Dokumenthanteringsplan KTH

Transkript

1 Dokumenthanterisplan KTH Reglerna kan tillämpas på handliar uppkomna fr o m Undantaget är gallrisregler för studerandehandliar uppkomna före , för frågor rörande dessa kontakta /dokumenthanterisfunktionen. Denna plan innehåller hanterisanvisniar för handliar rörande bevarande, gallri, sekretess och andra uppgifter som behövs för en god arkivhanteri av allmänna handliar i KTH:s verksamhet. I vissa fall upptas dokument som inte utgör allmänna handliar. Regler för vilka handliar som ska registreras samt bevarandeformat och gallrisfrister är generella för KTH. Undantag från övriga hanterisanvisniarna får göras efter samråd med chefen för avdelnien för dokumenthanteri och ska dokumenteras. Gallri Denna dokumenthanterisplan utgör myndighetens beslut om gallrisfrister om iet annat aes. Vad gäller handliar som enligt KTH:s gallrisbeslut gallras vid inaktualitet får /motsvarande i samråd med chefen för avdelnien för dokumenthanteri besluta om en tidsbestämd gallrisfrist, dvs. en frist som aes i år eller månader efter handliens tillkomst. Om personuppgifter förekommer ska även samråd inhämtas från KTHs personuppgiftsombud. Gallri av handliar i forsknisprojekt beslutas av skolchef med stöd av bevarande och gallrisplan för forsknishandliar. ns/motsvarande dokumentsamordnare ansvarar för att gallri verkställs i enlighet med föreskrifterna. Sist i föreliggande dokumenthanterisplan återfinns KTH:s tillämpnisbeslut gällande gallri av handliar av tillfällig och ria betydelse enligt Riksarkivet föreskrift (RA-FS) 1991:6 ändrad i omtryck 1997:6. Versionshanteri Dokumenten kommer att versionshanteras enligt följande: Klassificerisstrukturen (KS) 1.0 Processbeskrivniar (kartor och text) Dokumenthanterisplan Första versionen av KS märks med 1.0. Processbeskrivniar och dokumenthanterisplan särskiljs med ett bindestreck och påföljade versionsnummer. I sina första versioner heter de för respektive dokument. Uppdateriar kan sedan ske för respektive dokument oberoende av varandra med undantag för ändriar i KS som alltid påverkar övriga dokument. En första uppdateri i dokumenthanterisplanen bildar version 1.0-2, en andra uppdateri osv. Vid ändri av KS nollställs övriga dokument så att dokumenthantisplan och processbeskrivniar får versionsnummer efter en första uppdateri av KS, efter en andra uppdateri osv. Dokumenthanterisplan och processbeskrivniar kommer innehålla referenser till varandra så att det tydligt framgår vilken processbeskrivni som gäller för vilken dokumenthanterisplan och vise versa. 1/65

2 Förtydliganden Ulf Nilsson /AD Bevarande av elektroniska dokument i Från gäller att samtliga dokument i ska bevaras i urspruligt skick. Det innebär att elektroniskt inkomna eller upprättade dokument inte skrivs ut på papper för arkiveri. KTH:s bevarandeexemplar utgörs av den elektroniska filen som på sikt ska föras över till låsiktigt bevarande. Dokument som inkommer eller upprättas som papper ska bevaras som papper även om en elektronisk kopia framställs, t.ex. skannade beslut. Ändrade rutiner med anledni av beslutet: Utskrifter av elektroniska dokument från görs inte för arkiveri. Utskrifter av dokument från anses som arbetskopior. En handlislista från ska biläggas ärendeakten vid avslut av ett ärende för att en sökni direkt i akten ska ge en överblick över samtliga handliar oavsett format. Vid avslut ska en kontroll göras att samtliga handliar (oavsett format) finns dokumenterade i ärendeakten. Format för bevarande För samtliga handlistyper i dokumenthanterisplanen gäller generellt att bevarande ska ske i urspruligt skick. Vid behov ska överföri till format för låtidsbevarande göras. Beslut enligt besluts- och delegationsordni Kan förekomma i alla processer och hanteras alltid enligt följande: Diarieförs under samma diarienum-2013/0679 2/65

3 Regler för gallri av handliar av tillfällig eller ria betydelse. KTH:s tillämpnisbeslut av RA-FS 1991:6 ändrad och omtryckt 1997:6 rörande gallri av handliar av tillfällig eller ria betydelse. Observera att handliar som gallras vid inaktualitet inte får gallras innan: föreskriven bearbetni, redovisni eller kontroll har slutförts tidsfrist för revision och preskription har gått ut och betydelsen för styrkande av rättigheter och skyldigheter samt i övrigt från rättslig synpunkt upphört. Gallri vid inaktualitet innebär att handlien får gallras när den som ansvarar för handlien, om iet annat dokumenterats i rutinbeskrivni/motsv, bedömer att den inte läre behövs i verksamheten. Handliar som tillkommit före 1980 får inte gallras med stöd av dessa regler. Finns behov att gallra sådan information ska universitetsarkivarien kontaktas. Handli Gallri Anmärkniar Loggnisfiler och loggnislistor för elektronisk post samt andra loggnisfiler och loggnislistor. i minst 90 dagar Handliarna är ett led i KTH:s driftsäkerhetskontroll och säkerhetsskydd av KTH:s datasystem och gallras vid tidpunkt när det inte läre behövs för detta ändamål. Loggnisfiler för KTH:s klienter -Applikationsloggar -Systemloggar -Säkerhetsloggar Vid inaktualitet Klienter är konfigurerade att spara ett visst antal megabyte loggar. När detta villkor nås så raderas de äldsta posterna loggarna och nya skrivs i dess plats. Loggnisfiler för KTH:s centrala servrar -Applikationsloggar -Systemloggar -Säkerhetsloggar i minst 30 dagar eller vid inaktualitet Servrar är konfigurerade att spara ett visst antal megabyte loggar. När detta villkor nås så raderas de äldsta posterna loggarna och nya skrivs i dess plats. Säkerhetsloggar för inloggnistjänster (Active Directory/Kerberos) i minst 30 dagar Historikfiler för informationssökni på Internet. Vid inaktualitet Cacheminnen Vid inaktualitet KTH beslut: Underlag för gallrisbeslut\eu-verifikationer Temporary Internet filer Vid inaktualitet Cookies-filer Vid inaktualitet Loggnisfiler och loggnislistor för telefax. omgående Teknisk dokumentation av tillfällig eller ria betydelse. Vid inaktualitet vid tidpunkt när handliarna inte läre fyller någon funktion. Register, liggare, listor och liknande som upprättats för att vara tillfälliga hjälpmedel i KTH:s verksamhet. Vid inaktualitet -2013/0679 Handliar som utgör underlag för KTH:s interna planeri och verksamhetsredovisni Vid inaktualitet efter tidpunkt då sammanställni eller bearbetni är färdigställd eller då underlaget inte fyller någon funktion för vidare handläggni av ärendet. Handliar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, ex läs- eller leveranskvitton för e-post, inlämniskvitton, kvittensböcker. Vid inaktualitet En förutsättni för gallri att de inte vid tidpunkt för gallri läre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit eller utgått från myndigheten. 3/65

