Dokumenthanteringsplan KTH

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan KTH Reglerna kan tillämpas på handlingar uppkomna fr o m Undantaget är gallringsregler för studerandehandlingar uppkomna före , för frågor rörande dessa kontakta /dokumenthanteringsfunktionen. Denna plan innehåller hanteringsanvisningar för handlingar rörande bevarande, gallring, sekretess och andra uppgifter som behövs för en god arkivhantering av allmänna handlingar i KTH:s verksamhet. I vissa fall upptas dokument som inte utgör allmänna handlingar. Regler för vilka handlingar som ska registreras samt bevarandeformat och gallringsfrister är generella för KTH. Undantag från övriga hanteringsanvisningarna får göras efter samråd med arkivchefen och ska dokumenteras. Gallring Denna dokumenthanteringsplan utgör myndighetens beslut om gallringsfrister om inget annat anges. Vad gäller handlingar som enligt KTH:s gallringsbeslut gallras vid inaktualitet får /motsvarande i samråd med arkivchefen besluta om en tidsbestämd gallringsfrist, dvs. en frist som anges i år eller månader efter handlingens tillkomst. Om personuppgifter förekommer ska även samråd inhämtas från KTHs personuppgiftsombud. Gallring av handlingar i forskningsprojekt beslutas av skolchef med stöd av bevarande och gallringsplan för forskningshandlingar. ns/motsvarande dokumentsamordnare ansvarar för att gallring verkställs i enlighet med föreskrifterna. Sist i föreliggande dokumenthanteringsplan återfinns KTH:s tillämpningsbeslut gällande gallring av handlingar av tillfällig och ringa betydelse enligt Riksarkivet föreskrift (RA FS) 1991:6 ändrad i omtryck 1997:6. Versionshantering Dokumenten kommer att versionshanteras enligt följande: Klassificeringsstrukturen (KS) 1.0 Processbeskrivningar (kartor och text) Dokumenthanteringsplan Första versionen av KS märks med 1.0. Processbeskrivningar och dokumenthanteringsplan särskiljs med ett bindestreck och påföljade versionsnummer. I sina första versioner heter de för respektive dokument. Uppdateringar kan sedan ske för respektive dokument oberoende av varandra med undantag för ändringar i KS som alltid påverkar övriga dokument. En första uppdatering i dokumenthanteringsplanen bildar version 1.0 2, en andra uppdatering osv. Vid ändring av KS nollställs övriga dokument så att dokumenthantingsplan och processbeskrivningar får versionsnummer efter en första uppdatering av KS, efter en andra uppdatering osv. Dokumenthanteringsplan och processbeskrivningar kommer innehålla referenser till varandra så att det tydligt framgår vilken processbeskrivning som gäller för vilken dokumenthanteringsplan och vise versa. Sida 1 av 46

2 Förtydliganden Ulf Nilsson /AD Bevarande av elektroniska dokument i W3D3 Från gäller att samtliga dokument i W3D3 ska bevaras i ursprungligt skick. Det innebär att elektroniskt inkomna eller upprättade dokument inte skrivs ut på papper för arkivering. KTH:s bevarandeexemplar utgörs av den elektroniska filen som på sikt ska föras över till långsiktigt bevarande. Dokument som inkommer eller upprättas som papper ska bevaras som papper även om en elektronisk kopia framställs, t.ex. skannade beslut. Ändrade rutiner med anledning av beslutet: Utskrifter av elektroniska dokument från W3D3 görs inte för arkivering. Utskrifter av dokument från W3D3 anses som arbetskopior. En handlingslista från W3D3 ska biläggas ärendeakten vid avslut av ett ärende för att en sökning direkt i akten ska ge en överblick över samtliga handlingar oavsett format. Vid avslut ska en kontroll göras att samtliga handlingar (oavsett format) finns dokumenterade i ärendeakten. Format för bevarande För samtliga handlingstyper i dokumenthanteringsplanen gäller generellt att bevarande ska ske i ursprungligt skick. Vid behov ska överföring till format för långtidsbevarande göras. Beslut enligt besluts och delegationsordning Kan förekomma i alla processer och hanteras alltid enligt följande: Diarieförs under samma diarienummer som.. Sida 2 av 46

3 Förklaring till kolumner och begrepp i dokumenthanteringsplanen kod Anger vilken process och därmed vilken klassificeringskod handlingstypen hör till. Syftar till att relatera handlingstypen till processbeskrivningarna. Handlingstypens namn Namnet på handlingstypen Variant Beskrivning IT stöd Koppling till IT stöd För att åskådliggöra att samma information kan förekomma i olika skepnader Det som skiljer varianter från varandra är hanteringsregler som kan vara en följd av olika media eller format. En beskrivning som gör att man kan identifiera handlingstypen även om namnet i dokumenthanteringsplanen skiljer sig från namnet i dagligt tal Detta fält används bara om behov finns. Det system som på något sätt har en koppling till handlingstypen. Det kan vara att handlingen registreras i systemet, att handlingstypen är en sammanställning i systemet, att handlingstypen agerar underlag för uppgifter i systemet eller att systemet fungerar som sökingång. Kan innehålla två system i de fallen där information från handlingstypen matas in i flera system, dessa skrivs på olika rader En beskrivning av vilken koppling handlingstypen har till systemet som står angivet i föregående kolumn. diarieföring Sorteringsordning Status Samtliga instruktioner som gäller hur en handlingstyp ska diarieföras, t ex vilken serie, vilka uppgifter som ska anges eller hur ärendet läggs upp som t ex samlingsnummer För pappershandlingar anges vilken ordning handlingstypen struktureras efter t ex kronologiskt årsvis eller i personakt. För handlingstyper i system hänvisas till systembeskrivning. Anger om handlingstypen eller varianten av handlingstypen är original eller kopia. Sekretess Indikerar om det kan förekomma sekretessbelagda uppgifter och vilket lagrum som är aktuellt. Bevarande/gallring Anger om handlingstypen ska bevaras eller gallras. Om den ska gallras anges även gallringsfristen. Anmärkning för gallring Anger författningsstöd för gallring samt ev. annan information som villkor eller KTH:s tillämpningsbeslut till generella gallringsföreskrifter. Leverans till centralarkiv Anger frister för handlingstypens leverans från verksamheten till arkivfunktionen. Här anges endast överenskomna frister, annars är fälten tomma. Organisatoriskt ansvar Här anges vilken delarkivbildare ( eller )som är ansvarig för hanteringen av handlingstypen. Sida 3 av 46

