Dokumenthanteringsplan för nämndadministration och för stadsbyggnadsnämnden Beslut SBN 36/2017 Änr SBN 2017:0151 Gäller fr.o.m. 2017-04-26 Stadsbyggnadsnämnden Nämndadministration Leverans Kallelse med handlingar till stadsbyggnadsnämndens sammanträden Papperskopia efter 3 år Per sammanträde Under innevarande år i pärm hos nämndsekreterare Efter årets slut Evolution digitalt Stadsbyggnadsnämndens protokoll BEVARAS Årsvis, kronologiskt Pärm i Omgående Efter Svenskt arkiv 80, Evolution digitalt Register/innehållsförteckning till nämndens protokoll BEVARAS Årsvis, kronologiskt Pärm i Omgående Efter Leverans tillsammans med nämndprotokoll, Svenskt arkiv 80 Delegationsbeslut lov-/anmälan BEVARAS Årsvis, kronologisk Pärm i Omgående Efter Svenskt arkiv 80 Register/innehållsförteckning till delegationsbeslut BEVARAS Årsvis, alfabetiskt och kronologisk Pärm i Omgående Efter Levereras tillsammans med delegationsbeslut lov-/anmälan Svenskt arkiv 80 Övriga delegationsbeslut BEVARAS Årsvis, alfabetiskt och kronologisk Arvodeslista (kopia) 1 år Anslagsbevis Kopia efter anslagstidens utgång Kronologisk Registreras i BR under respektive ärende och i pärm i Pärm hos nämndsekreterare Se respektive ärende När bedöms lämpligt Under 2017 ska nya rutiner för denna hantering tas fram. Original till personalavdelning Originalet tillhör protokollets förstasida 1
Allmän administration Protokoll, tjänsteutlåtanden, rapporter, promemorior, skrivelser m.m. Närarkiv Efter expediering Om personuppgiften är harmlös kan den läggas ut på Internet. Anteckningar från beredning Anteckning under ärende i Byggreda ar rörande representation, studiebesök, middagar Ärenderegister, 1999-2003, digitalt Kronologisk + fastighet Diarieföras Närarkiv Utfört Finns i pärm och under: G:\SBF\Stadsbyggnad\Övriga ärenden\ärendelistor 1999_2003 Diarium, digitalt medium EDP Byggreda (fr.o.m. 2004) dock ej förrän diarielistor tagits ut på papper Kronologisk 2004-2006 gemensamt med Miljöreda Diarielista Årsvis/löpnummer Omgående Efter Uttag på papper efter några års fördröjning Systemdokumentation, manualer t. ex. Byggreda, Arkiva, Comprima Förvaras hos systemansvarig alt. På leverantörens hemsida Inkomna och utgående handlingar, väsentliga för verksamheten Fastighetsbeteckning, planbeteckning alt diarieplansordning Närarkiv Efter diarieföring Skrivelser inklusive e-post av ringa värde för verksamheten Postlista, ärendelista begärd från media och företag med inkommande/utgående handlingar Allmän administration - fortsättning Behöver inte registreras Sorterings- 2
ordning Fakturor digitalt Ekonomienheten Samtliga fakturor går via fakturaportalen Ordererkännande, följesedlar Fakturaunderlag (debiteringsbesked, externt + internt), utgående, digitalt medium leverans digitalt Kronologisk Avtal (inkl. förfrågningsunderlag m.m.) Kronologiskt Närarkiv Efter diarieföring Enkäter och enkätsvar Närarkiv Efter diarieföring Samlingsnummer årsvis 009. Protokoll från arbetsplatsträffar, APT Kronologisk Digitalt Sökväg: G:\SBF\SBA\Arbetsplatsträffar\minnesanteckningar Minnesanteckningar från enhetsmöten, gruppmöten 2 år Kronologisk per grupp Digitalt Sökväg: G:\SBF\Stadsbyggnad\Bygglov och bygganmälan\administration\bygglovgrupp