4 KTH:s webbsidor upprättade i informationssyfte Information på webbsidor får gallras vid inaktualitet i samband med mindre betydelsefulla uppdateriar, t ex rättni av felskrivniar. Information som gallras enligt ovan och bedöms kunna utgöra bevis i rättstvister eller på andra sätt vara av värde för verksamheten, ska innan raderi från webbsidan föras över till annat medium (pappersutskrift eller skrämdump) och sparas i minst 3 år. Om överförien innebär förlust av samband med andra handliar ex genom elektroniska länkar får en bedömni göras i varje enskilt fall beträffande länkarnas värde. Handli som inkommit till myndigheten i icke autenticierad form (ej underskrivna eller ej underskrivna med Vid inaktualitet originalunderskrift), om en autenticierad handli med samma innehåll inkommer i ett senare skede. Mottagnis- och delgivnisbevis Vid inaktualitet Handlien gallras när ärendet avslutats. En förutsättni för gallri är att mottagis- och delgivnisbevisen ej påförts anteckni som tillför mål eller ärende sakuppgift. Handli i röstbrevlåda/ motsvarande Vid inaktualitet Om handlien tillfört ärende sakuppgift skall innehållet dokumenteras i tjänsteanteckni. Skrivelser av ria och/eller tillfällig betydelse t.ex: -skrivelser som inkommit endast för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd -framställniar, förfrågniar och meddelanden som är av tillfällig betydelse -skrivelser som inte berör KTH:s verksamhetsområde, eller som är menislösa eller obegripliga Missiv Avtal/överenskommelser av ria och/eller tillfällig betydelse. T.ex: -leasiavtal, -lokalvårdsavtal, -passagesystemsavtal Anteckniar från möten där information endast vidarebefordras Vid inaktualitet Vid inaktualitet 10 år efter avtalets /överenskommelsens upphörande Vid inaktualitet T.ex. reklam, kursinbjudniar, informationsmaterial, massutskick. Kopia av skrivelse till/från KTH:s universitetsförvaltni till/från KTH:s skolor Vid inaktualitet Gallrisfristen gäller för KTH:s skolor Kopior och dubbletter av handliar då det finns arkivexemplar med samma innehåll Vid inaktualitet T.ex. e-post i användares mailbox som diarieförts och arkiverats i 4/65

5 Specifika gallrisbeslut RA-FS 1997:6 RA-FS 1997:6 KTH beslut: Intern föreskrift 3/11 KTH beslut: bedömni i samråd med avdelnien RA-FS 1999:1 RA-FS 2004:1 RA-FS 2004:2 (ändrat RA-FS 2005:1 och 2006:6) KTH beslut: Underlag för gallrisbeslut\eu-verifikationer RA-FS 2011:2 RA-FS 2011:3 RA-FS 2012:9 RA-FS 2013:1 RA-FS 2013:5 RA-FS 2015:2 KTH beslut: Fristen kvar sedan äldre RA-FS -2013/0679 5/65

6 Förklari till kolumner och begrepp i dokumenthanterisplanen Process/ Aer vilken process och därmed vilken klassificeris handlistypen hör till. Syftar till att relatera handlistypen till processbeskrivniarna. Handlistypens namn Namnet på handlistypen Arkiveexemplar För att åskådliggöra att samma information kan förekomma i olika skepnader Det som skiljer varianter från varandra är hanterisregler som kan vara en följd av olika media eller format. Beskrivni En beskrivni som gör att man kan identifiera handlistypen om namnet i dokumenthanterisplanen skiljer sig från namnet i dagligt tal Detta fält används bara om behov finns. IT-stöd Sorterisordni Sekretess Det system som på något sätt har en koppli till handlistypen. Det kan vara att handlien registreras i systemet, att handlistypen är en sammanställni i systemet, att handlistypen agerar underlag för uppgifter i systemet eller att systemet fuerar som sökiå. Kan innehålla två system i de fallen där information från handlistypen matas in i flera system, dessa skrivs på olika rader. Beskrivni av vilken koppli handlistypen har till systemet som står aivet, exempelvis instruktioner om i vilken serie en handlistyp ska diarieföras. För pappershandliar aes vilken ordni handlistypen struktureras efter t ex kronologiskt årsvis eller i personakt. För handlistyper i system hänvisas till systembeskrivni. Indikerar om det kan förekomma sekretessbelagda uppgifter och vilket lagrum som är aktuellt. Organisatoriskt ansvar Aer om handlistypen ska bevaras eller gallras. Om den ska gallras aes även gallrisfristen samt författnisstöd för gallri samt ev. annan information som villkor eller KTH:s tillämpnisbeslut till generella gallrisföreskrifter. Här aes vilken delarkivbildare ( eller )som är ansvarig för hanterien av handlistypen. 6/65

7 1 Handlistypens namn Styra verksamhet 1.1 Förändra organisation Beslut, universitetsstyrelsen Kronologiskt i egen serie Beslut, rektor KS- 1.2 Delegationer Upprätta och förändra styrdokument och planer alt. KS- eller Verksamhetsplan alt. KTH beslut: Underlag för gallrisbeslut\eu-verifikationer Utgör bilagor till Rektors beslut om Verksamhetsuppdrag och medelstilldelni. KTHs modell för styrni och resursfördelni utgår från skolorganisationen. Mellan rektor och skolorna upprättas överenskommelser, verksamhetsuppdrag, vilka reglerar de uppdrag skolorna förväntas fullgöra under det kommande året sam t de resurser som tilldelas för at uppnå detta. KS- eller KS- Budget för KTH KS- Fullmakt/delegation KS- alt. eller alt. beslutsserie Reglerisbrev KS- Årsredovisni KTH (tryckt version) KS /0679 Papper Agresso Kronologiskt Delårsredovisni, KTH Papper Agresso Kronologiskt 10 år RA- FS 2015:2 7/65

8 Handlistypens namn Årsredovisni med specifikationer och inventarieförteckni, skolor och Papper Agresso Efter företag/ organisatorisk enhet Delårsredovisni, och skolor Papper Agresso Efter företag/ organisatorisk enhet KTH:s regelverk Bilaga till rektorsbeslut Policy Antagen av styrelsen 1.2 Riktlinje Bilaga till rektorsbeslut Anvisni Bilaga till rektorsbeslut Föreskrift Med hänvisni till författni eller regerisbeslut Förhandlisprotkoll, lönerevision enligt RALS PA Förhandlisprotkoll doktorandstege, lönerevision enligt RALS PA eller 10 år RA- FS 2015:2 KS- KS- KS- KS- KS- KS- KS- eller Lokalt ALFA KS- Klassificerisstruktur KS- Dokumenthanterisplan KS- Lokalförsörjnisplan KS- Miljölednissystemets policydokument Beslutas av universitetsstyrelsen KS- Övergripande hållbarhetsmål KS- Handlisprogram för övergripande KS- hållbarhetsmål Detaljerade hållbarhetsmål Egen serie 5 år RA- / FS 1997:6 Övergripande rutiner Beslutade av miljöchef Egen serie Lokala rutiner Miljölednisystemets laglistor 1.3 Genomföra strategiska uppföljniar Internrevisionsplan 5 år RA- / FS 1997:6 KS- KS- 8/65

