Navigera i Promote Promote Programmets namn Notifieringar Ditt namn Resurser Meddelanden...

Transkript

1 Promote Coachguide

2 2

3 Coachguide Välkommen coach du är viktig! I den här guiden hittar du förslag på hur du kan stötta din(a) deltagares utveckling på bästa sätt så att NI får ut maximalt av utbildningen. All forskning och erfarenhet när det gäller vuxnas utveckling i yrkeslivet är solklar när det gäller chefens roll - DU är den viktigaste länken för att utbildningen ska omsättas i praktiken! I den här guiden skriver vi som om du vore chef över deltagaren. Är du inte det så kan du ändå utgöra ett utmärkt bollplank i de frågor som kräver chefsmandat. Lycka till! Innehåll Navigera i Promote Promote Programmets namn Notifieringar Ditt namn Resurser Meddelanden...5 De grå knapparna på din coachsida Viktiga nyheter och meddelanden till coacherna Progress...5 Att klarmarkera uppgifter Mål...8 Deltajer kring målen...9 Checklista coach Innan uppstartsmötet Uppstartsmöte Under utbildningen Efter utbildningen Agenda uppstartsmöte - exempel Målsättningsdialog - exempel Coachingsamtal - exempel Uppföljningssamtal - exempel

4 Navigera i Promote Här är lite hjälp på traven att hitta på din coachsida. Efter någon gång så är du snabbt inne i det. Våga klicka runt och testa. Vi ska gå igenom de viktigaste funktionerna du har på din coachsida och börjar i den röda listen som är ett permanent inslag oavsett var i Promote du befinner dig Promote Texten Promote fungerar som en hemknapp och om du klickar här kommer du till din startsida. Om du är coach för deltagare som går flera olika program så kommer du få en lista över alla program och därifrån väljer du vilket programm du vill jobba i. Är du coach för deltagare i endast ett program så kommer din startsida se ut som bilden här ovanför. 2. Programmets namn Detta är kort och gott namnet på programmet du befinner dig i. 3. Notifieringar Det här är din Promote-inkorg som samlar alla händelser i alla dina program. Här kan du exempelvs hitta notifieringar när dina deltagare slutfört en uppgift som kräver ditt coachgodkännande eller om det publicerats någon speciell information till dig som coach. 4. Ditt namn Om du klickar på ditt namn fälls en liten extra meny ut. Här hittar du här dina kontoinställningar, härifårn hittar du tillbaka till hjälpsidorna du fick se i början när du loggade in och du kan även välja vilket program du vill jobba i direkt från denna meny (om du är aktiv i flera program) 5. Resurser Detta är programmets resursbibliotek. Här hittar du alla resurser som används i programmet, såsom e- learningar, pdf:er, dokument etc. 4

5 6. Meddelanden Via Meddelanden kan du skicka privata meddelanden till dina deltagare. Här hittar du även meddelanden som dina deltagare skrivit som inte är kopplade till en specifik uppgift. På nästan alla sidor i Promote har deltagaren en liten knapp som heter Coachkonversation, och från den kan deltagarna skicka meddelanden till dig som alltså samlas här. 7. Min coachsida Denna fuungerar som en hemknapp och klickar du här kommer du tillbaka till din startsida för programmet. De grå knapparna på din coachsida Vad bra, då har vi gått igenom den röda listen längst upp. Nu går vi in på din coachöversikt för ett specifikt program och de grå knapparna du ser där Viktiga nyheter och meddelanden till coacherna Här ser du viktiga meddelanden från kursledaren och administrationen. Klicka på det för att fälla ut mer information. 2. Progress Här ser du hur det går för dina deltagare i programmet. De olika fägerna indikerar följande: Blått: Uppgiften är klar i tid Rött: Uppgiften är INTE klar i tid Gult: Uppgiften väntar på ditt coachgodkännande Du kan också klicka på + Alla aktiviteter för att fälla fram mer information om respektive deltagares program. I exempelbilden på nästa sida har vi fällt fram mer information om Andreas progress. 5

