Handledning i Trafikverkets IDA

Transkript

1 i Trafikverkets IDA Dokumenthistorik Revision: Datum: Ändrat av: Orsak till ändring: Skapar dokument Kompletterat funktionerna radera och kopiera, samt öppna flera MicroStation sessioner Kompletterat kap 5.6 med hur man kan se all historik för dokument Kap 2.2 kompletterad med att vyn måste uppdateras för att se förändringen när man använt kommandot Modify Kap 7.5 kompletterad med att bara projektets IDA administratör har behörighet att ta bort dokument Kap 7.6 kompletterad och ändrad med val i menyer för att skapa ny version på dokument vid kopiering Monika Wistedt, PRtd Förtydligat kap 6.1 att Sätt slutgiltigt läge inte ska användas Monika Wistedt, PRtd Kap 1.1 uppdaterat bild med de nya datakällorna och förtydligat inloggning i de Interna/Externa datakällorna.

2 1 STARTA, SPRÅK OCH LOGGA IN Starta IDA - ProjectWise Explorer Ställ in språk Logga in Utseende Statussymboler REGISTRERA DOKUMENT Registrera flera dokument samtidigt Ändra attribut på många dokument samtidigt Byta namn på dokument DOKUMENTLISTAN Skapa en egen vy Snabbsortera, flytta kolumner Läsa dokument SÖK Snabbsökning Avancerad sökning Fritextsökning REDIGERA DOKUMENT Öppna Uppdatera serverkopia Frigör Öppna flera MicroStation sessioner Dokumentöversikt Dokumenthistoria DOKUMENTFLÖDE Lägen Versioner ÖVRIGT Arbeta med dokument utanför IDA Exportera Importera Kopiera ut Radera Flytta/kopiera dokument Ersätta en fil i IDA Genvägar till dokument/arkivmappar i IDA Skicka fil via e-post Skicka genväg via e-post Länk i Office dokument Avsluta IDA... 33

3 1 Starta, språk och logga in 1.1 Starta IDA - ProjectWise Explorer För att starta, välj Start Alla program Bentley ProjectWise V8i (SELECTseries4) ProjectWise Explorer När IDA startas visas huvudfönstret. Det finns Interna Datakällor som man bara kan logga in i om man har ett inloggningskonto i Trafikverket och som styrs av behörighetsgrupper i Arthur och det finns Externa Datakällor, där man har en specifik inloggning.

4 1.2 Ställ in språk Upphovsman Ev. Dokumentnummer Kategori För att ställa in svenska som språk i IDA, välj Start Alla program Bentley->ProjectWise V8i (SELECTseries4)- >Tools->User Tools Dubbelklicka på Set Locale eller välj Set Locale och klicka på Execute Välj Swedish, OK och sedan Stäng Starta sedan IDA igen.

5 1.3 Logga in Dubbelklicka eller tryck på plustecknet vid den datakälla som du vill logga in i. Inloggning sker med användarnamn och lösenord som du fått för datakällan. Första gången man loggar in får man en fråga om ett arbetsbibliotek ska skapas. Svara Ja på frågan. Det är till den mappen som dokumenten i fortsättningen kommer att checkas ut. 1.4 Utseende När man är inloggad så får man tillgång till arkivmappar och dokument som man har behörighet till Huvudfönstret består av tre delar förutom snabbvalsknappar och menyer: 1. Datakällor och arkivmappar; visar de dokumentarkiv som finns. Under varje dokumentarkiv finns en mappstruktur som dokumenten ligger i. 2. Dokumentdelen; visar en lista över de dokument som finns i den arkivmapp man valt. Härifrån kan du öppna dokument, sortera, söka, skapa/registrera dokument mm. 3. Dokumentattribut/Mappattribut; visar en lista över attribut för det dokument eller den arkivmapp man valt. Beroendevisning visar exempelvis vilka referenser en CAD fil har

6 Använder man höger musknapp på ett dokument eller en arkivmapp visas tillgängliga kommandon. Högerklicks-meny för dokument Högerklicks-meny för arkivmappar Vid behov kan användare tilldelas en behörighet, så att man vid högerklick på mapp eller dokument ser alla tillgängliga kommandon som finns i ProjectWise. Ytterligare kommandon finnas under Dokument i överkant på huvudfönstret.

