K A LLELSE SOCIALNÄMNDEN Tid och plats Bällstarummet, kommunhuset

Transkript

1 K A LLELSE SOCIALNÄMNDEN Tid och plats Bällstarummet, kommunhuset Kallade tjänstemän Gunilla Åhlander, socialchef Monika Fernlund, avdelningschef Karin Peters, avdelningschef Vildana Zorlak, avdelningschef Malin Winge, enhetschef Agneta Sandström, controller Tony Hulthén, utredare Terhi Berlin, utredare Marianne Sarberg, arkivarie Anna Löwing, nämndsekreterare Martin From, registrator Övriga kallade Vallentuna den [ ] Gunnel Orselius-Dahl Ordförande Martin From Sekreterare Tfn:

2 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 2 (20) Socialnämnden FÖREDRAGNINGSLISTA Ärende Sidan 1. Val av justerare Fastställande av dagordning Information om rutiner vid orosanmälningar gällande unga Information om Lex Sarah-utredning på Väsbygården Information om Lex Sarah-utredning på Väsbygården Information om verksamhetsuppföljning inom öppenvården Information om ekonomisk redovisning av statsbidrag för utveckling av värdegrundsarbetet (SN ) Dokumenthanteringsplan för socialnämnden 2014 (SN ) Arkivbeskrivning med arkivorganisation för socialnämnden (SN ) Uppföljning av internkontroll 2013 (SN ) Ekonomisk verksamhetsuppföljning 2013 (Tertialrapporter, verksamhetsberättelse) (SN ) Ansökan om utvecklingsmedel för 2014 för arbete mot våld i nära relationer (SN ) Redovisning av verksamhet med personligt ombud år 2013 (SN ) Statsbidrag för personligt ombud 2014 (SN ) Rapportering av ej verkställda beslut enligt SoL 2013 (SN ) Rapportering av ej verkställda beslut enligt LSS kvartal (SN ) Införande av läsplattor till förtroendevalda (SN ) Anmälningslista Övrigt Kallelsen, inklusive handlingarna, finns också i elektroniskt format på

3 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 3 (20) Socialnämnden Val av justerare Fastställande av dagordning

4 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 4 (20) Socialnämnden Information om rutiner vid orosanmälningar gällande unga Ärendet i korthet Malin Winge, enhetschef, kommer till socialnämndens sammanträde och informerar om hur rutinerna ser ut vid orosanmälningar gällande unga personer.

5 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 5 (20) Socialnämnden Information om Lex Sarah-utredning på Väsbygården Ärendet i korthet Tony Hulthén, utredare, kommer till socialnämndens sammanträde och informerar om en Lex Sarahutredning på Väsbygården.

6 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 6 (20) Socialnämnden Information om Lex Sarah-utredning på Väsbygården Ärendet i korthet Terhi Berlin, utredare, kommer till socialnämndens sammanträde och informerar om en Lex Sarahutredning på Väsbygården.

7 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 7 (20) Socialnämnden Information om verksamhetsuppföljning inom öppenvården Ärendet i korthet Terhi Berlin och Tony Hulthén, utredare, kommer till socialnämndens sammanträde och informerar om den uppföljning som har utförts inom öppenvården.

8 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 8 (20) Socialnämnden Information om ekonomisk redovisning av statsbidrag för utveckling av värdegrundsarbetet (SN ) Ärendet i korthet Terhi Berlin, utredare, kommer till socialnämndens sammanträde och informerar om socialstyrelsens ekonomiska redovisning för bidragsåren 2012 och 2013 om användningen av statsbidrag för ytterligare insatser för att stödja utvecklingen i värdegrundsarbetet inom äldreomsorgen.

9 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 9 (20) Socialnämnden Dokumenthanteringsplan för socialnämnden 2014 (SN ) Beslut Socialnämnden beslutar anta förvaltningens förslag till dokumenthanteringsplan gällande gemensamma verksamhetsområden 1. Styrande verksamhetsprocesser och 2. Stödjande verksamhetsprocesser samt kärnverksamhet 3. Stöd och omsorg. Ärendet i korthet Med anledning av att Vallentuna kommun vid årsskiftet 2013/2014 övergår till verksamhetsbaserad arkivredovisning har också dokumenthanteringsplanerna för alla nämnder uppdaterats enligt detta. Varje nämnd/myndighet beslutar om dokumenthanteringsplanen för sitt verksamhetsområde. De gemensamma verksamhetsområdena 1. Styrande verksamhetsprocesser samt 2. Stödjande verksamhetsprocesser beslutas av alla nämnder och medför att dessa handlingar kommer att hanteras på samma sätt inom kommunens verksamheter. Ärendets tidigare behandling Socialnämndens arbetsutskott Handlingar 1. Dokumenthanteringsplan för socialnämnden Styrande verksamhetsprocesser dokumenthanteringsplan 3. 2 Stödjande verksamhetsprocesser dokumenthanteringsplan 4. 3 Stöd och omsorg dokumenthanteringsplan Expedieras till Arkivmyndigheten/KS Avdelningschefer Akt