9 Handlistypens namn Internrevisionsrapport KS- Rapport från Riksrevisionen KS- JK-lista/ärendeuppföljni KS- Riskanalys enligt Förordnien om intern KS- styrni och kontroll i statliga myndigheter 1.4 Fatta verksamhetsbeslut Protokoll Universitetsstyrelsen Kronologiskt i egen serie Protokoll KTH:s lednisgrupp Kronologiskt i egen serie Protokoll Fakultetsrådet Kronologiskt i egen serie Beslut Fakultetsrådet KS- Protokoll Utbildnisutskottet Kronologiskt i egen serie Protokoll Skolornas strategiska råd Kronologiskt i egen serie Protokoll Institutionsstyrelse Kronologiskt i egen serie Protokoll Lednisgrupp Kronologiskt i egen serie Protokoll Lärargruppsmöte/lärarkollegiet Protokoll Doktorandkollegiet 1.4 Protokoll Medbestämmandelagen (MBL) Papper Kronologiskt i egen serie Protokoll Centrala samverkansgruppen Papper Kronologiskt i egen serie Protokoll/ mötesanteckniar Lokal Papper Kronologiskt i egen samverkansgrupp serie Protokoll KTH:s skyddskommitté Papper Kronologiskt i egen serie eller 9/65

10 Handlistypens namn Protokoll Jämställdhetsrådet Papper Kronologiskt i egen serie Disciplinnämndens protokoll Papper Kronologiskt i egen serie Minnesanteckniar Papper Kronologiskt i egen Personalplaneriskommittén (PPK) serie Protokoll Personalansvarsnämnden Papper Kronologiskt i egen serie Protokoll Anställnisutskottet (AU) Papper Kronologiskt i egen serie Protokoll Rekryterisnämnden Papper Kronologiskt i egen serie 2 Tillhandahålla verksamhetsstöd 2.1 Hantera generella ärenden inom verksamhetsstöd. Process för handliar rörande verksamhetsstöd som inte passar in på annan klassificeris. Polisanmälan Med KTH som part Större utredniar diarieförs Microsoft access alt. eller Omställnismedel till kompetensutveckli från partsgemensamma medel PA 2.2 Bedriva verksamhetsutveckli, projekt och utredniar Enkät Delrapporter Slutrapport alt. Projektplan 10/65

11 Handlistypens namn 2.3 Hantera externa förfrågniar Hantera externa remisser. Remisser och remissvar. Remisser som registreras på Universitetsförvaltnien ska i regel inte registreras på. Remiss, missiv Remiss, SOU/motsv KS- vid inaktualitet RA-FS 1997: Remissvar KS- Lämna ut allmänna handliar. Begäran om myndighetsprövni vid utlämnisärende och överklagan av myndighetsprövni. Begäran om allmän handli vid inaktualitet RA-FS 1997:6 eller Begäran om myndighetsprövni KS- Överklagande av KTHs beslut rörande utlämnande av allmän handli KS Hantera externa rapporter, enkäter, frågor och synpunkter. Myndighetsenkäter, rapporter för kännedom, frågor som inte kan knytas till specifik process där KTH ger ett officiellt svar. Enkät Myndighetsenkäter, rapporter för KS- eller kännedom, frågor som inte kan alt. knytas till specifik process där KTH ger ett officiellt svar. Begäran om statistiska uppgifter Uppgifter ur KTHs verksamhetssystem som lämnas till SCB KS- Externa rapporter KS- eller Externa rapporter för kännedom vid inaktualitet eller Frågor av allmän karaktär vid inaktualitet eller 11/65

12 Handlistypens namn Arbetsmiljöverkets inspektionsrapport KS- 2.4 Hantera ekonomi Bokföra. Handliar i denna process registreras i regel inte i Grundbokföri Digitalt Agresso Huvudbokföri Digitalt Agresso Sidoordnad bokföri Digitalt Agresso Huvudbok Agresso 20 år RA- FS 2015:2 Kundreskontra Agresso eller Kundreskontra, intern Agresso GL02 Verifikationsjournal/GL02ARK Digitalt Agresso GL01 Huvudbok per dimension/ GL02ARK Digitalt Agresso GL09 Råbalans Digitalt Agresso GL03RES Resultaträkni Digitalt Agresso GL03BSLU eller GL03BAL Balansräkni Digitalt Agresso SU05 Periodiseri saldospecifikation Digitalt Agresso leverantörsreskontra CU05 Periodiserad saldospecifikation Digitalt Agresso Kundreskontra FA04 periodiska data Digitalt Agresso FA03 Fasta upplysniar/fa04ark Digitalt Agresso SU01 Leverantörsregister Digitalt Agresso CU01 Kundregister Digitalt Agresso TS01 Projektregister Digitalt Agresso Debiterisbemyndigande Dokumentation av organisation och rutiner Agresso 12/65

13 Handlistypens namn SU11A Inrikes betalniar Dokumentation av organisation Agresso och rutiner 10 år RA- FS 2015:2 SU11B Utrikes betalniar Dokumentation av organisation och rutiner Agresso 10 år RA- FS 2015:2 Månadsrapport Kontoinformation Dokumentation av organisation Agresso och rutiner Månatlig rapporteri om KTH:s inoch utbetalniar via Plusgiro. Transaktioner per dag under månaden. (Cassanova fr o m 1999 till 2004) Nordea fr o m år RA- FS 2015:2 Kontoutdrag Nordea PG-sammanställni Dokumentation av organisation och rutiner Månadsvis sammanställni över KTH:s PG-konton Agresso 10 år RA- FS 2015:2 Betalnisstatistik Dokumentation av organisation och rutiner Månatlig rapporteri om inbetalniar från SEB from Agresso 10 år RA- FS 2015:2 Kontoutdrag utbetalniar Inrikes/Utrikes Dokumentation av organisation Agresso och rutiner Dagliga kontoutdrag från PlusGirot 10 år RA- FS 2015:2 Kontoutdrag Handelsbanken. SEB, Nordea Dokumentation av organisation och rutiner Agresso 10 år RA- FS 2015: Kontoutdrag Riksgälden Dokumentation av organisation och rutiner Månadsvis sammanställni som följer med fakturan. I egen pärm from Tidigare förvarad tillsammans med verifikationen (fakturan). Agresso 10 år RA- FS 2015:2 13/65

14 Handlistypens namn Eagemabesked Alla banker inkl Riksgälden Papper Dokumentation av organisation Agresso och rutiner Tullärenden Papper Dokumentation av organisation och rutiner Underlag till tullfakturor som av praktiska skäl arkiveras separat Agresso 10 år RA- FS 2015:2 Momsredovisni Papper Dokumentation av organisation och rutiner Underlag till momsin/- utbetalniar som av praktiska skäl arkiveras separat Agresso 10 år RA- FS 2015:2 EFH (elektronisk fakturahanteri) leverantörsfakturor EFH (elektronisk fakturahanteri) leverantörsfakturor Underlag till EFH leverantörsfakturor borttagna ur flödet, papper Underlag till EFH leverantörsfakturor borttagna ur flödet, digitala Papper Pappersfakturan som skannas EFH 20 år RA- FS 2015:2 Underlag för gallrisbeslut\euverifikationer Digitalt EFH, Agresso Papper EFH 20 år RA- FS 2015:2 Underlag för gallrisbeslut\euverifikationer Digitalt EFH tills vidare 14/65