7 Första gången man loggat in ska två verktygsfält som visar vyer och gränssnitt läggas till. Vy styr vilka kolumner som ska visas i dokumentlistan Gränssnitt styr hur attribut visas under Egenskaper. Mer om vyer kommer senare i detta dokument. För att få med fälten Vy och Gränssnitt, gå in under Visa->Verktygsfält välj Vy och sedan Gränssnitt. De fält som bockats i kommer med i huvudfönstret. 1.5 Statussymboler Blå märklapp Låst (endast läsrättigheter) Bock Ändras av dig Hänglås Ändras av någon annan Bok - Endast läsrättighet Penna Skrivrättighet

8 2 Registrera dokument Upphovsman Ev. Dokumentnummer Kategori Du registrerar enklast ett nytt dokument i IDA genom s.k. dra och släpp från Utforskaren i Windows. Se till att filnamnet är det samma som önskat dokumentnamn för registreringen. Markera önskad fil och dra över den till den arkivmapp i IDA som du vill registrera dokumentet i och släpp. När du släppt valt dokument i IDA, öppnas följande fönster: Rullistor Fyll i attributen för ditt dokument. I vissa fält finns rullistor att välja från. Grå fält kan inte fyllas i utan systemet fyller själv i informationen. Fältnamn inramade med <> är attribut som måste fyllas i. Det finns ytterligare attribut under fliken Fler Attribut. Observera att dokumentet inte finns kvar i Utforskaren när det har registrerats i IDA. Om dokument med samma namn dras i fås en fråga om att ange nytt namn eller hoppa över. Ligger däremot dokumentet med samma namn i läge som tillåter att ny version skapas, fås frågan om ny version ska skapas.

9 2.1 Registrera flera dokument samtidigt Det finns möjlighet att registrera flera dokument samtidigt och därmed behöver inte samma dokumentinformation fyllas i för varje enskilt dokument. Markera samtliga filer i Windows Utforskaren som du önskar registrera och dra och släpp dessa över den arkivmapp i IDA där du vill registrera dokumenten. Välj Nästa om du vill fylla i eller ändra attributen för nästa dokument. Välj Acceptera alla om du vill att samtliga valda dokument ska registreras med samma attribut i IDA. Om man vill ändra eller komplettera ett attribut för ett registrerat dokument i IDA kan man högerklicka på dokumentet och välja Egenskaper. Man får då upp samma attributmeny som visas när man registrerar ett dokument. Ändra eller komplettera med önskade attribut. Observera under fliken Allmänt ska man inte ändra något, om filnamn edyl är fel är det bättre att börja om.

10 2.2 Ändra attribut på många dokument samtidigt Ska man ändra attribut på många dokument använder man funktionen Modifiera. Markera de aktuella dokumenten, högerklicka och välj Modify. Välj de attribut som ska ändras i rullisten och/eller skriv in värdet i fälten, när de attribut som ska ändras är givna, avsluta med OK. Observera att förändringarna inte syns i vyn förrän man uppdaterar vyn (använd F5). 2.3 Byta namn på dokument IDA kan hantera dokument- och filnamn separat men det är tydligast om de hålls lika. Ska dokumentet byta namn är det viktigt att man även byter namn på filen. Markera dokumentet, välj fliken Dokument -> Ändra namn Se först till att hänglåset är öppet, om inte bocka ur bocken vid hänglåset. Se till att samma namn är angivet i alla fälten. Observera att det måste vara en punkt före filtypen i filnamnet och att filer som har versionshanterats ska man inte byta namn på. Efter ändring ska inte hänglåset låsas, gör man det ändras filnamnet.

11 3 Dokumentlistan Upphovsman Ev. Dokumentnummer Kategori Den dokumentinformation som visas i dokumentdelen bestäms av vilken vy som är vald. Med vy menas vilka kolumner som valts för att visa dokumentinformation, alltså vilka attribut som ska visas. Det finns globala vyer som alla kan använda men du kan också skapa och anpassa dina egna vyer. För att uppdatera vy i IDA så att man ser förändringen kan man trycka F Skapa en egen vy 1. För att skapa en egen vy, välj Visa-> Hantera vyer, enligt följande bild: 2. Skapa en egen vy genom att klicka på Ny 3. Skriv in namnet på den nya vyn i rutan under Vynamn:.