4 1.1 Förändra organisation diarieföring Sorteringsordning Status Sekretess Bevarande/gallr ing Anmärkning gallring leverans till centralarkiv Ansvar 1.2 Beslut, universitetsstyrelsen W3D3 Hänvisning i diariet till ärenden i protokollet Beslut, rektor Upprätta och förändra styrdokument och planer Kronologiskt i egen serie KS kod Verksamhetsplan W3D3 Diarieförs ADM (V) alt. KS kod eller Rektorskontrakt Utgör bilagor till Rektors beslut om Verksamhetsuppdrag och medelstilldelning. KTHs modell för styrning och resursfördelning utgår från skolorganisationen. Mellan rektor och skolorna upprättas överenskommelser, verksamhetsuppdrag, vilka reglerar de uppdrag skolorna förväntas fullgöra under det kommande året sam t de resurser som tilldelas för at uppnå detta. W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod Budget för KTH W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod Fullmakt/delegation W3D3 Diarieförs ADM (V) alt. KS kod alt. eller beslutsserie Regleringsbrev W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod Årsredovisning KTH (tryckt version) W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod Årsredovisning KTH Delårsredovisning, KTH Årsredovisning med specifikationer och inventarieförteckning, skolor och Papper Papper Agresso Kronologiskt Agresso Kronologiskt Agresso Efter företag/ organisatorisk enhet Efter företag/ organisatorisk Papper Delårsredovisning, och skolor Agresso eller Papper Utvecklingsplan övergripande KTH W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod alt. beslutsserie Delegationsordning W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod Intern föreskrift Bilaga till Rektorsbeslut W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod Policy Bilaga till Rektorsbeslut W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod eller Sida 4 av 46

5 Bevarande/gallr Anmärkning leverans till diarieföring Sorteringsordning Status Sekretess ing gallring centralarkiv Ansvar 1.2 Riktlinje Bilaga till Rektorsbeslut W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod Lokal förhandlingsordning W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod Lokalt ALFA W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod Klassificeringsstruktur W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod Dokumenthanteringsplan W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod Lokalförsörjningsplan W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod 1.3 Genomföra strategiska uppföljningar Internrevisionsplan W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod Internrevisionsrapport W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod Rapport från Riksrevisionen W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod JK lista/ärendeuppföljning W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod 1.4 Fatta verksamhetsbeslut Protokoll Universitetsstyrelsen W3D3 Lagra skannad kopia som ref. Hänvisning i diariet till ärenden i protokollet Kronologiskt i egen serie Protokoll KTH:s ledningsgrupp W3D3 Lagra skannad kopia som ref. Hänvisning i diariet till ärenden i protokollet Kronologiskt i egen serie Protokoll Fakultetsrådet W3D3 Lagra skannad kopia som ref. Hänvisning i diariet till ärenden i protokollet Kronologiskt i egen serie Beslut Fakultetsrådet Protokoll Utbildningsutskottet W3D3 Lagra skannad Hänvisning i diariet till kopia som ref. ärenden i protokollet KS kod Kronologiskt i egen serie Protokoll Skolornas strategiska råd W3D3 Lagra skannad kopia som ref. Hänvisning i diariet till ärenden i protokollet Kronologiskt i egen serie Protokoll Institutionsstyrelse W3D3 Lagra skannad kopia som ref. Hänvisning i diariet till ärenden i protokollet Kronologiskt i egen serie Protokoll Ledningsgrupp W3D3 Lagra skannad kopia som ref. Hänvisning i diariet till ärenden i protokollet Kronologiskt i egen serie Protokoll Lärargruppsmöte/lärarkollegiet Sida 5 av 46

6 Bevarande/gallr Anmärkning leverans till diarieföring Sorteringsordning Status Sekretess ing gallring centralarkiv Ansvar Protokoll Doktorandkollegiet 1.4 Protokoll Medbestämmandelagen (MBL) Protokoll Centrala samverkansgruppen Papper Kronologiskt i egen serie Protokoll/ mötesanteckningar Lokal Papper Kronologiskt i egen samverkansgrupp serie Protokoll Jämställdhetsrådet Papper Kronologiskt i egen serie Disciplinnämndens protokoll Papper Kronologiskt i egen serie Minnesanteckningar Papper Kronologiskt i egen Personalplaneringskommittén (PPK) serie Protokoll Personalansvarsnämnden Papper Kronologiskt i egen serie Protokoll Anställningsutskottet (AU) W3D3 Lagra skannad Hänvisning i diariet till Kronologiskt i egen kopia som ref. ärenden i protokollet serie eller Protokoll Tjänsteförslagsnämnd (TFN) W3D3 Lagra skannad kopia som ref. Hänvisning i diariet till ärenden i protokollet Kronologiskt i egen serie 2.1 Hantera generella ärenden inom verksamhetsstöd. Process för handlingar rörande verksamhetsstöd som inte passar in på annan klassificeringskod. 2.2 Bedriva verksamhetsutveckling, projekt och utredningar Enkät Delrapporter Slutrapport W3D3 Diarieförs ADM (V) alt. 2.3 Hantera externa förfrågningar Hantera externa remisser. Remisser och remissvar. Remisser som registreras på Universitetsförvaltningen ska i regel inte registreras på. Remiss, missiv W3D3 Diarieförs ADM (V) Remisser och remissvar. Remisser som registreras på Universitetsförvaltningen ska i regel inte registreras på. KS kod Remiss, SOU/motsv Vid inaktualitet Remissvar W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod Lämna ut allmänna handlingar. Begäran om myndighetsprövning vid utlämningsärende och överklagan av myndighetsprövning. Sida 6 av 46

7 Begäran om allmän handling diarieföring Sorteringsordning Status Sekretess Diarieförs om begäran leder till myndighetsprövning Bevarande/gallr Anmärkning ing gallring Vid inaktualitet leverans till centralarkiv Begäran om myndighetsprövning W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod Ansvar eller Överklagande av KTHs beslut rörande utlämnande av allmän handling W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod Hantera externa rapporter, enkäter, frågor och synpunkter. Myndighetsenkäter, rapporter för kännedom, frågor som inte kan knytas till specifik process där KTH ger ett officiellt svar. Enkät Myndighetsenkäter, rapporter för kännedom, frågor som inte kan knytas till specifik process där KTH ger ett officiellt svar. W3D3 Diarieförs ADM (V) alt. KS kod eller Begäran om statistiska uppgifter 2.4 Hantera ekonomi. Uppgifter ur KTHs verksamhetssystem som lämnas till SCB W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod Bokföra. Handlingar i denna process registreras i regel inte i W3D3 Grundbokföring Digitalt Agresso Huvudbokföring Digitalt Agresso Sidoordnad bokföring Digitalt Agresso Huvudbok Agresso 20 år Underlag för Kundreskontra Agresso Kundreskontra, intern Agresso GL02 Verifikationsjournal/GL02ARK Digitalt Agresso GL01 Huvudbok per dimension/ GL02ARK Digitalt Agresso GL09 Råbalans Digitalt Agresso GL03RES Resultaträkning Digitalt Agresso GL03BSLU eller GL03BAL Balansräkning Digitalt Agresso SU05 Periodisering saldospecifikation Digitalt Agresso leverantörsreskontra CU05 Periodiserad saldospecifikation Digitalt Agresso Kundreskontra FA04 periodiska data Digitalt Agresso Sida 7 av 46

