ADMINISTRATION AV SAMMANTRÄDEN OCH ÄRENDEHANDLÄGGNING

Transkript

1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 ADMINISTRATION AV SAMMANTRÄDEN OCH ÄRENDEHANDLÄGGNING Reistrerin av allmänna handlinar Ärenden/skrivelser Planerin av verksamheten Projekt (EU-projekt) Säkerhet 3 2 PERSONALAKTER UNDER PÅGÅENDE ANSTÄLLNING 3 3 EKONOMIADMINISTRATION Upphandlinar/inköp Bilar Övrit 6 4 STATISTIK 6 5 EGENPRODUCERAT INFORMATIONSMATERIAL 7 6 ELEVHÄLSAN 7 7 ELEVAKT (förskola och rundskola) 9 8 FÖRSKOLEVERKSAMHET Placerin Närvaro och avifter 11 9 GRUNDSKOLA-SÄRSKOLA Konferenser och sammanträden Elevadministration Betyssättnin Nationella ämnesprov Administration av skolskjutsar KULTURSKOLAN GYMNASIESKOLAN-GYMNASIESÄRSKOLAN Antanin till ymnasieskolan Antanin och val till kurser/proram Elevadministration Elevakt Utvecklinssamtal Möten anående enskild elev Upprätta åtärdsproram/stödinsatser 18

2 11.8 Klaomål/överklaande Klassindelnin och schemalänin Studierapporterin Nationella prov Övria prov och elevarbeten Betysättnin Omdömen Särskild prövnin Elevhälsan ÖVRIGT 20

3 Dokumenthanterinsplan för utbildninsnämnden i Växjö kommun Handlin ADMINISTRATION AV SAMMANTRÄDEN OCH ÄRENDEHANDLÄGGNING Kallelser/föredraninslistor/ kalendarier (t.ex Au, nämnd, facklia samverkansmöten) Utbildninsnämnden, förvaltninskontoret. Protokoll och Kronoloisk ordnin C/E Papper Vid. Senast efter 2 år - I de fall som kallelser skickas ut. Kalendarier bevaras om de förts löpande i sådan form att de dokumenterar verksamheten. Kronoloisk ordnin C Arkiv 80 5 år Oriinalprotokollet ska bevaras på ett ställe inom myndiheten. Varje protokollsserie arkiveras för si. sammanträdesanteckninar Upprättas bland annat vid följande sammanträden: Nämnden C Arkiv 80 5 år Inbindes Arbetsutskottet C Arkiv 80 5 år Inbindes Skyddskommittén C Arkiv 80 5 år Samverkansrådet C Arkiv 80 5 år Bevaras om protokoll upprättas MBL APT LSG FSG C Arkiv 80 5 år Övria oriinalprotokoll C/E Arkiv 80 5 år Bevaras om protokoll upprättas Protokoll/sammanträdesanteckninar från andra myndiheter och oranisationer Reistrerin av allmänna handlinar - Vid - Om protokollet inte tillför ett ärende sakuppift (se diarieförda handlinar/akter). Diarium/ärendehanterinssystem KS Ciceron Diarielista - kronoloisk lista över C Papper 5 år Skrivs ut löpande reistrerade ärenden Arkivlista över reistrerade ärenden ordnade efter diarieplansbetecknin C Papper 5 år Skrivs ut en ån om året och arkiveras tillsammans med diarielistan. Diarieplan C Papper 5 år Gemensam för kommunen. Arkiveras tillsammans med diarielistan. Reister (diarier/postlistor) över inkomna och upprättade handlinar som inte diarieförs i nämndens diarium. E Papper 5 år Sekretesshandlinar måste reistreras! Bevaras i den mån de upprättas. Sätts länst fram i skrivelsepärmen

