A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Sekretess A B C D 1 3 Verksamhetsledning 1 3 1 Styrande dokument På olika nivåer, kommunfullmäktige, nämnd, chefsnivå. Taxor och avgifter. Ex policy, reglemente, gallringsbeslut, klassificeringsstruktur Styrande dokument Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut Plan mot kränkande behandling Likabehandlingsplan Jämställdhetsplan Policydokument t.ex. hälsoplan, antimobbningspolicy, arbetsmiljöpolicy, drogförebyggande insatser Policy för hälso- och sjukvårdsarbetet. Avser policydokument utfärdade av den egna huvudmannen eller vårdgivaren Delegeringsordning Förslag till förändrad delegeringsordning Delegeringsbeslut 1 3 2 Organisera och fördela arbete och ansvar Politisk organisation, förvaltningsorganisation, attestoch utanordningsbehörighet, delegation av ansvar/arbetsuppgifter Organisationsplan/beskrivning Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf Attest- och utanordningsbehörigheter Attestregister Protokollsutdrag/beslut Delegationer rörande övergripande ansvar. T.ex. verksamhetschefernas delegation till ersättare vid ledighet. Återkallande av delegering. 1 3 3 Leda det interna arbetet Ledningsgruppsmöten samtliga nivåer Protokoll/anteckningar 1 3 4 Samverka med personal och fackliga organisationer MBL-förhandlingar, löneöversyn, central och lokal samverkan, arbetsplatsträffar Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, MBL Förhandlingsfullmakt för facklig företrädare Protokoll Löneöversyn Avtal/överenskommelse om lokal samverkan Protokoll från central samverkansgrupp mellan arbetsgivare och (SVG). arbetstagare Protokoll från lokal samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare Protokoll från arbetslagsmöte Protokoll/Minnesanteckningar från arbetsplatsträffar (APT). Om de innehåller beslut måste de bevaras. Kallelse med bilagor 1 4 Planering och uppföljning av verksamheten 1 4 1 Mål- och ekonomistyrning Budget, årsredovisning, delårsrapporter, bokslut, uppdrag och uppdragsbeskrivning Budget Mål och vision Kan ingå i budgeten Tjänsteskrivelse Verksamhetsmål och äskanden Budget Protokollsutdrag Central samverkansgrupp Synpunkter från de fackliga företrädarna Förslag, budget, oppositionen Beslut statsbidrag Beslut/protokollsutdrag ksau/ks/kf Övrig dokumentation av vikt rörande budgetärendet Budget, arbetsmaterial Budgetuppföljning Budgetuppföljning, rapporter Underlag för budgetuppföljning och delårsrapporter Anvisningar inför bokslut och delårsbokslut Delårsrapport kommunen Årsredovisning Strategisk plan med budget och flerårsplan Över- och underskottshantering Revisionshandlingar Protokollsutdrag från kommunalförbund och kommunala bolag Kommunkoncern. Resultatöverföring Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Övrig dokumentation av vikt rörande bokslutsärendet Årsbokslutsbilaga Anläggningsbilaga Avstämning per balanskonto Bokförings- och avstämningslistor Engagemangsbesked Årsrapporter/verksamhetsberättelser Sida 1
