BITSY FÖRVALTNINGSPLAN 2011

Transkript

1 BITSY FÖRVALTNINGSPLAN 2011

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING... 4 SYFTE MED FÖRVALTNINGSPLANEN... 4 BAKGRUND... 4 HISTORIK OMFATTNING AV FÖRVALTNINGSOBJEKTET... 6 Uppdrags- och stödverksamhet... 6 Bedömningsavdelningens ärendehanteringssystem Bitsy... 6 Schematisk översikt över Bitsy... 7 Bitsy en del i en gemensam förvaltning... 8 FÖRVALTNINGSUPPDRAGET... 9 FÖRVALTNINGSAKTIVITETER... 9 UPPDRAGSTYPER LEVERANSPLANERING MÅL MED FÖRVALTNINGSARBETET ÖVERGRIPANDE MÅL Mål med förvaltningsarbetet ANVÄNDARSTÖD PLANERBARA ÄNDRINGAR ICKE PLANERBARA (AKUTA) UPPDRAG/ÄNDRINGAR FÖRVALTNINGSSTYRNING Drift ORGANISATION ROLLBESKRIVNINGAR Tilldelade roller på Budgetnivå: Tilldelade roller på Beslutsnivå Tilldelade roller på Operativ nivå: BESLUTS- OCH ARBETSGRUPPER Styrgruppens medlemmar Operativa gruppen Förvaltnings- och driftgruppen RESURSPLANERING FÖRUTSÄTTNINGAR BUDGET FÖR BITSY MÖTEN GRAF ÖVER FÖRVALTNINGSORGANISATIONEN 2011 FÖR BITSY

3 Bilagor Nr Titel Datum Version ITSY Systembeskrivning.doc Ändringsförteckning CU RJ Upprättande av förslag till Förvaltningsplan 2011 Uppdaterat Bitsy - en del i en gemensam förvaltning, uppdaterat bilagelistan ovan LP Uppdatering Målformulering MM Uppdatering bl. a. Budget CU Färdigställande och utskick CU Färdigställande av avsnittet Leveransplanering V MM Avsnitt Leveransplanering: Ändrat leveransdatum för Regytan till i början av oktober. Distributionslista Datum Vem Organisation/Företag Styrgruppen, Driftsgruppen, Förvaltningsgruppen, Bedömningsavd. Högskoleverket, IdaInfront 3

4 Inledning Syfte med förvaltningsplanen Förvaltningsplanen för Bedömningsavdelningens IT-system s.k. Bitsy syftar till att klargöra hur förvaltningen ska fungera och är ett underlag för överenskommelser mellan berörda parter. För att säkerställa att förvaltningsarbetet bedrivs med fokus på verksamhetsnytta samt ordning och reda har denna förvaltningsplan tagits fram och har samma format och uppläggning som Bitsy Förvaltningsplan Då de krav som olika intressenter ställer på Bitsy ständigt förändras är det viktigt att planen uppdateras inför varje nytt budgetår/förvaltningsperiod (12 månader), och därmed blir en levande beskrivning av Bitsy. Strategiska förändringar ska beslutas av styrgruppen. Förvaltningsplanen ägs av Systemägaren och förvaltas av Systemförvaltaren. Denna version av förvaltningsplanen gäller från till Bakgrund Syftet med Bedömningsavdelningens IT-system är att stödja arbetet med bedömning av utländsk utbildning. Användningen av IT-stöd för detta arbete utgör stöd för upprättande av: Utlåtande, för personer med utländsk akademisk examen Behörighetsbevis, för utländska lärare Beslut om Godtagbar standard av utbildning utomlands, för godkännande av studiemedel Lärarintyg, för svenska lärare som avser att arbeta utomlands Intyg om erkännande av svenska lärosäten Arkitektintyg, för arkitekter som avser att arbeta utomlands Historik 2010 År 2010 var det tredje förvaltningsåret för Bitsy, som sattes i produktion Under 2010 har två versioner släppts. Version 1.32 testades och sjösattes i början av året. En stor förändring med 1.32 innebar att avdelningen började skicka bekräftelsebrev med e-post istället för som tidigare med reguljär post. Detta har inte bara inneburit en lättnad för avdelningens registratorer utan också en kostnadsbesparing för Högskoleverket. Denna nya funktion ensam har sparat in kuvert, papper och porto för ca 4500 brev årligen. Dessutom blev minnesläckaget, som inneburit ett stort problem för Bitsy under 4

