MAXIMERA LÄRANDET - få större effekt av dina medarbetares utbildning 2014-15
Går det att maximera lärandet? Ja visst finns det faktorer som påverkar en persons möjlighet att ta till sig och utveckla kunskap. En utbildning är bara ett startskott till en möjlig beteendeförändring och ökad kompetens. Det är det som händer både före och efter en utbildning som är avgörande för om det blir ett bestående resultat och effekt av en gjord insats. Detta material ger dig som chef en möjlighet att tillsammans med din medarbetare (och även materialet Maximera Lärandet för deltagare) metodiskt gå igenom både behov och konkreta målbilder och aktiviteter kring en utvecklingsinsats. Vi skriver i materialet utbildning och hänvisar till ett specifikt tillfälle. Kompetensutveckling kommer dock i många olika former och materialet kan likväl användas för längre processer och olika metodval. Din chefsroll kopplat till utbildningen Som chef har du en viktig del i dina medarbetares kunskapsutveckling, dels i det dagliga arbetet och dels i den coachande och ledande rollen. I samband med en koncentrerad utbildningsinsats blir din chefsroll och ditt stöd till dina medarbetare extra värdefullt. Får man hjälp med att omvandla nya kunskaper till nya beteenden så är det större sannolikhet att det kommer att hända. Ju mer du metodiskt jobbar både före- under och efter en insats och gör den planeringen tillsammans med din medarbetare- desto större sannolikhet för en stark utveckling. Vad bör du och din medarbetare sätta för mål och syfte före utbildningen? Hur kan du som chef underlätta för medarbetaren under utbildningen? Hur följer du upp efter genomförd utbildning? Maximera effekten av en utbildning Nya beteenden tar tid och kraft att utveckla Det tar tid att lära sig göra gamla, invanda saker på ett nytt sätt. Enbart nyvunnen kunskap räcker inte. Eftersom våra gamla beteenden oftast känns lättare och tryggare krävs mer än nyvunnen kunskap för att få till stånd en bestående beteendeförändring. Det krävs både träning, repetition, ork, motivation och återigen träning. Men framför allt behövs ett stöd och en miljö runt personen som stöttar och möjliggör en utveckling. Tid för att träna och börja göra på nytt sätt Nya beteenden går ofta inte lika smidigt som gamla invanda mönster. Det tar helt enkelt tid innan det nya beteendet genererar önskad effekt. Som chef behöver du både ha förståelse för och tålamod med detta. Du behöver troligtvis hjälpa din medarbetare att faktiskt skapa plats i kalendern för träning och repetition och se till att det normala arbetstrycket minskas den första tiden efter utbildningen. Nya vanor och beteenden måste tränas och åter tränas. Kanske behövs en dag ostört för att ta hand om nya insikter. En fortsättning på hemmaplan som gör att kunskapen internaliseras och görs om till vardagliga beteenden. Positiv återkoppling Det kan inte nog understrykas hur viktigt det är med positiv återkoppling för att förstärka ett beteende. Ju mer man som chef stöttar, coachar och ger god återkoppling på de nya beteenden en medarbetare håller på att träna in efter genomförd utbildning, desto snabbare och bättre resultat kan du förvänta dig. Tänk även på hur gamla beteenden kan styras bort från. Finns konsekvenser i systemet som premierar att göra som man alltid har gjort? Får man beröm och uppskattning för att göra saker fort, även om det är fel? Finns det inga konsekvenser alls? Det vill säga ingen noterar om man gör vare sig det ena eller det andra? I så fall kommer medarbetaren förmodligen att göra det som är enklast. Vanans makt är stor. 2