10 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 10 (20) Socialnämnden Arkivbeskrivning med arkivorganisation för socialnämnden (SN Beslut ) Socialnämnden beslutar anta arkivbeskrivning och arkivorganisation. Ärendet i korthet Kommunarkivet har tagit fram en gemensam mall för nämndernas arkivbeskrivningar. Arkivbeskrivning med organisation ska ses över årligen och vid behov revideras. Det är viktigt för sökbarheten i arkivet att dokumentera organisations- och verksamhetsförändringar som påverkar arkivhanteringen. Ärendets tidigare behandling Socialnämndens arbetsutskott Handlingar 1. Arkivbeskrivning med arkivorganisation för socialnämnden 2. Arkivbeskrivning med arkivorganisation, socialnämnden, tjänsteskrivelse Expedieras till Kommunstyrelsen/ kommunarkivet

11 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 11 (20) Socialnämnden Uppföljning av internkontroll 2013 (SN ) Beslut Socialnämnden godkänner skrivelsen såsom slutrapport av den interna kontrollen Ärendet i korthet Enligt internkontrollplan för 2013 ska tre områden granskas: Processen för inlämning av statistik avseende försörjningsstöd Att barnperspektivet beaktas vid beslut om försörjningsstöd Rutinerna runt eftersökning av medel från Migrationsverket Ärendets tidigare behandling Socialnämndens arbetsutskott Handlingar 1. Uppföljning av intern kontroll 2013, socialnämnden 2. Slutrapport, intern kontroll 2013, socialnämnden Expedieras till Akten Kommunstyrelsen

12 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 12 (20) Socialnämnden Ekonomisk verksamhetsuppföljning 2013 (Tertialrapporter, Beslut verksamhetsberättelse) (SN ) Socialnämnden godkänner förvaltningens utarbetade verksamhetsberättelse 2013 och överlämnar den till kommunstyrelsen. Ärendet i korthet Socialförvaltningens redovisning av ekonomi och verksamhet Ärendets tidigare behandling Socialnämndens arbetsutskott Handlingar 1. Verksamhetsberättelse 2013, socialnämnden Expedieras till Akten Kommunstyrelsen

13 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 13 (20) Socialnämnden Ansökan om utvecklingsmedel för 2014 för arbete mot våld i nära relationer (SN ) Beslut Socialnämnden godkänner ansökan om utvecklingsmedel för arbete mot våld i nära relationer för Ärendet i korthet Ansökan om utvecklingsmedel för 2014 har gjorts till Socialstyrelsen den 15 januari 2014, av socialchef Gunilla Åhlander. Ansökan gäller utvecklingsmedel för att kvalitetsutveckla socialtjänstens arbete för våldsutsatta kvinnor, barn som bevittnat/utsatts för våld av närstående och våldsutövare. Målet med ansökan är att utveckla samordning och samverkan, vilket beskrivs mer ingående på sida 11 i ansökningsformuläret. Ärendets tidigare behandling Socialnämndens arbetsutskott Expedieras till Akten

14 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 14 (20) Socialnämnden Redovisning av verksamhet med personligt ombud år 2013 (SN ) Beslut Socialnämnden godkänner redovisning av statsbidrag för verksamhet med personliga ombud för Ärendet i korthet Redovisning av statsbidrag för verksamhet med personligt ombud för 2013 ska göras till Länsstyrelsen i Stockholms län. Ärendets tidigare behandling Socialnämndens arbetsutskott Expedieras till Akten

15 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 15 (20) Socialnämnden Statsbidrag för personligt ombud 2014 (SN ) Beslut Socialnämnden godkänner ansökan om statsbidrag för verksamhet med personliga ombud för Ärendet i korthet Ansökan om statsbidrag för 2014 har gjorts av socialchef Gunilla Åhlander, den 19 december Ansökan har skickats till Länsstyrelsen i Stockholm, men det krävs att behörig nämnd (socialnämnden) godkänner ansökan. Ärendets tidigare behandling Socialnämndens arbetsutskott Handlingar 1. Missiv, statsbidrag för verksamheter med personligt ombud Ansökan, Statsbidrag för personligt ombud Ansökan om statsbidrag för personligt ombud Tjänsteskrivelse Expedieras till Kommunstyrelsen/ kommunarkivet

16 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 16 (20) Socialnämnden Rapportering av ej verkställda beslut enligt SoL 2013 (SN ) Beslut Socialnämnden godkänner rapporten av icke verkställda beslut enligt 4 kap 1 SoL för kvartal Socialnämnden beslutar att överlämna rapporten av icke verkställda beslut enligt 4 kap 1 SoL för kvartal till kommunfullmäktige. Ärendet i korthet Socialförvaltningen rapporterar till Inspektionen för vård och omsorg de gynnande beslut enligt 4 kap 1 SoL som inte har verkställts inom tre månader från beslutsdatum. Socialförvaltningen rapporterar även avbrott i verkställighet om beslutet inte har verkställts på nytt inom tre månader från dagen av avbrottet. Enligt 16 kap 6 h SoL ska innehållet i rapporten delges kommunfullmäktige. Ärendets tidigare behandling Socialnämnden Socialnämndens arbetsutskott Handlingar 1. Rapportering enligt 16 kap 6 h SoL av ej verkställda beslut enligt 4 kap 1 SoL gällande kvartal Rapportering enligt 16 kap 6 h SoL av ej verkställda beslut enligt4 kap 1 SoL gällande kvartal 4 Expedieras till Kommunstyrelsen/ kommunarkivet

