JÄ VSNÄMNDEN. Dokumenthanteringsplan för Jävsnämnden. BESLUTSUNDERLAG Tjänsteskrivelse

Transkript

1 Tingsryds kommun Jävsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6(15) JÄ VSNÄMNDEN 25 Dm: Dokumenthanteringsplan för Jävsnämnden BESLUTSUNDERLAG Tjänsteskrivelse ÄRENDE Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter baseras på grundlagsskyddade regler i tryckfrihetsförordningens 2:a kapitel. Dessa regler kalla i dagligt tal offentlighetsprincipen. Övrig relevant lagstiftning är bl a: Offentlighets- och sekretesslag (2009:400), förvaltningslag (1986:233) och arkivlag (1990:782). Enligt både offentlighets- och sekretesslagen (OSL) och arkivlagen (AL) ska varje myndighet upprätta en beskrivning över myndighetens allmänna handlingar. I arkivlagen kallas denna arkivbeskrivning. Beskrivningen ska ge en överblick över hantering av de allmänna handlingarna och hur myndigheten är organiserad. Det ska även finnas en fö1ieckning hur arkivet är organiserat, en arkivförteckning. Dokumenthantering är en stödprocess. En dokumentplan bör redovisa alla allmänna handlingar i deras processuella sammanhang. Lagrad infmmation representerar en växande kostnadsfaktor. Om informationsförvaltningen kännetecknas av brist på överblick och struktur skapas ineffektivitet i kärnverksamheten. God dokumenthantering är alltså en fråga om verksamhetsnytta, rättslig kvalitet, ekonomi och tjänstekvalitet SYFTE MED ARKIVBILDNING Myndighetemas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Arkiven ska tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning och förvaltning samt forskningens behov (3 AL). Justerande {j) Utdragsbestyrkande

2

3 Tingsryds kommun Jävsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7(15) forts ÄRENDE Enligt Arkivreglemente för Tingsryds kornmun (KF 1992) ska vmje myndighet (dvs varje nämnd) upprätta en dokurnenthanteringsplan. Kommunstyrelsens är kornmunens arkivmyndighet Samhällsbyggnadsförvaltningen har tagit fram förslag till dokurnenthanteringsplan. Planen är ett dokument för samtliga handlingar, oavsett medium. Handlingar är även bilder, ljudupptagningar mm. Samhällsbyggnadsnämnden antog dokumenthanteringsplan , 90. METOD Framtagandet av dokumenthanteringsplanen har gjotis genom processkariläggning och intervjuer med tjänstemän på förvaltningens samtliga avdelningar. FÖRESKRIFTER MM Riksarkivet urfårdar föresleifter gällande arkivvård för statliga myndigheter. Riksarkivet har inte föreskriftsrätt för kommuner. Det är fullmäktige i varje kornmun som genom sitt arkivreglemente beslutar om vilka regler som gäller för arkivhanteringen. Riksarkivet utövar inte heller tillsyn över kornrnunema. I Riksarkivets uppdrag ingår att ge kornrnunema råd i arkivfrågor och verka för en ökad enhetlighet och samordning mellan den statliga och kommunala arkivhanteringen. Detta sker i huvudsak inom Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor som är ett samverkansorgan mellan Riksarkivet och SKL. Råd om bevarande och gallring hos kommuner och landsting utarbetas av Samrådsgruppen. Dessa utfårdas av Riksarkivet och SKL i samarbete. Dessa har flitigt används i framtagande av föreliggande förslag till dokurnenthanteringsplan. Justerande 0~ Utdragsbestyrkande

4

5 ~Tingsryds ~kommun Jävsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8(15) forts BESLUT Jävsnämnden beslutar att fastställa förslag till dokumenthanteringsplan för jävsnämnden att mindre förändringar som inte medför förändringar av gallringsfrister kan beslutas av avdelningschef bygg- och miljöavdelningen och förvaltningsjurist Ex p Anette Andersson Roger Rydberg, KLF Anna Arvidsson Justerande rtdragllbesty<kande

6

7 Dokumenthanteringsplan med arkivbeskrivning för Jävsnämnden i Tingsryds kommun. Avseende myndighetsutövning gentemot kommunens egna verksamheter och objekt Antagen av jävsnämnden , 25

8 l Innehåll l. Inledning 1.1 Upplägg Begreppsförklaring för dokumenthanteringsplan. '.:._ 1.3 Allmänna begrepp 2. Arkivbeskrivning Arkivmyndighet Arkiv- och dokumenthantering 2.3 Redovisning av arkiv Arkivförteckning 2.5 Gallring 2.6 Historik 2.7 IT-system som används inom samhällsbyggnadsförvaltningen rganisation lo 4. Jävsnämnden Administration Ekonomi Övergripande och strategisk verksamhet SBF... l4

9 2 8. Byggverksam-het enligt PBL (2010:900) mm Byggverksamet enligt ÄPBL (1987:10) mm Miljö- och Hälsoskydds-verksamhet Livsmedelsverksamhet Tobaksärenden Receptfria läkemedel... 33