15 Handlistypens namn Kundfakturor med underlag Papper Agresso eller 20 år RA- FS 2015:2 Underlag för gallrisbeslut\euverifikationer Huvudboksomföri Papper Agresso 20 år RA- FS 2015:2 Underlag för gallrisbeslut\euverifikationer eller Löner Nr 610X X99999 Digitalt Löneinläsni Semesterlöneskuld System HR+ fr o m 2003, tidigare SLÖR Agresso 10 år RA- FS 2015:2 Periodisk trigger Nr 620X X99999 Digitalt Backni periodiseriar Iående balans Återredovisni PG och BG Nr 630X Digitalt Bokföri plusgirot, alla 630X99999 företag(gl18) Anlägg Nr Papper Anläggsnisverifikationer (aktiveri, avskrivni m.m.) Agresso Agresso Agresso 10 år RA- 10 år RA- FS 2015:2 20 år RA- FS 2015:2 Underlag för gallrisbeslut\e U- verifikationer Inläsni Agresso Digitalt Rättelser, skolflyttar m.m. Alla centrala debiteriar Momsinläsni från inst till centrala momskontot Agresso 10 år RA- FS 2015:2 Central bokföri alla företag Digitalt Agresso 10 år RA- FS 2015:2 Inbetalniar Korr./Omf./Rät. Digitalt Inbetalniar/Korrigeriar/Omfö riar: Koordinatorsmedel, SEK, Returer av felaktiga löner, Internhandel Agresso 10 år RA- FS 2015:2 15/65

16 Handlistypens namn Inbetalniar manuellt PG-BG Nr 720X Digitalt Dagliga avier PG och BG Agresso 720X Vernr 72X X From Inbetalniar OCR Nr 730X Digitalt PG Vernr 73x Agresso 730X X Koordinatorsmedel EU Fr o m 2006 Innehåller underlag till verifikationer vid inbetalniar och placeri av koordinatorsmedel Agresso 10 år RA- FS 2015:2 10 år RA-FS 2015:2 Serien avslutad. Iår i Valutaföretaget 72x Valutaföretaget Digitalt Bokföri Valutaföretaget Ver. 71x år Ver 15x år 2005 Ver 16x år 2006 Ver 72x år 2007 och framåt Intern inbetalni Digitalt Bokföri internhandel. Innehåller vr.nr 72x, 74x och spec. m skol. Agresso Agresso 10 år RA- FS 2015:2 10 år RA-FS 2015:2 Ekonomihandboken Papper KTH:s Agresso-manual Papper Bokslutsinstruktioner Papper Lathundar, bokföri Papper Kontoplaner Papper GL10 kontoplan Papper Agresso GL10 kontoplan Digitalt Agresso 16/65

17 Handlistypens namn GL12 Begreppsvärden Digitalt Agresso GL13 Relationsvärden Digitalt Agresso GL17 Villkor/fördelnisregler för Papper Agresso automatkonteriar GL17 Villkor/fördelnisregler för Digitalt Agresso automatkonteriar Systemdokumentation och Papper Agresso behandlishistorik för Agresso Beskrivni av bokförissystemets Papper Agresso användni och ev. för- och eftersystemets Beskrivni av informationsflödet i Papper Agresso bokförissystemet Användarmanualer Digitalt Agresso AG08 Använda verifikationsnummer Papper Agresso AG08 Använda verifikationsnummer Digitalt Agresso AG13 Systemparametrar Digitalt Agresso AG14 Systemvärden Digitalt Agresso AG58 Loggni av fasta register för Digitalt Agresso konterisregler, automatkonteriar och Dokumentation av Generella parametrar Digitalt Agresso Betalnispåminnelse nr 2 Ekonomienhetens betalnispåminnelse vid inkassoärenden som inte går till inkasso Inkassoärende 10 år RA-FS 2015:2 Beslut om avskrivni av utestånde kundfordran/av fordran på anställd/av oidentifierad inbetalni Om beloppet överstiger ett prisbasbelopp ska ärendet överföras från till för beslut och diarieföri. eller Agressoanvändare i företagsordni Beställniar av Agresso- och EFHanvändare. 10 år RA-FS 2015:2 17/65

18 Handlistypens namn Förteckni användare Agresso och EFH Aktuell lista ur Agresso Agresso Förteckni ekonomiska attestanter i EFH Aktuell lista ur Agresso över Ekonomiska attestanter i EFHsystemet. Agresso Fullmakter/delegationer Banken, Hermes mm. Lämnas till registrator löpande efter upprättande Betalnisstatistik Papper Månatlig rapporteri om inbetalniar från SEB fr o m Agresso KS- 10 år RA-FS 2015:2 Kontoutdrag Riksgälden Papper Månadsvis sammanställni som följer med fakturan. I egen pärm fr o m Tidigare förvarad tillsammans med verifikationen (fakturan). Agresso 10 år RA-FS 2015: Periodisk trigger (1 och 2) Digitalt Backni periodiseriar Iående Agresso balans Bokföri s avskrivniar Inrätta, förvalta och avveckla stiftelser. Separat dokumenthanterisplan bilagd beslut V år RA- FS 2015:2 Underlag för gallrisbeslut\euverifikationer Hantera stipendier Utlysni av stipendium forskarutbildni KS- Ansökan om stipendium forskarutbildni 10 år, ej beviljade 2 år RA- FS 2011:2 Beslut om stipendium forskarutbildni Kan vara samma dokument som ansökan om stipendium KS- Ansökan om stipendium från EU-program, övriga externfinansierade program Egen serie för beviljade resp. ej beviljade 10 år, ej beviljade 2 år RA- FS 2011:2 18/65

19 Handlistypens namn Beslut om stipendium från EU-program, övriga externfinansierade program Papper KS- Stipendienomineri Papper KS- Beslut om stipendier till avgiftsskyldiga studenter Ansökan om resebidrag ur Knut och Alice Wallenbergs stiftelse Jubileumsanslaget Papper KS- ESS Papper Barium Beslut om resebidrag ur Knut och Alice Wallenbergs stiftelse Jubileumsanslaget Papper KS- Reserapport Knut och Alice Wallenbergs stiftelse Jubileumsanslaget Papper Barium Hantera bidrag. Inkommnade och utgående medel. Ansökan om medel KS- Beslut om medel KS Hantera anställni Inrätta och tillsätta anställni. Se manual för rekryterissystemet My Network. Rekryteristillstånd T/A personal, doktorander Annons T/A personal, doktorander MNW MNW PA alt 2 år RA-FS 1997:6 eller KS- eller Ansöknishandliar från den anställde T/A personal, doktorander MNW PA alt KS- eller Ansöknishandliar från övriga sökande T/A personal, doktorander MNW 2 år RA-FS 2004:1 eller 19/65

