HANTERINGSANVISNINGAR - STÖDJANDE VERKSAMHETSPROCESSER 2 - stödjande verksamhetsprocesser hantera handlingar

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "HANTERINGSANVISNINGAR - STÖDJANDE VERKSAMHETSPROCESSER 2 - stödjande verksamhetsprocesser hantera handlingar"

Transkript

1 HANTERINGSANVISNINGAR - STÖDJANDE VERKSAMHETSPROCESSER 2 - stödjande verksamhetsprocesser hantera handlingar administrera IT och telefoni - personuppgifter enligt GDPR support av datasystem skyddade personuppgifter information från IT-support inkommen/upprättad handling förvalta datasystem utlämning av allmän handling felanmälan leverera och ta emot arkiv beställa nytt program förvara och tillgängliggöra arkiv MSI-process (programbeställning) kommunikation, e-tjänster beställa dator producera trycksaker beställa hårdvara producera nyheter, pressmedd beställa nytt verksamhetssystem administrera webb och intranät versionsuppgradera verksamhetssystem mallhantering, grafisk profil beställa mobilabonnemang hantera bildbanken nybeställning nätverksåtmomst datanät applikationsövervakning i brandvägg loggning av mail och spam administrera ekonomi administrera kundresekontra administrera leverantörskontra huvudbok, löpande bokföring administrera stiftelser bokföringsorder administrera personal rekrytera personal anställa personal avsluta anställning administrera ID-kort/beh.kort systematiskt arbetsmiljöarbete anmäla arbetsskada, tillbud rehabilitera utföra löneöversyn genomföra lönesamtal ta fram IUP tvisteförhandling administrera förtroendevalda förtoendemannaregister arvoden och ersättningar utbetala ersättningar till personal, uppdragstagare nyanställning/nyvalda ändra anställning tidsbegränsad anställning avsluta anställning frånvaro och ledighet avvikande tjänstgöring administrera utmätning administrera matkuponger administrera uppdragstagare familjehem, kontaktpersoner närvaroersättning (habilitering) utföra löneutbetalning administrera kontrolluppgift reseersättning, traktamente administrera utlägg administrera pension upphandla/avropa/köpa in/beställa upphandla avropa/köpa in och beställa admin. arbetsmarknadsåtgärder administrera deltagare (upphört) sommarjobb ungdomar administrera servicelag (upphört) admimistrera borgerlig vigsel ärendehantering kontaktcenter Processnr Processnamn 2.1 Hantera handlingar Hantera personuppgifter enligt GDPR Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Uppgift om utsett Skickas till Datainspektionen. Ett beslut per dataskyddsombud Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Dataskyddsombud nämnd Bekräftelse på mottagen uppgift om dataskyddsombud Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Från Datainspektionen Samtycke till registrering Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare Återkallande av samtycke Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare Begäran om rättelse av personuppgift Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare Underrättelse om rättelse av personuppgift Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare

2 Förteckning över behandling av personuppgift (registerförteckning) Registerutdrag, ansökan Vid inaktualitet Verksamhetssystem (Draftit) Nej Nej Dataskyddsombud Gäller både analoga och digitala behandlingar av personuppgifter. samt svar Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Dataskyddsombud Avtal med personuppgiftsbiträde Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Anmälan om personuppgiftsincident Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Dataskyddsombud Beslut från DI angående utredning av dataskyddsincident Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Dataskyddsombud Hantera skyddade personuppgifter Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Regler och rutiner för hantering Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Hantera inkommen/ upprättad handling Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Listor över diarieförda handlingar skrivs ut Diarium Bevaras Systematisk förvaring efter 3 år Nej Registrator varje år för arkivering Handlingar som berör myndighetens verksamhetsområde eller har intresse för Registrerade men ej myndigheten. Rutinmässig korrespondens diarieförda handlingar Gallras efter 2 år Registreras (Platina) Nej Prövas Handläggare gallras vid inaktualitet Ej registrerade handlingar Vid inaktualitet Handläggare/server Nej Nej Handläggare/ registrator Handling av ringa betydelse för verksamheten, t ex kurs-, konferensinbjudan, reklam, viss e-post etc Diarieförda handlingar Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Prövas Registrator Postlistor Vid inaktualitet Server Nej Nej Registrator Handlingar som tillhör ärenden som skapats fr o m hanteras enbart digitalt. Vissa undantag finns, se separat rutin Sammanställning av inkommande/utgående handlingar Fullmakt för postöppning Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare Hantera begäran om utlämning av allmän handling Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Skriftlig begäran Vid inaktualitet/ bevaras Server/systematisk förvaring/diarieförs Till e-arkiv efter 3 år vid beslut om nekande, annars gallra Nej Registrator Bevaras vid beslut om nekande tillsammans med beslutet

3 Beslut med hänvisning till instans för Beslut/avslag på begäran om utlämning Bevaras vid nekande Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Prövas Se delegation överklagande, undertecknad av behörig tjänsteman. Se mall Vid inaktualitet/ Systematisk förvaring/ Registrator/ se Bevaras vid beslut om nekande tillsammans Maskad handling bevaras diarieförs Nej/diarieförs Prövas delegation med beslutet Leverera och ta emot arkiv Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Blankett för leverans till kommunarkivet Bevaras Pärm efter 3 år Nej Arkivarie Kopia lämnas till levererande myndighet Instruktioner inför leverans Vid inaktualitet Intranät Nej Nej Arkivarie Rutiner uppdateras löpande. Publiceras på Intranätet Leveranslistor Bevaras Förteckningssystem efter 3 år Nej Arkivarie Skrivs ut från Visual Arkiv Förvara och tillgängliggöra arkiv Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Revideras vid omorganisationer mm. Ses över Arkivbeskrivning Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Arkivarie årligen Arkivförteckning Bevaras Förteckningssystem/diarieförs efter 3 år Nej Arkivarie Dokumenthanterings-planer Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Arkivarie Revideras/kompletteras löpande vid ny leverans Gallringsbeslut Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Arkivarie Historik Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Arkivarie Ingår i arkivförteckning. Uppdateras vid förändringar Lånekvitto Vid inaktualitet Arkivet Nej Nej Arkivarie 2.2 Kommunikation, e-tjänster Producera trycksaker Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Analysunderlag Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare Utkast Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare Broschyrer Bevaras Systematisk förvaring Närarkiv/ vid behov till kommunarkivet Nej Handläggare Pliktexemplar till kungliga biblioteket samt ett ex till kommunarkivet. Närarkiv/ vid behov Affischer Bevaras Systematisk förvaring till kommunarkivet Nej Handläggare Placeringskort Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare Pliktexemplar till kungliga biblioteket samt ett ex till kommunarkivet Roll-up Original bevaras Systematisk förvaring Kommunsidorna (Steget) Bevaras Systematisk förvaring Närarkiv/ vid behov till kommunarkivet Nej Handläggare Närarkiv/ vid behov till kommunarkivet Nej Handläggare Ett ex levereras till kommunarkivet

4 2.2.1 Annonser Bevaras Verksamhetssystem Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Välkommen till Vallentuna Bevaras Systematisk förvaring efter 3 år Nej Handläggare Ett ex levereras till kommunarkivet Originalskyltar Bevaras Systematisk förvaring Vid behov till kommunarkivet Nej Handläggare Närarkiv/ vid behov Övriga trycksaker Bevaras Systematisk förvaring till kommunarkivet Nej Handläggare Tryck på arbetskläder Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare Pliktexemplar till kungliga biblioteket samt ett ex till kommunarkivet Kataloger/sökmotorer Bevaras och uppgraderas Server Nej Handläggare Bevaras och uppgraderas vid byte av system Digitala skyltar Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare Tryck på fordon Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare Bild 2.3 Administrera IT och telefoni Bevaras/vid inaktualiltet Kartor Bevaras Systematisk förvaring Närarkiv/ vid behov till kommunarkivet Nej Handläggare Egen tillverkning Producera nyheter och pressmeddelanden Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Pressmeddelande Bevaras Finns i my newsdesk efter 3 år Nej Handläggare Skriv ut på papper och leverera årsvis till kommunarkivet Publicerad nyhet Bevaras Närarkiv utskrift från webb och intranät efter 3 år Nej Handläggare Skriv ut på papper och leverera årsvis till kommunarkivet Arbetsunderlag Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare Administrera webb och intranät Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Intranät Bevaras Systematisk förvaring Server/varje år till kommunarkivet Nej Webbmaster Uttag på papper minst 1 gång/år och vid stora förändringar Korrektur Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare Vallentuna.se Bevaras Server/utskrift närarkiv efter 3 år Nej Kommunikationsansvarig Uttag på papper minst 1 gång/år och vid stora förändringar Blankett för inlogg etc Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare Samtyckeblankett Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare Sociala medier Vid inaktualitet Resp socialt forum samt pappersutskrift i närarkiv Se anmärkning Nej Kommunikationsansvarig Ögonblicksbild 1-2 gånger per år. Levereras vart 3:e år till kommunarkivet Mallhantering, grafisk profil Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Korrektur Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare Analysunderlag Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare Mallar Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare Revideras och görs nya efter behov Hantera bildbanken Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Server/verksamhetssystem Nej Handläggare Bevaras om egna, eller om Vallentuna.