5 lång tid med omstarter som följd, åtgärdat. Förutom detta åtgärdades ytterligare ca 20 Jiror. Version 1.33, vilken var en relativt liten leverans, innebar bland annat att information på fliken beslutsunderlag kopieras till återkommande ärende. Nya funktioner som Original som referens och Bekräftelse som referens infördes. Denna levererades i början av juni och innehöll ett antal fixar. Vad som levererats i respektive version finns samlat på: G:\Verksgemensamma projekt\ärende och dokumenthantering\hsv itsy förvaltning 2010\02F- Förvaltningsmöten\Bitsy\Versioner av Bitsy Under 2008, som var Bitsys första förvaltningsår, upprättades ett stort antal dokument. Förvaltningsorganisationen har under hållit befintliga dokument uppdaterade. Samtliga dessa ligger som bilagor till förvaltningsplanen (se Bilageförteckning). Andra dokument (ett par incidentrapporter, dokument om ekonomisk uppföljning mfl) finns att läsa i mappen 180-Förvaltning i G-katalogen på Högskoleverket. Under 2010 har driftsmöten hållits var 5:e vecka under hela året. Styrgruppsmöten har hållits 4 gånger (två tillfällen på våren och två på hösten). Förvaltningsmöten har hållits efter behov. Vissa perioder tätt (vid genomgång och prioritering av utvecklingsuppdrag samt inför och under testning) och andra betydligt glesare Protokoll har upprättats vid varje drifts-, styrgrupps- och förvaltningsmöte och finns att läsa i mappen180- Förvaltning på G-katalogen. Systemet har under 2010 haft driftsstopp under sammanlagt 6,75 timmar och allvarlig driftstörning under 9,25 timmar, vid samma tillfälle. Felet orsakades av ett strömavbrott på HSV och de följdproblem som uppstod på grund av att systemet inte togs ner på rätt sätt. Att jämföra med 2009 då driftsstoppen sammanlagt uppgick till 8 timmar och under 2008 då systemet hade driftsstopp på 23 timmar och allvarliga driftsstörningar i 24 timmar. Under senare delen av 2010 har bedömningsavdelningen haft utskriftsproblem. Detta har inte förelegat tidigare år men i år varit ett märkbart problem. Vi kan inte ange omfattningen i timmar då detta inte uppmätts. Åtgärder kommer att vidtas under 2011 för att komma tillrätta med detta. 5

6 Omfattning av förvaltningsobjektet Genom att beskriva förvaltningsobjektet såväl ur verksamhets- som IT-perspektiv går det att säkerställa att hela objektet förvaltas, vilket i sin tur bidrar till en högre sannolikhet att applikation och teknisk plattform stödjer verksamheten i form av verksamhetsnytta och process/uppgifter. Uppdrags- och stödverksamhet Applikationen Bitsy har uppdraget att stödja så att bedömningsverksamheten inom Högskoleverkets bedömningsavdelning sköts på ett enhetligt, rättssäkert och effektivt sätt. Bedömningsverksamheten utgörs av: Bedömning av utländsk högre utbildning, dossier 51. (Från och med har inga nya ärenden upprättats för dossier 54, som utgått. Dessa ärenden sorterar numera under dossier 51.) Utfärdande av Behörighetsbevis för utländska lärare, dossier 53 Beslut om Godtagbar standard, dossier 41 Svar på EG-direktivsfrågor, dossier 45 Lärarfrågor, intyg till svenska lärare som vill arbeta utomlands, dossier 45 ENIC/NARIC-frågor, dossier 45 Arkitektfrågor, dossier 45 Bedömningsavdelningens ärendehanteringssystem Bitsy Bitsy bygger på produkten iipax från Ida Infront Ab samt är beroende av ett antal tredjepartsprodukter. I produkten iipax finns ett antal servrar för bland annat dokument- och ärendehantering. Dessa komponenter utgör grunden för webbapplikationen Bitsy. Applikationen i sin tur består av både server- och klientkomponenter. Systemet har också beroenden till olika tredjepartsprodukter t ex databashanterare, applikationsserver, olika open-source ramverk och tekniker. 6