8 Bevarande/gallr Anmärkning leverans till diarieföring Sorteringsordning Status Sekretess ing gallring centralarkiv Ansvar FA03 Fasta upplysningar/fa04ark Digitalt Agresso SU01 Leverantörsregister Digitalt Agresso CU01 Kundregister Digitalt Agresso TS01 Projektregister Digitalt Agresso Debiteringsbemyndigande Dokumentation av organisation och rutiner Agresso SU11A Inrikes betalningar Dokumentation av organisation och rutiner Agresso SU11B Utrikes betalningar Dokumentation av organisation och rutiner Agresso Månadsrapport Kontoinformation Dokumentation av organisation Agresso och rutiner Månatlig rapportering om KTH:s in och utbetalningar via Plusgiro. Transaktioner per dag under månaden. (Cassanova fr o m 1999 till 2004) Nordea fr o m 2005 Levereras ej till centralarkiv Kontoutdrag Nordea PG sammanställning Dokumentation av organisation och rutiner Månadsvis sammanställning över KTH:s PG konton Agresso Levereras ej till centralarkiv Betalningsstatistik Dokumentation av organisation Agresso och rutiner Månatlig rapportering om inbetalningar från SEB from Kontoutdrag utbetalningar Inrikes/Utrikes Kontoutdrag Handelsbanken. SEB, Nordea Dokumentation av organisation och rutiner Dagliga kontoutdrag från PlusGirot Dokumentation av organisation och rutiner Agresso Agresso Kontoutdrag Riksgälden Dokumentation av organisation och rutiner Månadsvis sammanställning som följer med fakturan. I egen pärm from Tidigare förvarad tillsammans med verifikationen (fakturan). Agresso Sida 8 av 46

9 Engagemangbesked Alla banker inkl Papper Dokumentation av organisation Agresso Riksgälden och rutiner diarieföring Sorteringsordning Status Sekretess Bevarande/gallr ing Anmärkning gallring leverans till centralarkiv Ansvar Ingår i del/årsredovis nings pärm Levereras ej till centralarkiv Tullärenden Papper Dokumentation av organisation och rutiner Underlag till tullfakturor som av praktiska skäl arkiveras separat Agresso Levereras ej till centralarkiv Momsredovisning Papper Dokumentation av organisation och rutiner Underlag till momsin/ utbetalningar som av praktiska skäl arkiveras separat Agresso Levereras ej till centralarkiv EFH (elektronisk fakturahantering) leverantörsfakturor Papper Pappersfakturan som skannas EFH 20 år Underlag för gallringsbeslut\euverifikationer Levereras till arkiv en gång per månad. EFH (elektronisk fakturahantering) leverantörsfakturor Underlag till EFH leverantörsfakturor borttagna ur flödet, papper Digitalt EFH, Agresso Papper EFH 20 år Underlag för gallringsbeslut\euverifikationer Underlag till EFH leverantörsfakturor borttagna ur flödet, digitala Digitalt EFH tills vidare Huvudboksomföring Papper Agresso 20 år Underlag för gallringsbeslut\euverifikationer Löner Nr 610X X99999 Digitalt Löneinläsning Semesterlöneskuld System HR+ fr o m 2003, tidigare SLÖR Agresso Skolorna samlar materialet årsvis och levererar till Ekonomi senast sista februari efterföljande t.v. på resp. eller Periodisk trigger Nr 620X X99999 Digitalt Backning periodiseringar Ingående balans Agresso Sida 9 av 46

10 Återredovisning PG och BG Nr 630X00000 Digitalt Bokföring plusgirot, alla Agresso 630X99999 företag(gl18) diarieföring Sorteringsordning Status Sekretess Bevarande/gallr Anmärkning ing gallring leverans till centralarkiv Ansvar Inläsning Agresso Digitalt Rättelser, skolflyttar m.m. Alla centrala debiteringar Momsinläsning från inst till centrala momskontot Agresso Central bokföring alla företag Digitalt Agresso Inbetalningar Korr./Omf./Rät. Digitalt Inbetalningar/Korrigeringar/Omfö Agresso ringar: Koordinatorsmedel, SEK, Returer av felaktiga löner, Internhandel Inbetalningar manuellt PG BG Nr 720X X Inbetalningar OCR Nr 730X X Koordinatorsmedel EU Digitalt Dagliga avier PG och BG Vernr 72X X From Digitalt PG Vernr 73x X Fr o m 2006 Innehåller underlag till verifikationer vid inbetalningar och placering av koordinatorsmedel Agresso Agresso Agresso Serien avslutad. Ingår i Valutaföretage t 72x Valutaföretaget Digitalt Bokföring Valutaföretaget Ver. 71x år Ver 15x år 2005 Ver 16x år 2006 Ver 72x år 2007 och framåt Intern inbetalning Digitalt Bokföring internhandel. Innehåller vr.nr 72x, 74x och spec. m skolkod. Agresso Agresso Ekonomihandboken Papper Levereras ej till centralarkiv KTH:s Agresso manual Papper Levereras ej till centralarkiv Bokslutsinstruktioner Papper Levereras ej till centralarkiv Sida 10 av 46

11 Bevarande/gallr Anmärkning leverans till diarieföring Sorteringsordning Status Sekretess ing gallring centralarkiv Lathundar, bokföring Papper Levereras ej till centralarkiv Kontoplaner Papper Levereras ej till centralarkiv Ansvar GL10 kontoplan Papper Agresso GL10 kontoplan Digitalt Agresso GL12 Begreppsvärden Digitalt Agresso GL13 Relationsvärden Digitalt Agresso GL17 Villkor/fördelningsregler för Papper Agresso automatkonteringar GL17 Villkor/fördelningsregler för Digitalt Agresso automatkonteringar Systemdokumentation och Papper Agresso behandlingshistorik för Agresso Beskrivning av bokföringssystemets Papper Agresso användning och ev. för och eftersystemets Beskrivning av informationsflödet i Papper Agresso bokföringssystemet Användarmanualer Digitalt Agresso AG08 Använda verifikationsnummer Papper Agresso AG08 Använda verifikationsnummer Digitalt Agresso AG13 Systemparametrar Digitalt Agresso AG14 Systemvärden Digitalt Agresso AG58 Loggning av fasta register för Digitalt Agresso konteringsregler, automatkonteringar och Dokumentation av Generella parametrar Digitalt Agresso Betalningspåminnelse nr 2 Ekonomienhetens betalningspåminnelse vid inkassoärenden som inte går till inkasso Levereras ej till centralarkiv Inkassoärende W3D3 Diarieförs då ärendet går till inkasso ADM (V) Ekonomienhetens sista betalnings påminnelse bifogas ärendet Sida 11 av 46