10 3 1. Inledning 1.1 Upplägg Samhällsbyggnadsförvaltningen har sedan februari 2014 åtta avdelningar: Stab, kostavdelning, städa v delning, bygg- och miljöavdelning, renhållningsavdelning, VA-avdelning, gatuavdelning och parkavdelning. Avdelningarnas arkivbeskrivning och dokumenthantering finns samlade i detta gemensamma dokument. Den första delen "Verksamhetsgemensamma dokument" omfattar dokument som är gemensamma för alla i samhällsbyggnadsförvaltningen samt de dokument som är att hänfåra till samhällsbyggnadsnämnd och utskott. F öre februari 2014 fanns det sju avdelningar: Stab, kostavdelning, städavdelning, bygg- och miljöavdelning, renhållningsavdelning, V A avdelning, gatu- och parkavdelning. 1.2 Begreppsförklaring för dokumenthanteringsplan. Aktivitet l Rutin Handling Medium Förvaring Vad man gör och vilken handling som generas. Handling som inkommit eller upprättas hos myndigheten. Alla typer av handlingar som finns i verksamheten. En handling kan vara analog eller digital. Här anges vilket format handlingama har när de skapas på t ex på papper eller digitalt. Tjänsterum är förvaring hos resp. handläggare. Avdelningsarkiv är ett mellanarkiv på resp. avdelning. Byggarkiv är ett arkiv på Bygg- och Miljöavdelningen. Miljöarkiv är ett arkiv på Bygg-och Miljöavdelningen. Centralarkiv är gemensamt kommunarkiv får slutarkivering.

11 4 Diarieförs Bevaras Gallras efter 2 år Gallras vid inaktualitet Anmärkning Ansvarig S lutarkiveras Förvaring för slutarkivering Diarieföring på ärende i gemensamt system. Handlingen ska bevaras för all framtid. Enligt Arkivlagen och Offentlighetsprincipen -för att ha rätten att ta del av allmän handling -för behov av information för rättskipning och förvaltning -för forskningens behov Handlingen ska efter angiven tid förstöras för all framtid. T ex "2 år" betyder efter utgången av det kalenderår då handlingen upprättades. Handlingen gallras när den inte längre behövs i verksamheten. Detta avgör handläggaren själv. Extra information som underlättar förståelsen för handlingarna. Ansvarig person för att handlingen bevaras eller gallras. Handlingen ska efter angiven tid skickas vidare till centralarkivet, miljöarkivet, byggarkivet och VA-arkiv för slutarkivering. Kommunens centralarkiv samt miljöarkiv, byggarkiv och VA-arkiv

12 s 1.3 Allmänna begrepp Att gallra innebär att information forstörs for all framtid. - Gallring innebär att forstöra allmän handling. - Allmänna handlingar får bara gallras med stöd i ett beslut. Viktiga skäl till att information gallras: - Hålla ned kostnader for arkivutrymme. - Skapa överblick. Ett arkiv där endast den väsentliga informationen återstår blir mer överblickbart. - Ett arkiv där handlingar inte gallras blir svåröverskådligt med tiden. Att bevara menas att forvaltningens handlingar bevaras for all framtid. - Enligt Tryckfrihetsforordningen (Offentlighetsprincipen) och enligt Arkivlagen. - Rätten att ta del av allmän handling - Behov av information for rättskipning och forvaltning - F ör forskningens behov Allmän handling är en handling - som det finns ett beslut på. - som forvaras, är inkommen eller är upprättad och diariefort inom myndigheten. - kan vara analog eller digital. - kan vara sekretesskyddad enligt offentlighets- och sekretesslagen. Att rensa är att forstöra handlingar som inte är allmänna handlingar. Efter beslut är handlingama allmän handling - T ex utkast, kopior, trycksaker eller minnesanteckningar rensas. - Respektive handläggare ska rensa när ärendet/projektet är avslutat. -Gem, Post-It lappar och platsfickor tas bort innan det lämnas till Centralarkivet

13 6 2. Arkivbeskrivning 2.1 Arkivmyndighet Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Tingsryds kommun. Hos arkivmyndigheten finns kommunarkivet 2.2 Arkiv- och dokumenthantering Arkivlagen och arkivreglementet ger samhällsbyggnadsnämnden ett preciserat ansvar för sitt arkiv. 2.3 Redovisning av arkiv Varje myndighet ska redovisa sitt arkiv genom information om vilka slags handlingar som finns och hur arkivet är organiserat. Kravet på arkivbeskrivning för jävsnämnden tillgodoses genom denna dokumenthanteringsplan. Inom samhällsbyggnadsförvaltningen finns följande arkiv: Namn Adress Plats Klass status Byggarkiv Torggatan lob Källarplan Brandsäkert slutarkiv (bygglovshandlingar) Miljöarkiv Torggatan lob Källarplan Skyddsrum slutarkiv Bygg- och miljöarkiv Torggatan lob Våning l Brandsäkert A v delningsarkiv VA-arkivet (även Torggatan lob Våning 2 Brandsäkert Avdelningsarkiv detaljplaner, områdesbestämmelser, ritningar) Smala arkivet Torggatan lob Våning 2 Förråd A v delningsarkiv

