Dokumenthanteringsplan KTH

Transkript

1 Sidan 1 av 71 Dokumenthanterinsplan KTH Relerna kan tillämpas på handlinar uppkomna fr o m Undantaet är sreler för studerandehandlinar uppkomna före , för fråor rörande dessa kontakta /dokumenthanterinsfunktionen. Denna plan innehåller hanterinsanvisninar för handlinar rörande bevarande,, sekretess och andra uppifter som behövs för en od arkivhanterin av allmänna handlinar i KTH:s verksamhet. I vissa fall upptas dokument som inte utör allmänna handlinar. Reler för vilka handlinar som ska reistreras samt bevarandeformat och sfrister är enerella för KTH. Undanta från övria hanterinsanvisninarna får öras efter samråd med chefen för avdelninen för dokumenthanterin och ska dokumenteras. Gallrin Denna dokumenthanterinsplan utör myndihetens beslut om sfrister om inet annat anes. Vad äller handlinar som enlit KTH:s sbeslut allras vid inaktualitet får skola/motsvarande i samråd med chefen för avdelninen för dokumenthanterin besluta om en tidsbestämd sfrist, dvs. en frist som anes i år eller månader efter handlinens tillkomst. Om personuppifter förekommer ska även samråd inhämtas från KTHs personuppiftsombud. Gallrin av handlinar i forskninsprojekt beslutas av skolchef med stöd av bevarande och splan för forskninshandlinar. ns/motsvarande dokumentsamordnare ansvarar för att verkställs i enlihet med föreskrifterna. Sist i föreliande dokumenthanterinsplan återfinns KTH:s tillämpninsbeslut ällande av handlinar av tillfälli och rina betydelse enlit Riksarkivet föreskrift (RA-FS) 1991:6 ändrad i omtryck 1997:6. Versionshanterin Dokumenten kommer att versionshanteras enlit följande: Klassificerinsstrukturen (KS) 1.0 Processbeskrivninar (kartor och text) Dokumenthanterinsplan Första versionen av KS märks med 1.0. Processbeskrivninar och dokumenthanterinsplan särskiljs med ett bindestreck och påföljade versionsnummer. I sina första versioner heter de för respektive dokument. Uppdaterinar kan sedan ske för respektive dokument oberoende av varandra med undanta för ändrinar i KS som alltid påverkar övria dokument. En första uppdaterin i dokumenthanterinsplanen bildar version 1.0-2, en andra uppdaterin osv. Vid ändrin av KS nollställs övria dokument så att dokumenthantinsplan och processbeskrivninar får versionsnummer efter en första uppdaterin av KS, efter en andra uppdaterin osv. Dokumenthanterinsplan och processbeskrivninar kommer innehålla referenser till varandra så att det tydlit framår vilken processbeskrivnin som äller för vilken dokumenthanterinsplan och vise versa.

2 Sidan 2 av 71 Förtydlianden /AD Bevarande av elektroniska dokument i W3D3 Från äller att samtlia dokument i W3D3 ska bevaras i ursprunlit skick. Det innebär att elektroniskt inkomna eller upprättade dokument inte skrivs ut på papper för arkiverin. KTH:s bevarandeexe utörs av den elektroniska filen som på sikt ska föras över till lånsiktit bevarande. Dokument som inkommer eller upprättas som papper ska bevaras som papper även om en elektronisk kopia framställs, t.ex. skannade beslut. Ändrade rutiner med anlednin av beslutet: Utskrifter av elektroniska dokument från W3D3 örs inte för arkiverin. Utskrifter av dokument från W3D3 anses som arbetskopior. En handlinslista från W3D3 ska biläas ärendeakten vid avslut av ett ärende för att en söknin direkt i akten ska e en överblick över samtlia handlinar oavsett format. Vid avslut ska en kontroll öras att samtlia handlinar (oavsett format) finns dokumenterade i ärendeakten. Format för bevarande För samtlia handlinstyper i dokumenthanterinsplanen äller enerellt att bevarande ska ske i ursprunlit skick. Vid behov ska överförin till format för låntidsbevarande öras.

3 Sidan 3 av 71 Reler för av handlinar av tillfälli eller rina betydelse. KTH:s tillämpninsbeslut av RA-FS 1991:6 ändrad och omtryckt 1997:6 rörande av handlinar av tillfälli eller rina betydelse. Observera att handlinar som allras vid inaktualitet inte får allras innan: föreskriven bearbetnin, redovisnin eller kontroll har slutförts tidsfrist för revision och preskription har ått ut och betydelsen för styrkande av rättiheter och skyldiheter samt i övrit från rättsli synpunkt upphört. Gallrin vid inaktualitet innebär att handlinen får allras när den som ansvarar för handlinen, om inet annat dokumenterats i rutinbeskrivnin/motsv, bedömer att den inte länre behövs i verksamheten. Handlinar som tillkommit före 1980 får inte allras med stöd av dessa reler. Finns behov att allra sådan information ska universitetsarkivarien kontaktas. Handlin Gallrin Anmärkninar Loninsfiler och loninslistor för elektronisk post samt andra loninsfiler och loninslistor. Bevaras i minst 90 daar Handlinarna är ett led i KTH:s driftsäkerhetskontroll och säkerhetsskydd av KTH:s datasystem och allras vid tidpunkt när det inte länre behövs för detta ändamål. Loninsfiler för KTH:s klienter -Applikationsloar -Systemloar -Säkerhetsloar Vid inaktualitet Klienter är konfiurerade att spara ett visst antal meabyte loar. När detta villkor nås så raderas de äldsta posterna loarna och nya skrivs i dess plats. Loninsfiler för KTH:s centrala servrar -Applikationsloar -Systemloar -Säkerhetsloar Bevaras i minst 30 daar eller vid inaktualitet Servrar är konfiurerade att spara ett visst antal meabyte loar. När detta villkor nås så raderas de äldsta posterna loarna och nya skrivs i dess plats. Säkerhetsloar för inloninstjänster (Active Directory/Kerberos) Bevaras i minst 30 daar Historikfiler för informationssöknin på Internet. Vid inaktualitet Cacheminnen Vid inaktualitet KTH beslut: Underla för sbeslut\eu-verifikationer Temporary Internet filer Vid inaktualitet Cookies-filer Vid inaktualitet Loninsfiler och loninslistor för telefax. omående Teknisk dokumentation av tillfälli eller rina betydelse. Vid inaktualitet vid tidpunkt när handlinarna inte länre fyller nåon funktion. Reister, liare, listor och liknande som upprättats för att vara tillfällia hjälpmedel i KTH:s verksamhet. Vid inaktualitet -2013/0679 Handlinar som utör underla för KTH:s interna planerin och verksamhetsredovisnin Vid inaktualitet efter tidpunkt då sammanställnin eller bearbetnin är färdiställd eller då underlaet inte fyller nåon funktion för vidare handlänin av ärendet. Handlinar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, ex läs- eller leveranskvitton för e-post, inlämninskvitton, kvittensböcker. Vid inaktualitet En förutsättnin för att de inte vid tidpunkt för länre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit eller utått från myndiheten.