1 4 2 Begära ökat anslag/tilläggsbudget Används endast vid behov - t ex strukturella förändringar eller underskott i budgeten Begäran om tilläggsbudget/tilläggsanslag Beslut/protokollsutdrag 1 5 Kvalitetsledning Ska användas av alla verksamhetsnivåer 1 5 1 Kvalitetsstyra Ledningssystem för kvalitet, kvalitetspolicy och kvalitetsmål Ledningssystem Med ledningssystem avses riktlinjer och rutiner för att fastställa de grundläggande principerna för ledning av verksamheten och för att nå uppställda mål. I ledningssystemet ska ingå bl.a. en dokumenterad informationssäkerhetspolicy, och rutiner för styrning av behörigheter som ger tillgång till patientuppgifter. Direktiv gällande ledningssystemet Granskning av ledningssystem, resultat av Dokumentation från kvalitetsarbete, underlag Kvalitetsdokument Åtgärdsplaner Rapporter, uppföljningar Protokollsutdrag/beslut Uppföljning av mål Avser inrapporterad uppföljning på verksamhetsnivå. Uppföljning av verksamhet och kvalitét Avser dokumenterade uppföljningar.. Sammanställning av klagomål på verksamhetsnivå Avser sammanställningar för rapportering till verksamheten.. 1 5 2 Mäta verksamhetskvalitet Egenkontroll och riskanalys, enkätundersökningar för att undersöka verksamhetskvalitet, även verksamheter under intern service Intern kontroll Intern kontrollplan Prover, egenkontroll Gallras efter 1 år Händelse- och riskanalys Rapporter, uppföljning Protokollsutdrag/beslut Tillsyn i egen regi Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Begäran om yttrande Yttrande/svar Beslut Övrig dokumentation av vikt från tillsynsärende Enkät Enkätsvar, inkomna Sammanställning Statistik Statistik, allmän Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Övrig statistik gallras vid inaktualitet 1 5 3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet Verksamhetsspecifika planer och uppföljningar. Ex. äldreomsorgsplan - planer utifrån den fastställda budgeten med tillhörande uppföljningar. Verksamhetsplan Diarieföras Uppföljningar av rutiner, dokumentation. Avser uppföljning av t.ex. vårdarbetsrutiner Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/Beslut Kvalitetgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande Protkoll och utvärdering bevaras och diarieförs. uppföljning av verksamheten Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. Protokoll från kvalitetsgranskning (motsv.). Avser dokumentation och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten 1 5 4 Synpunkter och klagomål Synpunkt/klagomål Tjänsteskrivelse/svar på synpunkt Protokollsutdrag/Beslut Sida 2
1 7 Allmänna handlingar och arkiv När det gäller enskilda (privata) arkiv och samlingar som kommunen tar hand om: se 10.4 Enskilda arkiv 1 7 1 Post och postöppning Rutiner för inflödesprocesser, fullmakter för postöppning Postöppningsfullmakt 1 7 2 Lämna ut allmänna handlingar Lämna ut allmänna handlingar/ uppgifter ur allmänna handlingar Inkommen begäran ta del av allmän handling Beslut ej lämna ut allmän handling eller lämna ut den maskad Kopior av utlämnade handlingar Överklagande av beslut att ej lämna ut allmän handling Beslut/dom från kammarrätten 1 7 3 Redovisa information Diarieföring/registrering av allmänna handlingar, arkivförteckning, dokumenthanteringsplan, beskrivning av myndighetens allmänna handlingar Diarium Postlista Arkivredovisning*). Arkivbeskrivning och arkivförteckning Gallringsbeslut Se 1.3.1. Styrande dokument. Beslutas i samråd med Sydarkivera Klassificeringsstruktur Se 1.3.1. Styrande dokument. Övergripande beslutas av Sydarkivera, från nivå 4 beslutar lokala arkivmyndigheten. Dokumenthanteringsplan. 