14 7 Fastighetsarkiv Torggatan lob Våning 2 Brandsäkra aktskåp och A v delningsarkiv brandsäkert arkiv VA-arkiv Torggatan lob Källaren (innanför miljö- skyddsrum (del av) slutarkiv arkiv) Arkiv Arbetskontoret Plogvägen l Våning l Förråd Avdelningsarkiv 2.4 Arkivförteckning Varje myndighet ska redovisa sitt arkiv i en förteckning över de handlingar som förvaras i myndighetens arkiv. 2.5 Gallring Samhällsbyggnadsnämndens handlingar gallras med stöd av denna dokumenthanteringsplan. 2.6 Historik Tingsryds kommun inrättades Då sammanlades följande kommuner och församlingar: Almundsryd, Linneryd, Södra Sandsjö, Tingsryd, Urshult, Väckelsång och Älmeboda. Samtliga arkiv från dessa kommuner flyttades till Tingsryds kommuns kommunarkiv. Vid en omorganisation bildades samhällsbyggnadsnämnden den l juli Då sammanlades följande avdelningar/enheter: Tekniska förvaltningen (kommunstyrelsen), plan- och miljöavdelningen (miljö- och byggnämnden) samt fritidsfastigheter (Kultur- och fritidsnämnden). Samtidigt inrättades jävsnämnden, som ansvarar för och fullgör uppgifter som rör myndighetsutövning gentemot kommunens egna verksamheter och objekt.

15 8 Jävsnämndens och samhällsbyggnadsnämndens verksamhetsområden genom tiderna: Tingsryds köping, Centrala Byggnadskommitten (CBK) Tingsryds kommun, CBK Fastighetsnämnden Hälsovårdsnämnden Miljö- och hälsoskyddsnämnden Byggnadsnämnden Miljö- och byggnämnden

16 9 2. 7!T-system som används inom samhällsbyggnadsförvaltningen. AutoCadLT Crystal Report EDP Miljöreda & Byggreda EDP Future EDP Vision Fastighet Fastighetsregister, W ebbaserad accessdatabas GIS intergrationer LocSys (diesel) VA-banken AquaView (VA) Mätman Kontroll (Kostavd.) Kostdata Mashie Basera (mjölkstöd) Städet (Städavd.) StratSys

17 . M

18 11 Aktiv i fet/rutin Handlingar Medium Förvaring Diarie- Bevaras/ Anmärkning Ansvarig Slut- Förvaring Papper/ fårs Gallras Arkive- Slutarkive- Digital ras n ng 4. Jävsnämnden Handlägga nämnds- JN Protokoll Papper/ Avd.arkiv, Ja Bevaras Protokollet scannas Förvaltn. l år Centralarkiv administration Digitalt Server och läggs i R:/JN.. jurist JN delegat~onsb es lut P<~;pper/ Avd.arkiv, Ja Bevaras Resp. hand- l år Centralarkiv Digitalt Server läggare Meddelande till nämnd, Papper/ Avd.arkiv, Ja Gallras Handej fastighetsanknutna Digitalt Server efter 3 år läggande administratör Kallelse till JN Papper/ Avd.arkiv, - Gallras Förvaltn. F öredragningslistor Digitalt Server efter 5 år jurist Kopior av justerade Papper Avd.arkiv, - Gallras Förvaltn. protokoll Server efter l år jurist 5. l Administration Han!era underlag till -Kallelse Papper/ Tjänste- - Gallras Förvaltn. JN -F öredragningslistor Digitalt rum, efter 2 år jurist och Server Hand- :::l l

19 12 Aktivitet/Rutin Handlingar Medium Förvaring Diarie- Bevaras/ Anmärkning l> Ansvarig Slut- Förvaring.. Papper/ förs Gallras >.Arkiv e-:- Slutårkive-.. Digital... l ras. ring (R: läggande /JN:/...) administratör -Anslag av beslut på Papper/ Tjänste- - Gallras vid Om tillkännagivan- Förvaltn. kommunens anslags- Digitalt rum, inaktualitet det av justeringen jurist och tavla Server antecknats på Hand- (R: protokollet kan läggande /JN:/...) anslaget gallras administratör -Listor delegationsbeslut Papper/ Tjänste- - Bevaras Ingår i justerat Hand- l år Centralarkiv -Listor meddelande Digitalt rum, protokoll läggande Serve r admini- (R: stratör /JN:/...) Hantera -Förteckning av Papper/ Tjänste- - Gallras Närvarolistor och Handpersonalåren den, JN :s förtroendevalda Digitalt rum, efter 10 år reseräkningar lämnas läggande politiker -Närvarolistor samman- Server vidare tilllöneavd. adminiträde stratör -Reseräkningar -Beställningar t ex Papper/ Tjänste- - Gallras vid Handförtäring möten Digitalt rum, inaktualitet läggande Server admini-

