Dokumenthanteringsplan för miljö- och hälsoskyddsnämnden i Kristianstads kommun Version 1.0

för miljö- och hälsoskyddsnämnden i Kristianstads kommun Version 1.0 Tillhör Klassificeringsschema VerkSAM Diarium version 2.2 Antagen av miljö- och hälsoskyddsnämnden 25 januari 2018

Inledning Enligt det kommunala arkivreglementet, antaget av kommunfullmäktige 2017-10-17 221, ska dokumenthanteringsplaner upprättas för samtliga myndigheter. En dokumenthanteringsplan innehåller myndighetens gallringsbeslut och beskriver de handlingar som inkommit, upprättats och/eller förvaras i samt hur dessa hanteras. Planen ska ses över och revideras årligen. Dokumenthanteringsplanen ger en översikt över handlingsbeståndet och fungerar som hanteringsanvisningar. Planen är också ett sökredskap som ska kunna användas av både kommunens anställda och allmänheten. En god dokumenthanteringsplan skapar kontinuitet i ärendehanteringen. Dokumenthanteringsplanen är strukturerad efter Kristianstads kommuns ificeringsstruktur, antagen av kommunfullmäktige 2017-04-18 118. Klassificeringsstrukturen är baserad på VerkSAM diarium version 2.2, ett ificeringsschema som förvaltas av kommunalförbundet Sydarkivera. Kommunövergripande gallringsbeslut finns i gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse, beslutad i kommunfullmäktige 2017-10-17 222. Begrepp : är den punktnotation som används i ificeringsstrukturen för att hierarkiskt och systematiskt ordna de rubriker som motsvarar verksamhetsområden, processgrupper och processer. : är en benämning på handlingar som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat. Med aktivitet avses ett led i en process. : innebär att handling ska arkiveras för all framtid. Handlingar som ska bevaras levereras till kommunarkivet tidigast ett år efter avslut. Gallras: innebär att handling förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. belagd handling strimlas. Gallringsbara handlingar i elektronisk form i systemet. Om det står en tidsgräns (gallringsfrist) för bevarande får handlingen (förstöras) efter angivet antal hela år. I undantagsfall kan gallringsfrist anges i annan form än antal år. Saknas det gallringsbeslut på en handlingstyp så är gallring inte tillåten. Rådgör istället med kommunarkivet om revidering av planen. : innebär att handling när den inte längre behövs i. : avser den plats där handlingen förvaras innan den eller skickas till kommunarkivet. Närarkiv i denna plan avser arkivrummet på plan 4, (vid C4 teknik) om inget annat anges. : anger om handlingen ska registreras. Informationssäkerhetsning: ning som görs utifrån konsekvenser som uppstår om till exempel informationen inte kan nås, om den förvanskas, brister i åtkomstbegränsning eller det inte går att följa upp vem som gjort vad med informationen. Denna kolumn måste utredas ytterligare. : anger om handlingen kan beröras av sekretess och i så fall enligt vilket lagrum. : innehåller kompletterande uppgifter. Hur hittar man i planen? Det enklaste sättet att hitta en handling eller en rubrik är genom sökfunktionen (Ctrl+F) i Adobe Reader. Klassificeringsstrukturen kan användas som en innehållsförteckning.

1 DEMOKRATI OCH LEDNING 1. 2 Politiskt beslutsfattande 1. 2. 1 Politiska beslut Protokoll Protokollsanteckningar Reservation Uppropslistor/ närvarolistor Omröstningslistor/voteringslistor Beslutsunderlag/ utredning 1. 2. 2 Offentlig dialog Anteckningar från möten Medborgarförslag Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/Beslut BN/MHN / Se kommentar Se kommentar G:MSF och nämndsekreterares pärm sedan G:MSF och nämndsekreterares pärm sedan G:MSF och nämndsekreterares pärm sedan G:MSF och nämndsekreterares pärm sedan G:MSF och nämndsekreterares pärm sedan G:MSF och nämndsekreterares pärm sedan Det skickas till centralarkiv efter mandatperiods slut och fyra år har passerat. Respektive beslutsparagraf tillhör ärendet. Ingår i protokollet. Ingår i protokollet. Ingår i protokollet. Om inte ska de bevaras. Ingår i protokollet. Respektive beslutsunderlag/utredning/yttrande tillhör ärendet/akten. Bifogas protokoll se 1.2.1 1

1. 2. 3 Redovisa delegation 1. 2. 6 Delegationsbeslut Delegationslista Intitativ från förtroendevalda, nämnd, revisorer, bolag och fullmäktigeberedning Motion Protokollsutdrag/beslut i nämnd / G:MSF Tillhör ärendet/akten. Tjänsteskrivelse och beslut. Finns i sammanhållna protokollet 1. 2. 7 Återkoppla till förtroendevalda Rapporter och anmälningsärenden i BN Redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut, medborgarinitiativ mm ibn 1. 3 Verksamhetsledning 1. 3. 1 Styrande dokument Delegeringsordning Beslut om vidaredelegering Förslag till förändrad delegeringsordning Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut Informationsärenden. Informationsärenden., G:MSF, 2

Reglemente Planer, verksamhetsledning Policy Riktlinjer Kontrollplan Handlingsprogram Rutin- och metodbeskrivningar, handböcker Lathundar Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär Klassificeringsstrukturer Dokumenthanteringsplaner Taxor och avgifter / Se kommentar Agenda 21/Fairtrade Verksamhetsplan och övriga styrande dokument G:MSF Protokoll och kallelse ledningsgruppsmöten G:MSF Verksamhetsberättelse G:MSF, G:MSF, Antas i fullmäktige, bereds i nämnden, G:MSF, Verksamhetsplaner, styrkort,, Antas i nämnd. Avser policydokument G:MSF, utfärdade av den egna förvaltningen, G:MSF, Antas i nämnd., G:MSF, om inte speciallag säger annat, G:MSF, Förebyggande verksamhet., 1 arkivex bevaras, övriga vid G:MSF,., G:MSF, ny version upprättats., enligt Gallringsplan för handlingar av liten och G:MSF, kortvarig betydelse ( KF 2017-10-17 222), G:MSF,, Med gallringsfrister. Ett ex bevaras vid G:MSF, förändringar., G:MSF, Antas i fullmäktige och bereds i nämnden 3

1. 3. 2 Egenproducerat informationsmaterial Miljöstrategi Remiss Yttrande / G:MSF eller K: G:MSF G:MSF Enkät G:MSF Protokoll G:MSF Sammanställning/uppföljning G:MSF Inkl statistik Planer och övriga styrande dokument G:MSF Redovisning G:MSF Organisera och fördela arbete och ansvar Organisationsplan/beskrivning Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut/ Nämnden Delegationer rörande övergripande ansvar 1. 3. 3 Leda det interna arbetet Protokoll/anteckningar G:MSF T ex verksamhetschefernas delegation till ersättare vid ledighet. T ex interna verksamhets- konferenser, personalkonferenser, ledningsmöten, råd och kommittéer 4

