Tjänsteskrivelse Dokumenthanteringsplan för socialnämnden 2014

Transkript

1 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR SN MARIANNE SARBERG SID 1/3 KOMMUNARKIVARIE SOCIALNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Dokumenthanteringsplan för socialnämnden 2014 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar anta förvaltningens förslag till dokumenthanteringsplan gällande gemensamma verksamhetsområden 1. Styrande verksamhetsprocesser och 2. Stödjande verksamhetsprocesser samt kärnverksamhet 3. Stöd och omsorg. Ärendet i korthet Med anledning av att Vallentuna kommun vid årsskiftet 2013/2014 övergår till verksamhetsbaserad arkivredovisning har också dokumenthanteringsplanerna för alla nämnder uppdaterats enligt detta. Varje nämnd/myndighet beslutar om dokumenthanteringsplanen för sitt verksamhetsområde. De gemensamma verksamhetsområdena 1. Styrande verksamhetsprocesser samt 2. Stödjande verksamhetsprocesser beslutas av alla nämnder och medför att dessa handlingar kommer att hanteras på samma sätt inom kommunens verksamheter. Bakgrund Varje myndighet ska upprätta en dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. Översyn av dokumenthanteringsplaner ska göras årligen och revideras vid behov. (6 p 1 Arkivlagen). Kommunarkivet har under kartlagt kommunens verksamhetsområden i syfte att övergå till verksamhetsbaserad arkivredovisning i enlighet med Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2008:4). Den är anpassad för modern administration och placerar information tydligare i ett sammanhang. I den nya dokumenthanteringsplanen redovisas handlingstyperna efter de processer som informationen skapas i. Detta i syfte att verksamheterna på ett enklare sätt ska kunna använda sig av dokumenthanteringsplanen. SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA TFN FAX SF@VALLENTUNA.SE

2 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR SN SID 2/3 Arkivredovisningen är uppbyggd med en klassificeringsstruktur i tre nivåer med första nivån verksamhetsområden, andra nivån processgrupper (inom resp. verksamhetsområde), tredje nivån processer (inom resp. processgrupp). Verksamhetsområde 1 och 2 är kommungemensamma styr- och stödprocesser och 3-7 är kärnverksamheter. Inom varje process genereras handlingar och dessa ges hanteringsanvisningar om gallring och bevarande (enligt RA gallringsråd), och tidpunkt för leverans till kommunarkivet, uppgift om media t ex papper, digitalt, CD, film, foto. Hanteringsanvisningarna samlas i en dokumenthanteringsplan i tabellform och beslutas av myndigheterna enligt nedan: De gemensamma verksamhetsområdena 1. Styrande verksamhetsprocesser - beslutas av kommunstyrelsen och alla nämnder 2. Stödjande verksamhetsprocesser - beslutas av kommunstyrelsen och alla nämnder Handlingar inom dessa verksamhetsområden kommer då att hanteras på samma sätt inom alla verksamheter i kommunen. Kärnverksamheterna: 3. Stöd och omsorg - beslutas av socialnämnden 4. Samhällsbyggnad - beslutas av dels kommunstyrelsen och dels miljö- och samhällsbyggnadsnämnden utifrån ansvar (enligt reglementen), vilka processer framgår av dokumenthanteringsplanen. 5. Barnomsorg och utbildning - beslutas av utbildningsnämnden och barn- och ungdomsnämnden utifrån ansvarsområden (enligt reglementen), vilka processer framgår av dokumenthanteringsplanen. 6. Kultur beslutas av kulturnämnden 7. Fritid beslutas av fritidsnämnden 8. Allmänna val och folkomröstning beslutas av valnämnden

3 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR SN SID 3/3 Handlingar 1. Dokumenthanteringsplan för socialnämnden Styrande verksamhetsprocesser dokumenthanteringsplan 3. 2 Stödjande verksamhetsprocesser dokumenthanteringsplan Stöd och omsorg Gunilla Åhlander Socialchef Ska expedieras till: Arkivmyndigheten/KS Avdelningschefer Akt

4 1 Styrande verksamhetsprocesser Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Styrande verksamhets 1 processer Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Styra och planera verksamheten Fatta politiska beslut Fatta politiska beslut Underlag till beredning Vid inaktualit et Handläggare Förekomm er Nämndsekret erare Kopior av diarieförda handlingar Kallelse/ Kungörelse 2 år Server/Närarkiv Nej Nämndsekret erare Papperskopior gallras vid inaktualitet

5 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Protokoll Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Förekomm er Nämndsekret erare Diarieföring Pappersoriginal justerat protokoll bevaras. Alla protokoll från arbetsorgan och samarbetsgrupper mm bevaras Bilagor till protokollet Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Förekomm er Nämndsekret erare Diarieföring Skriftlig reservation, särskilt yttrande etc kopia bevaras i ärendeakt och originalet med protokollet.

