Nyckelbrickshantering

Transkript

1 Användarinstruktion Nyckelbrickshantering Svenska Stöldskyddsföreningen/ID-system Användarinstruktion Nyckelbrickshantering SSFs Nyckelhanteringsprogram 1

2 Innehållsförteckning SSFs Nyckelhanteringsprogram 3 Om programmet... 3 Registreringsnyckel... 3 Ansvar och support... 3 Installation 4 Systemkrav... 4 Installationsrutin... 4 Att använda Nyckelhanteringsprogrammet 7 Arbetsyta... 7 Menyval... 8 Arkiv... 8 Person... 8 Nyckelbricka... 9 Register Hjälp Om SSFs Nyckelhantering Att koppla nyckelbricka till person Återlämning av nyckelbricka SSFs Nyckelhanteringsprogram 2 Användarinstruktion Nyckelbrickshantering

3 SSFs Nyckelhanteringsprogram Om programmet Välkommen till Svenska Stöldskyddsföreningens nyckelhanteringsprogram. Vi hoppas att vårt nya nyckelhanteringsprogram kan hjälpa dig att få kontroll över de nyckelbrickor och nycklar du delar ut till din personal. Programmet består av en sida där du registrerar personuppgifter och en sida där du registrerar nyckelbrickor. Du kopplar sedan enkelt samman person med nyckelbricka. Programmet ger dig även möjligheten att skriva ut olika listor och kvittenser, samt några ytterligare funktioner som vi hoppas skall underlätta er nyckelhantering. Registreringsnyckel I SSF:s nyckelhanteringsprogram finns en funktion, s.k. tidsbomb, som ger SSF kontrollen över de nyckelhanteringsprogram som finns ute hos kund. Funktionen innebär att kunden med jämna mellanrum måste kontakta SSF för att få en ny registreringsnyckel. Detta gör att programmet kan användas för ytterligare en betalningsperiod. När aktiveringstiden börjar ta slut, kommer du vid in- och utloggning i nyckelhanteringsprogrammet att få ett meddelande som säger att du ska kontakta SSF för att få en ny registreringsnyckel. Denna registreringsnyckel, kod, kan du enkelt erhålla per telefon, fax eller mail. Du skriver in den nya koden i fältet och trycker OK. Nyckelhanteringsprogrammet fungerar nu för ytterligare en betalningsperiod. När du, vid installation av programmet, skall läsa in bifogad nyckelfil väljer du Läs in data. Ansvar och support Svenska Stöldskyddsföreningen ansvarar inte för eller bistår med support vid eventuella tekniska fel som uppstår i samband med installation av Svenska Stöldskyddsföreningens nyckelhanteringsprogram. Användarinstruktion Nyckelbrickshantering SSFs Nyckelhanteringsprogram 3

4 Installation Systemkrav Nyckelhanteringsprogrammet är utvecklat i Visual Basic med Access databas. Programmet kan installeras på alla datorer som använder Windows som operativsystem (Windows 3.1/95/98/2000 och NT). Installationsrutin Installationen av Nyckelhanteringsprogrammet kräver att du har administratörsrättigheter på den dator programmet installeras på. Lägg i CDn i din CD-rom läsare. Välj START i aktivitetsfältet i Windows och sedan kör. Sedan anger du D:\Setup.exe (där D: är enhetsbokstav för CD-ROM-enheten). Klicka sedan OK och följ instruktionerna på skärmen. Vid installation av Nyckelhanteringsprogrammet får vissa datorer felmeddelanden. I detta avsnitt förklarar vi varför och hur dessa frågor besvaras för att installationen skall lyckas. 1 En del äldre datorer behöver uppdatera vissa systemfiler för att kunna installera Nyckelhanteringsprogrammet. Detta påverkar inte datorns drift och samtliga filer finns med i installationsrutinen. Klicka OK så uppdaterar installationen systemet. Starta sedan om datorn och påbörja installationen på nytt efter omstart. 2 Denna programfil finns på många datorer, men inte alla. Den används av Windows operativsystem och kan i vissa lägen vara upptagen av Windows. Då kan installationsrutinen inte Installation 4 Användarinstruktion Nyckelbrickshantering

5 skriva över filen. Om du trycker Ignorera på detta meddelande kommer systemet att använda den existerande filen. 3 Detta varningsmeddelande beror på att du vid tidigare felmeddelande (kopiering av MSVCRT.DLL) tryckte på Ignorera. Tryck Ja för att acceptera att filen inte kopieras. 4 Om en annan applikation installerat systemfiler som är nyare än dem som installerats med Nyckelhanteringsprogrammet, kan ett meddelande om detta dyka upp. Vi rekommenderar att du i sådana fall använder den fil som redan finns installerad, (Yes eller Ja). Så dina andra applikationer inte slutar fungera Nyckelhanteringsprogrammet kommer att fungera med nyare systemfiler. 5 Användarinstruktion Nyckelbrickshantering Installation 5

6 Detta meddelande indikerar att registrering av viss information till datorns register inte kunde ske. Detta kan bero på flera orsaker, men skälet är oftast att informationen redan finns registrerad. Bekräfta meddelandet med Ignorera. Installationen är nu klar. Du måste nu läsa in nyckelfilen du fått med programmet för att kunna köra det. Se avsnittet registernyckel i manualen för mer information. Klicka på ikonen SSFNyckelbricka (under START knappen i Windows). Välj Läs in data och hämta upp din registernyckel från den bifogade disketten. När du läst in registernyckeln blir du ombedd att lägga upp en användare av programmet. Fyll i uppgifterna och tryck på disketten (spara). I inloggningsbilden anger du det användarnamn och lösenord som du angav när du registrerade användare vid installationen. Du är nu inloggad och får upp en huvudbild där alla registreringar sker. Installation 6 Användarinstruktion Nyckelbrickshantering