Kompetensutveckling i tre steg Före - under - efter Varje utbildningssteg kan sägas vara en process bestående av tre delar. Det finns alltid ett före, ett under och ett efter. Görs utbildningen i flera steg är dessa olika delar återkommande i varje steg. Ju noggrannare du och din medarbetare tänker igenom och planerar varje utbildningsdel desto större blir möjligheten att utbildningsinvesteringen skapar ett tydligt resultat. FÖRE UNDER EFTER Förberedelser Mål och ambition Planering Ev hemuppgifter Möte med chef Aktiv pedagogik Närvaro Case och träning Reflektion Back-up hemma Repetition Resultatuppföljning Personlig handlingsplan Träning och övning Målstyrning- feedback Möte med chef Före Ju tydligare din medarbetare som går en utbildning formulerar en målbild, tänker igenom vad han/hon vill ha ut av utbildningen, gör hemuppgifter och förberedelser, desto bättre kan han/hon arbeta under utbildningen och säkerställa att få med sig det som är viktigt. En rekommendation är att du och din medarbetare har ett avstämningsmöte om innehåll, mål och förväntat resultat ett par veckor före utbildningen. Ju tydligare målbild på konkret nivå som ni formulerar, desto lättare att styra och följa upp mot det målet. Ett tips är att ni redan under denna träff även planerar in ett avstämnings-/uppföljningsmöte efter avslutad utbildning. Ofta finns förberedande uppgifter inför utbildningen. För Advantum Kompetens utbildningar är det alltid deltagarenkäter och lärstilstest, och uppgifter av olika slag som ska göras i förberedande syfte. Man får även hjälp med att maximera sitt eget lärande i motsvarande metodmaterial. Hur lär du dig maximalt samt vad och hur kan du påverka din utvecklingsnivå? Uppmuntra gärna din medarbetare till aktivt deltagande under utbildningsdagarna och att ställa sig frågan- På vilket sätt kan jag applicera detta på hemmaplan? Under Under själva utbildningen behöver din medarbetare få ägna all sin tid åt sin egen kompetensutveckling och att vara närvarande. Var gärna med och skapa utrymme för lärande hos din medarbetare genom att avlasta honom/henne! Behövs det vikarie för att täcka upp? Tar någon din medarbetares inkommande samtal? Går mailen till någon kollega under utbildningsdagarna? Att försöka vara på två ställen samtidigt är inte effektivt och bryter upp lärprocessen. Det skapar sämre förutsättningar för att det blir ett bestående lärande. Efter Ska utbildning och kunskapspåfyllnad omvandlas till nya beteenden krävs både repetition, övning och implementering i vardagen. Därtill behövs feedback och uppmuntran och att det finns ett tydligt mål att jobba mot som någon efterfrågar mer än bara medarbetaren själv. Planera gärna in ett eller flera avstämningsmöten med din medarbetare för att följa upp, utvärdera och säkerställa resultatet av utbildningen. Hjälp gärna din medarbetare att hitta former för repetition, kunskapsöverföring och beteendeförändring! Och inte minst- var närvarande och uppmuntra framsteg och utveckling i vardagen. Ge tydlig feedback som kopplar till utbildningen och de mål som ni ställt upp. 3
Att analysera behov av utveckling Om du konstaterar att det resultat som görs, i ekonomiska eller beteendemässiga termer, inte är tillfredsställande så behöver man fundera över åtgärder (1). Kommer man fram till att det är beteendet (2) som är i behov av att utvecklas behöver du definiera dessa beteenden för att fokusera på dem. Har du beskrivit dessa beteenden tydligt behöver man analysera dem (3) hos varje individ/grupp för att se vad orsaken är till att beteenden som idag förekommer inte är de önskvärda. Beror det på bristande kunskap? På låg grad av attityd och vilja? På bristande erfarenhet? Eller är det rent personliga egenskaper som ligger i vägen? Kanske är det rentav inget av detta utan det beror på omgivningen (4) i sig? Det vill säga, personen/personerna är egentligen fullt kompetent/kompetenta men kan eller vill av olika anledningar inte bete sig på önskvärt sätt. Det kan handla om otydliga processer, otydlig information, bristfälligt förankrade målbilder, omöjliga tekniska förutsättningar eller en kultur som motverkar önskvärt beteende. 4