6 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Minnesanteckni ngar Vid inaktualit et Server/Närarkiv Nej Sekreterare Från rådgivande sammankomster, t ex Pensionärsrådet Protokollsutdrag Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Förekomm er Nämndsekret erare Diarieföring Ingår i ärendeakt Anslagsbevis Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Nämndsekret erare Ingår förstasidan protokollet. Anslagen slip gallras Webbsända fullmäktigesammanträden Bevaras Server Nej Handläggare Levereras digitalt till e-arkiv

7 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Upprätta kommunplan Upprätta kommunplan Underlag Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring kommungemensamma mål, skattesats, driftramar, investeringsplan, taxor Kommunplan Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Både tryckt version samt diarieförda handlingar

8 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Verksamhetsplaner Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Nämndens mål baserade på gemensamma mål i KP Årsbudget Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Ingår i Kommunplan Ta fram översiktsplan/fö rdjupad översiktsplan

9 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Ta fram översiktsplan/fö rdjupad översiktsplan Underlag Vid inaktualit et, dock tidigast efter 10 år Server/Närarkiv Nej Handläggare Registreras Tekniska utredningar, bebyggelse- eller naturinventeringar eller annat underlagsmaterial som kan tänkas vara till nytta för annat planarbete bedöms efter 10 år om det kan gallras

10 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Samrådshandlingar 10 år Server/Närarkiv Nej Handläggare Registreras Planförslag /versioner som varit på samråd, samrådsredogörelse och inkomna yttranden, avbrutna planärenden Utställningshandlingar Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Antagandehandlingar Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs

11 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Upprätta planer/policy/ri ktlinjer Upprätta planer/policy/ri ktlinjer Underlag Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring Planer policys riktlinjer Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Publiceras på intranät/hemsida Samrådshandlingar 10 år Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Antagandehandlingar Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring

12 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Fatta verksamhetsbes lut Fatta verksamhetsbes lut Kallelse 2 år Server/Närarkiv Nej Handläggare Anteckningar Vid inaktualit et Server/Närarkiv Förekomm er Handläggare Protokoll/ beslut Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring Underlag för beslut Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring

13 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning MBL- protokoll Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Förekomm er Ansvarig chef Diarieföring Personalärenden i resp personakt. De som hör till ett ärende diarieförs där Riskbedömning/konsekvens analys Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Förekomm er Ansvarig chef Diarieföring Handlingsplan Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Förekomm er Ansvarig chef Diarieföring Förslag till beslut Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Förekomm er Ansvarig chef Diarieföring Bilaga till protokollet

14 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Skyddsombud och fackliga företrädare Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Handlägga ärende Handlägga ärende Underlag Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring Tjänsteskrivelse Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring Delegationsbeslut Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs Avtal registreras i avtalsmodulen i ärendehanteringss

15 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Yttrande (remissvar) Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring Remiss Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring MBL-protokoll Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring Vid ärenden rörande arbetsförhållanden eller anställningsvillkor innan beslut fattas Hantera överklagan

16 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Hantera överklagan Avvisningsbesked Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring (ändrat) Beslut Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Inkommen överklagan Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring Genomföra projekt Genomföra projekt Projektbeställning Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs

17 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Projekt- plan Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Lägesrapport Bevaras Checklistor Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Vid inaktualit et Handläggare Nej Handläggare Protokoll Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Projektledaröverenskommelse Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs

18 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Intressentanalys Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Riskanalys Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Kommunikationsplan Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Person- kontrakt Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs

19 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Slutrapport Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Följa upp verksamheten Rapportera ekonomi Rapportera ekonomi Underlag Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Nej Underlag för års- och delårsredovisning. (övriga underlag gallras vid inaktualitet)

20 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Rapporter Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Räkenskapssammandrag, årsredovisning, delårsredovisning (Extern rapportering), Internkontroll, revisionsrapport, balanskontoavstämning, månadsuppföljning MU, tertialrapport VaSaRu, (intern rapportering). Årsredovisning och delårsrapport arkiveras även separat

21 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Genomföra arbetsplatsmöt en Genomföra arbetsplatsmöt en Kallelse/dagordn ing Minnesanteckningar Vid inaktualit et S/Närarkiv Nej Handläggare Nej Vid inaktualit et S/Närarkiv Nej Handläggare Nej Genomföra medborgarenkä t Genomföra medborgarenkä t Analys och rapport Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring

22 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Förfrågan från SCB Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Extrafrågor Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Enkätresultat Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Genomföra medarbetarenk ät Genomföra medarbetarenk ät Information till deltagare Vid inaktualit et Handläggare Nej Handläggare

23 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Enkät Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Enkätsvar Vid inaktualit et Server Förekomm er Handläggare För att svaren ska vara anonyma krävs sekretess Enhetsspecifika rapporter Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Resultatsammanställning ar Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring

24 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Enkätverktyg dokumentation Bevaras Server Nej Handläggare Beskrivning av processverktyget Genomföra kundenkät Genomföra kundenkät Enkät Vid inaktualit et Server Nej Handläggare Sammanställning Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Rapport Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggaren Diarieföring Utföra tillsyn på arkiv

