Dokumenthanteringsplan med arkivbeskrivning för Samhällsbyggnadsnämnden i Tingsryds kommun.

Transkript

1 ~ Dokumenthanteringsplan med arkivbeskrivning för Samhällsbyggnadsnämnden i Tingsryds kommun. Avseende samhällsbyggnadsförvaltningens verksamhetsområde Antagen av samhällsbyggnadsnämnden , 90

2 l Innehåll l. Inledning 1.1 Upplägg Begreppsförklaring för dokumenthanteringsplan. 1.3 Allmänna begrepp 2. Arkivbeskrivning 2.1 Arkivmyndighet s Arkiv- och dokumenthantering 2.3 Redovisning av arkiv 2.4 Arkivförteckning 2.5 Gallring 2.6 Historik IT-system som används inom Samhällsbyggnadsnämnden. 3.0rganisation 4. Samhällsbyggnadsnämnden 5. Trafiknämnd 6. Administration 7. Ekonomi lo Fastighetsförvaltning

3 2 9. Övergripande och strategisk verksamhet SBF Byggverksamhet enligt PBL {2010:900) mm Byggverksamet enligt ÄPBL (1987:10) mm Planverksamhet enligt PBL (2010:900) Miljö- och Hälsoskyddsverksamhet Livsmedelsverksamhet Tobaksärenden Receptfria läkemedei... S9 17. Miljö- och geotekniska undersökningar Mark och Exploateringsverksamhet Kart- och GIS-verksamhet Teknisk projektering Teknisk utredning. Projektering Gator och vägar Parker och grönytor Renhållningsverksamhet Vatten och avlopp Kostverksamhet Städverksamhet... 89

4 3 1. Inledning 1.1 Upplägg Samhällsbyggnadsförvaltningen har sedan februari 2014 åtta avdelningar: Stab, kostavdelning, städa v delning, bygg- och miljöavdelning, renhållningsav delning, V A -avdelning, gatuavdelning och parkav delning. A v delningarnas arkivbeskrivning och dokumenthantering finns samlade i detta gemensamma dokument. Den första delen "Verksamhetsgemensamma dokument" omfattar dokument som är gemensamma för alla i samhällsbyggnadsförvaltningen samt de dokument som är att hänföra till samhällsbyggnadsnämnd och utskott. Före februari 2014 fanns det sju avdelningar: Stab, kostavdelning, städavdelning, bygg- och miljöavdelning, renhållningsavdelning, VAavdelning, gatu- och parkavdelning. 1.2 Begreppsförklaring för dokumenthanteringsplan. Aktivitet l Rutin Handling Medium Förvaring Vad man gör och vilken handling som generas. Handling som inkommit eller upprättas hos myndigheten. Alla typer av handlingar som finns i verksamheten. En handling kan vara analog eller digital. Här anges vilket format handlingama har när de skapas på t ex på papper eller digitalt. Tjänsterum är förvaring hos resp. handläggare. Avdelningsarkiv är ett mellanarkiv på resp. avdelning. Byggarkiv är ett arkiv på Bygg- och Miljöavdelningen. Miljöarkiv är ett arkiv på Bygg-och Miljöavdelningen. Centralarkiv är gemensamt kommunarkiv för slutarkivering.

5 4 Diarieförs Bevaras Gallras efter 2 år Gallras vid inaktualitet Anmärkning Ansvarig slutarkiveras Förvaring för slutarkivering Diarieföring på ärende i gemensamt system. Handlingen ska bevaras för all framtid. Enligt Arkivlagen och Offentlighetsprincipen -för att ha rätten att ta del av allmän handling -för behov av information för rättskipning och förvaltning -för forskningens behov Handlingen ska efter angiven tid förstöras för all framtid. T ex "2 år" betyder efter utgången av det kalenderår då handlingen upprättades. Handlingen gallras när den inte längre behövs i verksamheten. Detta avgör handläggaren själv. Extra information som underlättar förståelsen för handlingarna. Ansvarig person för att handlingen bevaras eller gallras. Handlingen ska efter angiven tid skickas vidare till centralarkivet, miljöarkivet, byggarkivet och VA-arkiv för slutarkivering. Kommunens centralarkiv samt miljöarkiv, byggarkiv och VA-arkiv

6 5 1.3 Allmänna begrepp Att gallra innebär att information förstörs för all framtid. - Gallring innebär att förstöra allmän handling. - Allmänna handlingar får bara gallras med stöd i ett beslut. Viktiga skäl till att information gallras: - Hålla ned kostnader för arkivutrymme. - Skapa överblick. Ett arkiv där endast den väsentliga informationen återstår blir mer överblickbart. - Ett arkiv där handlingar inte gallras blir svåröverskådligt med tiden. Att bevara menas att förvaltningens handlingar bevaras för all framtid. -Enligt Tryckfrihetsförordningen (Offentlighetsprincipen) och enligt Arkivlagen. - Rätten att ta del av allmän handling - Behov av information för rättskipning och förvaltning -För forskningens behov Allmän handling är en handling - som det finns ett beslut på. - som förvaras, är inkommen eller är upprättad och diariefört inom myndigheten. - kan vara analog eller digital. - kan vara sekretesskyddad enligt offentlighets- och sekretesslagen. Att rensa är att förstöra handlingar som inte är allmänna handlingar. Efter beslut är handlingama allmän handling - T ex utkast, kopior, trycksaker eller minnesanteckningar rensas. - Respektive handläggare ska rensa när ärendet/projektet är avslutat. -Gem, Post-It lappar och platsfickor tas bort innan det lämnas till Centralarkivet

7 6 2. Arkivbeskrivning 2.1 Arkivmyndighet Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Tingsryds kommun. Hos arkivmyndigheten finns kommunarkivet 2.2 Arkiv- och dokumenthantering Arkivlagen och arkivreglementet ger samhällsbyggnadsnämnden ett preciserat ansvar för sitt arkiv. 2.3 Redovisning av arkiv Varje myndighet ska redovisa sitt arkiv genom information om vilka slags handlingar som finns och hur arkivet är organiserat. Kravet på arkivbeskrivning för samhällsbyggnadsnämnden tillgodoses genom denna dokumenthanteringsplan. Inom samhällsbyggnadsförvaltningen finns följande arkiv: Namn Adress Plats Klass status Byggarkiv Torggatan lob Källarplan Brandsäkert Slutarkiv (bygglovshandlingar) Miljöarkiv Torggatan lob Källarplan skyddsrum Slutarkiv.. Bygg- och miljöarkiv Torggatan lob Våning l Brandsäkert Avdelningsarkiv V A-arkivet (även Torggatan lob Våning 2 Brandsäkert Avdelningsarkiv detaljplaner, områdesbestämmelser, ritningar) Smala arkivet Torggatan lob Våning 2 Förråd Avdelningsarkiv L

8 7 Fastighetsarkiv Torggatan lob Våning2 Brandsäkra aktskåp och Avdelningsarkiv brandsäkert arkiv VA-arkiv Torggatan lob Källaren (innanför miljö- skyddsrum (del av) slutarkiv arkiv) Arkiv Arbetskontoret Plogvägen l Våning l Förråd A v delningsarkiv 2.4 Arkivförteckning Varje myndighet ska redovisa sitt arkiv i en förteckning över de handlingar som förvaras i myndighetens arkiv. 2.5 Gallring Samhällsbyggnadsnämndens handlingar gallras med stöd av denna dokumenthanteringsplan. 2.6 Historik Tingsryds kommun inrättades Då sammanlades följande kommuner och församlingar: Almundsryd, Linneryd, Södra Sandsjö, Tingsryd, Urshult, Väckelsång och Älmeboda. Samtliga arkiv från dessa kommuner flyttades till Tingsryds kommuns kommunarkiv. Samhällsbyggnadsnämnden bildades den l juli 20 Il. Då sammanlades följande avdelningar/enheter: Tekniska förvaltningen (kommunstyrelsen), plan- och miljöavdelningen (miljö- och byggnämnden) samt fritidsfastigheter (Kultur- och fritidsnämnden).