1. 3. 4 / Samverka med personal och fackliga organisationer Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, MBL Förhandlingsfullmakt för facklig företrädare Protokoll Löneöversyn Avtal/överenskommelse om lokal samverkan Protokoll från samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare (SVG) G:MSF Partssammansatta grupper som arbetsutskott till APT och/eller SVG G:MSF Minnesanteckningar från arbetsplatsträffar/ arbetslagsmöten Se kommentar G:MSF Kallelse med bilagor Planering och uppföljning av 1. 4 1. 4. 1 Mål- och ekonomistyrning Gallras efter 1 år G:MSF Om de innehåller beslut som inte finns någon annanstans måste de bevaras annars kan de efter 2 år. Budget Budgetunderlag (beräkningsunderlag,mm) Gallras efter 10 år G:MSF Slutdokument för budgetprocessen. Anger fastställd budget i nämnd och styrelse samt fullmäktige. Tilhör ärendet om budget som registreras i samband med ärendets behandling. 5

/ Målsättningar Månadsuppföljningar Delårsrapport Gallras efter 1-3 år G:MSF G:MSF G:MSF Finns som ett avsnitt i Budget med flerårsplan som är slutdokument för budgetprocessen. Enligt kommunens styrsystem. Underlag delårsrapport/-bokslut. (Specifikationer till vissa tillgångsoch skuldkonton.) Intern kontroll Årsredovisning 1-3 år G:MSF G:MSF G:MSF Tilhör ärendet om delårsrapport Konto 1-2 visar tillgångar och skulder. Konto 3-8 rör intäkter/inkomster och kostnader/utgifter. Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret Dokumentation av upplägg och arbetsformer, samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner (motsvarande). Årliga rapporter blir ärenden som diarieförs. Slutdokument för bokslutsprocessen och underlag till fastställt bokslut i nämnd, styrelse och fullmäktige. Underlag årsredovisning/årsbokslut (bokslutsbilagor) till samtliga tillgångs- och skuldkonton. G:MSF Tilhör ärendet om årsredovisning Konto 1-2 visar tillgångar och skulder. Konto 3-8 rör intäkter/inkomster och kostnader/utgifter. Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret 6

1. 4. 2 / Begära ökat anslag/tilläggsbudget Begäran om tilläggsbudget/tilläggsanslag Följer nämndärende Beslut/protokollsutdrag Följer nämndärende 1. 5 Kvalitetsledning 1. 5. 1 Kvalitetsstyra Direktiv gällande ledningssystemet Se kommentar Se kommentar Se 1.3.1 Styrande dokument. Granskning av ledningssystem, resultat av G:MSF, Dokumentation från kvalitetsarbete, underlag G:MSF, Kvalitetsdokument G:MSF, Mål för kvalitets-och säkerhetsarbetet Se kommentar Se kommentar Se 1.3.1 Styrande dokument. Åtgärdsplaner Se kommentar Se kommentar Se 1.3.1 Styrande dokument. Rapporter, uppföljningar G:MSF, Protokollsutdrag/beslut G:MSF, Uppföljning av mål G:MSF, Avser inrapporterad uppföljning på verksamhetsnivå. Uppföljning av verksamhet och kvalitet G:MSF, Avser dokumenterade uppföljningar. Protokoll och utvärdering bevaras och registreras. Underlag efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. 7

/ Sammanställning av klagomål på verksamhetsnivå G:MSF, 1. 5. 2 Mäta verksamhetskvalitet Intern kontroll Intern kontrollplan Se kommentar Se kommentar Se 1.3.1 Styrande dokument. Prover, egenkontroll Gallras efter 1 år G:MSF Händelse- och riskanalys G:MSF Beslut om riskkvalificering G:MSF Rapporter, uppföljning G:MSF Protokollsutdrag/beslut G:MSF Avvikelserapporter G:MSF Checklistor G:MSF Dokumentation G:MSF Analyser G:MSF Inspektionsrapporter G:MSF Kontroller G:MSF Beslut G:MSF, Tillsyn i egen regi Godkännande G:MSF, Beslut om riskkvalificering G:MSF, Inspektionsrapporter G:MSF, Egenkontroll 2 år G:MSF, Statistik G:MSF, Avser sammanställningar för rapportering till. t ex inspektion arkiv 8

Begäran om yttrande Yttrande/svar Beslut Övrig dokumentation av vikt från tillsynsärende Enkät Enkät, upprättad Enkätsvar, inkomna Sammanställning Statistik / Gallras efter 2 år G:MSF, G:MSF, G:MSF, G:MSF, G:MSF, G:MSF, G:MSF, Statistik, allmän av betydelse Se kommentar G:MSF, 1 ex bevaras tillsammans med sammanställningen Statistik av betydelse bevaras. Övrig statistik vid 1. 5. 3 Statistik, verksamhetsspecifik Se kommentar G:MSF, Statistik av betydelse för bevaras. Övrig statistik vid Säkra och förbättra verksamhetskvalitet Verksamhetsplan Se kommentar Se kommentar Se 1.3.1 Styrande dokument Uppföljningar av rutiner, dokumentation G:MSF, Avser uppföljning av t ex arbetsrutiner Tjänsteskrivelse G:MSF, Protokollsutdrag/Beslut G:MSF, 9

/ Protokoll och utvärdering bevaras och Kvalitetgranskningar, protokoll och med registreras. Underlag efter 3 år, dock utvärderingar från fortlöpande angivet först efter att nästföljande granskning uppföljning av undantag G:MSF, genomförts. Avser protokollförda uppföljningar av Protokoll (motsv.) från kvalitetsråd G:MSF, ledningssystemet i kvalitetsråd (motsv.) Protokoll från kvalitetsgranskning Avser dokumentation och utvärderingar från (motsv.) G:MSF, fortlöpande uppföljning av 1.5.4 Synpunkter och klagomål Synpunkter Synpunkter av betydelse för G:MSF, Avser skriftliga synpunkter till. Synpunkter av tillfällig eller ringa Gallringsplan för handlingar av liten och betydelse Se kommentar Se kommentar kortvarig betydelse KF 2017-10-17 222 Tjänsteskrivelser G:MSF, Protokollsutdrag/Beslut G:MSF, Klagomål Klagomål inom miljö- och hälsoskyddsnämndens Klagomål hanteras enligt processen för den ansvarsområde Se kommentar Se kommentar kategori som klagomålet tillhör Klagomål utanför miljö- och hälsoskyddsnämndens Kan vidarebefordras till annan instans, t ex ansvarsområde Se kommentar länsstyrelse 10