4 Sidan 4 av 71 Handlin Gallrin Anmärkninar KTH:s webbsidor upprättade i informationssyfte Information på webbsidor får allras vid inaktualitet i Information som allras enlit ovan och bedöms kunna utöra bevis i samband med mindre betydelsefulla uppdaterinar, t rättstvister eller på andra sätt vara av värde för verksamheten, ska ex rättnin av felskrivninar. innan raderin från webbsidan föras över till annat medium (pappersutskrift eller skrämdump) och sparas i minst 3 år. Om överförinen innebär förlust av samband med andra handlinar ex enom elektroniska länkar får en bedömnin öras i varje enskilt fall beträffande länkarnas värde. Handlin som inkommit till myndiheten i icke autenticierad form (ej underskrivna eller ej underskrivna med oriinalunderskrift), Vid inaktualitet om en autenticierad handlin med samma innehåll inkommer i ett senare skede. Mottanins- och delivninsbevis Vid inaktualitet Handlinen allras när ärendet avslutats. En förutsättnin för är att mottains- och delivninsbevisen ej påförts antecknin som tillför mål eller ärende sakuppift. Handlin i röstbrevlåda/ motsvarande Vid inaktualitet Om handlinen tillfört ärende sakuppift skall innehållet dokumenteras i tjänsteantecknin. Skrivelser av rina och/eller tillfälli betydelse t.ex: -skrivelser som inkommit endast för kännedom och som inte föranlett nåon åtärd -framställninar, förfråninar och meddelanden som är av tillfälli betydelse -skrivelser som inte berör KTH:s verksamhetsområde, eller som är meninslösa eller oberiplia Missiv Avtal/överenskommelser av rina och/eller tillfälli betydelse. T.ex: -leasinavtal, -lokalvårdsavtal, -passaesystemsavtal Anteckninar från möten där information endast vidarebefordras Vid inaktualitet Vid inaktualitet 10 år efter avtalets /överenskommelsens upphörande Vid inaktualitet T.ex. reklam, kursinbjudninar, informationsmaterial, massutskick. Kopia av skrivelse till/från KTH:s universitetsförvaltnin till/från KTH:s skolor Vid inaktualitet Gallrinsfristen äller för KTH:s skolor Kopior och dubbletter av handlinar då det finns arkivexe med samma innehåll Vid inaktualitet T.ex. e-post i användares mailbox som diarieförts och arkiverats i W3D3 Minnesanteckninar Vid inaktualitet Utör i reel ej allmän handlin. Undanta - om handlinen tillför ett ärende sakuppift. Intern korrespondens, t ex e-post Vid inaktualitet Utör i reel ej allmän handlin. Undanta - om handlinen tillför ett ärende sakuppift.

5 Sidan 5 av 71 Specifika sbeslut RA-FS 1997:6 RA-FS 1997:6 RA-FS 1997:6 RA-FS 1999:1 KTH beslut: Intern föreskrift 3/11 KTH beslut: bedömnin i samråd med avdelninen KTH beslut: V Gallrinsbara handlinar i rekryterinssystemet Varbi har en sfrist på 30 månader. RA-FS 2004:1 RA-FS 2004:2 (ändrat RA-FS 2005:1 och 2006:6) RA-FS 2011:2 RA-FS 2011:3 RA-FS 2012:9 RA-FS 2013:1 RA-FS 2013:5 RA-FS 2015:2 KTH beslut: V Gallrinsbara handlinar i rekryterinssystemet Varbi har en sfrist på 30 månader. KTH beslut: Underla för sbeslut\eu-verifikationer KTH beslut: Fristen kvar sedan äldre RA-FS -2013/0679

6 Sidan 6 av 71 Förklarin till kolumner och berepp i dokumenthanterinsplanen klassificerins Aner vilken process och därmed vilken klassificerins handlinstypen hör till. Syftar till att relatera handlinstypen till processbeskrivninarna. Handlinstypens namn Namn på handlinstyp eller motsvarande aktivitet t.ex. datum i rekryterinsprocess. Beskrivnin av handlinstyp Beskrivnin av handlinstyp. Alternativ benämnin. Hanterin/Sekretess Förtydliande om hur en handlinstyp inklusive bilaor ska hanteras: vilka uppifter ska anes i systemet, ex. hanterin av upphandlin eller hur ärendet läs upp som t. ex. samlinsnummer i W3D3. Indikerar om det kan förekomma sekretessbelada uppifter och vilket larum som är aktuellt. Reistrerin/ Sorterinsordnin Arkiveexe Det system som på nåot sätt har en kopplin till handlinstypen. Det kan vara att handlinen reistreras i systemet, att handlinstypen är en sammanställnin i systemet, att handlinstypen aerar underla för uppifter i systemet eller att systemet funerar som sökinån. Kan innehålla två system i de fallen där information från handlinstypen matas in i flera system, dessa skrivs på olika rader. Beskrivnin av vilken kopplin handlinstypen har till systemet som står anivet, exempelvis instruktioner om i vilken serie en handlinstyp ska diarieföras. Aner om handlinstypen ska bevaras eller allras. Om den ska allras anes sfrist samt författninsstöd för samt ev. annan information som villkor eller KTH:s tillämpninsbeslut. Här anes också vilken oranisatorisk enhet (skola/) som ansvarar för att sker. För pappershandlinar anes vilken ordnin handlinstypen struktureras/arkivläs t. ex. löpnummerordnin, KS-, alfabetiskt eller kronoloiskt årsvis. För handlinstyper i system hänvisas till systembeskrivnin. Format för bevarande av oriinalhandlin: analot/diitalt oriinal. Här anes hos vilken delarkivbildare ( eller skola) arkivexeet förvaras. Gäller det diitala orinal anes systemäare/verksamhetssystem.

