SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (14) Plats och tid Svansjörummet, kommunhuset, Kinna, klockan 16.00-18.15 ande 733 mmmm Ann Iberius-Orrvik, ordförande Rolf Skarin Lennart Svensson, invald på mandat av (MBP) Göran Andersson Ann-Christine Asp 32-38d kl. 16.00-17.50 Tony Ragnarsson 38e-4O kl. 17.50-18.10 Odd Malmberg 41-42 kl. 18.10-18.15 Övriga närvarande E1' tiänstqöra nde ersätta re L Ulf Eriksson Tjänstemän Mats Lilienberg, Vd Tomas Persson, ekonom Utses att justera Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Göran Andersson Kommunhuset, Kinna.WWW Tomasy'erssçn Å/ /u /zã//p /1/4 i?" Ån/n Ib %a/á/ände/s/<áñ W Paragrafer 32-42 ANSLAG/ BEVIS Protokollet ärjusterat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Justerande 3% Marks Fastighets AB 2017-05-49 Datum för anslags 20,?,06,0% nedtagande Kommunledningskontoret VÃMM
A :1:: L..\.. \ M. é- k 5 ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2 (14) Innehållsförteckning Fastställande av dagordning 32 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut 33 Ekonomi 34 a) Hyresfordringar b) Aprilrapport 2018 c) Budgetplan 2019-2022 d) Revisionsrapport 2017 Information från Spinnerskan i Mark AB 35 Förslag fastighetsförvaltning TSF 36 Utveckling av Rydalsfastigheten som besöksplats 37 Fastigheten Rydal 2:11 38 a) Sprinkler, SARF b) Oljesanering c) Fönsterbyte d) ljyreskontrakt e) Ovrigt Fastigheten Assberg 1:82 39 Dataskyddsombud, dataskyddsassistent 40 Attestordning 41 Nästa sammanträde 42
14,»- \= M = 6:- k 5 ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 3 (14) 32 Fastställande av dagordning En dagordning ingår i kallelsen, vilken publicerats i Netpublicator till dagens styrelsemöte. Ordföranden föreslår att dagordningen fastställs med tillägg av punkt avseende utnämning av dataskyddsombud och dataskyddsassistent samt punkt avseende attestordning. Den inför mötet publicerade dagordningen fastställs med tillägg av punkt avseende utnämning av dataskyddsombud och dataskyddsassistent samt punkt avseende attestordning. /M/w Just?! e 2%
.zzø M k 5 ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 4 (14) 33 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut Sammanträdesprotokollet från styrelsemötet den 13 mars 2018 finns publicerat på Marks kommuns hemsida, www.mark.se, och ingår också i kallelsen till dagens möte. Protokollet läggs till handlingarna. /1 Juster? i n
:IC:.\\.. 5 M *2: k 8 ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 5 (14) 34 Ekonomi a) Hyresfordringar Två hyresgäster resterar med hyra. Påminnelse har skickats. b) Agrilrapgort 2018 Vd och ekonom redovisar aprilrapport per 2018-04-30. Resultatet för perioden är -20 tkr. Resultatprognosen efter finansiella poster för helåret 2018 är -668 tkr. Ordföranden föreslår beträffande rapporten i Stratsys att den avslutande formuleringen avseende finansiella riktlinjer - vilket heller inte har efterfrågats från Spinnerskan i Mark AB - stryks. Aprilrapport per 2018-04-30 fastställs med föreslagna ändringar. c) Budqetunderlaq 2019-2022 Vd och ekonom presenterar budgetunderlag 2019-2022. Budgetunderlag 2019-2022 fastställs. d) RevisionsraQQort 2017 Vd och ekonom redovisar revisionsrapport från PwC för 2017. Revisionsrapport från PwC för 2017 läggs till handlingarna. Justerandes si /
v SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 6 (14) 35 Information från Spinnerskan i Mark AB Sedan förra styrelsemötet har det inte varit något möte i Spinnerskan i Mark AB. I samband med nästa möte i Spinnerskan i Mark AB den 17 maj hålls koncernens samtliga bolagsstämmor. /7 /l/j Justerand /s/ % UtdrangestVrkande
114,, åäl Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 7 (14) 36 Förslag fastighetsförvaltning TSF Ett avtalsförslag för fastighetsförvaltning av Rydalsfastigheten har lämnats av teknikoch serviceförvaltningen. Styrelsen diskuterar ärendet. Ordföranden föreslår att Vd får i uppdrag att förhandla ytterligare med teknik- och servicenämnden utifrån avtalsförslaget. Vd får mandat att, efter förhandling och egen bedömning av utfallet, teckna ett avtal fram till 2018-12-31. Under hösten 2018 görs en utvärdering av avtalet bl a i relation till vaktmästarens arbete, varefter Vd omförhandlar avtalet med teknik- och servicenämnden inför 2019. Vd får i uppdrag att förhandla ytterligare med teknik- och servicenämnden utifrån avtalsförslaget. Vd får mandat att, efter förhandling och egen bedömning av utfallet, teckna ett avtal fram till 2018-12-31. Under hösten 2018 görs en utvärdering av avtalet bl a i relation till vaktmästarens arbete, varefter Vd omförhandlar avtalet. Justera n,då/gagn / 1 r I / '7 %
411.-...\. k : *5 Mar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 8 (14) 37 Utveckling av Rydalsfastigheten som besöksplats Vd informerar om åtgärder för att utveckla Rydalsfastigheten som besöksplats. En broschyr har arbetats fram av Marks kommun, som ska finnas både i pappersformat och digitalt. I broschyren informeras om vilka lokaler som finns att hyra, hur lokalerna ser ut, priser etc. Arbetet med broschyren ska fortsätta i syfte att göra ytterligare förbättringar. Justerandes s' %