20 13 Aktivitet/Rutin Handlingar Medium Förvaring Diarie- Bevaras/ Anmärkning Ansvarig Slut- Förvaring l Papper/ förs Gallras Arkiv e- Slut~rkive - l Digital ras r mg stratör -Kursanmälningar Papper/ Tjänste- - Gallras vid Hand- Digitalt rum, inaktualitet läggande Server administratör l l -Anmälningar, politiska Papper/ Tjänste- - Gallras vid Handmöten Digitalt rum, inaktualitet läggande Server administratör Uppdatera hemsida, -Underlag för att Digitalt Server - Gallras vid Hand- Facebook, och uppdatera kommunens inaktualitet läggande Intranet hemsida, Facebook, och admini- Intranet stratör Producera eget -Informationsmaterial Papper/ Tjänste- - Gallras vid Historisk dokumen- Handinformationsmaterial -Broschyrer Digitalt rum, inaktualitet tation,foto mm bör läggande -Program Server bevaras och lämnas admini- -Inbjudningar till Centralarkivet stratör 6. Ekonomi Upprätta budget -Kommunicering med Papper/ Tjänste- - Gallras vid SBF-kamrer /komplette~ingsbudget SBF-kamrer Digitalt rum, inaktualitet -Underlag till budget Server

21 14 Aktivitet/Rutin Handlingar Medium Förvaring Diarie- Bevaras/ Anmärkning Ansvarig Slut- Förvaring Papper/ förs Gallras Arkiv e- Slutarkive- Digital ras ring Upprätta bokslut/ -Bokslut, delårsbokslut. Papper/ Server Ja Bevaras Binds in. Ett ex till SBF-kamrer delårsbokslut -Årsredovisning och Digitalt arkivet från KLF verksamhets berättelse. -Prognoser, Digitalt Server - Bevaras SBF-kamrer egenproducerade " ~ G a;;, :!J ~ 7. Övergripande ~ d.j och strategisk ~ :t!~ ~ verksamhet ~ SBF - Verksamhetsgemen -samma handlingar Upprätta strategiska -Antagen budget Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Antas av KF SBF-kamrer l ex Centralarkiv dokument, policy mm Digitalt Server efter antagan -de -Dokumenthanterings- Papper/ Tjänste- Ja Bevaras Antas av JN Förvaltn. l ex Centralarkiv plan Digitalt rum, jurist efter Server antagan de -Delegationsordning Papper/ Tjänste- Ja Bevaras Antas av JN Förvaltn. rum,... u ii t_ if.

22 15 J\Jctivitet!Flutill Handlingar Medium Förvaring Diarie- Bevaras/ Anmärkning Ansvarig Shit- Förvaring Papper/ förs Gallras Arkiv e- Slutarkive- Digital ras ring Digitalt Server jurist Upprätta bokslut -Underlag till Papper/ Tjänste- - Gallras Ingår i diarieförda SBF-kamrer årsbokslut med bilagor Digitalt rum, efter 5 år handlingar -Uppföljningsrapporter Server -Årsberättelser Genomföra personal- -Dagordning Papper/ Tjänste- - Gallras vid Resp. aktiviteter/ kurser/ -Protokoll Digitalt rum, inaktualitet avd.chef internutbildningar -Inbjudningar Server -Bokning av föreläsare -Utvärdering Genomfora projekt -Utredningar som ligger Papper/ Avd.arkiv, Ja Bevaras Rutinmässig Projekt- När ett Centralarkiv (alla typer av projekt) till grund för projektet Digitalt Server om korrespondens och ansvarig projekt -Äska pengar projektet minnesanteckningar är -Skrivelse till nämnd kan antas kan gallras vid avslutat -Beslut, pengar ha inaktualitet -Projektbeskrivning betydelse -slutrapporter/ beslut enligt 3 -Dokumentation över Arkivlagen projektet, text, foto, (1990:782) bilder och filmer m -Utlåtande från utomstående '--

23 16 i\ktivite~utill Handlingar Medium.F örvarillg Diarie Beva.ra.s/ i\nmärkning. i\nsvarig. Slut- Förvaring Papper/ fors Gallras i\rkivep Slutarkive-.. 1 Digital. ras ring -Kalkyler -Konsultavtal -Korrespondens och övriga handlingar -Protokoll från möten Hantera diarieföring -Diarium Digitalt Databas, Ja Bevaras Hand- (Miljö- och Byggreda) -Diarieforda handlingar EDP läggandeadministratör Hantera årliga -Diarielistor, årsvis, Papper i\ vd. arkiv. - Bevaras Hand- l år Centralarkiv utskrifter från diariet Utskrift lggr/år Pärm läggandei kronologisk ordning adminioch diadebeteckning stratör -Diarielistor, veckovis, Papper i\vd.arkiv - Gallras Görs till pressen for Handi kronologisk ordning Pärm efter l år kännedom läggandeadministratör Hantera diarieföring, -Samtliga diarieforda Papper i\vd.arkiv Ja Bevaras T ex remisser, Hand- 3 år Centralarkiv ej fastighetsanknutna handlingar gällande Pärm forfrågningar mm. läggandeärende allmänna ärenden administratör