7 Sidan 7 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe Handlinstyper som förekommer i process 1-4 Beslut enlit besluts- och deleationsordnin Kan förekomma i alla processer. Diarieförs under samma diarienummer som tillhörande ärende. W3D3 Bevaras KS- Papper eller skola Samtycke Kan förekomma i alla processer. Bevaras KS- Papper eller skola Styra verksamhet Förändra oranisation 1.1 Beslut, universitetsstyrelsen W3D3 Bevaras Kronoloiskt i Papper een serie 1.1 Beslut, rektor W3D3 Bevaras KS- Papper 1.1 Deleationer W3D3 alt. 1.2 Upprätta och förändra styrdokument och planer 1.2 Verksamhetsplan W3D3 alt. 1.2 KTH beslut: Underla för sbeslut\eu-verifikationer Utör bilaor till Rektors beslut om Verksamhetsuppdra och medelstilldelnin. KTHs modell för styrnin och resursfördelnin utår från skoloranisationen. Mellan rektor och skolorna upprättas överenskommelser, verksamhetsuppdra, vilka relerar de uppdra skolorna förväntas fullöra under det kommande året samt de resurser som tilldelas för at uppnå detta. W3D3 Bevaras KS- Papper eller skola eller skola 1.2 Budet för KTH W3D3 1.2 Fullmakt/deleation W3D3 alt. 1.2 Relerinsbrev W3D3 Bevaras KS- alt. beslutsserie eller skola

8 Sidan 8 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe 1.2 Årsredovisnin KTH (tryckt version) W3D3 1.2 Årsredovisnin KTH Aresso Bevaras Kronoloiskt Papper 1.2 Årsredovisnin med specifikationer och inventarieförtecknin, skolor och Aresso Bevaras Efter företa/ oranisatorisk enhet Papper eller skola 1.2 Delårsredovisnin, KTH Aresso 10 år RA-Kronoloiskt Papper FS 2015:2 1.2 Delårsredovisnin, och skolor Aresso 10 år RA-Efter företa/ Papper eller skola FS 2015:2 oranisatorisk enhet 1.2 KTH:s reelverk Bilaa till rektorsbeslut W3D3 1.2 Policy Antaen av universitetsstyrelsen W3D3 1.2 Riktlinje Bilaa till rektorsbeslut W3D3 1.2 Anvisnin Bilaa till rektorsbeslut W3D3 1.2 Föreskrift Med hänvisnin till författnin eller reerinsbeslut W3D3 1.2 Förhandlinsprotkoll, lönerevision enlit RALS W3D3 PA 1.2 Förhandlinsprotkoll doktorandstee, W3D3 lönerevision enlit RALS PA 1.2 Lokalt ALFA W3D3 1.2 Klassificerinsstruktur W3D3 1.2 Dokumenthanterinsplan W3D3 1.2 Lokalförsörjninsplan W3D3 1.2 Överripande rutiner Exempelvis om hållbarhet beslutade av miljöchef 1.2 Miljöledninssystemets policydokument Beslutas av universitetsstyrelsen W3D3 1.2 Överripande hållbarhetsmål W3D3 1.2 Handlinsproram för överripande W3D3 hållbarhetsmål 1.2 Detaljerade hållbarhetsmål 5 år RA- Een serie eller skola FS 1997:6 1.2 Lokala rutiner, hållbarhet 5 år RA- FS 1997:6 eller skola

9 Sidan 9 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe 1.2 Miljöledninsystemets lalistor W3D3 1.3 Genomföra strateiska uppföljninar 1.3 Internrevisionsplan W3D3 1.3 Internrevisionsrapport W3D3 1.3 Rapport från Riksrevisionen W3D3 1.3 JK-lista/ärendeuppföljnin W3D3 1.3 Riskanalys enlit Förordninen om intern W3D3 styrnin och kontroll i statlia myndiheter 1.4 Fatta verksamhetsbeslut 1.4 Protokoll Universitetsstyrelsen W3D3 Bevaras Kronoloiskt i een serie Papper 1.4 Protokoll Rektors strateiska råd Tidiare protokoll KTH ledninsrupp W3D3 Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll Fakultetsrådet W3D3 Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Beslut Fakultetsrådet W3D3 1.4 Protokoll Utbildninsutskottet W3D3 Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll Skolornas strateiska råd W3D3 Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll Institutionsstyrelse W3D3 Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll Ledninsrupp skola W3D3 Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll Lärarruppsmöte/lärarkolleiet Bevaras 1.4 Protokoll Doktorandkolleiet Bevaras 1.4 Protokoll Medbestämmandelaen (MBL) W3D3 Bevaras Kronoloiskt i een serie Papper

10 Sidan 10 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe 1.4 Protokoll Centrala samverkansruppen Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll/ mötesanteckninar Lokal Bevaras Kronoloiskt i samverkansrupp een serie 1.4 Protokoll KTH:s skyddskommitté Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll Jämställdhetsrådet Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Disciplinnämndens protokoll Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Minnesanteckninar Bevaras Kronoloiskt i Personalplanerinskommittén (PPK) een serie 1.4 Protokoll Personalansvarsnämnden Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll Anställninsutskottet (AU) Anställninsprofil utör bilaa till Bevaras Kronoloiskt i protokollet een serie 1.4 Protokoll Rekryterinsnämnden Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll KTH-Sustainability Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll centrumbildnins styrelse Bevaras Kronoloiskt i een serie Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper eller skola eller skola 2 Tillhandahålla verksamhetsstöd 2.1 Hantera enerella ärenden inom verksamhetsstöd. Process för handlinar rörande verksamhetsstöd som inte passar in på annan klassificerins. 2.1 Polisanmälan Med KTH som part Större utredninar diarieförs Microsoft access W3D3 alt. skola Bevaras Diarienummeror dnin eller skola 2.1 Omställninsmedel till kompetensutvecklin från partsemensamma medel W3D3 PA Bevaras 2.2 Bedriva verksamhetsutvecklin, projekt och utredninar 2.2 Enkät Bevaras eller skola 2.2 Delrapporter Bevaras eller skola

11 Sidan 11 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe 2.2 Slutrapport W3D3 Bevaras eller skola alt. skola 2.2 Projektplan Bevaras eller skola Hantera externa förfråninar. Hantera externa remisser. Remisser och remissvar. Remisser som reistreras på Universitetsförvaltninen ska i reel inte reistreras på skola Remiss, missiv W3D Remiss, SOU/motsv vid inaktualitet RA-FS 1997: Remissvar W3D Lämna ut allmänna handlinar. Beäran om myndihetsprövnin vid utlämninsärende och överklaan av myndihetsprövnin Beäran om allmän handlin vid inaktualitet RA-FS 1997:6 eller skola Beäran om myndihetsprövnin W3D Överklaande av KTHs beslut rörande utlämnande av allmän handlin W3D Hantera externa rapporter, enkäter, fråor och synpunkter. Myndihetsenkäter, rapporter för kännedom, fråor som inte kan knytas till specifik process där KTH er ett officiellt svar Enkät Myndihetsenkäter, rapporter för kännedom, fråor som inte kan knytas till specifik process där KTH er ett officiellt svar. W3D3 alt. skola eller skola

12 Sidan 12 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe Beäran om statistiska uppifter Uppifter ur KTHs verksamhetssystem som lämnas till SCB W3D Externa rapporter W3D3 eller skola Externa rapporter för kännedom vid inaktualitet Fråor av allmän karaktär vid inaktualitet eller skola eller skola Arbetsmiljöverkets inspektionsrapport W3D3

