TYRESÖ KOMMUN Barn- och utbildningsnämnden 1 DOKUMENTPLAN FRÅN 1 JANUARI 2009 (Fastställd av Barn- och utbildningsnämnden 17 december 2008 92)
TYRESÖ KOMMUN DOKUMENTPLAN Barn- och utbildningsnämnden 2009-01-01 2 ALLMÄN FÖRVALTNING - Centralt Handlingar Ordning Förvarings-plats Till närarkiv Till centralarkiv Gallras Anmärkning Nämndens protokoll original Kronol. Närarkiv 5 år x Nämndens protokoll kopior " Nämndsekr. 2 år 10 år Nämndens kallelse med handlingar " " 5 år Nämndens delgivning " Nämndsekr. 2 år Individutskottets protokoll, original " Närarkiv 5 år x Individutskottets protokoll kopior " Nämndsekr. 10 år Ledningsgrupp, minnesanteckningar " Nämndsekr. 1 år 5 år Korrespondens inkl e-post av mindre Kronol. Handläggare 2 år betydelse, ej diarieförd Korrespondens inkl e-post av I diariet 5 år x betydelse diarieförd Minnesanteckningar från " Närarkiv 3 år 5 år x arbetsplatsträffar Protokoll från samverkansgrupp " Nämndsekr 1 år 5 år x Samverkans- och MBL-protokoll " Nämndsekr. 1 år 5 år x Sammanställning av genomförda I diariet 5 år allronder Delegationsbeslut " Nämndsekr 1 år 5 år x " Assistent 1 år 5 år x Postlistor Närarkiv Diariekort och ärendelistor " Assistent 1 år 5 år x Närarkiv Diarium och tillhörande ärenden " närarkiv 1 år 5 år x Avtal, kopior " Assistent 1 år 5 år
3 Handlingar Ordning Förvarings-plats Till närarkiv Till central- Gallras Anmärkning arkiv Sammanfattning av föräldraenkäter " Närarkiv 1 år 5 år Personalhandlingar ansökan, anställningsbevis, förordnande, betyg, längre ledigheter, ev. anmäld arbetsskada Personnummer Kopior på enhet gallras vid Ansökningshandlingar till tjänster Kronol Närarkiv 2 år Årsarbetstidsrapporter Alfab. Närarkiv 2 år Personalförteckning Kronol. Närarkiv Vid inak. Originalen skickas till personalkontor et
4 EKONOMI - Centralt Till närarkiv Till centralarkiv Gallras Anmärkning Kodplan Årsvis Ek.avd 2 år 5 år Årsbudget Årsvis Diariet 2 år 5 år I protokoll Budgetunderlag Årsvis Ek avd 2 år 2 år Budgetuppföljning/Delårsbokslut Årsvis Diariet 2 år 5 år Årsredovisning Årsvis Diariet 2 år 5 år 10 år I protokoll Verifikationer Årsvis Ek avd 2 år 5 år 10 år Inventarieförteckning Årsvis " 2 år 5 år Attestreglemente/ordning Årsvis/ Diariet 2 år 5 år Kronol Internkontroll Årsvis Diariet 2 år 5 år Statsbidragsansökningar Årsvis Ek avd 2 år 10 år Rekvisitioner, redovisningar Externa medel, ansökan, beslut, Årsvis " 2 år 10 år redovisning Projekt ansökan, beslut redovisning Årsvis " 2 år 10 år Prislistor Årsvis " 2 år Ersättningar till enskild verksamhet Årsvis " 2 år 10 år Förskolor och skolor Interkommunala ersättningar Årsvis " 1år 10 år Förteckningar över elever som gör skolgång i annan kommun, ange kommunens namn Förteckning över Tillstånd om skolgång i Tyresö från annan kommun Årsvis 1 år 10 år Årsvis " 1 år 10 år
5 FÖRSKOLEVERKSAMHET OCH SKOLBARNSOMSORG - Centralt Till närarkiv Till centralarkiv Gallras Anmärkning Sammanställning föräldraenkäter Kronol Utredare 5 år Föräldraenkäter Utredare 3 år Förteckning över förskolor Kronol Närarkiv 2 år Dispensansökningar Personnr Närarkiv 2 år 5 år Avtal med privata förskoleentreprenörer Kronol Utredare 5 år Skall finnas i diariet Kö och beläggningsstatistik Årsvis Plac ass 5 år Utredningar om enskild anordnare Alfabetisk Utredare 2 år 5 år det att anordnaren upphört Förteckningar över fem- och sexåringar Utredare Vid Kölistor, Årsvis Plac.ass Vid Ansökningar om förskole- eller Personnr Plac ass 1 år skolbarnsomsorgsplats Uppgifter om vårdnadshavares inkomster Uppsägning av förskole eller skolbarnsomsorgsplats Personnr Plac ass 3 år inkomståret Personnr Plac ass 2 år 3 år När ny lista upprättats Ansökan är inaktuell när barnet är placerat, när köplatsen är uppsagd eller när förnyelse av ansökan inte gjorts.