12 Agressoanvändare i företagsordning Beställningar av Agresso och EFHanvändare. diarieföring Sorteringsordning Status Sekretess Bevarande/gallr Anmärkning ing gallring leverans till centralarkiv Levereras ej till centralarkiv Ansvar Förteckning användare Agresso och EFH Aktuell lista ur Agresso Agresso Levereras ej till centralarkiv Förteckning ekonomiska attestanter i EFH Aktuell lista ur Agresso över Ekonomiska attestanter i EFHsystemet. Agresso Fullmakter/delegationer Banken, Hermes mm. Lämnas till registrator löpande efter upprättande Betalningsstatistik Papper Månatlig rapportering om inbetalningar från SEB fr o m W3D3 Diaireförs ADM (V) KS kod Agresso Levereras ej till centralarkiv Kontoutdrag Riksgälden Papper Månadsvis sammanställning som följer med fakturan. I egen pärm fr o m Tidigare förvarad tillsammans med verifikationen (fakturan). Agresso Periodisk trigger (1 och 2) Digitalt Backning periodiseringar Ingående balans Bokföring s avskrivningar Agresso 20 år Underlag för gallringsbeslut\euverifikationer Inrätta, förvalta och avveckla stiftelser Hantera stipendier Utlysning av stipendium forskarutbildning W3D3 Diarieförs KS kod Ansökan om stipendium forskarutbildning Dokument som innehåller uppgifter om kontonummer till privata bankkonton får inte bifogas elektroniskt, ej beviljade 2 år RA FS 2011:2 Beslut om stipendium forskarutbildning Kan vara samma dokument som ansökan om stipendium KS kod Sida 12 av 46

13 Ansökan om stipendium från EU program, övriga externfinansierade program W3D3 Diarieförs ADM (V) samma dnr som projektet Dokument som innehåller uppgifter om kontonummer till privata bankkonton får inte bifogas elektroniskt diarieföring Sorteringsordning Status Sekretess Egen serie för beviljade resp. ej beviljade Bevarande/gallr Anmärkning ing gallring RA FS 2011:2, ej beviljade 2 år leverans till centralarkiv Ansvar Beslut om stipendium från EU program, övriga externfinansierade program Papper KS kod Övriga ansökningar om stipendier inom Digitalt DIAK Se systembeskrivning internationalisering för Handlingar i DIAK (Database for International Digitalt DIAK Se systembeskrivning Activities at KTH) EJ HT för Stipendienominering Papper W3D3 Diarieförs KS kod Beslut om stipendier till avgiftsskyldiga studenter Ansökan om resebidrag ur Knut och Alice Wallenbergs stiftelse Jubileumsanslaget Papper W3D3 Diarieförs KS kod Papper W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod Beslut om resebidrag ur Knut och Alice Wallenbergs stiftelse Jubileumsanslaget Papper KS kod Reserapport Knut och Alice Wallenbergs stiftelse Jubileumsanslaget Papper KS kod Hantera bidrag Hantera anställning Inrätta och tillsätta anställning. CV/motsvarande från den anställde och från den som överklagar anställningsbeslutet arkiveras på KS kod. Övriga ansökningshandlingar får gallras eller återlämnas 2 år efter det att beslutet vunnit laga kraft. Observera att om anställningsbeslutet överklagas är det först när överklagandeärendet är avgjort som beslutet vunnit laga kraft. Ansökningshandlingar i avbrutna anställningsärenden får lämnas åter eller gallras när beslut om avbruten anställning expedierats. Gäller även vid avslag befordringsärenden och docentärenden. När överklagandetiden gått ut arkiveras ansökningshandlingarna enligt enhetens rutiner. För läraranställningar är det KTH:s referensexemplar av ansökningshandlingarna (ink samtliga publikationer) som skall sparas i minst två år. Samtliga ansökningshandlingar i ett ärende sorteras i löpnummerordning, om möjligt i samma paket. I paketet ska även finnas en lista över de sökande. Tidpunkt för gallring ska anges tydligt på paketet. Gallringstid sätts till 1 januari två kalenderår efter det beslutet vunnit laga kraft. Ett ärende som avslutats i april 2009 får alltså gallras 1/ Ansökningshandlingar skall vid begäran av den sökande återlämnas istället för att gallras efter det att gallringstiden gått ut. Ansökningshandlingar som är lagrade elektroniskt i W3D3 (t ex ansökningar som inkommit med e post) gallras av systemförvaltare. Ev. publikationer får återlämnas när anställningsbeslutet vunnit laga kraft förutsatt att skriftens bibliografiska referenser har dokumenteras så att den kan identifieras vid behov. Dokumentationen av bibliografiska referenser ska innehålla minst följande uppgifter; författare, titel, förlag, förlagsort, utgivningsår samt i förekommande fall ISBN respektive ISSN nummer. Saknas någon av dessa uppgifter får publikationen inte återlämnas. Beslut om arbetspraktik arkiveras på KS kod. Rekryteringstillstånd T/A personal, doktorander 2 år eller Annons T/A personal, doktorander W3D3 Diarieförs ADM PA (VP) alt KS kod eller Ansökningshandlingar från den anställde T/A personal, doktorander KS kod eller Sida 13 av 46

14 Bevarande/gallr Anmärkning leverans till diarieföring Sorteringsordning Status Sekretess ing gallring centralarkiv Ansvar Ansökningshandlingar från övriga sökande T/A personal, doktorander 2 år RA FS 2004:1 eller Anställningsavtal T/A personal, doktorander KS kod eller Underrättelse om anställningsbeslut till de övriga sökande. T/A personal, doktorander KS kod eller Beslut om att avbryta rekrytering av T/A anställning Överklagan gällande anställning T/A personal Begäran om tillsättning av professor eller lektor Ansökan om fastställande av anställningsprofil professor eller lektor Finansieringsplan professor eller lektor Lista över presumtiva sökande professor eller lektor Fastställande av anställningsprofil professor eller lektor Papper Inrättandeunderlag från n till central nivå med profil, motivering och finansiell redogörelse KS kod eller W3D3 Diarieförs ADM PA (VP) alt KS kod eller W3D3 Diarieförs ADM LA (VL) KS kod Inrättandeunderlag från n till W3D3 Diarieförs ADM LA (VL) KS kod central nivå med profil, motivering och finansiell redogörelse Inrättandeunderlag från n till W3D3 Diarieförs ADM LA (VL) KS kod central nivå med profil, motivering och finansiell redogörelse W3D3 Diarieförs ADM LA (VL) KS kod Lagra skannad kopia som ref. Annons professor eller lektor ansökan om fastställande av anställningsprofil Hänvisning i diariet till AU Egeprotokoll serie KS kod Ansökningshandlingar från den anställde professor eller lektor ansökan KS kod om fastställande av anställningsprofil Bifogas elektroniskt (hela ansökan enligt ansökningsmallen) Ansökningshandlingar från övriga sökande professor eller lektor W3D3 Diarieförs ADM VL (VL) Samma dnr som ansökan om fastställande av anställningsprofil Bifogas elektroniskt (hela ansökan enligt ansökningsmallen) 2 år RA FS 2004:1 Beslut om sakkunniga professor eller lektor W3D3 Hänvisning i diariet till AUprotokoll Egen serie Sida 14 av 46