25 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Utföra tillsyn Anmälan Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Vid inaktualit et Handläggare Nej Handläggare Beslut Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Frågeformulär Vid inaktualit et Server Nej Handläggare Nej Rutiner uppdateras löpande i Arkivhandbok Tillsynsprotokoll Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Uppföljningsprotokoll Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring

26 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Genomföra internkontroll Genomföra internkontroll Internkontroll plan Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Internkontroll, rapport Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Följa upp kris och säkerhet Ta fram riskoch sårbarhetsanaly ser

27 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Ta fram riskoch sårbarhetsanaly ser Direktiv Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring Rapport Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring Beslut om tilldelade resurser Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring Begäran om resurser Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring

28 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Uppföljning Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring Hantera interna brott Hantera interna brott Lägesbild Polisanmälan Vid inaktualit et Vid inaktualit et Närarkiv Närarkiv Förekomm er Förekomm er Handläggare Handläggare Rapport Rapport Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring Förslag till åtgärder Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring

29 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning

30 2 Södjande verksamhetsprocesser Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Stödjande verksamhetspr 2 ocesser Hantera 2.1 handlingar Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Hantera person uppgifter enligt PuL Hantera personuppgifter enligt PUL Anmälan behand- ling av personuppgifter, Datainsp Förordnande av PuLombud Samtycke till registrering Återkallande av samtycke Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej PuLombud Diarieföring Server/Närarkiv 3 Bevaras kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Information till registrerade Underrättelse om rättelse Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare

31 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Rättelse av personuppgift Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Förteckning över behandlingar av personuppgifte r Registerutdrag, ansökan om Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Personuppgift sombud Diarieföring Registrator/Pu samt svar 1 år Närarkiv Nej lombud Server/Närarkiv 3 Mottagnings- bevis Bevaras kommunarkiv Nej Registrator Diarieföring Avtal med personuppgifts biträde Omprövat beslut vid automatiserad behandling Anmälan om automatiserad behandling Bevaras Bevaras Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Mottagningsbevis

32 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Hantera skyddade personuppgifte r Sekretessmark 1 ering Kvarskrivning Fingerade personuppgifte 3 r Hantera inkommen/ upprättad handling Hantera skyddade personuppgifter Regler och rutiner för hantering Bevaras/ Gallras Bevaras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Hantera Inkommen, ej inkommen/upprätt diarieförd, ad handling handling Bevaras/Gallr as 3 år/vid inaktualitet Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs/Reg istreras/ej registreras Handlingar som berör myndighetens verksamhetsområde eller har intresse för myndigheten. Rutinmässig korrespondans gallras vid inaktualitet

33 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Inkommen, diarieförd, handling Bevaras/ Gallras Bevaras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Prövas Registrator Diarieförs Inkommen ej registrerad handling Vid inaktualitet Handläggare Nej Resp handläggare Handling av ringa betydelse för verksamheten t ex kurs-, konferensinbjudan, reklam, även viss e-post etc Diarium Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Registrator Listor över diarieförda handlingar skrivs ut varje år för arkivering "Postlistor" Fullmakt för postöppning Hantera begäran om utlämning av allmän handling Vid inaktualitet Server Nej Registrator Vid inaktualitet Närarkiv Nej Handläggare Sammanställning av inkommande/utgående handlingar

34 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Begäran om utlämning av allmän handling Skriftlig begäran Vid inaktualitet/ Bevaras E-postlåda alt pappershandling Nej Registrator Nej/Ja om nekande Bevaras om nekande tillsammans med beslut Beslut/avslag på begäran om utlämning Bevaras vid nekande Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Prövas Se delegation Diarieförs Beslut med hänvisning till instans för överklagande, undertecknad av behörig tjänsteman. Se mall Leverera och ta emot arkiv Maskad handling Vid inaktualitet/ Bevaras vid nekande tillsammans med beslut Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Prövas Registrator Nej/Diarieförs Den maskade handlingen kan inte automatiskt återanvändas vid nytt utlämnande. Ny sekretessprövning måste genomföras Leverera/ta emot arkiv Leveransblankett Vid inaktualitet Arkivs/Arki vhandbok Nej Arkivarie Blankett för överlämnande av arkiv.

35 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Instruktioner Vid inaktualitet Server Nej Arkivarie Rutiner uppdateras löpande. Publiceras på Intranätet Förvara och tillgängliggöra arkiv Reversal/ Kvitto Bevaras Förteckningssyste m/närarkiv Nej Arkivarie Förteckningss Visual Arkiv. Kopia undertecknad till levererande myndighet Förvara och tillgängliggöra arkiv Arkivbeskrivnin g Bevaras Förteckningssyste m (D)/ Närarkiv 3 kommunarkiv (P) Nej Arkivarie Förteckningssy tem (D)/Diarieförs (P) Revideras vid omorganisationer mm. Ses över årligen Arkivförtecknin g Bevaras Dokumenthant e- ringsplaner Bevaras Förteckningssyste m (D)/ Närarkiv 1 ex, kommunarkiv 1 ex (P) Nej Arkivarie Förteckningssy stem/diarieför s Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Arkivarie Diarieförs Revideras/kompletteras löpande vid ny leverans