17 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 17 (20) Socialnämnden Rapportering av ej verkställda beslut enligt LSS kvartal (SN Beslut ) Socialnämnden godkänner rapporten. Socialförvaltningen har inga icke verkställda beslut enligt 9 punkterna 2-10 LSS att rapportera till Inspektionen för vård och omsorg för tredje kvartalet Ärendet i korthet Socialförvaltningen rapporterar till Inspektionen för vård och omsorg de gynnande beslut enligt 9 punkterna 2-10 LSS som inte har verkställts inom tre månader från beslutsdatum. Socialförvaltningen rapporterar även avbrott i verkställigheten om beslutet inte har verkställts på nytt inom tre månader från dagen för avbrottet. Det finns i nuläget ingen bestämmelse som säger att innehållet i rapporten ska delges kommunfullmäktige. Ärendets tidigare behandling Socialnämnden Socialnämndens arbetsutskott Handlingar 1. Tjänsteskrivelse, , icke verkställda beslut enligt LSS kvartal Expedieras till Akten

18 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 18 (20) Socialnämnden Införande av läsplattor till förtroendevalda (SN ) Beslut Socialnämnden inför elektroniska handlingar för nämnden och får därmed inte längre kallelser och nämndhandlingar till sammanträden på papper. Sekretesshandlingar kommer dock fortsättningsvis läggas fram på sammanträdet. Socialnämnden ger kommunledningskontoret i uppdrag att införa läsplattor i nämnden. Det inkluderar inköp av läsplattor (ipads), inköp av IT-stöd för elektroniska handlingar, distribution till ledamöter och ersättare samt utbildning. Ärendet i korthet Kommunstyrelsen har sedan våren 2012 använt sig av läsplattor för en elektronisk distribution av kallelser och nämndhandlingar till sammanträden. Detta föreslås nu att utökas till att gälla samtliga nämnder samt fullmäktige. Kostnaderna för införandet av elektroniska handlingar står kommunledningskontoret för. Support och utbildning anordnas av kommunstyrelsens kansli, och i första hand respektive nämndsekreterare. Beslutet innebär att det inte längre kommer tryckas upp några nämndhandlingar på papper. Från detta görs det dock undantag när det gäller handlingar innehållande sekretess. Dessa kommer även i fortsättningen att skickas ut på papper, alternativt läggas fram på sammanträdet. Ärendets tidigare behandling Socialnämndens arbetsutskott Handlingar 1. Införande av läsplattor till förtroendevalda Expedieras till Akt

19 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 19 (20) Socialnämnden Anmälningslista Beslut Socialnämnden tar del av anmälningslistan och lägger den till handlingarna. Ärendet i korthet Socialnämnden tar del av listan med delegationsbeslut och anmälda handlingar varje månad.

20 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 20 (20) Socialnämnden Övrigt

21 Ärende 8

22 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR SN MARIANNE SARBERG SID 1/3 KOMMUNARKIVARIE SOCIALNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Dokumenthanteringsplan för socialnämnden 2014 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar anta förvaltningens förslag till dokumenthanteringsplan gällande gemensamma verksamhetsområden 1. Styrande verksamhetsprocesser och 2. Stödjande verksamhetsprocesser samt kärnverksamhet 3. Stöd och omsorg. Ärendet i korthet Med anledning av att Vallentuna kommun vid årsskiftet 2013/2014 övergår till verksamhetsbaserad arkivredovisning har också dokumenthanteringsplanerna för alla nämnder uppdaterats enligt detta. Varje nämnd/myndighet beslutar om dokumenthanteringsplanen för sitt verksamhetsområde. De gemensamma verksamhetsområdena 1. Styrande verksamhetsprocesser samt 2. Stödjande verksamhetsprocesser beslutas av alla nämnder och medför att dessa handlingar kommer att hanteras på samma sätt inom kommunens verksamheter. Bakgrund Varje myndighet ska upprätta en dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. Översyn av dokumenthanteringsplaner ska göras årligen och revideras vid behov. (6 p 1 Arkivlagen). Kommunarkivet har under kartlagt kommunens verksamhetsområden i syfte att övergå till verksamhetsbaserad arkivredovisning i enlighet med Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2008:4). Den är anpassad för modern administration och placerar information tydligare i ett sammanhang. I den nya dokumenthanteringsplanen redovisas handlingstyperna efter de processer som informationen skapas i. Detta i syfte att verksamheterna på ett enklare sätt ska kunna använda sig av dokumenthanteringsplanen. SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA TFN FAX SF@VALLENTUNA.SE