/ Juridiska handlingar ingår i respektive ärende och ska ificeras och föras till det ärende som det berör om det finns ett ärende. Om det inte finns ett ärende redan utan är en ren juridisk process så registeras ärendet här. 1. 5. 7 Juridiska handlingar Yttrande, egna Yttrande från motpart Fullmakt Föreläggande Protokoll PM, promemoria Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet Nämnden beslutar inte om sekretess generellt utan sekretess prövas vid varje begäran om utlämnande av allmän handling. Om bedömningen är att det kan förekomma sekretess hänvisas till vanligast tillämpbara kapitel i offentlighets och sekretesslagen (2009:400). 11

Korrespondens av vikt Korrespondens, rutinmässig Underlag för framställt krav Överklagande av beslut Tjänsteskrivelse Besvärshänvisning Inkommen överklagan Handling som visar att överklagandet kommit in i rätt tid Avvisning av för sent inkommet överklagande / Se kommentar Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Pappershandlingar förvaras hos handläggare under pågående arbete, sedan i et, digitala handlingar i. Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet Korrespondens som ej tillför sakuppgift och som är av tillfällig eller ringa betydelse., dock de senast vid arkivläggning. Ingår i respektive ärende och ska ificeras och föras till det ärende som överklagas. 12

Beslut om omprövning Beslut från högre instans Nämndens beslut att överklaga med tillhörande motivering Nämndens yttrande till högre instans Besked från högre instans att beslutet överklagats i rätt tid JO-anmälan Verksamhetsutveckling och samverkan / 1. 6 1. 6. 1 Omvärldsbevakning Omvärldsanalyser G:MSF Redovisningar från externa projekt och utredningar G:MSF Redovisningar från studiebesök och konferenser 1.6.2 Projekt Externa projekt Projektansökan G:MSF Beslut om beviljade projektmedel G:MSF Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Hos handläggare paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet t ex LONA, LOVA, HAV 13

/ Avtal/upphandling G:MSF Anteckningar från möten Se kommentar G:MSF Projektplan G:MSF Deltagarförteckningar G:MSF Delrapporter G:MSF Broschyrer och annat egenproducerat material G:MSF Tidningsannonser G:MSF Budget G:MSF Ansökningar och beslut om utbetalningar G:MSF Ekonomisk slutredovisning G:MSF Slutrapporter G:MSF Gallras efter 10 Fakturor år G:MSF Interna projekt Projektplan Broschyrer och annat egenproducerat material Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år K: Minnesanteckningar utan beslut kan efter 2 år. Anteckningar som innehåller beslut ska bevaras Kan bevaras som urval för framtida forskning om man vill. G:MSF, Projekt beslutas i verksamhetsplanen. Kontrollrapport Se 6.2.9 Se 6.2.9 Ingår i kontrollrapport livsmedel/drickvatten Analysprotokoll Se 6.2.9 Se 6.2.10 Ingår i analyssvar livsmedel/dricksvatten Inspektionsrapport Se 6.2.2 Se 6.2.2 Slutrapporter Gallras efter 5 år G:MSF, 14

/ 1.6.3 Samverka externt Samverkansavtal/överenskommelse G:MSF t ex vattenråd Minnesanteckningar Gallras efter 2 år G:MSF Protokoll i värdorganisation G:MSF Allmänna handlingar och arkiv 1. 7 1. 7. 1 Post och postöppning Rutiner för postöppning Se kommentar G: MSF Hos respektive Postöppningsfullmakt avdelning 1. 7. 2 Lämna ut allmänna handlingar Inkommen begäran om att ta del av Gallras efter allmän handling utlämnande Hos handläggare Beslut om att ej lämna ut allmän handling eller lämna ut den maskad Överklagande av beslut att ej lämna ut allmän handling Beslut/dom från kammarrätten 1. 7. 3 Redovisa information Ärendekort Se kommentar Ingår i Handbok för dokument- och ärendehantering, ificeras under 1. 3. 1 Styrande dokument inkluderar besvärshänvisning Skrivs ut och arkivläggs tillsammans med ärendet så länge ärendet bevaras på papper. 15

/ Arkivbeskrivning Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar Arkivförteckning Se kommentar G:MSF närakriv Klassificeringsstruktur Evolution Dokumenthanteringsplan 1. 7. 4 Vårda och förvara arkiv Kvittenser på interna lån av handlingar Tillgängliggöra allmänna 1. 7. 5 handlingar och arkiv Arkivförteckning 1. 7. 6 Hantera arkivleveranser Leveransreversal/leveranskivtto 1. 7. 7 Avhända allmänna handlingar Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut om avhändande Se kommentar Uppdateras kontinuerligt Gallras efter tre år I pärm hos handläggare G:MSF pärm hos handläggare, se kommentar, se kommentar ArkL 6. Kan ingå i beskrivning av en myndighets allmänna handlingar. OSL 4 kap, 2. Kan ingå i arkivbeskrivningen. Krävs inte på myndighet om dokumenthanteringsplanen är aktuell. Klassificeras under 1. 3. 1 Styrande dokument, hanteras av KLK Klassificeras under 1. 3. 1 Styrande dokument handlingarna återlämnats Kopia av original som bevaras av kommunarkivet Avser handlingstyp som saknas i dokumenthanteringsplanen 16

/ Överlämna allmänna handlingar för 1. 7. 8 förvaring Beslut om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring externt Avtal om lån/förvaring av handlingar 1. 7. 9 Gallra allmänna handlingar Uppgifter om gallring som framgår i antagen dokumenthanteringsplan Handlingar av liten och kortvarig betydese Se kommentar, se kommentar Tjänsteskrivelse, förslag till gallring Gallringsbeslut, särbeslut 1.8 Tillsyn och revision 1. 8. 1 Revision och granskning Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Begäran om yttrande Lag (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring T ex skannade verifikationer som förvaras på annan plats. Ingår i dokumenthanteringsplan och registreras under under 1.3.1 Styrande dokument. Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse KF 2017-10-17 222 Yttrande/svar Protokollsutdrag/beslut Beslut från revisionen 17

Svar/Uppgifter / 1.8.2 Tillsyn från tillsynsmyndighet Länsstyrelsen, mfl Meddelande/kallelse inklusive begäran om uppgifter Gallras med angivet undantag om uppgifterna inte ingår i beslutsunderlag Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll/beslut Tjänsteutlåtande/nämndens svar Protokollsutdrag/beslut nämnd Remisser, undersökningar och statistik Gallras med angivet undantag om uppgifterna inte ingår i beslutunderlag Inkluderar åtgärdsplan 1. 9 1. 9. 1 Externa remisser Från annan myndighet Remiss Yttrande/tjänsteutlåtande Protokollsutdrag/Beslut Nämnd Beslut från remitterande organ 18

Interna remisser / Remisser från annan kommunal förvaltning t ex C4-teknik, bygglov Remiss Yttrande Tjänsteutlåtande till nämnden Protokollsutdrag/Beslut 1. 9. 2 Externa undersökningar Enkäter, inkomna Enkätsvar, avgivet 1. 9. 3 Statistik till andra myndigheter Se kommentar Se kommentar Nämnd om de är av vikt om de är av vikt Begäran om uppgifter Lämnade uppgifter Se kommentar om de är av vikt 19