24 17 Aktivitet/Rutin Handlingar Medium. Förvaring Diarie- Bevaras/ Anmärkning Ansvarig Slut- Förvaring Papper/ fors Gallras Arkiv e- Slutarkive- Digital ras ring Hantera inkommande -Skrivelse och remiss- Papper/ Tjänste- Ja Bevaras Ingår i protokollet. Resp. handremisser handling Digitalt rum, Arkiveras med KS:s läggare -Yttrande Server protokoll -Beslut JN Hantera utgående -Remissförslag Papper/ Tjänste- Ja Bevaras Ingår i diarieförda Resp. handremisser -Beslut JN Digitalt rum, handlingar läggare -Remissvar Serve r -Reviderat remissförslag -Beslut godkännande JN -Beslut KF Hantera fotografier/ -Bildarkiv, digitala och Papper/ Avd.arkiv - Bevaras -Sparas om det har Resp. När ett Centralarkiv bilder analoga för hemsidan Digitalt Diabilder betydelse för avd. chef projekt mm. Server verksamheten. är -Fotografier, filmer, CD -Historiska bilder till avslutat mm som dokumenterar Centralarkivet den egna verksamheten Fotografier, filmer, CD Papper/ Avd.arkiv, - Gallras vid Resp. handmm framtagna för Digitalt server inaktualitet läggare tillfällig intern information och utbildning Genomföra egna -Enkäter Papper/ Tjänste- - Gallras vid Bevaras om det har Resp. enkäter -Sammanställningar Digitalt rum in aktualitet betydelse för verk- avd.chef /Resultat Server sambeten i framtiden

25 18 Aktivitet/Rutin Handlingar Medium Förvaring Diarie- Bevaras/ Anmärkning Ansvarig Slut- Förvaring Papper/ förs Gallras Arkiv e- Slutarkive- Digital ras ring -Enkäter, svar och andra Papper/ Tjänste- - Gallras vid Resp. underlag Digitalt rum inaktualitet avd. chef Server Svara på enkäter -Enkäthandling Papper/ Tjänste- - Gallras vid Bevaras om det har Resp. -Sammanställningar Digitalt rum inaktualitet betydelse för verk- hand-!resultat Server samheten i framtiden läggare 8. Byggverksamhet enligt PBL (2010:900) mm ~ ~~ ~ l1~ c ~ lit? Verksamhetsspecifika handlingar Il j ~t. ~ ~ r l. l ~ ::l Hantera bygglov/ -Ansökan Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Akten gallras från Bygglovs- Efter Byggarkiv i anmälan -Ritningar Digitalt Byggreda oviktigt information handläggare slut- källaren, -Kontrollplan /Byggnads- besked Torgg. 10 -Anmälan av kontroll- inspektör ansvarig -Brandskyddsdokumentation -Grann yttrande -Yttrande Trafikverket m fl -Tjänsteskrivelse med l l~~

26 19 Aktivitet/Rutin Handlingar Medium Förvaring Diarie- Bevaras/ Anmärkning Ansvarig Slut- Förvaring Papper/ förs Gallras Arkiv e- Slutarkive- Digital ras ring förslag till beslut -Delegationsbeslut av bygglov eller beslut i SBN/SBU -Överklagande till Länsstyrelsen -Beslut från Länsstyrelsen Hantera kallelse l - Kallelse/ protokoll, Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Akten gallras från Bygglovs- Efter Byggarkiv i protokoll teknisk samråd Digitalt Byggreda oviktigt information handläggare slut- källaren, -Beslut, startbesked /Byggnads- besked Torgg. 10 -Kallelse/ protokoll, inspektör arbetsplatsbesök -Kallelse/ protokoll, slutsamråd -Verifierad kontrollplan -Intyg (el, vatten- och avlopp mm) -Begäran om slutbesked -Beslut, slutbesked Hantera byggfels- -Beslut om byggfels- Papper Avd.arkiv Ja Bevaras Bygglovs- Efter Byggarkiv i försäkring och försäkring och Byggreda handläggare avslutat källaren, färdigställandeskydd färdigställandeskydd /Byggnads- ärende Torgg. 10 Lagen om -F örsäkringsbevis inspektör byggfelsförsäkring upphör att gälla...

27 20 Aktivitet/Rutin Handlingar Medium Förvaring Diarie- Bevaras/ Anmärkning.Ansvarig Slut., Förvaring Papper/ förs Gallras <.Arkiv e- Slutarkive- Digital. ras ring Hantera klagomål -Anmälan Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Akten gallras från Bygglovs- Efter Byggarkiv i -Brev till anmäld fastig- Digitalt Byggreda oviktigt information handläggare beslut källaren, hetsägare /Byggnads- Torgg. 10 -Yttrande från fastighets inspektör -ägare -Anteckningar från platsbesök -Avskrivning, ärendet avslutas/ skrivelse om åtgärd -Yttrande från fastighetsägare -Avskrivning, ärendet avslutas/ tjänsteskrivelse till nämnd -Beslut i nämnd -Överklagande till Länsstyrelsen -Beslut, Länsstyrelsen Handlägga -Beslut i nämnd (Kopia Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Akten gallras från Bygglovs- Efter Byggarkiv i föreläggande till Lantmäteriet) Digitalt Byggreda oviktigt information handläggare avslutat källaren, -Överklagande /Byggnads- ärende Torgg. 10 -Beslut, Länsstyrelsen inspektör -Anteckningar från platsbesök

