Dokumenthanteringsplan. Byggnadsnämnden. Beslutad av byggnadsnämnden 5 maj 2011, 73. Dnr ADM

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Byggnadsnämnden ad av byggnadsnämnden 5 maj 2011, 73. Dnr ADM

2 Dokumenttyp: Plan Dokumentet gäller för: Byggnadsnämnden Diarienummer: ADM Reviderad: Ej reviderad Giltighetstid: Tills vidare Tidpunkt för aktualitetsprövning: En gång per mandatperiod Dokumentansvarig: SC SSB Andra tillhörande dokument: - 2 (2)

3 Verksamhetsområde Bygglovsverksamhet Proce sser bygglov, förhandsbesked, villkorsbesked, bygglovför tillfällig åtgärd, marklov och rivningslov. Beskrivning Bygglov: Bygglov behövs för att bygga nytt, bygga till, för förändring av byggnad eller ändrad användning. För att anordna eller väsentligt ändra vissa anläggningar (t.ex. upplag, plank och murar) krävs också bygglov. om bygglov tas antingen av Byggnadsnämnden eller av Stadsarkitekten. Förhandsbesked: För åtgärder som kräver bygglov kan man begära förhandsbesked. Ansökan görs hos Byggnadsnämnden. En sådan ansökan kan oftast göras på enkla handlingar dvs. ansökningshandlingarna behöver inte vara fackmannamässigt utförda. I förhandsbeskedet behandlas bara frågan om en viss åtgärd kan tillåtas på en viss plats. Syftet är att den som planerar ett bygge ska kunna undvika onödig projektering om möjligheterna att senare få bygglov är svårbedömda. Byggnadsnämnden är bunden av sitt beslut vid prövning av en bygglovansökan som görs för åtgärden inom två år från dagen för beslut om förhandsbeskedet. Villkorsbesked:Besked om ev. följdkrav kommer att ställas i samband med en tänkt ombyggnadsåtgärd. Anmälningsplikt: Rivning. Ändring av konstruktion eller planlösning. Vissa installationer (hissar, eldstäder, ventilation, vatten, avlopp mm). Ändring som väsentligt påverkar brandskyddet. Underhåll av byggnadsverk med särskilt bevarandevärde. Ej lovpliktiga vindkraftverk Marklov: Marklov krävs inom detaljplan för att schakta eller fylla ut så marknivån avsevärt ändras. Rivningslov: Inom detaljplanelagt område krävs alltid rivningslov för en byggnad eller del av byggnad. Utanför detaljplan behövs inte rivningslov. Rättslig grund: PBL, BBR, BKR. De beslut som fattas av Byggnadsnämnden eller av handläggare på delegation kan överklagas. En avgift enligt taxa beslutad av KF tas ut för handläggning av ärendet. I de flesta fall är bygglovshandlingar inte belagda med sekretess. Sekretess kan förekomma beroende på vem som söker bygglov. Bygglovshandlingar från banker kan vara exempel på sådana handlingar. Ansvarig för ärendet är handläggaren. Registrator registrerar ärendet i se rutin för registrering. Alla handlingar som kommer in i pappersform skannas i PDF-A eller tiff, därefter gallras pappret.

4 Ansökan om lov Bekräftelse samt ev begäran om komplettering Grannhörande och remissutskick Handläggning Lov beviljas (även tillgänglighet Kungörelse i Post och inrikes tidningar Överklagningstid Underrättelse om laga kraft kom mun arkivet Bygglovsregister Förvaring Aktivitet Dokumenttyp Händelsetyp Beskrivning av dokumentet Registrering i Bevara/ Gallra Medium/ Format Pappret gallras alltid efter skanning Comprima digitaltarkiv Anmärkning Diariet Fil Bevaras Fastighetsbeteckning och Diarienummer. Förfrågan Förfrågningar Tjänsteanteckningar handläggare Nej Papper inaktualietet Nej Nej Vid förfrågningar via telefon som är av allmänart gör handläggaren egna noteringar och sparar anteckningen en kortare period. Ansökan marklov, rivningslov, tillfällig åtgärd, ändring av lov Ansökan Ansökan Fil/papp er Bevaras