5 2.3.1 Support av datasystem Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Felanmälan Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare Dokumentation av åtgärd Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare Information från IT-support Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Förfrågan Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Ärendedata Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Förvalta datasystem Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Förvaltningsmötes-protokoll Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare Förvaltningsplan Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare Felanmälan Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Förfrågan Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Ärendedata Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Statistik bevaras Beställa nytt program Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Beställning 2 år Server/närarkv Nej Nej Handläggare MSI-process (programbeställning) Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Beställning 2 år Server/närarkv Nej Nej Handläggare Godkännande Bevaras Server/närarkv efter 3 år Nej Handläggare Dokumentation Bevaras Server/närarkv efter 3 år Nej Handläggare Beställa dator Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Beställning Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare Intern beställning Inventarielista Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare Beställa hårdvara Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Orderbekräftelse Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Beställning Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare Produktbeskrivning Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Internt underlag för bokföringsorder 2 år Server/närarkv Nej Nej Handläggare Till ekonomiavdelningen Följesedel Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Beställa nytt verksamhetssystem Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Beställning Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare Kostnadsanalys Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare Systemdokumentation Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare Teknisk kravspecifikation Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare Anmälan av register till GDPR-ombud Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Versionsuppgradering av verksamhetssystem Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Beställning Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare Teknisk kravspecifikation Vid inaktualitet Verksamhetssystem Nej Nej Handläggare

6 Dokumentation Vid inaktualitet Verksamhetssystem Nej Nej Handläggare Beställa mobilabonnemang Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Beställning Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare Internt underlag för bokföringsorder Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare Till ekonomiavdelningen Nybeställning nätverksåtkomst datanät Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Beställning Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare Dokumentation Vid inaktualitet Verksamhetssystem Nej Nej Handläggare Rapport från extern part Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare Applikationsövervakning i brandvägg Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Förfrågan Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Konsultationshandlingar Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare Beställning Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare Dokumentation Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare Kostnadsanalys Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Loggning av mail och spam Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Logg Vid inaktualitet Verksamhetssystem Nej Nej Handläggare 2.4 Administrera ekonomi Administrera kundreskontra Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Verifikationer 10 år efter 2 år Nej Förekommer Handläggare Manuella på papper, elektroniskt i fil. Serierna heter KF= KundFaktura, KB=KundinBetalning Inkassolistor (bevaknings listor) Minst 10 år, därefter vid inaktualitet efter 2 år Nej Förekommer Handläggare Filer, papper Kvittning, makulering, ändra register 10 år efter 2 år Nej Nej Handläggare Filer, papper Blanketter, mallar Vid inaktualitet Intranät Nej Nej Handläggare Revideras vid behov Administrera leverantörsreskontra Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Blanketter, mallar Vid inaktualitet Intranät Nej Nej Handläggare Revideras vid behov Verifikationer 10 år efter 2 år Nej Nej Handläggare Elektroniska fakturor IMA, IMR, IMD. Manuella LF (lev.faktura), LB (lev.betaln.). Kvitton (t ex First card) Påminnelse Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Föra huvudbok, löpande bokföring Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Blanketter och mallar Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare Revideras vid behov Verifikationer 10 år efter 2 år Nej Nej Handläggare Kassa, BF, PER, LON, osv Kontoutdrag 10 år efter 2 år Nej Nej Handläggare

7 2.4.3 Attest- och namnteckningsprov 10 år efter 2 år Nej Nej Handläggare Huvud- och grundbok 10 år Server Nej Nej Handläggare Filer Kontoplan och kodplan 10 år/bevaras efter 2 år Nej Nej Handläggare Bevara 1 ex med årsredovisningen Anläggningsregister 10 år efter 2 år Nej Nej Handläggare Fil. Årets inköp/sålda papper Deklarationer 6 år efter 2 år Nej Nej Handläggare Inkomst-, moms-, uppbördsdeklaration, redovisningsräkning, särskilt statsbidrag (dold moms) Lånehandling 2 år efter avslutat ärende/upphört att gälla Närarkiv Nej Nej Handläggare Skuldebrev, borgensförbindelse, pantbrev, ansvarsförbindelse Värdehandling 2 år sedan de upphört att gälla Närarkiv Nej Nej Handläggare Aktier, andelar, bostadsrättsbevis, hyresavtal, bostadsrättsavtal Administrera stiftelser Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Stiftelsehandling Bevaras Diarieförs efter 3 år Prövas Ekonomichef Ansökan om utdelning Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Prövas Handläggare när stiftelsen är avslutad, permuterad eller beslut om likvidation tagits. Bevaras i original. Aktuella finns i närarkivet (urkund, gåvobrev, testamente, mm) Om inte spontanansökan som besvaras med att utbetalning ej görs. Bevara enbart beviljade ansökningar och beslut Beslut Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Prövas Handläggare Nämndsbeslut om utdelning diarieförs Svarsbrev Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Prövas Handläggare Om inte spontanansökan som besvaras med att utbetalning ej görs Anmälan till stiftelseregistret Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Handläggaren Utbetalning, verifikation 10 år efter 2 år Nej Nej Kontoutdrag från banker 10 år efter 2 år Nej Nej Handläggare Uppdrag till bank att köpa/sälja fonder Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Räkenskapssammanställning Närarkiv. Gallrings år arkiv efter 2 år Nej Nej Handläggare Revisionsberättelse Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Deklaration 6 år Närarkiv Nej Nej Handläggare Protokoll Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare

8 Ansökan om ändrad föreskrift Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Beslut om ändrade föreskrifter Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Årsbokslut/ årsredovisning Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Administrera bokföringsorder Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Bokföringsorder 10 år efter 2 år Nej Nej Handläggare 2.5 Administrera personal Rekrytera personal Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Kravprofil Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Rekryterande chef Annons Vid inaktualitet Verksamhetssystem Nej Nej Rekryterande chef Ansökningshandlingar Bevaras för den som anställs Server/ personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Rekryterande chef MBL-protokoll vid chefstillsättning Bevaras Personakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Ansvarig chef Spontana intresseanmälningar till tjänst Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare Anställa personal Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Beslutsunderlag till arbetsförmedlingen Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Prövas Rekryterande chef Ansökningshandlingar ej erhållen tjänst gallras efter 2 år De som skickar in intresseanmälan ombeds att registrera sitt intresse via hemsidan Nytt beslut eller omprövning, inkl handlingsplan Kopia förvaras centralt KLK Anställningsavtal Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Förhandlingschef Centralt förvarade Tystnadsplikt, sekretessbevis Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Ansvarig chef Nytt beslut eller omprövning. Förvaras Beslut från arbetsförmedlingen om bidrag Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Prövas Rekryterande chef centralt KLK tillsammans med anställningsavtal Rekvisition av bidrag till arbetsförmedlingen - Arbetsförmedlingens webb Rekryterande chef Elektronisk blankett Avsluta anställning Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Besked om uppsägning Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Prövas Ansvarig chef Uppsägning Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Ansvarig chef Avgång/entledigande, anmälan om Meddelande om provanställningens upphörande Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Ansvarig chef Blankett