1 7 4 Vårda och förvara arkiv Digitalisering för bättre återsökning, kulturarvsportal, programverksamhet, utlån 1 7 8 Överlämna allmänna handlingar för förvaring Tidsbegränsat lån eller förvaring av handlingar enligt avtal Avtal om lån/förvaring av handlingar. Ex journaler och protokoll Protokollsutdrag/beslut Gallringslistor, gallringsbeslut Se 1.3.1. Styrande dokument 1 7 9 Gallra allmänna handlingar Gallringslistor, gallringsbeslut Tjänsteskrivelse, förslag till gallring Protokollsutdrag/beslut Gallringslistor 1 8 Tillsyn och Revision Intern revision 1 8 1 Revision och granskning Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Begäran om yttrande Yttrande/svar Protokollsutdrag/beslut Beslut från revisionen 1 8 2 Tillsyn från tillsynsmyndighet Externa revisorer. Återkommande reguljära inspektioner Meddelande om förestående inspektion Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Underrättelse om inkommen anmälan Begäran om uppgifter/yttrande Yttrande/svar Protokollsutdrag/beslut Beslut/dom Handlingar rörande återkommande rutinmässiga kontroller av kortvarig betydelse 1 9 Remisser, undersökningar och statistik Remisser och yttranden som inte hör till någon särskild verksamhet. 1 9 1 Externa remisser Remiss/begäran om yttrande Yttrande/svar Protokollsutdrag/Beslut Beslut från remitterande organ 1 9 2 Externa undersökningar Ex externa enkäter Enkäter, inkomna och bevaras om de är av vikt annars gallras vid inaktualitet Enkätsvar, avgivet och bevaras om de är av vikt annars gallras vid inaktualitet 1 9 3 Statistik till andra myndigheter Statistik ex till SCB, Skolverket m fl Begäran om uppgifter Lämnade uppgifter 1 arkivex av den egna organisationens sammanställningar (motsv.) bevaras. Övriga gallras vid inaktualitet Sida 3
1 11 Representera 1 11 1 Evenemang och avtackningar Föreningar, näringsliv etc. Protokollsutdrag/Beslut Inbjudan, deltagare evenemangsaktiviteter Förslag evenemangsaktiviteter Meddelande antagen aktivitet till evenemangsplan Evenemangsplan Inbjudan, gäster Representationslistor och registreringsförteckningar Tackbrev och ordförandekorrespondens. Redogörelse för evenemanget, fotografier, upptagningar Dokumentation från evenemang Förtjänsttecken (motsv.). Av förtjänsttecken framtagna för kommunens räkning bevaras ett "arkivexemplar" (T.ex. standard) Representationsgåvor Av gåva speciellt framtagen för kommunens räkning bevaras ett "arkivexemplar". (T.ex. föremål försett med kommunvapen)i annat fall dokumenteras gåvan i bild. Se anm 1 11 2 Vänortsutbyte Protokollsutdrag/Beslut Avtal Överlämnat från vänorter. Presentationsmaterial från vänorter Inbjudningar Tackbrev Redogörelser från besöket, fotografier.. Dokumentation från vänortsbesök Gåvor till kommunen INTERN SERVICE 2 1 Mötesadministration Förberedelser och genomförande av nämndssammanträden, sammanträden och möten av olika slag. Ej beslut. 2 1 1 Mötesplanering Sammanträdesplanering (kalender) Protokollsutdrag/beslut 2 1 2 Genomföra möten Kallelse/ärendelista/föredragningslista med beslutsunderlag (kopior av de ärenden som tas upp på mötet) Gallras efter sammanträde Kallelse/ärendelista/föredragnings-lista Får gallras om protokollet innehåller en ärendeförteckning annars måste de bevaras. Justeringsanslag /Gallras efter 2 år 2 2 Administration av förtroendevalda 2 2 1 Registrera förtroendevalda Förtroendemannaregister Avtal lån av surfplatta 2 2 2 Ersättning och arvoden till förtroendevalda Transaktionsfil Arvodesunderlag (närvarolistan, förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar etc.) 2 2 3 Utveckla förtroendevaldas kompetens Protokollsutdrag/beslut Externa kurser och konferenser Intern utbildning för nya förtroendevalda 2 2 4 Avtacka/hedra förtroendevalda Gåvor 2 3 Informera och kommunicera internt 2 3 2 Intern webb Handböcker/interna rutiner 1 ex sparas vid större förändringar Dokumentbibliotek Webbsidor Sida 4