9 8 Samhällsbyggnadsnämndens verksamhetsområden genom tiderna: Tingsryds köping, Centrala Byggnadskommitten (CBK) Tingsryds kommun, CBK Fastighetsnämnden Hälsovårdsnämnden Miljö- och hälsoskyddsnämnden Byggnadsnämnden Miljö- och byggnämnden Samhällsbyggnadsnämnden har vid sin sida samhällsbyggnadsutskottet, som dels bereder ärenden till nämnden och dels har beslutanderätt i vissa frågor genom delegation från nämnden. Samtidigt som samhällsbyggnadsnämnden bildades, inrättades även en jävsnämnd i kommunen. Jävsnämnden ansvarar för och fullgöra uppgifter som rör myndighetsutövning gentemot kommunens egna verksamheter och objekt.

10 /T-system som används inom Samhällsbyggnadsnämnd en. AutoCadLT Crystal Report EDP Miljöreda & Byggreda EDP Future EDP Vision Fastighet Fastighetsregister, W ebbaserad accessdatabas GIS intergrationer LocSys (diesel) VA-banken Aqua View (V A) Mätman Kontroll (Kostavd.) Kostdata Mashie Basera (mjölkstöd) Städet (Städavd.) StratSys

11 o.-i ~ "'O :~ ~ r.n "C C'O ~ >-...t::j ~,-l ] rjj ~ i J i ti l

12 11 4. Samhälls byggnadsnämnden Handlägga nämnds- SBN Protokoll Papper/ Avd.arkiv, Ja Bevaras Protokollet scannas Förvaltn. l år Centralarkiv administration Digitalt Serve r och läggs i R:/SBN.. jurist SBU Protokoll Papper/ Avd.arkiv, Ja Bevaras Protokollet scannas Förvaltn. l år Centralarkiv Digitalt Serve r och läggs i R:/SBU.. jurist SBN delegationsbeslut Papper/ Avd.arkiv, Ja Bevaras Resp. hand- l år Centralarkiv Digitalt Server läggare Meddelande till nämnd, Papper/ Avd.arkiv, Ja Gallras Handej fastighetsanknutna Digitalt Server efter 3 år läggande administratör Kallelse till SBN Papper/ Avd.arkiv, - Gallras Förvaltn. Föredragningslistor Digitalt Server efter 5 år jurist Kopior av justerade Papper Avd.arkiv, - Gallras Förvaltn. protokoll Server efter l år jurist! l Dela ut miljöpris -Annonsering Papper/ Tjänste- Ja Gallras Delas ut varje år Förvaltn. -Nomineringar Digitalt rum, efter 3 år jurist -Tjänsteskrivelse ----

13 12 Dela ut byggpris -Annonsering Papper/ Tjänste- Ja Gallras vid Delas ut när lämplig Förvaltn. -Nomineringar Digitalt rum, inaktualitet kandidat utses jurist -Tjänsteskrivelse Server -Diplom Handlägga skydds- -Statistikrapport Papper/ Tjänste- Ja Gallras Förvaltn. jaktärenden -Polistillstånd Digitalt rum, efter 3 år jurist -Tillstånd från Server länsstyrelsen -Utbetalning årlig ersättning -Kontaktuppgifter Digital ras n ng -Diplom Server Samhällsbyggnads- 5. Trafiknämnd nämnden är tillika trafiknämnd Hantera Tillfålliga trafikåtgärder Digitalt Tjänste- - Gallras vid Genomförs i samråd Utrednings- Trafikåtgärder Delegationsbeslut Papper/ rum, inaktualitet med handläggande ingenjör Server administratör stadigvarande Papper/ Tjänste- Ja Bevaras Genomförs i samråd Utredningstrafikåtgärder Digitalt rum, med handläggande ingenjör -Skrivelse från t ex Server administratör allmänhet, eller politiker -Nämndbest ut -Kostnadsutredning -Remiss, yttrande eller

14 13 Digital ras n ng kommunicering med t ex polis, Länsstyrelsen och Trafikverket Upphävande av lokala Papper/ Ja Bevaras Genomförs i samråd Utredningstrafikfö reski fter Digitalt med handläggande ingenjör Delegationsbeslut administratör Utfärda -Delegationsbeslut Papper Tjänste- Ja Bevaras Sekretess Utredningsparkeringstillstånd rum. Genomförs i samråd ingenjör Kopia i med handläggande pärm administratör 6. Administration Hantera underlag till -Kallelse Papper/ Tjänste- - Gallras Förvaltn. SBN och SBU -Föredragningslistor Digitalt rum, efter 2 år jurist och Serve r Hand- (R: läggande /SBN:/...) administratör -Anslag av beslut på Papper/ Tjänste- - Gallras vid Om tillkännagivan- Förvaltn. kommunens anslags- Digitalt rum, inaktualitet det av justeringen jurist och Server antecknats på Hand-

15 14 Papper/ fors Gallras Arkiv e- Slutarkive- tavla (R: protokollet kan läggande /SBN:/...) anslaget gallras administratör -Listor delegationsbeslut Papper/ Tjänste- - Bevaras Ingår i justerat Hand- l år Centralarkiv -Listor meddelande Digitalt rum, protokoll läggande Server admini- (R: stratör /SBN:/...) Hantera -Förteckning av Papper/ Tjänste- - Gallras Närvarolistor och Handpersonalärenden, förtroendevalda Digitalt rum, efter 10 år reseräkningar lämnas läggande SBN:s politiker -Närvarolistor samman- Server vidare tilllöneavd. adminiträde stratör -Reseräkningar -Beställningar t ex Papper/ Tjänste- - Gallras vid Handförtäring möten Digitalt rum, inaktualitet läggande Serve r administratör -Kursanmälningar Papper/ Tjänste- - Gallras vid Hand- Digitalt rum, inaktualitet läggande Server administratör -- --~ -Anmälningar, politiska Papper/ Tjänste- - Gallras vid Handmöten Digitalt rum, inaktualitet läggande admini-

16 15 Papper/ fårs Gallras Arkiv e- Slutarkive- Server stratör Uppdatera hemsida, -Underlag får att Digitalt Server - Gallras vid Hand- Facebook,och uppdatera kommunens inaktualitet läggande Intranet hemsida, Facebook, och admini- Intranet stratör Producera eget -Informationsmaterial Papper/ Tjänste- - Gallras vid Historisk dokumen- Handinformationsmaterial -Broschyrer Digitalt rum, inaktualitet tation,foto mm bör läggande -Program Server bevaras och lämnas admini- -Inbjudningar till Centralarkivet stratör Hantera fastighets- -Fastighetsakter Papper/ Avd.arkiv - Bevaras Handregister för samtliga -Lantmäterihandlingar Digitalt och läggande kommunägda -Servitut Webbase- adminifastigheter -Ledningsrätter rad stratör -Taxeringar accessdata -Hyreskontrakt mm bas Hantera, f d -Ritningsarkiv över Digitalt Server - Bevaras Användare Handfastighetsavd. digitala samtliga kommunägda (F:/Fastig Tingsryds kommun- läggande arkiv för samtliga fastigheter het/...) beställare och adminikommunägda -Projektarkiv på Tingsrydsbostäder- stratör, fastigheter pågående projekt som förvaltare. Fastighetsfårvaltas och ajourförs chef, SBF av Tingsrydsbostäder AB

