Användarhandledning Nycklar Version: 2.0 Umefast AB 2009 www.umefast.se
Innehåll 1. Introduktion Nyckelhantering... 2 1.1. Allmänt... 2 1.2. Arbetsgång... 2 1.3. Textmall för nycklar... 3 1.4. Systeminställning... 3 2. Pondus Nycklar... 4 2.1. Grunduppgifter... 5 2.1.1. Låssystem... 5 2.1.2. Nycklar... 6 2.1.3. Nycklar (visa historik, ny, ta bort)... 9 2.1.4. Nyckelknippor... 10 2.1.5. Personer... 12 3. Programfunktioner Nycklar... 13 3.1. Låna ut nyckel... 14 3.2. Låna ut nyckelknippa... 15 3.3. Återlämna nyckel... 16 3.4. Försenade lån... 16 3.5. Hantera bokning... 17 3.5.1. Boka nyckel... 17 3.5.2. Hämta bokning... 18 3.6. Ändra nyckelstatus... 18 3.6.1. Spärra... 19 3.6.2. Skrota... 19 3.6.3. Borttappad... 20 3.6.4. Återta... 20 1
1. Introduktion Nyckelhantering 1.1. Allmänt I nyckelmodulen kan man använda data som redan är registrerad i Pondus bas Fastighetsuppgifter. Exempel på detta kan vara personer, ISE, byggnadsverk och utrymmen. 1.2. Arbetsgång Arbetsgången är ganska enkel i nyckelmodulen. Här gäller det att bara registrera personer som registreras som utlånare, nycklar samt eventuellt knippor om man har det. Efter detta kan man sköta hanteringen av utlåning och återlämning. Följande registreringsordning brukar normalt gälla: 1. Registrera låssystem 2. Registrera nycklar, nyckel id:n samt ev. nyckelknippor 3. Registrera personer 4. Hantera utlåning och återlämning 2
1.3. Textmall för nycklar Innan man börjar registrera data kan det vara bra att kontrollera att texten för nyckelkvittensen är rätt. Välj Admin Grunddata Textmallar. Där finns Nyckelhantering, rapporttexter Kontrollera att texten överensstämmer med er nyckelkvittens och om ändring görs så klickar ni sedan på Spara. 1.4. Systeminställning När man gör en utlåning där man anger Återlämnas senast så finns en systeminställning där man kan ange hur många dagar innan som en påminnelse ska mailas till nyckelinnehavaren. Denna finns under admin inställningar systeminställningar. Inställningen heter Antal dagar innan påminnelse för utlånade nycklar och i bilden ovan är den satt till 7 dagar. 3
2. Pondus Nycklar Den mesta av hanteringen i nyckelmodulen sker från nyckelöversikten. Klicka på menyvalet Nycklar och sedan på Nyckelöversikt. Senare i manualen återkommer vi till de funktioner som finns på sidan. 4
2.1. Grunduppgifter 2.1.1. Låssystem Börja med att gå till nyckelöversikten. Klicka sedan på knappen Nytt låssystem. En ny sida öppnas Fyll i uppgifterna för låssystemet och klicka sedan på spara. Efter det kan man ange låssystemets placering om man vill. Klicka på Ny knappen och välj önskad ISE, byggnadsverk, utrymmessystem och utrymme. 5
2.1.2. Nycklar Innan man skapar nyckelid och nycklar så måste man gå till aktuellt låssystem. Klicka sedan på knappen NY ovanför NyckelID listan. Fyll i uppgifterna om nyckeln och klicka sedan på Spara längst ned på sidan. På samma sätt som för låssystem kan man sedan ange placering om man önskar genom att välja ISE, byggnadsverk, utrymmessystem eller utrymme. 6
Nästa som ska göras är att skapa nycklar i en nummerserie. Klicka på Ny knappen ovanför nummerlistan och en ny sida öppnas. Fyll i Från- och Till nummer och klicka på skapa. 7
Till nyckelid t i bilden ovan finns 4 nycklar som samtliga är tillgängliga för utlåning. 8
2.1.3. Nycklar (visa historik, ny, ta bort) Historik För att få en lista på vad som hänt en viss nyckel i en serie så klickar man på länken visa på önskat nyckelnummer. I bilden ovan visas att Nyckel nr 2 har lånats ut 2018-02-07. Ny Med knappen Ny så skapar man en ny nyckelserie på ett nyckelid. Skriv in numret på nycklarna i fältet från och till och klicka sedan på Skapa. Vid återgång till nyckelformuläret så kan man se den skapade serien i listan nyckelrader. Knappen Stäng stänger formuläret och skapar ingen ny nyckelserie. Ta bort Med knappen Ta bort så kan man ta bort ett antal nyckelnr i en nyckelserie. Markera de nyckelnummer som ska tas bort och klicka sedan på knappen Ta bort. Bekräfta med Ok. Vid återgång till nyckelformuläret så kan man se att de nycklar man valt att ta bort har försvunnit i listan med nyckelrader. Knappen Avbryt stänger sidan utan borttagning av nycklar. 9
