Eskilstuna Energi och Miljö AB, inbjuder presumtiva anbudsgivare att lämna anbud på avtal för omhändertagande av deponiavfall. Eskilstuna Energi och Miljö AB, benämns nedan som EEM. Lena Lindkvist Upphandlare Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Anbudsformulär Referenser Mall för upphandlingskontrakt 1(9)
Innehållsförteckning 1 ALLMÄN ORIENTERING... 3 1.1 Beskrivning av uppdraget...3 1.2 Mängd...3 1.3 Referensnummer...3 1.4 Upphandlande enhet...3 1.5 Avtalsform...3 1.6 Anbudets omfattning...3 1.7 Avtalstid...4 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER... 4 2.1 Anbudets form och innehåll...4 2.2 Upphandlingsform...4 2.3 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag...4 2.4 Upplysningar under anbudstiden...4 2.5 Anbudsinlämning...5 2.6 Sista anbudsdag...5 2.7 Språk...5 2.8 Anbudets giltighetstid...5 2.9 Tilldelningsbeslut och avtalsspärr...5 2.10 Sekretess...6 2.11 Avbrytande av upphandling...6 3 PRIS... 6 4 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN... 6 4.1 Uteslutningsgrund...6 4.2 Anbudsgivarens ekonomiska ställning...6 4.3 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter...7 4.4 Underleverantörer...7 4.5 Miljö- och kvalitetskrav...7 4.6 Teknisk förmåga, kapacitet och erfarenhet...7 4.7 Ansvarsförsäkring...7 5 KRAV PÅ TJÄNSTEN... 7 5.1 Lagar och föreskrifter...7 5.2 Administration/dokumentation...8 5.3 Öppettider...8 6 ANBUDSPRÖVNING OCH UTVÄRDERING... 8 2(9)
Denna upphandling avser ramavtal gällande omhändertagande av deponiavfall. Avfallet består av utsorterat industriavfall samt utsorterat avfall från Återvinningscentralen hos EEM. Avfallet är icke farligt avfall och asbest. Dess sammansättning kan variera något övertiden. Huvudsakliga fraktioner är: Isolering, inert avfall samt gipsrester. Även en mindre mängd brännbart material kan förekomma, dock under 10 % av den totala mängden. Asbest kommer att vara paketerat enligt gällande föreskrifter. Mängd deponi beräknas till ca 3 200 ton deponiavfall varav ca 200 ton asbest. Beställarens framtida mängd är i dagsläget inte helt säkerställd. Mängden 2011 var dock ca 3200 ton varav ca 200 ton asbest per år. EEM garanterar inga mängder. Anbud ska lämnas för hela upphandlingen/uppdraget. Upphandlingen referensnummer är UH 12-29. Eskilstuna Energi och Miljö AB är den upphandlande enheten (i fortsättningen kallat EEM). Eskilstunas Energi och Miljö AB 631 86 ESKILSTUNA Organisationsnummer: 556458 1907 Telefonnummer: +46 (0) 16-710 20 00 Faxnummer: +46 (0) 16-14 88 48 Hemsida: www.eem.se För uppdraget kommer ramavtal med alla villkor fastställda, att tecknas med en leverantör. Anbud ska lämnas för samtliga delar som upphandlingen omfattar. 3(9)
Avtalsperioden kommer att löpa ett år från och med 2013-02-01 till och med 2014-01-31 med möjlighet till förlängning i ytterligare 36 månader med valfri period. Avtalet upphör därefter automatiskt att gälla. Förlängning ska göras skriftligen och undertecknas av båda parter senast 3 månader innan avtalets utgång. Förlängning av avtal sker på initiativ av Beställaren, där prisförhandling får ske. Anbudet ska innehålla de handlingar och uppgifter som efterfrågas i underlaget. - Begärd information som efterfrågas i förfrågningsunderlagets olika delar. - Begärda handlingar för kvalificering av anbudsgivare. - Begärda handlingar för utvärdering av anbudet. Om anbudet inte är komplett, saknar klar och tydlig redovisning av efterfrågade uppgifter, eller om anbudet innehållsmässigt ej helt överensstämmer med förfrågningsunderlagets anvisningar kan anbudet komma att förkastas. Reservationer accepteras inte. Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt LOU, Lagen om offentlig upphandling (2007:1091). Förfrågningsunderlaget hämtas genom: www.e-avrop.com Frågor besvaras skriftligt och frågor och svar av väsentlig betydelse för anbudsgivandet publiceras på www.e-avrop.com. Sista dag för publicering av frågor och svar är 2013-01-16. Frågor som inkommer under tiden 2012-12-19 2013-01-02 kommer att besvaras 2013-01-04. Förfrågningsunderlaget kan rättas eller kompletteras under anbudstiden. Sådana kompletteringar publiceras på www.e-avrop.com. Hämta därför alltid ut handlingarna från www.e-avrop.com för att undvika risken att missa kompletteringar/ändringar i förfrågningsunderlaget. Frågor gällande upphandlingen ska ställas skriftligen via e-post senast 2013-01-14 till: E-post: inkop@eem.se 4(9)