15 CV för sakkunnig professor/lektor diarieföring Sorteringsordning Status Sekretess Bevarande/gallr Anmärkning ing gallring vid avslutat ärende leverans till centralarkiv Ansvar TFN protokoll med förslag rörande tillsättning av professor, lektor W3D3 Hänvisning i diariet till TFNprotokoll Egen serie Sakkunnigutlåtanden i original W3D3 Utgör bilaga till Egen serie TFN protokoll Rektorsbeslut om anställning av professor KS kod Underrättelse om anställningsbeslut, KS kod professor Skolchefs beslut om anställning av lektor KS kod Anställningsavtal för lektor KS kod Underrättelse om anställningsbeslut, lektor KS kod Meddelande om avbruten anställning professor eller lektor KS kod eller Begäran om tillsättning av biträdande Inrättandeunderlag från n till W3D3 Diarieförs : Huvudserie KS kod lektorer central nivå med profil, motivering och finansiell redogörelse Anställningsprofil Biträdande lektorer, forskarassistenter Annons Biträdande lektorer, forskarassistenter Ansökningshandlingar från den anställde Biträdande lektorer, forskarassistenter W3D3 Diarieförs : Huvudserie KS kod KS kod KS kod Ansökningshandlingar från övriga sökande Biträdande lektorer, forskarassistenter KS kod 2 år RA FS 2004:1 AU protokoll med beslut om sakkunniga (gästlektor, adjungerad lektor, biträdande lektor, forskarassistent) W3D3 Lagra skannad kopia som ref. Hänvisning i diariet till AU KS koprotokoll Anställningsavtal Biträdande lektorer, forskarassistenter Underrättelse om anställningsbeslut. Biträdande lektorer, forskarassistenter Begäran om tillsättning adjunkt Beslut om inrättande adjunkt Beslut om anställningsprofil adjunkt Papper Inrättandeunderlag från n till central nivå med profil, motivering och finansiell redogörelse Rektorsbeslut KS kod KS kod W3D3 Diarieförs : Huvudserie KS kod W3D3 Diarieförs ADM LA (VL), samlingsnummer årsvis Lagra skannad kopia som ref. KS kod Hänvisning i diariet till AU Egeprotokoll serie Sida 15 av 46

16 Bevarande/gallr Anmärkning leverans till diarieföring Sorteringsordning Status Sekretess ing gallring centralarkiv Ansvar Annons adjunkt begäran KS kod om tillsättning adjunkt Ansökningshandlingar från den anställde adjunkt begäran om tillsättning adjunkt KS kod Ansökningshandlingar från övriga sökande adjunkt begäran om tillsättning adjunkt KS kod 2 år RA FS 2004:1 Förslag på adjunktskommitté inklusive CV för sakkunnig begäran om tillsättning adjunkt KS kod CV gallras efter avslutat ärende Beslut om adjunktskommitté/beslut om sakkunniga W3D3 Lagra skannad kopia som ref. Protokoll, adjunktskommitté W3D3 Lagra skannad kopia som ref. Utlåtanden adjunktskommitté i original W3D3 Utgör bilaga till protokoll, adjunktskommitté Hänvisning i diariet till AUprotokoll Hänvisning i diariet till AU Egeprotokoll serie Skolchefs beslut om anställning adjunkt Anställningsavtal adjunkt Underrättelse om anställningsbeslut adjunkt Beslut om att avbryta rekrytering av läraranställning Överklagande, läraranställning W3D3 Diarieförs ADM LA (VL) samma klassificering som överklagad anställning KS kod KS kod KS kod KS kod eller KS kod Yttrande från sökande som anställts KS kod Yttrande från tjänsteförslagsnämnd KS kod Protokoll för utseende av ledamot för W3D3 Diarieförs KS kod utbildningsområde till Överklagandenämnden för högre lärartjänster Protokoll Överklagandenämnden för högre W3D3 Hänvisning i diariet till lärartjänster dnr ovan Rektors yttrande KS kod Beslut från Överklagandenämnden för KS kod Högn Beslut från Arbetsförmedlingen om arbetspraktik/praktisk kompetensutveckling W3D3 Diarieförs KS kod / Sida 16 av 46

17 diarieföring Sorteringsordning Status Sekretess ing gallring centralarkiv Bevarande/gallr Anmärkning leverans till Förvalta och avveckla anställning. Handlingar rörande administration och avveckling av anställning, t.ex. befordringsärenden, anmälan om arbetsskada (kan innehålla sekretessbelagda uppgifter, registreras bara vid Universitetsförvaltningen), rehabiliteringsärenden/psykosociala ärenden (kan innehålla sekretessbelagda uppgifter), begäran om entledigande. Ansvar CV/motsvarande från den som överklagar anställningsbeslutet arkiveras på KS kod. Observera att om anställningsbeslutet överklagas är det först när överklagandeärendet är avgjort som beslutet vunnit laga kraft. Ansökningshandlingar i avbrutna befordringsärenden får lämnas åter eller gallras när beslut om avbruten anställning expedierats. Gäller även vid avslag befordringsärenden. När överklagandetiden gått ut arkiveras ansökningshandlingarna enligt enhetens rutiner. För läraranställningar är det KTH:s referensexemplar av ansökningshandlingarna (ink samtliga publikationer) som skall sparas i minst två år. Tidpunkt för gallring ska anges tydligt på paketet. Gallringstid sätts till 1 januari två kalenderår efter det beslutet vunnit laga kraft. Ett ärende som avslutats i april 2009 får alltså gallras 1/ Ansökningshandlingar skall vid begäran av den sökande återlämnas istället för att gallras efter det att gallringstiden gått ut. Ansökningshandlingar som är lagrade elektroniskt i W3D3 (t ex ansökningar som inkommit med e post) gallras av systemförvaltare. Ev. publikationer får återlämnas när anställningsbeslutet vunnit laga kraft förutsatt att skriftens bibliografiska referenser har dokumenteras så att den kan identifieras vid behov. Dokumentationen av bibliografiska referenser ska innehålla minst följande uppgifter; författare, titel, förlag, förlagsort, utgivningsår samt i förekommande fall ISBN respektive ISSN nummer. Saknas någon av dessa uppgifter får publikationen inte återlämnas. Registreringsunderlag HR+ 2 år RA FS 2006:5 Semesteransökan HR+ RA FS 2006:5 2 år Tjänstledighetsansökan HR+ RA FS 2006:5 2 år Jämkningar HR+ RA FS 2006:5 2 år Särskild inkomstskatt för utomlands bosatta HR+ RA FS 2006:5 2 år Preliminärskattesedel HR+ RA FS 2006:5 2 år Signallistor HR+ RA FS 2006:5 2 år Sjukförsäkran (inkl utskrift av webbanmälan HR+ Personnummerordning RA FS 2006:5 till FK) Läkarintyg HR+ Personnummerordning RA FS 2006:5 OSL 21 kap. 1 Kvitton: läkevårds och läkemedelsersättning HR+ Personnummerordning RA FS 2006:5 Införselärenden HR+ Personnummerordninspecifikation Lönekostnads (LKS) (institutionens kopia) får gallras Vid inaktualitet Lönekostnadsspec (LKS) HR+ Personnummerordning Lönekostnadsspec (LKS) HR+ Personnummerordning Utbetalning av nettolön HR+ Personnummerordning Avstämningslistor HR+ Personnummerordning Kopia Vid inaktualitet RA FS 2006:5 RA FS 2006:5 RA FS 2006:5 Sida 17 av 46