9 2.5.3 Besked om att tidsbegränsad anställning upphör Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Ansvarig chef Meddelande till anställd. Kopia till facklig organisation Meddelande om avgångsskyldighet Bevaras (kopia) Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Ansvarig chef Orginalet till anställd Kopia på arbetsintyg Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Ansvarig chef Kopia på anställnings-intyg Vid inaktuallitet Handläggare Nej Nej Ansvarig chef Kopia på tjänstgörings-betyg Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Ansvarig chef Kopia på ansökan om tjänstepension Vid inaktuallitet Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Ansvarig chef Bilaga till skriftlig uppsägning Anteckningar från facklig överläggning Bevaras Diarieförs/ personalakt i närarkiv Kommunarkivet Prövas Ansvarig chef Kopia till facklig organisation Konsekvensbeskrivning enligt AML Bevaras Diarieförs/ personalakt i närarkiv Kommunarkivet Prövas Ansvarig chef Överenskommelse om att avsluta anställning Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Ansvarig chef Närarkiv i Sorteras in i personnummerordning personakt i Pensionsbrev Bevaras kommunarkivet Nej Personalchef Inkl överenskommelse/beslut om avgångsvederlag Underrättelse om övervägande av uppsägning/ avsked Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Prövas Ansvarig chef Kopia till facklig organisation Administrera ID-kort/ behörighetskort Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Blankett 2 år efter inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare Kvittens 2 år efter inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare Årsrapport ID-kortsutfärdare Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare Utföra systematiskt arbetsmiljöarbete Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Kan tillhöra ett ärende, t ex omorgansiation, förändr i verksamhet. Kan vara små eller Riskbedömning Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Ansvarig chef stora bedömningar Skydds-/ arbetsmiljörondsprotokoll Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Ansvarig chef Beslut från Arbetsmiljöverket Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Ansvarig chef Kopia till personalchef, övergripande samverkansgrupp (skyddskommitté)

10 2.5.5 Inspektionsmeddelande från Arbetsmiljöverket Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Ansvarig chef Kopia till personalchef, övergripande samverkansgrupp (skyddskommitté) Årssammanställningar Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Ansvarig chef Protokoll CAG, VAG, LAG Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Ansvarig chef CAG = central arbetsmiljögrupp; VAG = verksamhetsövergripande arbetsmiljögrupp; LAG = lokal arbetsmiljögrupp (skyddskommittéer) Svar till Arbetsmiljö-verket Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Ansvarig chef Kopia till personalchef, övergripande samverkansgrupp (skyddskommitté) Åtgärdsplan Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Ansvarig chef Tidplan, riskbedömning vid tex verksamhetsförändring, handlingsplan Anmäla arbetsskada/ tillbud Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Arbetsgivarens ansvar att anmäla, Anmälningsblankett FK Kopia bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Ansvarig chef skyddsombud delaktig Anmälningsblankett AFA Kopia bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Ansvarig chef Arbetstagarens ansvar Anmälningsblankett internt Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Ansvarig chef Anmälan till Arbetsmiljöverket Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Ansvarig chef Webbformulär - skriv ut Handlingsplan Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Ansvarig chef Kan ingå i anmälan till FK Anmälan till arbetsmiljögrupp Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Ansvarig chef CAG, VAG, LAG Sammanställning Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Ansvarig chef Rapporteras regelbundet till samverkansgrupp Rehabilitera Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Handlingsplan Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Ja Ansvarig chef Rehabiliteringsutredning Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Ja Ansvarig chef Förvaras skilt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr. Förvaras skilt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr Arbetsförmåge-bedömning Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Ja Ansvarig chef Plan för återgång i arbetet Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Ja Ansvarig chef Beslut från FK Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Ja Ansvarig chef Förvaras skilt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr. Förvaras skilt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr. Förvaras skilt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr.

11 2.5.7 Läkarintyg Bevaras/2 år Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Ja Ansvarig chef Bevaras vid arbetsskada, annars gallras efter 2 år. Förvaras skilt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr Utredningshandlingar Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Ja Ansvarig chef Förvaras skilt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr Utföra löneöversyn Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Protokoll (minnesanteckningar) överläggning Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Personalchef Yrkanden från fackliga organisationer Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Personalchef Samlat löneförslag Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Personalchef Förhandlingsprotokoll Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Personalchef Protokoll (minnesanteckningar) avstämning Bevaras Systematisk förvaring efter 3 år Nej Personalchef Lönebeslut oorganiserade Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Lönestatistik Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Personalchef Inkl analys av utfall av löneöversyn Genomföra lönesamtal Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Handlingsplan Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Respektive chef Ta fram individuell utvecklingsplan (IUP) Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Individuell utvecklingsplan Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Respektive chef Tvisteförhandling Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Framställan lokal förhandling Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Förhandlingsprotokoll lokal tvist Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Handläggare Brev från SKL angående central tvist Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Personalchef Underlag Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Förekommer Handläggare Kopior gallras Förhandlingsprotokoll SKL central tvist Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Handläggare Administrera förtroendevalda Faktura från facklig organisation om skadestånd 10 år efter 2 år Nej Nej Handläggare

12 2.6.1 Hantera förtroendemannaregister Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Matrikel Bevaras Verksamhetssystem Matrikelsystem Nej Systemförvaltare Adressuppgifter, godkännande för publicering, historik, uppdrag etc Beslut Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Protokollsutdrag Avsägelser Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Nämndsekreterare/Regi strator Administrera arvoden och ersättningar Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Arvodesunderlag 2 år Server/närarkiv Nej Nej Handläggare Attestlista, mm Begäran om ersättning för förlorad arbetsinkomst 2 år Server/närarkiv Nej Nej Handläggare 2.7 Utbetala ersättningar till personal/ uppdragstagare Hantera nyanställning/ nyvalda Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Skattsedel Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Kopia på körkort Vid inaktualitet Personalakt i närarkiv Nej Nej Handläggare Gäller för vissa verksamheter Anställningsavtal Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Handläggare Utdrag ur belastnings registret Bevaras som tjänsteanteckning Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Prövas Handläggare Protokollsutdrag Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Handläggare Utdraget har en viss giltighetstid. Rekommendationen är att personen visar upp det och att en tjänsteanteckning görs om innehållet. Det ska alltså finnas kvar en anteckning om att just vid anställningstillfället så hade personen ett "rent" belastningsregister. Att ha kvar själva dokumentet blir då överflödigt. Förtroendevald registreras, ingen akt läggs upp Delegation för sjuksköterska Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Handläggare Ändra anställning Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Anställningsavtal Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Chef Ändringsuppgift Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Chef Allt som ändrar anställningsvillkor Hantera tidsbegränsad anställning Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Underlag för anställningsinformation Vid inaktualitet Närarkiv Nej Nej Handläggare Lönelista bevaras. Inkl lönebeslut för timavlönad

13 2.7.3 Timavlönad personal (TAP) Bevaras Närarkiv Kommunarkivet Nej Handläggare Tidrapport för tidsbegränsat anställd personal. Kommer att registreras i system Lönerapporterings-underlag 2 år efter att handlingen skapades Närarkiv Nej Nej Handläggare Avsluta anställning Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Avslut pga dödsfall Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Förekommer Chef Uppsägning pga arbetsbrist Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Förekommer Chef Bekräftelse på avslut av tidsbegränsad anställning Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Förekommer Chef Egen uppsägning Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Förekommer Chef Överenskommelse om avslut Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Förekommer Chef Uppsägning pga personliga skäl Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Förekommer Chef Avgångsskyldighet vid 67 år Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Chef Administrera frånvaro och ledighet Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Kopia av beslut om aktivitets- /sjukersättning 2 år Verksamhetssystem Nej Förekommer Handläggare Beslut, försäkringskassan Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Förekommer Handläggare Medicinskt utlåtande (läkarintyg) 2 år, se rehab Personalakt i närarkiv Nej/se anmärkning Förekommer Handläggare Handlingar angående arbetsskada bevaras Sjukförsäkran 2 år Personalakt i närarkiv Nej Förekommer Handläggare Läkarintyg barn 2 år Personalakt i närarkiv Nej Förekommer Handläggare Försäkran tillfällig föräldrapenning (VAB) 2 år Server Nej Nej Enhetschef Beslut om ledighet 2 år < 6 mån Server Nej Nej Enhetschef > 6 mån bevaras i personakt? System? Anmälning till försäkringskassan via fil 2 år Server Nej Förekommer Handläggare Fr o m 15:e sjukdagen Administrera avvikande tjänstgöring Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Beslut om avvikande tjänstgöring Vid inaktualitet Personakt/fil i elektronisk mapp? Nej Nej Enhetschef Övertid, mertid, jour, beredskap, OB, förskjuten arbetstid finns på lönelista som bevaras Administrera utmätning Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning

14 2.7.7 Förfrågan Vid inaktualitet Server Nej Förekommer Handläggare Beslut från Kronofogden om utmätning 2 år Närarkiv Nej Förekommer Handläggare Ändring av beslut 2 år Närarkiv Nej Förekommer Handläggare Avslut 2 år Närarkiv Nej Förekommer Handläggare Utanordning 2 år Närarkiv Nej Förekommer Handläggare Fyll i och skicka via webben (Kronofogdens hemsida) Månadsrapport utmätning till kronofogden 2 år Närarkiv Nej Förekommer Handläggare Fylls i och skickas via webb till Kronofogdens hemsida Administrera matkuponger Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Registrering i ecomp 2 år Verksamhetssystem Nej Nej Handläggare Administrera uppdragstagare Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Blankett med info för upplägg i system Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Skatteuppgift/ skattsedel Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare Administrera familjehem och kontaktpersoner Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Underlag för utbetalning 2 år Verksamhetssystem Nej Ja Handläggare Information finns bevarad på löneslista Beslut från socialförvaltningen 2 år Verksamhetssystem Nej Ja Handläggare Information finns bevarad på löneslista Administrera närvaroersättning (habilitering) Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Underlag för utbetalning 2 år Verksamhetssystem Nej Nej Handläggare Information finns bevarad på löneslista Beläggningsrapport 2 år Verksamhetssystem Nej Nej Handläggare Utföra löneutbetalning Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Lönekörningsfil Bevaras Verksamhetssystem efter 3 år Nej Handläggare Skrivs ut och bevaras i arkivet Lönespecifikation Bevaras Verksamhetssystem Nej Handläggare Administrera kontrolluppgift Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Elektronisk fil med specifikation till kontrolluppgift 10 år Verksamhetssystem Nej Förekommer Handläggare Via fil till skatteverket Administrera resersättning inklusive traktamente Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Underlag MED övernattning 2 år Verksamhetssystem Nej Nej Handläggare Via självservice Underlag UTAN övernattning 2 år Verksamhetssystem Nej Nej Handläggare Via självservice Hos resp person som Körjournal 2 år kör i tjänsten Nej Nej Handläggare Administrera utlägg Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning

15 Utanordning 10 år efter 2 år Nej Nej Handläggare Förvaras tillsammans med kvitto Kvitto 10 år efter 2 år Nej Nej Handläggare Administrera pension Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Pensionsbrev Bevaras Närarkiv i personnummerordning Sorteras in i personakt i kommunarkivet Nej Handläggare Svar Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Handläggare Upphandla, avropa/ köpa 2.8 in/beställa Upphandla Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Upphandlingsuppdrag Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Prövas Handläggare Checklista för förarbete Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Förfrågningsunderlag Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Annons Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Jfr förfrågningsunderlag Förtydliganden under annonseringstiden Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Anbudshandlingar Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Ja. till beslut fattatshandläggare Avtalsdatabas Bevaras Server efter 3 år Nej Handläggare Ej antagna anbud gallringsfrist 2 år. Broschyrer som tillför uppgifter bevaras enbart för antaget anbud tkr vinnande anbud bevaras med beställningen. Ev urval utgående från denna sammanställning av data som bör bevaras. Skrivs ut på papper. Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Anbudsöppnings-protokoll Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år JA till beslut fattatshandläggare Begäran om förtydliganden Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Prövas Handläggare Utvärderingshandlingar Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Ja, till beslut fattatshandläggare Blankett SKV år Närarkiv Nej Nej Handläggare Soliditetsupplysning 2 år Närarkiv Nej Prövas Handläggare Protokoll från MBLförhandling Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Prövas Handläggare Register leverantörer och konsulter Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare

16 2.8.1 Upphandlings-PM Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Referenser Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Prövas Handläggare Avannonsering 2 år Verksamhetssystem Nej Nej Handläggare Efter avslutad upphandling Underrättelse om avbruten upphandling Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Tilldelningsbeslut Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Prövas Handläggare Spara dokumentation kring uteslutning av leverantör etc Avtal Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Varje beställare är avtalsägare, uppföljning, bevakning löptid Årligt artikelregister Bevaras Närarkiv efter 3 år Nej Handläggare Varuslag och olika sorts tjänster Rapport om avslutad upphandling över tröskelvärdet EUkomissionen Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Tröskelvärdet > kr Ej antagna anbud 2 år Verksamhetssystem Nej Nej Handläggare Underrättelse om antagna/icke antagna anbud 2 år Verksamhetssystem Nej Nej Handläggare Upplysning på begäran av leverantör Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Då ansökan avslagits eller anbud förkastats Statistik Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Årssammanställning Spontanofferter leverantörsinfo Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Bilagor: marknadsföring, verksamhetsberättelser Vid inaktualitet Närarkiv Nej Prövas Handläggare Innehåller ej sakuppgifter Avropa/köpa in och beställa Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Avrop/beställning vid avrop från ramavtal 2 år/ bevaras om >300 tkr Systematisk förvaring/ Till e-arkiv efter 3 år diarieförs om > 300 tkr om diariefört Nej Handläggare Avrop/beställning mot ramavtal. Vid förnyad konkurrensutsättning ska handlingarna bevaras och diarieföras Beställning, direktupphandling Systematisk förvaring/ 2 år/ bevaras om > 100 diarieförs om > kr 000 kr Till e-arkiv efter 3 år om diariefört Nej Handläggare Beställning vid direktupphandling över kr ska diarieföras. Från kr ska minst 3 leverantörer ha tillfrågats, enligt LOU Förfrågan till 3 leverantörer Gäller > kr Vinnande anbud Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år > kr Avtal Bevaras Diarieförs efter 3 år > kr

17 Direktupphandling/enstaka köp av varor eller Offert Gallras 2 år efter avtalstidens utgång Närarkiv Nej Nej Handläggare tjänster för vilka ramavtal saknas. Offerter under kr gallras direkt Orderbekräftelse Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Följesedel Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Reklamationer 2 år Närarkiv Nej Nej Handläggare Administrera 2.9 arbetsmarknadsåtgärder Administrera deltagare Processen har upphört Söka och tillsätta sommarjobb ungdomar Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Intern uppmaning Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare Direktkontakt arbetsplatser Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare Intresseanmälan Vid inaktualitet Personalakt Nej Nej Handläggare Annons i lokaltidning Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare Lottningsprotokoll Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare Ansökningshandlingar Bevaras Personalakt Kommunarkivet Nej Handläggare Ej antagna gallras efter 2 år Närvaroblankett Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare Annons på internet Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare Befrielse från skatt Vid inaktualitet Personalakt Nej Nej Handläggare Tilldelningsbesked/ Information Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare Arbetsintyg Bevaras Personalakt Kommunarkivet Nej Handläggare Administrera servicelagen Processen har upphört 2.10 Administrera borgerlig vigsel Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Anmälan av makars Till Skatteverket - blankett fås från 2.10 efternamn Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Skatteverket 2.10 Anmälan vigsel Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Till kommunen - e-tjänst. Bekräftas via e-post 2.10 Ansökan hindersprövning Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Görs till Skatteverket 2.10 Intyg hindersprövning Bevaras Närarkiv efter 3 år Nej Handläggare Fås från Skatteverket, lämnas till kommunen 2.10 Tolkbehov ansökan Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handlägggare Lämnas till kommunen vid behov 2.10 Cermonitext Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Orden, publicerade på kommunens hemsida, fastslås i förordningen Val av vigselförrättare Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare E-tjänst Kommunen föreslår vigselförrättare. Förtroendevald väljs av fullmäktige Förteckning vigsel-förrättare Bevaras Närarkiv efter 3 år Nej Handläggare Länsstyrelsen förordnar uppdraget Vigselintyg Kopia bevaras Närarkiv efter 3 år Nej Handläggare Lämnas till kommunen, fås från Skatteverket

18 2.10 Protokoll Kopia bevaras Närarkiv efter 3 år Nej Handläggare Insänds årligen till Länsstyrelsen 2.10 Underrättelse om vigsel Vid inaktualiltet Handläggare Nej Nej Handläggare Underrättelse till Skatteverket, görs av kommunen 2.10 Årsräkning Kopia bevaras Närarkiv efter 3 år Nej Handläggare Insänds årligen till Länsstyrelsen 2.11 Ärendehantering Kontaktcenter Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.11 Personuppgifter (kundinformation) 1 månad Verksamhetssystem Nej Förekommer Chef 2.11 Ärendebeskrivning 1 år Verksamhetssystem Nej Nej Chef 2.11 Ärendetyp 2 år Verksamhetssystem Nej Nej Chef