/ 1. 11 Representera 1. 11. 1 Evenemang och avtackningar Protokollsutdrag/Beslut G:MSF Inbjudan, deltagare evenemangsaktiviteter G:MSF Inbjudan, gäster Gallras efter genomförande G:MSF Dokumentation från evenemang, tackbrev och ordförandekorrespondens Se kommentar G:MSF 1. 12 Dataskydd 1. 12. 1 Personuppgiftsombud/ dataskyddsombud Dokumentation från evenemang av större vikt bevaras, övrigt gallra vid Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Avanmälan av personuppgiftsombud Personuppgiftsansvariges förordnande av personuppgiftsombud Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar Informationsmaterial till personuppgiftsombudet från Datainspektionen Inrättande av personuppgiftsombud Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar 20

1. 12. 2 Samtycken / Samtycken/återtaganden av samtycken till behandling av personuppgifter 1. 12. 3 Personuppgiftsbehandling Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet Personuppgiftsbiträdeavtal Registerförteckningar Registerutdrag (begäran om) samt svar 2 INTERN SERVICE 2. 1 Mötesadministration 2. 1. 1 Mötesplanering Uppdateras kontinuerligt Gallras efter 1 år G:MSF G:MSF G:MSF G:MSF Protokollsutdrag/beslut Beställningar av fika och lokaler Gallras efter genomförande Hos handläggare 2. 1. 2 Genomföra möten Kallelse/ärendelista/föredragnings lista med beslutsunderlag (kopior av de ärenden som tas upp på mötet) Gallras efter sammanträde Hos handläggare Handläggs av personuppgiftsombudet Handläggs av personuppgiftsombudet 21

2. 2 2. 2. 2 2. 2. 3 Kallelse/ärendelista/föredragningslista Kungörelse Justeringsanslag Administration av förtroendevalda / Se kommentar Gallras efter 2 år Gallras efter vunnit laga kraft Ersättning och arvoden till förtroendevalda Lönelista Heroma Arvodesunderlag (närvarolistan, förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar etc.) Utveckla förtroendevaldas kompetens Gallras efter 10 år G:MSF Nämndsekreterare Får om protokollet innehåller en ärendeförteckning annars måste de bevaras. Protokollsutdrag/beslut Inbjudan till externa kurser och konferenser för förtroendevalda Se kommentar Hos handläggare Gallras efter genomförande Interna utbildningar för nya förtroendevalda G:MSF Inbjudan, kursmaterial och deltagarlista. 2. 2. 4 Avtacka/hedra förtroendevalda Riktlinjer för gåvor Se kommentar Ingår i Regler för jubileumsgåva till förtroendevalda och medarbetare och ificeras under 1.3.1 Styrande dokument. 22

Register över gåvor / Beskrivning av valbara gåvor. 2. 3 2. 3. 4 Beslut om utdelade gåvor Informera och kommunicera internt Direktkommunikation med medarbetare Massutskick via e-post eller sms, informationsträffar Material från interna informationsträffar 2. 4 Ekonomiadministration 2. 4. 1 Kontoplan/gällande G:MSF Hos handläggare Hos handläggare Attest- och utanordningsbehörigheter (Beslut om attest) 2. 4. 2 Leverantörsreskontra Leverantörsfakturor/utbetalningar, skannade, redovisningstyp 100, 121. Gallras 3 år efter beslutsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret G:MSF Förvaras i original hos skanningsleverantör. Skannad faktura-bild förvaras 10 år i VISMA. Nämndens beslut om att delegera beslutsrätt för attest och utanordning finns i delegationsordning. Resp. delegats beslut om attest sparas som mail i outlookserver. Blankett med behörighetsuppgifter vid. T o m 2011 skannades leverantörsfakturorna i egen regi och särskilt beslut fanns från Skatteverket om gallring 3 år efter redovisningsåret. För skanning via entreprenad har tolkning gjorts om att gallring får ske först vefter 10 år enligt huvudregel. 23

Leverantörsfakturor, elektroniska, redovisningstyp 100,121 Originalkvitton till reseräkningar, utlägg och betalkortsfakturor Övriga utbetalningar, typ 110 Internfakturering mm, typ 14x 2. 4. 3 Kundreskontra Debiteringslista (förteckning över genomförd fakturering samt underlag) Underlag återbetalning av felaktiga betalningar 2. 4. 5 Fakturera internt Underlag / Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras efter 2 år Förvaras i VISMA Pärm på respektive avdelning. Pärm på respektive avdelning. Närarkiv Förvaras i VISMA Pärm handläggare G:MSF Pärm handläggare G:MSF Pärm handläggare Originalkvitton på papper där själva handlingen (reseräkning, betalkortsfaktura) är elektronisk. Kvittona finns även skannade till verifikationen. 10-årsregel eftersom fakturaoriginal förekommer. Verifikation på papper förvaras hos registrerande förvaltning T ex utlägg Interdebitering/ kostnadsfördelning Bokföringsorder Gallras efter 10 Pärm handläggare år Gallras efter 10 Pärm handläggare år 24

/ 2. 4. 6 Löpande bokföring/redovisning Dagbokföring, omföringar och rättningar Bokföringsorder på papper, typ 230, 290 Bokföringsorder, elektronisk typ 299 Budgetverifikationer, typ 6xx 2. 4. 7 Ekonomiska anspråk Bestridande av faktura Finans- och skuldförvaltning 2. 5 2. 5. 2 Inkommande bidrag Gallras 2 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Verifikation på papper förvaras hos registrerande handläggare Förvaras i ekonomisystemet Verifikation på papper förvaras hos registrerande handläggare Gallras 10 år efter redovisningsåret noteras i Omföringar och rättningar som sker på samma vernr som original. EU-bidrag Gallras efter speciella regler för EU-projekt Hos registrerande handläggare Statsbidrag Gallras efter 10 år Hos registrerande handläggare T ex energirådgivning eller utjämningsbidrag. Innehåller ansökan och beslut. 25

Redovisning av statsbidrag Kommunalt bidrag 2. 6 Inköp och försäljning 2. 6. 1 Genomföra upphandling Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut Fullmakt Annons och förfrågningsunderlag / Hos registrerande handläggare Hos registrerande handläggare Frågor och svar Kompletteringar/KFU Öppningsprotokoll Upphandlingsprotokoll Anbudsutvärdering OSL 19 kap 3 OSL 19 kap 3 OSL 19 kap 3 OSL 19 kap 3 OSL 19 kap 3 OSL 19 kap 3 Från kommunintern "fond" inrättad för särskilda satsningar. T ex beslut om att genomföra upphandling. T ex fullmakt om att genomföra samordnad upphandling. Anbud, ej antaget - Över tröskelvärde Anbud, ej antaget - Under tröskelvärde Se kommentar Gallras efter 5 år OSL 19 kap 3 Gallras efter 5 år. Upphandlingar annonserade i TED måste ej antagna anbud bevaras. 26