17 16 1 l Papper/ fors Gallras Arkiv e- Slutarkive- Hantera V A-arkiv -Registreringlistor med Papper Avd.arkiv - Bevaras Handmed analogt register objektsnummer för läggande projekt administratör Bevakar och ajour- -Ansökan Papper/ Tjänste- Ja Bevaras Handhåller tillfälliga trafik- -Delegationsbeslut Digitalt rum, läggande åtgärder, dispenser -Åtgärden for in i lokala Server adminioch tillstånd trafikforeskifter stratör -Publicering av trafikföreskrifter till Transportstyrelsen (Trafikliggaren) -Bekräftelse från Transportstyrelsen Bevakar och ajour- -Skrivelse från t ex all- Papper/ Tjänste- Ja Bevaras Handhåller stadigvarande mänbeten eller politiker Digitalt rum, läggande trafikåtgärder -Delegationsbeslut Server admini- i -Kostnadsutredning stratör -Remiss, yttrande eller kommunicering med t ex polis, länsstyrelsen och Trafikverket -Åtgärden förs in i lokala trafikföreskrifter -Publicering av trafikföreskrifter till Trans- -- '--

18 17 Papper/ fors Gallras Arkiv e- Slutarkive- portstyrelsen (Trafikliggaren) -Bekräftelse från Transportstyrelsen Utfärda parkerings- -Ansökan från sökande Papper Tjänste- Ja Bevaras Sekretess. Kopia Handtillstånd för rörelse- -Läkarintyg rum, Pärm sparas. läggande hindrade -Foto admini- -Beslut stratör -Beställning, Seriline -Utlämning till sökande Hantera borttappat -Anmälan om Papper Tjänste- Ja Bevaras sekretess Handparkeringstillstånd forsvunnet parkerings- rum, Pärm läggande tillstånd till polisen admini- -Beställning av kopia, stratör Seriline -Utlämning till sökande Hantera beslut och -Remisser Papper/ Tjänste- Ja Bevaras Handutredningar som inte Digitalt rum läggande berör kommunala admini-

19 18 Digital ras n ng beslut eller stratör tillsynsärend en, t ex trafikärenden Bevaka tidsfrister för -Bankgaranti Papper Avd.arkiv - Gallras vid Ev. skickas tillbaka Handbankgarantier mm -Moderbolagsgaranti inaktualitet till banken när läggande -F örsäkringsgaranti garantin upphört. admini- -Värdehandlingar Kopia sparas. stratör Upprätta och bevaka -Kommunicering Papper/ Tjänste- - Gallras när stabschef försäkringar för -Försäkringshandlingar Digitalt rum, ny kommunens samtliga Server försäkring fordon tecknas -Korrespondens Papper/ Tjänste- - Gallras 10 Original till stabschef avseende försäkringar. Digitalt rum år efter att Ekonomiavd. Kopia -F örsäkringsavtal Pärm försäkring- på SBF. en upphört. Hantera skade- -Inkomna Papper/ Tjänste- - Gallras vid stabschef anmälningar skadeanmätningar Digitalt rum inaktual i te t 7. Ekonomi Upprätta verksam- -Styrkort Digitalt Server - Bevaras Antas i SBN Förvaltn. hetsplan enligt

20 19 balanserad styrning chef Upprätta budget -Kommunicering med Papper/ Tjänste- - Gallras vid Samtliga /kompletteringsbudget SBF-kamrer Digitalt rum, inaktualitet Avd.chefer -Underlag till budget Server SBF-kamrer Upprätta bokslut/ -Bokslut, delårsbokslut. Papper/ Server Ja Bevaras Binds in. Ett ex till Samtliga delårsbokslut -Årsredovisning och Digitalt arkivet från KLF Avd.chefer verksamhetsberättelse. SBF-kamrer -Uppföljningsrapport, Digitalt Server - Bevaras SBF-kamrer månadsvis -Prognoser, Digitalt Server - Bevaras SBF-kamrer egenproducerade Utreda taxor -Underlag taxor Digitalt Server - Bevaras Samtliga -Debiteringar Avd.chefer SBF-kamrer Hantera -Utanordningar med Papper Tjänste- - Gallras SBF-kamrer utanordningar underlag. rum efter 10 år -Verifikationer Hantera intern -Underlag Papper/ Avd.arkiv. - Gallras Underlag skickas Handfakturering kommuninterna fakturor Digitalt Gemen- efter 10 år vidare till läggande -Interna tillsynsavgifter sampärm Ekonomiavd. Kopia administrasparas. tör

21 20 Digital ras nng Hantera extern -Fakturaunderlag Papper Avd.arkiv. - Gallras Underlag skickas SBF-kamrer fakturering Gemen- efter 2 år vidare till sam pärm Ekonomiavd. Kopia sparas. -Bokföringsorder Papper Avd.arkiv. - Gallras Underlag skickas SBF-kamrer Gemen- efter 2 år vidare till sam pärm Ekonomiavd. Kopia sparas. -Avskrivningar, Papper Tjänste- - Gallras Underlag skickas SBF-kamrer kundfordringar rum efter 2 år vidare till -Underlag Ekonomiavd. Kopia beslut/specifikation sparas. -Momsredovisning Digitalt Serve r - Gallras Underlag skickas SBF-kamrer efter 2 år vidare till Ekonomiavd. Kopia sparas. 8. Fastighetsförvaltnio g Utreda uppdrag från -Underlag Papper/ Tjänste- - Gallras vid I samråd med Fastighetsverksamheter i Digitalt rum, inaktualitet Tingsrydsbostäder chef kommunägda fastigheter Server AB ( Handlägga -Skrivelser till SBN Papper/ Tjänste- Ja Bevaras Fastighetsinvesterings- -Beslut SBN rum,

22 21 Aktivitet/Rutin Handlingar Medium Förvaring Diade- Bevaras/ Anmärkning Ansvarig Slut- Förvaring kostnader i -Delegationsbeslut Digitalt Serve r chef kommunens -Uppdrag till förvaltafastigheter ren, Tingsrydsbostäder Genomföra del av -Beslut Papper/ Avd.arkiv - - Se, Upprätta Fastighetsupphandling förfrågningsunderlag, Digitalt upphandling, chef SBU -MBL-protokoll -Uppdrag till Tingsrydsbostäder AB -Antagna anbud Verksamhetsgemensamma handlingar Upphandling och utvärdering görs av Tingsrydsbostäder Hantera drift- och -Inkommande fakturor Papper/ FTB - Bevaras Fastighetsunderhåll i pågående projekt i kommunens Digitalt Databas chef fastigheter Ritningsarkiv, analogt -Relationshandlingar på Papper/ Avd.arkiv, - Bevaras Tingsrydsbostäder Fastighetsoch digitalt!ör kom- ny- och ombyggnationer Digitalt Fastighets och SBF har båda chef munägda fastigheter till fastighetsarkivet -arkiv i behöringhet i server Fastighets- och efter avslutade projekt server till digitalt projektarkiv utfört av Tingsrydsbostäder V:/Fastigh fastighetsarkiv et:/...

23 22 Avtal -F örvaltningsavtal, Papper/ Avd.arkiv, Ja - Se, Avtal, Fastighets- Fastighetsavd, SBF och Digitalt Verksamhets- chef Tingsrydshestäder AB gemensamma -Hyresavtal, handlingar Dackehallen, Idrotten l, SBN (fastighetsavd.) och TAIF -Hyresavtal, Kaskad, Söderport TUF AB och SBN - V erksamhetsavtal, SBF (fastighetsavd.) och Medely - skötselavtal (vaktmästare), SBF (fastighetsavd.) och TUFAB -Skötselavtal for offentliga toaletter Hantera personal- -Skyddsrondsprotokoll Papper/ Tjänste- - - Se, Personalärende, Fastighetsärenden -Vaktmästare, Digitalt rum, Verksamhets- chef Da ekehallen skötselavtal med Server gemensamma parksektionen handlingar '..