2.1.4. Nyckelknippor I Pondus Pro har man möjlighet att skapa nyckelknippor som sedan kan lånas ut. Börja med att gå till nyckelöversikten och klicka på knappen Redigera knippor. Om man inte har några upplagda så kommer man till en tom sida. Klicka på knappen Lägg till och en ny sida öppnas. Fyll i namn, beskrivning och eventuell kommentar. Klicka sedan på Spara längst ned på sidan. Nästa steg är att ange vilka nycklar som ingår. Klicka på knappen Ny och en ny sida öppnas. Klicka på länken på den nyckel som skall med i knippan. Sidan stängs automatiskt och nyckeln visas i listan på nycklar som tillhör knippan. Återupprepa samma hantering för att välja ytterligare nycklar som skall kopplas till knippan. 10
Ta bort nyckel från knippa Om man kommer i ett läge att en nyckel skall kopplas bort från en knippa ska man först gå till knippan. Markera sedan den nyckel som skall kopplas bort och klicka på knappen Ta bort från knippa. Nyckeln är då frånkopplad från knippan och kan lånas ut som en enskild nyckel. Observera att man inte kan ta bort en nyckel om knippan är utlånad. Ta bort nyckelknippa Börja med att gå till den nyckelknippa som ska tas bort. Klicka sedan på knappen Ta bort längst ned på sidan. Nycklarna som tillhör knippan blir frånkopplad från den och kan sedan lånas ut som enskilda nycklar. 11
2.1.5. Personer I Pondus Pro används personregistret som nyckelinnehavare. Detta finns under Bas Grundtabeller Personer. Man kan när som helst lägga upp en person. Dock innan man gör en nyckeltransaktion som t ex en utlåning. Skapa ny Klicka på Ny knappen ovanför personlistan. En ny sida öppnas. Fyll i uppgifter om personen och klicka sedan på Spara. Om man kör Pondus Pro hyra och lägger upp kunder där så skapas även personer automatiskt. I detta fall bör man bara kontrollera att personen verkligen finns upplagd innan man börjar hantera nyckelutlåning. 12
3. Programfunktioner Nycklar Den mesta av hanteringen i nyckelmodulen sker från nyckelöversikten. Klicka på menyvalet Nycklar och sedan på Nyckelöversikt. I den vänstra delen av sidan kan man göra urval på vad som skall visas i nyckelöversikten. Skriv in önskad filtrering och klicka på knappen Sök högst upp eller längst ned i urvalsdelen. Om man inte vill se rubrikerna i nyckelöversikten så kan man kryssa bort Visa rubrikrad. 13
Längst upp på sidan finns de olika funktionerna som man kan utföra i nyckelhanteringen. Dom ska vi gå igenom nu. 3.1. Låna ut nyckel Klicka på knappen Låna ut och en ny sida öppnas. Börja med att skriva in och välja nyckelmottagare. Klicka sedan på knappen Lägg till nyckel. En ny sida öppnas. Börja med att göra ett urval på t ex låssystem eller ISE. Klicka sedan på Sök och listan fylls med tillgängliga nycklar. Markera den eller de nycklar som ska lånas ut och klicka på välj. Vald nyckel/nycklar visas nu i listan. Klicka på knappen Låna ut för att bekräfta utlåningen och skriva ut en nyckelkvittens. Om man klickar på skrollpilen till höger om låna ut så kan man Låna ut utan kvittensutskrift. 14
3.2. Låna ut nyckelknippa Klicka på knappen Låna ut och en ny sida öppnas. Börja med att skriva in och välja nyckelmottagare. Klicka sedan på knappen Lägg till nyckelknippa. En ny sida öppnas. Om det behövs så kan man börja med att göra ett urval på knippor. Skriv in önskad text i sökfältet och klicka sedan på knappen Sök. Listan fylls med tillgängliga knippor. Klicka på länken på den knippa som ska lånas ut. Nycklar tillhörande knippan visas nu i listan. Klicka på knappen Låna ut för att bekräfta utlåningen och skriva ut en nyckelkvittens. Om man klickar på skrollpilen till höger om låna ut så kan man Låna ut utan kvittensutskrift. 15
