Linnéuniversitetet Manual för registrering av Budget och Prognos i Agresso Planering
Sida 1 av 36 Innehåll Manual för registrering av Budget och Prognos i Agresso Planering... 0 Agresso Planering - personalbudget... 2 Registrering... 2 Ändring av kontering mm... 5 Periodisering... 6 Exempel 1... 6 Exempel 2... 9 Exempel 3... 11 Exempel 4... 14 Exempel 5... 16 Uppräkning av lön... 17 Registreringsbilden vid uppräkning av lön... 17 Övrigt i registreringsbilden... 19 Pålägg för indirekta kostnader och arbetsplatskostnader... 20 Browserrapport för kontroll... 20 Agresso Planering - Kostnads- och intäktsbudget... 24 Registrering... 24 Registreringsbilden... 25 Övrigt i registreringsbilden... 27 Exceleratormall... 28 Rapporter... 28
Sida 2 av 36 Rapporter och browserfrågor som frågar mot hela budgeten/prognosen... 29 Rapporter och browserfrågor som frågar mot personalbudget och personalprognos... 33 Agresso Planering - personalbudget Registrering Välj Agresso Planering/Transaktioner/Registering Välj den budgetversion ni ska jobba i ex. vis PERS2018 Personalbudget 2018 samt Inställning för registrering = PBUDG (som är aktuell för all versioner avseende personalbudget från och med 2017). OBS att exemplen i manualen är hämtade från Agresso test och stämmer då inte alltid vad som ska anges i den skarpa versionen. Eftersom testraderna är inlagda direkt så finns det heller inte värden i kolumnerna som anger värden från Primula. Det måste alltid finnas minst ett sökvillkor i sökfälten, så sätt en stjärna * i sökkriterier för konto för att se alla rader som är uppdaterade. OBS att transaktionerna för pålägg för indirekta kostnader och arbetsplatskostnader, som beräknas automatiskt, kommer att synas i bilden, men är inte ändringsbara. Vill du inte se de transaktionerna så kan du ange 4* kontofältet. Vill du precisera sökningen så fyller du i aktuell sökinformation t ex Org eller Kostnadsbärare. Klicka på Ladda!
Sida 3 av 36 Du kommer nu till registreringsbilden. Där finns de värden som är registrerade (inlästa från Primula) i Agresso Planering i aktuell version och med aktuell inställning för registrering. Det är den kontering per resurs som gäller vid inläsningstillfället som visas och periodiseringen är automatiskt i 12-delar. Observera att de variabler som använts för urval, i exemplet Org, inte visas i bilden och alltså inte behöver registreras när t ex nya rader läggs upp. Det är en fördel att välja så många urvalskriterier som möjligt för att minska antalet registreringar.
Sida 4 av 36 Registreringsbildens kolumner: H-org = hemvist-org. Visar fakultet (eller enhet inom universitetsgemensamma funktioner) där personen är anställd. Resurs och namn = resurskod med tillhörande beskrivning i Agresso
Sida 5 av 36 Befattning Kontering: Konto, Org, Verks, Kostnadsbärare och Fritt Månadslön från Primula = ursprunglig månadslön i filen från Primula (Detta fält är låst för redigering) Omfattning från Primula = ursprunglig omfattning i filen från Primula (Detta fält är låst för redigering) Månadslön = Månadslön som kan ändras (då ändras även Årslön). Ursprungligen är detta den inlästa månadslönen från Primula. Omfattning (eller sysselsättningsgrad). Vid inläsning från Primula hämtas detta värde därifrån, men kan sedan ändras. I kolumnen bredvid finns det ursprungliga värdet från Primula som upplysning. Om Omfattning ändras, förändras även Årslön. Årslön = Beräknad årslön utifrån värdena i kolumnerna Omfattning och Månadslön. (Detta fält är låst för redigering) K-omf = konteringsomfattning, d.v.s. hur mycket en anställd arbetar på konteringen enl. denna rad. K-omf ska alltid vara 100 % när alla rader är summerade för en resurs. Om K-omf ändras i registreringsbilden sker en automatisk uppdatering av Budget