24 23 9. Övergripande och strategisk verksamhet SBF Verksamhetsgemen -samma handlingar Upprätta strategiska -Antagen budget Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Antas av KF Resp. l ex Centralarkiv dokument, policy mm -A vfallsplan Digitalt Server avd.chef efter -Fordonstvätt, policy antagan -Förstärknings- och -de beläggningsplan för enskilda vägar -FÖP Tingsryd och Ryd -Hastighetsplan -Kostpolicy -LIS-plan -Lokala hälsoskyddsföreskrifter -Tillgänglighetsplan -Torghandelsföreskrifter -Trafiksäkerhetsprogram -VA-plan

25 24 Aktivitet/Rutin Handlingar Medium Förvaring Diade- Bevaras/ Anmärkning Ansvarig Slut- Förvaring -ABVA -Vindbruksplan -Översiktsplan -Dokumenthanterings- Papper/ Tjänste- Ja Bevaras Antas av SBN Förvaltn. l ex Centralarkiv plan Digitalt rum, jurist efter Server antagan de -Delegationsordning Papper/ Tjänste- Ja Bevaras Antas av SBN Förvaltn. Digitalt rum, jurist Server Hantera strategiska -Vattenförsörjnings- Papper Tjänste- Ja Gallras vid Kopior, original Resp. dokument, policy mm plan, regionalt rum inaktualitet finns hos annan avd.chef från andra myndig- (Läns styre Isen) myndighet heter -Nödvattenplan (Länsstyr.) V attendornar Utfärda taxor -Renhållningstaxa Papper/ Tjänste- Ja Bevaras Beslutas av KF Resp. -Vatten- och avlopps- Digitalt rum Bilaga i KF:s avd. chef taxa Server protokoll -PBL-taxa -Miljötaxa -Livsmedelstaxa -Tobakstaxa '---

26 25 -Torghandelstaxa -Taxa, receptfria läkemedel -Taxa för uthyrning av reservelverk -Taxa för tomtförsäljning Upprätta bokslut -Underlag till Papper/ Tjänste- - Gallras Ingår i diarieförda SBF-kamrer delårsbokslut Digitalt rum, efter 5 år handlingar -Underlag till årsbokslut Server med bilagor -Uppföljningsrapporter -Årsberättelser Hantera miljöansvar -Miljörapporter för Papper/ Tjänste- Ja Bevaras Förvaltn. När Miljöarkiv i l kommunens B- och C- Digitalt rum chef ärendet källaren, anläggningar är Torgg. 10 avslutat Hantera systematiskt -Skyddsrondsprotokoll Papper/ Tjänste- Ja Bevaras Arkiveras av Förvaltn. arbetsmiljöarbete -Arbetsmiljö utredningar Digitalt rum, personalav d. chef Server Genomföra MBL- -MBL-protokoll Papper/ Tjänste- Ja Bevaras Förvaltn. förhandlingar Digitalt rum, chef Server

27 26 l Papper/ förs Gallras Arkiv e- Slut~rkive- Digital ras rmg Handlägga personal- -Personalakt Papper Tjänste- - Gallras Relevanta dokument Resp. ärenden -Underlag annons rum från lämnas vidare till avd. chef -Rekrytering Personal- oviktig personalav d. -Underlag årsbokslut akt informa- Sjukintyg/läkarintyg/ med bilagor tio n rehabutredningar. -Anställningsavtal sekretess. -Provanställning Arkiveras av -Uppsägning personalav d. -Arbetsmiljö utredningar -Sjukintyg/ Läkarintyg -Rehabutredningar -Intyg l Betyg Upprätta semester- -Planeringsschema Papper/ Tjänste- - Gallras vid Resp. listor -Semesterlista Digitalt rum, in aktualitet avd.chef Server Upprätta -Planeringsschema Papper/ Tjänste- - Gallras Enligt Arbetsmiljö- Resp. arbetsschema, -Journaler Digitalt rum, efter 3 år verkets föreskrifter avd.chef övertidsjournaler, -Reseräkningar Server jourjournaler mm och Databas Beched (kosten) ' _L_ '-~~

28 27 P A-system Digitalt Databas - Gallras av Enligt Arbetsmiljö- Kostchef (kostverksamheten) Beched personal- verkets föreskrifter -frånvaro, lön mm avd. Ej antagna Papper Tjänste- - Gallras P g a möjligheten att Resp. ansökningshandlingar rum efter 2 år överklaga avd.chef -Medarbetarsamtal Papper Personal- - Gallras när sekretess Resp. -Utvecklingssamtal akt anställning avd.chef -Lönesamtal upphört Genomföra personal- -Dagordning Papper/ Tjänste- - Gallras vid Resp. aktiviteter/ kurser/ -Protokoll Digitalt rum, inaktualitet avd.chef internutbildningar -Inbjudningar Server -Bokning av föreläsare -Utvärdering Upprätta avtal, -N yttj anderättsavtal Papper/ Avd.arkiv - Bevaras Hyresavtal tecknas Mark- och fastighetsanknutna -Arrendeavtal Digitalt Webbase- av Tingsryds- exploate- -Hyresavtal/ Kontrakt rad bostäder. ringsaccsess- Original lämnas till ingenjör databas handläggande och handadministratör, SBF läggande administra-

29 28 Papper/ fors Gallras Arkiv e- Slutarkive- tör -P lanavtal Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Arkiveras med Bygg- och Digitalt Pärm lagakraftvunnen plan miljöchef Upprätta avtal, ej -F örvaltningsavtal Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Gäller även Förvaltn. fastighetsanknutna -Avtal med Digitalt Pärm kommuninterna avtal chefoch samverkansparter t ex Tingsryds Resp. -Ramavtal kommunmed avd. chef -Konsultavtal Tingsrydsbostäder -Entreprenadavtal AB Upprätta avtal, -Leasingavtal Papper/ Tjänste- Ja Bevaras Resp. handrutinmässiga -Serviceavtal Digitalt rum, läggare -Skötselavtal Pärm -Leverantörsavtal, t ex arbetskläder, städmaterial mm Avropa från ramavtal -Beställning Papper/ Tjänste- Ja Bevaras Resp. -Bekräftelse Digitalt rum, avd.chef Server och Utredn. ingenjör Bevaka avtal -Avtal Digitalt Tend Sign - Bevaras Central (Databas upphan d- som finns lare, KLF

30 29 o p a i samråd Kommun- med avtalslednings- tecknare, förvaltn.) SBF Genomföra -Beslut/ uppdrag om att Digitalt Tend Sign - Bevaras -sekretess Resp. l omg. Centralarkiv upphandlingar starta en upphandling (Databas -I samråd med avd.chef FFU -Utkast förfrågnings- som central upphandlare /U tre dn. efter underlag hanteras på kommunlednings- ingenjör beslut -Kravspecifikation, t ex av central förvaltningen och Papper/ material- och maskinval, upp hand- upphand- CD transporter, avfalls- lare på lare, KLF hantering mm Kommun- -MBL-protokoll lednings- -Upphandlings- förvaltn.) presentation -Beslut att godkänna FFU i SBU -Annons via OPIC/TED (spegling på hemsidan) -Ev. frågor och svar under anbudstiden (spegling på hemsidan) Hantera inkomna -Inkomna anbud (endast Papper/ Tend Sign Ja Bevaras -sekretess tills Central anbud digital) Digitalt (Databas tilldelningsbeslut upphand- -Anbudsförteckning/ som finns fattas. lare, KLF sammanställning på -Hanteras av central i samråd

