Förfrågningsunderlag till upphandling av delprojektledare inom logistik Find IT Smarta kopplingar, IE2014/9

Transkript

1 Förfrågningsunderlag till upphandling av delprojektledare inom logistik Find IT Smarta kopplingar, IE2014/9 1

2 1 Administrativa Föreskrifter Allmän orientering Inledning Omfattning och bakgrund... 3 Upphandlingen omfattar konsulter med uppdrag att utveckla Sandbacka Park - Kompetenscentrum Industriell IT via projektet FindIT Smarta kopplingar Avtalsperiod Förbehåll Administrativa bestämmelser för anbudsgivning Upphandlingsform Tidplan Anbudets giltighetstid Inlämning av anbud Anbudets utformning Frågor, förtydliganden och kompletteringar under anbudstiden Kommersiell sekretess Beslut Avtal Krav på anbudsgivaren och anbudsprövning i tre steg Steg 1 Krav på leverantören Allmänt Registreringsbevis Skattekontroll Ekonomisk stabilitet Erfarenhet Referensuppdrag Teknisk förmåga Steg 2 Krav på tjänsten Lagar och direktiv Tillgänglighet Krav på resursen Pris Steg 3 Utvärdering Utvärderingskriterier Kommersiella villkor Omfattning Avtalstid Kontaktpersoner Uppdragets utförande Underleverantör Priser Prisjustering Leveransvillkor Faktureringsadress och fakturauppgifter Betalnings- och faktureringsvillkor Information Ansvar Försäkring Force Majeure Överlåtelse av avtal Ändringar och tillägg Hävning Tvist Handlingar inbördes ordning

3 1 Administrativa Föreskrifter 1.1 Allmän orientering Inledning Sandvikens kommun, Sandbacka Park, i fortsättningen kallad kommunen, inbjuder er att inkomma med anbud på delprojektledare logistik till projekt Find IT 3.0 i enlighet med detta förfrågningsunderlag. För mer information om Sandvikens kommuns organisation och verksamheter se kommunens hemsida, Omfattning och bakgrund Upphandlingen omfattar delprojektledning inom logistik för projekt Find IT Smarta kopplingar, vilket är en fortsättning till tidigare projekt Find IT 2.0. Upphandlingen omfattar konsulter med uppdrag att utveckla Sandbacka Park - Kompetenscentrum Industriell IT via projektet FindIT Smarta kopplingar. I detta arbete ska kontakter knytas med relevanta företag, utbildningsanordnare (såväl privata aktörer som universitet och högskolor) samt forskningsorganisationer (Triple Helix). Vi beräknar behovet till cirka 4 timmar per vecka. Omfattningen kan variera efter överenskommelse mellan parterna. Målgruppen är blandad av tillverkande småföretag, stålindustri, IT-leverantörer, offentliga aktörer samt akademi. Fokus är regional utveckling med hjälp av IT som verktyg. Se mer: I projektet arbetar 3 personer heltid, samt 4 personer är knutna till på timmar, för olika specialuppgifter. Placering är Sandbacka Park, Sandviken och avtalspart är Sandbacka Park Utveckling/Sandvikens kommun med arbetsuppgifter i projektet FindIT. För perioden februari 2014 till juni 2015 beräknas volymen uppgår till ca 140h under 2014 och 80h under Omfattningen kan dock variera från månad till månad och vi kan inte garantera någon volym. Avrop kommer att ske halvårsvis i förväg. En leverantör kommer att antas Avtalsperiod Avtal tecknas för hela perioden med början tidigast tom , med möjlighet till förlängning vid ett tillfälle om projektet förlängs Förbehåll Om inte lämpliga anbud inkommer eller om prisbilden är för hög i förhållande till tillgängliga medel kan upphandlingen komma att avbrytas. Likaledes, om sådant beslut fattas av kommun eller styrelse som påverkar denna upphandling, kan upphandlingen komma att reduceras eller avbrytas. 3