23 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR SN SID 2/3 Arkivredovisningen är uppbyggd med en klassificeringsstruktur i tre nivåer med första nivån verksamhetsområden, andra nivån processgrupper (inom resp. verksamhetsområde), tredje nivån processer (inom resp. processgrupp). Verksamhetsområde 1 och 2 är kommungemensamma styr- och stödprocesser och 3-7 är kärnverksamheter. Inom varje process genereras handlingar och dessa ges hanteringsanvisningar om gallring och bevarande (enligt RA gallringsråd), och tidpunkt för leverans till kommunarkivet, uppgift om media t ex papper, digitalt, CD, film, foto. Hanteringsanvisningarna samlas i en dokumenthanteringsplan i tabellform och beslutas av myndigheterna enligt nedan: De gemensamma verksamhetsområdena 1. Styrande verksamhetsprocesser - beslutas av kommunstyrelsen och alla nämnder 2. Stödjande verksamhetsprocesser - beslutas av kommunstyrelsen och alla nämnder Handlingar inom dessa verksamhetsområden kommer då att hanteras på samma sätt inom alla verksamheter i kommunen. Kärnverksamheterna: 3. Stöd och omsorg - beslutas av socialnämnden 4. Samhällsbyggnad - beslutas av dels kommunstyrelsen och dels miljö- och samhällsbyggnadsnämnden utifrån ansvar (enligt reglementen), vilka processer framgår av dokumenthanteringsplanen. 5. Barnomsorg och utbildning - beslutas av utbildningsnämnden och barn- och ungdomsnämnden utifrån ansvarsområden (enligt reglementen), vilka processer framgår av dokumenthanteringsplanen. 6. Kultur beslutas av kulturnämnden 7. Fritid beslutas av fritidsnämnden 8. Allmänna val och folkomröstning beslutas av valnämnden

24 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR SN SID 3/3 Handlingar 1. Dokumenthanteringsplan för socialnämnden Styrande verksamhetsprocesser dokumenthanteringsplan 3. 2 Stödjande verksamhetsprocesser dokumenthanteringsplan Stöd och omsorg Gunilla Åhlander Socialchef Ska expedieras till: Arkivmyndigheten/KS Avdelningschefer Akt

25 1 Styrande verksamhetsprocesser Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Styrande verksamhets 1 processer Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Styra och planera verksamheten Fatta politiska beslut Fatta politiska beslut Underlag till beredning Vid inaktualit et Handläggare Förekomm er Nämndsekret erare Kopior av diarieförda handlingar Kallelse/ Kungörelse 2 år Server/Närarkiv Nej Nämndsekret erare Papperskopior gallras vid inaktualitet

26 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Protokoll Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Förekomm er Nämndsekret erare Diarieföring Pappersoriginal justerat protokoll bevaras. Alla protokoll från arbetsorgan och samarbetsgrupper mm bevaras Bilagor till protokollet Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Förekomm er Nämndsekret erare Diarieföring Skriftlig reservation, särskilt yttrande etc kopia bevaras i ärendeakt och originalet med protokollet.

27 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Minnesanteckni ngar Vid inaktualit et Server/Närarkiv Nej Sekreterare Från rådgivande sammankomster, t ex Pensionärsrådet Protokollsutdrag Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Förekomm er Nämndsekret erare Diarieföring Ingår i ärendeakt Anslagsbevis Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Nämndsekret erare Ingår förstasidan protokollet. Anslagen slip gallras Webbsända fullmäktigesammanträden Bevaras Server Nej Handläggare Levereras digitalt till e-arkiv

28 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Upprätta kommunplan Upprätta kommunplan Underlag Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring kommungemensamma mål, skattesats, driftramar, investeringsplan, taxor Kommunplan Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Både tryckt version samt diarieförda handlingar

29 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Verksamhetsplaner Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Nämndens mål baserade på gemensamma mål i KP Årsbudget Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Ingår i Kommunplan Ta fram översiktsplan/fö rdjupad översiktsplan

30 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Ta fram översiktsplan/fö rdjupad översiktsplan Underlag Vid inaktualit et, dock tidigast efter 10 år Server/Närarkiv Nej Handläggare Registreras Tekniska utredningar, bebyggelse- eller naturinventeringar eller annat underlagsmaterial som kan tänkas vara till nytta för annat planarbete bedöms efter 10 år om det kan gallras

31 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Samrådshandlingar 10 år Server/Närarkiv Nej Handläggare Registreras Planförslag /versioner som varit på samråd, samrådsredogörelse och inkomna yttranden, avbrutna planärenden Utställningshandlingar Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Antagandehandlingar Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs

32 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Upprätta planer/policy/ri ktlinjer Upprätta planer/policy/ri ktlinjer Underlag Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring Planer policys riktlinjer Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Publiceras på intranät/hemsida Samrådshandlingar 10 år Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Antagandehandlingar Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring

33 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Fatta verksamhetsbes lut Fatta verksamhetsbes lut Kallelse 2 år Server/Närarkiv Nej Handläggare Anteckningar Vid inaktualit et Server/Närarkiv Förekomm er Handläggare Protokoll/ beslut Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring Underlag för beslut Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring

34 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning MBL- protokoll Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Förekomm er Ansvarig chef Diarieföring Personalärenden i resp personakt. De som hör till ett ärende diarieförs där Riskbedömning/konsekvens analys Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Förekomm er Ansvarig chef Diarieföring Handlingsplan Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Förekomm er Ansvarig chef Diarieföring Förslag till beslut Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Förekomm er Ansvarig chef Diarieföring Bilaga till protokollet