36 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Gallringsbeslut övriga Bevaras/ Gallras Bevaras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Arkivarie Diarieförs Historik Bevaras Förteckningssyste m (D)/Närarkiv 1 ex, kommunarkiv 1 ex (P) Nej Arkivarie Diarieföring Vid Lånekvitto inaktualitet Arkivarie Nej Arkivarie Information, kommunikatio 2.2 n, internet Producera trycksaker Producera Analys- Vi trycksaker underlag inaktualitet Nej Handläggare Vid Utkast inaktualitet Nej Handläggare Ingår i arkivförteckning. Uppdateras vid förändringar Broschyrer Bevaras Varje år till kommunarkivet Nej Handläggare Eget producerat Affischer Bevaras Varje år till kommunarkivet Nej Handläggare Vid Placeringskort inaktualitet Nej Handläggare Eget producerat

37 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Roll-up Original bevaras Varje år till kommunarkivet Nej Handläggare Eget producerat Kommunsidorn a (Steget) Bevaras Varje år till kommunarkivet Nej Handläggare Annonser Bevaras S, leverans pdfa e-arkiv Nej Handläggare Närarkiv 3 år Välkommen till därefter Vallentuna Bevaras kommunarkiv Nej Handläggare Vid Visitkort inaktualitet Nej Handläggare Eget producerat Original Skyltar Original bevaras Varje år till kommunarkivet Nej Handläggare Eget producerat Övriga trycksaker Bevaras Varje år till kommunarkivet Nej Handläggare Eget producerat Korrkort Bevaras Varje år till kommunarkivet Nej Handläggare Tryck på Vid arbetskläder inaktualitet Nej Handläggare Vid Tryck på fordon inaktualitet Nej Handläggare Eget producerat

38 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Kartor Bevaras Varje år till kommunarkivet Nej Handläggare Egen tillverkning Kataloger/sökmotorer Digitala skyltar Genomföra PRinsats Bevaras och uppgraderas Server Nej Handläggare Vid inaktualitet Nej Handläggare Bevaras och uppgraderas vid byte av s Genomföra PRinsats Administrera Webb och intranät Genomföra PRinsats Pressmeddelan de Arbetsunderlag Bevaras Finns i Pressmeddelartjä nst samt publiceras webb Nej Handläggare Vid inaktualitet Nej Handläggare Administrera Webb/intranät Vallentuna.se Bevaras Korrektur Server/Varje år till kommunarkivet Nej Webbmaster Vid inaktualitet Nej Handläggare Uttag på papper minst 1 g/år och vid stora förändringar.

39 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Server/Varje år Intranät Bevaras till kommunarkivet Nej Webbmaster Samtycke Vid blankett inaktualitet Nej Handläggare Nej Blankett för Vid inlog etc inaktualitet Nej Handläggare Nej Sociala medier Grafisk profil Grafisk profil, mallar Korrektur Analys underlag Mallar Hantera bildbanken Vid inaktualitet Strukturerad form på resp socialt forum Nej Nej Vid inaktualitet Nej Handläggare Nej Vid inaktualitet Nej Handläggare Nej Vid inaktualitet Nej Handläggare Nej Uttag på papper minst 1 g/år och vid stora förändringar Revideras och görs nya efter behov Hantera bildbanken Bild Bevaras/Vid inaktualiltet Server Nej Handläggare Bevaras om egna, eller om Vallentuna. 2.3 Administrera IT och telefoni

40 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Support av datas Support av datas Dokumentation av åtgärd Felanmälan Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Vid inaktualitet Nej Handläggare Nej Vid inaktualitet Nej Handläggare Nej Information från ITsupport Information från IT-support Information från ITsupport Förfrågan Ärendedata Förvalta datas Felanmälan Förvalta datas Förvaltningsplan Förvaltningsmötesprotokoll Felanmälan Förfrågan Ärendedata Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Bevaras Bevaras om beslut/vid inaktualitet Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Statistik bevaras

41 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Beställa nytt program Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Beställa nytt program Beställning 2 år Närarkiv/server Nej Handläggare MSIprocess (programbestäl lning) MSI-process (programbestäl lning) Beställa program Beställning 2 år Närarkiv/server Nej Handläggare Server/Närarkiv Godkännande Bevaras kommunarkiv Nej Handläggare Server/Närarkiv Dokumentation Bevaras kommunarkiv Nej Handläggare Beställa dator Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Beställa dator Beställning 2 år Närarkiv/server Nej Handläggare Server/Närarkiv Inventarielista Bevaras kommunarkiv Nej Handläggare Beställa hårdvara Orderbekräftels Vid Beställa hårdvara e inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej

42 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Beställning 2 år Närarkiv/server Nej Handläggare Produktbeskrivning Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Internt underlag för bokföringsorder 2 år Närarkiv Nej Handläggare Internt underlag för BF Följesedel Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Beställa nytt verksamhetssy stem Beställa nytt verksamhetssyste m Beställning 2 år Närarkiv/server Nej Handläggare Kostnadsanalys 2 år Närarkiv/server Nej Handläggare Nej Sdokumentation Bevaras Server Nej Handläggare Teknisk kravspec Bevaras Server Nej Handläggare Anmälan av register till Vid PuLombud inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej

43 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Versionsuppgra dering av verksamhetssy stem Versionsuppgrader a verksamhetssyste Bevaras/ Gallras Förvaringsplats m Beställning 2 år Närarkiv Nej Handläggare Teknisk kravspecifikatio n Bevaras Server Nej Handläggare Dokumentation Bevaras Server Nej Handläggare Beställa mobil abonnemang Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Beställa mobilabonnemang Beställning 2 år Närarkiv/server Nej Handläggare Internt underlag för bokföringsorde r 2 år Närarkiv/server Nej Handläggare Internt underlag för BF Nybeställning nätverksåtkom st datanät

44 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Beställning av nätverksåtkomst Beställning 2 år Närarkiv/server Nej Handläggare Dokumentation Bevaras Server Nej Handläggare Rapport från extern part 2 år Närarkiv/server Nej Handläggare Applikations övervakning i brandvägg Övervakning Förfrågan Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Konsultationshandlingar 2 år Närarkiv/server Nej Handläggare Beställning 2 år Närarkiv/server Nej Handläggare Dokumentation Bevaras Server Nej Handläggare Kostnadsanalys 2 år Nej Handläggare Loggning av mail samt Spam Loggar Logg 3 mån S Nej Handläggare Administrera 2.4 ekonomi

45 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Administrera Kundreskontra Administrera leverantörsresk ontra Administrera Kundreskontra Verifikation 10 år Inkassolistor Minst 10 år, (bevakningslistor) därefter vid inaktualitet Kvittning, makulering, Administrera leverantörreskontr a Server/närarkiv 2 gallringsarkivet Närarkiv/server Föreko mmer Föreko mmer Handläggare Handläggare ändra register 10 år Närarkiv/server Nej Handläggare Blanketter, mallar Blanketter, mallar Manuella på papper, elektroniskt i fil. Serierna heter KF= KundFaktura, KB=KundinBetalning Filer, papper Filer, papper Vid inaktualitet Intranät Nej Handläggare Nej Revideras vid behov Vid inaktualitet Intranät Nej Handläggare Revideras vid behov

46 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Verifikation 10 år Påminnelse Server/närarkiv 2 gallringsarkivet Nej Handläggare Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Elektroniska fakturor IMA, IMR, IMD. Manuella LF (lev.faktura), LB (lev.betaln.). Kvitton (t ex First card) Föra huvudbok, löpande bokföring Föra huvudbok Huvud- och grundbok 10 år Server Nej Handläggare Filer Blanketter och Vid mallar inaktualitet Server Nej Handläggare Nej Revideras vid behov Verifikationer 10 år Server/närarkiv 2 gallringsarkivet Nej Handläggare Kassa, BF, PER, LON, osv Attest- och namnteckningsprov 10 år Server/närarkiv 2 gallringsarkivet Nej Handläggare Kontout- drag 10 år Närarkiv Nej Handläggare Nej Anläggningsregister 10 år Server/närarkiv 2 gallringsarkivet Nej Handläggare Fil. Årets inköp/sålda papper

47 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Kontoplan och kodplan Bevaras/ Gallras 10 år/bevara Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Förvaringsplats Server/närarkiv 2 gallringsarkivet Nej Handläggare Bevara 1 ex med årsredovisningen Deklarationer 6 år Server/närarkiv 2 gallringsarkivet Nej Handläggare Inkomst-, moms-, uppbördsdeklaration, redovisningsräkning, särskilt statsbidrag (dold moms) Värdehandlinga r 2 år sedan de upphört att gälla Närarkiv Nej Handläggare Aktier, andelar, bostadsrättsbevis, hyresavtal, bostadsrättsavtal Lånehandlingar Administrera stiftelser Administrera stiftelser Räkenskapssammandrag 2 år efter avslutat ärende/upph ört att gälla Närarkiv Nej Handläggare 10 år Server/närarkiv 2 gallringsarkivet Nej Handläggare Skuldebrev, borgensförbindelse, pantbrev, ansvarsförbindelse

48 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Stiftelsehandling Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Prövas Ekonommchef Diarieförs Till k-arkiv när stiftelsen är avslutad, permuterad. Aktuella finns i närarkivet Ansökning Bevaras Beslut Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs Server/Närarkiv 3 kommunarkivser ver/närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs Om inte spontanansökan som besvaras med att utbetalning ej görs Nämndsbeslut om utdelning diarieförs Svarsbrev Bevaras Administrera bokföringsorde r Bokföringsorder S/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Bokföringsorde r 10 år Närarkiv Nej Handläggare Om inte spontanansökan som besvaras med att utbetalning ej görs