5 Ansökan förhandsbesked Ansökan om lov/ förhandsbesked Skrivelse Förfrågan Fil inaktualietet litet, tidigast efter 10 år. Ansökan Ansökan om lov/sh filer Bevaras Se anmärkning Nej Nej Förfrågningar avseende lov t ex bygglov som inte utgör formella ansökningar om lov eller förhandsbesked. Ansökan som återtagits av sökande i ett tidigt skede gallras 2 år efter att ärendet avslutats. I ärenden som går till BN och det föreslås avslag, ska förslag till beslut redovisas för sökanden före BN. Om ansökan återtas i avslagsärenden ska ansökan ändå bevaras. Ofullständiga ansökningar som avvisas gallras 2 år efter beslut om avvisning. Situationsplan/ Nybyggnadskarta Situationsplan/ Nybyggnadskarta filer Gallras Om det är ikryssat Bygganmälan eller Anmälan kvalitetsansvarig på det( gamla) ansökningsformularet blir det Dok-typ Ansökan. A-ritning Plan- och fasadritningar. filer Gallras A-ritning Markplaneringsritning filer Gallras A-ritning Sektionsritning filer Gallras A-ritning Planritning filer Gallras Kontrollplan Kontrollplan förslag Filer Gallras

6 A-ritning Planritning filer Gallras Illustration Illustaration Filer Gallars 10 Illustrationer kan vara fotomontage m.m. A-ritning Befintligt Filer Gallras Befintliga ritningar visar hur det ser ut idag. Beskriv ritningen som vanligt t ex A-ritning Fasad osv. K-ritning Konstruktionsritning filer Bevaras Konstruktionsritningar bevaras i den mån förvaltningen anser sig ha praktiska möjligheter att arkivera på ett sökbart sätt utan stora kostnader. Utskick Skrivelse Begäran om kompletteringar Föreläggande Föreläggand om komplettering Skrivelse Besked om fullständig ansökan Ritningar utan beslutsstämpel fil Gallras Fil Gallras fil Gallras 10 år filer Gallras Efter avslut av ärendet kan man gallra ritningar som inte är beslutshandlingar. Skrivelser Beskrivningar av utförande, material, färgsättning mm filer Gallras

7 Fotografier Fotografier filer Gallras Niklas vill spara foton som tillhöra till Servisbesiktning. g sparar de som bilaga till Servisbesiktning./sh Skrivelser till grannar skickas ut Skrivelse Grannhörande fil Gallras Yttranden från grannar kommer in Skrivelse Yttrande Sändlista Karta Grannyttrande/ Filer som hämtas digitalt Gallras filer Gallras Det är viktigt att man sätter rätt avsändare i händelsen. Yttrande Remissvar Fil Gallras om bygglov Delegationsbeslut A-ritning + ritningsnummer Fil Papper Papper/ filer Bevaras Bevaras Ritningar som inte finns på papper skrivs ut, stämplas och skrivs under av stadsarkitekt, skannas och påförs på ärendet. Byggnadsnämnden A-ritning + ritningsnummer Papper/ filer Bevaras Ritningar som inte finns på papper skrivs ut, stämplas och skrivs under av stadsarkitekt, skannas och påförs på ärendet. skickas till sakägare Skrivelse Information till sakägare filer Gallras Använd mallen Information till sakägare. Skicka kopia på beslutet. Post och inrikestidningar Skrivelse Informat- Fil Gallras Skicka med överklagningshänvisning och delgivningskvitto.

