SAP R/3 in Baby Steps Steg 2: Order-leveranskedja

SAP R/3 in Baby Steps Steg 2: Order-leveranskedja Version 1.0 / Våren 2006: Tekniska fakulteten vid Åbo Akademi Innehåll: 1. Introduktion s.1 2. Kundorder s.2 3. Utleverans s.3 4. Fakturering s.5 5. Inkommande betalning s.6 6. Annat om förs.dokument s.6 7. Lager/behovlista s.7 8. MRP s.8 9. Inköpsorder s.9 10. Godsmottagning s.11 11. Fakturakontroll s.12 12. Utgående betalning s.12 13. Annat om inköp och materialdokument s.14 1. Introduktion Denna lilla manual berättar hur man utför den såkallade order-leveranskedjans transaktioner i SAP R/3 Logistik-modulen. Manualen innehåller faserna i både den utgående orderleveranskedjan och den inkommande order-leveranskedjan. Manualen berättar också hur man utför MRP och kombinerar de inkommande och utgående processerna med hjälp av det. Med andra ord, order-leveranskedjan med MRP innehåller hela den logistiska kedjan från beställning till fakturering. Kedjan börjar med att kunden beställer varor, varorna skaffas, levereras till kunden och faktureras. För att utföra transaktionerna i denna manual, behövs det väldefinerat basdata. För den utgående processen behövs följande basdata: materialbasdata (funktionsområden Basic data 1 och Salesvyer), kundbasdata och prisvillkor. För den inkommande processen behövs materialbasdata (funktionsområdena/vyerna Basic data 1, Purchasing och Warehouse management), leverantörbasdata och info record. För MRP krävs ytterligare MRP-relaterat materialbasdata. (Vänligen notera att faserna i denna manual inte följer samma ordning som alla uppgiftsbeskrivningar. Du måste alltså själv bestämma ordningen av transaktionerna enligt den processbeskrivning som du följer.) Följande organisationsenheter används i manualen: Company code: 1000 Sales organization: 1000 Division: 00 Distribution channel: 10 Shipping point: 1200 Plant: 1200 Storage Location: 0002

2. Kundorder (sales order) En kundorder (försäljningsorder, sales order) är ett avtal mellan en försäljningsorganisation (SAP:s strukturella enhet) och en kund ( sold-to-party i SAP). Avtalet gäller leveransen av produkter eller tjänster enligt det priset, kvantiteten och tidtabellen som bestäms i avtalet. För att skapa en ny kundorder (försäljningsorder), välj Logistics Sales and Distribution Sales Order Create [VA01] Ange följande data på Create Sales Order: Initial Screen : Order type: OR (=standard order) Sales organization: 1000 Distribution channel: 10 Division: 00 Tryck på Enter. Du kommer till Create Standard Order: Overview. Ange - Sold-to-party: [kundens kodnummer] - Purch.order no.: [referensnumret angiven av kunden, vilket som helst teckensträng] - PO date: [dagens datum] Tryck på Enter (för att hämta basdata för det angivna kundnumret). Ange sedan - Material: [materialkoden] - Order quantity: [beställningsmängden] Tryck på Enter (för att hämta materialbasdata och prisvillkordata). Kundordern borde nu se ut ungefär som exemplet i följande bild: Efter att ha angett material- och kvantitetsdata, kan det hända att systemet kastar dig på ett litet sidospår, d.v.s. till tillgänglighetskontroll av varor (se följande bild). Mer om Availability check: Se http://help.sap.com/saphelp_46c/helpdata/en/93/ 744bbe546011d1a7020000e829fd11/frameset.htm 2