4 1.2 Administrativa bestämmelser för anbudsgivning Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som direktupphandling enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling, nedan kallad LOU Tidplan Sista dag att ställa frågor om förfrågningsunderlaget är 4 februari 2014 Sista dag att lämna in anbud är 9 februari 2014 Observera att för sent inkommet anbud ej får tas upp till prövning Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara giltigt 90 dagar efter sista anbudsdagen. Om upphandlingen eller tilldelningsbeslutet blir föremål för överprövning ska anbudsgivaren vara bunden till sitt anbud till dess att rättsprocessen är avslutad och avtal tecknats. Dock ska giltighetstiden ej vara länge än 8 månader från sista anbudsdagen Inlämning av anbud Anbuden skickas till: inkopskontoret@sandviken.se Anbudets utformning Hela anbudsförfarandet ska genomföras på svenska. Det är viktigt att anbudsgivare noga följer de anvisningar som anges i förfrågningsunderlaget Frågor, förtydliganden och kompletteringar under anbudstiden Frågor under anbudstiden kan ställas till: Birgitta Haag birgitta.haag@sandviken.se tel.nr eller Kirsi Karlsson kirsi.karlsson@sandviken.se tel.nr Kommersiell sekretess Under den tid upphandlingen genomförs är samtliga uppgifter som berör anbud sekretessbelagda. Den anbudsgivare som vill åberopa kommersiell sekretess bör skriftligen inkomma med begäran om detta. En begäran om konfidentiell behandling, som framställs av en anbudsgivare men som inte närmare motiveras och inte heller har karaktären av ett anbudsvillkor, bör i regel inte föranleda beslut om handlingarnas hemlighållande. Om kommunen bedömer att sekretess föreligger så kan beslutet komma att överprövas i första hand till Kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför inte ges. Observera att prövning av sekretess sker först när någon begär att ta del av uppgiften/erna. Sekretessprövning kan aldrig göras i förväg Beslut Samtliga anbudsgivare kommer att erhålla meddelande om beslut. Meddelandet kommer att skickas via e-post till kontaktpersonen Avtal Avtal tecknas med den vinnande anbudsgivaren. 4

5 Avtalet är giltigt först när båda parter skrivit under det. 2 Krav på anbudsgivaren och anbudsprövning i tre steg Anbudsprövningens moment består av att utvärdera de inkomna anbuden enligt nedanstående steg. Steg 1 Steg 2 Steg 3 Kontroll: att anbudsgivaren uppfyller administrativa krav och leverantörskrav. Kvalificering: kontroll att anbudsgivaren uppfyller krav på uppdrag. Utvärdering: i denna upphandling kommer det anbud med ekonomiskt mest fördelaktig värde att antas. 2.1 Steg 1 Krav på leverantören Kontroll av uppfyllnad av administrativa bestämmelser enligt punkt 1 och ska-krav på anbudsgivaren enligt nedan. Anbudsgivare som inte uppfyller ställda krav kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen Allmänt Anbudsgivaren ska följa samtliga för denna upphandling relevanta direktiv, förordningar, gällande lagar och bestämmelser, därav minimilöner som ett exempel Registreringsbevis Anbudsgivaren skall kunna visa registerbevis om kommunen kräver detta Skattekontroll Anbudsgivare ska vara fri från skulder för skatter och sociala avgifter. Om anbudsgivare inte uppfyller detta och inte kan lämna godtagbar förklaring kommer anbudet inte att gå vidare till fortsatt utvärdering. Sandvikens kommun kommer att på eget initiativ kontrollera detta Ekonomisk stabilitet Kommunen förbehåller sig rätten att kontrollera anbudsgivarens kreditvärdighet och betalningsförmåga. Anbudsgivaren ska ha tillräcklig ekonomiskt stabilitet för uppdraget. I de fall ett företag på grund av särskilda omständigheter saknar rating eller har lägre rating kommer eventuellt en individuell bedömning för ett godkännande att ske Erfarenhet Anbudsgivande företag ska ha minst 2 års erfarenhet. Nystartade företag kan i stället redovisa personalens erfarenhet, då denna anses lika viktig Referensuppdrag Anbudsgivare ska ange 2 referenser, ej äldre än 3 år och relevanta för de tjänster som upphandlas. Följande uppgifter ska lämnas: kundens namn, referenspersonens namn och befattning samt telefonnummer och e-postadress. Referenserna ska vara vidtalade och kan komma att bli kontaktade av kommunen. Sandvikens kommun förbehåller sig rätten att inhämta egna referenser. Anbudsgivaren ska erhålla goda vitsord. 5