Arkivförteckning, arkivbeskrivning Diarieförs. Finns digitalt: G:\SBF\Stadsbyggnad\Administration\Arkiv\Förteckningar och innehåll Dokumenthanteringsplan Närarkiv Diarieförs Upphandling, tjänster Närarkiv Efter beslut Anbudsförfrågan, direktupphandling bygglovshandläggning Trycksaker, externa Inventarielista Rensas vid behov Riksdagstryck, tidskrifter, varukataloger m.m. SFS sparas tills inbunden bok anländer Inventarielista ska uppdateras årligen och sparas enhetsvis. Allmän administration fortsättning Sorterings- 3
ordning Verksamhetsberättelse Kronologisk Närarkiv Diarieförs Verksamhetsplan Kronologisk Närarkiv Diarieförs Information se även under respektive verksamhetsdel Egenproducerade broschyrer, trycksaker, affischer. Ämnesvis Förrådsrum 264 Ingår i respektive diariefört ärende Underlag till trycksaker Trycksaksvis Fotografier, väsentliga ur historiskt perspektiv, kulturhistoriska inventeringar Fastighetsordning Närarkiv Omgående Notera uppgifter om motiv, årtal, fotograf m.m. Dubbletter samt bilder med liknande motiv. Övriga fotografier vid Fotografier, ärenderelaterade, digitala digitalt Fastighetsbeteckning Närarkiv Sökväg: F:\. 4
Förrättningar kart och mät Begäran om medgivande (remiss från Lantmäterimyndigheten LM) med bilagor BEVARAS Fastighetsordning med fastighetsbeteckning enligt ärendestart Omgående Diarieförs i Byggreda på ärendet. Ändrad ordning from. 2016, LM behöver ej begära medgivande Ansökan om förhandsbesked om byggnation som förutsätter fastighetsbildning (inkl. bilagor) Ansökan om strandskyddsdispens i samband med fastighetsbildningsärende Diarieförs och arkiveras som lovärenden BEVARAS Fastighets-beteckning Närarkivet Omgående Diarieförs och arkiveras som lovärende om beslutet påverkar möjlighet till byggnation. Samrådsbeslut Yttrande tjänsteutlåtande Beslut/protokollsutdrag från nämnd Utgående brev m.m. Kallelser till lantmäterisammanträden BEVARAS Gallrad vid Fastighetsordning med fastighetsbeteckning enligt ärendestart Närarkivet Omgående Diarieförs. Original tjänsteutlåtande i akten Förrättningsakt från LM = originalhandling med bilagor (kartor, beskrivning, teknisk beskrivning) Förvaras separat i A4- och A3-pärm hos kartassistenten; stora kartor i låda i expeditionen Underrättelser från LM Godkännande av förrättning, kopia Förteckning över pågående ärenden från LM, digital Gallras efter 5år Gallras efter Gallras när nästa lista kommer Kronologisk Närarkiv Omgående Förvaras i pärm Kronologisk Närarkiv Omgående Original till LM, kopia förvaras i pärm Gallringsfristen gäller även ev. pappersutskrifter Koncept vid förrättning/mätning Fastighetsbeteckning Kartor och skivor i lådor Primärkartor, original (digitalt) I bokstavsordning efter fastighetsnamn G:\SBF\Stadsbyggnad\Kartor & mätning\prim_utdrag 5