/ Antaget anbud Tilldelningsbeslut Avbruten upphandling Se kommentar Överprövning 2. 6. 2 Avropa från ramavtal Offert Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut Beställningsbekräftelse Garantibevis Produktdokumentation Följesedel 2. 6. 3 Genomföra direktupphandling Förfrågningsunderlag/upphandlin gsdokument direktupphandling Offerter Gallras efter Orderbekräftelse 2 år OSL 19 kap 3 Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras. Övriga upphandlingar 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges. 27

/ Garantibevis garantitidens upphörande Produktdokumentation Följesedel Gallras efter 2 år 2. 6. 4 Förvalta avtal För hantering av avtal se 1.5.7 Juridiska handlingar Avtalsuppföljning Avtalsförlänging 2. 7 Personaladministration 2. 7. 1 Rekrytera personal Annons, arbetsanalys och kravprofil Varbi Förvaras i rekryteringsverktyget Sammanställning över sökande Gallras efter 2 år Varbi Ansökningar, ej erhållen tjänst Gallras efter 2 år Varbi Pågrund av möjligheten att överklaga enligt 23 i lag om förbud mot diskriminering Ansökningshandlingar, CV, personligt brev, betyg/intyg Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Ansökningshandlingar, när sökande återtar sin ansökan Gallras efter 2 år Varbi Ansökningshandlingar, när tjänsten dras tillbaka 2. 7. 2 Anställa personal Gallras efter 2 år Varbi Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01. Gäller Anställningsavtal, anställningsbevis både tillsvidareanställning och tillfälliga anställningar Uppdragsbeskrivning Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 28

/ Introduktionsplan för medarbetare Ansvarsförbindelse för digital kommunikation (IT-policy) och medgivande att hantera personadresserad post Finns med i anställningsavtal Tjänstebilsavtal Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01. 2. 7. 3 Bemanning och ledigheter Ledigheter Heroma Alla ledigheter registreras i Heroma Byte av semesterdagstillägg mot ledig tid Gallras efter 2 år Förvaras hos Lönesupport Semesterlistor Hos respektive avdelning 2. 7. 4 Administrera anställningar Förändringar och tillägg i anställningsvillkoren Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Utredning av bisyssla Förvaras personalakt, rum 44:D03:01. Beslut och övriga underlag kopplat till lönebidrag från Arbetsförmedlingen Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Förändringar och tillägg i anställningsvillkoren Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Utredning av bisyssla Förvaras personalakt, rum 44:D03:01. Beslut och övriga underlag kopplat till lönebidrag från Arbetsförmedlingen Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 29

/ 2. 7. 5 Personalhälsa Sjukanmälan Heroma i personalsystem Läkarintyg (ej rehabiliteringsärenden) Gallras efter 2 år Adato Förvaras i rehabiliteringsverktyg Läkarintyg i samband med rehabilitering Adato OSL kap 39 2 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Rehabiliteringsutredning Adato OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Dokumentation i samband med rehabmöten Adato OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Remiss samt svar på rehabiliteringsbedömning/arbetsf örmågebedömning via AME Adato Dokumentation och handlingar Beslut om förstadagsintyg Adato Beslut om sjukersättning, rehabiliteringsersättning mm från Försäkringskassan OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg från Försäkringskassan Adato Förvaras i rehabiliteringsverktyg Behandlingskontrakt och återkoppling Adato OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg OSL kap 39 2 Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01. Besked och underrättelse om omreglering av anställningsvillkor vid partiell sjukersättning Handlingar och beslut rörande omplacering Adato OSL kap 39 1-2 OSL kap 39 2 Förvaras i rehabiliteringsverktyg samt personalakt, rum 44:D03:01. Förvaras i rehabiliteringsverktyg/personalakt, rum 44:D03:01 30

/ Utredning om diskriminering, trakasserier eller kränkande särbehandling Adato* Förvaltningsövergripande överenskommelse med AME 2. 7. 6 Utbilda och utveckla personal OSL kap 39 2 Diarieförs i ärendehanteringssystem* Medarbetarsamtal, individuella utvecklingsplaner eller när anställning avslutas Hos respektive avdelning Lönesamtal Hos respektive avdelning Intyg om fortbildning inom ramen för anställningen Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Fritidsstudie, beslut Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 2. 7. 7 Disciplinåtgärder för personal Dokumentation om misskötsamhet Verksamhetssystem* *Förvaras i rehabiliteringsverktyg Underlag, yttrande inför disciplinär Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01. Beslut är offentliga men sekretessprövning görs åtgärd samt beslut. beträffande underlag. Polisanmälan Se kommentar Klassificeras under 5.5.7 Anmäla till polis 2. 7. 8 Uppvakta personal Riktlinjer för gåvor Se kommentar G:MSF Intranät Ingår i Regler för jubileumsgåva till förtroendevalda och medarbetare och ificeras under 1.3.1 Styrande dokument. Beslut om utdelade gåvor Sammanställningar över aktuell personal Se kommentar uttag från verksamhetssystem 31

/ Inbjudan Hos respektive avdelning Register över gåvor Beskrivning av valbara gåvor. 2. 7. 9 Avsluta anställning Uppsägning på egen begäran Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Ansökan om pension Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Besked om avgångsskyldighet vid hel sjukersättning Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Avslut av anställning genom överenskommelse Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Beslut om uppsägning eller avsked från arbetsgivarens sida Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01/ärendehanteringssystem MBL-protokoll Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Tjänstgöringsbetyg, kopia Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Tjänstgöringsintyg, kopia Gallras efter 2 år Heroma Förvaras i verksamhetssystem Dödsfallsintyg Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Systematiskt arbetsmiljöarbete 2. 8 2. 8. 1 Arbetsmiljö-/skyddsrond Årlig uppföljning SARA Arbetsmiljörond/Skyddrond SARA Registeras Riskbedömning SARA Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Förvaras i ärendehanteringssystem Handlingsplan arbetsmiljöåtgärder SARA 2. 8. 2 Utreda arbetsmiljö Beslut från Arbetsmiljöverket LISA Förvaras i ärendehanteringssystem 32

Delegering av arbetsmiljöarbetsuppgifter Sjukfrånvarostatistik, riskanalys Utredningar arbetsmiljö 2. 9 Löneadministration Lönelistor Heroma Personalförteckningar G:MSF Arvoden Gallras efter 2 år Heroma Ersättningar Gallras efter 2 år Heroma Gallras efter 2 Närarkiv plan 3, Friskvårdsersättning år Rådhus Skåne Gallras efter 2 Förskottsanmälan år Heroma / ny ansvarig har utsetts Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Klassificeras under 1.5.2 Mäta G:MSF verksamhetskvalitet Tex teamutveckling, kartläggning av Gallras efter 5 psykosocialaförhållanden, utredning av år G:MSF inomhusmiljö. T ex glasögon, arbetskläder, reseersättning, bilersättning, traktamente Underlag på papper Löneunderlag Se kommentar Heroma Gallras efter 2 Timlistor år Heroma Gallras efter 2 Flextidsrapporter år Heroma Arbetstidsscheman Heroma T ex kvitto på personliga utlägg, reseräkningar. Om underlaget är momspliktigt får det inte förrän efter 10 år annars kan underlagen efter 2 år. Pappersexemplaret efter inmatning i Heroma 33