28 21 Aktivitet/Rutin Handlingar Medium Förvaring Diarie- Bevaras/ Anmärkning Ansvarig Slut- Förvaring Papper/ förs Gallras Arkiv e~.slutarkive- Digital ras ring -Tjänsteskrivelse till nämnd -Beslut i nämnd att avsluta ärendet/ Beslut nytt föreläggande ev. vite -Överklagande -Beslut Länsstyrelsen -Anteckningar från platsbesök -Beslut i nämnd att avsluta ärendet -Utdömande av vite -Beslut, Mark- och miljödomstolen -Överklagande Handlägga -Anmälan Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Akten gallras från Bygglovs- Efter Byggarkiv i byggsanktionsavgifter -Brev till fastighetsägare Digitalt Byggreda oviktigt information handläggare avslutat källaren, -Skrivelse från fastig- /Byggnads- ärende Torgg. 10 hetsägare, möjlighet att inspektör vidta rättelse -Ärendet avslutas -Tjänsteskrivelse till nämnd :-Beslut i nämnd om sanktionsavgift

29 22 Aktivitet/Rutin Handlingar Medium Förvaring Diarie- Bevaras/ Anmärkning Ansvarig Slut- Förvaring Papper/ förs Gallras Arkiv e- Slutarkive- Digital ras ring -Beslut till Länsstyrelsen -Överklagande till Länsstyrelsen -Beslut, Länsstyrelsen Handlägga -Tillsynsregister Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Förordning om Bygglovs- Efter Byggarkiv i obligatorisk ventila- -Protokoll från Digitalt Byggreda fuktionskontroll av handläggare avslutat källaren, tionskontroll (OVK) auktoriserade firmor ventilationssystem /Byggnads- ärende Torgg. 10 -Skrivelse med (1991:1273) inspektör uppmaning att göra OVK Handlägga kontroll av -Tillsynsregister Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Förordning av Bygglovs- Efter Byggarkiv i hissar -Beslut att godta mindre Digitalt Byggreda kontroll av hissar handläggare avslutat källaren, avsteg från föreskrifter mm (1999:371 /Byggnads- ärende Torgg. 10 om hissar inspektör 9. Byggverksam et enligtäpbl (1987:10) mm ":! :J Handlägga förhand- -Ansökningar om Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Bygglovs- Efter Byggarkiv i besked, bygglov, förhandbesked och lov Tjänste- handläggare slut- källaren, ) ~.c.~lp Il

30 23 Aktivitet/Rutin Handlingar Medium Förvaring Diarie- Bevaras/ Anmärkning Ansvarig Slut- Förvaring l 1 l Papper/ fors Gallras,,' Arkiv e- Slutarkive- ', Digital ', ras ring rivningslov, marklov, -Tjänsteskrivelse med Digitalt rum /Byggnads- bevis, Torgg. 10 bygganmälan, ritningar mm inspektör avslutat rivningsanmälan -Beslut (SBN/ ärende delegation) -Mottagningsbevis från -klagoberättigad -Dokumentation (foton) Bygganmälan/ Rivningsanmälan -Anmälan kvalitetsansvarig och sakkunnig -Protokoll byggsamråd -Beslut om kontrollplan, bilagor -Beslut byggfelsförsäkring och färdigställandeskydd -Rivningsplan -Kontroller, intyg enligt kontrollplan -Anmälningar enligt kontrollplan -Relationshandlingar, planer och fasader -Slutbevis -Konstruktionshandlingar, VVS- -

31 24 Aktivitet/Rutin Handlingar Medium. Förvaring Diarie- Bevaras/ Anmärkning. Ansvarig. Slut Förvaring Papper/ förs Gallras Arkiv e"' Slutarkive-. Digital ras ring ritningar. -Underlagsmaterial Papper Avd.arkiv Ja Gallras T ex beräkning av Bygglovs- (beräkningar mm) Tjänste- efter 10 år ytor, grannyttrande handläggare rum mm /Byggnadsinspektör -Inkomna skrivelser/ Papper Avd.arkiv Ja Gallras A v seende förhand- Bygglovsförfrågningar Tjänste- efter 10 år besked/ bygglov som handläggare rum inte är formella /Byggnadsansökningar inspektör -Gransknings blad/ Papper/ Avd.arkiv Ja Gallras Gallras efter beslut Bygglovshandläggningsblankett Digitalt Tjänste- efter 5 år om lov, avslag eller handläggare -Utskickade brev/ e-post rum då överklagat ärende /Byggnads- -Lista/ karta över slutligt avgjorts. inspektör grannhörande Underrättelse till -Underrättelse om beslut sakägare enligt 8 kap -Lista över expediering 27 ÄPBL av beslut -Beräkning av bygglovsavgift Handlägga ej -Återtagen ansökan om Papper Avd.arkiv Ja Gallras Bygglovsfullfoljda forhands- lov Tjänste- 2 år efter handläggare besked, bygglov, -Bygganmälan som rum det att /Byggnadsrivningslov, marklov, återtagits/ ej fullföljts ärendet inspektör bygganmälan, avskrivits/