Kart- och mätverksamhet Primärkartor, original (pappersformat) I pärm I et Omgående Efter 5år Skrivs ut i A3-format (Annat format vid behov) Primärkartor, beställningsblankett debiteringsbeskedet. Primärkartor, debiteringsbesked beställningsblankett. Nybyggnadskartor, original (digitalt) I bokstavsordning efter fastighetsnamn G:\SBF\Stadsbyggnad\Kart or & mätning\bygglov Nybyggnadskartor, original (pappersformat) samt D:nr I pärm i et Omgående Efter 5år Skrivs ut i A3-format (Annat format vid behov) Nybyggnadskartor, beställningsblankett debiteringsbeskedet. Nybyggnadskartor, debiteringsbesked beställningsblankett. Lägeskontroll, original (digitalt) I bokstavsordning efter fastighetsnamn G:\SBF\Stadsbyggnad\ Kartor & mätning\ Lägeskontroll\Intyg Lägeskontroll, original (pappersformat) debiteringsbeskedet och beställningsblankett Lägeskontroll, beställningsblankett debiteringsbeskedet och karta Lägeskontroll, debiteringsbesked beställningsblankett och karta Utstakning, original (digitalt) I bokstavsordning efter fastighetsnamn G:\SBF\Stadsbyggnad\ Kartor & mätning\ Utsättningsbevis 6
Kart- och mätverksamhet - fortsättning Utstakning, original (pappersformat) debiteringsbeskedet och beställningsblankett Utstakning, beställningsblankett debiteringsbeskedet och karta Utstakning, debiteringsbesked beställningsblankett och karta VA-Kartor I pärm I et Efter 2år Upphörd rutin Borrhålskartor I pärm I et Efter 2 år Upphörd rutin Primärkartor, transingar BEVARAS Alfabetisk ordning efter område; inom området nummerordning År 2017 Upphörd rutin; förvaras i pärm Nybyggnadskartor, transingar Efter kartnummer I pärm i et Omgående År 2017/Efter 5år Blandat med transingar och papperskartor. Kartor, extern information Efter fastighetsbeteckningar G:\SBF\Stadsbyggnad\ Kartor & mätning\ GEO_RH2000 T ex VA-ledningar från Roslagsvatten AB, i DWGformat + Info i Excel-format Adresskartor Gallras år 2017 I gul pärm i et Omgående Upphörd rutin Bygglovkartor I pärm i et År 2017 Kommunkarta Fastighetsinformationsregister, FIR, databas BEVARAS/ Gallras Gallras/ 2 år Förråd 264 Omgående Efter Förvaras i förråd 264, ett exemplar till et omgående. Exemplaret skickas till efter 5år. Resten. Efter datum Gallras från mapp omgående. Gallras från server efter 2 år. 7
Kart- och mätverksamhet - fortsättning Flygbilder, analoga BEVARAS Områdesvis och årtal Omgående Omgående /Efter Som fotografi, negativ och på papp/glas förvaras i et. närakivet omgående om arkivet är klimatbaserat, annars skickas till et omgående Flygbilder, digitala BEVARAS Områdesvis och årtal Omgående Efter På cd/dvd/extern hårddisk i et Namnsättning (vägar, kvarter m.m.) Skrivelser med namnförslag till namnberedningen BEVARAS Diarieförs Efter beslut Förvaras i hängmapp Kartor med vägnamn och belägenhetsadresser BEVARAS Kartbladsnummer Kartbordet År 2017 Kopior på SBN beslut Områdesvis Efter beslut Förvaras i hängmapp Lägenhetsregister och belägenhetsadresser Ansökan om belägenhetsadress 10 år Fastighetsbeteckning och årtal Vid behov Diarieförs Ansökan om lägenhetsregister 10 år Fastighetsbeteckning och årtal Vid behov Diarieförs Beslut om lägenhetsregister samt bilaga från LINA 10 år Fastighetsbeteckning och årtal Vid behov Diarieförs Beslut om ny belägenhetsadress 10 år Fastighetsbeteckning och årtal Vid behov Diarieförs 8