6 2.1.7 Teknisk förmåga Anbudsgivare ska ha erforderlig teknisk förmåga och kapacitet för uppdragets genomförande. Anbudsgivaren ska också ha en sådan organisation och erfarenhet att denne kan förväntas kunna genomföra uppdraget. För att styrka detta ska anbudsgivaren bifoga en företagsbeskrivning där företagsidé, beställning, tillverkning, leverans, serviceorganisation och reklamationshantering ingår. Anbud från anbudsgivare som inte bedöms ha en tillräcklig teknisk förmåga och kapacitet kommer inte att utvärderas. 2.2 Steg 2 Krav på tjänsten Kvalificering av anbudsgivare utifrån de krav som ställs på tjänsten här nedan. Anbudsgivare som inte uppfyller ställda krav kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen Lagar och direktiv Offererad vara/tjänst ska följa samtliga för denna upphandling relevanta direktiv, förordningar, lagar och bestämmelser. Antagen leverantör ska under hela avtalstiden inneha erforderliga tillstånd Tillgänglighet Resursen skall vara tillgänglig vid avtalets undertecknande, tidigast , fram till projektets avslut Krav på resursen Krav på tidigare arbete innefattande följande delområden: erfarenhet av att arbeta med SME vad gäller kostnadseffektiv verksamhet där lämpliga ITstöd är en viktig del. forskningsverksamhet, samarbete med forskare på högskola/universitet gällande utveckling av leverantörer till stålindustri (där ett bra ITstöd för dels den interna verksamheten dels för informationsutbyte mellan det stora företaget och det lilla företaget är en viktig del). erfarenhet av ett samverkansprojekt likt det mellan FindIT och CLIP. - elektroniska affärer (kommunikation mellan företag). att forma och utveckla nya verksamheter. erfarenhet av att forma och arbeta med nätverk. kartläggning av verksamheter vad gäller effektiva flöden. har erfarenhet av att arbeta i FindIT, eller likvärdiga projekt Pris Pris ska anges på samtliga efterfrågade positioner i bilaga 1. Priserna ska täcka leverantörens samtliga kostnader som sammanhänger med utförandet av tjänsten. Inga tillägg kommer att accepteras. Alla priser ska anges exklusive mervärdesskatt. Av anbudet vill vi se att det totala priset tydligt framgår samt de villkor som ni åberopar. 2.3 Steg 3 Utvärdering Anbudet med det mest ekonomiskt fördelaktiga värdet kommer att antas Utvärderingskriterier Anbud med det mest ekonomiska fördelaktiga värdet kommer att utses till vinnare. 6

7 Värdet räknas fram med hjälp av pris, personens erfarenhet och kompetens. Erfarenhet av liknande projekt som Find IT 3.0 ger extra poäng. 3 Kommersiella villkor 3.1 Omfattning Omfattningen gäller Sandbacka Parks behov av konsulttjänster i projekt Find IT Avtalstid Avtalstiden är tom med möjlighet till förlängning efter ömsesidig bekräftelse om projektet förlängs. Kommunen äger rätt att säga upp avtalet vid omständighet som Kommunen skäligen inte kunnat räkna med vid avtalets tecknande. 3.3 Kontaktpersoner Enligt anbud. 3.4 Uppdragets utförande Företagets åtagande ska utföras i enlighet med förutsättningarna i kravspecifikationen. Företaget ska utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmelserna i detta avtal och med den skicklighet, snabbhet och omsorg som Kommunen har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag verksamt inom branschen. 3.5 Underleverantör Företaget ansvarar för underleverantörs arbete lika som för eget arbete. I detta avtal fastställda villkor ska av Företaget vara fastställd genom bindande förebehåll även i förhållande till av Företaget anlitade underleverantörer. Företaget får därutöver efter medgivande av Kommunen anlita annan underleverantör för att utföra del av uppdrag i det fall åtagandet så påkallar. 3.6 Priser Priser enligt anbud. 3.7 Prisjustering I avtalet gäller fast pris under de första 12 månadersperioden räknat från avtalstidens början. För kommande 12 månaders perioder kan priserna justeras, detta görs på begäran av Företaget till Inköpskontoret för godkännande senast 1 månad innan ikraftträdandet. Det förutsätts att vid begäran om prisändring uppvisas att den åberopade kostnadsförändringen inträffat. Om Kommunen inte godkänner ändringarna fortlöper avtalet med oförändrade villkor, alternativt kan avtalet sägas upp med en uppsägningstid på 3 månader. Retroaktiv prishöjning godkännes ej. 3.8 Leveransvillkor Enligt överenskommelse. 3.9 Faktureringsadress och fakturauppgifter Fakturor som inte är adresserade och märkta enligt nedan kommer att returneras för korrigering. Faktura ska skickas till: Sandvikens kommun, Fakturaenheten Kommunstyrelseförvaltningen Ref. Ulrika Malmkvist Sandviken 7