7 Schematisk översikt över Bitsy Bitsy samverkar med flera externa program och komponenter. Nedanstående bild visar en schematisk översikt. För en mer detaljerad beskrivning hänvisas bilaga 1, 146-Bitsy - Systembeskrivning v 1.0 doc. Skiss över Itsy-systemen - Bitsy Skanner Skrivare Användakatalog (Ldap) Dokumentvisningsprogram (DI) Informationsmottagare (Broker) Tillitsy Jitsy Utvitsy Gemensam kod Iipax Suite Bitsy Iipax Analyser Statistikverktyg Mailserver Stödlistor Diarium Figure 1 Bitsy och externa komponenter och program - Diabas API (darium) För integrationen med Högskoleverkets diarieföringssystem Diabas används en tredjepartsprodukt som heter Diabas API. - Användarkatalog En global användarkatalog, LDAP används för administration av användarkonton. - E-postserver Det finns två progammoduler (MailPollerCronJob och MailPushPlugin) som automatiskt skickar respektive hämtar e-post från HSV:s mailserver. - Skanner För integration med skanner finns ett program som läser av den katalog man vill använda för inskannade filer och lägger in dem i systemet. - Skrivare Bitsy är integrerad med en namngiven specifik och postskript-kompatibel skrivare. Bitsy kan endast använda sin automatiska skrivarfunktion på denna typ av skrivare (för utskrift på specialpapper i ett visst fack av skrivaren). 7

8 Bitsy en del i en gemensam förvaltning För att få till stånd en effektiv förvaltning och underlätta för nyutveckling av ärendehanteringssystem åt även andra avdelningar på Högskoleverket har en del kod gemensam förvaltningsgrund. De gemensamma delarna benämns itsy och beskrivs i dokumentet Itsy - Systembeskrivning (bilaga 2). Figure 2 En HSV-gemensam förvaltningsgrund för alla ärendehanteringssystemen Fördelarna med detta är flera. - När beslut har fattats om kodändring i de gemensamma delarna, så behöver ändringen bara utföras på ett ställe. Risken för att någon avdelning missar rättningen minskar då. - Kostnaden för att ta fram nya ärendehanteringssystem för andra avdelningar minskar om man har kommit överens om en standard där mycket går att återanvända. - Kostnaden totalt sett för Högskoleverket minskar om produktuppgraderingar eller teknikskiften som kräver portningsarbete (anpassningar till ändrad teknik) kan göras på en gemensam grund istället för på flera olika ställen. - Möjlighet finns också att i framtiden bygga ihop systemen och behörighetsstyra åtkomsten av olika arbetsytor. - Ju mer funktionalitet som kan flyttas ner till delar som någon annan förvaltar, desto bättre, detta har man ju redan betalat för. 8

9 Förvaltningsuppdraget Förvaltningen av Bitsy definieras genom förvaltningsaktiviteterna Användarstöd, Planerade ändringar, Icke planerbara ändringar, Förvaltningsstyrning och Drift samt avgränsas genom definition av uppdragstyper. Förvaltningsaktiviteter Aktiviteter Användarstöd Planerbara ändringar Icke planerbara (akuta) ändringar Förvaltningsstyrning Drift Definition Avser åtgärder för att ge användare och övriga intressenter stöd i problemsituationer, samt åtgärder för att förebygga problem t ex utbildning Avser ändringar som är kända. Rapportverktyg som används för ändringshantering är JIRA Avser åtgärder från det att ett ändringsbehov uppstår till dess att ändringen är införd. Ändringarna kan delas in i olika typer: Bug fel, Task beslutade utvecklingsaktiviteter, Improvement förbättringar på befintlig funktionalitet Ändringshantering avser både applikation, data och verksamhet. Verktyget för ändringshantering är JIRA Arbetet med att styra, planera och följa upp förvaltningsarbetet Drift avser aktiviteter för att säkerställa driften av förvaltningsobjektet Definitionerna ovan ger en övergripande bild av förvaltningsarbetet. 9