Lovhantering och strandskydd Ärenderegister, Byggreda, digitalt medium Kronologisk + fastighetsordning Bygglov, rivningslov, marklov, bygganmälan, anmälanspliktig åtgärd, tillsynsanmälan, rivningsanmälan, strandskyddsdispenser. Bygglovregister, 1983-1998, A4-lista Kronologisk/dnrordning Närarkiv Sökregister. Förvaras i pärm i et och under: G:\SBF\STARK\BN Bygglovregister, 1983-2003, Arkiva diariekort Ärenderegister, 1999-2003, digitalt Kronologisk Närarkiv Sökregister. Förvaras i pärm i et utskrift på papper Kronologisk + fastighetsordning Närarkiv Sökregister. Uppdateras kontinuerligt. Utskrift förvaras i pärm i et och under: G:\SBF\Stadsbyggnad\Övriga ärenden\ärendelista 1999_2003. Arkiva CD-skiva, digitalt medium Nummerordning et Efter inläsning Ärenderegister, Byggreda, digitalt medium Kronologisk + fastighetsordning Bygglov, rivningslov, marklov, bygganmälan, anmälanspliktig åtgärd, tillsynsanmälan, rivningsanmälan, strandskyddsdispenser. Bygglovregister, 1983-1998, A4-lista Kronologisk/dnrordning Närarkiv Sökregister. Förvaras i pärm i et och under: G:\SBF\STARK\BN Mikrofilm (bildkort och mikrofiche) Nummerordning Expeditionen i lådor, originalfilm hos Arkiva Finns digitalt under F:\Arkivabilder nummerordning Allmänna frågor och svar om lovplikt 1 år Fastighetsordning Närarkiv Efter svar Registreras i Byggreda (som ej ärende N) Frågor och svar om lovplikt, dispens fastighetsspecifika av vikt Fastighetsordning Närarkiv Mikrofilmas och scannas av Arkiva när ärendet är 9
Lovhantering och strandskydd - fortsättning Ritningar/skisser m.m. i ärenden som återkallas, avskrivs, avvisas Ansökan, anmälan, bygg- /rivningsanmälan, fullmakt Anmälan kvalitetsansvarig, anmälan kontrollansvarig Besiktningsrapporter Beslutsprotokoll, beslutsbilaga, delegation och nämnd Tjänsteutlåtande Brandskyddsdokumentation, brandskyddsbeskrivning, brandtekniskt utlåtande Konstruktionsdokumentation Fastighetsordning Närarkiv Mikrofilmas och scannas av Arkiva när ärendet är Kopia av beslut om förhandsbesked om byggnation som förutsätter fastighetsbildning till fastighetsbildningsärendet Kopia av beslut om förhandsbesked om byggnation som förutsätter fastighetsbildning till fastighetsbildningsärendet 10
Lovhantering och strandskydd - fortsättning Bullerutredning Byggsamrådsprotokoll, protokoll tekniskt samråd, slutsamråd, protokoll från platsbesök Lägeskontroll och utstakning OVK-protokoll, luftflödesprotokoll, sotarprotokoll Delgivningskvitton Godkända fasad-, sektion-, planritningar, foton, markplaneringsritning, situationsplan, vaanslutningskarta, konstruktionssektion Godkända reviderade ritningar Bevis om färdigställandeskydd och byggfelsförsäkring Egenkontroller 11
Lovhantering och strandskydd - fortsättning Godkänd färgsättning Geoteknisk undersökning Granngodkännande Grannunderrättelse Yttranden Hissintyg Bestyrkt kontrollplan Bestyrkt rivningsplan Myndighetsbeslut Rättelsebrev, rättidsprövning 12
Lovhantering och strandskydd - fortsättning Skrivelser väsentliga för ärendet Slutbevis, slutbesked, interimistiskt slutbesked Teknisk beskrivning Verksamhetsbeskrivning Överklagandeskrivelser Begärda konstruktionshandlingar Färgsättningsförslag uppmålat Bekräftelsebrev, följebrev, påminnelsebrev, skisser, ritningar som ej tillhör beslutet 10 år Gallras direkt efter översättning till NCS-nr på A4- handling Gallras före Fastighetsordning Fastighetsordning Närarkivet Efter beslut Fastighetsordning Närarkivet Efter beslut 13