VALLENTUNA KOMMUN. 121 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (KS 2012.236) 2012-09-13. Arbetsutskottet föreslår att:

VALLENTUNA KOMMUN. 121 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (KS 2012.236) 2012-09-13. Arbetsutskottet föreslår att: VALLENTUNA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll 2012-09-13 17 (17) 121 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (KS 2012.236) Beslut Arbetsutskottet föreslår att: Kommunstyrelsen antar

Läs mer

Tjänsteskrivelse Dokumenthanteringsplan 2015

Tjänsteskrivelse Dokumenthanteringsplan 2015 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE FÖRVALTING 2015-03-09 DNR KS 2015.136 MARIANNE SARBERG SID 1/2 KOMMUNARKIVARIE 08-587 850 11 MARIANNE.SARBERG@VALLENTUNA.SE KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Dokumenthanteringsplan

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen Dokumenthanteringsplan för sprocessen Fastställd 2013-10-17, dnr TSN 2013/53 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 Direktupphandling... 2 Övriga upphandlingar...

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.3.1 Hantera kompetensförsörjning Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 1

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 1 Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 1 Riksarkivet författningssamling: Föreskriften skall tillämpas på lönehandlingar som kommer in till eller upprättas hos myndigheten

Läs mer

Tjänsteskrivelse Dokumenthanteringsplan för socialnämnden 2014

Tjänsteskrivelse Dokumenthanteringsplan för socialnämnden 2014 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2013-10-25 DNR SN 2013.163 MARIANNE SARBERG SID 1/3 KOMMUNARKIVARIE 08-587 850 11 MARIANNE.SARBERG@VALLENTUNA.SE SOCIALNÄMNDEN Tjänsteskrivelse

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 2(5) Inledning Dokumenthanteringsplanen är upprättad för att hålla en god ordning och ge överblick över förvaltningens allmänna handlingar. Den talar om vilka handlingstyper som

Läs mer

Information till anställda, uppdragstagare och förtroendevalda i Nacka kommun om hantering av personuppgifter i våra personalsystem

Information till anställda, uppdragstagare och förtroendevalda i Nacka kommun om hantering av personuppgifter i våra personalsystem 1 (6) Information till anställda, uppdragstagare och förtroendevalda i Nacka kommun om hantering av i våra personalsystem När du är anställd, uppdragstagare eller förtroendevald i Nacka kommun behandlar

Läs mer

Förvaring och sortering. Personalakter Se nedan Papper Bevaras

Förvaring och sortering. Personalakter Se nedan Papper Bevaras Personal Process Förvaring och sortering Format/ Arkivformat Bevaras eller gallringsfrist Personalakter Se nedan Papper Bevaras Personalakterna förvaras på olika sätt inom de olika områdena: Äldreomsorg

Läs mer

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd:2008-06-26 Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad:

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd:2008-06-26 Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad: Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 ex. till arkivet Ingår i KS Avskrifter, kopior, utdrag, Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Avdelningen dubbletter och

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan Stödprocesser i Torsby kommun 2.3 HR 2.3.6 PA Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 20161128 205 1.0 Revidering: datum och paragraf Revideringen avser Version Verksamhetsområde

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen

Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen 1 [6] Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen Myndighet: kommunstyrelsen Arkivansvarig: kanslichefen vid kommunledningsförvaltningen Arkivredogörare: registrator vid kommunledningsförvaltningen

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan Stödprocesser i Torsby kommun 2.3 HR 2.3.2 Kompetensförsörjning Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 2016-11-28 205 1.0 Revidering: datum och paragraf Revideringen

Läs mer

Information till chefer i Nacka kommun om hantering av personuppgifter i våra processer och system inom personalområdet

Information till chefer i Nacka kommun om hantering av personuppgifter i våra processer och system inom personalområdet 1 (6) Information till chefer i Nacka kommun om hantering av i våra processer och system inom personalområdet När du är chef i Nacka kommun använder du olika system som behandlar om dina medarbetare som

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Protokoll / Centrala samverkansgruppen - protokoll - kallelser Personalutskottet - protokoll - kallelser i pärm hos registrator i pärm hos registrator 5 år Papper: svenskt arkiv. Sparas elektroniskt i

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen Reviderad: 2015-10-22, Dnr TSN 2015/62 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Tekniska enheten Upphandling Dokumenthanteringsplan Datum 2015-10-22

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Enheten för personer med funktionsnedsättning Beslutad: Social- och äldrenämnden

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Enheten för personer med funktionsnedsättning Beslutad: Social- och äldrenämnden Personakter enligt LSS utredning och beslut Anmälningar som inte blir ett ärende Ansökningar om insats från enskild eller legal företrädare Bilagor till ansökningar om insats läkarutlåtande psykologbedömning

Läs mer

Ansvarig/ Förvaring. Handläggare, STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator. STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator

Ansvarig/ Förvaring. Handläggare, STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator. STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator Godkännande enligt LOV Social- och äldrenämnden 2009 LOV = Lagen om valfrihetssystem Ansökan om godkännande Diarieförs av registrator därefter ansvarar handläggaren för att ärendet uppdateras i. rensat

Läs mer

FÖRFATTNINGSSAMLING. Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen, personalenheten (nuvarande personalavdelningen)

FÖRFATTNINGSSAMLING. Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen, personalenheten (nuvarande personalavdelningen) FÖRFATTNINGSSAMLING Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen, personalenheten (nuvarande personalavdelningen) 1 NR 76 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR... Kommunstyrelsekontorets personalenhet GÄLLER FR O M...2010-01-01

Läs mer

1 0 0 DEMOKRATI OCH LEDNING

1 0 0 DEMOKRATI OCH LEDNING Nässjö kommun Örnen i Nässjö AB Dokumenthanteringsplan, version 1.0 Antagen 2015-10-13 Gäller från och med 2016-01-01 Processnr Process Handlingstyp/handlingsslag Registrering Förvaringsplats Gallring

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: Personalenheten Beslutad: KFKS 2013/116-004 Upprättad: 2013-02-14 Uppdaterad: Arbetsmarknadspolitiska åtgärder Feriearbetande skolungdom, nya uppgifter

Läs mer

Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. samt personaloch ekonomiadministration

Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. samt personaloch ekonomiadministration Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. samt personaloch ekonomiadministration Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar,

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Verksamhetsgemensamma dokument

Dokumenthanteringsplan Verksamhetsgemensamma dokument Handling/Upptagning Gallras/ Förvaras/ Anmärkning Anteckningar, egna Anteckningar som är avsedda för en själv och som inte sprids Arbetsgrupper, Gäller inte projektgrupper mötesanteckningar, eller samverkansgrupper.

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan för personaladministration Dnr KS 2018/0104 Norrköpings stadsarkiv (NSA), dokumenthanteringsplan nr 05. Fastställd av kommunstyrelsen den 5 mars 2018 97. Ersätter

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan Stödprocesser i Torsby kommun 2.3 HR 2.3.9 Upphörande av anställning Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 2016-11-28 205 1.0 Reering: datum och paragraf Reeringen

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Stödjande processer i Mölndals stad KS 216/16 Dokumenthanteringsplan Stödjande processer i Mölndals stad 2.3.1 Hantera kompetensförsörjning Antagen av Kommunstyrelsen 2016-08-24 169 Gäller från och med 2016-01-01 Verksamhetsområde 2. Stödjande

Läs mer

Tyresö Kommun DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Tyresö Kommun DOKUMENTHANTERINGSPLAN Tyresö Kommun DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunövergripande dokumenthanteringsplan Handlingstyp Nämndernas, styrelsernas och kommunfullmäktiges protokoll Papper Diarieförs Närarkiv 2 år/5 år Skickas årligen

Läs mer

Dokumenteringsplan för folkhälsonämnden

Dokumenteringsplan för folkhälsonämnden Tjänsteskrivelse 2011-11-01 Handläggare: Lena Edlund FHN 2011.0090 Folkhälsonämnden Dokumenteringsplan för folkhälsonämnden Sammanfattning I enlighet med det kommunala arkivreglementet (KF 101/2008-05-26)

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: Personalenheten Beslutad: KFKS 2013/116-004 Upprättad: 2013-08-16 Uppdaterad: 2013-08-16 Arbetsmarknadspolitiska åtgärder Feriearbetande skolungdom,

Läs mer

HANDLINGSNAMN BEVARAS/GALLRAS ANMÄRKNING. Vid inaktualitet. 2 år. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Vid inaktualitet.