13 Sidan 13 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe 2.4 Hantera Bokföra. Handlinar i denna process reistreras i reel inte i W3D Grundbokförin Aresso Bevaras Diitalt Huvudbokförin Aresso Bevaras Diitalt Sidoordnad bokförin Aresso Bevaras Diitalt Huvudbok Aresso 20 år RA-FS 2015: Kundreskontra Aresso Bevaras eller skola Kundreskontra, intern Aresso Bevaras GL02 Verifikationsjournal/GL02ARK Aresso Bevaras Diitalt GL01 Huvudbok per dimension/ GL02ARK Aresso Bevaras Diitalt GL09 Råbalans Aresso Bevaras Diitalt GL03RES Resultaträknin Aresso Bevaras Diitalt GL03BSLU eller GL03BAL Balansräknin Aresso Bevaras Diitalt SU05 Periodiserin saldospecifikation Aresso Bevaras Diitalt leverantörsreskontra CU05 Periodiserad saldospecifikation Aresso Bevaras Diitalt Kundreskontra FA04 periodiska data Aresso Bevaras Diitalt FA03 Fasta upplysninar/fa04ark Aresso Bevaras Diitalt SU01 Leverantörsreister Aresso Bevaras Diitalt CU01 Kundreister Aresso Bevaras Diitalt TS01 Projektreister Aresso Bevaras Diitalt Debiterinsbemyndiande Dokumentation av oranisation och rutiner Aresso SU11A Inrikes betalninar Dokumentation av oranisation och rutiner Aresso 10 år RA-FS 2015:2

14 Sidan 14 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe SU11B Utrikes betalninar Dokumentation av oranisation och rutiner Månadsrapport Kontoinformation Dokumentation av oranisation och rutiner Månatli rapporterin om KTH:s inoch utbetalninar via Plusiro. Transaktioner per da under månaden. (Cassanova fr o m 1999 till 2004) Nordea fr o m 2005 Aresso Aresso 10 år RA-FS 2015:2 10 år RA-FS 2015: Kontoutdra Nordea PG-sammanställnin Dokumentation av oranisation och rutiner Månadsvis sammanställnin över KTH:s PG-konton Aresso 10 år RA-FS 2015: Betalninsstatistik Dokumentation av oranisation och rutiner Månatli rapporterin om inbetalninar från SEB from Aresso 10 år RA-FS 2015: Kontoutdra utbetalninar Inrikes/Utrikes Dokumentation av oranisation och rutiner Dalia kontoutdra från PlusGirot Aresso 10 år RA-FS 2015: Kontoutdra Handelsbanken. SEB, Nordea Dokumentation av oranisation och rutiner Aresso 10 år RA-FS 2015: Kontoutdra Riksälden Dokumentation av oranisation och rutiner Månadsvis sammanställnin som följer med fakturan. I een pärm from Tidiare förvarad tillsammans med verifikationen (fakturan). Aresso 10 år RA-FS 2015: Enaemanbesked Alla banker inkl Riksälden Dokumentation av oranisation och rutiner Aresso Papper

15 Sidan 15 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe Tullärenden Dokumentation av oranisation och rutiner Underla till tullfakturor som av praktiska skäl arkiveras separat Aresso 10 år RA-FS 2015:2 Papper Momsredovisnin Dokumentation av oranisation och rutiner Underla till momsin/- utbetalninar som av praktiska skäl arkiveras separat Aresso 10 år RA-FS 2015:2 Papper EFH (elektronisk fakturahanterin) leverantörsfakturor EFH (elektronisk fakturahanterin) leverantörsfakturor Underla till EFH leverantörsfakturor borttana ur flödet, papper Underla till EFH leverantörsfakturor borttana ur flödet, diitala Pappersfakturan som skannas EFH 20 år RA-FS 2015:2 Underla för sbeslut\euverifikationer Papper EFH, Aresso Bevaras Diitalt EFH EFH 20 år RA-FS 2015:2 Underla för sbeslut\euverifikationer Bevaras tills vidare Papper Diitalt Kundfakturor med underla Aresso 20 år RA-FS 2015:2 Underla för sbeslut\euverifikationer Papper eller skola

16 Sidan 16 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe Huvudboksomförin Aresso 20 år RA-FS 2015:2 Underla för sbeslut\euverifikationer Papper eller skola Löner Nr 610X X99999 Löneinläsnin Semesterlöneskuld System HR+ fr o m 2003, tidiare SLÖR Aresso 10 år RA-FS 2015:2 Diitalt Periodisk trier Nr 620X X99999 Backnin periodiserinar Inående balans Återredovisnin PG och BG Nr 630X Bokförin plusirot, alla 630X99999 företa(gl18) Anlä Nr Anläsninsverifikationer (aktiverin, avskrivnin m.m.) Aresso Aresso Aresso 10 år RA-FS 10 år RA-FS 2015:2 20 år RA- FS 2015:2 Underla för sbeslut\ EUverifikationer Diitalt Diitalt Papper Inläsnin Aresso Rättelser, skolflyttar m.m. Alla centrala debiterinar Momsinläsnin från inst till centrala momskontot Aresso 10 år RA-FS 2015:2 Diitalt Central bokförin alla företa Aresso 10 år RA-FS 2015:2 Diitalt Inbetalninar Korr./Omf./Rät. Inbetalninar/Korrierinar/Omföri nar: Koordinatorsmedel, SEK, Returer av felaktia löner, Internhandel Aresso 10 år RA-FS 2015:2 Diitalt Inbetalninar manuellt PG-BG Nr 720X X Dalia avier PG och BG Vernr 72X X From Inbetalninar OCR Nr 730X X PG Vernr 73x X Fr o m 2006 Aresso Aresso 10 år RA-FS 2015:2 10 år RA-FS 2015:2 Diitalt Diitalt

17 Sidan 17 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe Koordinatorsmedel EU Innehåller underla till verifikationer vid inbetalninar och placerin av koordinatorsmedel Aresso Serien avslutad. Inår i Valutaföreta et 72x Valutaföretaet Bokförin Valutaföretaet Ver. 71x år Ver 15x år 2005 Ver 16x år 2006 Ver 72x år 2007 och framåt Aresso 10 år RA-FS 2015:2 Diitalt Intern inbetalnin Bokförin internhandel. Innehåller vr.nr 72x, 74x och spec. m skol. Aresso 10 år RA-FS 2015: Ekonomihandboken Bevaras Papper Diitalt KTH:s Aresso-manual Bevaras Papper Bokslutsinstruktioner Bevaras Papper Lathundar, bokförin Bevaras Papper Kontoplaner Bevaras Papper GL10 kontoplan Aresso Bevaras Papper GL10 kontoplan Aresso Bevaras Diitalt GL12 Bereppsvärden Aresso Bevaras Diitalt GL13 Relationsvärden Aresso Bevaras Diitalt GL17 Villkor/fördelninsreler för automatkonterinar GL17 Villkor/fördelninsreler för automatkonterinar Aresso Bevaras Papper Aresso Bevaras Diitalt