årslön. Budget årslön = Årslön * K-omf. (Detta fält är låst för redigering) Kommentar här finns ev. kommentar från inläsningstillfället. Detta fält är fritt att ändra. LKP denna funktion används för Lönekostnadspålägget (LKP) och uppdateras utifrån ålder då information läses in från Primula. Automatkonteringen syns inte direkt i registreringsbilden, men om du bockar i rutan Visa underordnade transaktioner visas transaktionerna. Status här finns två statusar, UTKAST och KLAR. Statusen har ingen påverkan på beräkningar utan används endast av dig som registrerar i Agresso för att hålla reda på om du är klar med uppdateringen av en resurs eller ej. Du kan avstå från att använda statusfältet. I rutan Periodvärde ser du budgeterad lön per månad. I registreringsbilden kan du att ändra data för samtliga fält som inte är gråmarkerade. Ändring av kontering mm Vill du ändra kontering eller något annat för en resurs gör du det direkt i resp. fält. Omräkning sker automatiskt. Vill du ha ytterligare en kontering så kan du klicka på Ny rad och registrera. Oftast är det bättre att markera (bocka i) en rad som redan finns och sedan klicka på Kopiera rad. Då behöver du bara registrera i de fält som ska ändras. Om du lägger till en rad för en resurs är det viktigt att ändra K-omf på samtliga rader för denna resurs så att summan av K-omf alltid är 100 för resursen. Omfattning och Månadslön ska vara resursens hela omfattning resp. månadslön på varje rad för resursen. Systemets logik bygger på att det är K-omf som ska ändras så det blir rätt Budget årslön på resp. rad. Genom att alla budgeterar på detta sätt blir rapporter som visar Omfattning (eller Tjänstgöringsgrad, Heltidsekvivalenter) och K-omf rättvisande. Se vidare nedan under Browserrapport för kontroll.
Sida 6 av 36 Periodisering Om en eller flera rader inte ska periodiseras i tolftedelar, vilket systemet göt automatiskt, så används rutan Periodvärde. I den kan du ändra Omfattning, Månadslön och/eller K-omf. Det är viktigt att du ändrar värden för både Omfattning, Månadslön och K-omf i rutan Periodvärde och per period när du periodiserar. De tre värdena ska aldrig ändras i transaktionsbilden ovanför när en rad ska periodisera i annat än tolftedelar. Då blir årsvärdena för resursen automatiskt korrekta. Observera att Omfattning anges med aktuell omfattning för resp. period, att Månadslön alltid ska anges som månadslönen för heltid (Omfattning 100 %). Som K-omf anges procentandelen den tid resursen arbetar av tillgänglig tid resp. period. Det innebär att summan av K-omf alltid ska vara 100. Nedan följer att antal exempel på periodisering som förtydligar hur du ska göra. När du fyller i rutan Periodvärde så är knappen Kopiera värden nedåt användbar. Om du t ex ska ange K-omf till 60 för första halvåret och 50 för andra halvåret, kan du markera rutan för period 1, ange 60 och sedan trycka på Kopiera värden nedåt. Markera sedan rutan för period 7, ange 50 och tryck på Kopiera värden nedåt. Exempel 1 I det första exemplet gäller att resursen QMALE har en omfattning på 100 %, arbetar i ett projekt 40 % under våren och 50 % under hösten och i ett annat projekt 60 % under våren och 50 % under hösten. I rutan Periodvärde ser du värden per månad och i rutan ovan de totala värdena.
Sida 7 av 36
Sida 8 av 36
Sida 9 av 36 Exempel 2 I nästa exempel har resursen GUAKAB en tjänst på 80 % under våren och 50 % under hösten. Av tillgänglig tid arbetat resursen 40 % i ett projekt och 60 % i ett annat.
Sida 10 av 36
Sida 11 av 36 Exempel 3 I detta fall har resursen ELEPE en tjänst som lektor under våren, lön 45 000, och en tjänst som professor under hösten, lön 65 000. Resursen arbetar 40 % på ett projekt hela året, 60 % på ett annat under våren och 60 % på ett tredje under hösten.