6 Nu ser du alltså detaljer för hur det går för din deltagare. Varje blå textsträng är en klickbar länk som leder till den specifika uppgiften/blocket med uppgifter. En liten bock framför en uppgift betyder att den är klar. Du som coach kommer att vara involverad i alla uppgifter som har en liten klocka framför sig. När du som coach behöver godkänna en uppgift så kommer detta att visa sig på fem olika sätt: 1. Du kommer få vanlig e- med en direktlänk in i Promote och till den specifika uppgiften du ska godkänna 2. Du kommer få en notis om det i Promote ( i din Promote-inkorg) och även denna kan du klicka på för att komma direkt till uppgiften 3. Din deltagares progress kommer att markeras med gul färg 4. En flagga vid din deltagares namn kommer att bli synlig, denna kan du klicka på för att komma direkt till uppgiften. 5. I översikten blir klockan framför aktuell uppgift Så sammanfattningsvis innebär gul färg att du som coach behöver agera. 6

7 Att klarmarkera uppgifter För att klarmarkera uppgifter åt din(a) deltagare klickar du på länken/notisen/flaggan/uppgiften enligt ovan. Då kommer du till själva uppgiften som exempelvis kan se ut så här: Överst har du din röda list som vanligt. Sedan kommer en beskrivning av uppgiften. Längst ner på sidan ser du vad din deltagare har svarat i den mörkgrå rutan, och under den finns det plats för dig att skriva ditt svar tillbaka och antingen godkänna uppgiften eller be om mer information från din deltagare. Ni kan även skicka ytterligare meddelanden till varandra i rutan till höger om klarmarkeringsrutan under Konversation. Dessa meddelanden samlas som vi nämnde tidigare även i Meddelanden i. I exemplet ovan är det Andreas uppgift du ska godkänna. Lollo som är din andra deltagare i det här programmet är redan godkänd och klar pådenna uppgift detta indikeras med en blå bock till höger. För att se Lollos svar på uppgiften, klicka på hennes namn så fälls informationen ut. 7

8 3. Mål Här hittar du dina deltagares mål och översikten ser ut så här Här ser du vilka mål dina deltagare har. Först så listas programmålen om det finns några. Och sedan listas din deltagares personliga mål. Den blå färgen i progressbaren visar hur långt deltagaren nått i respektive mål. 8

9 Deltajer kring målen För att se detaljer kring ett mål klicka på den lilla vita pilen längst ut till vänster så fäller du fram mer information. Nu kan du se start- och slutläge, beskrivning och om din deltagare har skapat några aktiviteter som hjälp att nå målet och du kan du även kommentera målet. 9

10 Checklista coach Här är ett förslag på åtgärder som gör att du som coach kan ge bästa möjliga stöd under hela utbildningen. Innan uppstartsmötet Innan ni ses för uppstartmöte så ta dig en funderare kring nedan. Några små tips: - För in kalendern - Håll det enkelt och handgripligt - Hitta snabba vinster - För en kontinuerlig dialog med deltagaren. Hitta nyttan med utbildningen Fundera över vad du vill ha för resultat med att skicka deltagaren på den här utbildningen. Hur kan just den här utbildningen gynna er verksamhet? Kan den bidra till några konkreta mål i verksamheten? Vad vill du att deltagaren ska göra mer av och bättre för att gynna verksamheten? Hur kan den här utbildningen gynna deltagarens personliga utveckling? Lär dig hur utbildningen är upplagd Logga in på Promote och gå igenom utbildningens mål och upplägg. Hur relaterar utbildningens målsättningar till dina? Vad ska deltagaren förbereda? Vad ska deltagaren tillämpa? Genomförande på hemmaplan Fundera över hur du på bästa sätt kan stötta din deltagare. Hur kan du skapa tillfällen för deltagaren att få tillämpa det hen tränar? Behöver deltagaren extra tid eller andra resurser för kunna tillämpa? Hur kan du coacha deltagaren innan tillfällena? Hur kan du återkoppla efter tillfällena? Ta fram kalendern Boka tid med deltagaren för ett första möte där ni ska gå igenom förväntningar mm. För in när de olika träningstillfällena är så att du kan hitta tillfällen innan och efter för att träffa deltagaren. Kan du hitta tidpunkter för tillfällena som du funderade över ovan? Uppstartsmöte Se exempel på agenda. 10