FÖRSKOLEVERKSAMHET OCH SKOLBARNSOMSORG Centralt 6 Till närarkiv Till centralarkiv Placeringsmeddelanden Personnr Plac ass Vid Svar på placeringsmeddelande Personnr Plac ass Vid Vistelsetidsavtal som utgör debiteringsunderlag Personnr Plac ass 2 år Begäran om byte av omsorgsform Personnr Plac ass Tidigast 1 år ny placering eller när placeringen upphört Uppgifter om vårdnadshavares inkomster Personnr Plac ass 3 år inkomståret Gallras Anmärkning När svar kommit in När barnet registrerats vid förskolan Övriga vistelsetidsavtal kan gallras när avtalet upphört att gälla Ansökan om nedsättning av förskoleavgift Beslut om stödinsatser för elever i grundskolan förskolan Kronol. Avdch ek 3 år inkomståret Diariet Skall finnas i diariet
GRUNDSKOLAN samt SÄRSKOLA Centralt 7 (kompl. på enhet) Ansökningar och resultat till val av skola samt val till musikklass, idrottklass, profilklasser Till närarkiv (kompl. på enhet) Till centralarkiv Kronol Utredare 2 år placering Gallras Anmärkning SCB-statistik Kronol Utredare 2 år Föräldraenkäter Utredare 2 år Sammanställning föräldraenkäter Kronol Utredare 5 år Betygskriterier Kronol Diariet 5 år? Skolportalen
ALLMÄN FÖRVALTNING - Enheter 8 (kompl. På enhet) Till närarkiv kompl. På enhet) Till centralarkiv Gallras Anmärkning Diarie och tillhörande ärenden inkl korrespondens, fax, e-post Kronol. 5 år Inkommande och utgående Korrespondens inkl e-post av mindre betydelse,. Ej diarieförd Kronol.. 2 år Vid Webbaserad kommunikation med elev 5 år Skolportalen föras och föräldrar (innehåller ej känsliga uppgifter) korrespondens av betydelse över på lagringsformat för verksamheten Webbaserad kommunikation med elev och föräldrar (innehåller ej känsliga uppgifter) bagatellartad eller Vid Skolportalen föras över på lagringsformat rutinmässigt återkommande korrespondens Enhetsplan Årsvis 5 år Kvalitetsredovisning Årsvis 5 år Ledningsgrupp, minnesanteckningar Kronol. 2 år Minnesanteckningar från Kronol. 2 år arbetsplatsträffar Protokoll från samverkansgrupp Kronol. 5 år Protokoll från MBL-förhandling Kronol. 5 år Dokumentation från Kronol. 5 år arbetsmiljökontroll/arbete, diarieförs Egen kontroll av livsmedelshantering 5 år Protokoll från allrond 5 år Delegationsbeslut Alfabet. 5 år Avtal Kronol. 5 år Personalhandlingar ansökan, anställningsbevis, förordnande, betyg, Kronol. Kopior på enhet Originalen skickas till
längre ledigheter, ev. anmäld arbetsskada gallras vid inaktualite t Ansökningshandlingar till tjänster Kronol 2 år Rapporter om övertid kopior Alfabet. 2 år Personalförteckning Kronol. Assistent Vid inak. Årsarbetstidsrapporter Alfab. 2 år 9 personalkontoret