20 Handlistypens namn Anställnisavtal T/A personal, doktorander KS- eller PA alt Underrättelse om anställnisbeslut till de övriga sökande. T/A personal, doktorander MNW PA alt KS- eller Kommentar om att avbryta rekryteri av T/A anställni MNW PA alt KS- eller Beslut om att avbryta rekryteri av T/A anställni PA alt Överklagan gällande anställni T/A personal PA alt Överlämnade av överklagande och yttrande till Överklagandenämnden ÖHN vid beslut om T/A anställni Beslut från ÖHN Överklagandenämnden för Högn, T/A anställni Anhållan, förslag på inrättande av anställni professor eller lektor Begäran om tillsättni Ansökan om fastställande av anställnisprofil Finansierisplan Lista över presumtiva sökande från till central nivå PA alt PA alt MNW LA KS- eller KS- eller KS- eller KS- eller KS- Beslutsdatum från protokoll gällande fastställande av anställnisprofil professor eller lektor Anställnisutskottets AUs beslut om anställnisprofil MNW LA KS- Annons professor eller lektor MNW LA KS- Ansöknishandliar från den anställde professor eller lektor MNW LA KS- Ansöknishandliar från övriga sökande professor eller lektor Beslutsdatum från protokoll om sakkunniga professor eller lektor Sakkunniga utsedda av anställnisutskottet AU MNW MNW LA 2 år RA- FS 2004:1 KS- 20/65

21 Handlistypens namn CV för sakkunnig professor/lektor vid avslutat ärende Beslutsdatum från protokoll - förslag rörande tillsättni av professor, lektor Rekryterisnämndens beslutande möte MNW LA KS- Sakkunnigutlåtanden i original Egen serie Rektorsbeslut om anställni av professor MNW LA KS Underrättelse om anställnisbeslut, professor Datum för skolchefens beslut om anställni MNW LA MNW LA KS- KS- Skolchefs beslut om anställni av lektor KS- Anställnisavtal för lektor KS- Underrättelse om anställnisbeslut, lektor Meddelande om avbruten anställni professor MNW LA MNW LA KS- KS- Meddelande om avbruten anställni lektor MNW LA KS- Beslut om avbruten anställni professor KS- LA Beslut om avbruten anställni lektor KS- LA Begäran om tillsättni av biträdande lektor Inrättandeunderlag från n till KS- central nivå med profil, motiveri och finansiell redogörelse Rektors beslut om inrättande av biträdande lektorat Samlisnummer LA KS- Datum för rektors beslut om inrättande av biträdande lektorat MNW KS- Anställnisprofil biträdande lektorer Bilaga till anställnisutskottets AU:s protokoll KS /65

22 Handlistypens namn Beslutsdatum från protokoll gällande fastställande av anställnisprofil biträdande lektorer Anställnisutskottets AU:s beslut MNW KS- om anställnisprofil Annons Biträdande lektorer Ansöknishandliar från den anställde, biträdande lektorer MNW MNW KS- KS- Ansöknishandliar från övriga sökande Biträdande lektorer Beslutsdatum från protokoll om sakkunniga, biträdande lektor Sakkunniga utsedda av anställnisutskottet AU MNW KS- 2 år MNW KS- Anställnisavtal biträdande lektorer KS- Underrättelse om anställnisbeslut. Biträdande lektorer MNW KS- Förslag på inrättande av anställni adjunkt MNW KS- Inrättandeunderlag från n till central nivå med profil, motiveri och finansiell redogörelse Beslut om inrättande adjunkt KS- Datum för rektors beslut om inrättande av anställni adjunkt Anställnisprofil adjunkt Bilaga till anställnisutskottets AU:s protokoll MNW KS- KS- 1.4 Beslutsdatum från protokoll gällande fastställande av anställnisprofil adjunkt Anställnisutskottets AU:s beslut om anställnisprofil MNW KS- Annons adjunkt Ansöknishandliar från den anställde adjunkt MNW MNW KS- KS- Ansöknishandliar från övriga sökande adjunkt MNW 2 år RA-FS 2004:1 22/65

23 Handlistypens namn CV för sakkunnig CV gallras efter avslutat ärende RA-FS 1997:6 Beslutsdatum från protokoll gällande adjunktskommitté Anställnisutskottets AU:s beslut om adjunktskommitté MNW KS- Protokoll, adjunktskommitté Papper Egen serie Utlåtanden adjunktskommitté i original Skolchefs beslut om anställni adjunkt Anställnisavtal adjunkt Underrättelse om anställnisbeslut adjunkt MNW MNW MNW MNW KS- KS- KS- KS- Beslut om att avbryta rekryteri av läraranställni Kommentar om att avbryta rekryteri av läraranställni LA LA KS- eller KS- eller Överklagande, läraranställni LA Rektors yttrande LA Överlämnade av överklagande och yttrande till Överklagandenämnden ÖHN vid beslut om LA läraranställni Beslut från Överklagandenämnden för Högn, läraranställni LA Beslut från Arbetsförmedlien om arbetspraktik/praktisk kompetensutveckli VP KS- KS- KS- KS- KS- eller 23/65

24 Handlistypens namn Förvalta och avveckla anställni. Handliar rörande administration och avveckli av anställni, t.ex. befordrisärenden, begäran om entledigande, anmälan av tillbud, risk och arbetsskada (kan innehålla sekretessbelagda uppgifter, registreras bara vid Universitetsförvaltnien), rehabiliterisärenden/psykosociala ärenden (kan innehålla sekretessbelagda uppgifter). CV/motsvarande från den som överklagar anställnisbeslutet arkiveras på KS-. Observera att om anställnisbeslutet överklagas är det först när överklagandeärendet är avgjort som beslutet vunnit laga kraft. Ansöknishandliar i avbrutna befordrisärenden får lämnas åter eller gallras när beslut om avbruten anställni expedierats. Gäller även vid avslag befordrisärenden. När överklagandetiden gått ut arkiveras ansöknishandliarna enligt enhetens rutiner. För läraranställniar är det KTH:s referensexemplar av ansöknishandliarna (ink samtliga publikationer) som skall sparas i minst två år. Tidpunkt för gallri ska aes tydligt på paketet. Gallristid sätts till 1 januari två kalenderår efter det beslutet vunnit laga kraft. Ett ärende som avslutats i april 2009 får alltså gallras 1/ Ansöknishandliar skall vid begäran av den sökande återlämnas istället för att gallras efter det att gallristiden gått ut. Ansöknishandliar som är lagrade elektroniskt i (t ex ansökniar som inkommit med e-post) eller (från 2015) rekryterissystemet gallras av systemförvaltare. Ev. publikationer får återlämnas när anställnisbeslutet vunnit laga kraft förutsatt att skriftens bibliografiska referenser har dokumenteras så att den kan identifieras vid behov. Dokumentationen av bibliografiska referenser ska innehålla minst följande uppgifter; författare, titel, förlag, förlagsort, utgivnisår samt i förekommande fall ISBN- respektive ISSNnummer. Saknas någon av dessa uppgifter får publikationen inte återlämnas. Förläni av befintligt anställnisavtal KS- eller Registrerisunderlag HR+ 2 år RA- FS 2012:9 Semesteransökan HR+ 2 år RA- FS 2012:9 Tjänstledighetsansökan HR+ 2 år RA- FS 2012:9 Jämkniar HR+ 2 år RA- FS 2012:9 Särskild inkomstskatt för utomlands bosatta HR+ 2 år RA- FS 2012:9 Preliminärskattesedel HR+ 2 år RA- FS 2012:9 Signallistor HR+ 2 år RA- FS 2012:9 Sjukförsäkran (inkl utskrift av webbanmälan HR+ Personnummerordni till FK) 10 år RA- FS 2012:9 24/65