18 Utdata för skatteredovisning + HR+ kontrolluppgifter Beslut från FK om ersättning från första HR+ sjukdagen Ansökningar om ersättning för kostnader för HR+ arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro diarieföring Sorteringsordning Status Sekretess Personnummerordning Personnummerordning Personnummerordning Beslut i stipendieärende (kopia från ) HR+ Reseräkningar, samt underlag och utlägg i Papper HR+ Papper sorteras i HR+ KTH Res personnummerordning 20 år (även EU projekt) (alt namnordning) Bevarande/gallr Anmärkning ing gallring RA FS 2006:5 RA FS 2006:5 RA FS 2006:5 RA FS 2006:5 RA FS 2006:5 KTH beslut: Underlag för gallrings beslut\ EU verifikationer leverans till centralarkiv Ansvar eller Reseräkningar, samt underlag och utlägg i HR+ (även EU projekt) Digitalt HR+ KTH Res 20 år RA FS 2006:5 KTH beslut: Underlag för gallrings beslut\ EU verifikationer Skatteförteckning CSR HR+ 1 år Avstämningar av betydelse för kontroll av Papper Personnummerordning transaktionsinformation Lönelista (inkl loggsammanställningar) Papper HR+ Tjänstgöringsjournal/årsjournal Papper HR+ Tjänstgöringsjournal/ månad HR+ Vid inaktualitet Lista, lönearter HR+ Personalförteckning HR+ Arvodesblanketter Papper HR+ Personnummerordning Övertids/mertidsrapporter Papper HR+ Personnummerordning Anmälan om bisyssla med bilagor Papper Personnummerordning Anmälan om arbetsskada W3D3 Diarieförs ADM PA (VP) KS kod OSL 39 kap. 1 Ett samlingsnummer tas (SekrL 7 kap. 11 ut per år ) Rehabiliteringsutredningar W3D3 Diarieförs ADM PA (VP) Ett samlingsnummer tas ut per år KS kod OSL 39 kap. 1 (SekrL 7 kap. 11 ) Ansökan om befordran till professor/lektor W3D3 Diarieförs ADM LA (VL) KS kod eller eller eller Fastställande av anställningsprofil W3D3 Lagra skannad kopia som ref. Hänvisning i diariet till AU Egeprotokoll serie Sida 18 av 46

19 Beslut om sakkunniga W3D3 Lagra skannad kopia som ref. Cv för sakkunnig professor/lektor Bevarande/gallr Anmärkning leverans till diarieföring Sorteringsordning Status Sekretess ing gallring centralarkiv Ansvar Hänvisning i diariet till AU Egeprotokoll serie vid avslutat ärende Förslag rörande befordran till professor/lektor W3D3 Lagra skannad kopia som ref. Hänvisning i diariet till CTFN protokoll Egen serie Beslut om befordran till professor KS kod Beslut om befordran till lektor W3D3 Diarieförs Hänvisning/länk till KS kod ns dnr Besvärshänvisning vid avslag på ansökan till KS kod befordran till professor Besvärshänvisning vid avslag på ansökan till KS kod befordran till lektor Beslut om att avbryta befordringsärende KS kod eller Begäran och beslut om entledigande vid W3D3 Diarieförs ADM PA (VP) KS kod pension Information till SPV, ålderspension KS kod Meddelande om ålderspension från SPV KS kod Ansökan om delpension W3D3 Diarieförs ADM PA (VP) KS kod Beslut om delpension Information till SPV, delpension Meddelande om delpension från SPV Beslut om sjukersättning från W3D3 Diarieförs ADM PA (VP) Försäkringskassan Bifogas ej elektroniskt Ansökan om sjukpension till SPV W3D3 Diarieförs ADM PA (VP) Bifogas ej elektroniskt Beslut om sjukpension från SPV Bifogas ej elektroniskt KS kod KS kod KS kod KS kod KS kod KS kod Begäran om entledigande W3D3 Diarieförs ADM PA (VP) eller KS kod eller Varsel rörande anställningar som regleras i högskoleförordningen W3D3 Diarieförs ADM PA (VP) KS kod eller Varsel rörande övriga anställningar W3D3 Diarieförs ADM PA (VP) eller KS kod Blankett, besked om att tidsbegränsad anställning upphör W3D3 Diarieförs ADM PA (VP) eller KS kod eller Anmälan om övertalighet W3D3 Diarieförs ADM PA (VP) eller KS kod eller Sida 19 av 46

20 Bevarande/gallr Anmärkning leverans till diarieföring Sorteringsordning Status Sekretess ing gallring centralarkiv Ansvar MBL protokoll Papper eller Beslut om uppsägning W3D3 Diarieförs ADM PA (VP) eller eller 2.6 Bedriva personalutbildning. Handlingar rörande personalutbildning. Registreras i regel inte i W3D3 Kursmaterial Deltagarlista 2.7 Tillhandahålla och förvalta lokaler. Handlingar rörande tillhandahållande och drift av lokaler, t.ex. hyreskontrakt och avtal, lokalserviceavtal, säkerhetsavtal. Beslut om byggstart W3D3 Diarieförs ADM (V) Startavtal med Akademiska Hus/motsv W3D3 Diarieförs ADM (V) Protokoll från styrgruppsmöten W3D3 Diarieförs ADM LS LP (VO) Inrednings och ombyggnadsprojekt, ett dnr tas ut per projekt. Projektnr anges i diariet Projektdossier Delprojekt (inventarier m.m.) W3D3 Diarieförs ADM LS LP (VO) Inrednings och ombyggnadsprojekt, ett dnr tas ut per projekt. Projektnr anges i diariet Projektdossier För upphandling av projektledare, inredningsarkitekter, it konsulter m.m. se upphandling 2.8 Hyreskontrakt Papper Space manager (Facility) Digitala kopior lagras i kontraksdatabas Efter husnummer i egen serie Lokalritningar Digitalt Space manager (Facility) Avsägelse av besiktningsrätt Papper Konsultavtal, lokalförsörjning, extern part W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod Ramavtal, lokalförsörjning extern part W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod 2.7 Lokalförsörjningsavtal med KTH:s skolor som part efter avtalets upphörande KTH beslut: bedömning i samråd med avdelningen Sida 20 av 46

21 Bevarande/gallr Anmärkning leverans till diarieföring Sorteringsordning Status Sekretess ing gallring centralarkiv Ansvar Övriga lokalförsörjningsavtal med extern part W3D3 Diarieförs ADM LS LP (VO) KS kod 2.8 Lokalserviceavtal med extern part, t ex W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod larmavtal, bevakningsavtal Säkerhetsavtal med KTH:s skolor som part W3D3 Diarieförs ADM LS LP (VO) Ett dnr tas ut per avtal KS kod (LSA) efter avtalets upphörande KTH beslut: bedömning i samråd med avdelningen Säkerhetshandlingar, övriga W3D3 Diarieförs ADM LS LP (VO) Ett dnr tas ut per avtal KS kod (LSA) efter avtalets upphörande Lokalvårdsavtal W3D3 Diarieförs ADM LS LP (VO) KS kod (LSA) efter avtalets upphörande KTH beslut: bedömning i samråd med avdelningen KTH beslut: bedömning i samråd med avdelningen Genomföra upphandling och inköp. Handlingar rörande upphandling och inköp, t.ex annonsering av upphandling, anbud, upphandlingsprotokoll med tilldelningsbeslut, förfrågningsunderlag vid upphandling, avrop och direktupphandling, offert, beställning. Upphandlingsärenden registreras vid Universitetsförvaltningen. Fler handlingar kan finnas i upphandlingsakten och bevaras i så fall med akten. Upphandlingsplan W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod OSL 19 kap. 3 och Förfrågningsunderlag. KS kod OSL 19 kap. 3 och Annonsering av upphandling. KS kod OSL 19 kap. 3 och Öppningsprotokoll vid öppnande av anbud. KS kod OSL 19 kap. 3 och Upphandlingsprotokoll med tilldelningsbeslut. KS kod och Underrättelse till ej antagna anbudsgivare. KS kod och Meddelande om att inte lämna anbud KS kod och Alla inköp och upphandlingar. Anbud, antaget över beloppsgräns Vilka anbud som inkommit ska framgå av öppningsprotokollet KS kod och 2.8 Anbud, ej antaget. Vilka anbud som inkommit ska framgå av öppningsprotokollet RA FS 2013:1 4 år från den dag avtalet slöts och Avtal/beställning W3D3 Diarieförs Hänvisning till upphandlingens dnr KS kod och Sida 21 av 46