32 25 Aktivitet/Rutin Handlingar Medium Förvaring Diarie- Bevaras/ Anmärkning Ansvarig Slut- Förvaring.Papper/ förs Gallras Arkiv e- Slutarkive- Digital ras ring. rivningsanmälan avslutats -Ofullständig ansökan Papper Avd.arkiv Ja Gallras Vid ev. överklagan- Bygglovssom avvisats Tjänste- 2 år efter de sker gallring då handläggare rum beslut om ärendet slutligt har /Byggnadsavvisning avgjorts inspektör Handlägga påfoljder -Handlingar som Papper Avd.arkiv Ja Bevaras IOkapÄPBL, Bygglovs- Efter Byggarkiv i och ingripande vid initierat ärendet ( in- Tjänste- byggnadsav gift, handläggare beslut källaren, olovligt byggande kommen skrivelse, rum särskild avgift, /Byggnads- Torgg. 10 anmälan, protokoll/ tilläggsavgift inspektör anteckningar/ foton efter besiktning -Inventering/ dokumentation av platsen -Begäran om förklaring -Inkommen förklaring, ansökan om lov i efterhand -Tjänsteskrivelse -Beslut SBN -Gransknings blad/ Papper/ Avd.arkiv Ja Gallras Bygglovshandläggningsblankett Digitalt Tjänste- efter 5 år handläggare -Beräkning av ytor rum eller då ett /Byggnads- -Utskickade brev/ e-post överklagat inspektör -Notering av exp. av ärende beslutet slutligt har

33 26 Aktivitet/Rutin Handlingar Medium Förvaring Diarie- l Bevaras/ Anmärkning Ansvarig Slut-.. Förvaring Papper/ fors Gallras Arkiv e~ Slutarkive- Digital.. ras ring -Mottagningsbevis från avgjorts klagoberättigad Handlägga tillstånd -Register över tillstånd Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Kommunerna var Bygglovs- Efter Byggarkiv i mm enligt lag -Föreläggande från Digitalt Tjänste- före 20 l l handläggare avslutat källaren, (1988:868) om nämnden rum, tillstånds- och till- /Byggnads- ärende Torgg. 10 brandfarliga och Server synsmyndighet för inspektör explosiva varor, LBE brandfarlig vara, (lag (gäller till ) 1988:868 om brandfarliga och explosiva Från varor). Polismyndighandläggs dessa heten var tillståndsfrågor av RÖK. Ny och tillsynsmynlag LBE (2010:1011) dighet för explosiva varor.lag (2010: 1011) om brandfarliga och explosiva varor trädde i kraft Sedan dess är kommunerna även tillstånds- och tillsynsmyndighet för explosiva varor. I Tingsryds kommun hanteras både brandfarliga och explosiva varor av RÖK sedan -

34 27 Aktivitet/Rutin Handlingar Medium Förvaring Diarie- Bevaras/ Anmärkning Ansvarig, Slut- Förvaring P~ppet/ förs Gallras Arkiv e- Slutarkive- ' Digital ras ring KF:s beslut Ansökan Papper/ Avd.arkiv Ja Gallras 2 Bygglovs- -Klassningsplan Digitalt Tjänste- år efter det handläggare -Verksamhets- rum att tillstån- /Byggnadsbeskrivning det har inspektör -situationsplan upphört att -Besiktningsintyg gälla -Riskanalys -Beslut med föreskrifter -Besiktningsprotokoll Papper/ Avd.arkiv Ja Gallras när Bygglovsfrån kontrollorgan Digitalt Tjänste- ärendet handläggare -Föreläggande rum avslutas /Byggnads- -Intyg från Diarie och tvist ej inspektör besiktningsorgan att pågår brist årgärdas -Register över Papper/ Avd.arkiv Ja Gallras vid Bygglovskontrollerade hissar Digitalt Tjänste- in aktualitet handläggare rum /Byggnads- Diarie inspektör -Besiktningsprotokoll Papper/ Avd:arkiv Ja Gallras när Bygglovs- Digitalt Tjänste- nytt god- handläggare rum känt proto- /Byggnads-

35 28 Aktivitet/Rutin Handlingar Medium Förvaring Diarie- Bevaras/ Anmärkning Ansvarig Slut- Förvaring Papper/ förs Gallras Arkiv e- Slutarkive- Digital ras ring Diarie koll har inspektör upprättats -Beslut om "lokal Papper/ Avd.arkiv Ja Gallras när Bygglovsbehörighet" för Digitalt Tjänste- behörighet handläggare fuktionskontrollant rum upphör /Byggnads- Diarie inspektör -Föreläggande Papper/ Avd.arkiv Ja Gallras när Bygglovs- Digitalt Tjänste- ärendet handläggare rum avslutas /Byggnads- Diarie och tvist ej inspektör pågår 10. Miljö- och Hälsoskyddsverksamhet Hantera -Register Digitalt Miljöreda - Bevaras T ex register för Miljö- och tillsynsregister -Miljötillsyns hälsoskydds -Livsmedelstillsyn -inspektör -Enskilda avlopp -Cisterner -Radon ~ Mätdata som Digitalt Extern - Gallras vid T ex Simair Miljö- och sammanställts i en hälsoskydds

36 29 Aktivitet/Rutin Handlingar Medium Förvaring Diarie- Bevaras/ Anmärkning Ansvarig Slut- Förvaring Papper/ förs Gallras ' Arkiv e- Slutarkive- Digital ras ring rapport till annan databas inaktualitet -inspektör datavärd Handlägga ansökan/ -Inkommande ansökan/ Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Miljö- och När Miljöarkiv i anmälan anmälan Digitalt Miljöreda hälsoskydds verk- källaren, -Karta och situations- -inspektör sam- Torgg. 10 plan h eten -Kompletterande upphört handlingar (begäran och svar) -Grannyttrande (begäran och svar) -Tjänsteanteckningar -Delegationsbeslut/ Beslut JN -Kommunicering av beslut till sakägare -Delgivningskvitto Överklagandehänvisning -Entreprenörsrapport får avlopp -Skriftligt godkännande för avlopp -Inkommet överklagande -Handlingar till läns-