EKONOMI - Enheter 10 (kompl. av enhet) Till närarkiv (kompl. av enhet) Till centralarkiv Årsbudget Årsvis 3 år Budgetunderlag Årsvis 3 år Budgetuppföljning/Delårsbokslut Årsvis 3 år Årsredovisning Årsvis 3 år Inventarieförteckning Årsvis 3 år Kronol. 2 år Kassaredovisning kopia Bokföringsorder kopia Kronol. 2 år Internfakturor kopia Kronol 2 år Summa per löneart, mån 13 2 år Kronol Externa och interna projektmedel, ansökan, beslut, redovisning Årsvis 10 år Gallras Anmärkning
FÖRSKOLEVERKSAMHET och Enheten SKOLBARNSOMSORG 11 (kompl. på enhet) Dokumentation om pedagogisk inriktning och verksamhet,.tex. arbetsplan Förteckningar över barn i respektive Förskoleklass, förskola, familjedaghem, fritidshem Individuella utvecklingsplaner Dokumnentation från utvecklingssamtal Till närarkiv (kompl. på enhet) Till centralarkiv Gallras Anmärkning Årsvis 5 år Årsvis 5 år 2 år Kronol 5 år skolportalen Sammanställning av föräldraenkäter Årsvis 5 år Föräldraenkäter Kronol 2 år Rapporter om barnens närvaro vid Kronol. 2 år förskola och skolbarnsomsorg Tidrapporter från dagbarnvårdare Kronol. 2 år Placeringsmeddelanden Alfabet Vid Schema över barns planerade vistelse Alfabet Vid inaktualiet Rapporter om barnens närvaro Alfabet 2 år
GRUNDSKOLAN, och SÄRSKOLAN samt modersmålsundervisning Undervisning Till närarkiv kompl. kompl. på enhet) på enhet) Dokumentation om pedagogisk inriktning och verksamhet, lokala arbetsplaner, kurs- eller timplaner som visar tillämpningen av läroplanen Sammanställningar över resultat från Till centralarkiv Enheten Gallras Anmärkning Årsvis 5 år Årsvis 5 år nationella prov Nationella prov i svenska Årsvis 5 år 1 ex Resultat av nationella prov i svenska Årsvis 5 år Nationella prov övriga ämnen Årsvis Efter 5 år Handlingar som presenterar de ämnen eleverna kan välja som tillval Diagnostiska Prov t ex Kalmar test, PRIM-test Årsvis 3 år Årsvis 5 år avslutad skolgång Årsvis 5 år Förteckningar över elevers placeringar under PRAO Protokoll från elevvårdskonferenser Alfabet 5 år avslutad skolgång Protokoll från klassråd, ämneskonferenser, klasskonferenser, studiekonferenser Årsvis 5 år Protokoll från föräldraråd, skolråd Årsvis 5 år Individuella utvecklingsplaner Personnr Ett år avslutad grundskola Skolportalen 12
GRUNDSKOLAN, och SÄRSKOLAN samt modersmålsundervisning Enheten 13 kompl. på enhet) Psykologiska utredningar, med bilagor Pedagogiska utredningar, med bilagor Kurators dokumentation med bilagaor Intyg om genomgången utbildning, särskolan Personnr Psykologens journalarkiv Till närarkiv kompl. på enhet) Till centralarkiv 5 år avslutad skolgång Personnr 5 år avslutad skolgång Personnr Kurators Journalarkiv 5 år avslutad skolgång Personnr 5 år avslutad skolgång Studieomdömen,särskolan Personnr 5 år avslutad skolgång Åtgärdsprogram/kartlägning utredningar, tester, externa intyg tex läkarintyg Personnr Elevakt 5 år avslutad skolgång Gallras Anmärkning * Åtgärdspro gram/eleva kter sparas för elever födda den 5:e, 15:e och 25.e i varje månad X *övriga gallras fem år avslutad gymnasieskola