22 Beslut att avbryta upphandling Övriga handlingar i upphandlingen hanteras enligt resp. handlingstyp ovan. diarieföring Sorteringsordning Status Sekretess Bevarande/gallr Anmärkning ing gallring leverans till centralarkiv Ansvar Anbud i avbruten upphandling Övriga handlingar i upphandlingen hanteras enligt resp. handlingstyp ovan. 4 år från den dag beslut att avbryta upphandlingen expedierats. RA FS 2013:1 Alla inköp och upphandlingar över beloppsgräns RA FS 2013:1 4 år från den dag avtalet slöts och Anbud som inkommer för sent Prisuppgift från leverantör Avtal/beställning (blankett för beställning) Inköp och direktupphandling upp till beloppsgräns RA FS 2013:1 4 år från den dag avtalet slöts RA FS 2013:1 4 år från den dag avtalet slöts och och Investeringstillstånd () Tillsammans med tillhörande verifikation vid /EKO med tillhörande verifikation 20 år RA FS 2004:2 (ändrat RA FS 2005:1 och 2006:6) KTH beslut: Underlag för gallringsbeslut\e U verifikationer Inlaga Överprövning W3D3 Diarieförs ADM (V) KTH:s yttrande Överprövning Förvaltningsdomstolens dom Överprövning Handlingar i ett överprövad upphandling hanteras enligt resp. handlingstyp ovan. 2.9 Bevara och tillgängliggöra allmänna handlingar. Handlingar i denna process registreras i regel inte i W3D3 Arkivförteckningar Visual Arkiv Diarier Digitalt W3D3 Förteckningar över examensarbeten Papper Sida 22 av 46

23 diarieföring Sorteringsordning Status Sekretess Personalförteckning Papper HR+ Sorterad på efternamn/ org. enhet Bevarande/gallr Anmärkning ing gallring leverans till centralarkiv Lista över utexaminerade studenter Papper Ladok UT60 Ansvar Hantera informationssäkerhet. Handlingar rörande informationssäkerhet, t ex PUL ärenden, incidentrapporter, katastrofplan för arkiv Register över behandling av personuppgifter Digitalt Register över system som på KTH innehåller personuppgifter Anmälan om behandling av personuppgifter vid JU PUL inaktualitet Avtal rörande personuppgiftshantering W3D3 Diarieförs ADM (V) eller Tillhandahålla it stöd. Handlingar rörande tillhandahållande av IT stöd, t.ex Service Level Agreement (SLA, registreras vid Universitetsförvaltningen). Service Level Agreement (SLA) W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod Ansvarsförbindelse för KTH:s IT resurser Papper tills vidare eller Överenskommelse gällande distansanslutning för WIKS användare W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod Systemdokumentation och behandlingshistorik för Agresso Beskrivning av bokföringssystemets användning Papper Agresso Papper Agresso Levereras ej till centralarkiv Systemparametrar Digitalt Agresso Systemvärden Digitalt Agresso Loggning av fasta register för konteringar Digitalt Agresso Automatkonteringar Digitalt Agresso Parameterinställningar Digitalt Agresso Dokumentation av generella parametrar Digitalt Agresso Förteckning ekonomiska attestanter EFH Agresso Använda verifikationsnummer Agresso 2.12 Kommunicera bilden av KTH. Handlingar i denna process registreras i regel inte i W3D3 Trycksaker/informationsmaterial (ej studerade eller forskningsrelaterat) Papper Kronologiskt i egna serier Innehållsansvarig enhet lämnar ett arkivexemplar eller Sida 23 av 46

24 Utbildningskatalog se studentrekrytering Papper Kronologiskt i egna serier Bevarande/gallr Anmärkning ing gallring diarieföring Sorteringsordning Status Sekretess KTH & co Papper Kronologiskt i egna serier leverans till centralarkiv Ansvar Innehållsansvarig enhet lämnar ett arkivexemplar Innehållsansvarig enhet lämnar ett arkivexemplar Campi, KTH:s personaltidning Digitalt KTH:s internettjänster med användargenererat innehåll. T ex Facebook, Twitter m fl. KTH Upprättande och drift av KTH:s internettjänster med användargenererat innehåll För teckning publiceras på KTH:s webbplats Inlägg eller kommentar som kan utgöra ett ärende ska förmedlas till rätt instans och diarieföras. W3D3 För ytor som upprättas utanför KTH gäller att skärmdumpar av ytan ska tas två gånger per år, samt vid större förändringar av den aktuella ytan. Skärmdumparna sparas av den som ansvarar för ytan. Inlägg och kommentarer på ytor tillhandahållna av KTH får gallras vid inaktualitet Se vidare Intern Föreskrift 3/11 KTH beslut: Intern föreskrift 3/ Hantera akademiska utnämningar och pris. Handlingar rörande docent, affilierad professor, hedersdoktor samt KTHs stora pris. Registreras vid Universitetsförvaltningen. Ansökan om antagning som docent W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod Intyg om docenturens nytta KS kod Beslut om sakkunnig för docent W3D3 Lagra skannad Hänvisning i diariet till AU KS koprotokoll kopia som ref. CV för sakkunnig (docent) vid avslutat ärende 2.13 Sakkunnigutlåtande (docent) Utseende av ordf. vid lärarprov (docent) Yttrande över lärarprov (docent) Beslut, antagning av docent Docentbevis, KTH:s kopia Kvitto på mottagnade av docentbevis KS kod KS kod KS kod KS kod KS kod KS kod Sida 24 av 46

