DOKUMENTHANTERINGSPLAN med gallringsföreskrifter PERSONALAVDELNINGEN

Transkript

1 med gallringsföreskrifter för PERSONALAVDELNINGEN Antagen

2 I N N E H Å L L S F Ö R T E C K N I N G Allmän administration Administrativa handlingar Personalhandlingar Ekonomi Förvaltningsgemensamma handlingar 3 Arbetsmiljö 14 4 Projekt 15 5 EU-projekt 16 Kvalitetsarbete 18 Vuxenutbildning Ekonomi 19 Elevhandlingar Särvux Studiecentrum Arbetsmarknad Kartläggning och planering Repris Återanvändningsmarknad Feriearbete Flykting- och invandrarverksamhet 6 Övrigt (minnesanteckningar, informationsmaterial, 7 e-post, cookie- och globalfiler, allmänna handlingar 7 i sociala medier, allmänna handlingar av ringa eller tillfällig betydelse 19 8 Bilagor 10 Bilaga Bilaga 2 Bilaga 3

3 Dokumenthanteringsplan för Personalavdelningen Tjänste-skrivelse Datum KS AU Paragraf Datum KS Paragraf Fastställd av 13KS

4 1) P=papper, AP=papper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche * = ändringar från tidigare dokumenthanteringsplan Sortering Förvaringsplats ADB-system ) Medium 1) ALLMÄN ADMINISTRATION a avtal- ej aktuella Original P Avtalsomr 1 år Vid inakt Bevaras Korrespondens P Bokstavsordn Handläggare 1 år Leverantörsavtal Leverantörsavtal, ej aktuella Minnesanteckningar arbetsplatsträff P Bokstavsord Handläggare överförs till ej aktuella P Bokstavsord Handläggare Bevaras DL Kronol ordn 5 år Protokoll Förhandlingar Original P Fackl org, datum Efter justerin 20 år Bevaras Protokoll Bedömningsgrupp (förslagsverksamhet) Handlingar till Bedömningsgruppsprotokoll Personalbokslut Original P Kronol ordn Arb.miljö- 1 år 10 år Bevaras konsulent Original P Kronol. ordn. Arb.miljö- 1 år 10 år Bevaras konsulent P Årsvis Handläggare 5 år Bevaras Protokoll samverkansgrupp Datum Efter justerin 10 år Bevaras Egenproducerat informationsmaterial Trycksak Kronol ordn Arb rum 1 år Bevaras 1 (14)

5 1) P=papper, AP=papper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche * = ändringar från tidigare dokumenthanteringsplan ANSTÄLLNING Annonser/Förteckning över sökande DL/P Ref.nr.ordn. Personalavd 2 år Bevaras Skrivs ut från Offentliga jobb Ansökningshandlingar: Kommer in elektroniskt - samt pappersformat som skannas in direkt i Offentliga jobb Kan innehålla: - Ansökan - Personligt brev - CV - Betyg/Intyg DL/P Pappersformat gallras vid inskanning i Offentliga jobb Anställdas handlingar, se Personakt Anställningsbeslut timanst Kopia P Pnr, Årsvis Personalavd Bevaras Anställningsbeslut/Anställningsavtal månadsanställda se Personalhandlingar/Ärenden LÖNEHANTERING Införsel, fullmakter Original P Resp handl 2 år Tuggas Kontrolluppgifter, anvisningar Kontrolluppgift Original P Pnr Systemadm 10 år Original MF Pnr C- Omg Bevaras Från (14)