31 30 Papper/ fors Gallras Arkiv e- Slutarkive- -Protokoll, anbuds- Kommun- upphandlare på med öppning lednings- kommunlednings- krav ställa- -Utvärdering, protokoll forvaltn.) forvaltningen i ren -Tilldelningsbeslut samråd med fattas av SBF enl. krav ställaren/ delegationsordning uppdragsgivaren -Utfårda tilldelningsbeslut och tilldelningsmeddelande -Avtal med leverantör -Ev. överklagande till forvaltningsrätten -Beslut, forvaltningsrätten Arkivera antagna -Förfrågningsunderlag Papper/ Avtal Ja Bevaras -Samtliga original- Hand- 5 år Centralarkiv anbud -Annons, frågor och Digitalt bevakas i handlingar lämnas läggande svar Tend Sign av central administra- -Antagna anbud (Databas upphandlare, KLF tör, SBF -Protokoll, anbuds- som finns till handläggande öppning på administratör, SBF -Avtal med leverantör Kommun- -MBL-protokoll ledningsforvaltn.) Genomföra bygg- -Bygghandling, ritningar Papper/ Tjänste- - Bevaras Byggentreprenader Resp. entreprenad och beskrivningar Digitalt rum, som görs av avd. chef/ -Kallelse byggmöten Tingsrydsbostäder Utredn. '--

32 31 -Byggmötesprotokoll Server, förvaras under ingenjör -Tidplan byggtiden hos och -Dagbok Tingsrydsbostäder. Tingsryds- -Garantiförbindelse/ bostäder Försäkring -Arbetsmiljöplan -Egenkontroller -Relationshandling, ritningar och beskrivningar -Ekonomisk slutredovisning -slutbesiktningsprotokoll -Garantibesiktningsprotokoll Arkivera bygg- -Senaste byggmötes- Papper/ Avd.arkiv, - Bevaras Gallras när Resp. När ett Centralarkiv entreprenad protokoll Digitalt Server entreprenaden är avd. chef projekt -Ritningar (Senast avslutat och lämnas /Utredn. är reviderad bygghandling) av resp. handledare ingenjör avslutat -Material- och till centralarkivet. och färgsättningsbeskrivning Tingsryd s- -Materialgarantier bostäder -Dagrapporter -Protokoll, slut- och garantibesiktningar -

33 32 Papper/ rors Gallras Arkiv e- Slutarkive- -Relationshandling, ritningar, beskrivningar och skötselpärmar -Ekonomisk slutredovisning -Historisk dokumentation (foto mm) Hantera ej antagna Anbud och Papper Avd.arkiv - Gallras Resp. anbud och intresseanmälningar, efter 2 år avd. chef intresseanmälningar inte antagna /Utredn. ingenjör Kuvert/emballage som Papper Avd.arkiv - Gallras vid Resp. innehållit inkomna och inaktualitet avd. chef ankomststämplade /Utredn. anbud ingenjör Genomföra -Off ertforfrågan Papper/ Tjänste- - Gallras Resp. direktupphandling/ -Inkomna offerter med Digitalt rum, efter 2 år avd. chef mindre beställningar tillhörande handlingar Server /Utredn. -Beställning- ingenjör -Ordererkännande -Rekvisition -Kvitto -Garanti

34 33 Papper/ fors Gallras Arkiv e- Slutarkive- Offerter ej antagna Papper/ Tjänste- - Gallras vid Resp. hand- Digitalt rum, inaktualitet läggare Server Reklamationer Papper/ Tjänste- - Gallras vid Egna reklamationer Resp. hand- Digitalt rum inaktualitet på inköpta varor och läggare tjänster Följesedel Papper Tjänste- - Gallras Innehåller foljesedel Resp. handrum efter lo år/ uppgifter som är läggare vid obligatoriska för inaktualitet verifikation, men som ej framgår av fakturan, ska följesedeln scannas och originalet arkiveras tillsammans med fakturan. Är fakturan komplett behöver foljesedeln inte sparas. Genomföra projekt -Utredningar som ligger Papper/ Avd.arkiv, Ja Gallras Rutinmässig Projekt- När ett Centralarkiv (alla typer av projekt) till grund för projektet Digitalt Server efter korrespondens och ansvarig projekt -Äska pengar garanti- minnesanteckningar är

35 34 l -Skrivelse till nämnd tidens kan gallras vid avslutat -Beslut, pengar utgång. inaktualitet -Projektbeskrivning -slutrapporter/ beslut Bevaras -Dokumentation över när projektet, text, foto, byggnaden bilder och filmer mm som p.g.a. -Entreprenadavtal sitt kultur- /beställning historiska -Ritningar, relationsritn. värde inte -Geotekniska under- får sökningar förändras -Utlåtande från eller rivas. utomstående -Besiktningsprotokoll -Kalkyler -Konsultavtal -Korrespondens och övriga handlingar som gäller för drift och underhåll -Protokoll från möten -Sprängjoumaler -Bygg- rivnings- och Papper/ Avd.arkiv, Ja Gallras A v ser sökandes ex. Projektmarklov samt anmäl- Digitalt Server 2 år efter Original finns i ansvarig ningsärenden som ingår slutbesikt- avd.arkiv för

36 35 Papper/ fors Gallras Arkiv e- Slutarkive- i projektet ni ng bygglov -Tillfälliga tillstånd för Papper/ Avd.arkiv - Gallras vid Projektt ex sprängning och Digitalt inaktualitet ansvang explosiva varor mm -Hyreskvitto på maskiner -Egna anteckningar Genomföra -Kvalitetskontroller Papper Tjänste- - Bevaras Arkiveras med Resp. hand- När ett Centralarkiv egenkontroller i -Utvärdering rum projektet läggare projekt projekt tex i -Dagrapporter är byggprojekt -Besiktningar avslutat Genomföra -K valitetskontro Ile r Papper/ Tjänste- - Gallras T ex inom kost- och Resp. avdegenkontroller i drift -Utvärdering Digitalt rum efter 10 år V A-verksamhet chef Hantera intern och -Underlag Papper/ Tjänste- - Gallras Underlag skickas Handextern fakturering Digitalt rum efter 2 år vidare till läggande- Ekonomiavd. Kopia adminisparas. stratör Hantera växelkassa -Underlag till Papper Tjänste- - Gallras Underlag skickas Resp. handmm kassarapporter/ rum efter 2 år vidare till läggare avstämningar (med Ekonomiavd. Kopia kvitton) sparas. -Kontantf6rsäljning, kvitton -Kontoutdrag

37 36 -Redovisning av växelkassa Hantera diarieföring -Diarium Digitalt Databas, Ja Bevaras Hand- (Miljö- och Byggreda) -Diarieförda handlingar EDP läggandeadmini- stratör Hantera årliga -Diarielistor, årsvis, Papper Avd.arkiv. - Bevaras Hand- l år Centralarkiv utskrifter från diariet Utskrift lggr/år Pärm läggandei kronologisk ordning adminioch diadebeteckning stratör l -Diarielistor, veckovis, Papper Avd.arkiv - Gallras Görs till pressen för Handi kronologisk ordning Pärm efter l år kännedom läggandeadministratör Hantera diarieföring, -Samtliga diarieförda Papper Avd.arkiv Ja Bevaras T ex remisser, Hand- 3 år Centralarkiv ej fastighetsanknutna handlingar gällande Pärm trafikregleringar, läggandeärende allmänna ärenden förfrågningar mm. administratör Hantera inkommande -Skrivelse och remiss- Papper/ Tjänste- Ja Bevaras Ingår i protokollet. Resp. handremisser handling Digitalt rum, Arkiveras med KS:s läggare -Yttrande Server protokoll