2 4 Ekonomiadministration 2 4 1 Kontoplan Kontoplan, inkl. kodförteckningar/kodplaner 2 4 2 Leverantörsreskontra Rekvisition Leverantörsfaktura Attestlista Betalningsfil Utbetalning till leverantör 2 4 3 Kundreskontra Fakturaunderlag Fakturafil Kundfaktura Pappersfakturor kan gallras efter 10 år. Digtitala fakturor ska bevaras sedan år 2010 Pappersfakutor kan gallras efter 10 år. Digtitala fakturor ska bevaras sedan år 2010 Revideras fortlöpande Debiteringslista Betalningspåminnelse Kravfil Uppdragserkännande Justitia Inkassorapport Bokföringsmässig avskrivning 2 4 4 Anläggningsreskontra Anläggningsreskontra 2 4 5 Fakturera internt Underlag Interndebitering/kostnadsfördelning Bokföringsorder Avstämningslista 2 4 6 Löpande bokföring Månadsavstämningar Huvudbok 2 4 7 Ekonomiska anspråk Bestridande av faktura, skadeståndskrav, försäkringsärenden, fodringar och avskrivning av fodringar Bestridande av faktura Ärenden om reducerad avgift Konkursbesked på samlingsnummer, om ytterligare uppgift tillkommer skapas ett eget ärende. om eget ärende. Samlingsnumret kan gallras efter 2 år. 2 4 9 Utbetalningar Det som ej omfattas av leverantörsreskontra 2 4 10 Inbetalningar Det som ej omfattas av kundreskontra 2 4 11 Kontantkassa Kassarullar Redovisning av kassa Babs-kvitton, kassakvitton Bankinsättningar 2 5 Finans- och skuldförvaltning 2 5 1 Förvalta finanser Ex. aktier och värdepapper 2 5 2 Inkommande bidrag EU-bidrag Gallras efter speciella regler för EU-projekt Statsbidrag Uppgifter om bidragskriterier Diareförs. Redovisning av statsbidrag. Kommunalt bidrag 2 6 Inköp och försäljning 2 6 1 Genomföra direkt upphandling Offerter Orderbekräftelse Garantibevis Produktdokumentation Följesedel Gallras efter garantitidens upphörande 2 6 3 Förvalta avtal Bevakning av avtal, option på förlängning etc. Avtal Sida 5
2 7 Personaladministration 2 7 1 Rekrytera Annons Intresseanmälningar Sammanställning över sökande Ansökningar, ej erhållen tjänst Ansökningshandlingar från antagen Förvaras i personalakt 2 7 2 Anställa Anställningsavtal Förvaras i personalakt Fullmakt för postöppning Förvaras i personalakt Tystnadsplikt Förvaras i personalakt Kvittenser för nycklar Förvaras i personalakt 2 7 3 Bemanning och ledigheter Ansökan om tjänstledighet om tjänstledigheten överstiger 6 månader. Förvaras i personalakt. Beviljad tjänstledighet om beslut krävs Ansökan om semesterledighet Meddelanden från försäkringskassan 2 7 4 Administrera anställningar Ändra anställningsform. Förvaras i personalakt Bisysslor Förvaras hos respektive nämnd i pärm Intyg och betyg Förvaras i personalakt. 2 7 5 Personalhälsa Rehabiliteringsutredning. Förvaras i personalakt Arbetsförmågebedömning, test och arbetsprövning, rapport. Förvaras i personalakt Behandlingskontrakt. Förvaras i personalakt Resultat från behandling, rapport. Förvaras i personalakt Läkarutlåtande. Förvaras i personalakt Sjukanmälan Omplaceringsutredning. Förvaras i personalakt Beslut om omplacering. Förvaras i personalakt Anmälan om arbetsskada till Försäkringskassan. Förvaras i personalakt Utredning om arbetsskada. Förvaras i personalakt Anmälan till AFA (TFA-KL). Förvaras i personalakt Beslut om sjukersättning. Förvaras i