18 Sidan 18 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe Systemdokumentation och behandlinshistorik Aresso Bevaras Papper för Aresso Beskrivnin av bokförinssystemets användnin Aresso Bevaras Papper och ev. för- och eftersystemets uppbynad Beskrivnin av informationsflödet i Aresso Bevaras Papper bokförinssystemet Användarmanualer Aresso Bevaras Diitalt AG08 Använda verifikationsnummer Aresso Bevaras Papper AG08 Använda verifikationsnummer Aresso Bevaras Diitalt AG13 Systemparametrar Aresso Bevaras Diitalt AG14 Systemvärden Aresso Bevaras Diitalt AG58 Lonin av fasta reister för Aresso Bevaras Diitalt konterinsreler, automatkonterinar och Dokumentation av Generella parametrar Aresso Bevaras Diitalt Betalninspåminnelse nr 2 Ekonomienhetens betalninspåminnelse vid inkassoärenden som inte år till inkasso Inkassoärende W3D3 10 år RA-FS 2015:2 Bevaras Beslut om avskrivnin av utestånde kundfordran/av fordran på anställd/av oidentifierad inbetalnin Om beloppet överstier ett prisbasbelopp ska ärendet överföras från skola till för beslut och diarieförin. W3D3 Bevaras eller skola Aressoanvändare i företasordnin Beställninar av Aresso- och EFHanvändare. 10 år RA-FS 2015: Förtecknin användare Aresso och EFH Aktuell lista ur Aresso Aresso Förtecknin ekonomiska attestanter i EFH Aktuell lista ur Aresso över Ekonomiska attestanter i EFHsystemet. Aresso

19 Sidan 19 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe Fullmakter/deleationer Banken, Hermes mm. Lämnas till reistrator löpande efter upprättande Betalninsstatistik Månatli rapporterin om inbetalninar från SEB fr o m W3D3 Aresso 10 år RA-FS 2015:2 Papper Kontoutdra Riksälden Månadsvis sammanställnin som följer med fakturan. I een pärm fr o m Tidiare förvarad tillsammans med verifikationen (fakturan). Aresso 10 år RA-FS 2015:2 Papper Periodisk trier (1 och 2) Backnin periodiserinar Inående balans Bokförin s avskrivninar Inrätta, förvalta och avveckla stiftelser. Separat dokumenthanterinsplan bilad beslut V Aresso 20 år RA-FS 2015:2 Underla för sbeslut\euverifikationer Diitalt Hantera stipendier Utlysnin av stipendium forskarutbildnin W3D3 Bevaras KS Ansökan om stipendium forskarutbildnin Dokument som innehåller uppifter om kontonummer till privata bankkonton får inte bifoas elektroniskt W3D3 10 år, ej beviljade 2 år RA-FS 2011: Beslut om stipendium forskarutbildnin Kan vara samma dokument som ansökan om stipendium W3D3 Bevaras KS Ansökan om stipendium från EU-proram, övria externfinansierade proram Beslut om stipendium från EU-proram, övria externfinansierade proram W3D3 10 år, ej beviljade 2 år RA-FS 2011:2 Een serie för beviljade resp. ej beviljade W3D3 Bevaras KS- Papper Stipendienominerin W3D3 Bevaras KS- Papper

20 Sidan 20 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe Beslut om stipendier till aviftsskyldia studenter Ansökan om resebidra ur Knut och Alice Wallenbers stiftelse Jubileumsanslaet Beslut om resebidra ur Knut och Alice Wallenbers stiftelse Jubileumsanslaet W3D3 ESS Bevaras KS- Papper Barium Bevaras Papper W3D3 Bevaras KS- Papper Reserapport Knut och Alice Wallenbers stiftelse Jubileumsanslaet Barium Bevaras Papper

21 Sidan 21 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe Hantera bidra. Inkommnade och utående medel samt centrala medel vid KTH som år att ansöka om Ansökan om medel W3D Beslut om medel W3D3 2.5 Hantera anställnin Se manual för rekryterinssystemet Varbi/My Network. Gallrinsbara handlinar i rekryterinssystemet Varbi har en sfrist på 30 månader i enlihet med beslut V CV/motsvarande från den anställde och från den som överklaar anställninsbeslutet arkiveras på KS-. Övria ansökninshandlinar får allras eller återlämnas 30 månader efter det att beslutet vunnit laa kraft. Observera att om anställninsbeslutet överklaas är det först när överklaandeärendet är avjort som beslutet vunnit laa kraft. Ansökninshandlinar i avbrutna anställnins- och befordrinsärenden får lämnas åter eller allras när beslut om avbruten anställnin (rekryterin) expedierats. Gäller även vid avsla befordrinsärenden, docentärenden samt adjunerad professor. När överklaandetiden ått ut arkiveras ansökninshandlinarna enlit enhetens rutiner. För läraranställninar är det KTH:s referensexe av ansökninshandlinarna (ink samtlia publikationer) som skall sparas i minst 30 månader efter att beslutet vunnit laa kraft. Ansökninshandlinar skall vid beäran av den sökande återlämnas istället för att allras efter det att stiden ått ut. Ansökninshandlinar som är larade elektroniskt kan allras av systemförvaltare. Ev. publikationer får återlämnas när anställninsbeslutet vunnit laa kraft förutsatt att skriftens bibliorafiska referenser har dokumenteras så att den kan identifieras vid behov. Dokumentationen av bibliorafiska referenser ska innehålla minst följande uppifter; författare, titel, förla, förlasort, utivninsår samt i förekommande fall ISBN- respektive ISSN-nummer. Saknas nåon av dessa uppifter får publikationen inte återlämnas. Beslut om arbetspraktik arkiveras på KS-. Förvalta och avveckla anställnin. Handlinar rörande administration och avvecklin av anställnin, t.ex. befordrinsärenden, ansökan om att anställninen ska upphöra, anmälan av tillbud, risk och arbetsskada (kan innehålla sekretessbelada uppifter, reistreras bara vid Universitetsförvaltninen), rehabiliterinsärenden/psykosociala ärenden (kan innehålla sekretessbelada uppifter) Inrätta och tillsätta anställnin. Se Sökandelista Skapas vid överförin till W3D3 från Varbi W3D3 LA PA alt skola Bevaras eller skola Information om anställninsbeslut Varbi 30 mån RA-FS 1997: Kopia som anslås på myndihetens efter anslastavla tre veckor anslastiden RA- FS 1997:6 Diitalt Papper eller skola Rekryterinstillstånd T/A personal, doktorander Varbi 30 mån RA-FS 1997: Annons T/A personal, doktorander Varbi W3D3 PA alt skola eller skola eller skola