8 skickas till grannar som inte fått sina synpunkter tillgodosedda. Rev.beslut A-ritning och ritningsnummer. Besvvärshänvisning ion till sakägare Filer Bevaras Ritningar som kommer in efter lov är information om att man har ändrat och vi har godkänt ändringen utan att sökande behöver nytt bygglov. Nej Papper Gallras Nej Ritningarna ska stämplas med: -Relationsritning och -Denna handling är inlämnad till byggnadsnämnden i efterhand. Detaljavvi kelser från tidigare granskad handling../sh Delgivningskvitto kommer in Delgivningskvitto Delgivningskvitto Papper Gallras Nej Överklagan i rätt tid Överklagan Överklagan Överklagande av beslut. Överklagan i rätt Debitering tid Utskick Skrivelse Handlingar till LST ang övererklagande Fakturering Fakturaunderlag Utskick Kungörelse Kungörelse Papper Gallras Fil Gallras Gallras 10 år Fil i castor Gallras 10 år Fil Gallras Nej Ändra i prioritet till 4.1 överklagan. Nej Mallen finns under beslut. De handlingar som skickas till LST, ska skannas till en fil och påföras på ärenden. Nej Nej Se rutin för fakturering. Nej Post och Inrikestidningar

9 Utskick Skrivelse Underrättelse om laga kraft Fil Gallras Detta gör vi inte i dag.

10 Anmälan Teknisktsamråd om kontrollplan och KA Ev.komplettering Startbesked Arbetsplatsbesök slutsamråd på byggarbetsplatsen samt protokoll Interremisktiskt slutbesked Slutbesked Aktivitet Dokumenttyp Händelsetyp Beskrivning av dokumentet Anmälan Bygganmälan/sh Stadsarkivet Byggprocess Rivningsanmälan/sh /s h Förvaring Registrering i Medium/ Fromat Pappret gallras alltid efter avslut Bevara/ Gallra Fil/sh Bevaras/sh /sh Comprima digitaltarkiv Anmärkning Färdigställande av projekt/sh Tekniskt samråd Skrivelse Anmälan kvalitetsansvarig (kontrollansvarig)/sh Kallelse till samråd Fil Gallras Nej Nej Mall i Protokoll Teknisktsamrådsprotokoll Tidigare (Lennart): Dok-typ Samrådsprotokoll Beskrivning Samrådsprotokoll/sh

11 Teknisk beskrivning Kontrollplan Teknisk beskrivning Kontrollplan fastställd fil Bevaras ja Fastställande av kontrollplan görs i beslut/starbesked Kontrollplan Kontrollansvarig fil Bevaras Görs i lovbeslutet/starbesked Register KA bevaras knutet till ärendet. Intyg Byggfelsförsäkring fil Bevaras ja Brandskyddsdokumentation Brandskyddsdokumentation Textdokument och ritningar Kan även läggas som bilaga på Kontrollplan bestyrkt./sh Intyg Text och ritningar beskriv handlingen efter handlingsförteckningen. Kan även läggas som bilaga på Kontrollplan bestyrkt./sh Ska även påföras till Vent/sh Vent-ritning Vent-ritning Intyg Luftmätningsprotokoll Energiförsörjningsdokumentation Kan även läggas som bilaga på Kontrollplan bestyrkt./sh Intyg Skyddsrumsdokumentation Kan även läggas som bilaga på Kontrollplan bestyrkt./sh Delstartbesked Intyg Sakkunnighetsbevis K-ritning K-ritningar Ritning Tillgänglighet Delstartbesked Beskrivning av handlingar förlj handlingsförteckningen. Kan vara ritningar och textdokument.