kompl. på enhet) Åtgärdsprogram, framåtsyftande plan för mål och genomförande Skriftlig information, sammanställd i samband med utvecklingssamtal som leder till IUP Till närarkiv kompl. på enhet) Till centralarkiv Personnr 5 år avslutad skolgång Personnr Vid Gallras Anmärkning * Åtgärdspro gram/eleva kter sparas för elever födda den 5:e, 15:e och 25.e i varje månad x *övriga gallras fem år avslutad gymnasieskola 14 Senast vid avslutad skolgång (grundskola)? Skolportalen Dokumentation av studieresor, skolresor och lägerskolor Årsvis 5 år Dokumentation av vilka ämnen Årsvis 5 år eleverna kan välja som tillval Sammanställning av projekt som Årsvis 5 år genomförts under läsåret Elevregistrering, betygsdokumenttation Skolfotokataloger Årsvis 5 år Betygskriterier Årsvis 5 år Betygskataloger Årsvis, 5 år personnr Resultat av prövning, med anteckning om betyg Årsvis, personnr Gallras när betyg antecknats i betygskatalog Har samma betydelse som betygskatalog
kompl. på enhet) Kopior av utfärdade slutbetyg och Årsvis, Till närarkiv kompl. på enhet) Till centralarkiv 15 Gallras Anmärkning 5 år Vid (Kan ha värde avgångsbetyg personnr under lång tid) Intyg om anpassad skolgång Årvis, 5 år Intyg ska utfärdas personnr för elev med ofullständigt slutbetyg, och åtfölja detta. Statistik lämnad till SCB, betyg Årsvis 5 år Elevregister/klasslistor Årsvis 5 år Ledighetsansökningar från elever Årsvis Vid Tidigast vid personnr läsårets slut Underlag för frånvaroregister Årsvis Vid personnr Tidigast vid läsårets slut Skolportalen
Barn- och utbildningsnämnden 2009-01-01 16 SKOLHÄLSOVÅRD kompl på enhet Till närarkiv kompl på enhet Till centralarkiv Skolhälsovårdsjournaler/hälsokort Personnr 5 år avslutat gymnasium, födda 5, 15,25 Datajournaler förvaras på server centralt i kommunen Psykologiska undersökningar/skolpsykologjournaler Personnr 5 år avslutat gymnasium Skolpsykiaters journaler Personnr 5 år avslutat gymnasium Register/förteckningar över journaler som överlämnats till annan huvudman Handlingar som rör skolkurators verksamhet, korrespondens med elever och föräldrar Intyg om att elev besökt skolläkare, läkare, kurator Personnr 5 år avslutat gymnasium Personnr 5 år avslutat gymnasium Personnr Vid Gallras Anmärkning Bevarande av handlingar i urval Bevarande av handlingar i urval Senast vid läsårets slut SHV-journalen sparas på skolan där eleven gick senast till ev. nya skola rekvirerar den. Efter åk 9 rekvireras journalen till aktuellt gymnasiums skolhälsovård. Efter avlutad gymnasieutbildning arkiveras journalerna vid Tyresö gymnasium enligt ovan. Efter avslutad gymnasieutbildning arkiveras journalerna i Centralarkivet. De journaler som inte rekvireras åk 9 ligger kvar på respektive grundskola i 8 år, där skickas journaler för elever födda 5,15 och 25 till centralarkivet.