10 Uppdragstyper Förvaltningsaktiviteterna för att hantera Bitsy kan indelas i följande uppdragstyper: Uppdragstyper Planerbara uppdrag (inom förvaltning) Akuta uppdrag (inom förvaltning) Uppdrag utom förvaltning Definition Planerbara uppdrag prioriteras av förvaltningsgruppen, utifrån de ramar (mål och budget) de fått av styrgruppen. Planerbara uppdrag kan innefatta både små och stora uppdrag. T.ex. Ändrade bedömningsmetoder m.a.a. ändrade examenskriterier. Till grund för detta arbete ligger uppsamling av inkomna ändringsbegäran i JIRA Direkta fel som bryter allt annat förvaltningsarbete och som t ex kan medföra att Bitsy ej är åtkomligt Andra fel som kan medföra att bedömningsverksamheten inte kan utföras Uppdrag som faller utom förvaltningens ramar (mål och budget) ska beslutas av styrgruppen för vidare beredning och äskande av resurser till den nivå som frågans karaktär påbjuder. Styrgruppen kan antingen avslå uppdraget alternativt agera för tilldelning av mer resurser till förvaltningsobjektet eller tillsätta ett separat projekt. Dessa projekt ska koordineras med förvaltningsarbetet för att få en sammanhållande styrning av förvaltningsarbetet. 10

11 Leveransplanering Under 2011 kommer Bitsy få en planerad leverans som kommer att innehålla ett urval av de JIRA-rapporter som finns i rapportverktyget JIRA. Denna leverans kommer också att innehålla en ny version av produkten Dojo som används för att hantera bland annat dokumentträdet. Förslag på datum för den leveransen är 24 oktober. Under 2011 pågår det också ett projekt för införande av nytt diarium på Högskoleverket. Diabas ska bytas ut mot en diariemodul i iipax. Så utöver en leverans utifrån JIRArapporter kommer en ny version av Bitsy att levereras med ny integration mot det nya diarium som Högskoleverket håller på att införa. Denna version av Bitsy kommer inte innehålla några nya eller ändrade funktioner eftersom man snabbt vill kunna härleda eventuella problem till själva integrationen. Exakt datum för denna leverans är inte fastställt men kommer troligen att ske i början av oktober. I projektarkivet för Samordning itsy-systemen finns en sprintplan som beskriver de över året planerade leveranserna inom itsy-systemen. Sprintplanenr ett levande dokument och kommer att kunna förändras över året. Därför läggs den inte in i förvaltningsplanen. 11

12 Mål med förvaltningsarbetet Målavsnittet inleds med övergripande mål för förvaltningen av Bitsy vilka därefter brutits ned i delmål. Övergripande mål Högskoleverket ska bedöma utländska utbildningar samt behörighetspröva personer med utländska lärarutbildningar på ett rättssäkert och effektivt sätt Mål med förvaltningsarbetet 2011 Utifrån de övergripande målen har mål med förvaltningsarbetet formulerats och brutits ned i förvaltningsaktiviteter. Färdigdatum utgör måldatum för när aktiviteter ska vara färdiga och kan komma att justeras utifrån omvärldsfaktorer. Användarstöd Målet för användarstöd är att: Underhålla det utbildnings-/användarstöd som utbildar och stödjer alla Bitsy-användare i metoder och rutiner. Målet uppnås genom följande aktiviteter: Delmål/aktivitet Startdatum Färdigdatum Prio Ansvar Underhålla det befintliga metodstödet Löpande CU Utbildnings- och informationsaktiviteter (samt akuta insatser) Uppdateringar/ändringar av manualer Uppdatera förvaltningsplanens bilagor Löpande Löpande Löpande CU CU CU, MM, RJ, 12

13 Planerbara ändringar Målet för ändringshantering under 2011 är att: Ändringar i förvalningsobjektet ska genomföras på ett strukturerat och ändamålsenligt sätt. Under perioden ska följande ändringar genomföras inom den löpande förvaltningen. Delmål/aktivitet Startdatum Färdigdatum Prio Ansvar Uppsamling av ändringsbegäran i JIRA för leverans 2011 Ändringar i brevmallar i funktionen Breveditor Anpassning av Bitsysystemet efter ändrat uppdrag för dossier 53 Ändringar utifrån planerad metodutveckling Löpande CU, CU, ÅL, CU, ÅL CU + Opgruppen Icke planerbara (akuta) uppdrag/ändringar Delmål/aktivitet Startdatum Färdigdatum Prio Ansvar Akuta rättningar/ändringar i systemet som inte kunnat förutses IT/Ida 13