Lovhantering och strandskydd - fortsättning ar som inte behöver sparas efter att ärendet är avslutat, exempelvis: Arbetsmiljöplan El-ritning Debiteringsunderlag Foton Kartkopior Ej begärda konstruktionshandlingar/ritningar Remissbrev Kommunicering Servisanmälan VA-planritning Ventilationsritning Kartor Arbetshandlingar Enkla följebrev m.m. Informationsbroschyr Bygglov/Bygganmälan Gallras före Gallras när nästa utgåva upprättats Fastighetsordning Närarkivet Efter beslut Förråd rums nr. 264 Tillsyn hissar Besiktningsprotokoll från hissentreprenör Fastighetsordning Närarkiv/ gemensam akt Efter diarieföring Utgående brev till fastighetsägaren/ verksamhetsansvarig Beslut (vitesföreläggande), kopia Fastighetsordning Närarkiv/ gemensam akt Fastighetsordning Närarkiv Efter beslut Original till fastighetsägaren 14
Tillsyn ventilation Anmälan från hyresgäster m.fl. Fastighetsordning Efter diarieföring Diarieförs på fastighetsbeteckning i Byggreda Besiktningsprotokoll OVK för återkommande besiktning Besiktningsprotokoll OVK som ej ingår i ärende Intyg från besiktningsman om behörighet Utgående brev till fastighetsägare/ verksamhetsansvarig Fastighetsordning Närarkiv/pärm Efter diarieföring Fastighetsordning Närarkiv/pärm Efter diarieföring Fastighetsordning Närarkiv/pärm Efter diarieföring Fastighetsordning Närarkiv/pärm Byggreda: G:\SBF\Stadsbyggnad\Bygglov och bygganmälan\ovk Skyddsrum Fr.o.m. 2006-09-01 överfört till Räddningsverket tillsyn och hantering av skyddsrum, nu myndigheten för Samhällsskydd och beredskap (MSB) Kommunen skall kunna svara på i vilka fastigheter det finns skyddsrum, dvs skyddsrumslistan och ritningar bevaras. Övriga handlingar Akter: Gallras - Besiktningsutlåtande (från besiktningsman) - Efterbesiktningsutlåtande (i förekommande fall) - Beslut (delegationsbeslut), kopia - Skyddsrumsbevis (utfärdat av Besiktningsman) - Fakturaunderlag Skyddsrumslista Närarkiv Finns i et och under: G:\SBF\ Stadsbyggnad\Övriga ärenden\skyddsrum\ Administration\Skyddsrumslista Skyddsrumsritningar Närarkiv i et. Levereras till kommunarkivet när mikrofilmats. 15
Brandfarliga varor Fr.o.m. 2011 överfört till Stockholms brandförsvarsförbund Register Närarkiv SBN 175 Finns under: G:\SBF\Stadsbyggnad\Bygglov och bygganmälan\administration\brandfarliga varor Planer detaljplan, enkelt planförfarande Detaljplanehandlingar, laga kraft, original BEVARAS Plannummer Efter antagande Efter digitalisering Diarieförs. Akt med beslut, program, samråd, utställning, yttranden, utlåtanden, utredningar m.m. rensas före avställning, förvaras u arkivbox i. Kopia av plankarta förvaras i lådor på förvaltningen Plankarta, planbeskrivning och genomförandebeskrivning, laga kraft original Detaljplaner, ej antagna (efter att uppdrag givits) BEVARAS BEVARAS Plannummer alt plannamn eller fastighetsbeteckning Omgående Efter lagakraft Efter överenskommelse Notera uppgifter om motiv, årtal, fotograf m.m. Dubbletter samt bilder med liknande motiv. Övriga fotografier vid Bostadsanpassningsbidrag Fr.o.m. 2011 överfört till Socialförvaltningen Ärenden Fastighetsbeteckning Närarkiv Efter besked från Socialkontoret Ärenden finns kvar som inte har kunnat avslutas G:SBF\SBN\Administration\Dokumenthanteringsplan\SBN_SBF\Dokumenthanteringsplan_SBN_nämndadmin_2017-04-26 16