25 Handlistypens namn Läkarintyg HR+ Personnummerordni OSL 21 kap år RA- FS 2012:9 Sjukvårds- och läkemedelskvitton HR+ Personnummerordni 10 år RA- FS 2012:9 Införselärenden HR+ Personnummerordni Lönekostnadsspecifikation (LKS) (institutionens kopia) får gallras Vid inaktualitet RA-FS 1997:6 Lönekostnadsspec (LKS) HR+ Personnummerordni Lönekostnadsspec (LKS) ns kopia HR+ Personnummerordni Utbetalni av nettolön HR+ Personnummerordni Avstämnislistor HR+ Personnummerordni Utdata för skatteredovisni + kontrolluppgifter Beslut från FK om ersättni från första sjukdagen Ansökniar om ersättni för kostnader för arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro HR+ HR+ HR+ Personnummerordni 10 år RA- FS 2012:9 10 år RA- FS 2012:9 10 år RA- FS 2012:9 Personnummerordni Personnummerordni 10 år RA- FS 2012:9 vid inaktualitet RA-FS 1997:6 10 år RA- FS 2012:9 10 år RA- FS 2012:9 Beslut i stipendieärende (kopia från ) HR+ 10 år RA- FS 2012:9 25/65

26 Handlistypens namn Reseräkniar, samt underlag och utlägg i HR+ (även EU-projekt) Papper HR+ Papper sorteras i KTH Res personnummerordni (alt namnordni) eller 20 år RA-FS 2012:9 KTH beslut: Underlag för gallris-beslut\- EU-verifikationer Reseräkniar, samt underlag och utlägg i HR+ (även EU-projekt) Digitalt HR+ KTH Res 20 år RA-FS 2012:9 KTH beslut: Underlag för gallris-beslut\- EU-verifikationer Skatteförteckni CSR HR+ 1 år RA- FS 1997:6 Avstämniar av betydelse för kontroll av transaktionsinformation Papper Personnummerordni Lönelista (inkl loggsammanställniar) Papper HR+ Tjänstgörisjournal/årsjournal Papper HR+ Tjänstgörisjournal/ månad HR+ vid inaktualitet RA-FS 1997:6 Lista, lönearter Personalförteckni HR+ HR+ Arvodesblanketter Papper HR+ Personnummerordni eller Övertids/mertidsrapporter Papper HR+ Personnummerordni eller Tjänstgörisbetyg Personakt eller Försäkrisbekräftelse anställd, ansökan till eller Kammarkollegiet Försäkrisbekräftelse anställd, från eller Kammarkollegiet Utlandskontrakt enligt URA KS- eller PA Anmälan om bisyssla med bilagor Papper Personnummerordni 26/65

27 Handlistypens namn Anmälan av tillbud, risk och arbetsskada KS- OSL 39 kap. 1 PA (SekrL 7 kap. 11 ) Rehabiliterisutredniar Kan innehålla rehabiliterisplan, beslut från försäkriskassan. (Läkarintyg diarieförs inte se separat handlistyp) PA KS- OSL 39 kap. 1 (SekrL 7 kap. 11 ) eller Anmälan om diskrimineri, trakasserier eller kränkande särbehandli Korrespondens/skrivelse till och från part/vittne aående diskrimineri, trakasserier eller kränkande särbehandli PA PA KS- OSL 21, 23 kap. eller KS- OSL 21, 23 kap. eller Tjänsteanteckni efter möte eller samtal med part/vittne aående diskrimineri, trakasserier eller kränkande särbehandli PA KS- OSL 21, 23 kap. eller Beslut i ärenden om diskrimineri, trakasserier eller kränkande särbehandli Intressanmälan befordran till professor/lektor Avser också uppföljni PA Rekryterishandläggare öppnar ärende KS- eller vid avslutat ärende Annons dold publiceri befordran till professor/lektor Ansökan om befordran till professor/lektor Ansökan och CV MNW LA MNW LA KS- KS- Publikationer MVN KS- 2 år RA- FS 1997:6 Anställnisprofil, nuvarande tjänst MNW Anställnisprofil MNW KS- LA Anställnisprofil, bilaga till AU-protokoll Papper KS- ns yttrande MNW KS- Beslut om sakkunniga I AU-protokoll Egen serie Datum för anställnisutskottets beslut MNW KS- om prövni Datum för befordrisnämndens möte MNW KS- 27/65

28 Handlistypens namn Cv för sakkunnig professor/lektor vid avslutat ärende RA-FS 1997:6 Sakkunnigutlåtande/förslag rörande befordran till professor/lektor Papper Sakkunnigutlåtandet utgör bilaga till befordrisnämndens protokoll Egen serie Datum för sakkunnigutlåtande/förslag rörande befordran till professor/lektor MNV Beslut om befordran till professor KS- Beslut om befordran till lektor KS- Datum för beslut om befordran till lektor MNW KS- Beslut om att avslå ansökan om befordran KS- till professor Beslut om att avslå ansökan om befordran till lektor KS- Beslut om att avbryta befordrisärende MNW KS- eller Kommentar om att avbryta befordrisärende MNW KS- eller Ansökan till SPV, ålderspension KS- PA Meddelande/beslut om ålderspension från KS- SPV PA Meddelande/beslut om ålderspension från SPV som enbart handlar om omräkni av tidigare beräknad förmån (belopp) inte ändrad tidpunkt för pensionsutbetalni. Personnummerordni vid inaktualitet RA- FS 1997:6 Ansökan om delpension till KTH PA Beslut om delpension från KTH PA Ansökan till SPV, delpension PA Meddelande om delpension från SPV PA KS- KS- KS- KS- 28/65

29 Handlistypens namn Meddelande om delpension från SPV som enbart handlar om omräkni av tidigare beräknad förmån (belopp) d v s inte utökad tid för delpensionen. Beslut om sjukersättni från Försäkriskassan Personnummerordni PA vid inaktualitet RA- FS 1997:6 KS- Ansökan om sjukpension till SPV PA KS- Beslut om sjukpension från SPV PA Begäran om entledigande PA Varsel rörande anställniar som regleras i högskoleförordnien PA Varsel rörande övriga anställniar PA Blankett, besked om att tidsbegränsad anställni upphör PA Anmälan om övertalighet PA KS- KS- eller KS- eller KS- KS- eller KS- eller MBL-protokoll Papper eller Beslut enligt MBL förhandli Papper KS- eller PA Beslut om uppsägni eller PA Exponerisregister KS- Anmälan om exponeri, blankett Papper Förs in i exponerisregistret CMR utredni Anmälan om misstanke om oredlighet i forskni, konstnärlig forskni eller JUR utvecklisarbete Tillfälle till yttrande till den anmälde Vid misstanke om oredlighet i forskni mm JUR KS- KS- KS- 29/65