38 37 -Beslut SBN Hantera utgående -Remissförslag Papper/ Tjänste- Ja Bevaras Ingår i diarieförda Resp. handremisser -Beslut SBN Digitalt rum, handlingar läggare -Remissvar Server -Reviderat remissförslag -Beslut godkännande SBN -Beslut KF Upprätta intern -Risk- och väsentlig- Papper/ Avd. arkiv Ja Bevaras Ingår i diarieförda Förvaltn. kontrollplan, hetsanalyser Digitalt Server handlingar chef lggr/år -Handlingsplan -Antagande beslut SBN -Inkommande granskningsrapporter till SBN gällande SBN:s verksamhet -Utgående granskningsrapporter till andra nämnder och styrelser Hantera fotografier/ -Bildarkiv, digitala och Papper/ Avd.arkiv - Bevaras -Sparas om det har Resp. När ett Centralarkiv bilder analoga för hemsidan Digitalt Diabilder betydelse för avd.chef projekt mm. verksamheten. är

39 38 Papper/ fors Gallras Arkiv e- Slutarkive- -Fotografier, filmer, CD Serve r -Historiska bilder till avslutat mm som dokumenterar Centralarkivet den egna verksamheten Fotografier, filmer, CD Papper/ Avd.arkiv, - Gallras vid Resp. handmm framtagna for Digitalt server in aktualitet läggare tillfällig intern information och utbildning Genomf"öra egna -Enkäter Papper/ Tjänste- - Gallras vid Bevaras om det har Resp. enkäter -Sammanställningar Digitalt rum inaktualitet betydelse for verk- avd.chef /Resultat Server samheten i framtiden -Enkäter, svar och andra Papper/ Tjänste- - Gallras vid Resp. underlag Digitalt rum inaktualitet avd. chef Server Svara på enkäter -Enkäthandling Papper/ Tjänste- - Gallras vid Bevaras om det har Resp. -Sammanställningar Digitalt rum inaktualitet betydelse for verk- hand- /Resultat Server samheten i framtiden läggare Hantera klagomål Klagomål Papper/ Tjänste- Ja Bevaras Ärenden som kan bli Resp. Digitalt rum, varaktiga och som hand- Server kan leda till t ex läggare ersättningskrav. Klagomål, synpunkter, Papper/ Tjänste- - Gallras Handforfrågningar och Digitalt rum, efter 2 år läggande forslag rutinartad allmän admini-

40 39 karaktär Server stratör Hantera protokoll/ Protokoll eller mötes- Papper/ Avd.arkiv - Gallras vid Förvalt.- möteanteckning från anteckningar från Digitalt inaktualitet chef ledningsgro lm er ledningsgrupper ( förvaltningsledning) Hantera protokoll/ Protokoll eller mötes- Papper/ Avd.arkiv - Gallras vid Om de inte inne- Resp. möteanteckning från anteckningar från avdel- Digitalt Tjänste- inaktualitet håller beslut eller avd. chef avdelnings-/ ~ersonal- nings-/ personalmöten rum unik information av möten och informationsmöten betydelse för (intern verksamhet) verksamheten Hantera övriga Manualer/ lathundar Papper/ Tjänste- - Gallras vid Resp. handlingar Digitalt rum inaktualitet handläggare Fax, och sändnings- Papper Pärm vid - Gallras vid Handläggkvitton faxens inaktualitet ande placering administratör Rapport kort, Papper Tjänste- - Gallras vid Handläggkopieringsmaskin rum inaktualitet ande administratör Broschyrer, Papper/ Tjänste- - Gallras vid Resp. handrum,

41 40 Digital ras n ng - cirkulärskrivelse Digitalt Server inaktualitet läggare Hantera licenser och -CD Papper/ Avd.arkiv - Gallras vid Gallras i samråd med Resp. handuppdateringar -Programböcker Kartonger inaktualitet IT-avd. läggare -Instruktioner /CD 10. Byggverksamhet enligt PBL (2010:900) mm Verksamhetsspecifika handlingar Hantera bygglov/ -Ansökan Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Akten gallras från Bygglovs- Efter Byggarkiv i anmälan -Ritningar Digitalt Byggreda oviktigt information handläggare slut- källaren, -Kontrollplan /Byggnads- besked Torgg. 10 -Anmälan av kontroll- inspektör ansvang -Brandskyddsdokumentation -Grannyttrande -Yttrande Trafikverket m fl -Tjänsteskrivelse med förslag till beslut -Delegationsbeslut av - -

42 41 Papper/ fors Gallras Arkiv e- Slutarkive- bygglov eller beslut i SBN/SBU -Överklagande till Länsstyrelsen -Beslut från Länsstyrelsen Hantera kallelse l -Kallelse/ protokoll, Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Akten gallras från Bygglovs- Efter Byggarkiv i protokoll teknisk samråd Digitalt Byggreda oviktigt information handläggare slut- källaren, -Beslut, startbesked /Byggnads- besked Torgg. 10 -Kallelse/ protokoll, inspektör arbetsplatsbesök -Kallelse/ protokoll, slutsamråd -Verifierad kontrollplan -Intyg (el, vatten- och avlopp mm) -Begäran om slutbesked -Beslut, slutbesked Hantera byggfels- -Beslut om byggfels- Papper Avd.arkiv Ja Bevaras Bygglovs- Efter Byggarkiv i försäkring och forsäkring och Byggreda handläggare avslutat källaren, färdigställandeskydd färdigställandeskydd /Byggnads- ärende Torgg. 10 Lagen om -F örsäkringsbevis inspektör byggfelsförsäkring upphör att gälla

43 42 Hantera klagomål -Anmälan Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Akten gallras från Bygglovs- Efter Byggarkiv i -Brev till anmäld fastig- Digitalt Byggreda oviktigt information handläggare beslut källaren, hetsägare /Byggnads- Torgg. 10 -Yttrande från fastighets inspektör -ägare -Anteckningar från platsbesök -Avskrivning, ärendet avslutas/ skrivelse om åtgärd -Yttrande från fastighetsägare -Avskrivning, ärendet avslutas/ tjänsteskrivelse till nämnd -Beslut i nämnd -Överklagande till Länsstyrelsen -Beslut, Länsstyrelsen l Handlägga -Beslut i nämnd (Kopia Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Akten gallras från Bygglovs- Efter Byggarkiv i föreläggande till Lantmäteriet) Digitalt Byggreda oviktigt information handläggare avslutat källaren, -Överklagande /Byggnads- ärende Torgg. 10 -Beslut, Länsstyrelsen inspektör -Anteckningar från platsbesök -Tjänsteskrivelse till

44 43 Papper/ förs Gallras Arkive- Slutarkive- nämnd -Beslut i nämnd att avsluta ärendet/ Beslut nytt föreläggande ev. vite -Överklagande -Beslut Länsstyrelsen -Anteckningar från platsbesök -Beslut i nämnd att avsluta ärendet -Utdömande av vite -Beslut, Mark- och miljödomstolen -Överklagande Handlägga -Anmälan Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Akten gallras från Bygglovs- Efter Byggarkiv i byggsanktionsavgifter -Brev till fastighetsägare Digitalt Byggreda oviktigt information handläggare avslutat källaren, -skrivelse från fastig- /Byggnads- ärende Torgg. 10 hetsägare, möjlighet att inspektör vidta rättelse -Ärendet avslutas -Tjänsteskrivelse till nämnd -Beslut i nämnd om sanktionsavgift -Beslut till Läns-