12 Startbesketor Startbesked Cas- Utskicka Utskick till BH och KS. Kan överklagas Tillsyn Arbetsplatsbesök Protokoll Servicebesiktning Startbesked Protokoll Arbetsplatsbesök Geoteknisk Geoteknisk undersökning undersökning Servisanmälan Servisanmälan Kan överklagas Protokoll servisbesiktning Utskick Protokoll Utskick till byggherre och kvalitetsansvarig Slutsamråd Skrivelse Kallelse till slutsamråd Fil Gallras Protokoll Slutsamrådsprotokoll Anteckningar i fält Skrivelse KA:s anteckningar Fil Anteckningar som förts under byggets gång. Interremisktiskt slutbesked Slutbesked Bevakning

13 Bullerutredning Föreläggande av vite Bullerutredning Vitesföreläggande Bullerutredning Föreläggande Sanktioner Sanktionsavgifter från Skrivelse LST Fil Gallras När det kommer in beslut från bl a länsstyrelsen./sj Bygglov som upphört att gälla Avsluta ärenden Upphörande av bygglov Avfört ärende Fil Bevaras Bygglov som upphört för att de inte har påbörjats inom 2år. Gallras alla handlingar, utan beslutet, efter 2år. Mallen Upphörande av bygglov används för att kunna avsluta ärendet och skickas till byggherren. Fil Gallras Ärenden som ska avslutas och som inte har fått bygglov. 2år Ärendeavslut Avslut av ärenden efter Avslut av ärenden efter och som har kontrollplan Upphörande av ej utfört bygglov Bekräftelsepå avslutat ärende Information om upphörande av bygglov castor om bygglov som inte har utförts ska bevaras. Mallen Bekräftelse på avslutat ärende ska användas Bygglovsbeslut med tillhörande handlingar gallras 10 år.

14 Kontrollplan Kontrollplan bestyrkt Relationsritningar A-ritning + ritningsnummer K-ritning VA-ritning VentritningVS-ritning VVS-ritning Alla relationsritningar ska ha beskirvning + ritningsnummer. Handlingar för slutbevis Slutbevis Intermistiskt slutbesked Kontrollplan med stämpel. ad kontrollplan Fastställdkontrollplan. Intermistiskt slutbesked Handlingar för slutbesked efter Slutbesked När handlingar kommer inför slutbevis kan man skanna intyg som en fil. Kontrollplan, relationshandlingar Mall slutbesked Slutbesked är ett beslut. Prioritet Slutbesked används när du väntar in handlingar för slutbesked, eller när du har skickat slutbesked och väntar på att relationshandlingarna ska registreras i ärendet. Därefter sätts prioritet Avslutat. Alla handlingar skall vara inlämnade innan slutbesked utfärdas, bestyrkt kontrollplan och ev. relationsritningar. Slutbesked ska skickas till byggherren.

15 Kvar att göra Dokumenttyp energiberäkning energibalansberäkning. Strandärenden Skyltar Hiss mm.

16 Aktivitet STRAND Dokumenttyp Händelsetyp Beskrivning av dokumentet Förvaring Registrering i Medium/ Fromat Pappret gallras alltid efter avslut Bevara/ Gallra Comprima digitaltarkiv Ansöka Ansökan Ansökan Fil Situationsplan Situationsplan Fil Illustration Illustaration Filer Gallars Skrivelser till grannar skickas ut 10 Skrivelse Grannhörande fil Gallras Stads arkivet Anmärkning Illustrationer kan vara fotomontage m.m. Yttranden från grannar kommer in Skrivelse Sändlista Karta Filer som hämtas digitalt Bevaras Skrivelse Yttrande Grannyttrande/ filer Gallras Det är viktigt att man sätter rätt avsändare i händelsen. Skriv gärna fastighetsbeteckning i beskrivningen. Yttrande Remissvar Fil Gallras Yttrande från LST Fil Fil Gallras Fil Gallras Fil Casto Fil Föreläggande Föreläggande Föreläggande Osv. Kommunicerinring. Kommunice- Avslag Skrivelser Förslag till beslut Strandskyddsdispens Avslagstrandskyddsdis- pens Skrivelse Fil Gallras När det kommer in beslut från bl a länsstyrelsen./sj

17 Överklagan Yttrande Överklagande av beslut. Papper Gallras Nej Ändra i prioritet till 4.1 överklagan.