Om tillgänglighetskontrollen (availability check) har aktiverats i materialbasdata och det inte finns tillräckligt mycket varor i lagret för att uppfylla kundordern, visas availability control screen. Du kan vällja mellan leveransförslag genom att klicka på det gröna bredvid förslaget. Om tillgänglighetskontroll inte har några leveransförslag, klicka på Continue. Ifall tillgänglighetskontroll inte har aktiverats och utförs inte automatiskt (du får meddelandet Material is not relevant for availability check; therefore always available ), kan du utföra kontrollen genom att välja en rad på beställningen och klicka på Check availability -knappen. SAP in Baby Steps Del 2 Andra nyttiga funktionsknappar som finns i kundordern är Item conditions : Visa underliggande försäljningsvillkor (vanligen prissättning) Schedule lines for item : Steg i leveranstidtabellen med datum. Närmare uppgifter om leveranstidtabellen när man vidare fortsätter genom att välja etiketten Shipping. För att komma tillbaks till kundordern från dessa sidospår, tryck på enter eller Back-ikonen. Spara kundordern. Inspektera meddelanderaden (message area) för att informeras om eventuella problem eller för att se vilket dokumentnummer som den nyskapade kundordern fick av systemet. Om du senare vill ändra på kundordern, välj Logistics Sales and Distribution Sales Order Change [VA02] Ange sedan kundordernumret och tryck på enter för att se ordern. Om du senare vill visa kundordern, välj Logistics Sales and Distribution Sales Order Display [VA03] 3. Utleverans (outbound delivery) Om det finns tillräckligt mycket varor i lagret, kan de beställda varorna levereras till kunden när leveransen blir aktuell (enligt shipping due date i kundorderns leveransplan). Utleveransen består av tre faser: (1) först initialiseras (skapas) leveransen i organisationsenheten shipping point som övervakar leveranstidtabellerna; (2) sedan utförs plockning (picking) i lagret (rätt antal varor tas fram, packas ner och forsedlarna skrivs ut); (3) till sist sker godsuttaget (goods issue, GI). 3

Ifall du har godkänt en kundorder utan att det fanns tillräckligt med varor i lagret, kan det hända att du måste aktivera ordern på nytt för att skapa en leveransplan. Innan du börjar med de egentliga leveransaktiviteterna, ta alltså kundordern fram på nytt genom att välja Logistics Sales and Distribution Sales Order Change [VA02] Ange dokumentnumret av den kundorder som du vill ändra på och tryck på enter. Om du vill ändra på leveransdatumet, gör det (fältet Required delivery date). Aktivera en beställningsrad och klicka på ikonen Check item availability. I Standard order: Availability control, aktivera Complete delivery med -ikonen till höger om den. Spara kundordern. 3a. Skapa utgående leverans Leveransplanen berättar bl.a. när varorna (på en viss rad i kundordern) borde vara tillgängliga för leveransen (material availability date) och när borde leveransaktiviteterna startas. När kalendern visar dessa datum, är det den planerade orderradens tur att levereras. (schedule line = den raden i kundordern som leveransplanen gäller). Genom att skapa den utgående leveransen initieras leveransaktiviteterna, såsom plockning och transportplanering. För att skapa utgående leverans, välj Logistics Sales and Distribution Shipping and Transportation Outbound Delivery Create Single Document With Reference to Sales Order [VL01N] Ange: Shipping point: 1200 Date: [ required delivery date av kundordern eller vilket som helst datum efter det] Order: [numret på den kundorder som nu skall levereras] Enter. Du borde nu se leveransdokumentet. Om du i stället för dokumentet får felmeddelanden, kontrollera att kundordern innefattar en leveransplan se intro till kapitel 3 eller kontrollera att du har angett datumet date så att leveransen skall påbörjas den dagen eller före det. Leveransdokumentet består av document header som innehåller allmänna data om leveransen och av en eller flera items som visar data om en viss produkt (såsom materialkoden, kvantiteten som ska levereras, pris och lagerplats). Data kopieras från kundordern, men skall ändras i leveransdokumentet om någonting har ändrats. Spara leveransen. 3b. Plockning (Picking) I plockningen tas den rätta mängden varor från deras lagerplats och förs till plockningsområdet där de förbereds för transport. Hur detta utförs i SAP beror mycket på parametriseringen; i exempelfallet utförs plockningen på samma skärm som skapandet av en leverans. För att se den nyskapade leveransen, välj Logistics Sales and Distribution Shipping and Transportation Outbound Delivery Change Single Document [VL02N] 4