11 Under utbildningen Följ upp på Promote. Ge konkret feedback på din deltagares rapporter så att dom blir klarmarkerade - Följ den allmänna diskussionen på kurssidan. Fullfölj er plan. Genomför det ni kommit överens om. Sätt tydliga mål. Justera planen vid behov. Tillför resurser i form av tillfällen och tid vid behov. Coacha. Utvärdera. Justera målsättningar vid behov. Efter utbildningen Direkt efter sista tillfället och någon månad efter det. Genomför uppföljningsmöte. Kontrollera måluppfyllnad. Återkoppla till varandra. Sprid lärdomar i organisationen. Gör en ny plan. 11

12 Agenda uppstartsmöte - exempel Nu är det dags att träffa deltagaren och diskutera utbildningen för första gången. Här är ett exempel på hur det skulle kunna gå till. För en öppen och utvecklande dialog. Dokumentera alla överenskommelser. Syftet med mötet. Du anger syftet för mötet. Dina förväntningar på resultat av utbildningen. Delge din syn på hur utbildningen passar in i verksamheten. Delge vilka resultat du vill ha ut av utbildningen och ev. kopplingar till verksamhetsmål. Deltagarens förväntningar på resultat av utbildningen. Fråga vad deltagaren personligen vill ha ut av utbildningen. Vad deltagaren behöver göra mer och bättre för att förväntningarna ska uppfyllas. Fråga deltagaren om detta. Stötta vid behov med din syn. Delge tillfällen för tillämpning som du identifierat. Fråga om deltagaren har fler tillfällen. Kursmålsättningar. Diskutera hur dessa kan stötta era förväntningar. Formulera personliga mål (kan göras efter första träningstillfället). Se exempel på målsättningsdialog. Be deltagaren att logga in och gå utbildningen tillsammans. Gå igenom de olika uppgifterna som ingår i utbildningen och diskutera behov av resurser och stöd för att lösa dessa. Deltagarens behov av stöd. Diskutera övriga behov av stöd och resurser. Tidpunkter. För träningstillfällen. För tillämpningstillfällen. För coachtillfällen. För uppföljningstillfällen. 12

13 Målsättningsdialog - exempel All utbildning och utveckling blir mycket mer givande om det finns målsättningar kopplade till dem målsättningar som är kopplade till verksamheten där nyttan ska ske. Många tycker att målsättningsarbete är utmanande men det viktiga är inte att det är så himla fiffigt utan enkelt och konkret. Din deltagares målsättningsarbete blir mycket enklare och verkningsfullare om du är tydlig med dina förväntningar och eventuella kopplingar till den vardagliga verksamheten. Ha hellre fler kortsiktiga och relativt enkla mål så att deltagaren känner att det går framåt istället för svulstiga affärsplanemål som deltagaren har svårt att relatera till. Här kommer ett exempel på hur ni på enklaste sätt kan sätta relevanta mål tillsammans. Den här dialogen kan vara en del av uppstartsmötet eller efter första träningstillfället när deltagaren är mer varm i kläderna. Oavsett vilket så kommer ni att följa upp mot målen och justera dem vid behov. Målen förs in på Promote av deltagaren. Så här skulle ett samtal kunna låta Jag ser följande behov - Du delger dina förväntningar. Om du flera så ta en i taget. Vad kan du i din roll åstadkomma för att stötta det? (Kan utgöra övergripande mål) - Fråga deltagaren vad som behöver uppnås i dennes roll för att stötta dina förväntningar Hur skulle vi kunna formulera det tydligt? I syfte att bli överens och skapa förståelse Vad behöver du göra mer och bättre för att åstadkomma det? (Här kommer de konkreta målen!) Fråga deltagaren. Här kommer de konkreta och vardagliga målsättningarna fram så som hen känner sin verksamhet. Desto fler konkreta saker desto bättre många tydliga mål. Hur vet vi om du har uppnått det? Här hittar vi mätmetoderna. När behöver du uppnå det? Här kopplas tidsaspekten till respektive mål. Koppla sedan aktiviteter till målen genom att fortsätta dialogen tillsammans eller be din deltagare att fundera över detta och återkomma. Du kommer ju att hitta dom på Promote under respektive mål. Vad måste du göra först för att bli bättre på att...? Vad borde ske sedan..? Vad sedan..? Slutligen..? 13