45 44 Papper/ fors Gallras Arkiv e- Slutarkive- Digital ras rmg styrelsen -Överklagande till Länsstyrelsen -Beslut, Länsstyrelsen Handlägga -Tillsynsregister Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Förordning om Bygglovs- Efter Byggarkiv i obligatorisk ventila- -Protokoll från Digitalt Byggreda fuktionskontroll av handläggare avslutat källaren, tionskontroll (OVK) auktoriserade firmor ventilationssystem /Byggnads- ärende Torgg. 10 -Skrivelse med (1991: 1273) inspektör uppmaning att göra OVK Handlägga kontroll av -Tillsynsregister Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Förordning av Bygglovs- Efter Byggarkiv i hissar -Beslut att godta mindre Digitalt Byggreda kontroll av hissar handläggare avslutat källaren, avsteg från foreskrifter mm (1999:371 /Byggnads- ärende Torgg. 10 om hissar inspektör 11. Byggverksam et enligtäpbl (1987:10) mm Handlägga förhand- -Ansökningar om Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Bygglovs- Efter Byggarkiv i besked, bygglov, forhandbesked och lov Digitalt Tj änste- handläggare slut- källaren, rivningslov, marklov, -Tjänsteskrivelse med rum /Byggnads- bevis, (

46 bygganmälan, ritningar mm inspektör avslutat Torgg. 10 rivningsanmälan -Beslut (SBN/ ärende delegation) -Mottagningsbevis från -klagoberättigad -Dokumentation (foton) Bygganmälan/ Rivningsanmälan -Anmälan kvalitetsansvarig och sakkunnig -Protokoll byggsamråd -Beslut om kontrollplan, bilagor -Beslut byggfelsförsäkring och fårdigställandeskydd -Rivningsplan -Kontroller, intyg enligt kontrollplan -Anmälningar enligt kontrollplan -Relationshandlingar, planer och fasader -Slutbevis -Konstruktionshandlingar, VVS- 45

47 46! ritningar. -Underlagsmaterial Papper Avd.arkiv Ja Gallras T ex beräkning av Bygglovs- (beräkningar mm) Tjänste- efter 10 år ytor, grannyttrande handläggare rum mm!byggnadsinspektör -Inkomna skrivelser/ Papper Avd.arkiv Ja Gallras A v seende förhand- Bygglovsförfrågningar Tjänste- efter 10 år besked/ bygglov som handläggare rum inte är formella /Byggnadsansökningar inspektör -Gransknings blad/ Papper/ Avd.arkiv Ja Gallras Gallras efter beslut Bygglovshandläggningsblankett Digitalt Tjänste- efter 5 år om lov, avslag eller handläggare -Utskickade brev/ e-post rum då överklagat ärende /Byggnads- l -Lista/ karta över slutligt avgjorts. inspektör grannhörande Underrättelse till -Underrättelse om beslut sakägare enligt 8 kap -Lista över expediering 27 ÄPBL l av beslut -Beräkning av bygglovsavgift Handlägga ej -Återtagen ansökan om Papper Avd.arkiv Ja Gallras Bygglovsfulllöljda förhands- lov Tjänste- 2 år efter handläggare besked, bygglov, -Bygganmälan som rum det att /Byggnadsrivningslov, marklov, återtagits/ ej fullföljts ärendet inspektör bygganmälan, avskrivits/

48 47 rivningsanmälan avslutats -Ofullständig ansökan Papper Avd.arkiv Ja Gallras Vid ev. överklagan- Bygglovssom avvisats Tjänste- 2 år efter de sker gallring då handläggare rum beslut om ärendet slutligt har /Byggnadsavv1snmg avgjorts inspektör Handlägga påföljder -Handlingar som Papper Avd.arkiv Ja Bevaras 10 kap ÄPBL, Bygglovs- Efter Byggarkiv i och ingripande vid initierat ärendet ( in- Tjänste- byggnadsav gift, handläggare beslut källaren, olovligt byggande kommen skrivelse, rum särskild avgift, /Byggnads- Torgg. 10 anmälan, protokoll/ tilläggsavgift inspektör anteckningar/ foton efter besiktning -Inventering/ dokumentation av platsen -Begäran om förklaring -Inkommen förklaring, ansökan om lov i efterhand -Tjänsteskrivelse -Beslut SBN -Gransknings b lad/ Papper/ Avd.arkiv Ja Gallras Bygglovshandläggningsblankett Digitalt Tjänste- efter 5 år handläggare -Beräkning av ytor rum eller då ett /Byggnads- -Utskickade brev/ e-post överklagat inspektör -Notering av exp. av ärende beslutet slutligt har

49 48 -Mottagningsbevis från avgjorts klagaberättigad Handlägga tillstånd -Register över tillstånd Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Kommunerna var Bygglovs- Efter Byggarkiv i mm enligt lag -Föreläggande från Digitalt Tjänste- före 20 l l handläggare avslutat källaren, (1988:868) om nämnden rum, tillstånds- och till- /Byggnads- ärende Torgg. 10 brandfarliga och Server synsmyndighet för inspektör explosiva varor, LBE brandfarlig vara, (lag (gäller ti ) 1988:868 om brand- l farliga och explosiva varor). Polismyndig- heten var tillstånds- och tillsynsmyn- dighet för explosiva varor.lag (2010: 1011) om brandfarliga och explosiva varor trädde i kraft 20 l l. Sedan dess är kommunerna även tillstånds- och tillsynsmyndighet för explosiva varor. I Tingsryds kommun hanteras både brandfarliga och explosiva varor av RÖK sedan Från handläggs dessa frågor av RÖK. Ny lag LBE (2010:1011) l

50 49 Aktivitet/Rutin Handlingar Medium Papper/ Digital Förvaring l Diarieförs Bevaras/ Gallras Anmärkning KF:s beslut Ansvarig Förvaring slutarkive- ring Slut- Arkiveras -Ansökan -Klassningsplan -Verksamhetsbeskrivning -situationsplan -Besiktningsintyg -Riskanalys -Beslut med föreskrifter Papper/ Digitalt Avd.arkiv 1 Ja Tjänsterum Gallras 2 år efter det att tillståndet har upphört att gälla Bygglovshandläggare /Byggnadsinspektör -Besiktningsprotoko 11 från kontrollorgan -F öreläggande -Intyg från besiktningsorgan att brist årgärdas Papper/ Digitalt A vd.arkiv 1 Ja Tjänsterum Diarie Gallras när ärendet avslutas och tvist ej pågår Bygglovshandläggare /Byggnadsinspektör -Register över kontrollerade hissar -Besiktningsprotokoll l Papper/ Digitalt l 1 Papper/ Digitalt l Avd.arkiv Tjänsterum Diarie Avd.arkiv Tjänsterum Ja Ja Gallras vid inaktualitet Gallras när nytt godkänt proto- Bygglovshandläggare /Byggnadsinspektör Bygglovshandläggare /Byggnads-

51 so Diarie koll har inspektör upprättats -Beslut om "lokal Papper/ Avd.arkiv Ja Gallras när Bygglovsbehörighet" för Digitalt Tjänste- behörighet handläggare fuktionskontrollant rum upphör /Byggnads- Diarie inspektör -Föreläggande Papper/ Avd.arkiv Ja Gallras när Bygglovs- Digitalt Tjänste- ärendet handläggare rum avslutas /Byggnads- Diarie och tvist ej inspektör pågår Ta fram planer -Ansökan om plan- Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Akten gallras från Hand- När Centralarkiv -Fördjupad översikts- uppdrag Digitalt Pappers- oviktigt information läggande planen plan -Beslut SBU kopior planarkitekt vunnit -Översiktsplaner -Beställning grundkarta och laga -Detaljplaner från GIS-ansvarig PDF-arkiv kraft (normalt/ enkelt -Utredningshandlingar och anplanförfarande) (t ex geoteknik, trafik teckn.box 12. Planverksam- het enligt PBL (2010:900) c

52 51 -Områdes- mm) i server bestämmelser -P lanavtal -Samrådshandlingar (programsamråd) -Beslut samråd, SBN -F astighetsförteckning från lantmäteriet -Utskick samråd, brev sakägare, annons, sändlista och hemsida -Samrådsmöte, kallelse, närvarolista och protokoll -Inkommande yttrande -Samrådsredogörelse -Ev. justerade handlin g ar -Beslut antagande i enkelt planförfarande -Beslut granskning, SBN -Ev. ny fastighetsförteckning -Granskningshandlingar -Utskick granskning, brev sakägare, annons, sändlista och hemsida