HANDLINGSNAMN BEVARAS/GALLRAS ANMÄRKNING. Vid inaktualitet. 2 år. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Vid inaktualitet. Första giltighetsdatum 2010-08-25 Dnr 214/2010 004 Dokumenthanteringsplanen är upprättad för att hålla en god ordning och ge överblick över förvaltningens allmänna handlingar. Den talar om vilka handlingstyper

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.3.2 Administrera löner och fmåner Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde

Läs mer

Bilaga 2 Exempel på preciserade handlingstyper

Bilaga 2 Exempel på preciserade handlingstyper 2018-01-25 Diarienummer: AN-6343/17 Bilaga 2 Exempel på preciserade handlingstyper (Gallringsbeslut för anställnings- och löneverksamhet i Västra Götalandsregionen) Regionarkivet Västra Götalandsregionen

Läs mer

1.2 - följa upp verksamheten rapportera ekonomi genomföra arbetsplatsmöten

1.2 - följa upp verksamheten rapportera ekonomi genomföra arbetsplatsmöten HANTERINGSANVISNINGAR - STYRANDE VERKSAMHETSPROCESSER 1 - styrande verksamhetsprocesser 1.1 - styra och planera verksamheten 1.1.1 - fatta politiska beslut 1.1.2 - upprätta kommunplan 1.1.3 - ta fram översiktsplan/fördjupad

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för personaladministration

Dokumenthanteringsplan för personaladministration Dokumenthanteringsplan för personaladministration Gällande från 2011-12-01, dnr KS 2011/160 Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för personaladministration... 2 Gallring... 2 Leverans till arkivet...

Läs mer

FÖRFATTNINGSSAMLING. Dokumenthanteringsplan för PA-lön, servicekontoret (nuvarande löneenhet på kommunstyrelsekontorets personalavdelning)

FÖRFATTNINGSSAMLING. Dokumenthanteringsplan för PA-lön, servicekontoret (nuvarande löneenhet på kommunstyrelsekontorets personalavdelning) FÖRFATTNINGSSAMLING Dokumenthanteringsplan för PA-lön, servicekontoret (nuvarande löneenhet på kommunstyrelsekontorets personalavdelning) 1 NR 66 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR... PA-lön, Servicekontoret GÄLLER

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20041209 Dokumenthanteringsplan för Destination Norrköping KB, Norrköpings stadsarkivs beteckning 02 Fastställd av styrelsen för Destination Norrköping KB den 9 december 2004, 12.

Läs mer

Rutin/Handling Media Original/Kopia Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för Anmärkning leverans till Kommunarkivet

Rutin/Handling Media Original/Kopia Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för Anmärkning leverans till Kommunarkivet Danderyds kommun Dokumenthanteringsplan 2011-12-30 Myndighet: Produktionsstyrelsen Beslutsdatum: Enhet: PRODUKTIONSKONTORET IT-stöd: Schoolsoft Administrativt stödsystem som hanterar och lagrar utbildningsrelaterade

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan Stödprocesser i Torsby kommun 2.10 Förvaltningsstöd 2.10.25 Övrigt förvaltningsstöd Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 2017-09-04 128 1.0 Revidering: datum och

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Alla förvaltningars hantering av personal

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Alla förvaltningars hantering av personal PROTOKOLL MBL-protokoll SvA 80 Närarkiv resp. Handlingsplaner/skyddsrondsprotokoll SvA 80 Närarkiv resp. Centrala arbetsmiljökommittén protokoll med handling Papper Sekretera re 1 (7) Allmänna frågor.

Läs mer

Antagen Senast ändrad INBÖRDES SORTER- Verksamhet Utveckling och ledning/ Gemensam administration

Antagen Senast ändrad INBÖRDES SORTER- Verksamhet Utveckling och ledning/ Gemensam administration ledning/gemensam administration Verksamhet ledning/ Gemensam administration Antagen 2008-08-20 Senast ändrad 2010-08-18 Fullmäktige och styrelser Protokoll - Kommunfullmäktige Protokoll - Kommunfullmäktige

Läs mer

Utdrag ur Dokumenthanteringsplan; Personal

Utdrag ur Dokumenthanteringsplan; Personal Utdrag ur Dokumenthanteringsplan; Personal Gäller från 2007-10-03 Saknas handlingsslag i dokumenthanteringsplanen är gallring ej tillåten. Handlingar gallras/förstörs efter angivet antal år utöver det

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: INKÖPSPROCESSEN Beslutad: Dnr KFKS 2013/668-004 Upprättad: 2013-11-13 Uppdaterad: Övergripande information som rör Inköpsprocessen: Under anbudstiden

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunförvaltningen Stöd och Service Administrativa avdelningen Första giltighetsdatum: Dnr: ks

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunförvaltningen Stöd och Service Administrativa avdelningen Första giltighetsdatum: Dnr: ks DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunförvaltningen Stöd och Service Administrativa avdelningen Första giltighetsdatum:2018-05-30 Dnr: ks2018-208 Dokumenthanteringsplanen är kommunens sätt att hålla en god ordning

Läs mer

N wvarck, Estölis KOMMUN. Protokoll AIVIK. Minnesanteckningar div grupper

N wvarck, Estölis KOMMUN. Protokoll AIVIK. Minnesanteckningar div grupper N wvarck, 6661 Estölis KOMMUN Dokumenthanteringsplan Kommunledningskontoret allmän administration AMK=Arbetsmil. ökonmiittai Handling Förvarings- Till Gallringsfrist Anmärkn plats centralarkiv Minnesanteckningar/

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för löne- och personaladministrativ verksamhet Giltig 2008-07-01 - MDH 1.7.1-12/08

Dokumenthanteringsplan för löne- och personaladministrativ verksamhet Giltig 2008-07-01 - MDH 1.7.1-12/08 Dokumenthanteringsplan för löne- och personaladministrativ verksamhet Giltig 2008-07-01 - MDH 1.7.1-12/08 Handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet registreras i huvudsak i IT-systemen

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrning & ledning, ekonomi, personal

Dokumenthanteringsplan Styrning & ledning, ekonomi, personal Barn & Utbildning Ärendenr 2017-000123 600 Dokumenthanteringsplan Styrning & ledning, ekonomi, personal Antagen av barn- och utbildningsnämnden 2017-09-05 Nästa revideringsdatum, oktober 2018 Arkivredogörare

Läs mer

1. Administration Handling Förvaring & sortering Bevaras/ Anmärkning

1. Administration Handling Förvaring & sortering Bevaras/ Anmärkning DOKUMENTHANTERINGSPLAN 1. Administration Handling Förvaring & sortering / Förbundsordning Akt Ingår i Diarieförda handlingar Delegationsordning Akt Ingår i Diarieförda handlingar Reglementen Akt Ingår

Läs mer

Integrationsenheten Arkivbildande förvaltning: kommunstyrelsen

Integrationsenheten Arkivbildande förvaltning: kommunstyrelsen Integrationsenheten Arkivbildande förvaltning: kommunstyrelsen Länsstyrelsens beslut om kommunmottagande av nyanlända/ Diarienummer Ja Pärm, integrationssamordna rens rum, överlämnas till centralarkivet

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20110316 Dokumenthanteringsplan för Personalkontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 62 Diarienummer KS 494/2010 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 16 mars 2011, 11. Enligt

Läs mer

Beskrivning av personalprocessen / Heroma

Beskrivning av personalprocessen / Heroma Reviderad Kommunledningskontoret 2013-06-12 Beskrivning av personalprocessen / Heroma Bilaga 1 till LiSA-F 2014:3 INDATA NYANSTÄLLNING Anställningsansökan X Enhet/Område Bevaras X Underlag för anställning