Behovsanalys Utgå från modellen på föregående sida och gå igenom hur du ser på situationen! Analysera i fyra steg hur behoven av utveckling och eventuella kringfaktorer ser ut! Beskriv behoven så detaljerat som möjligt! 1. Vilket konkret resultat vill du komma åt? 2. Beskriv resultatet i termer av konkreta beteenden! Vad är det som medarbetaren behöver GÖRA för att nå det önskvärda resultatet? Utgå från att beskriva nuläget och sedan önskat beteende/beteenden! 3. Hur ser du på bristerna i beteendet som du beskrivet? Vad är det som hindrar personen att göra rätt redan idag? Sitter det i de personliga egenskaperna? I så fall, går detta att utveckla? Alternativ? 3a. Är det en attitydfråga? Inställning? Vad behöver göras/utvecklas? Vad ligger bakom den attityd/inställning som finns idag? 3b. Brister det i erfarenhet? I så fall, hur lång tid kommer det att ta för att utveckla förmågan och beteendet? 3c. Är det ren kunskapsbrist? Hur ser nuvarande nivå ut och vilka kunskaper behövs för att stärka beteendet? 4. Vad finns i omgivningen som påverkar? Kan du ändra något i omgivningen som skulle ge bättre förutsättningar för medarbetaren? Kan hon/han själv ändra på något i omgivningen? Processer? Målbild? Arbetsredskap? Stöd och coachning? 5
Checklista för att nå resultat Gå tillsammans med medarbetaren igenom vad som behöver göras före, under och efter utbildningen för att säkerställa ett gott resultat. Koppla tillbaka till den målbild som ni kommit överens om och säkerställ att den med givna aktiviteter är realistisk. FÖRE utbildningen Klart Ej klart Gå igenom behovet och stäm av att behovet motsvarar den insats som planeras Säkerställ att medarbetaren har rätt förutsättningar för att kunna delta. Finns en för hög belastning på hemmaplan (att medarbetaren "måste vara på två ställen samtidigt") är det svårt att få möjlighet att ta till sig ny kunskap. Gå tillsammans med medarbetaren igenom innehållspunkter och vilka områden som är viktigast att fokusera på. Det är lämpligt att utifrån utbildningens mål formulera ett eller flera personliga mål för medarbetaren ifråga. Stäm av vilka dina förväntningar är, rent konkret, på medarbetarens prestationer efter utbildningen (alt varje steg). Gå igenom hur du konkret ser att utbildningen kommer in i det dagliga arbetet eller på vilket sätt du förväntar dig att kunskapen används. Sätt tider i din kalender för avstämningsmöten, avrapportering och uppföljning. Planera för att medarbetaren har extra tid i sin kalender direkt efter utbildningen för att ta hand om nyvunnen kunskap och göra något konkret direkt. Om utbildningen kommer att påverka även andra, gör gärna en kort information om vilken utveckling som är planerad så stöd finns i hela arbetsgruppen. UNDER utbildningen Klart Ej klart Var backup på jobbet eller se till att någon annan är det så att medarbetaren kan fokusera helt och fullt på sin kompetensutveckling. Det går inte att ta in kunskap och utvecklas om man samtidigt ska vara telefonbackup på jobbet, eller hantera mail. EFTER utbildningen Klart Ej klart Ställ krav på "återrapportering", dels till dig själv för att se vilka delar som känns relevanta för medarbetaren att jobba vidare med. Dels vilka områden som varit i fokus och hur dessa kopplar till den egna målbilden. Arbeta med