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 9 (14) 2018-0508 38 Fastigheten Rydal 2: 11 a) Sprinkler, SÄRF Vd informerar om underhåll av Sprinkleranläggningen samt kontakter med SÄRF. Ett antal åtgärder har genomförts och rapporterats till SÄRF. En konsult har kontaktats som ska skicka en servicetekniker för att åtgärda återstående anmärkningar. Därefter ska en provtryckning av sprinkleranläggningen genomföras. Konsulten ska också upprätta en skötselbeskrivning av sprinkleranläggningen. b) Oljesanering Vd informerar om Oljesaneringen på fastigheten. För saneringen av den konstaterade oljeföroreningen på fastigheten i Ryda] har beskedet från Länsstyrelsen först varit att något statligt bidrag inte beviljas för 2018, men att Rydalsfastigheten är det högst prioriterade objektet att genomföra en kartläggning/förstudie under 2019. Därefter har Länsstyrelsen lämnat ett nytt besked som anger att Länsstyrelsen via Naturvårdsverket kan bevilja en förstudie med full ersättning under förutsättning att Marks kommun tar på sig projektledaransvaret och garanterar att förstudien kan slutföras under 2018, med rapportering i början av 2019. Målsättningen med förstudien är att skapa ett underlag för att kunna påbörja sanering. Marks kommun svarade länsstyrelsen 2018-05-04 att förstudien ska slutföras under 2018. En intern projektledare har utsetts för projektet. Länsstyrelsen finansierar projektet som ska upphand as via Statens Geotekniska Institut (SGI) alt. Sveriges Geologiska Undersökning (SGU). c) Fönsterbyte Vd informerar om byte/renovering av fönster på fastigheten. Det beslutades vid styrelsemöte 2017-10-17 att beställa byte/reparation av fönster till en beräknad kostnad av 300 tkr. Hittills har leverantören fakturerat 70 tkr. Offerten ska kontrolleras och följas upp. /7// JusterandesW %
qi:\\:. ' M k E ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 10 (14) d) Hyreskontrakt Vd informerar om nya hyreskontrakt. e) Ovrigt Under 2017 gjordes investering i en ny pannanläggning i panncentralen. Den nya anläggningen började användas i oktober. I revisionsrapporten från PwC anger auktoriserade revisorn att en uppföljning bör göras av panncentralens avkastning, för att utvärdera om något nedskrivningsbehov föreligger. Ordföranden föreslår att vid decembermötet görs en särskild rapportering om panncentralen, för perioden oktober 2017-oktober 2018, med tillhörande frågor. Vid mötet ska personal från Mark Kraftvärme AB informera om pannanläggningen. Vid decembermötet görs en särskild rapportering om panncentralen, för perioden oktober 2017-oktober 2018, med tillhörande frågor. Vid mötet ska personal från Mark Kraftvärme AB informera om pannanläggningen. /M A. Justerandes sign % ä W 1
:4: m\-- 3 M é 5 ar k SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 11 (14) 39 Fastigheten Assberg 1:82 Vd informerar om användningen av skurmaskinen som Marks Fastighets AB bekostar för rengöring av betonggolvet. Vd har kontakt med fastighetsmäklare i syfte att sälja fastigheten. Jus s sign W
'1:e' '5 Q Z DJ "'57: SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 12 (14) 40 Dataskyddsombud, dataskyddsassistent Enligt nya regler för dataskyddsbehandling ska Marks Fastighets AB utse ett dataskyddsombud. Marks Fastighets AB köper tjänster från Marks kommun som har informerat att kommunjurist Marielle Neander är tänkt som dataskyddsombud för bolaget. Enligt riktlinjerna från Marks kommun ska varje organisation också utse en s k dataskyddsassistent som ska bistå dataskyddsombudet med information om verksamheten. Styrelsen diskuterar ärendet. Styrelsen beslutar utse kommunjurist Marielle Neander till dataskyddsombud för Marks Fastighets AB. Styrelsen beslutar utse ekonom Tomas Persson till dataskyddsassistent för Marks Fastighets AB. An Justerat? g / /%
-\\. 11': a M k WE ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 13 (14) 41 Attestordning Enligt nuvarande attestordning, beslutad vid styrelsemöte 2017-12-05, 82 gäller följande: Attestering av fakturor sker genom att Tomas Persson först konterar fakturor, därefter attesterar Vd. Fakturorna utanordnas sedan av redovisningschefen / Marks kommun, Lena Arvidsson. Ersättare för Vd är Marks kommuns ekonomichef Karin Hydén. Ersättare för redovisningschefen är Kristian Johansson, p/aneringsekonom vid kommunledningskontoret. Från och med 2018-01-01 ges Vd Mats Lilienberg rätt att utse ytterligare attestanter för ekonomiska transaktioner. Marks Fastighets AB avser att teckna avtal med teknik- och serviceförvaltningen för förvaltning av fastigheten Rydal 2:11. Attestordningen bör därför ändras så att fastighetsförvaltare med teknisk kunskap attesterar fakturor och Vd Mats Lilienberg därefter utanordnar fakturorna. Vd Mats Lilienberg bemyndigas att ändra Vd:s attestering från mottagningsattest till utanordning av fakturor. Vid styrelsemötet i september presenterar Vd ett nytt förslag på attestordning.
A nä! Mark ages Q SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 14 (14) 42 Nästa ordinarie sammanträde Nästa ordinarie sammanträde är den 4 september kl 16.00. Lokalen är Hyltenäsrummet, kommunhuset, Kinna. /7 Justera?â# %