30 Handlistypens namn Yttrande och kommunikation som tillför ärendet något i sak från den anmälde Vid misstanke om oredlighet i KS- forskni mm JUR Kompletterande utredni vid misstanke om oredlighet i forskni mm Utredni vid misstanke om oredlighet i forskni mm JUR KS Begäran om hänskjutni av ärendet till expertgruppen för oredlighet i forskni hos Centrala etikprövnisnämnden Vid misstanke om oredlighet i forskni mm JUR KS- Skrivelser till och från expertgruppen för oredlighet i forskni hos Centrala etikprövnisnämnden Rektors beslut slutgiltigt Vid misstanke om oredlighet i forskni mm Vid misstanke om oredlighet i forskni mm JUR JUR KS- KS- Rektors beslut hänskjutni av ärende till rådet för utredni av ärenden om misstänkt vetenskaplig oredlighet vid KTH Vid misstanke om oredlighet i forskni mm JUR KS- Kallelse till rådet (ej kallelse av rådsledamot) Vid misstanke om oredlighet i forskni mm JUR KS- Rådets protokoll Utdrag ur rådets protokoll till den anmälde Vid misstanke om oredlighet i forskni mm Vid misstanke om oredlighet i forskni mm JUR Kronologiskt i egen serie KS- Meddelande om rektors beslut Vid misstanke om oredlighet i forskni mm JUR KS- Översättniar av handliar Vid misstanke om oredlighet i forskni mm JUR KS- 2.6 Bedriva personalutbildni. Handliar rörande personalutbildni. Registreras i regel inte i Kursmaterial Deltagarlista 2.7 Tillhandahålla och förvalta lokaler. Handliar rörande tillhandahållande och drift av lokaler, t.ex. hyreskontrakt och -avtal, lokalserviceavtal, säkerhetsavtal. Beslut om byggstart Startavtal med Akademiska Hus/motsv 30/65

31 Handlistypens namn Protokoll från styrgruppsmöten Projektdossier LS-LP Delprojekt (inventarier m.m.) LS-LP Projektdossier För upphandli av projektledare, inrednisarkitekter, it-konsulter m.m. se upphandli 2.8 Avtal med bostadsföretag Papper Hyreskontrakt, bostäder Te x blockförhyrni KS- KS- Hyreskontrakt, lokaler Med Akademsika hus där KTH är hyresgäst och/eller uthyrare Facility Efter husnummer i egen serie Hyreskontrakt Papper Space manager (Facility) Lokalritniar Digitalt Bilagor till hyreskontrakt, lokaler Space manager (Facility) Efter husnummer i egen serie Avsägelse av besiktnisrätt Papper eller Konsultavtal, lokalförsörjni, extern part Ramavtal, lokalförsörjni extern part 2.7 Lokalförsörjnisavtal med KTH:s skolor som part KS- KS- 10 år efter avtalets upphörande Övriga lokalförsörjnisavtal med extern part KS- Lokalserviceavtal med extern part, t ex larmavtal, bevaknisavtal KS- 31/65

32 Handlistypens namn Säkerhetsavtal med KTH:s skolor som part KS- (LSA) LS-LP 2.7 Säkerhetshandliar, övriga LS-LP Polisanmälniar Med KTH som part Större utredniar diarieförs Microsoft access KS- (LSA) 10 år efter avtalets upphörande RA- FS 1997:6 KTH beslut: bedömni i samråd med avdelnien 10 år efter avtalets upphörande RA- FS 1997:6 KTH beslut: bedömni i samråd med avdelnien Tillstånd KS- Ramtillstånd KS- Kammarkollegiets försäkrisintyg och försäkrisbekräftelse Verksamhetsförsäkri KS- Tillsyn Tillsyn rörande förvari av brandfarlig varor, brandförsvar, personintensiv miljö där brott mot anställd har begåtts. KS- Bevaknis- och säkerhetsinstruktioner Upprättade av LSA/ Säkerhetsgruppen KS- OSL 18 kap. 8 32/65

33 Handlistypens namn 2.7 Interna lokalvårdsavtal KS- (LSA) LS-LP 10 år efter avtalets upphörande RA- FS 1997:6 KTH beslut: bedömni i samråd med avdelnien 2.8 Genomföra upphandli och inköp. Handliar rörande upphandli och inköp, t.ex annonseri av upphandli, anbud, upphandlisprotokoll med tilldelnisbeslut, förfrågnisunderlag vid upphandli, avrop och direktupphandli, offert, beställni. Upphandlisärenden registreras vid Universitetsförvaltnien. Fler handliar kan finnas i upphandlisakten och bevaras i så fall med akten. Upphandlisplan KS- OSL 19 kap. 3 och Förfrågnisunderlag KS- OSL 19 kap. 3 och Annonseri av upphandli KS- OSL 19 kap. 3 och Öppnisprotokoll vid öppnande av anbud KS- OSL 19 kap. 3 och Upphandlisprotokoll med tilldelnisbeslut KS- och Underrättelse till ej antagna anbudsgivare KS- och Meddelande om att inte lämna anbud KS- och Alla inköp och upphandliar över Anbud, antaget beloppsgräns KS- och 2.8 Anbud, ej antaget 4 år från den dag avtalet slöts RA-FS 2013:1 och Avtal/beställni KS- och Beslut att avbryta upphandli Övriga handliar i upphandlien hanteras enligt resp. handlistyp ovan. 33/65

34 Handlistypens namn Anbud i avbruten upphandli Övriga handliar i upphandlien hanteras enligt resp. handlistyp ovan. 4 år från den dag beslut att avbryta upphandlien expedierats. RA- FS 2013:1 Anbud som inkommer för sent Alla inköp och upphandliar över beloppsgräns och 4 år från den dag avtalet slöts RA-FS 2013:1 Prisuppgift/offert från leverantör. (Antagen/ej antagen) Avtal/beställni (blankett för beställni) Inköp och direktupphandli upp till beloppsgräns och 4 år från den dag avtalet slöts RA-FS 2013:1 och 4 år från den dag avtalet slöts RA-FS 2013:1 2.8 Efterannonseri i Tend Sign Läggs upp i Tend Sign, information om upphandlien. och Investeristillstånd () Tillsammans med tillhörande verifikation vid /EKO med tillhörande verifikation 20 år RA- FS 2004:2 KTH beslut: Underlag för gallrisbeslut\e U-verifikationer Inlaga Överprövni KTH:s yttrande Överprövni Förvaltnisrättens svar om överprövni Överprövni 34/65

35 Handlistypens namn Förvaltnisdomstolens dom Överprövni Handliar i ett överprövad upphandli hanteras enligt resp. handlistyp ovan. 2.9 Bevara och tillgäliggöra allmänna handliar. Handliar i denna process registreras i regel inte i Överenskommelse för arkivprojekt 1 år efter avslutat projekt Arkivförteckniar Visual Arkiv Diarier Digitalt Förteckniar över examensarbeten Papper Personalförteckni Papper HR+ Sorterad på efternamn/ org. enhet Lista över utexaminerade studenter Papper Ladok UT Hantera informationssäkerhet. Handliar rörande informationssäkerhet, t ex PUL-ärenden, incidentrapporter, katastrofplan för arkiv Register över behandli av personuppgifter på KTH Digitalt Register över system som innehåller personuppgifter Avser ny- och avanmälan Anmälan om behandli av personuppgifter JU-PUL Tillhandahålla it-stöd. Handliar rörande tillhandahållande av IT-stöd, t.ex Service Level Agreement (SLA, registreras vid Universitetsförvaltnien). vid inaktualitet RA- FS 1997:6 Service Level Agreement (SLA) KS- sförbindelse för KTH:s IT resurser Papper tills vidare eller Systemdokumentation och Papper Agresso behandlishistorik för Agresso Beskrivni av bokförissystemets användni Papper Agresso Systemparametrar Digitalt Agresso 35/65