37 30 ~ivitet!flutrn Handlingar styrelsen -Beslut, Länsstyrelsen. Medium Förvaring Diarie- Bevaras/ Anmärkning Ansvarig Slut- Förvaring.Papper/ fors Gallras.Arkiv e- Slutarkive- Digital. ras ring Handlägga -Inkommen anmälan Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Miljö- och När Miljöarkiv i sanktionsavgifter -Inspektionsrapport Digitalt Miljöreda hälsoskydds verk- källaren, -Kommunicering ang. -inspektör sam- Torgg. 10 brister h eten -Inkommit yttrande upphört -Förslag till beslut -Inkommit yttrande -Beslut, JN -Delgivningskvitto -Överklangandehänvisning -Överklagande till Mark- och milj ö- domstolen -Samtliga handlingar till Kammarkollegiet Hantera tillsyns- -Kommunicering vid Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Tillsynsregister i Miljö- och Akter Miljöarkiv i register och akter inspektionsbesök Digitalt Miljöreda Miljöreda ajourförs hälsoskydds flyttas källaren, -Inspektionsrapport -inspektör när Torgg. 10 -Tidkort (ej årlig avgift) verk- -Åtgärdsplan sam- -Ny inspektionsrapport h eten efter gjorda åtgärder upphört

38 31 Aktivitet/Rutin Handlingar Medium Förvaring Diarie- Bevaras/ An);närkning Ansvarig Slut- Förvaring Papper/ fors Gallras Arkiv e- Slutarkive- Digital ras ring /brister Hantera -Anmälan Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Miljö- och När Miljöarkiv i klagomålsärenden -Kommunicering Digitalt Miljöreda hälsoskydds ärendet källaren, -Utredningar -inspektör är Torgg. 10 -Informationshandlingar avslutat -Uppfoljning -Tidkort -Föreläggande Handlägga -Beslut foreläggande Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Miljö- och När Miljöarkiv i föreläggande och ( delegationsbeslut-utan Digitalt Miljöreda hälsoskydds ärendet källaren, förbud vite, beslut nämnd- med -inspektör är Torgg. 10 vite) avslutat -Beslut forbud -Delgivningskvitto -Överklagandehänvisning -Överklagande -Handlingar till Länsstyrelsen -Beslut, Länsstyrelsen -Begäran utdömande av vite -Beslut

39 ~ 32 Aktivitet/Rutin Handlingar Medium Förvaring Diarie- Bevaras/ Anmärkning Ansvarig Slut- Förvaring Papper/ fårs Gallras Arkiv e- Slutarkive- Digital ras ring Hantera vattenprover -Analysrapporter Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Miljö- och gällande -Åtgärdsplan Digitalt Miljöreda hälsoskydds verksamhetsutövare -Föreläggande/ fårbud -inspektör Hantera allmänna -Tjänsteanteckningar Papper Avd.arkiv - Gallras Miljö- och förfrågningar Pärm efter 2 år hälsoskydds -inspektör Hantera informations- -Utredningar Papper/ Tjänste- - Gallras vid Historisk dokumen- Miljö- och insatser -Utskick Digitalt rum, inaktualitet tation,foto mm bör hälsoskydds -Informationsbroschyrer Server bevaras och lämnas -inspektör till Centralarkivet 11. Livsmedelsverk samhet Handlägga ansökan -Inkommen ansökan Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Miljö- och Efter Miljöarkiv i och registrering -Registrering Digitalt Miljö- och hälsoskydds beslut källaren, -Komplettering från byggreda -inspektör Torgg. 10 sökanden -Delegationsbeslut c~ d

40 33 Aktivitet/Rutin.. Handlingar Medium Förvaring Diarie- Bevaras/ Anmärkning Ansvarig Slut- Förvaring P~pper/ fors Gallras Arkiv e- Slutarkive- Digital ras ring -Registrering -Inspektionsrapport -F öreläggande -Förbud att sälja en vara eller använda lokalen -Skrivelse till nämnd -Beslut av nämnd -Delgivningskvitto - Överklangandehänvisning -Överklagan till Länsstyrelsen 12. Il J l~ Tobaksärenden =tj ~ D ~ ll1' jj J. Handlägga regist- -Anmälan Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Miljö- och När Miljöarkiv i rering av försäljning -Tillsynsrapporter Digitalt Miljöreda hälsoskydds objektet källaren, av tobak -Registering -inspektör upphör Torgg Receptfria läkemedel Hantera tillsyn över -Tillsynrapporter Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Miljö- och När Miljöarkiv i försäljning av -Rapport gällande Digitalt Miljöreda hälsoskydds objektet källaren, receptfria läkemedel brister till -inspektör upphör Torgg ~1f '""Hl ~~ ''V

41 34 Aktivitet/Rutin Handlingar Medium Förvaring Diarie- l Bevaras/ Anmärkning Ansvarig Slut- Förvaring 1 Papper/ fors Gallras ArK.ive."' Slutarkive- Digital.. tas ring Läkemedelsverket ---

42