Ange Outbound delivery: [leveransdokumentnumret; godkänn det föreslagna numret eller sök efter ett annat nummer] Enter. 1. Välj etiketten Picking. 3. Ange Pick quantity: [den kvantiteten som ska levereras] 2. Ange Storage Location (SLoc): 0002 Om varorna inte levereras med detsamma, kan man nu spara dokumentet igen och ta det fram senare för att boka godsuttaget. Men i den blixtsnabba exempelvärlden, antar vi att transporten hämtar varorna genast efter att plockningen har utförts. Godsuttagningen är den sista fasen av leveransaktiviteterna. 3c. Godsuttag (Goods issue) För att slutföra leveransen, klicka på Post goods issue -knappen. Leveransen sparas automatiskt i samband med bokandet av godsuttaget. Meddelandet anger leveransnumret, men visar inte dokumentnumret av godsuttagningsdokumentet. 4. Fakturering För att skapa en kundfaktura, välj Logistics Sales and Distribution Billing Billing Document Create [VF01] I fältet Document borde du se dokumentnumret av den leveransen som senast har skapats med samma användarnamn under samma session (om inte, leta efter leveransnumret eller ange kundordernumret). Tryck på Execute. Systemet visar de rader ur den valda leveransen som nu ska faktureras. Spara fakturan. 5

5. Inkommande betalning Inkommande betalningar bokas i två faser. Principerna är desamma som för utgående betalningar (se alltså efter detaljerade instruktioner i kapitel 12, Fakturabetalning; notera dock att det finns små med betydliga skillnade i att handskas med leverantörer och kunder). För att ta emot kundens betalning, välj Accounting Financial Accounting Accounts receivable Document entry Payment fast entry [F-26] Ange Document date: [dagens datum] Company code: (Document type: DZ) (Currency: EUR) -Bank data: Account: 110000 Amount: [summan som kunden har betalat] -Open item selection: Customer: kundens kodnummer; (Account type: D) Klicka på knappen Process open items. Välj rätt fakturasumma, aktivera och spara. 6. Annat om försäljningen I samband med den utgående processen kan det också vara nyttigt att kunna exempelvis kontrollera processens status (dokumentflöde eller statusöversikt) eller kontrollera situationen på försäljningsfordringar. Försäljningens dokumentflöde (och relaterade redovisningsdok.) För att ta fram dokumentflödet (document flow) för en försäljningsorder, visa kundordern genom att välja Logistics Sales and Distribution Sales Order Display [VA03] och ange kundordernumret. Tryck på enter. (Om man redan har skapat leveransen eller dylikt, borde systemet nu visa en dialogruta med texten Consider subsequent documents. Tryck på enter eller klicka på för att fortsätta.) När du ser kundordern, välj Environment på den översta blåa menyraden (menu bar). Under Environment, välj Display Document flow. Om du vill se ett materialdokument, välj dokumentnumret. Om du vill se relaterade redovisningsdokument, välj ett materialdokument och klicka sedan på knappen Accounting docs. 6

Försäljningens statusöversikt SAP in Baby Steps Del 2 För att ta fram statusöversikten (status overview) för en försäljningsorder, visa kundordern först [VA03]. Välj sedan Environment Status overview. Försäljningsfordringar Försälningsfordringarna hittar man i försäljningsreskontran enligt följande: Accounting Financial Accounting Accounts Receivable Account Display Balances [FD10N] Ange kundnumret, company code och året (innevarande); Tryck på Execute-knappen (med klockan) eller på F8 för att se saldon på reskontrakontot: Använd drill-down-funktionen för att se mera detaljer: dubbelklicka på en cell vid rätt månad i balanskolumnen om du vill se både debet och kreditbokningar, men i debet eller kredit-kolumen om du vill se bara respektive dokument). Dubbelklickandet för dig till Customer Line Item Display som är en lista över dokument som bidrar till debet, kredit eller saldot (beroende på vad du har dubbelklickat på). I Customer Line Item Display, kan du välja ett dokument (kryss i rutan) och klicka på knappen med glasögon för att se detaljer i det enskilda dokumentet (skärmen Display Document: Line Item... visas). (Om du väljer knappen med pennan i stället för knappen med glasögon kan du ändra på vissa saker i dokumentet.) Om du vill se vilka konteringar dokumentet innehåller i bokföringen, välj knappen Document overview eller tryck på F9 (på skärmen Display Document...). 7. Lager/behovlistan (stock/requirements list) Lager/behovlistan visar den mest aktuella lagersituationen för en viss produkt eller material (=hur mångs enheter av det valda materialet finns i lagret av den valda produktionsenheten) och behov (=gjorda men olevererade kundorder och inköps- eller produktionsbehovet enligt inventarier och kundorder). Du får fram lager/behovlistan genom att välja Logistics -Production -MRP -Evaluations -Stock/Requirements List [MD04] Ange materialkoden i fältet Material och produktionsenhetsnumret (1200) i fältet Plant. Tryck på enter. Du borde få fram listan som kan se ut som den på följande bild: 7