4 Dokumenthanterinsplan för utbildninsnämnden i Växjö kommun Handlin Ärenden/skrivelser Nämndens diarieförda handlinar/akter Beslut som fattas på nämdens deleerin Liare (motsvarande) över deleerinsbeslut "Skrivelsepärm" med inkomna och upprättade handlinar C Papper 5 år E Papper 5 år Se deleationsordnin. Ordnas per deleat. C Papper 5 år Diarieförs i nämndens diarium E Papper 5 år Korrespondens mm som har betydelse för verksamheten och som inte har nåon självklar praktisk förvarinsordnin. Handlinar som rör fonder C Papper 5 år Diarieförs Enkäter C/E Papper/diitalt Gallras efter 2 år - Om sammanställnin finns * Sammanställninar av enkätundersökninar (utvärderinar, uppföljninar och liknande) C/E Papper 5 år Beäran om utdra ur personreister enlit Personuppiftslaen (PUL) E Papper 5 år Tillsammans med skrivelser Policydokument E Papper 5 år Reistreras (diarium/skrivelsepärm) Planerin av verksamheten Likabehandlinsplan E Papper 5 år Reistreras (diarium/skrivelsepärm) eller som bilaa till protokoll Jämställdhetsplan C/E Papper 5 år Reistreras (diarium/skrivelsepärm) eller som bilaa till protokoll Dokumenthanterinsplan C Papper 5 år Reistreras i nämndens diarium Årsberättelser/Verksam- C - 5 å Reistreras (diarium/skrivelsepärm) eller som bilaa hetsberättelser till protokoll Kvalitetsredovisnin C Papper 5 år Sammanställninen reistreras i nämndens diarium Enhetens kvalitetsredovisnin E - 2 år - Lokala arbetsplaner E Papper 5 år Kronoloisk ordnin Resurs- och tjänstefördelnin E - Gallras efter 5 år - Projekt (EU-projekt) Ansökan om bidra E Papper 5 år Beäran om ändrinar av åtärder E Papper 5 år Ena projekt bevaras så handlinarna visar arbetet och resultat. Varje projekt arkiveras för si

5 Dokumenthanterinsplan för utbildninsnämnden i Växjö kommun Handlin Beäran om kompletterin E Papper 5 år Beslut, kontrakt och avtal E Papper 5 år Underla till beslut eller rapporter, delrapporter, fakturor, kopior av kontrakt med mera E - Gallras efter 10 år efter att projektet är Gäller EU-projekt. Handlinar som har betydelse för att förstå handläninen av projektet bevaras avslutat Slutrapport, med appendix E Papper 5 år Bilaor i form av ljudupptaninar med mera samt slutrapporten i diital form kan s under förutsättnin att information av vikt inte år förlorad Handlinar i projekt med annan E - Vid - huvudman Säkerhet Incident- och skaderapport C Gallras efter 5 år Efter inrapporterin i Prevnet Polisanmälninar C Gallras efter 5 år Efter inrapporterin i Prevnet Skyddsrondsprotokoll C Papper Gallras efter 10 - Bevaras i personakt om protokollet tillför år personalärende sakuppift Kommunal beredskap, akutpärm, KS Ajourhålles. Inaktuella instruktioner kastas. säkerhetspärm PERSONALAKTER UNDER 5 år Vid avslutad anställnin levereras personalakt till PÅGÅENDE ANSTÄLLNING personalkontoret Meritförtecknin med bety Papper Behörihetsivande utbildnin, bevis/inty Papper Fritidsstudier Papper Exempelvis lärarleitimation Anställninsavtal och kompletterande blad till anställninsavtal Arkiv 80 Anställninsinty Papper Sammanställnin av anställninstid vid verksamhetsöverån exempelvis ädel-reform Anställninsbety Papper

6 Dokumenthanterinsplan för utbildninsnämnden i Växjö kommun Handlin Ledihetsansökan över 30 daar avseende tid påbörjad före (ej semester) Beslut om sjukersättnin/aktivitetsersättnin från Försäkrinskassan Beslut om månadsbelopp från AFA Papper Papper Papper Gallras vid pensionsavån Blankett om bisysslor Papper Handlinar anående arbetsskador Papper Rehabiliterinsutrednin Papper Byte av semesterdastillä Papper 10 år Anmälan till arbetsmiljöverket Papper Disciplinära åtärder Papper Pensionsbeslut Papper Exempelvis: Särskild avtalspension Entlediande/avslut av anställnin Papper LAS-varsel, som resulterat i avslut Papper Omplacerinsutrednin Papper Tjänstematriklar för lärare Papper Lönekort Papper Sammanställnin dabarnvårdare Papper Manuellt framtaen sammanställnin av timmar och lön för person som arbetat som dabarnvårdare. Består oftast av två papper.

7 Dokumenthanterinsplan för utbildninsnämnden i Växjö kommun Handlin Deleation av arbetsmiljöuppifter Papper Returnerin av arbetsmiljöuppifter Papper Beslut om brandskyddsuppifter Papper Returnerin av brandskyddsuppifter MBL-samverkansprotokoll som rör enskild person Papper Papper Utdra ur belastninsreister Papper Tystnadsplikt Papper Försäkran för sjukpennin E Gallras efter 10 år Underla för löneutbetalnin E Gallras efter 10 år EKONOMIADMINISTRATION Statsbidrasansökninar C Papper/diitalt Gallras efter 10 år Avtal för verksamheten C/E - Vid Avtal av tillfälli betydelse C/E Gallras 2 år efter avtalet upphört - Lämnas till malnin - Kronoloisk ordnin. Lämnas till malnin Räkenskapsinformation som behandlas i ekonomi och inköpssystem. KS ansvar. Diarieförs Följesedlar C/E - Gallras efter kontroll - Om fakturan är ospecificerad ska följesedeln följa med fakturan och bevaras i 10 år Interkommunala debiterinar C - Gallras efter Verifikationer C/E - Gallras efter 10 - Verifikationsnummerordnin Kundfakturerin, underla C/E - Gallras efter 10 - Kronoloisk ordnin Handkassa, redovisnin C/E Gallras efter 10 - Kassarullar, kontantförsäljnin E - Gallras efter 2 år - Ex. Fritidsårdar

8 Dokumenthanterinsplan för utbildninsnämnden i Växjö kommun Handlin Bokförinsorder C/E Gallras efter 10 - Inventarieförtecknin C Papper 5 år Bifoas bokslut. Övria listor över inventarier s vid. Underla till budet och verksamhetsplan C/E Gallras efter 5 år - Budet C Papper 5 år Diarieförs Delårsbokslut C Papper 5 år Diarieförs Bokslut C Papper 5 år Diarieförs Upphandlinar/inköp Anskaffninsbeslut C Papper 5 år Beslut om upphandlin Annonserin C - Gallras efter 4 år - Efter upphandlinstidens utån Broschyrer/presentationer C - Gallras efter 4 år - Efter upphandlinstidens utån Förfråninsunderla C Papper 5 år Anbudsöppninsprotokoll C Papper 5 år Tilldelninsbeslut C Papper 5 år Antana anbud C Papper 5 år Ej antana anbud C - Gallras efter 4 år - Efter upphandlinstidens utån Beställninar C/E Gallras efter 4 år - Offerter C/E Gallras efter 4 år - Ordererkännanden C/E Gallras efter 4 år - Överklaanden och yttranden C/E Diarieförs Bilar Reistrerinsbevis bilar Papper C/E - 2 år efter - Efter objekt försäljnin Försäkrinsbesked Papper C/E - 2 år efter Efter objekt försäljnin Kopia på försäljninskvitton Papper C/E - 2 år efter Efter objekt försäljnin Övrit Lokaluthyrnin Papper E - 2 år efter avtalet - Kronoloisk ordnin upphört STATISTIK Statistik, barnomsor (antal barn C Papper 1 år 15 oktober varje år och personal) Elevstatistik. C Papper 1 år 15 oktober varje år Övri statistik som inrapporteras till SCB C Gallras vid - Sker löpande

9 Dokumenthanterinsplan för utbildninsnämnden i Växjö kommun Handlin EGENPRODUCERAT INFORMATIONS MATERIAL Kronoloisk ordnin. Samla 1 ex av varje trycksak/motsvarande och leverera till en ån om året. Informationsmaterial avdelninar/klasser Informationsblad/månadsblad eller liknande (för hela enheten) E Gallras vid - C/E Papper 1 år 1 ex till. Kronoloisk ordnin i tidskriftssamlare/pärm Skolmatsedlar/web/app E Papper 5 år Kronoloisk ordnin. Kan s om matsedel finns i t ex. veckoblad Trycksaker med mera om den ena verksamheten Skoltidnin E Papper 1 år Fotorafier som dokumenterar E Papper, se verksamheten anmärknin Filmer som dokumenterar verksamheten C/E Papper 1 år 1 ex till. Även undervisninsmaterial som framställts av lärare på skolan och som visar hur undervisninen ått till. E DVD/Datafiler, se anmärknin 5 år Urval bevaras, övrit s vid inaktuallitet. Anteckna vad fotorafierna föreställer samt år. Rådör med när det äller låntidslarin av diitala bilder 10 år Urval bevaras, övrit s vid inaktuallitet. Rådör med vad äller format för låntidslarin. Tidninsklipp Ej arkivmaterial. Rådör med. Hemsida (skola) C Skärmdump 1 år Rådör med om leveransen. Annonser C PDF Vid Övrit material som rollups,vepor, C/E Vid kapor mm ELEVHÄLSAN Elevhälsojournaler/hälsokort E Papper/diitalt Efter avslutad Personnummerordnin. Skrivs ut från diital journal.

10 Dokumenthanterinsplan för utbildninsnämnden i Växjö kommun Handlin BVC-journaler E Arkiveras hos - Lån från landstinet återlämnas efter åk 6 Landstinet Psykoloernas journaler, psykoloiska utredninar E Efter avslutad Pedaoiska/specialpedaoiska E Efter avslutad Anteckninar bevaras om de tillför nåot av vikt. utredninar, underla mm (elevens ansökan, sammanställnin av tester, utrednin, korrespondens) Övrit s efter avslutad. Övria tester och underla. E Efter avslutad

11 Dokumenthanterinsplan för utbildninsnämnden i Växjö kommun Handlin ELEVAKT (förskola, rundskola och rundsärskola) E Efter avslutad Akten ska följa eleven vid byte av skola inom kommunen. Rensas och s före arkiverin. Handlinar av vikt bevaras. Beslut om Modersmålsundervisnin E Papper Gallras vid Beslut om mottaande i rundsärskolan C/E Orinalhandlinar bevaras centralt Information om elevers - Gallras när Skickas hem till föräldrar på beäran eleven slutat på Anteckninar från utvecklinssamtal E - Gallras vid inauktualitet Under förutsättnin att uppifter för uppföljnin mm dokumenteras i t.ex. åtärdsproram Individuella utvecklinsplaner E Papper/ Diitalt Skriv ut skolårets slut. (IUP) Beäran om 10:e skolår E - Förvaras tillsammans med IUP Utrednin av stödbehov E Papper Se Handlinar av vikt bevaras. Sammanställninar, Beslut om åtärdsproram E Papper äk i! äl i d Beslut om anpassad E Papper Personnummerordnin/årsvis studieån/särskild undervisninsrupp/enskild undervisnin Elevers sjukanmälan E - Gallras vid - inaktualiet Ledihetsansökninar, elever E - Gallras vid Elevinformation från rundskolan E Papper till ymnasieskolan Samrådskonferens E Papper Tidiare elevvårdskonferens (EVK) Skriftlia omdömen E Papper Skrifli bedömnin E Diitalt/ Papper Hanteras som bety Avånsinty E/C Papper Hanteras som bety Övria handlinar av vikt som rör enskilda elever E Papper Ex. dokument som är eller har betydelse för att bedöma elevens skolutvecklin och underla för betysättnin.

12 Dokumenthanterinsplan för utbildninsnämnden i Växjö kommun Handlin FÖRSKOLEVERKSAMHET Se anmärknin! I kolumnen anes när handlinarna tidiast får s, om det är mer praktiskt kan alla handlinar s efter 3 år. Dokumentation pedaoisk E Papper 5 år Diarieförs/skrivelsepärm inriktnin/lokala arbetsplaner Dokumentation av utvecklinssamtal Daböcker/planerinskalendrar E - Gallras vid E Papper Se anmärknin - De handlinar som är mycket kortfattade och rutinmässia, som i samband med överlämnin bedöms sakna betydelse för skolans fortsatta arbete, kan s vid. Övria dokument lämnas till vårdnadshavaren när barnet slutar förskolan. I överenskommelse med vårdnadshavarna kan dokumentationen överlämnas till skolan. - Bevaras om de förts löpande i sådan form att de dokumenter verksamheten Barnkort E - Gallras vid - Senast barnet fyller 13. Uppifter om tex sjukdomar, speciell kost med mera Placerin Ansökan om förskola/fritidshem/pedaoisk omsor E - Gallras 2 år efter - Ansökan är inaktuell när barnet är placerat, köplatsen uppsad eller förnyelse av ansökan inte jorts - Kölista E - Gallras 5 år efter Köinty, andra kommuner C - Gallras efter 2 år - Bekräftelse på köplacerin Platserbjudande E - Gallras 2 år efter - Schema, placerinstider E - Gallras vid -

13 Dokumenthanterinsplan för utbildninsnämnden i Växjö kommun Handlin Ansökan/beslut/eventuellt bifoade handlinar rörande placerin enlit särskilda skäl, Ansökan/beslut/eventuellt bifoade handlinar rörande utökad placerinstid i E Papper Gallras 2 år efter E Papper Gallras 2 år efter Svar på platserbjudande C/E Extens Gallras 2 år efter - Uppsäninar, placerade barn E - Gallras efter 2 år - Beäran om byte av E Gallras efter 2 år omsorstid/förändrin av taxekateori Närvaro och avifter Förtecknin över barnens närvaro E - Gallras efter 3 år - (dabok eller liknande) Handlinar i ärenden om nedsatt C - Gallras efter 3 år - Deleationsbeslut avift Uppifter vårdnadshavares inkomst E Extens Gallras efter 3 år - - Vårdnadsbidra C 5 år Deleationsbeslut GRUNDSKOLA- GRUNDSÄRSKOLA Konferenser och sammanträden Kallelser/föredraninslistor/ kalendarier E - Gallras efter 2 år - I de fall som kallelser skickas ut Protokoll/sammanträdesanteckninar E Arkiv 80 5 år Kronoloisk ordnin. Varje protokollsserie arkiveras för si Lokal styrelse E Arkiv 80 5 år Klasskonferens E Arkiv 80 5 år Ämneskonferens E Arkiv 80 5 år Förutsatt att sådana upprättas Skyddsrondsprotokoll E Arkiv 80 5 år Internkontroll Gallras efter 2 år - Ev sammanställninar/rapporter/utredninar Personalkonferenser E Papper 5 år - -

14 Dokumenthanterinsplan för utbildninsnämnden i Växjö kommun Handlin Elevråd E Papper 5 år Förutsatt att sådana upprättas Övria oriinalprotokoll E Papper 5 år Bilaor till protokoll E Papper 5 år Elevadministration Elevkort E Papper 1 år Tas ut när elev slutar skolan eller flyttar från skolan. Rapport ur elevadministrativa systemet (Extens) med uppifter om klass och skoltillhörihet respektive studieår. Sorteras läsårsvis. Klasslistor åk F-9 C/E DiitaltPapper 1 år Kronolisk ordnin. Bevaras i urval. Skrivs ut 15 september Uppifter som beärs in från vårdnadshavare E Papper/Dexter Gallras vid Elevdata, internethanterin, anmälan till skollunch med mera Sammanställnin av beslut som C Sammanställnin årsvis rör Modersmålsundervisnin Scheman E Papper 1 år Det slutiltia klasschemat efter läsårets slut. 1/läsår Skolkataloer E Papper 1 år 1 ex till Fotokataloer E Papper 1 år 1 ex till Förtecknin över elevers placerin under PRAO årskurs 7-9 C/E Papper/Diitalt 1 år Kronoloisk ordnin. Frånvarostatistik, elever E Papper/ Diitalt 1 år Kronoloisk ordnin. Närvarolistor och underla s Skolval C/E Papper/diitalt 2 år -

15 Dokumenthanterinsplan för utbildninsnämnden i Växjö kommun Handlin Betyssättnin Underla för betyssättnin ex. bedömninar, provresultat E - Gallras 1 år efter utfärdat slutbety - Svar på prov från eleverna, elevernas arbeten och liknande E - Återlämnas till eleven. Ej - Gäller även kontaktböcker Betyskataloer, oriinal E Arkiv 80 1 år Slutiltia betyskataloen för åk 6-9. Betyskataloer, kopior E år Sänds till centralarkivet för kontroll att oriinal finns Kopior på slutbety E Papper 1 år Bety-särskild prövnin E Papper 5 år Kronoloisk ordnin/personnummer Nationella ämnesprov Sammanställninar av resultat i C Papper svenska och svenska som andraspråk Sammanställninar av resultat i C Diitalt Efter att de skickats till skolverket övria ämnen Gallras vid 5 år Samtlia svar på prov i svenska E Papper 1 år och svenska som andraspråk Ett oskrivet ex av provet i svenska och svenska som andraspråk samt anvisninar 1 år Nationella prov i övria ämnen samt anvisninar E - Gallras efter 5 år - Administration av skolskjutsar Hanteras centralt Skolskjutsplaner C Diitalt 5 år Kronoloisk ordnin. Ansökan/beslut rörande C - 5 år Kronoloisk ordnin. skolskjutsar/självskjutsar Upphandlin, skolskjutsar C - - Bevaras i nämndens handlinar KULTURSKOLAN Anmälninsblanketter E - Gallras efter 3 år - Avånsrapporter E - Gallras efter 3 år - Ansvarsförbindelse för hyra av E - Gallras vid -

16 Dokumenthanterinsplan för utbildninsnämnden i Växjö kommun Handlin GYMNASIESKOLAN/GYMNASIE SÄRSKOLAN Nationella kursplaner Vid Klassrådsprotokoll E Papper 5 år Klasskonferensprotokoll E Papper 5 år Skolkonferensprotokoll E Papper 5 år Ämnesrådsprotokoll E Papper 5 år Proramrådsprotokoll E Papper 5 år FIG-rådsanteckninar E Papper 5 år (Friidrottsymnasiet) Elevvårdsteamsprotokoll E Papper 5 år Övria oriinalprotokoll som rör E Papper 5 år skolans verksamhet Mejlkorrespondens mellan lärare E Se anmärknin! Mejlkorrespondens med elev/vårdnadshavare Alla meddelanden oavsett form anående elever ex e-post, sms, röstbrevlåda, sociala medier Interna meddelanden är inte allmänna handlinar. Ska kastas när de inte länre behövs. Interna meddelanden i ärenden som tillför nåot i sak diarieförs när ärendet avslutas. Meddelanden som rör enskilda elever och är av vikt ska till elevakt. E Se anmärknin! Meddelanden som är av vikt ska till elevakt, övrit s vid. E Gallras efter antecknin jorts Meddelande av betydelse för enskild elevs studier/studiesituation från elev, vårdnadshavare eller annan antecknas. Därefter s det ursprunlia meddelandet. Sorterad e-post Vid Mappar, etiketter, rupperinar tas bort i samband med allrin och rensnin. Fotokataloer E Papper 1 år Adresskataloer E Papper 1 år

17 Dokumenthanterinsplan för utbildninsnämnden i Växjö kommun Handlin Antanin till ymnasieskola Ansökninar till ymnasieubildnin C - Efter avslutad - Årsvis i personnummerordnin utbildnin Ansökninshandlinar för ej C 1 år Efter avslutad reservintanin intana elever Mottaande av elever utifrån - C - Efter avslutad - Tillsammans med ansökan. yttrande över ansökninar utbildnin Beslut om antanin C Papper 5 år Deleerinsbeslut Antaninsstatistik C Papper 5 år Bevaras centralt. Statistiken tas fram ur Extens Interkommunala ersättninar C - 10 år - Tillsammans med faktura Ansökninar om inackorderinsbidra, kontant C Efter avslutad utbildnin studiestöd, resebidra etc Förtecknin över sökande av C Papper 5 år inackorderinsbidra, kontant studiestöd, resebidra etc Överklaanden C Papper 5 år Rutinkorrespondens med undomar som funderar på att välja ymnasieskola E-handlin C/E - Vid - Antanin och val till kurser/proram Valblanketter (Individuella val, inriktninsval, valbara kurser) E Efter avslutad

18 Dokumenthanterinsplan för utbildninsnämnden i Växjö kommun Handlin Elevadministration Elevakt. Allt material av vikt skall föras till elevakt och endast finnas där om inet annat säs enlit dokumenthanterinsplanen Elevakt/elevakt Överlämnand et till sker efter avslutad, senast 31/12 det år eleven slutat Elevkort/Individuell studieplan Utskrift ur Extens E Papper Efter avslutad De flesta dokument rörande enskild elev är inte sekretesskyddade men bör behandlas på så sätt att de inte blir interitetskränkande. Elevakter: Allt som rör en enskild elev, utom skolhälsovården, ska samlas i en elevakt. Klaomål/överklaanden ska diarieföras med kopia i elevakt. Känslia uppifter läs i ienklistrade kuvert med markerin "sekretess" och vem som ansvarar för kuvertet (kurator, rektor t ex). En akt per elev. Elevakterna förvaras inlåsta hos elevexpeditionen. De elevdokument som är markerade med fet kursiv stil är dokument som, efter allrin, ska finnas med i elevakten till. Materialet i elevakten skall vara t vid överlämnandet till Personnummerordnin. Utskrift ur Extens med persondata, tillval, ymnasiearbete eventuellt studieavbrott, terminsbety och andra uppifter av betydelse rörande elevens. OBS! Kan vara sekretess enl. OSL 23:2 st 3 Överlämnandeblankett från rundskola eller friskola Papper Efter avslutad Anhöriuppifter E-handlin E Se anmärknin! - Eventuella utskrifter eller andra handlinar s vid (senaste efter att eleven slutat skolan) Ansökninar (reducerat proram) Ansökninar (individuellt anpassat proram, utökat proram) E Papper Även om eleven avslutar en måste handlinar som rör reducerat proram och åtärdsproram bevaras. E Papper Efter avslutad Handlinar beträffande praktik E Papper - Handlinar av betydelse bevaras övrit s innan överlämnande till kommunarkiv. Elevvarninar E Papper Efter avslutad

19 Dokumenthanterinsplan för utbildninsnämnden i Växjö kommun Handlin Avbrottsblankett E Papper Brev från vårdnadshavare/ elev eller annan E-post, brev E Se anmärknin! Efter avslutad om det inte är en del i ett diariefört ärende då bevaras det. Om brevet rör beslut som fattats eller annat av vikt som kan bli föremål för klaomål/överklaande ska brevet diarieföras och oriinalet finnas i akten, kopia i elevakt Anteckninar från E Se anmärknin! Se ovan om brev Se ovan om brev telefonsamtal/besök Utvecklinssamtal Ena anteckninar E Efter avslutad Läraren/mentorns ena anteckninar Dokumentationen från utv E Efter avslutad Modul i extens för insamlin av utv samtal. samtalet Möten anående enskild elev Kallelse E-post, brev E Efter avslutad Brev från vårdnadshavare/ elev E-post, brev E Papper Se Efter avslutad Om brevet rör beslut som fattats eller annat av vikt eller annan anmärknin som blir föremål för klaomål/överklaande ska brevet diarieföras och oriinalet finnas i akten, kopia i elevakt. Handlinar av tillfälli betydelse s vid Anteckninar från telefonsamtal/besök Protokoll fört vid möten an elevs studiesituation som blir föremål för åtärdsproram. Upprätta åtärdsproram/stödinsatser Korrespondens oavsett vem det är från men rör en elevs åtärdsproram eller stödinsatser E Papper. Se anmärknin! Se anmärknin Efter avslutad E Papper Efter avslutad E-post, brev E Papper Se anmärknin Efter avslutad Anteckninar som har betydelse för att förstå handläninen av ärendet sparas övrit s vid. Är det ett beslutsprotokoll som äller handlänin vid klaomål ska det diarieföras och oriinalet finnas i katen med kopia i elevakt. Om brevet rör beslut som fattats som rör klaomål/överklaande ska brevet diarieföras och oriinalet finnas i akten, kopia i elevakt. Handlinar av tillfälli betydelse s vid Anteckninar från telefonsamtal/besök E Papper. Se anmärknin! Se anmärknin Efter avslutad Anteckninar som har betydelse för att förstå handläninen av ärendet sparas övrit s vid.

20 Dokumenthanterinsplan för utbildninsnämnden i Växjö kommun Handlin Tester, underla, kopior av E Efter avslutad OBS! Kan vara strän sekretess enl OSL 23:2,3,5 utredninar Sammanställninar av tester E Papper Efter avslutad OBS! Kan vara strän sekretess enl OSL 23:2,3,5 Utredninar E Papper Efter avslutad OBS! Kan vara strän sekretess enl OSL 23:2,3,5 Åtärdsproram E Papper Efter avslutad Klaomål/Överklaande Klaomål och överklaanden på fattade beslut enl vad som säs i skolla o styrdokument E Papper Efter avslutad Alla handlinar som rör överklaande hanterin av ett myndihetsbeslut ska diarieföras och finnas i oriinal i akt. Kopior av handlinarna ska finnas i elevakten. Klassindelnin och schemalänin Katalo med alla klasser Utskrift E Papper 1 år Skrivs ut en ån per år. Meddelanden om ändrade eller inställda lektioner E-handlin - Gallras vid Meddelanden om kurser, E-handlin - Gallras vid tidboknin Studierapporterin Studieredovisnin till CSN E - Gallras vid avslutad Information från CSN E Gallras vid - - -

21 Dokumenthanterinsplan för utbildninsnämnden i Växjö kommun Handlin Nationella prov Sammanställninar av resultat i svenska och svenska som andraspråk Sammanställninar av resultat i övria ämnen Samtlia svar på prov i svenska och svenska som andraspråk Ett oskrivet ex av provet i svenska och svenska som andraspråk samt anvisninar Nationella prov i övria ämnen samt anvisninar Övria prov och elevarbeten Svar på prov från eleverna, elevernas arbeten och liknande C Papper C Diitalt Efter att de skickats till skolverket Gallras vid 5 år E Papper 1 år Klassvis i personnummerordnin E - Gallras efter 5 år Ej återlämnat material s 3 mån efter betyssättnin Betysättnin Underla för betyssättnin - Gallras 3 mån efter utfärdat bety 1 år - Återlämnas till eleven så snart som möjlit, när det bedömts och rättats. - Ena anteckninar är normalt sätt inte allmänna handlinar. Förs anteckninar löpande så att de bildar reister, journal eller liknande (till exempel i en kalender) så är de allmän handlin och ska s enlit planen. Betyskataloer, oriinal E Papper 5 år Klassvis. Bety, kopior E Papper 5 år Klassvis i bokstavsordnin med en klasslista först. Omdömen Omdömen över ej avslutade kurser, inty ej odkänt från rundskola och ymnasiet E Papper Efter avslutad Studieomdömen inflyttad elev E Papper Gallras efter avslutad Studieomdömen utflyttad elev E Papper Överlämnas till ny skola.

22 Dokumenthanterinsplan för utbildninsnämnden i Växjö kommun Handlin Särskild prövnin Prövninsanmälan som inte leder till att eleven jort sin prövnin. Prövninsanmälan med satta bety E 1 år - Eleven kommer ej till prövninen E Papper Efter avslutad Bety efter prövnin E Papper 5 år Tillsammans med betyskatalo Elevhälsovård Elevhälsovårdsjournaler/ hälsokort E Papper Efter avslutad Personnummerordnin. Prövninsanmälan innehåller ett satt bety och ska därför bevaras. ÖVRIGT SKOL IF och andra föreninars/sektioners dokument Kan lämnas till Kronobersarkivet Eenproducerat kursmaterial Papper/e-handlin Papper 5 år 1 ex till arkivet, kronoloisk ordnin/avdelnin. Material av vikt för att dokumentera verksamheten bevaras Handlinar rörande eenkontroll E - Gallras 5 år efter - av livsmedelshanterin Förtecknin över farlia varor E - Gallras efter 5 år - Kvittenslista - nycklar E - Gallras vid - Kronoloisk ordnin Skolböcker, utbildninsmaterial Ej arkivmaterial och liknande Handlinar och protokoll beträffande föräldraföreninar med mera VGIF (Växjö rundskolas idrottsförenin) Hör inte till kommunens verksamhet. Lämnas till Kronobersarkivet Hör inte till kommunens verksamhet. Lämnas till Kronobersarkivet