49 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Administrera 2.5 personal Rekrytera personal Rekrytera personal Kravprofil Annons Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Vid inaktualitet Handläggare Nej Vid inaktualitet Server Nej Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Rekryterande chef Nej Om den finns Rekryterande chef Ansökningshandlingar Bevaras för den som anställs Server/ personakt Nej Rekryterande chef /s atisk Ansökningshandlingar ej erhållen tjänst gallras 2 år MBL- protokoll vid chefstillsättning Bevaras Personakt Nej Ansvarig chef Anställa personal Spontana intresseanmälningar till tjänst Vid inaktualitet Server Nej Handläggare De som skickar in intresseanmälan ombeds att registrera sitt intresse via hemsidan

50 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Anställa personal Beslutsunderlag till arbetsförmedlingen Bevaras Personakt Prövas Rekryterande chef Nytt beslut eller omprövning, inkl handlingsplan Kopia förvaras centralt KLK Tystnadsplikt, sekretessbevis Vid inaktualitet Handläggare Nej Ansvarig chef Nej Om det förekommer Anställnings- Förhandlingsc Centralt förvarade KLK avtal Bevaras Personakt Nej hef närarkiv Avsluta anställning Beslut Arbetsförmedlingen om bidrag Bevaras Personakt Prövas Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedli ngen - Arbetsförmedling ens Webb Rekryterande chef Rekryterande chef Avsluta anställning Uppsägning Bevaras Personakt Nej Ansvarig chef Kopia på Anställningsinty Vid g inaktuallitet Handläggare Nej Ansvarig chef Nytt beslut eller omprövning Förvaras centralt KLK tillsammans med anställningsavtal Elektronisk blankett Avgång/entledigande, anmälan om

51 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Besked om att tidsbegränsad anställning upphör Bevaras Personakt Nej Ansvarig chef Meddelande om avgångs- Bevaras skyldighet (kopia) Personakt Nej Ansvarig chef Kopia Vid Arbetsintyg inaktualitet Handläggare Nej Ansvarig chef Meddelande om provanställning ens upphörande Bevaras Personakt Nej Ansvarig chef Överenskomme lse om att avsluta anställning Bevaras Personakt Nej Ansvarig chef Kopia på Tjänstgöringsbetyg Bevaras Personakt Nej Ansvarig chef Meddelande till anställd.kopia till facklig organisation Orginalet till anställd Blankett inkl ök om avgångsvederlag/ beslut om Kopia på Ansökan om tjänstepension Vid inaktuallitet Personakt Nej Ansvarig chef Bilaga till skriftlig uppsägning

52 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Konsekvensbeskrivning enl Bevaras/ Gallras Pensionsbrev Bevaras Administrera IDkort/ behörighetskor t Administrera IDkort/ behörighetskor Identitetshandling 2 år efter t ar Blankett Kvittens Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning AML Bevaras Personakt Prövas Ansvarig chef Diarieföring Besked om Uppsägning Bevaras Personakt Prövas Ansvarig chef Diarieföring Kopia Underrättelse om övervägande av uppsägning/avs ked Bevaras Personakt Prövas Ansvarig chef Diarieföring Kopia till facklig organisation Anteckningar från facklig överläggning Bevaras Personakt Prövas Ansvarig chef Diarieföring Kopia till facklig organisation Närarkiv i bokstavsordning, k-arkiv vid behov av plats Nej Personalchef inaktualitet Handläggare Nej Handläggare 2 år efter inaktualitet Handläggare Nej Handläggare

53 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Utföra satiskt arbetsmiljöarb ete Årsrapport IDkortsutfärdare Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej t arbetsmiljöarbete Arbetsmiljöverk et beslut Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs Kopia till personalchef, övergripande samverkansgrupp (skyddskommitté) Skydds-/arbetsmiljörond protokoll Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkivv Nej Ansvarig chef Diarieförs Riskbedömning Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs Kan tillhöra ett ärende, t ex omorgansiation, förändr i verksamhet. Kan vara små eller stora bedömningar.

54 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Arbetsmiljöverk et Inspektionsmeddelande Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs Kopia till personalchef, övergripande samverkansgrupp (skyddskommitté) Åtgärdsplan Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs Tidplan, riskbedömning vid tex verksamhetsförändring, handlingsplan Svar till Arbetsmiljöverk et Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs Kopia till personalchef, övergripande samverkansgrupp (skyddskommitté) Årssammanställningar Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs Central arbetsmiljögrupp CAG, Verksamhetsövergripande arbetsmiljögrupp VAG, Lokal arbetsmiljögrupp LAG (skyddskommittéer)