Header data visar det valda materialet och produktionsenheten Den blåa raden Stock visar den aktuella lagernivån. Svarta rader visar behovet = kundorder eller åtgärder = anskaffningsbehov eller kommande anskaffningar Kolumnen MRP element data visar på vilken rad och i vilket dokumentnummer förekommer behovet av det material som listan gäller: dokumentnr / radnummer (båda efter ett antal nollor; radnumreringen går 10, 20, 30...) Kolumnen Rec./reqd. qty visar antalet som var och en rad gäller Kolumnen Available qty visar antalet material i lagret när man beaktar alla tidigare rader på listan För att aktualisera listan (om du t.ex. har listan framme i ett fönster och har gjort någonting i ett annat SAP-fönster), tryck på F6 eller klicka på. 8. MRP Målet med materialresursplaneringen (material requirements planning) är att försäkra materialets tillgänglighet. MRP används för att samtidigt framkalla det kvantitativa materialresursbehovet både för intern användning och för försäljning och distribution. Genom att beakta den aktuella lagersituationen och att automatiskt skapa anskaffningsanmodan för inköp och produktion, strävar MRP till att hitta en optimal kombination av bra service, minimala kostnader och kapitalbehov. Funktionaliteten i SAP borde underlätta arbetet av MRP controllers. För att utföra MRP, välj Logistics -Materials Management Material Requirements Planning (MRP) MRP Planning Single-Item, Single-Level [MD03] På skärmen Single-Item, Single-Level, ange Material: [materialkod] och Plant: [produktionsenhetens kod] Tryck på Enter. Du får ett (gult) meddelande som påminner dig om att du ska kolla att parametrarna är rätt. Tryck Enter på nytt. Ett grönt meddelande borde säga att MRP.... Planeringen har alltså utförts. Eventuella resultat kan du se på Lager/behovlistan (kom ihåg att aktualisera listan). 8

9. Inköpsorder (purchase order) Inköpsorder kan skapas från scratch (se 9.1) eller dra nytta av materiaplaneringsresultat genom att konvertera en inköpsanmodan till en inköpsorder (se 9.2). Man kan även ändra på existerande inköpsorder (se 9.3). 9.1 Skapa en ny inköpsorder En inköpsorder innehåller data om tre saker: vad som ska köpas, av vem och hur mycket. För att kunna skapa en standardinköpsorder i SAP, måste det finnas basdata om materialet och leverantören samt basdata om relationen mellan ett specifikt material och leverantör (info record). Om dessa basdata redan finns, skapa en inköpsorder enligt följande: Logistics - Materials Management Purchasing Purchase Order Create Vendor/Supplying Plant Known [ME21N] Ange: Vendor: [leverantörkoden] Enter. Ange Purch.organization: 1000 Purch.group: 007 Company code: 1000 Enter. Ange vilket (vilka) material som ska beställas genom att sätta materialens kod till fältet Material. Ange också beställningskvantiteten i fältet PO quantity. Spara inköpsordern till slut. 9.2 Konvertera en inköpsanmodan (purchase requisition) till en inköpsorder Du kan skapa en inköpsorder också på basis av en inköpsanmodan. Samma basdata som behövs för att skapa en inköpsorder utan anmodan borde existera även i detta fall. För att konvertera behovet till en inköpsorder, öppna lager/behovlistan (Stock/Requirements list) med transaktionen MD04 eller välj från menyn Logistics - Production - MRP - Evaluations - Stock/Requirements List. När du ser lager/behovlistan, dubbelklicka på raden med inköpsanmodan (=purchase requisition=purrqs) eller klicka på förstoringsglaset på denna rad. Du borde nu se en dialogruta med mera detaljerad information om anmodan. Klicka på knappen ->Purchase order för att fortsätta till den egentliga inköpsorderskärmen (Create Purch Order). Utför sedan följande tre steg på formuläret Create Purch Order (kontrollera först att på vänstra sidan av formuläret ser du dokumentöversiktet=document overview; om den inte är synlig, klicka på verktygsradens knapp Document overview on ). : 9