personalakt. Från Försäkringskassan Anmälan om diskriminering, trakasserier eller kränkande behandling Handlingsplan 2 7 6 Utbilda och utveckla personal Medarbetarsamtal/utvecklingssamtal Gallras när nytt dokument är upprättat Lönesamtal Kursmaterial Gallras när nytt dokument är upprättat Studieintyg Förvaras i personalakt Kompetensutvecklingsplan Förvaras i personalakt Min kompetens Förvaras i personalakt 2 7 7 Disciplinåtgärder för personal Kallelse Förutsätter att protokoll förts vid möte. Dokumentation om misskötsamhet. Förvaras i personalakt MBL-protokoll. Förvaras i personalakt Underlag inför disciplinär åtgärd. Förvaras i personalakt. Det råder inte sekretess i disciplinärenden utan både underlag och beslut är offentliga. Yttrande inför disciplinär åtgärd. Förvaras i personalakt. Beslut om disciplinär åtgärd ex skriftlig varning. Förvaras i personalakt. Polisanmälan Se 5.5.7 Anmäla till polis 2 7 8 Uppvakta personal Sammanställning över aktuell person Inbjudan 2 7 9 Avsluta anställning Arbetsgivarintyg Förvaras i personalakt Beslut om avgångsvederlag. Förvaras i personalakt. Ansökan om pension och entledigande. Förvaras i personalakt LAS-handlingar, ej genomförda LAS-handlingar, genomförda. Förvaras i personalakt Varsel om uppsägning. Förvaras i personalakt Tjänstgöringsintyg/betyg, kopia Förvaras i personalakt Ansökan om företrädesrätt. Förvaras i personalakt Dödsfallsintyg Förvaras i personalakt Sida 6
2 8 Systematiskt arbetsmiljöarbete 2 8 1 Arbetsmiljö-/skyddsrond Skyddsrondsprotokoll Riskbedömning Handlingsplan 2 8 2 Utreda arbetsmiljö Beslut från arbetsmiljöverket Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Gallras när ny ansvarig har utsetts Översyn av arbetsmiljöarbete Konsekvensanalys av arbetsmiljöeffekter Sjukfrånvarostatistik, riskanalys Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Sammanställning av tillbud, olycksfall och arbetsskador Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet 2 9 Löneadministration 2 9 1 Registrera tjänstgöring och lön Lönelistor Personalförteckningar Arvoden Ersättningar Löneunderlag Kontrolluppgifter Löneavdrag Lönelistor Skatter 2 9 7 Återkräva lön Återbetalda löneskulder 2 10 Pension Ansökan om pension. Förvaras i personalakt Gallras efter 3 år 2 11 IT och Telefoni 2 11 4 Telefoni och växel Dokumentation för telefoni, växelsystem Beställning av telefoni Blankett för beställning Uppgifter om telefon kopplad till anställning 2 11 2 Förvalta system Systemdokumentation 2 11 5 Support/helpdesk Hantering av frågor, felanmälningar och andra ärenden som rör telefoni och it. Gallras när anställningen har upphört Gallras när anställningen har upphört Sida 7
2 12 Fordon och materiel 2 12 1 Förråd och lager Inventarieförteckning Inventeringar, löpande Inventeringar, månadsvis Inventeringar, årsrapport Inventeringslistor (ej månad 12 år, 13) Förrådsbehållning, listor Förrådslistor Förrådsredovisningar, listor Förrådsuttag, listor Lagerbok Lagervärde per kostnadsställe, listor Lagervärdeslistor Lånelistor 2 12 2 Fordon Fordonsplan/register över fordon Investering/planering. Revideras fortlöpande Revideras fortlöpande Körjournal/färdskrivarblad Kvitton, bränsle och tillbehör Besiktningsprotokoll Registerbevis Gallras när fordonet inte ägs av kommunen/bolaget/förb undet längre 2 12 3 Utrustning och inventarier Besiktningsprotokoll, logistik Garanti- och avtalsahandlingar Beställningar, beställningsbekräftelser Debiteringslistor, listor Materiallistor Rekvisitioner 2 13 Interna servicefunktioner 2 13 1 Tryckeri och repro Beställningar Loggar 2 13 2 Lokalbokningar Bokningar 2 13 3 Transportmedelsbokningar Bokningar Gallras 2 år efter avtalstiden utgång Gallras när garantin/avtalet har gått ut Sida 8