55 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Anmäla arbetsskada /Tillbud Anmälan av arbetsskada/tillbu d Protokoll CAG, VAG, LAG Anmälningsblankett AFA Bevaras/ Gallras Bevaras Kopia bevaras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Föreko mmer Ansvarig chef Diarieföring Arbetstagarens ansvar Anmälningsblankett FK Kopia bevaras Anmälningsblankett internt Bevaras Anmälan till Arbetsmiljöverk et Bevaras Sammanställnin g Bevaras Handlingsplan Bevaras Anmälan till arbetsmiljögrup p Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Föreko mmer Ansvarig chef Diarieföring Föreko mmer Ansvarig chef Diarieförs Arbetsgivarens ansvar att anmäla, skyddsombud delaktig Föreko mmer Ansvarig chef Diarieförs Formulär webb Skrivas ut. Föreko mmer Ansvarig chef Diarieförs Rapporteras regelbundet till samverkansgrp Föreko mmer Ansvarig chef Diarieförs Kan ingå i anmälan till FK. Föreko mmer Ansvarig chef Diarieförs CAG, VAG, LAG

56 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Rehabilitera Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Rehabilitera Arbetsföremåg e- bedömning Bevaras Personakt Ja Ansvarig chef Diarieföring Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr Handlingsplan Bevaras Personakt Ja Ansvarig chef Diarieföring Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr Rehabiliteringsutredning Bevaras Personakt Ja Ansvarig chef Diarieföring Plan för återgång i arbetet Bevaras Personakt Ja Ansvarig chef Diarieföring Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr Beslut från FK Bevaras Personakt Ja Ansvarig chef Diarieföring Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr Utredningshandlingar Bevaras Personakt Ja Ansvarig chef Diarieföring Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr

57 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Läkarintyg Bevaras/2 år Personakt Ja Ansvarig chef Diarieföring Utföra löneöversyn Server/Närarkiv 3 Förhandlings Löneöversyn protokoll Bevaras kommunarkiv Nej Personalchef Diarieförs Protokoll (minnesanteck- Server/Närarkiv 3 ningar) överläggning Bevaras kommunarkiv Nej Personalchef Diarieförs Yrkanden från fack.org. Samlat löneförslag Lönebeslut oorganiserade Bevaras Bevaras Bevaras Lönestatistik Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Personalchef Diarieförs Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Personalchef Diarieförs Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Personalchef Diarieförs Vid arbetsskada annars gallras efter 2 år. Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr inkl analys av utfall av löneöversyn

58 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Genomföra Lönesamtal Ta fram Individuell utvecklingsplan IUP Ta fram Individuell utvecklingsplan IUP Tvisteförhandli ng Genomföra lönesamtal Ta fram individuell utvecklingsplan IUP Tvisteförhandling Protokoll (minnesanteckningar) avstämning Handlingsplan Individuell utvecklingsplan Bevaras/ Gallras Bevaras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Personalchef Vid inaktualitet Handläggare Nej Vid inaktualitet Handläggare Nej Respektive chef Respektive chef Framställan lokal förhandling Bevaras Närarkiv Nej Handläggare Diarieföring Förhandlingsprotokoll lokal tvist Bevaras Närarkiv Nej Nej Föreko mmer Handläggare Diarieföring Brev från SKL ang central tvist Bevaras Närarkiv Föreko mmer Personalchef Diarieföring

59 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Underlag Vid inaktualitet Handläggare Förhandlingsprotokoll SKL central tvist Bevaras Närarkiv Föreko mmer Handläggare Föreko mmer Handläggare Diarieföring Kopior gallras Administrera förtroendevald a Hantera förtroendeman na register Haantera förtroendemannar egister Avsägelser Bevaras Faktura från facklig org om skadestånd 10 år Närarkiv Nej Handläggare Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Matrikel Bevaras Matrikels Nej Beslut Bevaras Nej Nämndsekret erare/registra tor Sförvalt are Diarieförs Adressuppgifter, godkännande för publicering, historik, uppdrag etc Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Protokollsutdrag

60 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Administrera arvoden och ersättningar Administrera arvoden, ersättningar Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Arvodesunderlag 2 år Närarkiv Nej Handläggare Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Attestlista, mm Utbetala ersättningar personal/uppdr agstagare Hantera nyanställning/ nyvalda Hantera nyanställning/nyva lda Skattsedel Begäran om ersättning för förlorad arbetsinkomst 2 år Närarkiv Nej Handläggare Anställningsavt al Bevaras Personakt Nej Handläggare Kopia på Vid körkort inaktualitet Personakt Nej Handläggare Nej Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Utdrag ur belastningsregis tret Bevaras Personakt Prövas Handläggare Gäller för vissa verksamheter

61 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Protokollsutdrag Bevaras Personakt Nej Handläggare Förtroendevald registreras, ingen akt läggs upp Ändra anställning Hantera korttids anställning Ändra anställningar Hantera korttidsanställning Delegation för sjuksköterska Bevaras Personakt Nej Handläggare Anställningsavtal Bevaras Personakt Nej Enhetschef Ändringsuppgift Bevaras Personakt Nej Enhetschef Underlag för Anställningsinformation Lönerapporteringsunderlag Vid inaktualitet Närarkiv Nej Handläggare Nej 2 år efter det år handlingen skapades Närarkiv Nej Handläggare Allt som ändrar anställningsvillkor Lönelista bevaras. Inkl lönebeslut för timavlönad Lönerapporteringsunderlag Timavlönad personal (TAP) Bevaras Närarkiv Nej Handläggare Tidrapport för tillfälligt anställd personal. Kommer att registreras i s