14 Förvaltningsstyrning Inom området förvaltningsstyrning finns nedanstående mål för perioden: Hitta en struktur för hur förvaltningen av Itsy-systemen på Högskoleverket kan samarbeta. För att bland annat stödja uppfyllande av målet ska nedanstående aktiviteter genomföras under perioden. Delmål/aktivitet Startdatum Färdigdatum Prio Ansvar Upprätta leveransplan för 2011 som beskriver leveransförfarande och testning Jan-11 MM Drift Tillgänglighetsmål - Inga produktionsavbrott för Bitsy under 2011 på grund av fel i de egna IT-stöden - Inga Skannerstopp - Inga utskriftsproblem relaterade till Bitsy Prestandamål avseende Bitsy - Flikbytestider, söktider, tid för öppning av dokument mha viewern mm Då det gäller avhjälpande av fel enligt ramavtal så gäller att felavhjälpning ska påbörjas inom en(1) arbetstimme, under ordinarie kontorstid (leverantörens normala arbetsdagar 08:00-17:00) från det att anmälan om fel rapporterats. För driftshindrande fel i applikationen Bitsy ska felavhjälpning påbörjas inom en timma under ovan nämnda ordinarie kontorstid under perioderna 10/1-30/6 samt 10/8-20/12. 1 Driftmålen för perioden är formulerade enligt nedan och uppnås genom följande aktiviteter: Delmål/aktivitet Färdigdatum Prio Ansvar Se till att erforderligt diskutrymme JB finns tillgängligt Ansvara för att uppgraderingar av JB programvara görs Skannerredundans (vad gör vi när VG skannern går ner?) Driftsrutin Skrivare (upprätta plan för åtgärder vid utskriftsproblem - utredning) CU, MM 1 Under semesterperioden utarbetas ett anpassat supportschema. 14

15 Organisation Det är viktigt att förvaltningsorganisationen är korrekt bemannad för att få en väl fungerande förvaltning. Att bemanna förvaltningsorganisationen är en styrgruppsfråga, men ska baseras på individens intresse och kompetens för uppdraget att nå målen i förvaltningsplanen. Rollbeskrivningar Förvaltningsorganisationen består av ett antal olika roller och nivåer med ansvar och befogenheter för att driva förvaltningsarbetet. Budgetnivån innehåller de roller som har befogenhet att fatta beslut om mål och budget för förvaltningsarbetet. Budgetnivån ingår alltid i förvaltningens styrgrupp. Beslutsnivån innehåller de roller som från styrgruppen har fått ett delegerat ansvar för att fatta löpande beslut om förvaltningsarbetet inom ramen för lagd budget. Beslutsnivån i ingår också i förvaltningens styrgrupp. Beslutsnivån utgör förvaltningsgruppen. Denna nivå leder och samordnar det löpande förvaltningsarbetet inom ramen för lagd budget. Den operativa nivån består av de roller som tar fram underlag och genomför de förvaltningsaktiviteter som finns beskrivna i förvaltningsplanen. Det innebär bl.a. att gå igenom och prioritera de aktiviteter som finns i JIRA, införandet av ändringar, användarstödsaktiviteter och driftsaktiviteter. Tilldelade roller på Budgetnivå: Avdelningschef för bedömningsavdelningen Avdelningschef för IT-avdelningen Tilldelade roller på Beslutsnivå Systemansvarig för itsy-systemen - Övergripande ansvarig för förvaltningsarbetet för samtliga itsy-system. Är sammankallande till gemensamma förvaltnings- och driftsmöten - MM Systemförvaltare - Sammankallande och ansvarig för arbetet i bedömningsavdelningens användargrupp CU Teknisk systemförvaltare - Ansvarig för samordning av arbetet i förvaltningsgruppen med avseende på teknik och arbetsplanering för ingående resurser från Ida Infront RJ (IdaInfront). 15