Läs mer

Beskrivning av personuppgiftsbehandlingar

Beskrivning av personuppgiftsbehandlingar 2019-08-23 1 (13) Beskrivning av personuppgiftsbehandlingar Kommunfullmäktige/kommunstyrelsens behandlingar av personuppgifter Beskrivningen av personuppgiftsbehandlingar är till för att du som medborgare

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande processer i Mölndals stad KS 216/16 Dokumenthanteringsplan Styrande processer i Mölndals stad 1.1.4 Hantera verksamhetsledning Antagen av Kommunstyrelsen 2016-08-24 169 Gäller från och med 2016-01-01 Verksamhetsområ de Beskrivning

Läs mer

BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN 1992-2006

BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN 1992-2006 2007-08-30 1 BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN 1992-2006 Detta dokument är en Bevarande- och gallringsplan för Sjukreseenheten. Från och med den 1 januari 2007 ingår Sjukresor i Färdtjänsten

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 1.1.4 Verksamhetsledning Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Sida 1 av 9 1 (9) en är en sammanställning över de handlingar som förekommer inom myndighetens verksamheter. Här kan man se var en handling finns, hur den förvaras, om den kan gallras efter viss tid eller

Läs mer

1. Administration Handling Förvaring & sortering Bevaras/ Anmärkning

1. Administration Handling Förvaring & sortering Bevaras/ Anmärkning DOKUMENTHANTERINGSPLAN beslutad 8 februari 2018, RS 6 reviderad 4 oktober 2018, RS 39 1. Administration Handling Förvaring & sortering / Anmärkning Förbundsordning Akt Ingår i Diarieförda handlingar Delegationsordning

Läs mer

Information till anställda och uppdragstagare om kommunens hantering av personuppgifter

Information till anställda och uppdragstagare om kommunens hantering av personuppgifter Information till anställda och uppdragstagare om kommunens hantering av När du är anställd eller uppdragstagare i Lindesbergs kommun behandlar vi de om dig som behövs för att vi ska kunna uppfylla våra

Läs mer

K A LLELSE SOCIALNÄMNDEN 2014-02-18. Tid och plats 18.30 Bällstarummet, kommunhuset

K A LLELSE SOCIALNÄMNDEN 2014-02-18. Tid och plats 18.30 Bällstarummet, kommunhuset K A LLELSE SOCIALNÄMNDEN 2014-02-18 Tid och plats 18.30 Bällstarummet, kommunhuset Kallade tjänstemän Gunilla Åhlander, socialchef Monika Fernlund, avdelningschef Karin Peters, avdelningschef Vildana Zorlak,

Läs mer

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet Nämndprotokoll med kallelser innehållande handlingar i urval PapperIT* O Närarkiv Kron.ordn. 4 år 20 Nämndens presidieprotokoll PapperIT* O Närarkiv Kron.ordn. Nämndens utskottsprotokoll PapperIT* O Närarkiv

Läs mer

SKOLFÖRVALTNINGENS DOKUMENTHANTERINGSPLAN

SKOLFÖRVALTNINGENS DOKUMENTHANTERINGSPLAN SKOLFÖRVALTNINGENS DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet Första giltighetsdatum Fastställd Reviderad Skolnämnden 2010-01-01 2009-11-18 133 2010-06-16 84 Handling Sortering Medium Förvaring Bevaras/Gallras Anmärkning

Läs mer

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad:

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad: registre att söka/förva Levere till /gall Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 exemplar ska finnas i arkivet Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar inkomna

Läs mer

Bevarande eller gallring av handlingsslaget

Bevarande eller gallring av handlingsslaget Kommunstyrelsens kansli Cirkulär och nyhetsbrev, från externa organisationer m.m. Inkommande och utgående fristående handlingar Inkommande och utgående handlingar, av tillfällig eller liten betydelse för

Läs mer

Kommunövergripande dokumenthanteringsplan för styrande och stödjande processer

Kommunövergripande dokumenthanteringsplan för styrande och stödjande processer Kommunövergripande dokumenthanteringsplan för styrande och stödjande processer Beslutsdatum 2018-12-04 Dokumenttyp Riktlinje Beslutad av Kommunstyrelsen Dokumentägare Jenny Gardbrant Diarienummer 2018/KS

Läs mer

2014-11-14. Ansvarig/ Förvaring

2014-11-14. Ansvarig/ Förvaring 2014-11-14 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: ALLMÄN ADMINISTRATION - KOMMUNGEMENSAM Beslutad: på delegation 2014-10-23, anmäld i KS 2014-12-01, Dnr KFKS 2014/728-004 Upprättad:

Läs mer

Information till anställda och uppdragstagare om Nacka vatten och avfall AB:s hantering av personuppgifter

Information till anställda och uppdragstagare om Nacka vatten och avfall AB:s hantering av personuppgifter 1 (6) Information till anställda och uppdragstagare om Nacka vatten och avfall AB:s hantering av När du är anställd eller uppdragstagare i Nacka vatten och avfall AB behandlar vi de om dig som behövs för

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan Stödprocesser i Torsby kommun 2.3 HR 2.3.5 Personalhälsa Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 2016-11-28 205 1.0 Reering: datum och paragraf Reeringen avser Version

Läs mer

Södermöre kommundelsnämnd Kronologisk ordning Personalutv. 5 år Bevaras Bindes Protokoll

Södermöre kommundelsnämnd Kronologisk ordning Personalutv. 5 år Bevaras Bindes Protokoll 1(19) ORIGINALPROTOKOLL/ MINNESANTECKNINGAR Södermöre kommundelsnämnd Kronologisk ordning Personalutv. 5 år Bevaras Bindes Protokoll Bilagor till SKDN:s protokoll Diarieplansordning Diariet 5 år Bevaras

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad ÖM 84/14 Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad 10.1.1 Tillsyn över ställföreträdare Antagen av överförmyndarnämnden 2014-12-16 Gäller från och med 2015-01-01 3. Kärnprocesser Verksamhetsområde

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och Dnr: 50/11 Handlingsslag. Plats för plats efter antal år

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och Dnr: 50/11 Handlingsslag. Plats för plats efter antal år IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation och behandlingshistorik) IT-enheten förvaltning

Läs mer

Regler för gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet vid Högskolan Dalarna

Regler för gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet vid Högskolan Dalarna Regler för gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet vid Högskolan Dalarna Beslut: Rektor 2015-05-18 Reviderad: - Dnr: DUC 2015/861/10 Ersätter: Lokala gallringsbestämmelser

Läs mer

Informationshanteringsplan

Informationshanteringsplan Informationshanteringsplan Myndighetsnämnden Antagen av myndighetnämnden den 2015-02-09 19 Ersätter Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Personalkontoret

Dokumenthanteringsplan för Personalkontoret Dokumenthanteringsplan för Personalkontoret A. Arbetsmiljö Arbetsskadeanmälan samt bilagor Närarkiv Personakt Bevaras Se personakt Tillbudsanmälan Datalagring Flexite Server Bevaras 5 år Arbetsmiljöutredningar

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Stödjande processer i Mölndals stad KS 216/16 Dokumenthanteringsplan Stödjande processer i Mölndals stad 2.3.2 Administrera löner och fmåner Antagen av Kommunstyrelsen 2016-08-24 169 Gäller från och med 2016-01-01 Verksamhetsområde 2. Stödjande

Läs mer

Informationshanteringsplan

Informationshanteringsplan Informationshanteringsplan Antagen av samhällsbyggnadsnämnden 2015-02-10, 14 Ersätter informationshanteringsplan SBN 2014-03-11 32 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad Dnr ÖM 22/18 Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad 10.1.2 Tillsyn över Antagen av överförmyndarnämnden 2018-01-23 Gäller från och med 2017-02-01 Verksamhetsområde 10.Tillsyn över och legala

Läs mer

Författningssamling i Borlänge kommun. Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen Beslutad av kommunfullstyrelsen , 189

Författningssamling i Borlänge kommun. Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen Beslutad av kommunfullstyrelsen , 189 Författningssamling i Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen Beslutad av kommunfullstyrelsen 2016-10-04, 189 Metadata om dokumentet Dokumentnamn Dokumenthanteringsplan - kommunstyrelsen Dokumenttyp Plan

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Kultur- och fritidsnämnden Rådhuset