3.3. Återlämna nyckel Börja med att gå till nyckelöversikten. Klicka sedan på knappen Återlämna. Om man vill kan man göra ett urval genom att skriva in det i fältet Låntagare eller Lånenummer. Klicka sedan på Sök och listan visar utlånade nycklar enligt urval. Markera den eller de nycklar som ska återlämnas. Klicka på knappen Återlämna för att bekräfta återlämningen och skriva ut en kvittens. Om man klickar på skrollpilen till höger om Återlämna så kan man Återlämna utan kvittensutskrift. 3.4. Försenade lån Börja med att gå till nyckelöversikten. Klicka sedan på knappen försenade lån. Dagens datum fylls i automatiskt. Om man vill ha något annat så ändrar man det. Klicka sedan på knappen Sök. Listan visar nu de nycklar som man angett ett förfallodatum som har gått ut mot det Datum man jämför med. Markera den eller de nycklar som önskas och klicka på Skicka påminnelse. Ett påminnelsemail går då iväg till personens registrerade mailadress. 16
3.5. Hantera bokning I Pondus Pro kan man hantera förhandsbokningar enligt följande: 3.5.1. Boka nyckel Klicka på knappen Låna ut och en ny sida öppnas. Börja med att skriva in och välja nyckelmottagare. Klicka sedan på knappen Lägg till nyckel. En ny sida öppnas. Fortsätt med att göra ett urval på t ex låssystem eller ISE. Klicka sedan på Sök och listan fylls med tillgängliga nycklar. Markera den eller de nycklar som ska bokas och klicka på välj. En ny sida visas med de nycklar som ska bokas. Klicka på knappen Boka. Skriv in en beskrivning och klicka på OK för att bekräfta bokningen. 17
3.5.2. Hämta bokning Börja med att gå till nyckelöversikten. Klicka sedan på knappen hämta bokning. Klicka på länken på den bokning som ska hämtas. Den eller de bokade nycklarna visas i listan och man lånar ut som en vanlig utlåning. 3.6. Ändra nyckelstatus Om en nyckel t ex tappats bort eller skrotats så hanterar man det enligt följande. Börja med att gå till nyckelöversikten. Gör eventuella urval och klicka på Sök. Klicka på + knappen på låssystemet. Klicka sedan på länken på nyckel ID:t. (I bilden ovan ER) 18
Här kan man se nyckeln och vilken status dom olika nycklarna i serien har. Nu följer några alternativ. 3.6.1. Spärra Markera den nyckel i listan som ska spärras. Klicka på knappen Spärra och bekräfta statusförändringen. När man återkommer till listan så kan man se att nyckeln fått status Spärrad. Om man t ex tror att man har tappat bort en nyckel men ej ännu vill registrera nyckeln som borttappad så kan man välja att spärra den tillsvidare. 3.6.2. Skrota Markera den nyckel i listan som ska skrotas. Klicka på knappen Skrota och bekräfta statusförändringen. När man återkommer till listan så kan man se att nyckeln fått status Skrotad. Skillnaden mellan att Skrota en nyckel och att ta bort en nyckel är den att vid skrotning av en nyckel så behåller man ändå historiken på nyckeln. 19
3.6.3. Borttappad Markera den nyckel i listan som ska registreras som borttappad. Klicka på knappen Borttappad och bekräfta statusförändringen. När man återkommer till listan så kan man se att nyckeln fått status Borttappad. 3.6.4. Återta Om en nyckel har spärrats, skrotats eller registrerats som borttappad och t ex återfunnits så kan man återta nyckeln vilket då gör den tillgänglig för utlåning igen. Markera den nyckel i listan som ska återtas. Klicka på knappen Återta och bekräfta statusförändringen. När man återkommer till listan så kan man se att nyckeln fått status Tillgänglig. 20