktikplats Kopia av beslut om placering Annons i lokaltidning 2.9.2 Intern uppmaning 2.9.2 Intresseanmälan inaktualitet Personakt Ja Handläggare inaktualitet Personakt Ja Handläggare inaktualitet Nej Handläggare Nej inaktualitet Personakt Nej Handläggare inaktualitet Personakt Nej Handläggare Original hos HR avdelningen
2.9.2 Direktkontakt arbetsplatser inaktualitet Nej Handläggare Ansöknings- 2.9.2 handlingar Personakt Nej Handläggare 2.9.2 Lottnings- protokoll inaktualitet Nej Handläggare 2.9.2 Annons på internet inaktualitet Server Nej Handläggare 2.9.2 Närvaroblankett inaktualitet Nej Handläggare 2.9.2 Befrielse från skatt inaktualitet Personakt Nej Handläggare 2.9.2 Arbetsintyg Personakt Nej Handläggare Tilldelningsbesked 2.9.2 /information inaktualitet Nej Handläggare 2.9.3 servicelagen 2.9.3 servicelagen Närvarorapport inaktualitet Nej Arbetsledare Nej 2.9.3 Tömningsschema inaktualitet Nej Handläggare Nej 2.9.3 Beställning/ arbetsorder inaktualitet Nej Arbetsledare Nej Närarkiv 2 år 2.9.3 Bokföringsorder 10 år därefter gallringsarkiv Nej Handläggare 2.9.3 Arbetsschema inaktualitet Nej Enhetschef Nej Underlag 2.9.3 högkostnadskort inaktualitet Prövas Handläggare 2.9.3 Frånvaro- anmälan inaktualitet Nej Arbetsledare Nej 2.9.3 Extern Faktura 10 år Närarkiv 2 år därefter gallringsarkiv Nej Handläggare Ej antagna gallras 2 år Till ekonomiavdelningen Till ekonomiavdelningen
2.10 borgerlig vigsel 2.10 borgerlig vigsel Anmälan av makars efternamn 2.10 Anmälan vigsel Ansökan hinders- 2.10 prövning 2.10 Intyg hindersprövning 2.10 Tolk- behov ansökan 2.10 Cermonitext Val av Vigselför- 2.10 rättare Förteckning vigselförrättare inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Till skatteverket - blankett fås från Skatteverket Till kommunen - e-tjänst. inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Bekräftas via e-post Görs till Skatteverket - blankett inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej fås från Skatteverket Närarkiv 3 år därefter Fås från Skatteverket, lämnas till kommunarkiv Nej Handläggare Nej kommunen inaktualitet Handläggare Nej Handlägggare Nej Lämnas till kommunen vid behov Orden, publicerade på kommunens hemsida, fastslås i inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej förordningen 4-7 inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej E-tjänst Närarkiv 3 år Kommunen föreslår därefter vigselförrättare. Förtroendevald kommunarkiv Nej Handläggare Nej väljs av fullmäktige. 2.10 Närarkiv 3 år därefter Lämnas till kommunen, fås från 2.10 Vigselintyg kopia kommunarkiv Nej Handläggare Nej Skatteverket Närarkiv 3 år därefter 2.10 Protokoll kopia kommunarkiv Nej Handläggare Nej Insänds årligen till Länsstyrelsen Underrättelse om Underrättelse till Skatteverket, 2.10 vigsel inaktualiltet Handläggare Nej Handläggare Nej görs av kommunen Närarkiv 3 år därefter 2.10 Årsräkning kopia kommunarkiv Nej Handläggare Nej Till skatteverket årligen i januari