35 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Skyddsombud och fackliga företrädare Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Handlägga ärende Handlägga ärende Underlag Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring Tjänsteskrivelse Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring Delegationsbeslut Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs Avtal registreras i avtalsmodulen i ärendehanteringss

36 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Yttrande (remissvar) Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring Remiss Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring MBL-protokoll Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring Vid ärenden rörande arbetsförhållanden eller anställningsvillkor innan beslut fattas Hantera överklagan

37 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Hantera överklagan Avvisningsbesked Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring (ändrat) Beslut Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Inkommen överklagan Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring Genomföra projekt Genomföra projekt Projektbeställning Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs

38 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Projekt- plan Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Lägesrapport Bevaras Checklistor Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Vid inaktualit et Handläggare Nej Handläggare Protokoll Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Projektledaröverenskommelse Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs

39 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Intressentanalys Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Riskanalys Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Kommunikationsplan Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Person- kontrakt Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs

40 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Slutrapport Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Följa upp verksamheten Rapportera ekonomi Rapportera ekonomi Underlag Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Nej Underlag för års- och delårsredovisning. (övriga underlag gallras vid inaktualitet)

41 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Rapporter Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Räkenskapssammandrag, årsredovisning, delårsredovisning (Extern rapportering), Internkontroll, revisionsrapport, balanskontoavstämning, månadsuppföljning MU, tertialrapport VaSaRu, (intern rapportering). Årsredovisning och delårsrapport arkiveras även separat

42 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Genomföra arbetsplatsmöt en Genomföra arbetsplatsmöt en Kallelse/dagordn ing Minnesanteckningar Vid inaktualit et S/Närarkiv Nej Handläggare Nej Vid inaktualit et S/Närarkiv Nej Handläggare Nej Genomföra medborgarenkä t Genomföra medborgarenkä t Analys och rapport Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring

43 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Förfrågan från SCB Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Extrafrågor Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Enkätresultat Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Genomföra medarbetarenk ät Genomföra medarbetarenk ät Information till deltagare Vid inaktualit et Handläggare Nej Handläggare

44 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Enkät Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Enkätsvar Vid inaktualit et Server Förekomm er Handläggare För att svaren ska vara anonyma krävs sekretess Enhetsspecifika rapporter Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Resultatsammanställning ar Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring

45 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Enkätverktyg dokumentation Bevaras Server Nej Handläggare Beskrivning av processverktyget Genomföra kundenkät Genomföra kundenkät Enkät Vid inaktualit et Server Nej Handläggare Sammanställning Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Rapport Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggaren Diarieföring Utföra tillsyn på arkiv

46 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Utföra tillsyn Anmälan Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Vid inaktualit et Handläggare Nej Handläggare Beslut Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Frågeformulär Vid inaktualit et Server Nej Handläggare Nej Rutiner uppdateras löpande i Arkivhandbok Tillsynsprotokoll Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Uppföljningsprotokoll Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring

47 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Genomföra internkontroll Genomföra internkontroll Internkontroll plan Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Internkontroll, rapport Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Följa upp kris och säkerhet Ta fram riskoch sårbarhetsanaly ser

48 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Ta fram riskoch sårbarhetsanaly ser Direktiv Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring Rapport Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring Beslut om tilldelade resurser Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring Begäran om resurser Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring

49 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning Uppföljning Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring Hantera interna brott Hantera interna brott Lägesbild Polisanmälan Vid inaktualit et Vid inaktualit et Närarkiv Närarkiv Förekomm er Förekomm er Handläggare Handläggare Rapport Rapport Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring Förslag till åtgärder Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Förekomm er Handläggare Diarieföring

50 Strukt uren het Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registre ring Anmärkning

51 2 Södjande verksamhetsprocesser Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Stödjande verksamhetspr 2 ocesser Hantera 2.1 handlingar Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Hantera person uppgifter enligt PuL Hantera personuppgifter enligt PUL Anmälan behand- ling av personuppgifter, Datainsp Förordnande av PuLombud Samtycke till registrering Återkallande av samtycke Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej PuLombud Diarieföring Server/Närarkiv 3 år därefter Bevaras kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Information till registrerade Underrättelse om rättelse Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare

52 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Rättelse av personuppgift Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Förteckning över behandlingar av personuppgifte r Registerutdrag, ansökan om Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Personuppgift sombud Diarieföring Registrator/Pu samt svar 1 år Närarkiv Nej lombud Server/Närarkiv 3 Mottagnings- år därefter bevis Bevaras kommunarkiv Nej Registrator Diarieföring Avtal med personuppgifts biträde Omprövat beslut vid automatiserad behandling Anmälan om automatiserad behandling Bevaras Bevaras Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Mottagningsbevis

53 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Hantera skyddade personuppgifte r Sekretessmark 1 ering Kvarskrivning Fingerade personuppgifte 3 r Hantera inkommen/ upprättad handling Hantera skyddade personuppgifter Regler och rutiner för hantering Bevaras/ Gallras Bevaras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Hantera Inkommen, ej inkommen/upprätt diarieförd, ad handling handling Bevaras/Gallr as 3 år/vid inaktualitet Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs/Reg istreras/ej registreras Handlingar som berör myndighetens verksamhetsområde eller har intresse för myndigheten. Rutinmässig korrespondans gallras vid inaktualitet