22 Sidan 22 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe Ansökninshandlinar från den anställde T/A personal, doktorander Varbi W3D3 PA alt skola eller skola Ansökninshandlinar från övria sökande T/A personal, doktorander Anställninsavtal T/A personal, doktorander W3D3 PA alt skola Underrättelse om anställninsbeslut till de övria sökande. T/A personal, doktorander Varbi Varbi W3D3 PA alt skola 30 mån RA-FS 2004:1 eller skola eller skola eller skola Kommentar om att avbryta rekryterin av T/A anställnin Varbi W3D3 PA alt skola eller skola Beslut om att avbryta rekryterin av T/A anställnin W3D3 PA alt skola Överklaan ällande anställnin T/A personal W3D3 PA alt skola Överlämnade av överklaande och yttrande till Överklaandenämnden ÖHN vid beslut om T/A anställnin Beslut från ÖHN Överklaandenämnden för Höskolan, T/A anställnin Anhållan, försla på inrättande av anställnin professor eller lektor Anhållan om tillsättnin Ansökan om fastställande av anställninsprofil Finansierinsplan Lista över presumtiva sökande från skola till central nivå diarieför i VL-serien och skickar därefter oriinal till :s reistratur W3D3 PA alt skola W3D3 PA alt skola Varbi W3D3 LA eller skola eller skola eller skola eller skola Datum för fakultetsrådets försla till beslut om inrättande av anställnin professor eller lektor Från fakultetsrådets protokoll. Försla till beslut kan delearas till dekanus. Varbi W3D3 LA Rektors beslut om inrättande av professur /lektorarat W3D3 LA

23 Sidan 23 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe Anställninsprofil professor eller lektor Bilaa till anställninsutskottets AU:s protokoll Bevaras KS Beslutsdatum från protokoll ällande fastställande av anställninsprofil professor eller lektor Anställninsutskottets AUs beslut om anställninsprofil Varbi W3D3 LA Annons professor eller lektor Varbi W3D3 LA Ansökninshandlinar från den anställde professor eller lektor Varbi W3D3 LA Ansökninshandlinar från övria sökande professor eller lektor Beslutsdatum från protokoll om sakkunnia professor eller lektor Sakkunnia utses av anställninsutskottet AU Varbi Varbi W3D3 LA 30 mån RA-FS 2004: CV från sakkunni professor/lektor CV allras efter avslutat ärende RA-FS 1997: Resultat av referenstanin och bakrundskontroll professor/lektor W3D3 LA Beslutsdatum från protokoll - försla rörande tillsättnin av professor, lektor Rekryterinsnämndens beslutande möte Varbi W3D3 LA Sakkunniutlåtanden professor/lektor Sakkunniutlåtandet utör bilaa till rekryterinsnämndens protokoll Bevaras Een serie Rektorsbeslut om anställnin av professor W3D3 LA Underrättelse om anställninsbeslut, professor Varbi W3D3 LA Skolchefs beslut om anställnin av lektor diarieför i VL-serien och skickar därefter oriinal till :s reistratur W3D3 LA

24 Sidan 24 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe Anställninsavtal för lektor diarieför i VL-serien och skickar därefter oriinal till :s reistratur W3D3 LA Underrättelse om anställninsbeslut, lektor diarieför i VL-serien och skickar därefter oriinal till :s reistratur Varbi W3D3 LA Meddelande om avbruten anställnin professor Varbi W3D3 LA Meddelande om avbruten anställnin lektor diarieför i VL-serien och skickar därefter oriinal till :s reistratur Varbi W3D3 LA Beslut om avbruten anställnin professor W3D3 LA Beslut om avbruten anställnin lektor diarieför i VL-serien och W3D3 skickar därefter oriinal till :s LA reistratur Beäran om tillsättnin av biträdande lektor Inrättandeunderla från skolan till central nivå med profil, motiverin och finansiell redoörelse W3D3 Bevaras KS Datum för fakultetsrådets försla till beslut om inrättande av biträdande lektorat Varbi W3D3 Bevaras KS Rektors beslut om inrättande av biträdande lektorat Samlinsnummer W3D3 LA Datum för rektors beslut om inrättande av biträdande lektorat Varbi W3D3 Bevaras KS Anställninsprofil biträdande lektor Bilaa till anställninsutskottets AU:s protokoll Bevaras KS Beslutsdatum från protokoll ällande fastställande av anställninsprofil biträdande lektor Anställninsutskottets AU:s beslut om anställninsprofil Varbi W3D3 Bevaras KS-

25 Sidan 25 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe Annons biträdande lektor Varbi W3D3 Bevaras KS Ansökninshandlinar från den anställde, biträdande lektorer Varbi W3D3 Bevaras KS Ansökninshandlinar från övria sökande, biträdande lektor Varbi 30 mån RA-FS 2004: CV för sakkunni biträdande lektor CV allras efter avslutat ärende RA-FS 1997:6 KS Beslutsdatum från protokoll om sakkunnia, biträdande lektor Sakkunnia utses av anställninsutskottet AU Varbi W3D Sakkunniutlåtande/försla rörande biträdande lektor Bilaa till rekryterinsnämndens protokoll Bevaras Een serie Beslutsdatum från protokoll - försla rörande tillsättnin av biträdande lektor Rekryterinsnämndens beslutande möte Varbi W3D3 LA Resultat av referenstanin och bakrundskontroll, biträdande lektor W3D3 Bevaras KS Anställninsavtal biträdande lektorer W3D3 Bevaras KS Underrättelse om anställninsbeslut. Biträdande lektorer Försla på inrättande av anställnin adjunkt Inrättandeunderla från skolan till central nivå med profil, motiverin och finansiell redoörelse Varbi W3D3 Varbi W3D3 Bevaras KS- Bevaras KS Beslut om inrättande adjunkt Samlinsnummer W3D Datum för rektors beslut om inrättande av anställnin adjunkt Anställninsprofil adjunkt Bilaa till anställninsutskottets AU:s protokoll Varbi W3D3 Bevaras KS- Bevaras KS Beslutsdatum från protokoll ällande fastställande av anställninsprofil adjunkt Anställninsutskottets AU:s beslut om anställninsprofil Varbi W3D3 Bevaras KS-