53 52 -Inkommande yttrande -Granskningsutlåtande -Antagandehandlingar (med ev. justeringar) -Beslut antagande, SBN (ev. KF) -Utskick antagen plan till sökande, sakägare, länsstyrelsen, lantmäteriet l och anslagstavla -Överklagande handlingar till Länsstyrelsen och Förvaltningsrätten -Länsstyrelsens beslut, l överprövning -Lagakraftsbevis -Annons -Checklista Arkivera antagna -Beställning av arkiv- Papper/ Avd.arkiv, Ja Bevaras Akten gallras från Hand- När Centralarkiv planer nummer av lantmäteriet Digitalt Pappers- oviktigt information läggande planen Arkivera på arkivpapper kopior planarkitekt har -P lanhandling och vunnit -Plankarta (A3-Al) PDF-arkiv laga -F astighetsförteckning och an- kraft -P lanavtal teckn.box i server

54 53 Digital ras rmg Hantera avbrutna -Tekniska utredningar, Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Hand- 10 år Centralarkiv planärenden inventeringar mm Digitalt Byggreda läggande -Planförslag/ versioner planarkitekt som varit på samråd -Ideskisser/ Förslag mm -Samrådsredogörelse Papper/ Avd.arkiv Ja Gallras Handoch inkomna yttrande Digitalt Byggreda efter 10 år läggande -i avbrutna planärende planarkitekt mm -Handlingar t ex Papper/ Avd.arkiv Ja Gallras Handutskick/ underrättelser Digitalt Byggreda efter 2 år läggande till berörda, kallelser, planarkitekt kungörelser/ annonser, förteckningar över remisser -Möteanteckningar 13. Miljö- och Hälso skyddsverksamhet Ta fram tillsyns- och -Tillsyns- och kontroll- Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Beslutas i SBN Miljö- och kon trollutredning utredning Digitalt Miljöreda hälsoskydds samt tillsyns- och -Tillsyns- och kontroll- -inspektör plan

55 54 Aktivitet/Rutin Handlingar Medium Förvaring Diade Beva.ras/ Anmärkning Ansvarig Slut Förvaring Papper/ fors Gallras Arkiv e Slutarkive kontrollplan Hantera Register Digitalt Miljöreda. Bevaras T ex register för Miljö- och tillsynsregister -Miljötillsyns hälsoskydds -Livsmedelstillsyn -inspektör -Enskilda avlopp -Cisterner -Radon l Mätdata som Digitalt Extern - Gallras vid T ex Simair Miljö och sammanställts i en databas inaktualitet hälsoskydds rapport till annan -inspektör datavärd Handlägga ansökan/ -Inkommande ansökan/ Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Miljö- och När Miljöarkiv i anmälan anmälan Digitalt Miljöreda hälsoskydds verk- källaren, -Karta och situations- -inspektör sam- Torgg. 10 plan h eten -Kompletterande upphört handlingar (begäran och svar) -Grannyttrande (begäran och svar) -Tjänsteanteckningar -Delegationsbeslut/ Beslut SBN

56 55 Papper/ fors Gallras Arkiv e- Slutarkive- -Kommunicering av beslut till sakägare -Delgivningskvitto Överklagandehänvisning -Entreprenörsrapport for avlopp -skriftligt godkännande for avlopp -Inkommet överklagande -Handlingar till länsstyrelsen -Beslut, Länsstyrelsen Handlägga -Inkommen anmälan Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Miljö- och När Miljöarkiv i sanktionsavgifter -Inspektionsrapport Digitalt Miljöreda hälsoskydds verk- källaren, -Kommunicering ang. -inspektör sam- Torgg. 10 brister h eten -Inkommit yttrande upphört -Förslag till beslut -Inkommit yttrande -Beslut, SBN -Delgivningskvitto -Överklangandehänvisning -Överklagande till

57 56 Mark- och miljödomstolen -Samtliga handlingar till Kammarkollegiet Hantera tillsyns- -Kommunicering vid Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Tillsynsregister i Miljö- och Akter Miljöarkiv i register och akter inspektionsbesök Digitalt Miljöreda Miljöreda ajourförs hälsoskydds flyttas källaren, -Inspektionsrapport -inspektör när Torgg. 10 -Tidkort (ej årlig avgift) verk- -Åtgärdsplan sam- -Ny inspektionsrapport h eten efter gjorda åtgärder upphört /brister Hantera -Anmälan Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Miljö- och När Miljöarkiv i klagomålsärenden -Kommunicering Digitalt Miljöreda hälsoskydds ärendet källaren, -Utredningar -inspektör är Torgg. 10 -Informationshandlingar avslutat -Uppföljning -Tidkort -Föreläggande Handlägga -Beslut föreläggande Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Miljö- och När Miljöarkiv i Iöreläggande och ( delegationsbeslut-utan Digitalt Miljöreda hälsoskydds ärendet källaren, förbud vite, beslut nämnd- med -inspektör är Torgg. 10 vite) avslutat

58 57 -Beslut förbud -Delgivningskvitto -Överklagandehänvisning -Överklagande -Handlingar till Länsstyrelsen -Beslut, Länsstyrelsen -Begäran utdömande av vite -Beslut Hantera vattenprover -Analysrapporter Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Miljö- och gällande -Åtgärdsplan Digitalt Miljöreda hälsoskydds verksamhetsutövare -Föreläggande/ forbud -inspektör Tillhandahålla -Kopia av Papper Avd.arkiv - Gallras vid Miljö- och vattenprover åt analysrapporter inaktualitet hälsoskydds privatpersoner -inspektör Spädbarnsprov Medverka i miljö- och -Mötesanteckningar Papper/ Tjänste- - Gallras vid Miljö- och byggsamverkan -Projekthandlingar Digitalt rum, inaktualitet hälsoskydds -Rutiner for tillsyns- Server -inspektör område Hantera allmänna -Tjänsteanteckningar Papper Avd.arkiv - Gallras Miljö- och förfrågningar Pärm efter 2 år hälsoskydds

59 58 - -inspektör Hantera informations- -Utredningar Papper/ Tjänste- - Gallras vid Historisk dokumen- Miljö- och insatser -Utskick Digitalt rum, inaktualitet tation,foto mm bör hälsoskydds -Informationsbroschyrer Server bevaras och lämnas -inspektör till Centralarkivet Livsmedelsverk samhet Handlägga ansökan -Inkommen ansökan Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Miljö- och Efter Miljöarkiv i och registrering -Registrering Digitalt Miljö- och hälsoskydds beslut källaren, l -Komplettering från byggreda -inspektör Torgg. 10 sökanden -Delegationsbeslut - -Registrering -Inspektionsrapport -Föreläggande -Förbud att sälja en vara eller använda lokalen -skrivelse till nämnd

60 59 Digital ras n ng -Beslut av nämnd -Delgivningskvitto - Överklangandehänvisning -Överklagan till Länsstyrelsen 15. Tobaksärenden Handlägga regist- -Anmälan Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Miljö- och När Miljöarkiv i rering av Iörsäljning -Tillsynsrapporter Digitalt Miljöreda hälsoskydds objektet källaren, av tobak -Registering -inspektör upphör Torgg Receptfria läkemedel Hantera tillsyn över -Tillsynrapporter Papper/ Avd.arkiv Ja Bevaras Miljö- och När Miljöarkiv i försäljning av -Rapport gällande Digitalt Miljöreda hälsoskydds objektet källaren, receptfria läkemedel brister till -inspektör upphör Torgg. 10 Läkemedelsverket