3 4 Extern information och kommunikation 3 4 1 Ge kommuninformation Webbplats en gång per år Informationsmaterial Ett exemplar av varje informationsmaterial bevaras, övriga gallras vid inaktualitet Bloggar, extern webbplats Publikationer 1 exemplar av varje ska bevaras i kronologisk ordning 3 6 Arbetsmarknad och sysselsättning 3 6 1 Stöd för anställbarhet och personlig utveckling Anställningsbeslut Ska förvaras i personakt Arbetsintyg, skriftliga omdömen Ska förvaras i personakt Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag (nytt eller Ska förvaras i personakt omprövning) Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen för bidrag (nytt eller Ska förvaras i personakt. T.ex. handlingsplan, omprövning) inklusiver handlingsplan överenskommelser, utredningar Betyg, intyg över genomgångna utbildningar Ska förvaras i personakt Anvisning, remiss från arbetsförmedling, socialtjänst Gallras 2 år efter avslutad åtgärd Avisering om utbetalt belopp Bekräftelse av anställning till Arbetsförmedlingen Gallras 2 år efter avslutad åtgärd Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen Statsbidrag för olika åtgärdsformer T.ex. underlag. ansökningar, utbetalning, avstämning. Gallringsfristen gäller räkenskapsmaterial, granskningsmaterial kan gallras efter 2 år. Uppföljning 3 6 2 Samordna insatser för arbetsmarknad och sysselsättning Arbetsträning. Arbetspraktik. Utbildning. Datortek. Etc. Gallras 2 år efter avslutad åtgärd Samarbete med myndigheter, organisationer och arbetslivet.. Avser hela ärendet Verksamhetsbeskrivningar 3 10 Bidrag till externa aktörer Förfrågningar från externa aktörer, som ej omfattas av ordinarie verksamhetsspecifika bidragsformer, ex byggnadsvårdsbidrag, samhällsförsköningsbidrag 3 10 1 Bidrag till organisationer etc. T.ex. socialt verksamma organisationer, byalag, friskolor och kommuner/myndigheter Ansökan Beslut 3 10 2 Bidrag till enskilda Ej bistånd Ansökan Beslut 5 TRYGGHET OCH SÄKERHET 5 5 Skydd och säkerhet 5 5 1 Skydda byggnader och egendom Lås, larm och övervakning Kameraövervakning Ansökan Utredningar Tillstånd Avslag Besvärshänvisning Lås och larm Fellarmrapporter Förteckningar över larmnummer och kontaktpersoner Förteckningar över utlämnade kort och nycklar Dvs. 10 år efter inaktualitet Kvittenser för nycklar och passerkort, behörigheter till IT-system m.m. 5 5 7 Anmäla till polis Larmlistor 5 7 Skade och tillbudsrapportering 5 7 1 Ansvarsskada Skador, stölder och ersättningar 5 7 2 Egendomsskada Skador, stölder och ersättningar 5 7 3 Fordonsskada Skador, stölder och ersättningar Bilskador 5 7 4 Tillbud Arbetsskador/olycksfall eller fäolycksfall Rapporteras i KIA och diarieförs Sida 9