6 1) P=papper, AP=papper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche * = ändringar från tidigare dokumenthanteringsplan Finns från (1999 saknas) Från 2011 endast i accessdatabas Kontrolluppgift Original CD Pnr Bevaras från Aditro Kontrolluppgift, rättelser Kopia P Pnr Systemadm Vid inakt Bevaras Manuellt och mask utskrivna Kvalitetssäkring av lönehantering Kopia P/DL År/Månad/nr Resp handl 2 år Uppgifter finns endast i personal- Lönespec Personec P Original MF Pnr C- Omg Bevaras systemet under tiden Lönespec Personec P Kopia 1 MF Pnr C- Omg Bevaras och fr o m (KS bil 190) Lönespec Personec P, arbetsex Kopia 2 MF Pnr Personalavd Matrikelkort för tim- och Original P Pnr Personalavd Vid 67 år Bevaras deltidsanställda T o m 1989 finns matr på tim- o deltidsanst inom vissa grupper därefter se Arb giv intyg, KPAI (nästa sida) som finns från 1984 Matrikelkort, samtliga anställda Original CD Pnr Bevaras Capella Matrikelkort, samtliga anställda Kopia CD Pnr Bevaras Capella Personkort (mån.anställda) Original P Pnr Personalavd Vid 67 år Bevaras Förda tom Registreringsunderlag Original P Pnr Personalavd Överförs till avsl Registreringsunderlag, avslutade Original P Pnr Personalavd 10 år Avser Kontaktperson, Kontaktfamilj, Familjehem 3 (14)

7 1) P=papper, AP=papper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche * = ändringar från tidigare dokumenthanteringsplan Reseräkningar, km i tjänsten Reseräkningar, traktamenten Original P Pnr Personalavd 10 år Original P Pnr Personalavd 10 år Retrolistor Kopia P Orgnivå, pnr Personalavd 2 år Underlag för utbet av retro lön. Räkningar via lön Skattejämkningar Tillgodoräkning av tid Tjänstematriklar, lärare Original P Pnr Personalavd 10 år Original P Pnr Personalavd 1 år 10 år P Yrke/Pnr Vid 67 år Bevaras Original P Pnr Vid inakt Bevaras Förda t.o.m början av 1990-talet Tjänstgöringsrapport Original P Mån,Fv,pnr Personalavd 1 år 2 år PERSONALHANDLINGAR / ÄRENDEN Arbetsgivarintyg, timanst, KPAI Original P Pnr, Årsvis Personalavd Vid inakt Bevaras Skickade Arbetsgivarintyg och Tjänstgöringsintyg Original DL Pnr Nätet 2 år Betyg/Intyg mm, timanst Kopia P Pnr Personalavd Bevaras 4 (14)

8 1) P=papper, AP=papper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche * = ändringar från tidigare dokumenthanteringsplan Handlingar rörande kompetenssatsningar på personalen Kan innehålla: - Program - Kallelse - Deltagarförteckning - Överenskommelse - Utvärdering P Kronol ordn Resp Handl 2 år Bevaras Ex. introduktion, utb nya chefer, Arbetsmiljöutb mm Ledighetsansökan (samtliga skrivna) Original P Pnr, Årsvis Personalavd 1 år 2 år Läkarintyg Kopia P Pnr Personalavd 2 år Tuggas Särskilt högriskskydd Kopia P Pnr, Årsvis Personalavd 2 år Tuggas.Beslut fr försäkringskassa Personakter Anställning Org/Kopia DL Pnr Personalavd Gallras Innehåller: kontinuerligt - Uppsägning, beslut om pension original/kopia efter in- - CV/ Personligt brev original skanning - Betyg/Intyg original/kopia/kopia - Anställningsbeslut/Registreringsunderlag kopia/original/ arvodesanst/ Avtal/ kopia/ Kontrakt kopia De skannade handlingarna bevaras i E-, extern leverantör. (KS bil. 145) 5 (14)

9 1) P=papper, AP=papper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche * = ändringar från tidigare dokumenthanteringsplan - Sjukersättningsbeslut från kopia försäkringskassan Uträkning av total anställnings- P Pnr Pensionshand 2 år efter tid hos kommunen uppnådd pensålder Omplaceringsärenden utifrån övertalighet P Pnr Handläggare Vid inakt/ Bevaras Soc och BUN bevarar sina själva - Utredning 1 gg/år - Utlåtande - Beslut Diciplinära åtgärder P Pnr 20 år Bevaras - Underlag inför åtgärd - Skriftlig varning REHABILITERING / OMPLACERING Rehabiliteringsakter P Pnr Rehab.ansvarig Bevaras Minnesanteckningar gallras när - Utredning ärendet upphört. Diarieförs hos - Handlingsplan respektive nämnd - Minnesanteckningar Handlingar rörande utbildningsinsatser se Personalhandlingar/Ärenden 6 (14)