16 Tilldelade roller på Operativ nivå: Operativ nivå: Representanter från Bedömningsavdelningen: Landgrupp Västeuropa/Amerika/Oceanien - Ansvarig för uppsamlande och formulering av krav från landgruppen Västeuropa/Amerika/Oceanien - NN Landgrupp Central- och Östeuropa - Ansvarig för uppsamlande och formulering av krav inkomna från landgruppen Central- och Östeuropa NN Landgrupp Afrika/Asien/Mellanöstern - Ansvarig för uppsamlande och formulering av krav inkomna från landgruppen Afrika/Asien/Mellanöstern NN Dossier 53 - Ansvarig för uppsamlande och formulering av krav från Lärargruppen (Dossier 53) NN Dossier 41 - Ansvarig för uppsamlande och formulering av krav rörande dossier 41 (Godtagbar Standard) NN Representanter från IT-avdelningen: Systemadministratör och Driftansvarig - NN Databasansvarig - NN Skanneransvarig - NN Skrivaransvarig NN Besluts- och arbetsgrupper För att säkerställa att beslut fattas på rätt nivå i förvaltningsorganisationen och att förvaltningsarbetet präglas av effektivitet bildas olika besluts- och arbetsgrupper. Styrgruppens medlemmar I styrgruppen ingår följande personer: Avdelningschef för Bedömningsavdelningen samt systemägare Avdelningschef för IT-avdelningen Förvaltningssamordnare/Systemansvarig IT Systemförvaltare Teknisk systemförvaltare och representant för Ida Infront Operativa gruppen I operativa gruppen ingår de personer som är representanter från Bedömningsavdelningen på operativ nivå samt systemförvaltaren. Förvaltnings- och driftgruppen I denna grupp ingår systemansvarig, systemförvaltare och representanter från IT-avdelningen på operativ nivå. Denna grupp är gemensam för Högskoleverkets samtliga itsy-sysmet (Bitsy, Jitsy, Tillitsy och Utvitsy). Gruppen arbetar med operativa frågor som gäller applikationsdriften. 16

17 Resursplanering Utifrån de aktivitetsbaserade målen samt det löpande förvaltningsarbetet för kommande period har resursuppskattningar gjorts för förvaltningen av Bitsy för perioden Förutsättningar En heltidsanställd kan lägga maximalt 38 tim på förvaltningsarbete. Budget för Bitsy ( ) Verksamhetsplanen innehåller XXX XXX kr. Dessa pengar omräknade till konsulttimmar ger ungefär följande fördelning i förvaltningsarbetet. Aktiviteter Ändringshantering och nyutveckling Bitsy Samordning resurser, incidenthantering och uppföljning Driftstöd totalt* Externa leverantörer 180 timmar 60 timmar 80 timmar * Beroende på hur mycket medel som används av Driftsstöd kan medel komma att tas från posten Ändringshantering. Möten Förvaltningsplanen för Bitsy gäller för perioden Under perioden träffas grupperna enligt följande: Förvaltningsgruppen (Drifts- och systemförvaltningsmöten) ca 1gång var 5:e vecka för att fatta operativa förvaltningsbeslut inom givna ramar. Under vissa intensiva perioder kan gruppen komma att träffas oftare, efter behov, för diskussioner kring ändringar. Systemansvarig är sammankallande. Styrgruppen (Styrgruppsmöten) träffas en gång per kvartal (4 ggr per år). Systemförvaltaren är sammankallande. Operativa gruppen (enbart personer från bedömningsavdelningen) träffas ca 1 gång per månad, men tätare vid behov. Systemförvaltaren är sammankallande. 17

18 Graf över förvaltningsorganisationen 2011 för Bitsy Bitsy förvaltningsorganisation Avdelningschef Bedömningsavdelningen Avdelningschef IT-avdelningen Systemförvaltare NN, bed.avd. Systemansvarig NN, IT avd. Teknisk systemförvaltare NN, Ida Infront Lärargruppen NN, bed.avd. Afrika/Asien/MÖ NN, bed.avd. Systemadministratör NN, IT avd. Deisignansvarig NN, Ida Infront OP, Europa/Am NN, bed.avd. Östeuropa NN, bed.avd. Databasansvarig NN, IT avd. Applikationssupport NN, Ida Infront Godtagbar standard NN, bed.avd. Skanneransvarig NN, IT avd. Utvecklare NN, Ida Infront 18