36 Handlistypens namn Systemvärden Digitalt Agresso Loggni av fasta register för konteriar Digitalt Agresso Automatkonteriar Digitalt Agresso Parameterinställniar Digitalt Agresso Dokumentation av generella parametrar Digitalt Agresso Förteckni ekonomiska attestanter EFH Agresso 2.12 Använda verifikationsnummer Agresso Kommunicera bilden av KTH. Handliar i denna process registreras i regel inte i Trycksaker/informationsmaterial (ej studerade eller forsknisrelaterat) Papper Kronologiskt i egna serier eller KTH & co Papper Kronologiskt i egna serier Utbildniskatalog se studentrekryteri Papper Kronologiskt i egna serier Campi, KTH:s personaltidni Digitalt Marknadsundersökni 2.12 KTH:s internettjänster med användargenererat innehåll. T ex Facebook, Twitter m fl. För-teckni publiceras på KTH:s webbplats För ytor som upprättas utanför KTH gäller att skärmdumpar av ytan ska tas två gåer per år, samt vid större förändriar av den aktuella ytan. Skärmdumparna sparas av den som ansvarar för ytan. Inlägg och kommentarer på ytor tillhandahållna av KTH får gallras vid inaktualitet RA-FS 1997:6 Intern Föreskrift 3/11 36/65

37 2.13 Handlistypens namn Hantera akademiska utnämniar och pris. Handliar rörande docent, affilierad professor, hedersdoktor samt KTHs stora pris. Registreras vid Universitetsförvaltnien. Publikationer ska sparas i minst två år. Gallristid sätts till 1 januari två kalenderår efter det beslutet vunnit laga kraft. Ev. publikationer får återlämnas när anställnisbeslutet vunnit laga kraft förutsatt att skriftens bibliografiska referenser har dokumenteras så att den kan identifieras vid behov. Dokumentationen av bibliografiska referenser ska innehålla minst följande uppgifter; författare, titel, förlag, förlagsort, utgivnisår samt i förekommande fall ISBN- respektive ISSN-nummer. Saknas någon av dessa uppgifter får publikationen inte återlämnas. Ansöknishandliar som är lagrade elektroniskt i (t ex ansökniar som inkommit med e-post) gallras av systemförvaltare. Ansöknishandliar i avbrutna docentärenden får lämnas åter eller gallras när beslut om avbruten anställni expedierats. Gäller även vid avslag docentärenden. Ansökan om antagni som docent MNW LA KS- ns yttrande om docenturens nytta MNW KS- Datum för beslut om sakkunnig för docent Sakkunnig utsedd av anställnisutskottet MNW KS- CV för sakkunnig (docent) vid avslutat ärende RA-FS 1997: Sakkunnigutlåtande (docent) MNW KS- Beslut, antagni av docent KS- Docentbevis, KTH:s kopia KS- Ansökan/ begäran om inrättande av affilierad professor MNW LA KS Rektors beslut om affilierad professor KS- Nomineri av hedersdoktor KS- Fakultetsrådets beslut att utse hedersdoktor KS- Nomineri till KTH:s stora pris KS- Beslut om KTH:s stora pris Papper Egen serie Hantera akademiska högtider. Process för handliar rörande akademiska högtider, konferenser, koresser och event. Handliar i denna process registreras i regel inte i Trycksaker 37/65

38 Handlistypens namn Uppföljni, sammanfattni Filmupptagni Samtycke till medverkande Uppföljnisenkät 2.15 Hyresavatal avseende Blå hallen/motsv lokal vid högtid Bedriva biblioteksverksamhet. Handliar i denna process registreras i regel inte i KS- Avtal med leverantörer av informationsdatabaser/ informationsresurser KS- Uppgifter om en enskilds lån, reservation eller annan form av beställni i låntagarregister ALMA 40 kap. 3 OSL Uppgift om lån anonymiseras natten efter återlämni. Låntagare i låntagarregister ALMA Inaktiv låntagare gallras efter fem år. 3 Bedriva utbildni 3.1 Hantera generella ärenden inom utbildni. Process för handliar rörande utbildni som inte passar in på annan klassificeris. 3.2 Planera/revidera utbildnisutbud Förändra utbud av program. Handliar som rör inrättande och avveckli av program, t ex ansökan om inrättande av program och ansökan om avvecklande av program och beslut om programansvarig. Ansökan om inrättande av program KS- Ansökan om avvecklande av program KS- Beslut om programansvarig KS- 38/65

39 Handlistypens namn Förändra utbud av kurser. Handliar som rör inrättande och avveckli av kurser, t ex kursplan (beslut om inrättande av kurs), blankett ny/ändri av kurs. Kursplan Inkluderar litteraturlista KS- KOPPS Beslut om inrättande av kurs KS- Lista över examinatorer KS- Beslut om avveckande av kurs KS- Kursutvecklismedel, ansökan KS- Kursutvecklismedel, beslut KS Förändra utbud av doktorsprogram och forskarutbildnisämne. Handliar rörande inrättande, avveckli eller revideri av doktorsprogram/forskarutbildnisämne t ex Förslag till inrättande, avveckli, eller revideri, studieplan för forskarutbildnisämne. Förslag till inrättande av forskarutbildnisämne eller doktorsprogram Papper KS- Förslag till revideri av forskarutbildnisämne eller doktorsprogram Förslag till avveckli av forskarutbildnisämne eller doktorsprogram Papper KS- Papper KS- Studieplan för forskarutbildnisämne Papper 39/65

40 Handlistypens namn 3.3 Genomföra studentrekryteri. Handliar rörande studentrekryteri, t ex broschyrer, kampanjmaterial, publiceri av uppgifter på KTH-webben. Handliar i denna process registreras i regel inte i Uppgifter publicerade på KTH:s webb Se bevarandeplan för KTH:s webb Utbildniskatalog 3.4 Genomföra utbildni på grund, avancerad och forskarnivå Genomföra programomgå. Handliar rörande genomförandet av programomgå, t ex utbildnisplan för programomgå, beslut om antagnis- och planeristal för programomgå. Det enda som registreras i på denna klassificeris är i regel utbildnisplan samt läro- och timplaner. Utbildnisplan/läsårsplan Kopps Läro- och timplaner Bevars Registrerade uppgifter i Ladok om programomgå Ladok Genomföra kursomgå. Handliar rörande genomförandet av kursomgå, t ex anmälan om kurs (inläggni i Ladok), information om betygsgrundande moment, tentor, övnisuppgifter, rättnisprotokoll, betygslistor. Handliar i denna process registreras i regel inte i. Anmälan om kurs Papper Ladok Läsår och kurs Anmälan om forskarutbildniskurs Papper Ladok Läsår och kurs Kurspromemoria, PM Kursakt/kurs Institutionens egna kompendier Papper Kursakt/kurs Föreläsnisanteckniar Får gallras Vid inaktualitet Schema Papper Kopps Kursakt/kurs Examinationsuppgifter (T ex tentor, övnisuppgifter, laborationer) Papper Avser även underlag för muntlig examination Kursakt/kurs Kursregistrerislistor/uppropslistor Ladok RG02 Åtskild från bevarandehandliar 10 år RA- FS 2011:2 KTH beslut: Fristen kvar sedan äldre RA- FS 40/65