1) Fyll i följande fält: Vendor: [leverantörkoden] Order type: NB Tryck på enter. 1 2) Fyll i följande fält Purch.organization: Purch. group: Company code: Tryck på enter. 3) På vänstra sidan av formuläret borde du se dokumentöversiktet Där hittar du numret på inköpsanmodan. Dra numret till kundvagnen som finns till vänster om texten Standard PO (se bilden). 3 2 (Alternativt kan du söka fram inköpsanmodan via Selection List for Purchase Requisitions. Ange lagerplats (Stor. Loc.), välj en rad och klicka på Adopt+details. ) Kontrollera att inköpsordern är nu korrekt. Spara inköpsordern. Efter att ha sparat inköpsorder, borde du automatiskt komma tillbaks till lager/behovlistan (Stock/Requirements list). Om du aktualiserar den, syns den nya inköpsordern på listan som PurOrd. Listan kan aktualiseras med Refresh-knappen som finns på verktygsraden eller genom att trycka på F6 på tangentbordet. 9.3 Existerande inköpsorder För att visa en inköpsorder, välj Logistics Materials Display Management Purchasing Purchase order Ange det inköpsdokumentnumret som du vill ta fram. Klicka på ->Overview. Genom att välja tab Purchase order history i formulärets Item overview -del, kan du se dokumentets livscykel och dess status. GR = goods receipt IR = invoice receipt För att ändra på en inköpsorder (om godsmottagningen inte ännu har gjorts), välj Logistics - Materials Management Purchasing Purchase Change [ME22N] Order 10

10. Godsmottagning När leveransen kommer från leverantören, borde de levererade varorna (forsedeln) jämföras med beställningen. Den inkommande leveransen registreras också till SAP som godsmottagning (goods receipt, GR). Logistics Materials Management Inventory Management Goods Movement Goods Receipt For Purchase Order PO Number Known [MIGO] Ange numret av den inköpsordern som leveransen gäller i fältet till höger om texten Purchase order i dokumenthuvud. Om du inte vet numret, kan du klicka på fältet och klicka på Matchcode-bollen för att söka fram numret. Det lönar sig att söka med avgränsningen... (Alternativt kan du dubbelklicka på det rätta purchase ordernumret på listan till vänster ( My documents ). Tryck på Enter för att hämta data om inköpsorderns innehåll till godsmottagningsdokumentet. Om varornas kvantitet och kvalitet är i verkligheten desamma som systemet anger, markera att varorna kan tas emot: - välj etiketten Where i formulärets Item detail. - ange sedan platsen där varorna lagras i fältet Storage location och kruxa i den lilla lådan Item ok. Spara materialdokumentet (godsmottagningen). 11