/ Retroaktiva löner Gallras efter 2 år Heroma Läkarintyg Gallras efter 2 år Adato Skannas in, ingen papperskopia sparas. Gallras efter 2 Sjukanmälan till Försäkringskassan år Heroma Löneavdrag Gallras efter 2 år Heroma Byte av semesterdagstillägg mot ledig dag Gallras efter 2 år Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Förvaras hos Lönesupport Löneväxling (till tjänstepension) Gallras efter 2 år Heroma Ansökan på papper 2. 10 Pension Ansökan om pension 2. 11 IT och telefoni 2. 11. 1 Införa IT-system Hos HRavdelningen Utredning/underlag Se kommentar G:MSF Se kommentar Kravspecifikation Se kommentar G:MSF Se kommentar förvaras hos HR-avdelningen Utredningar/underlag av vikt bevaras och registreras, resten vid. Kravspecifikation av vikt bevaras och registreras, resten vid. Avtal med leverantör Korrespondens med leverantör Leveransgodkännande Se kommentar Se kommentar Se kommentar Närarkiv Hos handläggare Hos handläggare, G:MSF Avtal av rutinmässig karaktär vid, avtal av vikt bevaras. Korrespondens av vikt bevaras, resten efter 3 månader Leveransgodkännande av vikt bevaras, resten efter kontroll att leveransen stämmer. Leveransgodkännande kan vara e-post, orderbekräftelse, betald faktura 34

/ Hos Inbjudan till utbildning handläggare Internt utbildningsmaterial G:MSF Rutin för införande av system G:MSF Informationsning, informationssäkerhetsning G:MSF Projekthandlingar Se kommentar Projekthandlingar ificeras under 1. 6. 2 Projekt 2.11.2 Förvalta IT-system Förvaltningsplan för system Se kommentar G:MSF Riskanalys för system Se kommentar G:MSF systemet avvecklats eller ny plan upprättats systemet avvecklats eller ny riskanalys upprättats Systemdokumentation (verksamhet, förståelse och teknisk dokumentation) Se kommentar G:MSF Rutiner för kontroller Se kommentar G:MSF Rutiner för versionshantering Se kommentar G:MSF Dokumentation om metoder och verktyg Se kommentar G:MSF Rutiner för utvärderingar Se kommentar G:MSF Systemdokumentation av vikt bevaras. Övrig systemdokumentation när systemet avvecklats eller ny dokumentation upprättats. systemet avvecklats eller nya rutiner upprättats systemet avvecklats eller nya rutiner upprättats systemet avvecklats eller ny dokumentation upprättats systemet avvecklats eller nya rutiner upprättats Rutinbeskrivningar Se kommentar G:MSF systemet avvecklats eller nya rutiner upprättats 35

/ Roll- och ansvarsbeskrivningar Se kommentar G:MSF Programlicens G:MSF systemet avvecklats eller nya beskrivningar upprättats Installationsmanualer Lista över användare G:MSF Ligger i systemen Licensförteckning G:MSF Kontohantering Interna servicefunktioner 2. 13 2. 13. 1 Tryckeri och repro Beställningar 2. 13. 2 Lokalbokningar Bokningar 2. 13. 3 Transportmedelsbokningar Bokningar 2. 13. 5 Posthantering Mottagninsbevis, rek.brev Systemadministratör kontot avslutas Gäller beställning av nytt konto, bekräftelse och uppsägning av konto. Hos handläggare Gäller beställningar till externa tryckeriet / Gallras efter 2 år Gallras om informationen finns på annat ställe 36

3 SAMHÄLLSSERVICE Extern information och 3. 4 kommunikation 3. 4. 1 Ge kommuninformation Broschyrer och foldrar (för externt bruk) / G:MSF Pressmeddelanden Mynewsdesk G:MSF Publikationer Ett arkivexemplar av egenproducerat material (som broschyrer och foldrar) skickas till kommunarkivet. Digitala handlingar bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. 1 exemplar av varje ska bevaras i kronologisk ordning Meddelanden till allmänheten 3.5 Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar 3.5.1 Tillstånd och tillsyn enligt alkohollagen Stadigvarande serveringstillstånd T ex eldningsförbud, avstängningar av gator, vägar, VA m.m. stadigvarande serveringstillstånd, utökat stadigvarande serveringstillstånd, lämplighetsprövning, serveringstillstånd för gemensam yta Ansökan, underlag för beslut rörande stadigvarande serveringstillstånd Gallras 3 år efter att upphört AlkT Gallras om besluten kan förstås utan underlagen. T ex ansökan och övriga yttranden från sökanden, bevis över godkännande av livsmedelslokal, bolagsbevis, F-skattebevis, finansieringsplan, hyreskontrakt, konkursfrihetsbevis, meritförteckning, momsregistreringsbevvis, personbevis, verksamhetsbeskrivning, yttranden från andra förvaltningar. Ansökan som inte leder till åtgärd vid. 37

Beslut Beslut avslagen ansökan Tillståndsbevis, stadigvarande servering, inklusive planritning Utredningar och förslag till beslut Beslut om upphörande av serveringstillstånd på egen begäran Domar i tillståndsärenden Anmälningsärenden och övriga handlingar Anmälan av försäljning öl 2 / Gallras efter 3 år Gallras 3 år efter att upphört har upphört AlkT Till centralarkiv 3 år efter att upphört. AlkT Beslut tas av nämndens alkoholutskott. AlkT AlkT AlkT AlkT AlkT Till centralarkiv 3 år efter att upphört Till centralarkiv 3 år efter att upphört Gäller serveringstillstånd Innehåller anmälan, bekräftelse om registrering och information om egenkontrollprogram. Anmälan om kryddning av egen snaps inaktualiet AlkT Anmälan om provsmakning inaktualiet AlkT Anmälan om förändring i enligt 9 kap 11 AL Se kommentar AlkT Om anmälan innebär förändringar som leder till ärende, t ex lämplighetsprövning eller ansökan om stadigvarande tillstånd hanteras anmälan som underlag för beslut. Övriga anmälningar vid 38

/ Anmälan om cateringlokal inaktualiet AlkT Anmälan om utsedda serveringsansvariga AlkT Remisser lotteriinspektionen AlkT Restaurang- och folkölsrapporter Gallras efter 10 år AlkT Tillfälliga tillstånd Samtliga handlingar för ansökan om tillfälligt tillstånd Tillsynsärenden som leder till åtgärd Tillsynsrapport Gallras efter 5 år AlkT AlkT Tillfälligt tillstånd till allmänheten. Tillfälligt tillstånd till slutet sällskap. Tillfällig gemensam serveringsyta. Tillfälligt utökat tillstånd. Provsmakningstillstånd för partihandlare Samtliga handlingar i ärendet. Innehåller ex ansökan, yttranden, remiss, yttranden från andra myndigheter, beslut. Anmälan som inte leder till åtgärd vid i tillsynsärenden som leder till utredning om varning, sanktioner eller återkallelse av serveringstillstånd. Till centralarkiv 3 år efter att upphört 39