en plan tillsammans med medarbetaren som innehåller såväl repetition som tillfälle att praktisera ny kunskap. Tillåt extra tid ett tag för detta för att det ska ge resultat på lång sikt. Revidera och sätt nya mål för utveckling av nya beteenden. Hur ska saker i vardagen förändras som ett resultat av utbildningen? Var stäms dessa beteenden av? (anteckna gärna i rutan nedan) Finns konkreta resultat i ekonomiska termer, tidsmässiga vinster eller kvalitetshöjningar att vänta? I så fall var kan dessa mätas av och eventuellt även räknas på? Går detta att göra kan du se utbildningen i ett annat perspektiv som en investering och börja räkna på avkastning. Säkerställ att du själv har tid att följa uppsatta mål och coacha medarbetaren i rätt riktning. Gör avstämningar enligt plan och räkna med att nya beteenden tar tid. Med rätt stöd och återkoppling går det både fortare och enklare. Planera tre månader framåt minst Egna kommentarer till punkterna ovan: 6
ROI Investeringskalkyl Vill du kunna följa utvecklingen även i en tydlig kalkyl så kan följande modell vara en grund för att även räkna fram en return- on- investment kalkyl. Du kanske inte kan bedöma exakta effekter innan men gör ett tydligt antagande och en uppskattning av vad det kan ge- och följ upp mot målbilden efteråt. Ny kunskap att inhämta: Nya beteenden att öva upp Beskriv vad det/de nya beteendet/beteendena har för ekonomisk effekt inom en viss tidsperiod. Tex: Genom att ha fler effektivare möten skulle ca 1 timme i veckan kunna sparas per person. Mindre kostnad, t.ex. arbetstid Mindre kostnad, t.ex. material Mindre kostnad övrigt A. Totalt minskade kostnader inom tidsramen 0 kr Ökade intäkter genom aktivitet: Ökade intäkter genom aktivitet: Ökade intäkter övrigt: B. Totalt ökade intäkter inom tidsramen 0 kr Kostnader för utbildningen Kostnad för arbetstid Kostnad för resor och /eller övernattning Ev kostnad för ersättare Ev kostnad för produktionsbortfall C. Totalt kostnad 0 kr Tidsintervall, datum: till datum: C= 0 kr A + B= 0 kr Kostnad Jämför Möjlig intäkt 7
Får vi lov att presentera oss? Advantum Kompetens erbjuder både öppna och företagsinterna utbildningar inom Ledarskap, Pedagogik, Kommunikation och HR. Vårt öppna utbildningsprogram finns i Stockholm, Göteborg och Malmö. Företagsanpassade utbildningar levererar vi i hela Norden. Vår affärsidé är att leverera effektiva utbildningar med bestående resultat. Det gör vi genom vår metod Maximera lärandet där vi hjälper både deltagare och chefer att målstyra utvecklingsinsatser för resultat och mätbarhet. Materialet ingår i alla våra utbildningar. Vår specialinriktning i strategiska kompetensfrågor gör också att vi har möjlighet att säkerställa att ni som organisation har ett ramverk som möjliggör effektiv kompetensutveckling. Vi arbetar med hela vår kompetens i konceptet Advantum Kompetenspartner där vi också erbjuder ett nära samarbete med analys och rådgivning i kompetensfrågor. En påbyggnad av de egna resurserna där vi i partnerskap arbetar med att styra kompetensutvecklingen utifrån verksamhetens behov på effektivast möjliga sätt. RÅDGIVNING ANALYS PEDAGOGISKT BOLLPLANK UTBILDNINGAR E-LEARNING VERKTYG METODDER Advantum Kompetens startade år 2000 och har utvecklats till att idag vara ett rikstäckande kompetensutvecklingsföretag. Vi är idag drygt 40 personer som brinner för att utveckla såväl individer som organisationer till högre nivåer. Våra kunder finns i hela landet, i de flesta branscher, såväl i privat- som offentlig verksamhet. Stockholm Karlavägen 108, 115 26 Stockholm 08-410 40 650 Göteborg Teatergatan 19, 411 35 Göteborg 031-761 92 20 Malmö Baltzargatan 21A, 211 36 Mamö 040-630 24 20 8