Sida 12 av 36
Sida 13 av 36
Sida 14 av 36 Exempel 4 Resursen EJOOS har en tjänst på 100 % men är föräldraledig 20 % under våren och arbetar 40 % på ett projekt och 60 % på ett annat. Föräldraledigheten tas helt från det första projektet. Detta innebär att Omfattningen blir80 % under första halvåret och100 % under det andra. Eftersom ledigheten tas mot det första projektet innebär det att av den 80-procentiga omfattningen går 25 % till det första projektet och 75 % till det andra.
Sida 15 av 36 Observera att genom att ange värden i rutan Periodvärde så blir helårsvärdena automatiskt rätt per rad i transaktionsbilden ovanför. Omfattningen blir 90 % för hela året och K-omf 100 % eftersom K-omf ska räknas av tillgänglig tid.
Sida 16 av 36 Exempel 5 Resursen ANMAAG har en 100 % tjänst men är helt sjukskriven budgetåret. Lnu betalar sjuklön med 10 %. Observera att kontering av sjuklön görs på konto 4014.
Sida 17 av 36 Uppräkning av lön Den lön som lästs in från Primula är i 2016 års nivå och har centralt räknats upp med de värden som finns i budgatanvisningarna. Uppräkningen har gjorts i två steg; Först en uppräkning för alla månader med den procentsats (2,2 %) som beräknas bli utfallet av lönerevisionen per 2017-10-01. Sedan en ytterligare uppräkning av perioderna 201810-2011812 med den procentsats (2,5 %) som beräkna bli utfallet av lönerevisionen per 2018-10-01. Det innebär att resp. person har en lönenivå under perioderna 201801-201809 och en annan högre perioderna 201810-201812. Det är sedan möjligt att ändra lönen antingen till ett visst belopp för en enskild resurs eller en generell uppräkning för hela eller delar av den enhet du budgetar för. Sök fram den enhet som du vill räkna upp lönerna för, t.ex. för en Org eller en H-org. För att få fram löneuppräkningen i personalbudgeten används funktionen Ändra värden. Om du lägger till en ny person och vill räkna upp lönen för den på samma sätt som skett med befintlig personal så ska du också göra det i två steg enl. ovan. Ett altenativ är att bara göra en uppräkning för hela året och då är det 2,84 % som gäller. Vet du lönen för den nya personen så är det naturligtvis enklare att registrera den direkt och inte göra någon uppräkning. Registreringsbilden vid uppräkning av lön Markera alla poster i urvalet genom att sätta bock i rutan uppe till vänster. Vill du bra räkna upp för vissa personer bockar du istället för bara dem. I exemplet nedan räknas lönen upp för två personer. Gör löneuppräkningen genom att klicka på knappen Ändra värden och lägg in aktuell procentsats och ev. Från period/till period om uppräkningen inte ska avse hela året. Observara att uppräkningen ska baseras på Månadslön. Väljer man Årslön fungerar det inte eftersom Årslön är ett beräknat värde. Klicka på OK.
Sida 18 av 36 Klicka OK! Exemplet efter löneuppräkning: OBS! Glöm inte att spara hela justeringen med F12 eller spara-knappen.
Sida 19 av 36 Övrigt i registreringsbilden Om du glömt att registrera obligatorisk information så får du ett felmeddelande och markering på vad som är fel. I nedanstående fall saknas Konto. Nedanstående knappar kan användas för olika åtgärder i registreringsbilden: Lägg till lägg till ny rad för registrering av ny budget. Ta bort markera rad och ta bort rad med denna knapp Kopiera rad markera rad och kopiera till ny rad Ändra rad används för ändringar, men det går även att ändra direkt i registreringsbilden. Användbart om du vill ändra samma sak på flera rader, t ex Kbarare.