/ Anmälan Utredningar och förslag till beslut Beslut Överklagande Domar i tillsynsärenden Beslut från andra myndigheter AlkT AlkT AlkT AlkT AlkT AlkT i tillsynsärenden som leder till utredning om varning, sanktioner eller återkallelse av serveringstillstånd. Till centralarkiv 3 år efter att upphört Rör varningar, sanktioner och återkallelse av serveringstillstånd. Till centralarkiv 3 år efter att upphört Rör varningar, sanktioner och återkallelse av serveringstillstånd. Till centralarkiv 3 år efter att upphört Rör varningar, sanktioner och återkallelse av serveringstillstånd. Till centralarkiv 3 år efter att upphört Rör varningar, sanktioner och återkallelse av serveringstillstånd. Till centralarkiv 3 år efter att upphört Rör varningar, sanktioner och återkallelse av serveringstillstånd. Till centralarkiv 3 år efter att upphört Tillsynsrapport försäljning av folköl Försäljning av folköl: beslut rörande varning eller försäljningsförbud Tillsynsärenden som inte leder till åtgärd Tillsynsrapport Gallras efter 5 år med angivet undantag Gallras efter 5 år AlkT Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till varning eller försäljningsförbud AlkT anmälan om upphörande av försäljning AlkT 40

3.5.2 / Anmälan Gallras efter 5 år AlkT Beslut från andra myndigheter Gallras efter 5 år AlkT Tillsynsrapport försäljning av folköl Gallras efter 5 år AlkT Tillsynsplan inaktualiet G:MSF Tillstånd och kontroll av tobaksförsäljning enligt Tobakslagen (1993:581) Anmälan som inte leder till åtgärd vid Anmälan om försäljning av tobak har upphört Skrivelse angående anmälan och egenkontrollprogram Egenkontrollprogram Inspektionsrapport Anmäla misstänkt brott mot tobakslagen har upphört har upphört har upphört Åtalsanmälan (misstanke om brott) upphört Beslut om saluförbud upphört Spara kopia Till allmän åklagare. Delegationsbeslut. Beslut gäller även om besvärshänvisning överklagas 41

/ Föreläggande om att åtgärda. Föreläggande om vite Beslutsunderlag till nämnd Beslut om timavgift Tillstånd och kontroll av försäljning av e-cigaretter och påfyllningsbehållare Anmälan om försäljning av e- cigaretter och påfyllningsbehållare Skrivelse angående anmälan och egenkontrollprogram Egenkontrollprogram Inspektionsrapport upphört upphört upphört Gallras efter 10 år har upphört Nämndbeslut Arbetsmaterial har upphört har upphört har upphört Spara kopia Delegationsbeslut. Samtliga delegationsbeslut som skickas ut med post skickas med delgivning och besvärshänvisning. Delegationsbeslut. I de fall klagomålet är befogat samt vid extra offentlig kontroll enligt lag om elektroniska cigaretter och påfyllningsbehållare (2017:425) Anmäla misstänkt brott mot lagen om elektroniska cigaretter och påfyllningsbehållare Åtalsanmälan (misstanke om brott) upphört Till allmän åklagare. Anmälan som inte leder till åtgärd vid 42

3.5.3 Beslut om saluförbud Föreläggande om att åtgärda. Föreläggande om vite Beslutsunderlag till nämnd Beslut om timavgift Kontroll av försäljning av receptfria läkemedel Rapport från Läkemedelsverket gällande anmälan och avanmälan Inspektionsrapport 4 SAMHÄLLSBYGGNAD 4.15 Avfall och återvinning 4.15.2 Renhållning Uppehåll i sop- och slamtömning Ansökan Beslut / upphört upphört upphört upphört Gallras efter 10 år har upphört Nämndbeslut Arbetsmaterial Se kommentar Närarkiv Verksamhetssystem Beslut gäller även om besvärshänvisning överklagas Samtliga delegationsbeslut som skickas ut med post skickas med delgivning och besvärshänvisning. I de fall klagomålet är befogat samt vid extra offentlig kontroll Registret uppdateras när listor inkommer per e- post. Inklusive eventuell komplettering Delegationsbeslut. Kopia till renhållningen 43

Beslut om avgift Kompostering Ansökan Beslut Beslut om avgift Delad behållare Ansökan Beslut Beslut om avgift TRYGGHET OCH 5 SÄKERHET 5. 5 Skydd och säkerhet 5. 5. 5 Personskydd Beställning Upplägg 5. 5. 7 Anmäla till polis Polisanmälningar, allmänt / Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Inklusive eventuell komplettering Delegationsbeslut. Kopia till renhållningen Inklusive eventuell komplettering Delegationsbeslut. Kopia till renhållningen Gallras efter 2 år Handläggare ASOS Gallras efter 2 år Handläggare ASOS OSL 18:7 Gallras efter 2 år Verksamhetsystem Nej, avsteg kan förekomma Avstegen avser enskilda uppgifter som kan omfattas av sekretess, exempelvis personuppgifter. 44

/ Polisanmälningar, rörande personal Adato 5. 6 Försäkringar Nej, avsteg kan förekomma Avstegen avser enskilda uppgifter som kan omfattas av sekretess, exempelvis personuppgifter. 5. 6. 1 Försäkra personer HR-avdelningens handlägger Försäkringsbrev och avtal Kommers/avtalsdatabasen och hos handläggare AFA (sjukförsäkring) Se kommentar All hantering sker digitalt genom AFAs hemsida. TFA (arbetsskada försäkringen) Se kommentar All hantering sker digitalt genom AFAs hemsida. 5. 6. 2 Försäkra egendom Handlingar rörande egendomsskador Hos handläggare Avtal Kommers och hos handläggare Skade- och tillbudsrapportering 5. 7 5. 7. 4 Tillbud Uppgifter kopplat till individ i samband med arbetsskada och tillbud LISA Anmälan om arbetsskada till Försäkringskassan LISA Sammanställning av tillbud, olycksfall och arbetsskador LISA Registeras OSL kap 39 1-2 OSL kap 39 1-2 Förvaras i verktyget för arbetsskador och tillbud Förvaras i verktyget för arbetsskador och tillbud Ingår i systematiskt arbetsmiljöarbete. Anmälningar registreras och bevaras i verktyget för arbetsskador och tillbud 45