10 KULTUR OCH FRITID 10 1 Kulturverksamhet Även samarbete mellan kulturinstitutioner 10 1 1 Övergripande kulturfrågor Dokumentation om Kulturplan Se 1.3.1 Styrande dokument Kulturpedagogisk plan Se 1.3.1 Styrande dokument 10 1 2 Programverksamhet Dokumentation om. Exempelvis författarbesök och poesikvällar. Affischer och programblad 1 exemplar av varje sparas kronologiskt Annonsbeställningar Arrangörskontrakt. T.ex. med nöjeskonsulter mfl. Ersättning till föredragshållare och liknande Se 2.4 Ekonomiadminstration Ersättning till enskilda uppdragstagare utan F-skattsedel Se 2.4 Ekonomiadminstration 10 1 3 Barn- och ungdomskulturell verksamhet Dokumentation om. 10 1 4 Utlåning av konst Register 10 2 Bibliotek 10 2 1 Drifta bibliotek Kan delas in i drift av tex huvudbibliotek, filialer och skolbibliotek Driftstatistik Se 1.4.1 10 2 2 Hantera media Förvärv och förvaltning av biblioteksmaterial. Planering, urval, inköp, prenumerationer, databaser, mediaplanering anslag etc. Accession, klassificering, katalogisering, inbindning. Även inlån av medier från andra bibliotek (fjärrlån) Förteckningar över nyförvärv Gäller samtlig media. Årlig sammanställning bevaras Förteckning över tidskrifter och dagstidningar Förteckning över prenumerationer av databaser Statistik över gallringar Fjärrlån 10 2 3 Låna ut biblioteksmaterial Beståndsregister över all media som lånas ut Registrering av lån per låntagare Register över låntagare Förteckning summa på utlån per person samt per bok. Årligt uttag bevaras. Se 1.4.1 Gallras efter 1 år Gallras vid återlämning Avtal/förbindelse med låntagare angående lånekort 10 2 4 Ambulerande biblioteksverksamhet Bokbuss Hållplatsstatistik Se 1.4.1 10 2 5 Audiovisuell verksamhet, taltidning Band med rutinmässigt material Inläsning av dagstidningar eller annat tryckt material Band med unik information Exempelvis intervjuer. Med register om det finns. Manus till taltidning Prenumerationsregister 10 2 6 Förmedla information och kunskap Bokning av publika datorer Gallras efter 1 år 10 3 2 Kulturmiljöer Guidningar Kulturmiljöprogram Se 1.3.1 Styrande dokument Bakgrundsmaterial/manus Guidningar Vid inaktualitet Broschyr 1 exemplar av varje bevaras i kronologisk ordning Skyltar Vid inaktualitet 10 3 4 Utställningar Ansökan om utställning Diarieföras Utställningskontrakt Diarieföras Prislista Information Konst 10 5 Musik- och teater 10 5 1 Teater Kan ske i samarbete med andra organisationer Års- och verksamhetsberättelser Institutionens egna. Se 1.4.1 Mål- och ekonomistyrning Besöksstatistik Om det inte ingår i verksamhetsberättelse eller liknande Dokumentation om teateruppsättningar T.ex. pjäsmanus, fotografier, videofilmer, spelplaner och rollistor. Affischer och programblad 1 exemplar av varje bevaras i kronologisk ordning Pressklipp Se 3.4.1 Gästböcker 10 5 2 Musik Kan ske i samarbete med andra organisationer Års- och verksamhetsberättelser Institutionens egna. Se 1.4.1 Mål- och ekonomistyrning Besöksstatistik Om det inte ingår i verksamhetsberättelse eller liknande Dokumentation Affischer och programblad 1 exemplar av varje bevaras i kronologisk ordning Pressklipp Se 3.4.1 Gästböcker Sida 10
11 Fritid 11 1 1 Fritidsgårdar och aktivitetshus Även andra träffpunkter för ungdomar t.ex. Markanhuset Dokumentation Evenemang o aktiviteter Gallras efter 1 år Besöksstatistik Om det inte ingår i verksamhetsberättelse eller liknande 11 4 Föreningsstöd och utmärkelser 11 4 2 Stöd till föreningar Bidragsansökningar Sammanställning över bidragsansökningar Beslut Års- och verksamhetsberättelser från föreningar 11 4 3 Stöd till engagemang och projekt Projektansökningar.Utvecklingsprojekt, ledarutvecklingsbidrag m.m. Projektbeskrivning Redovisning av projektmedel Ansökan aktivitetsbidrag Gallras efter 5 år Sammanställning redovisade aktiviteter Ansökan om ledarutvecklingsbidrag Gallras efter 5 år Sida 11