Dokumenthanteringsplan Kultur- och fritidsnämnden Rådhuset Dokumenthanteringsplan Kultur- och fritidsnämnden Rådhuset RÅDHUSET Kategori Handling Medium Förvaringsplats Gallras eller Administration Ansökningar om lotteritillstånd, diarieförda papper när 5 Administration

Läs mer

Författningssamling i Borlänge kommun. Dokumenthanteringsplan - Överförmyndaren. Beslutad av Överförmyndare i samverkan

Författningssamling i Borlänge kommun. Dokumenthanteringsplan - Överförmyndaren. Beslutad av Överförmyndare i samverkan Författningssamling i Dokumenthanteringsplan - Överförmyndaren Beslutad av Överförmyndare i samverkan 2016-09-06 Metadata om dokumentet Dokumentnamn Dokumenthanteringsplan Överförmyndare i samverkan Dokumenttyp

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KANSLIET

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KANSLIET DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KANSLIET Enligt arkivreglementet, antaget av kommunfullmäktige den 25 januari 2012, 6, med giltighet från och med 1 mars 2012 (Dnr KSF 2011/308), ska dokumenthanteringsplaner

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20061205 Dokumenthanteringsplan för LdG Konsert & Kongress i Nk AB, Norrköpings stadsarkivs beteckning 119 Fastställd av styrelsen den 5 december 2006, 9. Enligt arkivlagen ska alla

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för ekologienheten

Dokumenthanteringsplan för ekologienheten Dokumenthanteringsplan för ekologienheten Fastställd 2014-10-21, dnr KS 2014/170 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för ekologienheten... 2 Gallring...

Läs mer

efter 5 år Nej Handläggare Ämneskonferenser, personalkonferenser, etc där efter 5 år

efter 5 år Nej Handläggare Ämneskonferenser, personalkonferenser, etc där efter 5 år HANTERINGSANVISNINGAR KULTURFÖRVALTNINGEN 6 - kultur 6.1 - bedriva kulturskola - verksamhetsutveckling 6.1.2 - pedagogisk utveckling 6.2 - stödja estetiska processer 6.2.1 - samverkan olika estetiska språk

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan Stödprocesser i Torsby kommun 2.3 HR 2.3.1 Samverkan och Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 20161128 205 1.0 Reering: datum och paragraf Reeringen avser Version

Läs mer

Reviderad: Handlingarna finns att söka/förvaras. Levereras till kommunarkiv. Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet.

Reviderad: Handlingarna finns att söka/förvaras. Levereras till kommunarkiv. Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet. Allmän administration Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar som inkomna endast för kännedom Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid Delegationsbeslut Ja KS diarium Egenproducerat information,

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar så tillämpar du juridiken i praktiken Boel Burman huvudregistrator, arkivarie

Hantering av allmänna handlingar så tillämpar du juridiken i praktiken Boel Burman huvudregistrator, arkivarie Hantering av allmänna handlingar så tillämpar du juridiken i praktiken Boel Burman huvudregistrator, arkivarie (boel.burman@solna.se) 2017-04-06 Det viktigaste i hanteringen av allmänna handlingar Göra

Läs mer

Bevaras Papper/digitalt Administration X. Bevaras Papper/digitalt Administration

Bevaras Papper/digitalt Administration X. Bevaras Papper/digitalt Administration Förslag DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015 Handlingsslag Bevaras/Gallras efter antal år Medium Förvaras Diariet Microsoft Office 365 Anmärkning Styra och leda förbundet POLITIK - DIREKTION/BEREDNINGAR Fatta politiska

Läs mer

Blekingesjukhuset. Internkontroll. Marie Edvardsson 2014-11-18

Blekingesjukhuset. Internkontroll. Marie Edvardsson 2014-11-18 Blekingesjukhuset Internkontroll 2014 Marie Edvardsson 2014-11-18 Rapport uppföljning av 2014 års interna kontrollplaner Utanordning av lön. Kontrollmoment att rätt person belastar rätt ansvar och period.

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN TIOHUNDRANÄMNDEN GÄLLER FR O M

DOKUMENTHANTERINGSPLAN TIOHUNDRANÄMNDEN GÄLLER FR O M NR 81 DOKUMENTHANTERINGSPLAN TIOHUNDRANÄMNDEN GÄLLER FR O M 2011-07-01 HISTORIK: Nämnd/Förvaltning Beslutsdatum nr Äldrenämnden 1995-12-14 153 Omsorgsnämnden 1995-11-09 83 Reviderad, gäller fr 1997-07-01

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan Ledningsprocesser i Torsby kommun 1.1 Ledning 1.1.2 Kommunstyrelsen Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 2016-09-05 140 1.0 Revidering: datum och paragraf Revideringen

Läs mer

1.2 Är handlingarnas benämningar aktuella, begripliga och relevanta?

1.2 Är handlingarnas benämningar aktuella, begripliga och relevanta? ERIK PETERSSON RÄTTSAVDELNINGEN Svar på remissfrågor Nedan följer svar och synpunkter per process i förslaget till RA-FS, i enlighet med remissfrågorna. Avseende processen Rekrytera personal har en rubrik

Läs mer

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet 20 Diarium ärendekort + lista på samtliga Inkomna och upprättade diarieförda, registrerade tillhörande Dnr akter Bevaras 4 år Om ej annat anges Förteckning över registrerade och händelser Bevaras 4 år

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.4 Ekonomiadministration Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhsområde

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20120613 Dokumenthanteringsplan för Överförmyndarenheten, Norrköpings stadsarkivs beteckning 93 Diarienummer ÖFM 2/2012 Fastställd av överförmyndaren den 13 juni 2012, 6. Enligt

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN 20 Media Original ADMINISTRATION Nämnd, protokoll, ärendelista PapperIT* O Kron. ordn. Utskott, protokoll PapperIT* O Kron. ordn. Presidium, protokoll, mötesanteckningar PapperIT* O Kron. ordn. 3-nämndsmöte,

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: Dnr: 145/11 Handlingsslag. Arkivläggs

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: Dnr: 145/11 Handlingsslag. Arkivläggs ADB-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation och behandlingshistorik) Annonser, annonsmanus

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Personal Antagen att gälla från och med: Dnr: 27/11 Handlingsslag. Arkivläggs. Plats för plats efter antal år

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Personal Antagen att gälla från och med: Dnr: 27/11 Handlingsslag. Arkivläggs. Plats för plats efter antal år Personal Antagen att gälla från och med: 20110101 Dnr: 27/11 Förvarings Anställningsavtal, original Anställningsavtal, anställningsmyndigheten Anställningsavtal, löneenheten Anställningsavtal, Ansöknings

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Växjö Kommunföretag AB Antagen av Växjö Kommunföretag AB:s styrelse

Dokumenthanteringsplan för Växjö Kommunföretag AB Antagen av Växjö Kommunföretag AB:s styrelse Dokumenthanteringsplan för Växjö Kommunföretag AB Antagen 2017-06-15 av Växjö Kommunföretag AB:s styrelse Allmänt om dokumenthanteringsplanen Dokumenthanteringsplanen är ett verktyg för att underlätta

Läs mer

Allmänt förekommande handlingar

Allmänt förekommande handlingar Bilaga 1. Lokalt gallringsbeslut (RAFS 1991:6) Sida: 1(5) Denna gallringsplan redovisar de handlingstyper som Åklagarmyndigheten enligt RA-FS 1991:6 beslutat om gallring. Planen uppdateras kontinuerligt.

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Viadidaktnämnden

Dokumenthanteringsplan för Viadidaktnämnden Dnr VIAN/ 2013:56-004 Handläggare: Gunilla Porsvant Dokumenthanteringsplan för Viadidaktnämnden Förslag till beslut: Nämnden beslutar att fastställa Dokumenthanteringsplan för Viadidaktnämnden. Nämnden

Läs mer

BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR. Beslutets omfattning STOCKHOLMS STADSARKIV. Revisionskontoret

BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR. Beslutets omfattning STOCKHOLMS STADSARKIV. Revisionskontoret STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN DNR 9.4-16296/12 SID 1 (5) 2012-10-09 BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR Revisionskontoret Beslutets omfattning Enligt Arkivregler för

Läs mer