8 Obligatoriska uppgifter på fakturorna - Företagets namn och adress - Företagets organisations- eller momsregistreringsnummer - Uppgift om att företaget är godkända för F-skatt - Fakturadatum - Fakturanummer - Fakturabelopp - Plus- eller bankgiro - Sandvikens kommuns referens för e-handel - Beställarens namn och arbetsplats - Momsbelopp - Momssats - Leveransadress - Fakturaspecifikation 3.10 Betalnings- och faktureringsvillkor Betalningsvillkor: 30 dagar. Fakturering får ske först efter genomförd och godkänd leverans eller utfört uppdrag. Faktura utställs enligt önskemål från Kommun enligt ovan. Fakturor som inte innehåller dessa eller ovanstående uppgifter kan komma att returneras till Företaget. Beställande persons namn och arbetsställe ska även finnas angivet på beställningar och följesedlar. Fakturerings-, expeditions-, påminnelseavgifter och dylikt accepteras inte. Vid försenad betalning äger Företaget rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen Information Båda parter är skyldiga att informera varandra om förändringar som är av betydelse för avtalets genomförande. Parterna ska under avtalstiden stämma av avtalets tillämpning, måluppfyllelse samt därvid även kunna samråda om eventuella behov av förtydliganden och förändringar av detsamma inom ramen för avtalets ursprungliga grundläggande omfattning och inriktning Ansvar Företaget ansvarar för direkt skada som orsakats genom fel eller försummelse av Företaget, Företagets anställda eller i övrigt av Företaget anlitade. När Kommunen så begär ska brister i avtalat åtagande orsakade genom avvikelser från avtalade förutsättningar åtgärdas av Företaget. Sådan åtgärd ska av Företaget utföras utan oskäligt uppehåll och utan tillkommande kostnader för Kommunen Försäkring Företaget skall inneha företagsförsäkring och ansvarsförsäkring eller motsvarande anpassad för det aktuella avtalsområdet under hela avtalsperioden Force Majeure Part befrias från sina åtaganden enligt detta avtal om fullgörandet därav förhindras på grund av omständighet utanför hans kontroll som denne skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder denne inte skäligen kunnat undvika eller övervinna Överlåtelse av avtal Företaget äger inte, vare sig helt eller delvis, överlåta eller pantsätta sina rättigheter eller skyldigheter enligt detta avtal utan Kommunens skriftliga godkännande. 8

9 3.16 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till detta avtal ska för sin giltighet skriftligen vara godkända av båda parter Hävning I händelse av att Företaget inte visar sig uppfylla angivna krav på sitt genomförande av uppdragen och/eller eventuella angivna brister ej åtgärdas på ett godtagbart sätt kan avtal sägas upp i förtid. Kommunen äger rätt att med omedelbar verkan häva avtalet om inställelsetiderna inte hålls. Kommunen äger rätt att säga upp avtalet om leverantören inte uppfyller sina förpliktelser enligt detta avtal. Företaget ska rätta till skriftligen dokumenterade allvarliga brister inom 1 månad. Om detta ej sker förbehåller sig Kommunen rätten att säga upp avtalet Tvist Tvist mellan Kommunen och Företaget i anledning av ingånget avtal ska avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Eventuell tvisteförhandling ska i första instans äga rum i Gävle Handlingar inbördes ordning Om det skulle visa sig att handlingar är motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte parterna kommer överens om något annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till avtal som är godkända och underskrivna av båda parter 2. Detta avtal 3. Eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag 4. Förfrågningsunderlag med bilagor 5. Företagets anbud 9