26 Sidan 26 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe Annons adjunkt Varbi W3D3 Bevaras KS Ansökninshandlinar från den anställde adjunkt Varbi W3D3 Bevaras KS Ansökninshandlinar från övria sökande adjunkt Varbi 30 mån RA-FS 2004: CV för sakkunni adjunkt CV allras efter avslutat ärende RA-FS 1997: Beslutsdatum från protokoll ällande adjunktskommitté Anställninsutskottets AU:s beslut om adjunktskommitté Varbi W3D3 KS Protokoll, adjunktskommitté Bevaras Een serie Papper Utlåtanden adjunktskommitté i oriinal Varbi W3D Skolchefs beslut om anställnin adjunkt Varbi W3D Anställninsavtal adjunkt Varbi W3D Underrättelse om anställninsbeslut adjunkt Varbi W3D3 Bevaras KS- Bevaras KS- Bevaras KS- Bevaras KS Anhållan om anställnin av adjunerad professor W3D3 LA - skola skickar oriinal till :s reistratur Beslut om fastställande av ämnesområde och utseende av sakkunnia för adjunerad professor W3D3 LA Annons adjunerad professor W3D3 LA Ansökan adjunerad professor W3D3 LA

27 Sidan 27 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe CV för sakkunni adjunerad professor vid avslutat ärende RA-FS 1997: Sakkunniutlåtande adjunerad professor Bilaa till rekryterinsnämndens protokoll W3D3 LA Beslut om anställnin av adjunerad professor W3D3 LA Avtal vid anställnin av adjunerad professor W3D3 Bevaras KS Anhållan ästprofessor Ansökan och CV W3D3 LA - skola skickar oriinal till :s reistratur Beslut ästprofessor W3D3 LA Beslut om förlännin av ästprofessor W3D3 LA Beslut om att avbryta rekryterin av läraranställnin W3D3 eller skola LA Kommentar om att avbryta rekryterin av läraranställnin W3D3 eller skola LA Överklaande, läraranställnin W3D3 LA Rektors yttrande W3D3 LA Överlämnade av överklaande och yttrande till Överklaandenämnden ÖHN vid beslut om läraranställnin Beslut från Överklaandenämnden för Höskolan, läraranställnin Beslut från Arbetsförmedlinen om arbetspraktik/praktisk kompetensutvecklin W3D3 LA W3D3 LA W3D3 VP eller skola

28 Sidan 28 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe Förvalta och avveckla anställnin. Se 2.5 Information om anställninsbeslut Varbi 30 mån RA-FS 1997:6 Kopia som anslås på myndihetens anslastavla tre veckor efter anslastiden RA- FS 1997:6 Diitalt Papper eller skola Förlännin av befintlit anställninsavtal W3D3 eller skola Reistrerinsunderla HR+ 2 år RA-FS 2012: Semesteransökan HR+ 2 år RA-FS 2012: Tjänstledihetsansökan HR+ 2 år RA-FS 2012: Jämkninar HR+ 2 år RA-FS 2012: Särskild inkomstskatt för utomlands bosatta HR+ 2 år RA-FS 2012: Preliminärskattesedel HR+ 2 år RA-FS 2012: Sinallistor HR+ 2 år RA-FS 2012: Sjukförsäkran (inkl utskrift av webbanmälan till FK) HR+ 10 år RA-FS 2012: Läkarinty OSL 21 kap. 1 HR+ 10 år RA-FS 2012: Sjukvårds- och läkemedelskvitton HR+ 10 år RA-FS 2012:9 Personnummero rdnin Personnummero rdnin Personnummero rdnin

29 Sidan 29 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe Införselärenden HR+ Lönekostnadsspecifikation (LKS) (institutionens kopia) får allras Vid inaktualitet RA-FS 1997:6 Personnummero rdnin Lönekostnadsspec (LKS) HR+ 10 år RA-FS 2012: Lönekostnadsspec (LKS) ns kopia HR+ vid inaktualitet RA-FS 1997:6 Personnummero rdnin Personnummero rdnin Utbetalnin av nettolön HR+ 10 år RA-FS 2012: Avstämninslistor HR+ 10 år RA-FS 2012: Utdata för skatteredovisnin + kontrolluppifter Beslut från FK om ersättnin från första sjukdaen Ansökninar om ersättnin för kostnader för arbetstaare med omfattande korttidsfrånvaro HR+ HR+ HR+ 10 år RA-FS 2012:9 10 år RA-FS 2012:9 10 år RA-FS 2012: Beslut i stipendieärende (kopia från skola) HR+ 10 år RA-FS 2012: Reseräkninar, samt underla och utlä i HR+ (även EU-projekt) HR+ KTH Res 20 år RA-FS 2012:9 KTH beslut: Underla för sbeslut\-euverifikationer Personnummero rdnin Personnummero rdnin Personnummero rdnin Personnummero rdnin Personnummero rdnin Papper sorteras i personnummerordnin (alt namnordnin) Papper eller skola

30 Sidan 30 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe Reseräkninar, samt underla och utlä i HR+ (även EU-projekt) HR+ KTH Res 20 år RA-FS 2012:9 KTH beslut: Underla för sbeslut\-euverifikationer Skatteförtecknin CSR HR+ 1 år RA-FS 1997: Avstämninar av betydelse för kontroll av transaktionsinformation Bevaras Personnummerordnin Papper Lönelista (inkl losammanställninar) HR+ Bevaras Papper Tjänstörinsjournal/årsjournal HR+ Bevaras Papper Diitalt Tjänstörinsjournal/månad HR+ vid inaktualitet RA-FS 1997: Lista, lönearter HR Personalförtecknin Sk krosslista. Enbart diitalt from Anställda inkl benämnin ex arvodist doktorand forskare stipediat. HR+ Diitalt Arvodesblanketter HR+ Bevaras Personnummero Papper eller skola rdnin Övertids/mertidsrapporter HR+ Bevaras Personnummero Papper eller skola rdnin Tjänstörinsbety Bevaras eller skola Försäkrinsbekräftelse anställd, ansökan till W3D3 Bevaras eller skola Kammarkolleiet Försäkrinsbekräftelse anställd, från W3D3 Bevaras eller skola Kammarkolleiet Utlandskontrakt enlit URA W3D3 eller skola PA Anmälan om bisyssla med bilaor Bevaras Personnummero Papper rdnin Anmälan av tillbud, risk och arbetsskada OSL 39 kap. 1 (SekrL 7 kap. 11 ) W3D3 PA