54 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Inkommen, diarieförd, handling Bevaras/ Gallras Bevaras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Prövas Registrator Diarieförs Inkommen ej registrerad handling Vid inaktualitet Handläggare Nej Resp handläggare Handling av ringa betydelse för verksamheten t ex kurs-, konferensinbjudan, reklam, även viss e-post etc Diarium Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Registrator Listor över diarieförda handlingar skrivs ut varje år för arkivering "Postlistor" Fullmakt för postöppning Hantera begäran om utlämning av allmän handling Vid inaktualitet Server Nej Registrator Vid inaktualitet Närarkiv Nej Handläggare Sammanställning av inkommande/utgående handlingar

55 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Begäran om utlämning av allmän handling Skriftlig begäran Vid inaktualitet/ Bevaras E-postlåda alt pappershandling Nej Registrator Nej/Ja om nekande Bevaras om nekande tillsammans med beslut Beslut/avslag på begäran om utlämning Bevaras vid nekande Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Prövas Se delegation Diarieförs Beslut med hänvisning till instans för överklagande, undertecknad av behörig tjänsteman. Se mall Leverera och ta emot arkiv Maskad handling Vid inaktualitet/ Bevaras vid nekande tillsammans med beslut Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Prövas Registrator Nej/Diarieförs Den maskade handlingen kan inte automatiskt återanvändas vid nytt utlämnande. Ny sekretessprövning måste genomföras Leverera/ta emot arkiv Leveransblankett Vid inaktualitet Arkivs/Arki vhandbok Nej Arkivarie Blankett för överlämnande av arkiv.

56 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Instruktioner Vid inaktualitet Server Nej Arkivarie Rutiner uppdateras löpande. Publiceras på Intranätet Förvara och tillgängliggöra arkiv Reversal/ Kvitto Bevaras Förteckningssyste m/närarkiv Nej Arkivarie Förteckningss Visual Arkiv. Kopia undertecknad till levererande myndighet Förvara och tillgängliggöra arkiv Arkivbeskrivnin g Bevaras Förteckningssyste m (D)/ Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv (P) Nej Arkivarie Förteckningssy tem (D)/Diarieförs (P) Revideras vid omorganisationer mm. Ses över årligen Arkivförtecknin g Bevaras Dokumenthant e- ringsplaner Bevaras Förteckningssyste m (D)/ Närarkiv 1 ex, kommunarkiv 1 ex (P) Nej Arkivarie Förteckningssy stem/diarieför s Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Arkivarie Diarieförs Revideras/kompletteras löpande vid ny leverans

57 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Gallringsbeslut övriga Bevaras/ Gallras Bevaras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Arkivarie Diarieförs Historik Bevaras Förteckningssyste m (D)/Närarkiv 1 ex, kommunarkiv 1 ex (P) Nej Arkivarie Diarieföring Vid Lånekvitto inaktualitet Arkivarie Nej Arkivarie Information, kommunikatio 2.2 n, internet Producera trycksaker Producera Analys- Vi trycksaker underlag inaktualitet Nej Handläggare Vid Utkast inaktualitet Nej Handläggare Ingår i arkivförteckning. Uppdateras vid förändringar Broschyrer Bevaras Varje år till kommunarkivet Nej Handläggare Eget producerat Affischer Bevaras Varje år till kommunarkivet Nej Handläggare Vid Placeringskort inaktualitet Nej Handläggare Eget producerat

58 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Roll-up Original bevaras Varje år till kommunarkivet Nej Handläggare Eget producerat Kommunsidorn a (Steget) Bevaras Varje år till kommunarkivet Nej Handläggare Annonser Bevaras S, leverans pdfa e-arkiv Nej Handläggare Närarkiv 3 år Välkommen till därefter Vallentuna Bevaras kommunarkiv Nej Handläggare Vid Visitkort inaktualitet Nej Handläggare Eget producerat Original Skyltar Original bevaras Varje år till kommunarkivet Nej Handläggare Eget producerat Övriga trycksaker Bevaras Varje år till kommunarkivet Nej Handläggare Eget producerat Korrkort Bevaras Varje år till kommunarkivet Nej Handläggare Tryck på Vid arbetskläder inaktualitet Nej Handläggare Vid Tryck på fordon inaktualitet Nej Handläggare Eget producerat

59 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Kartor Bevaras Varje år till kommunarkivet Nej Handläggare Egen tillverkning Kataloger/sökmotorer Digitala skyltar Genomföra PRinsats Bevaras och uppgraderas Server Nej Handläggare Vid inaktualitet Nej Handläggare Bevaras och uppgraderas vid byte av s Genomföra PRinsats Administrera Webb och intranät Genomföra PRinsats Pressmeddelan de Arbetsunderlag Bevaras Finns i Pressmeddelartjä nst samt publiceras webb Nej Handläggare Vid inaktualitet Nej Handläggare Administrera Webb/intranät Vallentuna.se Bevaras Korrektur Server/Varje år till kommunarkivet Nej Webbmaster Vid inaktualitet Nej Handläggare Uttag på papper minst 1 g/år och vid stora förändringar.