Sida 20 av 36 Lägg till bunt används ej Ändra värden används för procentuell uppräkning av lön Distribuera används ej Återställ till original - Du kan ladda omvalda transaktioner till sina ursprungliga värden i databasen. Endast ändrade transaktioner kan återställas till ursprungligt tillstånd, därför påverkas inte tillagda transaktioner som inte sparats. Det är inte heller möjligt att ångra borttagna transaktioner. Det finns möjlighet att lägga in dummy-resurser när du ska budgetera t ex för nyanställningar. Det finns 12 dummy-resurser finns som alla börjar på 1: 1111 Vaknat tjänst 1112 Amanuens, tjänst osv Pålägg för indirekta kostnader och arbetsplatskostnader Varannan minut körs automatiskt en rutin som känner av om något ändrats i personalbudgeten. I så fall räknas påläggen för indirekta kostnader för såväl central som fakultets/institutions -nivå ut automatiskt samt även arbetsplatskostnader för de fakultet som använder triggerfördelning för dem. Dessa transaktioner syns i registreringsbilden men är gråmarkerade eftersom de inte går att ändra. Vill du inte se dem kan du i urvalet ange 4* i kontofältet. Transaktionerna syns naturligtvis även i olika rapporter. Tabellerna för påläggssatserna uppdateras av ekonomiavdelningen. Browserrapport för kontroll Det finns en browserrapport för att kontrollera att alla resurser är konterade till 100 %. Eftersom budgetering görs på alla perioder innebär det att K-omf ska vara 12 på en resurs om allt är registrerat rätt. Rapporten visar även Omfattning (eller tjänstgöringsgraden eller heltidsekvivalenter). Är resursen tillgänglig
Sida 21 av 36 hela året ska Omfattningen vara 100. Om resursen börjar i juli så blir Omfattningen 50 och är resursen föräldraledig 20 % så blir omfattningen 80. Rapporten heter Kontroll av K-omf per resurs och finns både mot budget och mot prognos. Rapporten har två summeringsnivåer, Resurs och Period. Observera att om en resurs även är registrerad på en annan enhet än den som valts för rapporten, t ex på en annan fakultet, så kommer inte K-omf att vara 12. Om rapporten tas ut med resursen som urvalskriterium kommer K-omf att vara 12.
Sida 22 av 36
Sida 23 av 36
Sida 24 av 36 Agresso Planering - Kostnads- och intäktsbudget Registrering Välj Agresso Planering/Transaktioner/Registrering Välj den budgetversion du ska jobba i t ex KIBUDG2018 Kostnads- och intäktsbudget 2018 samt Inställning för registrering = KIBUDG (som är aktuell för alla versioner avseende kostnads- och intäktsbudgeten). Det måste alltid finnas minst ett sökvillkor i sökfälten, så sätt en stjärna * i sökkriterier för konto för att se alla rader som är uppdaterade. Vill du precisera sökningen så fyller du i aktuell sökinformation. Klicka på Ladda!
Sida 25 av 36 Registreringsbilden
Sida 26 av 36 Fält som används i denna budgetversion är: Konto Org Verks Kbarare Motpart Resurs Fritt Budget/prognos Budget jämförelsekolumn Kommentar här finns möjlighet att ange valfri kommentar. Periodisering det finns möjlighet att periodisera en budgetrad utifrån olika periodiseringsnycklar. De nycklar som är aktuella är: Periodisering går även att göra m h a Från Period och Till Period dessa fält kan användas för att själv styra vilka perioder som en lön ska budgeteras i.
Sida 27 av 36 Övrigt i registreringsbilden Nedanstående knappar kan användas för olika åtgärder i registreringsbilden: Lägg till lägg till ny rad för registrering av ny budget. Ta bort markera rad och ta bort rad med denna knapp Kopiera rad markera rad och kopiera till ny rad Ändra rad används för ändringar, men det går även att ändra direkt i registreringsbilden. Användbar om du vill ändra samma sak på flera rader, t ex annan kostnadsbärare. Lägg till bunt används ej Ändra värden används för procentuell ändring av Budget/prognosbelopp. Beloppet kan räknas upp eller ned med valfri procentsats. Beräkningen kan begränsas till ett antal perioder genom att välja från/till period.