14 Coachingsamtal - exempel Coachning hjälper en individ att få klarhet i en situation, att se sina handlingsalternativ tydligare eller att få energi inför en valsituation. 1. Bestäm ämnet Avgränsa frågan så den blir tydlig och hanterbar inom tillgänglig tidsram! 2. Målsättning Vad ska uppnås - på kort eller lång sikt? 3. Lägesbeskrivning Hur ser verkligheten ut idag? - Kan du kortfattat beskriva problemet? - Vad är kärnan i själva frågan? - Vad vill du prata om? - Vad ska vi börja med? Ska vi börja med detta eller detta? Vad vill du uppnå? Vad vill du ha med dig efter vårt samtal? Hur kan resultatet påverkar resultatet andra områden Vad är viktigast i frågan? Hur vill du rangordna? Vad längtar du efter? Vad ser du framför dig? Vad är viktigast för dig? Hur mycket tid/kraft kan du lägga? Är det realistiskt? Hur ser situationen ut idag? Vad i detta är du nöjd/missnöjd med? Vad i detta stör dig, bekymrar dig, oroar dig? Finns det något som stör dig, bekymrar dig, oroar dig? Vilka berörs förutom du själv idag? Upplever du att du har kontroll över situationen? Vad har du gjort hittills? Vad kan du göra? Vad är du rädd för? Vad hindrar dig från att göra mer? Finns det hinder? Hur vet du att det är ett problem? 4. Idéskapande Vilka alternativ finns? Vilka möjligheter/alternativ ser du? Vilka olika sätt att lösa [ ] ser du att du har? Hur/vad skulle du göra om du kunde börja om från början? Går det idag? Vad ser du för +/- med förslagen? Vad kan/vill du börja/sluta med? Vad skulle kännas bäst att börja med? Vad skulle det innebära? Vad skulle du känna då? 5. Motivation Vad skall göras, när och av vem? Vad skulle kunna vara det första, andra steget? Vilket alternativ väljer du? När skall du börja? Vad har du bestämt dig för att göra? Vad vill du bestämma dig för? Hur tillfredsställer det din målbild? Vem/vilka behöver du blanda in, kan hjälpa dig? Hur känns ditt åtagande i styrka mellan 1 och 10? Vilket är ditt nästa steg? När skall du ha tagit det? Hur vet du när du uppnått ditt mål? Hur känns det nu? Vad känner du nu? Vad tar du med dig från vårt samtal? 14

15 Uppföljningssamtal - exempel 1. Syftet med möte Bra, då är det dags att se vad vi kan lära oss av det här genomförandet Dags att följa upp hur det gått såhär långt 2. Ställ en öppen neutral fråga. Lyssna aktivt. Hur ser du på situationen just nu? Hur kände du under genomförandet? Vid behov töm negativt mindset. Lyssna endast, förstärk inte det som är negativt. 3. Styr dialogen mot de positiva områdena, skapa dialog. Vilka är dina starkaste sidor? Vad är du mest nöjd med? Varför är det viktigt? Hjälp till att förstärka det positiva med hjälp av öppna frågor. Hur kan du använda det? 4. Styr dialogen mot de områden som kan utvecklas, skapa dialog. Vilka områden skulle du vilja förbättra? Inom vilka andra områden kan du utvecklas på? Varför är det viktigt? 5. Summera positiva och utvecklingsbara områden Jag förstår, du menar alltså att fungerar bra och att kan utvecklas. 6. Din personliga uppfattning Som jag ser det/min personliga uppfattning är Positiva sidor Utvecklingsbara sidor Handledning/råd för att hjälpa personen att utvecklas Vad föreslår du? Hur skulle du kunna utveckla? Ev. Mitt/mina råd till dig är 8. Sammanfatta, konkretisera mål och gör upp en handlingsplan Formulera, repetera och anteckna tillsammans de åtgärder ni kommit fram Att tänka på vid feedback/utvärdering - Låt person du skall utvärdera prata först. Neutral första fråga (ej värdeladdad). - Sätt tydlig gräns mellan positivt och utvecklingsbart. Var tydlig, konkret och strukturerad (ingen berättelse med hopp mellan positivt och utvecklingsbart). 15