7 Att använda Nyckelhanteringsprogrammet Arbetsyta Arbetsytan i programmet består av två delar. På den ena sidan registrerar du personer och den andra nyckelbrickor. När du registrerat personer och nyckelbrickor kopplar du enkelt samman nyckelbricka och person, genom att bekräfta med den gula pilen som delar sidorna åt. Användarinstruktion Nyckelbrickshantering Att använda Nyckelhanteringsprogrammet 7

8 Menyval Arkiv Under arkivmenyn har du möjlighet att skriva ut olika listor, personlista eller nyckelbrickslista. Här kan du även avsluta programmet. Person I personmenyn registrerar du personer till vilka du vill lämna ut en nyckelbricka, genom att välja ny person. Ny person Du kan lägga upp ett register med enbart för- och efternamn eller med alla uppgifter för respektive person. Du sparar personens uppgifter genom att klicka på disketten, du upprepar sedan proceduren för att lägga in ytterligare personer. Att använda Nyckelhanteringsprogrammet 8 Användarinstruktion Nyckelbrickshantering

9 Sök person För att söka fram en registrerad person ur registret väljer du, Sök person. Du kan söka på personnummer, anställningsnummer, för- och efternamn eller avdelning. För att söka fram samtliga registrerade personer i registret lämnar du alla fält blanka och väljer Alla genom att klicka på listpilen i fältet Avdelning. Nyckelbricka Under detta menyval kan du registrera nyckelbrickor, söka nyckelbrickor samt skriva ut kvittenser. För att registrera nyckelbrickor väljer du antingen ny serie eller ny nyckelbricka. Du får nu möjlighet att registrera enskilda nyckelbrickor eller ett större antal i löpande serie. När du registrerar enskilda nyckelbrickor anger du samma nyckelbricksnummer i båda fälten och trycker OK. Användarinstruktion Nyckelbrickshantering Att använda Nyckelhanteringsprogrammet 9

10 Nyckelbricka Du kan även söka fram nyckelbrickor genom att välja, Sök nyckelbricka. Du kan söka på nyckelbricksnummer, lediga nyckelbrickor, utlämnade eller borttappade nyckelbrickor. För att söka fram alla nyckelbrickor som är registrerade väljer du Alla genom att klicka på listpilen i statusfältet. Att använda Nyckelhanteringsprogrammet 10 Användarinstruktion Nyckelbrickshantering

11 Sök nyckelbricka Du kommer i samband med utlämnande av en nyckelbricka, automatiskt få möjlighet att skriva ut en kvittens. Om du i efterhand vill skriva ut kvittensen markerar du den aktuella nyckelbrickan genom att dubbelklicka på nyckelbrickan och välja kvittens. Register Under detta menyval kan du lägga upp olika register. Under Nyckel kan du skapa ett register som talar om vart respektive nyckel går samt vilket nyckelnummer den har. När du skapat ditt eget nyckelregister kan du koppla olika nycklar till aktuell nyckelbricka. Det gör du genom att dubbelklicka på nyckelbrickan och sedan klicka på ikonen, nyckel med nyckelbricka. Du får nu upp det register du lagt upp och kan enkelt koppla nycklar till nyckelbricka. Användarinstruktion Nyckelbrickshantering Att använda Nyckelhanteringsprogrammet 11

12 Nyckel Du kan även lägga upp register över avdelning och rum. Du kan sedan vid registrering av personer koppla dessa till olika avdelningar och rum. Du har också möjligheten att lägga upp ett register på personer som har behörighet att använda nyckelhanteringsprogrammet, Användare. Att använda Nyckelhanteringsprogrammet 12 Användarinstruktion Nyckelbrickshantering

13 Hjälp Hjälpmenyn använder du när du skall läsa in uppdateringar ifrån SSF, exempelvis när du vill ha en ny registernyckel (se registreringsnyckel). Om du väljer, Om SSF nyckelhanteringsprogram, hittar du företagets uppgifter (dessa uppgifter kan du inte ändra själv). Om SSFs Nyckelhantering Användarinstruktion Nyckelbrickshantering Att använda Nyckelhanteringsprogrammet 13

14 Att koppla nyckelbricka till person Vid utlämningen av en nyckelbricka söker du fram den person som skall erhålla nyckelbrickan. Du söker sedan fram en ledig nyckelbricka, markerar nyckelbrickan, och kopplar nyckelbricka till person genom att klicka på den gula pilen som delar person- och nyckelbricksfältet. För att dela ut ytterligare nyckelbrickor till vald person upprepar du bara proceduren. Välj person och bricka Att använda Nyckelhanteringsprogrammet 14 Användarinstruktion Nyckelbrickshantering

15 Kvittens I samband med sammankopplingen kan du skriva ut en kvittens. Du kan vid utlämnande av nyckelbrickan ange ett datum när du vill att nycklarna skall återlämnas. För att ange ett datum för återlämning kopplar du först ihop nyckelbrickan med vald person. Du kan sedan i fältet, Utlämnad t.o.m, klicka på listpilen där du får fram en kalender i vilken du anger önskat datum. Om nycklarna inte har återlämnats på angivet datum kommer du vid inloggning i programmet att få ett meddelande om detta. Användarinstruktion Nyckelbrickshantering Att använda Nyckelhanteringsprogrammet 15

16 Återlämning av nyckelbricka Vid återlämnande av nycklar söker du fram den person som står registrerad för nyckelbrickan Du markerar sedan nyckelbrickan och klickar på ikonen med en kryssad nyckelbricka. Nyckelbrickan kommer då att markeras som ledig i systemet och kan delas ut till en ny person. Att använda Nyckelhanteringsprogrammet 16 Användarinstruktion Nyckelbrickshantering