60 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Server/Varje år Intranät Bevaras till kommunarkivet Nej Webbmaster Samtycke Vid blankett inaktualitet Nej Handläggare Nej Blankett för Vid inlog etc inaktualitet Nej Handläggare Nej Sociala medier Grafisk profil Grafisk profil, mallar Korrektur Analys underlag Mallar Hantera bildbanken Vid inaktualitet Strukturerad form på resp socialt forum Nej Nej Vid inaktualitet Nej Handläggare Nej Vid inaktualitet Nej Handläggare Nej Vid inaktualitet Nej Handläggare Nej Uttag på papper minst 1 g/år och vid stora förändringar Revideras och görs nya efter behov Hantera bildbanken Bild Bevaras/Vid inaktualiltet Server Nej Handläggare Bevaras om egna, eller om Vallentuna. 2.3 Administrera IT och telefoni

61 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Support av datas Support av datas Dokumentation av åtgärd Felanmälan Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Vid inaktualitet Nej Handläggare Nej Vid inaktualitet Nej Handläggare Nej Information från ITsupport Information från IT-support Information från ITsupport Förfrågan Ärendedata Förvalta datas Felanmälan Förvalta datas Förvaltningsplan Förvaltningsmötesprotokoll Felanmälan Förfrågan Ärendedata Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Bevaras Bevaras om beslut/vid inaktualitet Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieföring Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Statistik bevaras

62 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Beställa nytt program Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Beställa nytt program Beställning 2 år Närarkiv/server Nej Handläggare MSIprocess (programbestäl lning) MSI-process (programbestäl lning) Beställa program Beställning 2 år Närarkiv/server Nej Handläggare Server/Närarkiv 3 år därefter Godkännande Bevaras kommunarkiv Nej Handläggare Server/Närarkiv 3 år därefter Dokumentation Bevaras kommunarkiv Nej Handläggare Beställa dator Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Beställa dator Beställning 2 år Närarkiv/server Nej Handläggare Server/Närarkiv 3 år därefter Inventarielista Bevaras kommunarkiv Nej Handläggare Beställa hårdvara Orderbekräftels Vid Beställa hårdvara e inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej

63 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Beställning 2 år Närarkiv/server Nej Handläggare Produktbeskrivning Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Internt underlag för bokföringsorder 2 år Närarkiv Nej Handläggare Internt underlag för BF Följesedel Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Beställa nytt verksamhetssy stem Beställa nytt verksamhetssyste m Beställning 2 år Närarkiv/server Nej Handläggare Kostnadsanalys 2 år Närarkiv/server Nej Handläggare Nej Sdokumentation Bevaras Server Nej Handläggare Teknisk kravspec Bevaras Server Nej Handläggare Anmälan av register till Vid PuLombud inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej

64 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Versionsuppgra dering av verksamhetssy stem Versionsuppgrader a verksamhetssyste Bevaras/ Gallras Förvaringsplats m Beställning 2 år Närarkiv Nej Handläggare Teknisk kravspecifikatio n Bevaras Server Nej Handläggare Dokumentation Bevaras Server Nej Handläggare Beställa mobil abonnemang Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Beställa mobilabonnemang Beställning 2 år Närarkiv/server Nej Handläggare Internt underlag för bokföringsorde r 2 år Närarkiv/server Nej Handläggare Internt underlag för BF Nybeställning nätverksåtkom st datanät

65 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Beställning av nätverksåtkomst Beställning 2 år Närarkiv/server Nej Handläggare Dokumentation Bevaras Server Nej Handläggare Rapport från extern part 2 år Närarkiv/server Nej Handläggare Applikations övervakning i brandvägg Övervakning Förfrågan Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Konsultationshandlingar 2 år Närarkiv/server Nej Handläggare Beställning 2 år Närarkiv/server Nej Handläggare Dokumentation Bevaras Server Nej Handläggare Kostnadsanalys 2 år Nej Handläggare Loggning av mail samt Spam Loggar Logg 3 mån S Nej Handläggare Administrera 2.4 ekonomi

66 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Administrera Kundreskontra Administrera leverantörsresk ontra Administrera Kundreskontra Verifikation 10 år Inkassolistor Minst 10 år, (bevakningslistor) därefter vid inaktualitet Kvittning, makulering, Administrera leverantörreskontr a Server/närarkiv 2 år därefter gallringsarkivet Närarkiv/server Föreko mmer Föreko mmer Handläggare Handläggare ändra register 10 år Närarkiv/server Nej Handläggare Blanketter, mallar Blanketter, mallar Manuella på papper, elektroniskt i fil. Serierna heter KF= KundFaktura, KB=KundinBetalning Filer, papper Filer, papper Vid inaktualitet Intranät Nej Handläggare Nej Revideras vid behov Vid inaktualitet Intranät Nej Handläggare Revideras vid behov