Sida 28 av 36 Distribuera används ej Återställ till original - Du kan ladda omvalda transaktioner till sina ursprungliga värden i databasen. Endast ändrade transaktioner kan återställas till ursprungligt tillstånd, därför påverkas inte tillagda transaktioner som inte sparats. Det är inte heller möjligt att ångra borttagna transaktioner. Exceleratormall Det finns en exceleratormall för att läsa in från ett exceldokument till K/I-budgeten istället för att direkt registrera i transaktionsbilden. Mallen finns att hämta på Medarbetare/Stöd o service/ekonomi/ekonomihandboken/budget-prognos. Rapporter Det finns ett antal rapporter och browserfrågor som är gjorda specifikt för budget. Rapporterna finns under: - Egen meny - Resultatrapporter - Budgetrapporter Och browserfrågorna finns under: - Agresso planering - Transaktioner - Fråga transaktioner
Sida 29 av 36 Browserfrågorna finns i en version för budget 2018 och en för prognos 2 2017 eftersom de frågar mot specifika versioner. Det finns några rapporter och browserfrågor som bara frågar mot personalbudget/personalprognos, medan andra frågar mot hela budgeten/prognosen. Rapporter och browserfrågor som frågar mot hela budgeten/prognosen 1. Avst budget med kommentar (browserfråga) Kan exempelvis användas om man vill söka ut samtliga budgetposter med ett visst ord i kommentaren. Här har sökts ut samtliga poster med baskonto 93011 och org 8700 som innehåller kommentaren *lnuc*. 2. Avstämningsunderlag (browserfråga) Kan exempelvis användas om man vill stämma av totalsumman på hela sin budget. Här har samtliga poster med org 8710 och verks 11* sökts ut. Resultatet visas först aggregerat, men genom att klicka på blå pilarna får man mer detaljerad information (det går även att zooma ner ytterligare för
Sida 30 av 36 att komma till transaktionsnivå). 3. Resultaträkning Budget (rapport) Välj från period och till period samt fakultet. Om man väljer period 201801-201813 så visar rapporten Utfall/Budget/Prognos för 2017 samt budget för 2018 uppdelat på grundutbildning, forskning och indirekta kostnader. Det finns en flik för respektive institution.
Sida 31 av 36 4. Avstämning budget Fakultet (rapport) Välj från period och till period samt fakultet. Välj om det är budget eller prognos som ska visas. (budget=b, prognos 2 = 2) Visar budget alt. Prognos uppdelat per GU och FO enligt ovan. Finns en flik för Fakultetens indirekta kostnader, en för NLU-delen, en för fakulteten (ej NLU) och en för hela fakulteten.
Sida 32 av 36 5. Resultaträkning budget per verks tot (rapport) Välj från period och till period samt fakultet. Om man väljer period 201801-201813 så visar rapporten Utfall/Budget/Prognos för 2017 samt budget för 2018 uppdelat på verksamhetsgren. Det finns en flik för respektive institution
Sida 33 av 36 Rapporter och browserfrågor som frågar mot personalbudget och personalprognos 6. Kontroll av K-omf per resurs (browserfråga) och Avstämning personalbudget omf/kont (rapport som bara visar resultat på baskonto 4011-4012) Söks ut för en resurs eller för en organisation. Används för att stämma av att tjänstgöringsgrad och kostnadsomfattning är korrekt. Sökningen visas aggregerat för helår, men går att zooma sig neråt på månads- och konteringsnivå. I det aggregerade läget ska Tj.grad vara 100 och K-omf i procent vara 1200. Här har sökts ut samtlig personal på org 8710. Browserfrågan Rapporten
Sida 34 av 36 7. Kostnad per månad och Omfattning per månad (browserfrågor) Söks ut för en resurs eller en organisation. Visar utfallet månadsvis. Går att zooma sig neråt för att se konteringen. Här har sökts ut för org 8710. Kostnad per månad visar kostnaden på baskonto 4011-4012 för respektive resurs och månad. Omfattning per månad visar tjänstgöringsgrad x kostnadsomfattning per resurs och månad.
Sida 35 av 36 8. Personalkostnader per verksamhet och Omfattning per verks (Browserfrågor) Personalkostnader per verksamhet visar totala kostnader (baskonto 4011-4074) för en resurs eller organisation uppdelat på grundutbildning, forskning och gemensamt. Omfattning per verks visar tjänstgöringsgrad x kostnadsomfattning per verksamhetsgren.
Sida 36 av 36 9. Personalkostnader Översikt (browserfråga) Visar totala kostnader (baskonto 4011-4074, samt 95015, 9687, 9688) för en resurs eller organisation.