11. Fakturakontroll Logistikens fakturakontroll är det sista steget i materialanskaffningsprocessen. Verifikation av inkommande fakturor innebär kontroll av deras innehåll, priser och kalkyl. När fakturan bokas, sparas fakturadata in i systemets materialhanteringsdel och redovisningsdel. För att verifiera en faktura i logistikmodulen, välj Logistics Materials Management Invoice Verification Logistics Invoice Verification Document Entry Enter Invoice [MIRO] Ange dokumentdatum (Invoice date) och kruxa i rutan Calculate Tax (om du får meddelandet Payment baseline date..., tryck på enter). Kontrollera att skattesatsen är rätt (tax code VN i Tyskland). Notera Balans-indikatorn. Ljuset borde vara rött om balansen 0. Du kan inte boka fakturan förrän ljuset är grönt. I fältet Purchase order/ Scheduling agreement, ange eller sök fram numret på den inköpsorder som fakturan berör (om du söker dokumentnumret, välj Vendor execute; välj ett nummer och klicka på Copy). Tryck på enter. Ange fakturans slutsumma i fältet Amount (slutsumman = totalt materialpris + skatter). Tryck på enter. Spara när fakturan är färdig (trafikljuset vid balansindikatorn visar grönt och balansen = 0). 12. Fakturabetalning Fakturabetalningen sker i två faser: först berättar man de allmänna uppgifter, sedan berättar man vilken specifik faktura som betalas. För att betala (markera som betald i inköpsreskontran) den leverantörsskulden som skapades med fakturan i fakturakontroll, välj Accounting Financial Accounting Accounts payable Document Entry Outgoing payment Post [F-53] 12

Ange i dokumenthuvud: - Document date: [dagens datum] - Company code: - (Document type: KZ) - (Currency: EUR) Ange i Bank data : - Account: 110000 - Amount: [summan som har betalats till leverantören från bankkontot] Ange i Open item selection : - Vendor: [leverantörens kodnummer] - (Account type: K) Efter att ha fyllt i alla obligatoriska fält (se rutorna till höger om bilden), klicka på knappen Process open items för att se listan över öppna skulder till den valda leverantören. Aktivera en post (klicka först på den cell i tabellen som du vill aktivera) Deaktivera en post (välj först cellen) Aktivera och deaktivera rabatter (välj först en rabattcell ) Välj rätt fakturasumma och aktivera den (deaktivera onödiga). Betalningen kan bokas när Amount entered = Assigned. ( Amount entered är den summan som du matade in i föregående ruta; Assigned är den summan som har aktiverats nu. Not assigned är naturligtvis skillnaden mellan dessa två.) Spara. 13

Bokade betalningsdokument kan senare visas genom att välja Accounting Financial Accounting Accounts Payable Document Display [FB03]. 13. Annat om inköp och materialdokument För att se på existerande materialdokument, välj Logistics Materials Management Inventory Management Material Document Display [MB03] Systemet borde föreslå det materialdokumentnummer som har skapats senast. Om du vill ha ett annat dokument, sök dokumentet med avgränsningen för Plant, Material och Posting date (efter att ha angett avgränsningen, klicka på Execute. På materialdokumentrutan, klicka på Accounting docs och välj sedan Accounting document för att se relaterade redovisningsdokument. Lista materialdokument med Logistics - Materials Management Inventory Management Environment List Displays Material Documents Ange materialkoden och produktionsenheten (plant). Execute. Dubbelklicka på en rad för att visa dokumentet. Bokföringsdokument som är relaterade till materialdokument kan listas med Logistics - Materials Management Inventory Management Environment List Displays Accounting Document for Material Ange materialkoden och företagskoden (company code). Execute. Dubbelklicka på en rad för att visa dokumentet. Leverantörskulder För att se saldon på leverantörsskuldkonton, välj Accounting Financial Accounting Accounts Payable Account Display Balances [FK10N] Ange kontonumret för en leverantör (samma som leverantörkoden) och ange räkenskapsåret (Fiscal year). Klick på Execute eller F8. Tabellen visar totala debet- och kreditbokningar och saldot för varje bokföringsperiod under det valda räkenskapsåret. För att se vilka dokument som bidrar till dessa, använd drill-downfunktionaliteten: dubbelklicka på den cell som du vill få mera information om. Notera att om du dubbelklickar på en cell i debet-kolumnen, ser du bara debetbokningarna (och kreditbokningar från kreditkolumnens celler), men om du vill se både debet- och kreditbokningar, dubbelklickar du på en cell i balans-kolumnen. För att se motsvarande konto (totala leverantörskulder för alla leverantörer) i huvudboken, välj Accounting Financial Accounting General Ledger Account Display balances Ange kontot 160000, klicka på Execute. 14