67 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Verifikation 10 år Påminnelse Server/närarkiv 2 år därefter gallringsarkivet Nej Handläggare Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Elektroniska fakturor IMA, IMR, IMD. Manuella LF (lev.faktura), LB (lev.betaln.). Kvitton (t ex First card) Föra huvudbok, löpande bokföring Föra huvudbok Huvud- och grundbok 10 år Server Nej Handläggare Filer Blanketter och Vid mallar inaktualitet Server Nej Handläggare Nej Revideras vid behov Verifikationer 10 år Server/närarkiv 2 år därefter gallringsarkivet Nej Handläggare Kassa, BF, PER, LON, osv Attest- och namnteckningsprov 10 år Server/närarkiv 2 år därefter gallringsarkivet Nej Handläggare Kontout- drag 10 år Närarkiv Nej Handläggare Nej Anläggningsregister 10 år Server/närarkiv 2 år därefter gallringsarkivet Nej Handläggare Fil. Årets inköp/sålda papper

68 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Kontoplan och kodplan Bevaras/ Gallras 10 år/bevara Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Förvaringsplats Server/närarkiv 2 år därefter gallringsarkivet Nej Handläggare Bevara 1 ex med årsredovisningen Deklarationer 6 år Server/närarkiv 2 år därefter gallringsarkivet Nej Handläggare Inkomst-, moms-, uppbördsdeklaration, redovisningsräkning, särskilt statsbidrag (dold moms) Värdehandlinga r 2 år sedan de upphört att gälla Närarkiv Nej Handläggare Aktier, andelar, bostadsrättsbevis, hyresavtal, bostadsrättsavtal Lånehandlingar Administrera stiftelser Administrera stiftelser Räkenskapssammandrag 2 år efter avslutat ärende/upph ört att gälla Närarkiv Nej Handläggare 10 år Server/närarkiv 2 år därefter gallringsarkivet Nej Handläggare Skuldebrev, borgensförbindelse, pantbrev, ansvarsförbindelse

69 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Stiftelsehandling Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Prövas Ekonommchef Diarieförs Till k-arkiv när stiftelsen är avslutad, permuterad. Aktuella finns i närarkivet Ansökning Bevaras Beslut Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkivser ver/närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs Om inte spontanansökan som besvaras med att utbetalning ej görs Nämndsbeslut om utdelning diarieförs Svarsbrev Bevaras Administrera bokföringsorde r Bokföringsorder S/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Nej Handläggare Diarieförs Bokföringsorde r 10 år Närarkiv Nej Handläggare Om inte spontanansökan som besvaras med att utbetalning ej görs

70 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Administrera 2.5 personal Rekrytera personal Rekrytera personal Kravprofil Annons Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Vid inaktualitet Handläggare Nej Vid inaktualitet Server Nej Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Rekryterande chef Nej Om den finns Rekryterande chef Ansökningshandlingar Bevaras för den som anställs Server/ personakt Nej Rekryterande chef /s atisk Ansökningshandlingar ej erhållen tjänst gallras 2 år MBL- protokoll vid chefstillsättning Bevaras Personakt Nej Ansvarig chef Anställa personal Spontana intresseanmälningar till tjänst Vid inaktualitet Server Nej Handläggare De som skickar in intresseanmälan ombeds att registrera sitt intresse via hemsidan

71 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Anställa personal Beslutsunderlag till arbetsförmedlingen Bevaras Personakt Prövas Rekryterande chef Nytt beslut eller omprövning, inkl handlingsplan Kopia förvaras centralt KLK Tystnadsplikt, sekretessbevis Vid inaktualitet Handläggare Nej Ansvarig chef Nej Om det förekommer Anställnings- Förhandlingsc Centralt förvarade KLK avtal Bevaras Personakt Nej hef närarkiv Avsluta anställning Beslut Arbetsförmedlingen om bidrag Bevaras Personakt Prövas Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedli ngen - Arbetsförmedling ens Webb Rekryterande chef Rekryterande chef Avsluta anställning Uppsägning Bevaras Personakt Nej Ansvarig chef Kopia på Anställningsinty Vid g inaktuallitet Handläggare Nej Ansvarig chef Nytt beslut eller omprövning Förvaras centralt KLK tillsammans med anställningsavtal Elektronisk blankett Avgång/entledigande, anmälan om

72 Strukt urenh et Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Bevaras/ Gallras Förvaringsplats Sekre tess Ansvar Registrering Anmärkning Besked om att tidsbegränsad anställning upphör Bevaras Personakt Nej Ansvarig chef Meddelande om avgångs- Bevaras skyldighet (kopia) Personakt Nej Ansvarig chef Kopia Vid Arbetsintyg inaktualitet Handläggare Nej Ansvarig chef Meddelande om provanställning ens upphörande Bevaras Personakt Nej Ansvarig chef Överenskomme lse om att avsluta anställning Bevaras Personakt Nej Ansvarig chef Kopia på Tjänstgöringsbetyg Bevaras Personakt Nej Ansvarig chef Meddelande till anställd.kopia till facklig organisation Orginalet till anställd Blankett inkl ök om avgångsvederlag/ beslut om Kopia på Ansökan om tjänstepension Vid inaktuallitet Personakt Nej Ansvarig chef Bilaga till skriftlig uppsägning