Anbud med tillhörande bilagor ska lämnas i ett skriftligt original, undertecknat av firmatecknare eller en behörig företrädare för anbudsgivaren. På begäran ska fullmakt för sådan behörighet kunna uppvisas. En (1) kopia av anbudet bör bifogas i digital i form på CD eller USB-minne. Om original och anbudskopia inte överensstämmer gäller anbudsoriginalet. Anbud bör lämnas i neutralt, förslutet kuvert märkt ANBUD UH 12-29, Deponitjänster " till följande adress: Eskilstuna Energi och Miljö AB Inköpsavdelningen 631 86 Eskilstuna OBS! Anbud per telefax eller e-post godkänns inte eftersom EEM då inte kan svara för anbudssekretessen. Besöksadress: Kungsgatan 86. Receptionen har öppet mellan 07:30-12:00 och 13:00-16:00 Brevinkast för normalstora kuvert finns Anbudet ska vara EEM tillhanda senast: 2013-01-22 Svenska ska tillämpas i alla frågor som rör denna upphandling. All korrespondens ska även under avtalstiden ske på svenska. Anbud ska vara bindande t o m 90 dagar efter sista anbudsdag. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning ska EEM ha rätt att förlänga anbudens giltighetstid fram till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock i högst två (2) månader efter angiven giltighetstid. När beslut om vinnande anbud fattats sänds tilldelningsbeslut om detta till samtliga anbudssökande. Ett civilrättsligt bindande avtal skall slutas genom ett skriftligt upphandlingskontrakt. Upphandlingskontrakt kan tecknas med antagen leverantör tidigast 10 dagar efter att beslut om vinnande anbud skickats. När en upphandlande enhet har meddelat tilldelningsbeslut inträder en avtalsspärr, som är ett förbud mot att ingå avtal under en viss tid. När tilldelningsbeslutet skickats elektronisk (t.ex. via e-post), vilket EEM gör, gäller avtalsspärren i 10 dagar. Avtalsspärren räknas från och med dagen efter att meddelandet om tilldelningsbeslut skickats. 5(9)
För hos den upphandlande enheten förvarade handlingar gäller enligt 31 kap. 16 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) ett visst skydd för uppgifter om enskildas affärs- och driftförhållanden. När upphandlingen har slutförts är den upphandlande enheten skyldig att pröva en begäran om att få ut handlingar med beaktande av den ovan redovisade bestämmelsen. Leverantörer som önskar att viss uppgift i anbudet sekretessbeläggs bör ange det i anbudsformuläret, punkt 9, med information om vilken skada leverantören lider om den uppgiften blir känd. Upphandlingen kan komma att avbrytas om sakliga skäl föreligger. Exempel på sakliga skäl är om vi upptäcker allvarliga fel eller brister i förfrågningsunderlaget, om ingen anbudsgivare uppfyller kraven eller om endast en anbudsgivare kvalificerats i upphandlingen eller priset för högt i förhållande till vad som beräknats eller om förutsättningarna för upphandlingen väsentligen ändrats, t.ex. pga. politiska beslut. Priser ska anges i kronor (SEK) exklusive moms. Priserna ska inkludera samtliga kostnader för mottagningsavgiften och därmed uppdraget. Priserna ska också inkludera deponiskatt. Pris ska anges i kr/ton dels asbest, dels övrigt deponiavfall. Priser ska lämnas i bilaga 1, anbudsformulär. Priserna ska vara fasta under första avtalsperioden 2013-02-01 till 2014-01-31. EEM kommer att utesluta anbudsgivaren om någon av omständigheterna föreligger enligt LOU 10 kap. 1. Uteslutning av leverantör kan komma att göras i de fall som gäller enligt LOU 10 kap. 2. Motsvarande krav gäller även för eventuella underleverantörer. Kraven ska uppfyllas under hela avtalstiden och EEM har rätt att häva avtalet om anbudsgivaren inte uppfyller någon av ovan nämnda krav. Anbudsgivarens ekonomiska situation ska vara sådan att verksamhet kan bedrivas utan negativ inverkan av anbudsgivarens ekonomiska situation. EEM kan vid behov komma att själv kontrollera anbudsgivarens ekonomiska stabilitet genom kreditupplysningsföretag (UC). För nystartade företag kan EEM komma att begära in verksamhetsplan, budget för verksamheten eller liknande. Anbudsgivare som bedöms vara i ej godtagbar riskklass/låg kreditvärdighet kan komma att uteslutas om inte anbudsgivaren lämnar en godtagbar förklaring och kan styrka att den ekonomiska ställningen är stabil. 6(9)
Anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Kontroll av anbudsgivaren och eventuella underleverantörer kommer att ske via Skatteverket av EEM. Utländsk anbudsgivare ska insända dokumentation som intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar av skatter och avgifter. Dessa intyg eller motsvarande skall inte vara äldre än tre (3) månader räknat från sista anbudsdag. Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra vissa delar av uppdraget ska dessa anges i anbudet. EEM ska godkänna eventuella underleverantörer. Anbudsgivaren ska ha ett strukturerat och dokumenterat miljö- och kvalitetsarbete som är öppet för granskning av EEM. Miljöarbetet ska vara aktivt under hela avtalsperioden och leda till ständig förbättring. Detta innebär att det minst ska finnas en miljöpolicy och kvalitetspolicy. Miljöarbetet ska följas upp internt minst en gång per år. Miljö- och kvalitetspolicy ska bifogas anbudet. Anbudsgivare ska vara verksam inom efterfrågat område och ha erfarenhet av liknande uppdrag. Som bevis ska anbudsgivaren bifoga ifylld bilaga 2 med minst två och max tre referenser, alternativt en egen lista med referenser, av tidigare liknande uppdrag under de 5 senaste åren. EEM förbehåller sig rätten att själv inhämta referenser utöver de i anbudet angivna referensuppdragen. EEM:s egna erfarenheter av anbudsgivaren jämställs med referenser. Nystartade företag kan istället ange tidigare erfarenheter för ägaren eller anställda hos leverantören. Anbudsgivaren ska under hela avtalstiden upprätthålla ansvarsförsäkring. Om anbudsgivaren underlåter detta får EEM på Anbudsgivarens bekostnad själv teckna försäkring. Anbudsgivaren bör med anbudet bifoga kopia på giltig ansvarsförsäkring. Om detta inte bifogas anbudet ska bevis om detta uppvisas vid begäran av EEM För uppdraget ska alla tjänster följa gällande europeiska och svenska lagar och föreskrifter. Leverantören ska: Inneha nödvändiga tillstånd Uppfylla myndigheters krav och förordningar Bevis om detta ska uppvisas vid begäran av EEM. 7(9)
Erforderliga vågsedlar vid utvägning ska bifogas med fakturan. Deponiavfall ska kunna lämnas hos anbudsgivaren vardagar mellan 07.00-16.00. Anbudsutvärderingen kommer att göras i tre steg: 1. Uteslutning/kvalificering 2. Kravuppfyllelse 3. Utvärdering Här sker en kontroll av om grund för uteslutning av anbudsgivare finns samt att samtliga krav på anbudsgivaren är uppfyllda. Se ovan under avsnittet 4; Krav på anbudsgivare. Den/de anbudsgivare som uppfyller dessa krav går vidare till steg 2. Här sker en kontroll att anbudsgivaren uppfyller samtliga skall-krav på tjänsten. Den/de anbudsgivare som uppfyller dessa krav går vidare till utvärderingen, steg 3. Utvärdering kommer att ske enligt principen om lägsta pris med hänsyn till nedanstående kriterier. Förutom pris behöver vi utvärdera vår transportkostnad till mottagande anläggning. I bilaga 1, anbudsformulär ska Anbudsgivaren därför uppge: 1. Pris 2. Mottagningsanläggningens adress 3. Avstånd mellan mottagningsanläggning till Lilla Nyby, enkel resa, farbar väg, för ekipage om 32 ton. Med pris avser vi lämnat tonpris för avfall övrigt x faktor 3000, adderat med lämnat tonpris asbest x faktor 200. 8(9)
Avstånd mellan mottagningsanläggning till Lilla Nyby, Malmköpingsvägen 2, Eskilstuna, enkel resa, farbar väg för ekipage om 32 ton. Avstånd kommer att kontrolleras med Eniros vägbeskrivning: http://kartor.eniro.se **Ett påslag på priset för beställarens transportkostnader kommer att göras enligt nedan tabell: Prispåslag Avstånd i km Pris tonkm Pris tonkm*3200 ton 0-50 65 208 000 51-75 100 320 000 76-100 150 480 000 101-120 180 576 000 121-140 200 640 000 141-160 220 704 000 161-200 240 768 000 201-300 270 864 000 310-400 310 992 000 400-350 1 120 000 Exempel utvärdering AG1 AG2 AG3 Pris deponi övrigt 897 785 985 Pris deponi asbest 1 100 1 200 1 100 Pris* 2 911 000 2 595 000 3 175 000 **Avstånd i km 110 45 190 **Prispåslag 576 000 208 000 768 000 Utvärderingssumma 3 487 000 2 803 000 3 943 000 I detta exempel vinner AG2 9(9)