10 1) P=papper, AP=papper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche * = ändringar från tidigare dokumenthanteringsplan ARBETSMILJÖ Arbetsskadeanmälan - Arbetsskada / TFA (Trygghetsförsäkring vid arbetsskada) P Pnr Pensionshandl 2 år efter uppnådd pensålder Skyddsombudslista Original P /mandatper. Arb.miljökonsulent ny upprättas Protokoll fört vid uppföljning av arbetsmiljö P Arb.miljökonsulent 10 år Orig. överlämnas till resp. nämnd (omfattar kommunens övriga myndigheter) Tillbud P Pnr Arb.miljökonsulent 10 år Statistik (kvartals- och årssamman- Original P Kronol Arb.miljö- 1 år 5 år Bevaras ställningar rörande arbetsskadeanmälan, rapport konsulent om okväde, våld och hot om våld, tillbud samt elevskador) Förebyggande hälsovård ex. friskvårdssatsningar P Årsvis Handläggare 5 år Bevaras - Trycksaker - Utvärderingar mm Handlingar rörande utbildningsinsatser se Personalhandlingar/Ärenden SYSTEMADMINISTRATION Tömda historikposter från personalsystem DL Tab/Pnr Nätet Bevaras V:\VHT\Personalenh\Personalsyst\ Systemförv\Historik 7 (14)

11 1) P=papper, AP=papper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche * = ändringar från tidigare dokumenthanteringsplan Tömning o rensning Händelselog Info Kundservice Leverantören Original P Systemadm 10 år DL AnvId Nätet 10 år P Systemadm 5 år ~\Systemförv\Händelselogg. Finns tom Logg, Bankfil Original P Datum Systemadm 1 år Logg, Lönelista Original P Datum Systemadm 1 år Lokala orsaker för utbetalning av lön Original P Systemadm Bevaras Specialbest från Leverantören Nyhetsbrev personalsystem P Versionsord Systemadm 5 år Tabellförändringar i Personec P Ärenden till leverantören Ärenden till leverantören, avslutade Original P Datum Systemadm Vid inakt P Ärendeordn Systemadm P Ärendeordn Systemadm 2 år Överförs till avslutade PENSIONSÄRENDEN KPA Liv Tjänstegrupplivförsäkring (arbetstagare avlidna) P Pnr Pensionshandl Vid inakt Bevaras 8 (14)

12 1) P=papper, AP=papper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche * = ändringar från tidigare dokumenthanteringsplan - Anmälan - Dödsfallsintyg - Beslut mm AGF-KL, avgångsförmån, engångsbelopp - Uträkningar P Årsvis Pensionshandl Bevaras Avgiftsbefrielseförsäkring - Frågor från AFA försäkring P Pnr Pensionshandl 2 år efter uppnådd pensålder Tömning av pensionsgrundande lön/uppgifter från lönesystemet P Pnr Pensionshandl Vid inakt Delårs- o årsrapporter levereras elektroniskt till KPA (ernas PensionsAnstalt) Underlag för beräkning av pension - Nyregistreringsanmälan - Anställningshistorik - Registreringsunderlag - Förfrågan om pensionsrätt P Pnr Pensionshandl 2 år efter uppnådd pensålder Överföres till pensionshandlingar vid pensionsavgång. Ej anställda vid pensionsavgång gallras Pensionshandlingar - Nyregistreringsanmälan - Anställningshistorik P Pnr Pensionshandl Vid 67 år Bevaras 9 (14)

13 1) P=papper, AP=papper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche * = ändringar från tidigare dokumenthanteringsplan - Registreringsunderlag - Förfrågan om pensionsrätt - Beräkningar - Pensionsbrev mm Pensionspremier, anställda - Faktura, kopia - Specifikation, original P År/Datum Pensionshandl 10 år Fakturaoriginal på ekonomikont. Pensionspremier, förtroendevalda - Ansökan om förlorad pensionsförmån - Uträkning - Sammanställning premier P Årsvis Pensionshandl 10 år Inbet premier redov på samma faktura som premier för chefspensionsplan Försäkringspremier för chefspensionsplan - Faktura, kopia - Specifikation - Omföring pensionskostnader P År/Datum Pensionshandl 10 år Fakturaoriginal på ekonomikont Kompletteringspremier/ Rättelser för årets förmedlade premier P År/Datum Pensionshandl 2 år efter uppnådd pensålder Kompl.prem= förmedl tidigare år Inbetalning av pensionsmedel - Faktura, kopia P År/Datum Pensionshandl 5 år Fakturaoriginal på ekonomikont 10 (14)

14 1) P=papper, AP=papper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche * = ändringar från tidigare dokumenthanteringsplan - Kontoutdrag - Omföring pensionskostnader Underlag för avtalsförsäkringar Årlig redovisning av pensionskostnad - Sammanställning P Personalavd 10 år AGS-KL, TFA-KL, Avgiftsbefrielseförsäkring, TGL-KL P Pnr Pensionshandl Bevaras EKONOMI Anställningsstöd, rekvisition- aviserinkopia P År, månad Personalavd 2 år Arbetsgivaravg och skatt, underlag för Skattedeklaration Original P Månadsvis Personalavd 10 år Debiteringslistor (löneskuld, PC-lån Original P Månadsvis Personalavd 10 år Finns från 2000 m.m) Handlingar rörande Hem-PC Original P Objektsordn 10 år Upphör Erbjudande - Leverantörsförslag - Beställningar - Lösen av hem-pc mm Intresseavdragslista Original P Dat, avdrtyp Resp handl 1 år 10 år 11 (14)

15 1) P=papper, AP=papper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche * = ändringar från tidigare dokumenthanteringsplan Stödformer vid anställningar Kopia P År, månad Personalavd 2 år Orginial på ekonomikontoret (rekvisition- avisering) Stödformer vid anställningar P Årsvis Resp handl Vid inakt Bevaras - Beslutsunderlag - Beslutsmeddelande Utanordning av löner Kopia P Månadsvis Systemadm 2 år Orginial på ekonomikontoret Underlag till: - utbetalningar (ex.vis friskvård) Original P Årsvis Handläggare 10 år ÖVRIGT introduktion Trycksak Årsvis Handläggare 1 år Bevaras SCB, olika statistikförfrågningar Original P Månadsvis Handläggare 1 år Olika förfrågningar från SCB som vi enl lag är skyldiga att svara på Projekt Handläggare 5 år Bevaras Kan innehålla: - Direktiv - Rapport - Sammanställning - Utvärdering Alla handlingar rörande projektet eras tillsammans. Se riktlinjer och anvisningar styrande dokument. 12 (14)

16 1) P=papper, AP=papper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche * = ändringar från tidigare dokumenthanteringsplan Kvalitetsarbete (Exempel på Personalavdelningen är Personalenkät, enkät till användare av Personalsystem, Pitesund mm) Huvuddokumentation Rapporter/sammanställningar Bevaras Följande ska ingå: Om dessa inte ingår i rapporten, måste de - Metodbeskrivning bevaras för sig. - Frågeformuleringar (Intervjufrågor och tom enkät) - Beräkningsgrunder - Eventuella åtgärdsplaner Bakgrundsmaterial Inspelningar Dokumentation av intervjuer Grunddata i pappersform eller i datafil Enkäter och Intervjuer Enkätsvar och intervjuunderlag Kvalitetsutmärkelser Verktyg (upplägg och arbetsformer) Information och introduktioner till deltagarna Anmälan/ansökan med underlag, /rapport Efter redovisning av rapport/ sammanställning i nämnd/styrelse gallras bakgrundsmaterial omgående eller när behov ej längre kvarstår. Efter redovisning av rapport/ sammanställning i nämnd/styrelse gallras bakgrundsmaterial omgående eller när behov ej längre kvarstår. Bevaras Gallras vid inaktualitet Bevaras 13 (14)

17 1) P=papper, AP=papper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche * = ändringar från tidigare dokumenthanteringsplan Beslut Bevaras Relevant korrespondens Bevaras Övrig korrespondens Gallras vid inaktualitet 14 (14)