31 Sidan 31 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe Rehabiliterinsutredninar Kan innehålla rehabiliterinsplan, beslut från försäkrinskassan. OSL 39 kap. 1 (SekrL 7 kap. 11 ) W3D3 Läkarinty diarieförs inte, se separat PA handlinstyp eller skola Anmälan om diskriminerin, trakasserier eller kränkande särbehandlin Korrespondens/skrivelse till och från part/vittne anående diskriminerin, trakasserier eller kränkande särbehandlin OSL 21, 23 kap. OSL 21, 23 kap. W3D3 PA W3D3 PA Tjänsteantecknin efter möte eller samtal med part/vittne anående diskriminerin, trakasserier eller kränkande särbehandlin OSL 21, 23 kap. W3D3 PA Beslut i ärenden om diskriminerin, trakasserier eller kränkande särbehandlin Avser också uppföljnin W3D3 PA Intresseanmälan befordran till professor/lektor Rekryterinshandläare öppnar ärende vid avslutat ärende Annons dold publicerin befordran till professor/lektor Varbi W3D3 LA Ansökan om befordran till professor/lektor Ansökan och CV samt bilaor Varbi W3D3 LA Publikationer Varbi 30 KS- månader RA-FS 1997: Anställninsprofil eller annons, nuvarande tjänst Anställninsprofil Anställninsprofil, bilaa till AUprotokoll Varbi W3D3 Bevaras Varbi W3D3 LA ns utlåtande Varbi W3D Försla på sakkunni med cv, vid befordran till professor/lektor Beslut om sakkunnia och/eller anställninsutskottets beslut om prövnin Varbi 30 månader RA-FS 1997:6 I AU-protokoll W3D3 Bevaras Een serie

32 Sidan 32 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe Datum för beslut om sakkunnia och/eller anställninsutskottets beslut om prövnin Varbi W3D Datum för befordrinsnämndens möte Varbi W3D Befordrinsnämndens protokoll med sakkunniutlåtande och försla rörande befordran till professor/lektor Sakkunniutlåtandet utör bilaa till befordrinsnämndens protokoll Bevaras Een serie Datum för uppladdnin av befordrinsnämndens protokoll rörande befordran till professor/lektor Varbi W3D Beslut om befordran till professor W3D Skolchefens beslut om befordran till lektor W3D Datum för beslut om befordran till lektor Varbi W3D3 Bevaras KS Datum för beslut om befordran till professor Varbi W3D3 Bevaras KS Beslut om att avslå ansökan om befordran till W3D3 professor Beslut om att avslå ansökan om befordran till W3D3 Bevaras KS- lektor Beslut om att avbryta befordrinsärende Varbi W3D3 eller skola Kommentar om att avbryta befordrinsärende Varbi W3D3 eller skola Besked om anställninens upphörande pa uppnådd pensionsålder W3D3 PA KS Ansökan till SPV, ålderspension W3D3 PA Meddelande/beslut om ålderspension från SPV W3D3 PA Meddelande/beslut om ålderspension från SPV som enbart handlar om omräknin av tidiare beräknad förmån (belopp) inte ändrad tidpunkt för pensionsutbetalnin vid Personnummero inaktualitet RA- rdnin FS 1997: Ansökan om delpension till KTH W3D3 PA Beslut om delpension från KTH W3D3 PA Ansökan till SPV, delpension W3D3 PA

33 Sidan 33 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe Meddelande om delpension från SPV W3D3 PA Meddelande om delpension från SPV som enbart handlar om omräknin av tidiare beräknad förmån (belopp) dvs inte utökad tid för delpensionen Beslut om sjukersättnin från Försäkrinskassan W3D3 PA Ansökan om sjukpension till SPV W3D3 PA vid Personnummero inaktualitet RA- rdnin FS 1997: Beslut om sjukpension från SPV W3D3 PA Ansökan om att anställninen ska upphöra W3D3 PA Varsel rörande anställninar som releras i höskoleförordninen W3D3 PA Varsel rörande övria anställninar W3D3 PA Besked om att tidsberänsad anställnin upphör Gäller även provanställnin W3D3 PA eller skola eller skola eller skola Anmälan om övertalihet W3D3 PA eller skola MBL-protokoll Bevaras Papper eller skola Beslut enlit MBL förhandlin W3D3 PA Beslut om uppsänin W3D3 PA Överenskommelse om avslutnin av anställnin W3D3 PA Bevaras KS- Papper eller skola Bevaras eller skola KS Exponerinsreister W3D Anmälan om exponerin, blankett Förs in i exponerinsreistret Bevaras Papper CMR utrednin W3D3

34 Sidan 34 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe Anmälan om misstanke om oredlihet i forsknin, konstnärli forsknin eller utvecklinsarbete Tillfälle till yttrande till den anmälde Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm W3D3 JUR W3D3 JUR Yttrande och kommunikation som tillför ärendet nåot i sak från den anmälde Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm W3D3 JUR Kompletterande utrednin vid misstanke om oredlihet i forsknin mm Utrednin vid misstanke om oredlihet i forsknin mm W3D3 JUR Beäran om hänskjutnin av ärendet till expertruppen för oredlihet i forsknin hos Centrala etikprövninsnämnden Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm W3D3 JUR Skrivelser till och från expertruppen för oredlihet i forsknin hos Centrala etikprövninsnämnden Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm Rektors beslut slutiltit Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm W3D3 JUR W3D3 JUR Rektors beslut hänskjutnin av ärende till rådet för utrednin av ärenden om misstänkt vetenskapli oredlihet vid KTH Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm W3D3 JUR Kallelse till rådet (ej kallelse av rådsledamot) Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm W3D3 JUR Rådets protokoll Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm Utdra ur rådets protokoll till den anmälde Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm Meddelande om rektors beslut Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm W3D3 JUR W3D3 JUR Bevaras Kronoloiskt i een serie Översättninar av handlinar Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm W3D3 JUR

35 Sidan 35 av 71 Handlinstypens namn Beskrivnin av handlinstyp Hanterin/ Sekretess Reisterin/ Sorterinsordnin Arkivexe 2.6 Bedriva personalutbildnin. Handlinar rörande personalutbildnin. Reistreras i reel inte i W3D3 2.6 Kursanmälan Webbanmälan till KTH:s centrala personalutbildnin 1 år efter avslutad kurs 2.6 Kursmaterial Bevaras 2.6 Deltaarlista Bevaras 2.7 Tillhandahålla och förvalta lokaler. Handlinar rörande tillhandahållande och drift av lokaler, t.ex. hyreskontrakt och -avtal, lokalserviceavtal, säkerhetsavtal. 2.7 Beslut om bystart W3D3 Bevaras 2.7 Startavtal med Akademiska Hus/motsv W3D3 Bevaras 2.7 Protokoll från styrruppsmöten W3D3 LS-LP 2.7 Delprojekt (inventarier m.m.) W3D3 LS-LP Bevaras Projektdossier Bevaras Projektdossier 2.7 För upphandlin av projektledare, inredninsarkitekter, it-konsulter m.m. se upphandlin Avtal med bostadsföreta W3D3 Bevaras KS- Papper 2.7 Hyreskontrakt, bostäder Te x blockförhyrnin W3D3 2.7 Hyreskontrakt, lokaler Med Akademsika hus där KTH är hyresäst och/eller uthyrare 2.7 Hyreskontrakt Space manaer (Facility) 2.7 Lokalritninar Bilaor till hyreskontrakt, lokaler Space manaer (Facility) Facility Bevaras Efter husnummer i een serie Bevaras Efter husnummer i een serie Papper Bevaras Diitalt eller skola