62 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Avsluta anställning Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Avsluta anställning Avslut pga dödsfall Bevaras Personakt Föreko mmer Enhetschef Uppsägning pga arbetsbrist Bevaras Personakt Föreko mmer Enhetschef Bekräftelse på avslut av tidsbegränsad anställning Bevaras Personakt Föreko mmer Enhetschef Egen uppsägning Bevaras Personakt Överenskommelse om avslut Bevaras Personakt Föreko mmer Föreko mmer Enhetschef Enhetschef Uppsägning pga personliga skäl Bevaras Personakt Föreko mmer Enhetschef Avgångsskyldighet 67 år Bevaras Personakt Nej Enhetschef

63 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Administrera frånvaro och ledighet Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Administrera frånvaro och ledighet Aktivitets-/sjukersättning Kopia beslut 2 år Server Beslut, försäkringskassan Bevaras Personakt Föreko mmer Föreko mmer Handläggare Handläggare Medicinskt utlåtande (läkarintyg) 2 år, se rehab Personakt Föreko mmer Handläggare Handlingar angående arbetsskada bevaras Sjuk- försäkran 2 år S/Närarkiv Föreko mmer Handläggare Läkarintyg barn 2 år Personakt Föreko mmer Handläggare Försäkran tillfällig föräldrapenning (VAB) 2 år Server Nej Enhetschef Beslut om ledighet 2 år < 6 mån Server Nej Enhetschef > 6 mån bevaras i personakt? S?

64 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Administrera avvikande tjänstgöring Anmälning till försäkringskassan via fil 2 år Server Föreko mmer Handläggare Nej Fr o m 15:e sjukdagen Administrera utmätning Avvikande tjänstgöring Beslut om avvikande tjänstgöring Vid inaktualitet Personakt/fil i elektronisk mapp? Nej Enhetschef Övertid, mertid, jour, beredskap, OB, förskjuten arbetstid finns på lönelista som bevaras Utmätning Förfrågan Vid inaktualitet Server Föreko mmer Handläggare Nej Fyll i och skicka via webben (Kronofogdens hemsida) Beslut från Kronofogden om utmätning 2 år Närarkiv Föreko mmer Handläggare Ändring av beslut 2 år Närarkiv Föreko mmer Handläggare

65 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Avslut 2 år Närarkiv Föreko mmer Handläggare Utanordning 2 år Närarkiv Månadsrapport utmätning till Kronofogden 2 år Närarkiv Administrera matkuponger Matkuponger Föreko mmer Handläggare Föreko mmer Handläggare Nej Registrering i ecomp 2 år Server Nej Handläggare Ja Fylls i och skickas via webb till Kronofogdens hemsida Administrera uppdragstagare Uppdragstagare Blankett med info för upplägg i s Skatteuppgift/ skattsedel Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Vid inaktualitet Server Nej Handläggare Nej Administrera familjehem och kontaktperson er

66 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Administrera närvaroersättni ng (habilitering) Familjehem/konta ktpersoner Underlag för utbetalning 2 år Server Ja Handläggare Beslut från Socialförvaltnin gen 2 år Server Ja Handläggare Information finns bevarad på löneslista Information finns bevarad på löneslista Närvaroersättning Utföra löneutbetalnin g Löneutbetalning Underlag för utbetalning 2 år Närarkiv Nej Handläggare Beläggningsrapport 2 år Närarkiv Nej Handläggare "Lönekörningsfil" Bevaras Server/Närarkiv Nej Handläggare Lönespecifikationer Bevaras Server/Närarkiv Nej Handläggare Information finns bevarad på löneslista Skrivs ut och bevaras i arkivet Administrera kontrolluppgift

67 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Kontrolluppgift Administrera resersättning inkl traktamente Elektronisk fil med specifikation till kontrolluppgift 10 år Server Reseersättning inkl traktamente Körjournal 2 år Föreko mmer Handläggare Hos resp person som kör i tjänsten Nej Handläggare Nej Underlag - UTAN övernattning 2 år Server Nej Handläggare Via fil till skatteverket Via självservice Adminsitrera utlägg Utlägg Utanordning 10 år Kvitto 10 år Underlag - MED övernattning 2 år Server Nej Handläggare Närarkiv 2 år därefter gallringsarkiv Nej Handläggare Närarkiv 2 år därefter gallringsarkiv Nej Handläggare Via självservice Förvaras tillsammans med kvitto

68 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Administrera pension Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Pension Pensionsbrev Bevaras Personakt Nej Handläggare Svar Bevaras Personakt Nej Handläggare Upphandla, köpa in/beställa, utvärdera 2.8 anbud Upphandla Server/Närarkiv Upphandla Upphandlingsuppdrag Bevaras kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs Checklista för förarbete Förfrågningsunderlag Bevaras Bevaras Annons Bevaras Förtydliganden under annonserings tiden Bevaras Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Jfr förfrågningsunderlag Server/Närarkiv 3 kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs