Informationshanteringsplan KTH

Transkript

1 1 of 66 Informationshanterinsplan KTH Relerna kan tillämpas på handlinar uppkomna fr o m Undantaet är sreler för studerandehandlinar uppkomna före , för fråor rörande dessa kontakta /IT/Arkiv och Reistratur. Denna plan innehåller hanterinsanvisninar för handlinar rörande bevarande,, sekretess och andra uppifter som behövs för en od arkivhanterin av allmänna handlinar i KTH:s verksamhet. I vissa fall upptas dokument som inte utör allmänna handlinar. Reler för vilka handlinar som ska reistreras samt bevarandeformat och sfrister är enerella för KTH. Undanta från övria hanterinsanvisninarna får öras efter samråd med chefen för Arkiv och Reistratur och ska dokumenteras. Gallrin Denna informationshanterinsplan utör myndihetens beslut om sfrister om inet annat anes. Vad äller handlinar som enlit KTH:s sbeslut allras vid inaktualitet får skola/motsvarande i samråd med chefen för Arkiv och Reistratur besluta om en tidsbestämd sfrist, dvs. en frist som anes i år eller månader efter handlinens tillkomst. Gallrin av handlinar i forskninsprojekt beslutas av skolchef med stöd av bevarande och splan för forskninshandlinar. ns/motsvarande dokumentsamordnare ansvarar för att verkställs i enlihet med föreskrifterna. Sist i föreliande informationshanterinsplan återfinns KTH:s tillämpninsbeslut ällande av handlinar av tillfälli och rina betydelse enlit Riksarkivet föreskrift (RA-FS) 1991:6 ändrad i omtryck 1997:6. Versionshanterin Dokumenten kommer att versionshanteras enlit följande: Klassificerinsstrukturen (KS) 1.0 Processbeskrivninar (kartor och text) Informationshanterinsplan Första versionen av KS märks med 1.0 processbeskrivninar och informationshanterinsplan särskiljs med ett bindestreck och påföljade versionsnummer. I sina första versioner heter de för respektive dokument. Uppdaterinar kan sedan ske för respektive dokument oberoende av varandra med undanta för ändrinar i KS som alltid påverkar övria dokument. En första uppdaterin i informationshanterinsplanen bildar version 1.0-2, en andra uppdaterin osv. Vid ändrin av KS nollställs övria dokument så att informationshantinsplan och processbeskrivninar får versionsnummer efter en första uppdaterin av KS, efter en andra uppdaterin osv. Informationshanterinsplan och processbeskrivninar kommer innehålla referenser till varandra så att det tydlit framår vilken processbeskrivnin som äller för vilken informationshanterinsplan och vise versa.

2 2 of 66 Förtydlianden KTH Informationsthanterinsplan UF/AD Bevarande av elektroniska dokument i Från äller att samtlia dokument i ska bevaras i ursprunlit skick. Det innebär att elektroniskt inkomna eller upprättade dokument inte skrivs ut på papper för arkiverin. KTH:s bevarandeexe utörs av den elektroniska filen som på sikt ska föras över till lånsiktit bevarande. Dokument som inkommer eller upprättas som papper ska bevaras som papper även om en elektronisk kopia framställs, t.ex. skannade beslut. Ändrade rutiner med anlednin av beslutet: Utskrifter av elektroniska dokument från örs inte för arkiverin. Utskrifter av dokument från anses som arbetskopior. En handlinslista från ska biläas ärendeakten vid avslut av ett ärende för att en söknin direkt i akten ska e en överblick över samtlia handlinar oavsett format. Vid avslut ska en kontroll öras att samtlia handlinar (oavsett format) finns dokumenterade i ärendeakten. Format för bevarande För samtlia handlinstyper i informationshanterinsplanen äller enerellt att bevarande ska ske i ursprunlit skick. Vid behov ska överförin till format för låntidsbevarande öras.

3 3 of 66 Reler för av handlinar av tillfälli eller rina betydelse. KTH:s tillämpninsbeslut av RA-FS 1991:6 ändrad och omtryckt 1997:6 rörande av handlinar av tillfälli eller rina betydelse. Observera att handlinar som allras vid inaktualitet inte får allras innan: föreskriven bearbetnin, redovisnin eller kontroll har slutförts tidsfrist för revision och preskription har ått ut och betydelsen för styrkande av rättiheter och skyldiheter samt i övrit från rättsli synpunkt upphört. Gallrin vid inaktualitet innebär att handlinen får allras när den som ansvarar för handlinen, om inet annat dokumenterats i rutinbeskrivnin/motsv, bedömer att den inte länre behövs i verksamheten. Handlinar som tillkommit före 1980 får inte allras med stöd av dessa reler. Finns behov att allra sådan information ska universitetsarkivarien kontaktas. Handlin Gallrin Anmärkninar Loninsfiler och loninslistor för elektronisk post samt andra loninsfiler och loninslistor. i minst 90 daar Handlinarna är ett led i KTH:s driftsäkerhetskontroll och säkerhetsskydd av KTH:s datasystem och allras vid tidpunkt när det inte länre behövs för detta ändamål. Loninsfiler för KTH:s klienter -Applikationsloar -Systemloar -Säkerhetsloar Vid inaktualitet Klienter är konfiurerade att spara ett visst antal meabyte loar. När detta villkor nås så raderas de äldsta posterna loarna och nya skrivs i dess plats. Loninsfiler för KTH:s centrala servrar -Applikationsloar -Systemloar -Säkerhetsloar i minst 30 daar eller vid inaktualitet Servrar är konfiurerade att spara ett visst antal meabyte loar. När detta villkor nås så raderas de äldsta posterna loarna och nya skrivs i dess plats. Säkerhetsloar för inloninstjänster (Active Directory/Kerberos) Historikfiler för informationssöknin på Internet. i minst 30 daar Vid inaktualitet Cacheminnen Vid inaktualitet KTH beslut: Underla för sbeslut\eu-verifikationer Temporary Internet filer Cookies-filer Vid inaktualitet Vid inaktualitet Loninsfiler och loninslistor för telefax. omående Teknisk dokumentation av tillfälli eller rina betydelse. Vid inaktualitet vid tidpunkt när handlinarna inte länre fyller nåon funktion. Reister, liare, listor och liknande som upprättats för att vara tillfällia hjälpmedel i KTH:s verksamhet. Vid inaktualitet UF-2013/0679 Handlinar som utör underla för KTH:s interna planerin och verksamhetsredovisnin Vid inaktualitet efter tidpunkt då sammanställnin eller bearbetnin är färdiställd eller då underlaet inte fyller nåon funktion för vidare handlänin av ärendet. Handlinar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, ex läs- eller leveranskvitton för e-post, inlämninskvitton, kvittensböcker. Vid inaktualitet En förutsättnin för att de inte vid tidpunkt för länre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit eller utått från myndiheten.

4 4 of 66 Handlin Gallrin Anmärkninar KTH:s webbsidor upprättade i informationssyfte Information på webbsidor får allras vid inaktualitet i samband med mindre betydelsefulla uppdaterinar, t ex rättnin av felskrivninar. Information som allras enlit ovan och bedöms kunna utöra bevis i rättstvister eller på andra sätt vara av värde för verksamheten, ska innan raderin från webbsidan föras över till annat medium (pappersutskrift eller skrämdump) och sparas i minst 3 år. Om överförinen innebär förlust av samband med andra handlinar ex enom elektroniska länkar får en bedömnin öras i varje enskilt fall beträffande länkarnas värde. Handlin som inkommit till myndiheten i icke autenticierad form (ej underskrivna eller ej underskrivna med oriinalunderskrift), Vid inaktualitet om en autenticierad handlin med samma innehåll inkommer i ett senare skede. Mottanins- och delivninsbevis Vid inaktualitet Handlinen allras när ärendet avslutats. En förutsättnin för är att mottains- och delivninsbevisen ej påförts antecknin som tillför mål eller ärende sakuppift. Handlin i röstbrevlåda/ motsvarande Vid inaktualitet Om handlinen tillfört ärende sakuppift skall innehållet dokumenteras i tjänsteantecknin. Skrivelser av rina och/eller tillfälli betydelse t.ex: -skrivelser som inkommit endast för kännedom och som inte föranlett nåon åtärd -framställninar, förfråninar och meddelanden som är av tillfälli betydelse -skrivelser som inte berör KTH:s verksamhetsområde, eller som är meninslösa eller oberiplia Missiv Avtal/överenskommelser av rina och/eller tillfälli betydelse. T.ex: -leasinavtal, -lokalvårdsavtal, -passaesystemsavtal Anteckninar från möten där information endast vidarebefordras Vid inaktualitet Vid inaktualitet 10 år efter avtalets /överenskommelsens upphörande Vid inaktualitet T.ex. reklam, kursinbjudninar, informationsmaterial, massutskick. Kopia av skrivelse till/från KTH:s till/från KTH:s skolor Vid inaktualitet Gallrinsfristen äller för KTH:s skolor Kopior och dubbletter av handlinar då det finns arkivexe med samma innehåll Vid inaktualitet T.ex. e-post i användares mailbox som diarieförts och arkiverats i Minnesanteckninar Vid inaktualitet Utör i reel ej allmän handlin. Undanta - om handlinen tillför ett ärende sakuppift. Intern korrespondens, t ex e-post Vid inaktualitet Utör i reel ej allmän handlin. Undanta - om handlinen tillför ett ärende sakuppift.

5 5 of 66 Specifika sbeslut RA-FS 1997:6 RA-FS 1997:6 RA-FS 1997:6 RA-FS 1999:1 KTH beslut: Intern föreskrift 3/11 KTH beslut: bedömnin i samråd med avdelninen KTH beslut: V Gallrinsbara handlinar i rekryterinssystemet Varbi har en sfrist på 30 månader. RA-FS 2004:1 RA-FS 2004:2 (ändrat RA-FS 2005:1 och 2006:6) RA-FS 2011:2 RA-FS 2012:9 RA-FS 2013:1 RA-FS 2013:5 RA-FS 2015:2 KTH beslut: V Gallrinsbara handlinar i rekryterinssystemet Varbi har en sfrist på 30 månader. KTH beslut: Underla för sbeslut\eu-verifikationer KTH beslut: Fristen kvar sedan äldre RA-FS UF-2013/0679

6 6 of 66 Förklarin till kolumner och berepp i informationshanterinsplanen klassificerins Aner vilken process och därmed vilken klassificerins handlinstypen hör till. Syftar till att relatera handlinstypen till processbeskrivninarna. Handlinstypens namn Namn på handlinstyp eller motsvarande aktivitet t.ex. datum i rekryterinsprocess. Beskrivnin av handlinstyp Beskrivnin av handlinstyp. Alternativ benämnin. Hanterin/Sekretess Förtydliande om hur en handlinstyp inklusive bilaor ska hanteras: vilka uppifter ska anes i systemet, ex. hanterin av upphandlin eller hur ärendet läs upp som t. ex. samlinsnummer i. Indikerar om det kan förekomma sekretessbelada uppifter och vilket larum som är aktuellt. Reistrerin/ Arkiveexe Det system som på nåot sätt har en kopplin till handlinstypen. Det kan vara att handlinen reistreras i systemet, att handlinstypen är en sammanställnin i systemet, att handlinstypen aerar underla för uppifter i systemet eller att systemet funerar som sökinån. Kan innehålla två system i de fallen där information från handlinstypen matas in i flera system, dessa skrivs på olika rader. Beskrivnin av vilken kopplin handlinstypen har till systemet som står anivet, exempelvis instruktioner om i vilken serie en handlinstyp ska diarieföras. Aner om handlinstypen ska bevaras eller allras. Om den ska allras anes sfrist samt författninsstöd för samt ev. annan information som villkor eller KTH:s tillämpninsbeslut. Här anes också vilken oranisatorisk enhet (skola/) som ansvarar för att sker. För pappershandlinar anes vilken ordnin handlinstypen struktureras/arkivläs t. ex. löpnummerordnin, KS-, alfabetiskt eller kronoloiskt årsvis. För handlinstyper i system hänvisas till systembeskrivnin. Format för bevarande av oriinalhandlin: analot/diitalt oriinal. Här anes hos vilken delarkivbildare () arkivexeet förvaras. Gäller det diitala oriinal anes systemäare/verksamhetssystem.

7 7 of 66 Handlinstyper som förekommer i process 1-4 Beslut enlit besluts- och deleationsordnin Diarieförs under samma diarienummer som tillhörande ärende. Kan förekomma i alla processer. KS- 1 Samtycke Styra verksamhet Avser behandlin av personuppifter. Kan förekomma i alla processer. KS- 1.1 Förändra oranisation 1.1 Beslut, universitetsstyrelsen Kronoloiskt i een serie 1.1 Beslut, rektor KS- 1.1 Deleationsordnin UF alt. 1.2 Upprätta och förändra styrdokument och planer KS- 1.2 Verksamhetsplan UF alt. 1.2 KTH beslut: Underla för sbeslut\eu-verifikationer Utör bilaor till Rektors beslut om Verksamhetsuppdra och medelstilldelnin. KTHs modell för styrnin och resursfördelnin utår från skoloranisationen. Mellan rektor och skolorna upprättas överenskommelser, verksamhetsuppdra, vilka relerar de uppdra skolorna förväntas fullöra under det kommande året samt de resurser som tilldelas för at uppnå detta. UF KS- KS- 1.2 Budet för KTH UF 1.2 Fullmakt/deleation UF alt. 1.2 Relerinsbrev UF KS- KS- alt. beslutsserie KS-

8 8 of Årsredovisnin KTH (tryckt version) UF KS- 1.2 Årsredovisnin KTH Aresso Kronoloiskt 1.2 Årsredovisnin med specifikationer och inventarieförtecknin, skolor och Aresso Efter företa/ oranisatorisk enhet 1.2 Delårsredovisnin, KTH Aresso 10 år RA-Kronoloiskt FS 2015:2 1.2 Delårsredovisnin, och skolor Aresso 10 år RA-Efter företa/ FS 2015:2 oranisatorisk enhet 1.2 KTH:s reelverk Bilaa till rektorsbeslut UF KS- 1.2 Policy Antaen av universitetsstyrelsen UF KS- 1.2 Riktlinje Bilaa till rektorsbeslut UF KS- 1.2 Anvisnin Bilaa till rektorsbeslut UF KS- 1.2 Föreskrift Med hänvisnin till författnin eller UF KS- reerinsbeslut 1.2 Förhandlinsprotkoll, lönerevision enlit RALS UF PA 1.2 Förhandlinsprotkoll doktorandstee, UF lönerevision enlit RALS PA KS- KS- 1.2 Lokalt ALFA UF 1.2 Klassificerinsstruktur UF 1.2 Informationshanterinsplan har bytt namn med version UF (tidiare dokumenthanterinsplan) KS- KS- KS- 1.2 Lokalförsörjninsplan UF KS- 1.2 Överripande rutiner Exempelvis om hållbarhet KS- beslutade av miljöchef 1.2 Miljöledninssystemets policydokument Beslutas av universitetsstyrelsen UF KS- 1.2 Överripande hållbarhetsmål UF KS- 1.2 Handlinsproram för överripande UF KS- hållbarhetsmål 1.2 Detaljerade hållbarhetsmål 5 år RA- Een serie FS 1997:6

9 9 of Lokala rutiner, hållbarhet 5 år RA- FS 1997:6 1.2 Miljöledninsystemets lalistor UF KS- 1.3 Genomföra strateiska uppföljninar 1.3 Internrevisionsplan UF 1.3 Internrevisionsrapport UF 1.3 Rapport från Riksrevisionen UF 1.3 JK-lista/ärendeuppföljnin UF 1.3 Riskanalys enlit Förordninen om intern UF styrnin och kontroll i statlia myndiheter KS- KS- KS- KS- KS- 1.4 Fatta verksamhetsbeslut 1.4 Protokoll Universitetsstyrelsen Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll Rektors strateiska råd Tidiare protokoll KTH ledninsrupp Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll Fakultetsrådet Kronoloiskt i een serie 1.4 Beslut Fakultetsrådet KS- 1.4 Protokoll Utbildninsutskottet Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll Skolornas strateiska råd Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll Institutionsstyrelse Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll Ledninsrupp skola Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll Lärarruppsmöte/lärarkolleiet 1.4 Protokoll Doktorandkolleiet

10 10 of Protokoll Medbestämmandelaen (MBL) Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll Centrala samverkansruppen Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll/ mötesanteckninar Lokal Kronoloiskt i samverkansrupp een serie 1.4 Protokoll KTH:s skyddskommitté Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll Jämställdhetsrådet Kronoloiskt i een serie 1.4 Disciplinnämndens protokoll Kronoloiskt i een serie 1.4 Minnesanteckninar Kronoloiskt i Personalplanerinskommittén (PPK) een serie 1.4 Protokoll Personalansvarsnämnden Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll Anställninsutskottet (AU) Anställninsprofil utör bilaa till Kronoloiskt i protokollet een serie 1.4 Protokoll Rekryterinsnämnden Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll KTH-Sustainability Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll centrumbildnins styrelse Kronoloiskt i een serie 2 Tillhandahålla verksamhetsstöd 2.1 Hantera enerella ärenden inom verksamhetsstöd. Process för handlinar rörande verksamhetsstöd som inte passar in på annan klassificerins. 2.1 Polisanmälan Med KTH som part Större utredninar diarieförs Microsoft access UF alt. skola Diarienummeror dnin 2.1 Omställninsmedel till kompetensutvecklin från partsemensamma medel PA UF 2.2 Bedriva verksamhetsutvecklin, projekt och utredninar 2.2 Enkät

11 11 of Delrapporter 2.2 Slutrapport UF alt. skola 2.2 Projektplan Hantera externa förfråninar. Hantera externa remisser. Remisser och remissvar. Remisser som reistreras på ska i reel inte reistreras på skola Remiss, missiv UF KS Remiss, SOU/motsv vid inaktualitet RA-FS 1997: Remissvar UF Lämna ut allmänna handlinar. Beäran om myndihetsprövnin vid utlämninsärende och överklaan av myndihetsprövnin. KS Beäran om allmän handlin vid inaktualitet RA-FS 1997: Beäran om myndihetsprövnin UF KS Överklaande av KTHs beslut rörande utlämnande av allmän handlin UF KS Hantera externa rapporter, enkäter, fråor och synpunkter. Myndihetsenkäter, rapporter för kännedom, fråor som inte kan knytas till specifik process där KTH er ett officiellt svar Enkät Myndihetsenkäter, rapporter för kännedom, fråor som inte kan knytas till specifik process där KTH er ett officiellt svar. alt. skola UF KS-

12 12 of Beäran om statistiska uppifter Uppifter ur KTHs verksamhetssystem som lämnas till SCB UF KS Externa rapporter UF KS Externa rapporter för kännedom vid inaktualitet Fråor av allmän karaktär vid inaktualitet Arbetsmiljöverkets inspektionsrapport UF KS- 2.4 Hantera ekonomi Bokföra. Handlinar i denna process reistreras i reel inte i Grundbokförin Aresso Diitalt Huvudbokförin Aresso Diitalt Sidoordnad bokförin Aresso Diitalt Huvudbok Aresso 20 år RA-FS 2015: Kundreskontra Aresso Kundreskontra, intern Aresso GL02 Verifikationsjournal/GL02ARK Aresso Diitalt GL01 Huvudbok per dimension/ GL02ARK Aresso Diitalt GL09 Råbalans Aresso Diitalt GL03RES Resultaträknin Aresso Diitalt GL03BSLU eller GL03BAL Balansräknin Aresso Diitalt SU05 Periodiserin saldospecifikation leverantörsreskontra Aresso Diitalt

13 13 of CU05 Periodiserad saldospecifikation Aresso Diitalt Kundreskontra FA04 periodiska data Aresso Diitalt FA03 Fasta upplysninar/fa04ark Aresso Diitalt SU01 Leverantörsreister Aresso Diitalt CU01 Kundreister Aresso Diitalt TS01 Projektreister Aresso Diitalt Debiterinsbemyndiande Dokumentation av oranisation och rutiner Aresso SU11A Inrikes betalninar Dokumentation av oranisation och rutiner Aresso 2015: SU11B Utrikes betalninar Dokumentation av oranisation och rutiner Aresso 2015: Månadsrapport Kontoinformation Dokumentation av oranisation och rutiner Månatli rapporterin om KTH:s inoch utbetalninar via Plusiro. Transaktioner per da under månaden. (Cassanova fr o m 1999 till 2004) Nordea fr o m 2005 Aresso 2015: Kontoutdra Nordea PG-sammanställnin Dokumentation av oranisation och rutiner Månadsvis sammanställnin över KTH:s PG-konton Aresso 2015: Betalninsstatistik Dokumentation av oranisation och rutiner Månatli rapporterin om inbetalninar från SEB from Aresso 2015: Kontoutdra utbetalninar Inrikes/Utrikes Dokumentation av oranisation och rutiner Dalia kontoutdra från PlusGirot Aresso 2015: Kontoutdra Handelsbanken. SEB, Nordea Dokumentation av oranisation och rutiner Aresso 2015:2

14 14 of Kontoutdra Riksälden Dokumentation av oranisation och rutiner Månadsvis sammanställnin som följer med fakturan. I een pärm from Tidiare förvarad tillsammans med verifikationen (fakturan). Aresso 2015: Enaemanbesked Alla banker inkl Riksälden Dokumentation av oranisation och rutiner Aresso Tullärenden Dokumentation av oranisation och rutiner Underla till tullfakturor som av praktiska skäl arkiveras separat Aresso 2015: Momsredovisnin Dokumentation av oranisation och rutiner Underla till momsin/- utbetalninar som av praktiska skäl arkiveras separat Aresso 2015: EFH (elektronisk fakturahanterin) leverantörsfakturor EFH (elektronisk fakturahanterin) leverantörsfakturor Underla till EFH leverantörsfakturor borttana ur flödet, papper sfakturan som skannas EFH 20 år RA-FS 2015:2 Underla för sbeslut\euverifikationer EFH, Aresso Diitalt EFH 20 år RA-FS 2015:2 Underla för sbeslut\euverifikationer

15 15 of Underla till EFH leverantörsfakturor borttana ur flödet, diitala EFH tills vidare Diitalt Kundfakturor med underla Aresso 20 år RA-FS 2015:2 Underla för sbeslut\euverifikationer Huvudboksomförin Aresso 20 år RA-FS 2015:2 Underla för sbeslut\euverifikationer Löner Nr 610X X99999 Löneinläsnin Semesterlöneskuld System HR+ fr o m 2003, tidiare SLÖR Aresso 2015:2 Diitalt Periodisk trier Nr 620X X99999 Backnin periodiserinar Inående balans Återredovisnin PG och BG Nr 630X Bokförin plusirot, alla 630X99999 företa(gl18) Anlä Nr Anläsninsverifikationer (aktiverin, avskrivnin m.m.), analo Aresso Aresso Aresso 2015:2 20 år RA- FS 2015:2 Underla för sbeslut\ EUverifikationer Diitalt Diitalt Inläsnin Aresso Rättelser, skolflyttar m.m. Alla centrala debiterinar Momsinläsnin från inst till centrala momskontot Aresso 2015:2 Diitalt

16 16 of Central bokförin alla företa Aresso 2015:2 Diitalt Inbetalninar Korr./Omf./Rät. Inbetalninar/Korrierinar/Omföri nar: Koordinatorsmedel, SEK, Returer av felaktia löner, Internhandel Aresso 2015:2 Diitalt Inbetalninar manuellt PG-BG Nr 720X X Dalia avier PG och BG Vernr 72X X From Inbetalninar OCR Nr 730X X PG Vernr 73x X Fr o m Koordinatorsmedel EU Innehåller underla till verifikationer vid inbetalninar och placerin av koordinatorsmedel Aresso Aresso Aresso 2015:2 2015:2 Serien avslutad. Inår i Valutaföreta et 72x Diitalt Diitalt Valutaföretaet Bokförin Valutaföretaet Ver. 71x år Ver 15x år 2005 Ver 16x år 2006 Ver 72x år 2007 och framåt Aresso 2015:2 Diitalt Intern inbetalnin Bokförin internhandel. Innehåller vr.nr 72x, 74x och spec. m skol. Aresso 2015: Ekonomihandboken Diitalt KTH:s Aresso-manual Bokslutsinstruktioner Lathundar, bokförin

17 17 of Kontoplaner GL10 kontoplan Aresso GL10 kontoplan Aresso Diitalt GL12 Bereppsvärden Aresso Diitalt GL13 Relationsvärden Aresso Diitalt GL17 Villkor/fördelninsreler för Aresso automatkonterinar GL17 Villkor/fördelninsreler för Aresso Diitalt automatkonterinar Systemdokumentation och behandlinshistorik Aresso för Aresso Beskrivnin av bokförinssystemets användnin Aresso och ev. för- och eftersystemets uppbynad Beskrivnin av informationsflödet i Aresso bokförinssystemet Användarmanualer Aresso Diitalt AG08 Använda verifikationsnummer Aresso AG08 Använda verifikationsnummer Aresso Diitalt AG13 Systemparametrar Aresso Diitalt AG14 Systemvärden Aresso Diitalt AG58 Lonin av fasta reister för Aresso Diitalt konterinsreler, automatkonterinar och Dokumentation av Generella parametrar Aresso Diitalt Betalninspåminnelse nr 2 Ekonomienhetens betalninspåminnelse vid inkassoärenden som inte år till inkasso Inkassoärende UF 2015:2

18 18 of Beslut om avskrivnin av utestånde kundfordran/av fordran på anställd/av oidentifierad inbetalnin Om beloppet överstier ett prisbasbelopp ska ärendet överföras från skola till för beslut och diarieförin Aressoanvändare i företasordnin Beställninar av Aresso- och EFHanvändare. 2015: Förtecknin användare Aresso och EFH Aktuell lista ur Aresso Aresso Förtecknin ekonomiska attestanter i EFH Aktuell lista ur Aresso över Ekonomiska attestanter i EFHsystemet. Aresso Fullmakter/deleationer Banken, Hermes mm. Lämnas till reistrator löpande efter upprättande Betalninsstatistik Månatli rapporterin om inbetalninar från SEB fr o m Aresso UF KS- 2015: Kontoutdra Riksälden Månadsvis sammanställnin som följer med fakturan. I een pärm fr o m Tidiare förvarad tillsammans med verifikationen (fakturan). Aresso 2015: Periodisk trier (1 och 2) Backnin periodiserinar Inående balans Bokförin s avskrivninar Inrätta, förvalta och avveckla stiftelser. Separat informationshanterinsplan bilad beslut V Aresso 20 år RA-FS 2015:2 Underla för sbeslut\euverifikationer Diitalt Hantera stipendier Utlysnin av stipendium forskarutbildnin KS-

19 19 of Ansökan om stipendium forskarutbildnin Dokument som innehåller uppifter om kontonummer till privata bankkonton får inte bifoas elektroniskt 10 år, ej beviljade 2 år RA-FS 2011: Beslut om stipendium forskarutbildnin Kan vara samma dokument som ansökan om stipendium KS Ansökan om stipendium från EU-proram, övria externfinansierade proram Beslut om stipendium från EU-proram, övria externfinansierade proram UF 10 år, ej beviljade 2 år RA-FS 2011:2 Een serie för beviljade resp. ej beviljade KS Stipendienominerin KS Beslut om stipendier till aviftsskyldia studenter Ansökan om resebidra ur Knut och Alice Wallenbers stiftelse Jubileumsanslaet UF KS- ESS Barium Beslut om resebidra ur Knut och Alice Wallenbers stiftelse Jubileumsanslaet KS Reserapport Knut och Alice Wallenbers stiftelse Jubileumsanslaet Barium Hantera bidra. Inkommnade och utående medel samt centrala medel vid KTH som år att ansöka om Ansökan om medel KS Beslut om medel KS-

20 20 of Hantera anställnin Se manual för rekryterinssystemet Varbi/My Network. Gallrinsbara handlinar i rekryterinssystemet Varbi har en sfrist på 30 månader i enlihet med beslut V CV/motsvarande från den anställde och från den som överklaar anställninsbeslutet arkiveras på KS-. Övria ansökninshandlinar får allras eller återlämnas 30 månader efter det att beslutet vunnit laa kraft. Observera att om anställninsbeslutet överklaas är det först när överklaandeärendet är avjort som beslutet vunnit laa kraft. Ansökninshandlinar i avbrutna anställnins- och befordrinsärenden får lämnas åter eller allras när beslut om avbruten anställnin (rekryterin) expedierats. Gäller även vid avsla befordrinsärenden, docentärenden samt adjunerad professor. När överklaandetiden ått ut arkiveras ansökninshandlinarna enlit enhetens rutiner. För läraranställninar är det KTH:s referensexe av ansökninshandlinarna (ink samtlia publikationer) som skall sparas i minst 30 månader efter att beslutet vunnit laa kraft. Ansökninshandlinar skall vid beäran av den sökande återlämnas istället för att allras efter det att stiden ått ut. Ansökninshandlinar som är larade elektroniskt kan allras av systemförvaltare. Ev. publikationer får återlämnas när anställninsbeslutet vunnit laa kraft förutsatt att skriftens bibliorafiska referenser har dokumenteras så att den kan identifieras vid behov. Dokumentationen av bibliorafiska referenser ska innehålla minst följande uppifter; författare, titel, förla, förlasort, utivninsår samt i förekommande fall ISBN- respektive ISSN-nummer. Saknas nåon av dessa uppifter får publikationen inte återlämnas. Beslut om arbetspraktik arkiveras på KS-. Förvalta och avveckla anställnin. Handlinar rörande administration och avvecklin av anställnin, t.ex. befordrinsärenden, ansökan om att anställninen ska upphöra, anmälan av tillbud, risk och arbetsskada (kan innehålla sekretessbelada uppifter, reistreras bara vid ), rehabiliterinsärenden/psykosociala ärenden (kan innehålla sekretessbelada uppifter) Inrätta och tillsätta anställnin. Se Sökandelista Skapas vid överförin till från Varbi UF LA PA alt skola Information om anställninsbeslut Varbi 30 mån RA-FS 1997: Information om anställninsbeslut Kopia som anslås på myndihetens anslastavla tre veckor efter anslastiden RA- FS 1997:6 Diitalt Rekryterinstillstånd T/A personal, doktorander Varbi 30 mån RA-FS 1997: Annons T/A personal, doktorander Varbi UF PA alt skola KS Ansökninshandlinar från den anställde T/A personal, doktorander Varbi UF PA alt skola KS Ansökninshandlinar från övria sökande T/A personal, doktorander Vid skyddad identitet ska ansökan enast diarieföras i enlit OSL 21 kap 3 och 3a Varbi 30 mån RA-FS 2004:1

21 21 of Anställninsavtal T/A personal, doktorander UF PA alt skola Underrättelse om anställninsbeslut till de övria sökande. T/A personal, doktorander Varbi UF PA alt skola KS- KS Kommentar om att avbryta rekryterin av T/A anställnin Varbi UF PA alt skola KS Beslut om att avbryta rekryterin av T/A UF anställnin PA alt skola Överklaan ällande anställnin T/A personal UF PA alt skola Överlämnade av överklaande och yttrande till Överklaandenämnden ÖHN vid beslut om T/A anställnin Beslut från ÖHN Överklaandenämnden för Höskolan, T/A anställnin Anhållan, försla på inrättande av anställnin professor eller lektor Anhållan om tillsättnin Ansökan om fastställande av anställninsprofil Finansierinsplan Lista över presumtiva sökande från skola till central nivå diarieför i VL-serien och skickar därefter oriinal till :s reistratur UF PA alt skola UF PA alt skola Varbi UF LA KS- KS- KS- KS- KS Datum för fakultetsrådets försla till beslut om inrättande av anställnin professor eller lektor Från fakultetsrådets protokoll. Försla till beslut kan delearas till dekanus. Varbi UF LA KS Rektors beslut om inrättande av professur /lektorarat LA UF KS Anställninsprofil professor eller lektor Bilaa till anställninsutskottets AU:s protokoll KS Beslutsdatum från protokoll ällande fastställande av anställninsprofil professor eller lektor Anställninsutskottets AUs beslut om anställninsprofil Varbi UF LA KS-

22 22 of Annons professor eller lektor Varbi UF LA KS Ansökninshandlinar från den anställde professor eller lektor Varbi UF LA KS Ansökninshandlinar från övria sökande professor eller lektor Beslutsdatum från protokoll om sakkunnia professor eller lektor Sakkunnia utses av anställninsutskottet AU Varbi Varbi UF LA 30 mån RA-FS 2004:1 KS CV från sakkunni professor/lektor CV allras efter avslutat ärende RA-FS 1997: Resultat av referenstanin och bakrundskontroll professor/lektor UF LA KS Beslutsdatum från protokoll - försla rörande tillsättnin av professor, lektor Rekryterinsnämndens beslutande möte Varbi UF LA KS Sakkunniutlåtanden professor/lektor Sakkunniutlåtandet utör bilaa till rekryterinsnämndens protokoll Een serie Rektorsbeslut om anställnin av professor UF LA Underrättelse om anställninsbeslut, professor Varbi UF LA KS- KS Skolchefs beslut om anställnin av lektor diarieför i VL-serien och skickar därefter oriinal till :s reistratur LA UF KS Anställninsavtal för lektor diarieför i VL-serien och skickar därefter oriinal till :s reistratur LA UF KS Underrättelse om anställninsbeslut, lektor diarieför i VL-serien och skickar därefter oriinal till :s reistratur Varbi UF LA KS-

23 23 of Meddelande om avbruten anställnin professor Varbi UF LA KS Meddelande om avbruten anställnin lektor diarieför i VL-serien och skickar därefter oriinal till :s reistratur Varbi UF LA Beslut om avbruten anställnin professor UF LA Beslut om avbruten anställnin lektor diarieför i VL-serien och UF skickar därefter oriinal till :s LA reistratur Beäran om tillsättnin av biträdande lektor Inrättandeunderla från skolan till central nivå med profil, motiverin och finansiell redoörelse KS- KS- KS- KS Datum för fakultetsrådets försla till beslut om inrättande av biträdande lektorat Varbi KS Rektors beslut om inrättande av biträdande lektorat Samlinsnummer UF LA KS Datum för rektors beslut om inrättande av biträdande lektorat Varbi KS Anställninsprofil biträdande lektor Bilaa till anställninsutskottets AU:s protokoll KS Beslutsdatum från protokoll ällande fastställande av anställninsprofil biträdande lektor Anställninsutskottets AU:s beslut om anställninsprofil Varbi KS Annons biträdande lektor Varbi KS Ansökninshandlinar från den anställde, biträdande lektorer Varbi KS Ansökninshandlinar från övria sökande, biträdande lektor Varbi 30 mån RA-FS 2004:1 KS-

24 24 of CV för sakkunni biträdande lektor CV allras efter avslutat ärende RA-FS 1997: Beslutsdatum från protokoll om sakkunnia, biträdande lektor Sakkunnia utses av anställninsutskottet AU Varbi KS Sakkunniutlåtande/försla rörande biträdande lektor Bilaa till rekryterinsnämndens protokoll Een serie Beslutsdatum från protokoll - försla rörande tillsättnin av biträdande lektor Rekryterinsnämndens beslutande möte Varbi UF LA KS Resultat av referenstanin och bakrundskontroll, biträdande lektor KS Anställninsavtal biträdande lektorer KS Underrättelse om anställninsbeslut. Biträdande lektorer Försla på inrättande av anställnin adjunkt Inrättandeunderla från skolan till central nivå med profil, motiverin och finansiell redoörelse Varbi Varbi KS- KS Beslut om inrättande adjunkt Samlinsnummer KS Datum för rektors beslut om inrättande av anställnin adjunkt Varbi KS Anställninsprofil adjunkt Bilaa till anställninsutskottets AU:s protokoll KS Beslutsdatum från protokoll ällande fastställande av anställninsprofil adjunkt Anställninsutskottets AU:s beslut om anställninsprofil Varbi KS Annons adjunkt Varbi KS Ansökninshandlinar från den anställde adjunkt Varbi KS Ansökninshandlinar från övria sökande adjunkt Varbi 30 mån RA-FS 2004:1

25 25 of CV för sakkunni adjunkt CV allras efter avslutat ärende RA-FS 1997: Beslutsdatum från protokoll ällande adjunktskommitté Anställninsutskottets AU:s beslut om adjunktskommitté Varbi KS Protokoll, adjunktskommitté Een serie Utlåtanden adjunktskommitté i oriinal Varbi Skolchefs beslut om anställnin adjunkt Varbi Anställninsavtal adjunkt Varbi Underrättelse om anställninsbeslut adjunkt Varbi KS- KS- KS- KS Anhållan om anställnin av adjunerad professor LA UF KS- - skola skickar oriinal till :s reistratur Beslut om fastställande av ämnesområde och UF utseende av sakkunnia för adjunerad professor LA Annons adjunerad professor UF LA Ansökan adjunerad professor UF LA KS- KS- KS CV för sakkunni adjunerad professor vid avslutat ärende RA-FS 1997: Sakkunniutlåtande adjunerad professor Bilaa till rekryterinsnämndens protokoll LA UF KS Beslut om anställnin av adjunerad professor UF LA KS-

26 26 of Avtal vid anställnin av adjunerad professor KS Anhållan ästprofessor Ansökan och CV UF LA KS- - skola skickar oriinal till :s reistratur Beslut ästprofessor UF LA Beslut om förlännin av ästprofessor UF LA KS- KS Beslut om att avbryta rekryterin av läraranställnin UF LA KS Kommentar om att avbryta rekryterin av läraranställnin UF LA KS Överklaande, läraranställnin UF LA Rektors yttrande UF LA Överlämnade av överklaande och yttrande till UF Överklaandenämnden ÖHN vid beslut om LA läraranställnin Beslut från Överklaandenämnden för UF Höskolan, läraranställnin LA Beslut från Arbetsförmedlinen om arbetspraktik/praktisk kompetensutvecklin Förvalta och avveckla anställnin. Se 2.5 UF VP Information om anställninsbeslut Varbi 30 mån RA-FS 1997:6 Kopia som anslås på myndihetens anslastavla tre veckor KS- KS- KS- KS- KS- efter anslastiden RA- FS 1997:6 Diitalt Förlännin av befintlit anställninsavtal KS-

27 27 of Reistrerinsunderla HR+ 2 år RA-FS 2012: Semesteransökan HR+ 2 år RA-FS 2012: Tjänstledihetsansökan HR+ 2 år RA-FS 2012: Jämkninar HR+ 2 år RA-FS 2012: Särskild inkomstskatt för utomlands bosatta HR+ 2 år RA-FS 2012: Preliminärskattesedel HR+ 2 år RA-FS 2012: Sinallistor HR+ 2 år RA-FS 2012: Sjukförsäkran (inkl utskrift av webbanmälan till HR+ FK) 2012: Läkarinty OSL 21 kap. 1 HR+ 2012: Sjukvårds- och läkemedelskvitton HR+ 2012: Införselärenden HR+ Lönekostnadsspecifikation (LKS) (institutionens kopia) får allras Vid inaktualitet RA-FS 1997:6 Personnummero rdnin Personnummero rdnin Personnummero rdnin Personnummero rdnin Lönekostnadsspec (LKS) HR+ 2012: Lönekostnadsspec (LKS) ns kopia HR+ vid inaktualitet RA-FS 1997:6 Personnummero rdnin Personnummero rdnin

28 28 of Utbetalnin av nettolön HR+ 2012: Avstämninslistor HR+ 2012: Utdata för skatteredovisnin + kontrolluppifter Beslut från FK om ersättnin från första sjukdaen Ansökninar om ersättnin för kostnader för arbetstaare med omfattande korttidsfrånvaro HR+ HR+ HR+ 2012:9 2012:9 2012:9 Personnummero rdnin Personnummero rdnin Personnummero rdnin Personnummero rdnin Personnummero rdnin Beslut i stipendieärende (kopia från skola) HR+ 2012: Reseräkninar, samt underla och utlä i HR+ (även EU-projekt) Reseräkninar, samt underla och utlä i HR+ (även EU-projekt) HR+ KTH Res HR+ KTH Res 20 år RA-FS 2012:9 KTH beslut: Underla för sbeslut\-euverifikationer sorteras i personnummerordnin (alt namnordnin) 20 år RA-FS 2012:9 KTH beslut: Underla för sbeslut\-euverifikationer Skatteförtecknin CSR HR+ 1 år RA-FS 1997: Avstämninar av betydelse för kontroll av transaktionsinformation Personnummerordnin Lönelista (inkl losammanställninar) HR Tjänstörinsjournal/årsjournal HR+ Diitalt Tjänstörinsjournal/månad HR+ vid inaktualitet RA-FS 1997:6

29 29 of Lista, lönearter HR Personalförtecknin Sk krosslista. Enbart diitalt from Anställda inkl benämnin ex arvodist doktorand forskare stipediat. HR+ Diitalt Arvodesblanketter HR+ Personnummero rdnin Övertids/mertidsrapporter HR+ Personnummero rdnin Tjänstörinsbety Försäkrinsbekräftelse anställd, ansökan till UF Kammarkolleiet Försäkrinsbekräftelse anställd, från UF Kammarkolleiet Utlandskontrakt enlit URA UF KS- PA Anmälan om bisyssla med bilaor Personnummero rdnin Anmälan av tillbud, risk och arbetsskada OSL 39 kap. 1 (SekrL 7 kap. 11 ) UF KS- PA Rehabiliterinsutredninar Kan innehålla rehabiliterinsplan, beslut från försäkrinskassan. OSL 39 kap. 1 (SekrL 7 kap. 11 ) Läkarinty diarieförs inte, se separat handlinstyp PA UF KS Anmälan om diskriminerin, trakasserier eller kränkande särbehandlin OSL 21, 23 kap. UF PA KS Korrespondens/skrivelse till och från part/vittne anående diskriminerin, trakasserier eller kränkande särbehandlin OSL 21, 23 kap. UF PA KS Tjänsteantecknin efter möte eller samtal med part/vittne anående diskriminerin, trakasserier eller kränkande särbehandlin OSL 21, 23 kap. UF PA KS Beslut i ärenden om diskriminerin, trakasserier eller kränkande särbehandlin Avser också uppföljnin UF PA KS Intresseanmälan befordran till professor/lektor Rekryterinshandläare öppnar ärende vid avslutat ärende

30 30 of Annons dold publicerin befordran till professor/lektor Varbi LA Ansökan om befordran till professor/lektor Ansökan och CV samt bilaor Varbi LA KS- KS- Publikationer Varbi 30 månader RA-FS 1997:6 KS- Anställninsprofil eller annons, nuvarande tjänst Anställninsprofil Anställninsprofil, bilaa till AUprotokoll Varbi Varbi LA KS ns utlåtande Varbi KS Försla på sakkunni med cv, vid befordran till professor/lektor Beslut om sakkunnia och/eller anställninsutskottets beslut om prövnin Datum för beslut om sakkunnia och/eller anställninsutskottets beslut om prövnin Varbi 30 månader RA-FS 1997:6 I AU-protokoll Een serie Varbi KS Datum för befordrinsnämndens möte Varbi KS Befordrinsnämndens protokoll med sakkunniutlåtande och försla rörande befordran till professor/lektor Sakkunniutlåtandet utör bilaa till befordrinsnämndens protokoll Een serie Datum för uppladdnin av befordrinsnämndens protokoll rörande befordran till professor/lektor Varbi KS Beslut om befordran till professor KS Skolchefens beslut om befordran till lektor KS Datum för beslut om befordran till lektor Varbi KS Datum för beslut om befordran till professor Varbi KS Beslut om att avslå ansökan om befordran till professor Beslut om att avslå ansökan om befordran till lektor KS- KS-

31 31 of Beslut om att avbryta befordrinsärende Varbi KS Kommentar om att avbryta befordrinsärende Varbi KS Besked om anställninens upphörande pa uppnådd pensionsålder PA UF KS Ansökan till SPV, ålderspension UF PA Meddelande/beslut om ålderspension från SPV UF PA Meddelande/beslut om ålderspension från SPV som enbart handlar om omräknin av tidiare beräknad förmån (belopp) inte ändrad tidpunkt för pensionsutbetalnin KS- KS- vid inaktualitet RA- FS 1997:6 Personnummero rdnin Ansökan om delpension till KTH UF PA Beslut om delpension från KTH UF PA Ansökan till SPV, delpension UF PA Meddelande om delpension från SPV UF PA Meddelande om delpension från SPV som enbart handlar om omräknin av tidiare beräknad förmån (belopp) dvs inte utökad tid för delpensionen Beslut om sjukersättnin från Försäkrinskassan PA Ansökan om sjukpension till SPV UF PA UF KS- KS- KS- KS- vid inaktualitet RA- FS 1997:6 Personnummero rdnin KS- KS Beslut om sjukpension från SPV UF PA Ansökan om att anställninen ska upphöra UF PA Varsel rörande anställninar som releras i höskoleförordninen PA Varsel rörande övria anställninar UF PA UF KS- KS- KS- KS-

32 32 of Besked om att tidsberänsad anställnin upphör Gäller även provanställnin UF PA KS Anmälan om övertalihet UF KS- PA MBL-protokoll Beslut enlit MBL förhandlin UF PA Beslut om uppsänin UF PA Överenskommelse om avslutnin av anställnin UF PA KS- KS Exponerinsreister UF KS Anmälan om exponerin, blankett Förs in i exponerinsreistret CMR utrednin UF Anmälan om misstanke om oredlihet i UF forsknin, konstnärli forsknin eller JUR utvecklinsarbete Tillfälle till yttrande till den anmälde Vid misstanke om oredlihet i UF forsknin mm JUR KS- KS- KS Yttrande och kommunikation som tillför ärendet nåot i sak från den anmälde Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm UF JUR KS Kompletterande utrednin vid misstanke om oredlihet i forsknin mm Utrednin vid misstanke om oredlihet i forsknin mm UF JUR KS Beäran om hänskjutnin av ärendet till expertruppen för oredlihet i forsknin hos Centrala etikprövninsnämnden Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm UF JUR KS Skrivelser till och från expertruppen för oredlihet i forsknin hos Centrala etikprövninsnämnden Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm Rektors beslut slutiltit Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm UF JUR UF JUR KS- KS Rektors beslut hänskjutnin av ärende till rådet för utrednin av ärenden om misstänkt vetenskapli oredlihet vid KTH Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm UF JUR KS-

33 33 of Kallelse till rådet (ej kallelse av rådsledamot) Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm UF JUR KS Rådets protokoll Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm Utdra ur rådets protokoll till den anmälde Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm UF JUR Kronoloiskt i een serie KS Meddelande om rektors beslut Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm UF JUR KS Översättninar av handlinar Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm UF JUR KS- 2.6 Bedriva personalutbildnin. Handlinar rörande personalutbildnin. Reistreras i reel inte i 2.6 Kursanmälan Webbanmälan till KTH:s centrala personalutbildnin 1 år efter avslutad kurs 2.6 Kursmaterial 2.6 Deltaarlista 2.7 Tillhandahålla och förvalta lokaler. Handlinar rörande tillhandahållande och drift av lokaler, t.ex. hyreskontrakt och -avtal, lokalserviceavtal, säkerhetsavtal. 2.7 Beslut om bystart UF 2.7 Startavtal med Akademiska Hus/motsv 2.7 Protokoll från styrruppsmöten UF LS-LP 2.7 Delprojekt (inventarier m.m.) UF LS-LP Projektdossier Projektdossier 2.7 För upphandlin av projektledare, inredninsarkitekter, it-konsulter m.m. se upphandlin Avtal med bostadsföreta UF 2.7 Hyreskontrakt, bostäder Te x blockförhyrnin UF KS- KS- 2.7 Hyreskontrakt, lokaler Med Akademsika hus där KTH är hyresäst och/eller uthyrare Facility Efter husnummer i een serie

34 34 of Hyreskontrakt Space manaer (Facility) Efter husnummer i een serie 2.7 Lokalritninar Bilaor till hyreskontrakt, lokaler Space Diitalt manaer (Facility) 2.7 Avsäelse av besiktninsrätt 2.7 Ramavtal, lokalförsörjnin extern part UF 2.7 Lokalförsörjninsavtal med KTH:s skolor som part KS- 10 år efter avtalets upphörande 2.7 Övria lokalförsörjninsavtal med extern part KS- 2.7 Lokalserviceavtal med extern part, t ex KS- larmavtal, bevakninsavtal 2.7 Säkerhetsavtal med KTH:s skolor som part UF KS- (LSA) LS-LP 10 år efter avtalets upphörande RA- FS 1997:6 KTH beslut: bedömnin i samråd med avdelninen 2.7 Säkerhetshandlinar, övria UF LS-LP 2.7 Polisanmälninar Med KTH som part Större utredninar diarieförs Microsoft access UF KS- (LSA) 10 år efter avtalets upphörande RA- FS 1997:6 KTH beslut: bedömnin i samråd med avdelninen 2.7 Tillstånd KS- 2.7 Ramtillstånd UF KS-

35 35 of Kammarkolleiets försäkrinsinty och försäkrinsbekräftelse Verksamhetsförsäkrin UF KS- 2.7 Tillsyn Tillsyn rörande förvarin av brandfarli varor, brandförsvar, personintensiv miljö där brott mot anställd har beåtts. UF KS- 2.7 Bevaknins- och säkerhetsinstruktioner Upprättade av LSA/ Säkerhetsruppen OSL 18 kap. 8 KS- 2.7 Interna lokalvårdsavtal UF LS-LP KS- (LSA) 10 år efter avtalets upphörande RA- FS 1997:6 KTH beslut: bedömnin i samråd med avdelninen 2.8 Genomföra upphandlin och inköp. Handlinar rörande upphandlin och inköp, t.ex annonserin av upphandlin, anbud, upphandlinsprotokoll med tilldelninsbeslut, förfråninsunderla vid upphandlin, avrop och direktupphandlin, offert, beställnin. Upphandlinsärenden reistreras vid. Fler handlinar kan finnas i upphandlinsakten och bevaras i så fall med akten. 2.8 Upphandlinsplan OSL 19 kap. 3 KS- 2.8 Förfråninsunderla OSL 19 kap. 3 KS- 2.8 Annonserin av upphandlin OSL 19 kap. 3 KS- 2.8 Öppninsprotokoll vid öppnande av anbud OSL 19 kap. 3 KS- 2.8 Upphandlinsprotokoll med tilldelninsbeslut KS- 2.8 Underrättelse till ej antana anbudsivare Alla inköp och upphandlinar över KS- beloppsräns Meddelande om att inte lämna anbud KS- 2.8 Anbud, antaet KS-

36 36 of Anbud, ej antaet 4 år från den da avtalet slöts RA-FS 2013:1 2.8 Avtal/beställnin KS- 2.8 Personuppiftbiträdesavtal Utör ofta bilaa till avtal KS- 2.8 Beslut att avbryta upphandlin Övria handlinar i upphandlinen hanteras enlit resp. handlinstyp ovan. 2.8 Anbud i avbruten upphandlin Övria handlinar i upphandlinen hanteras enlit resp. handlinstyp ovan. 4 år från den da beslut att avbryta upphandlinen expedierats. RA- FS 2013:1 2.8 Anbud som inkommer för sent 4 år från den da avtalet slöts RA-FS 2013:1 2.8 Prisuppift/offert från leverantör. (Antaen/ej antaen) Inköp och direktupphandlin upp till beloppsräns år från den da avtalet slöts RA-FS 2013:1 2.8 Avtal/beställnin (blankett för beställnin) 4 år från den da avtalet slöts RA-FS 2013:1 2.8 Efterannonserin i Tend Sin Läs upp i Tend Sin, information om upphandlinen. Tend Sin

37 37 of Investerinstillstånd () med tillhörande verifikation 20 år RA-FS 2004:2 KTH beslut: Underla för sbeslut\ EUverifikationer 2.8 Konsultavtal, extern part UF Tillsammans med tillhörande verifikation vid /EKO KS- 2.8 Inlaa Överprövnin 2.8 KTH:s yttrande Överprövnin 2.8 Förvaltninsrättens svar om överprövnin Överprövnin 2.8 Förvaltninsdomstolens dom Överprövnin 2.9 Bevara och tillänliöra allmänna handlinar. Handlinar i denna process reistreras i reel inte i 2.9 Överenskommelse arkivprojekt 1 år efter avslutat projekt RA-FS 1997:6

38 38 of Leveransreversal Upprättas i två exe 1 år efter att mottaen leverans har bekräftats av /AD RA-FS 1997:6 2.9 Arkivförteckninar Visual Arkiv 2.9 Diarier Diitalt 2.9 Förteckninar över examensarbeten Tritaserie per skola. Se dnr V Diva Förteckninar över avhandlinar Tritaserie per skola. Se dnr V Diva Förteckninar över övria rapporter i Trita Tritaserie per skola. Se dnr V Diva Personalförtecknin HR+ Sorterad på efternamn/ or. enhet 2.10 Hantera informationssäkerhet. Handlinar rörande informationssäkerhet, t ex ärenden hänförda till dataskyddsförordninen, incidentrapporter, katastrofplan för arkiv 2.10 Reister över behandlin av personuppifter på KTH Upprättas med stöd av artikel 30 dataskyddsförordninen. Diitalt / Dataskyddsombud 2.10 Anmälan om behandlin av personuppifter Avser ny- och avanmälan. Webbformulär. vid inaktualitet RA- FS 1997: Beäran om reisterutdra, raderin, rättnin, beränsnin av och invändninar emot behandlin av personuppifter, dataportabilitet Avser bifall ej vid avsla. Diarieförs då med det Överklaninsbara myndihetsbeslutet. Efect Ede vid inaktualitet RA- FS 1997:6 Diitalt / Dataskyddsombud 2.10 Sammanställd information; reisterutdra Avser bifall ej vid avsla. Diarieförs då med det Överklaninsbara myndihetsbeslutet. Efect Ede vid inaktualitet RA- FS 1997: Överklaninsbart myndihetsbeslut Avser bifall Diarieförs med beäran som bilaa. UF KS Tillhandahålla it-stöd. Handlinar rörande tillhandahållande av, t.ex Service Level Areement (SLA, reistreras vid ) Service Level Areement (SLA) UF KS Ansvarsförbindelse för KTH:s IT resurser tills vidare 2.11 Systemdokumentation och behandlinshistorik Aresso för Aresso

39 39 of 66 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ 2.11 Handlinstyper som förekommer i process 1-4 Beskrivnin av bokförinssystemets användnin Aresso 2.11 Systemparametrar Aresso Diitalt 2.11 Systemvärden Aresso Diitalt 2.11 Lonin av fasta reister för konterinar Aresso Diitalt 2.11 Automatkonterinar Aresso Diitalt 2.11 Parameterinställninar Aresso Diitalt 2.11 Dokumentation av enerella parametrar Aresso Diitalt 2.11 Förtecknin ekonomiska attestanter EFH Aresso 2.11 Använda verifikationsnummer Aresso 2.12 Kommunicera bilden av KTH. Handlinar i denna process reistreras i reel inte i 2.12 Trycksaker/informationsmaterial (ej studerade eller forskninsrelaterat) 2.12 KTH Maazine 2.12 Utbildninskatalo se studentrekryterin 2.12 Campi, KTH:s personaltidnin 2.12 Marknadsundersöknin 2.12 KTH:s internettjänster med användarenererat innehåll. T ex Facebook, Twitter m fl. För-tecknin publiceras på KTH:s webbplats Inlä och kommentarer på ytor tillhandahållna av KTH får allras vid inaktualitet RA-FS 1997:6 Intern Föreskrift 3/11 Kronoloiskt i ena serier Kronoloiskt i ena serier Diitalt Diitalt För ytor som upprättas utanför KTH äller att skärmdumpar av ytan ska tas två åner per år, samt vid större förändrinar av den aktuella ytan. Skärmdumparna sparas av den