6 MILJÖ OCH HÄLSOSKYDD 6.1 6.1.1 / Tillstånd/anmälan/registrering Miljöfarlig hantering eller anläggning Tillstånd enskilt avlopp Ansökan om tillstånd att inrätta, se avloppsanordning kommentar, se Situationsplan kommentar, se Siktanalys och perkolationstest kommentar Sektionsritning (över, se avloppsanläggning) kommentar, se Funktionsbeskrivning kommentar, se Tillstånd (servitut) kommentar, se Remiss Lst ang fornminnesområde kommentar, se Yttrande Lst kommentar, se Beslut Lst ang fornminnesområde kommentar, se Yttrande från grannar kommentar, se Inspektionsrapport kommentar, se Beslut om tillstånd kommentar, se Delgivningskvitto kommentar * * i särskilt vid handläggare * * i särskilt vid handläggare * * i särskilt vid handläggare * * i särskilt vid handläggare Gäller t ex produktblad från tillverkare * * i särskilt närarkvi vid handläggare * * i särskilt vid handläggare * * i särskilt vid handläggare * * i särskilt vid handläggare * * i särskilt vid handläggare * * i särskilt vid handläggare Skrivs endast om något måste ändras. * *Bevasras i särskilt vid handläggare Delegationsbeslut. * * i särskilt vid handläggare * * i särskilt vid handläggare 46

Kvalitetsförsäkran Anmälan annan toalett än WC och avloppsanläggning utan ansluten WC Anmälan Situationsplan Funktionsbeskrivning Remiss Lst ang fornminnesområde /, se kommentar, se kommentar, se kommentar, se kommentar, se kommentar * * i särskilt vid handläggare * * i särskilt vid handläggare * * i särskilt vid handläggare t ex produktblad från tillverkare * * i särskilt vid handläggare * * i särskilt vid handläggare Yttrande Lst, se kommentar * * i särskilt vid handläggare Beslut Lst ang fornminnesområde, se kommentar * * i särskilt vid handläggare Beslut, se kommentar * Delegationsbeslut. Skickas till fastighetsägaren tillsammans med besvärshänvisning * i särskilt vid handläggare Kvalitetsförsäkran Slam och toalettavfallsdispens, se kommentar * * i särskilt vid handläggare Ansökan * *Förvaras i särskilt vid handläggare Begäran om komplettering * *Förvaras i särskilt vid handläggare 47

/ Komplettering Beslut Tillstånd och anmälan transport farligt avfall * *Förvaras i särskilt vid handläggare Delegationsbeslut. Kopia skickas till renhållningen * *Förvaras i särskilt vid handläggare Beslut Lst Tillstånd och anmälan för spridning av kemiska bekämpningsmedel Ansökan/anmälan Begäran om kompletteringar Kompletteringar Remiss till C4-teknik Gallras efter 3 år. vid vatten skyddsområde Gallras efter 3 år. vid vatten skyddsområde Gallras efter 3 år. vid vatten skyddsområde Pärm handläggare Pärm handläggare () Pärm handläggare () Pärm handläggare () Gäller endast inom vattenskyddsområde 48

Remissvar / Pärm handläggare Närarkiv () Gäller endast inom vattenskyddsområde Kommunicering beslutsförslag Beslut Överklagande Beslut Lst om överklagandet Dom överklagande Gallras efter 3 år. vid vattenskyddso mråde Gallras efter 3 år. vid vatten skyddsområde Gallras efter 3 år. vid vatten skyddsområde Gallras efter 3 år. vid vatten skyddsområde Gallras efter 3 år. vid vatten skyddsområde Pärm handläggare () Pärm handläggare () Pärm handläggare () Pärm handläggare () Pärm handläggare () MMD, MMÖD Delegationsbeslut. Inom vattenskyddsområde bevaras 49

Information från verksamhetsutövaren Dispens gödselspridning Ansökan inkl karta Beslut Anmälan upplag av gödsel inom vattenskyddsområde och detaljplanlagt område Anmälan inkl karta Beslut Tillstånd miljöfarlig verksamhet Samrådshandlingar Remiss Remissyttrande Beslut/tillstånd Överlåtelse av operativ tillsyn Begäran / Gallras efter 3 år. vid vatten skyddsområde Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Pärm handläggare () Pärm handläggare Pärm handläggare Krav enligt beslut, t ex gällande utförd bekämpning Inklusive eventuella kompletteringar Delegationsbeslut Pärm handläggare Inklusive eventuella kompletteringar Pärm handläggare Delegationsbeslut A och B-nivå Ansökan med bilagor, kompletteringar mm Delegationsbeslut/nämndsbeslut. T ex betydande miljöpåverkan, kompletteringar, ansökan Lst, MMD Lst, Livsmedelsverket 50

/ Lst Beslut Tillstånd tas i bruk Information tillstånd tas i bruk Prövotidsredovisning Remiss Ansökan med bilagor, kompletteringar mm Delegationsbeslut/nämndsbeslut. T ex betydande miljöpåverkan, kompletteringar, Remissyttrande ansökan Beslut/tillstånd Lst, MMD Anmälan miljöfarlig verksamhet C-nivå ( gäller även U-nivå på begäran) Anmälan inkl bilagor Ritning, planer mm Anmälan skickas till Lst för se Handlingar skickas per e-post. Endast kännedom kommentar meddelande bevaras. Begäran om kompletteringar Kompletteringar Begäran on yttrande Till berörda Inkommande yttrande På anmälan och beslut Kommunicering beslutsförslag Se kommentar endast vid synpunkter 51

Beslut Delgivningskvitto Överklagande Beslut Lst om överklagandet Dom överklagande Anmälan om ändring av miljöfarlig verksamhet Anmälan inkl bilagor / MMD, MMÖD Nämndsbeslut C-nivå. Delegationsbeslut U- nivå. Inkluderar besvärshänvisning och avgiftsbeslut A, B, C-nivå (gäller även U-nivå på begäran) Ritning, planer mm Anmälan skickas till Lst för kännedom Anmälan skickas till Naturvårdsverket och Havs- och vattenmyndigheten Begäran om kompletteringar Kompletteringar Begäran on yttrande Inkommande yttrande se kommentar se kommentar Gäller endast för A- och B-nivå.Handlingar skickas per e-post. Endast meddelande bevaras. Gäller endast för A-nivå. Handlingar skickas per e-post. Endast meddelande bevaras. Till berörda På anmälan och beslut 52

Kommunicering beslutsförslag Beslut Delgivningskvitto Överklagande Beslut Lst om överklagandet Dom överklagande Anmälan om nedläggning av miljöfarlig verksamhet / Se kommentar endast vid synpunkter MMD, MMÖD Delegationsbeslut. Inkluderar besvärshänvisning och avgiftsbeslut A, B, C-nivå (gäller även U-nivå på begäran) Anmälan inkl bilagor Begäran om kompletteringar T ex begäran om mifo-undersökning Kompletteringar Provtagningsplan, analysresultat mm Beslut Delegationsbeslut. Inkluderar besvärshänvisning och avgiftsbeslut Information till Lst om nedläggning Gäller tillståndspliktig verksamhet 53