25 Bevarande/gallr Anmärkning leverans till diarieföring Sorteringsordning Status Sekretess ing gallring centralarkiv Ansvar Nominering till KTH:s stora pris W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod Beslut om KTH:s stora pris Papper W3D3 Lagra skannad kopia som ref. Hänvisning till beslut av Universitetsstyrelsen Egen serie Ansökan/ begäran om inrättande av W3D3 Diarieförs ADM LA (VL) KS kod affilierad professor Rektors beslut om affilierad professor KS kod Nominering av hedersdoktor W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod 2.14 Fakultetsrådets beslut att utse hedersdoktor Hantera akademiska högtider. Handlingar i denna process registreras i regel inte i W3D3 KS kod Trycksaker Uppföljning, sammanfattning Filmupptagning Samtycke till medverkande Uppföljningsenkät 2.15 Bedriva biblioteksverksamhet. Handlingar i denna process registreras i regel inte i W3D3 3.1 Hantera generella ärenden inom utbildning. Process för handlingar rörande utbildning som inte passar in på annan klassificeringskod. 3.2 Planera/revidera utbildningsutbud Förändra utbud av program. Handlingar som rör inrättande och avveckling av program, t ex ansökan om inrättande av program och ansökan om avvecklande av program och beslut om programansvarig. Revideringar av program registreras på klassificeringskod Ansökan om inrättande av program W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod Ansökan om avvecklande av program W3D3 Diarieförs ADM (V) KS kod Beslut om programansvarig W3D3 Diarieförs KS kod Förändra utbud av kurser. Handlingar som rör inrättande och avveckling av kurser, t ex kursplan (beslut om inrättande av kurs), blankett ny/ändring av kurs. Revideringar av kurser registreras på klassificeringskod Sida 25 av 46

26 Kursplan W3D3 KOPPS Diarieförs Underlag för Kopps Bevarande/gallr Anmärkning leverans till diarieföring Sorteringsordning Status Sekretess ing gallring centralarkiv Ansvar : KS kod (olika klassificering för utbildning och forskning) Beslut om inrättande av kurs fattas (och diarieförs) vid den från vilken kursen levereras. Vid uppdateringar av kursplanen skall en hänvisning till det tidigare diarienumret göras. Beslut om inrättande av kurs W3D3 Diarieförs : (olika klassificering för utbildning och forskning) KS kod Lista över examinatorer W3D3 Diarieförs : (olika klassificering för utbildning och forskning) KS kod Förändra utbud av doktorsprogram och forskarutbildningsämne. Handlingar rörande inrättande, avveckling eller revidering av doktorsprogram/forskarutbildningsämne t ex Förslag till inrättande, avveckling, eller revidering, studieplan för forskarutbildningsämne. Studieplan för forskarutbildningsämne Papper 3.3 Genomföra studentrekrytering. Handlingar rörande studentrekrytering, t ex broschyrer, kampanjmaterial, publicering av uppgifter på KTH webben. Handlingar i denna process registreras i regel inte i W3D3 Uppgifter publicerade på KTH:s webb Se bevarandeplan för KTH:s webb Utbildningskatalog 3.4 Genomföra utbildning på grund, avancerad och forskarnivå Genomföra programomgång. Handlingar rörande genomförandet av programomgång, t ex utbildningsplan för programomgång, beslut om antagnings och planeringstal för programomgång. Det enda som registreras i W3D3 på denna klassificeringskod är i regel utbildningsplan. Utbildningsplan för programomgång Kopps Registrerade uppgifter i Ladok om programomgång Ladok Genomföra kursomgång. Handlingar rörande genomförandet av kursomgång, t ex anmälan om kurs (inläggning i Ladok), information om betygsgrundande moment, tentor, övningsuppgifter, rättningsprotokoll, betygslistor. Handlingar i denna process registreras i regel inte i W3D3 Anmälan om kurs Papper Ladok Inläggning i Läsår och kurskod Ladok Anmälan om forskarutbildningskurs Papper Ladok Inläggning i Ladok Läsår och kurskod Kurspromemoria Papper TimeEdit Bilda (motsv) Kursakt/kurskod Sida 26 av 46

27 Bevarande/gallr Anmärkning leverans till diarieföring Sorteringsordning Status Sekretess ing gallring centralarkiv Ansvar Institutionens egna kompendier Papper Kursakt/kurskod Föreläsningsanteckningar Får gallras Vid inaktualitet Examinationsuppgifter (T ex tentor, övningsuppgifter, laborationer) Papper Avser även underlag för muntlig examination Kursakt/kurskod Kursregistreringslistor/uppropslistor Ladok RG02 Åtskild från bevarandehandlingar RA FS 2011:2 KTH beslut: Fristen kvar sedan äldre RA FS Placeringslista Pauslista Toalettlista Åtskild från bevarandehandlingar Åtskild från bevarandehandlingar Åtskild från bevarandehandlingar 2 år 2 år 2 år KTH beslut: Följer frist för tentamenshandli ngar i RA FS 2011:2 KTH beslut: Följer frist för tentamenshandli ngar i RA FS 2011:2 KTH beslut: Följer frist för tentamenshandli ngar i RA FS 2011:2 Signeringslista Åtskild från bevarandehandlingar 2 år KTH beslut: Följer frist för tentamenshandli ngar i RA FS 2011:2 Rättningsprotokoll Papper Underlag för betygssättning, avser även anteckningar vid muntlig examination Ladok RS01 Papper årsvis, i kursnummerordning Digitalt Underlag för betygssättning, avser även anteckningar vid muntlig examination Ladok RS01 Bevarandeplan för aktuellt system Närvarolista/motsv Papper Underlag för betygssättning, avser även anteckningar vid muntlig examination Ladok RS01 Papper årsvis, i kursnummerordning Sida 27 av 46

28 3.4.2 Digitalt Underlag för betygssättning, avser även anteckningar vid muntlig examination Betygslistor avseende prov/moment Betygslistor avseende hel kurs Ladok RS01 Bevarandeplan för aktuellt system diarieföring Sorteringsordning Status Sekretess Papper Ladok RS01 Årsvis, i kursnummerordning Papper Ladok RS10 Årsvis, i kursnummerordning Begäran om omprövning av betyg Papper Tillsammans med betygslista Bevarande/gallr Anmärkning ing gallring leverans till centralarkiv Ansvar Beslut om omprövning av betyg Papper Tillsammans med betygslista Kursutvärdering från student Kursanalys Papper Årsvis, i kursnummerordning 3.5 Genomföra uppdragsutbildning. Handlingar rörande genomförandet av uppdragsutbildning, t ex offert, avtal, kursplan, kursutvärdering från uppdragsgivaren för uppföljning eller revision. 3.6 Utbilda studenter på grund, avancerad och forskarnivå 2 år efter att RA FS 2011: Anta och registrera student. Handlingar rörande antagning och registrering av studenter. Urvalslistor från VHS Urval 1 Antagning till civ.ing., arkitekt, högskoleingenjör, tekniskt basår, magister, svenskspråkig master, vidareutbildningskurser samt fristående studerande Vid inaktualitet Beslut om antagning urval 1 (nationellt antagningsbeslut) Urvalslistor från VHS Urval 2 Beslut om antagning meddelas genom nationella antagningsbesked till samtliga sökande efter urval 1 och 2. De maskinellt framtagna antagningsbeskeden gäller som KTH:s beslut. Antagning till civ.ing., arkitekt, högskoleingenjör, tekniskt basår, magister, svenskspråkig master, vidareutbildningskurser samt fristående studerande NyA Hanteras av VHS Efter införande av uppgift i Ladok Sida 28 av 46