12 4. Klicka på plustecknet för att få tillgång till de valbara attributen som kan vara med i vyn. 5. För att få med sig attributen till den egna vyn markerar man dessa i vänstra fönstret och skickar över dem till högra fönstret med den gröna högerpilen, eller så dubbelklickar man direkt på attributet. Med pilarna upp och ner kan man ändra ordningen. 6. Avsluta med OK. 7. För att välja vy, klicka på pilen vid fältet Vy på huvudmenyn. För att kunna använda den egna vyn i enskild mapp eller i hela datakällan måste man tilldela vyn. 8. Den vy man ska använda måste vara vald. Välj sedan Visa -> Vyinställningar.. gå till fliken Ange som standardinställning 9. Exempel för att tilldela vyn till mapp. Välj Mapp och Tilldela.

13 10. Välj mapp, välj eventuellt undermapp med + tecknet. Högerklicka på mappen och välj Markera gren i strukturen, välj sedan OK. Avsluta med OK. Vyn knyts nu till mappstrukturen. För att tilldela vyn till hela datakällan välj Miljö och Tilldela bocka för ida_proj_adm 3.2 Snabbsortera, flytta kolumner Man kan snabbsortera och flytta kolumner. För att sortera klickar man på önskad kolumnrubrik (attribut), t.ex. Namn. För att byta plats på kolumner tar man tag i kolumnrubriken och drar den till önskad plats. Om man vill att Läge ska komma för Version, tar man tag i kolumnen Läge och drar den före Version i listan. 3.3 Läsa dokument För att läsa ett dokument utan att göra ändringar högerklickar man på dokumentet och väljer Öppna som skrivskyddat Observera att det som händer är att en kopia av dokumentet hämtas ut lokalt och rätt applikation startas. Den lokala kopian är egentligen inte skrivskyddad men den kan inte checkas in i IDA igen.

14 4 SÖK Upphovsman Ev. Dokumentnummer Kategori Dokument kan sökas i datakällan genom att använda snabbsökning eller avancerad sökning med formulär. Sökning kan ske på metadata(attribut) och/eller innehåll i dokument. Använd tecknet * i början, slutet eller både och för att fånga in delsträngar. Vid registrering av nytt dokument är det en viss fördröjning innan fritextsökning kan ske. Fritextsökning fungerar alltså inte direkt på ett nyregistrerat dokument men fördröjningen är oftast endast några minuter. Skannade PDFfiler fungerar inte att fritextsöka på eftersom de är jämförbara med en bild. 4.1 Snabbsökning Snabbsökning fungerar ungefär som en sökmotor på nätet genom att skriva in sökordet i fältet. Sökningen sker normalt i aktuell arkivmapp med underliggande mappar. Genom att klicka på förstoringsglaset kan olika sökkriterier ställas in, till exempel sökning i hela datakällan. 4.2 Avancerad sökning För sökning med formulär, högerklicka på en mapp och välj Avancerad sökning. Sökningen sker i den aktuella arkivmappen med underliggande mappar. Välj Sökformulär

15 Vill man att sökformulär ska vara den guide som kommer upp som standard när man söker, bocka i så fall i Sätt denna guide som standard Fyll i de attribut som du vill söka på. Starta sedan sökningen. OK söker och visar sedan egenskaper för det första dokumentet i träfflistan Använd söker på samma sätt men behåller sökformuläret framme. Öppna mapp från träfflistan visar mappen som dokumentet ligger i.

16 Senast använda sökvillkor kan sparas för att senare kunna användas igen. Välj Sparad sökning längst ner i formuläret Klickar man på Kikaren söker man i hela datakällan 4.3 Fritextsökning Fritextsökning kan göras i snabbsökfältet eller i sökformuläret från fliken Hela texten. Observera att skannade PDF-filer inte kan fritextsökas.

17 5 Redigera dokument 5.1 Öppna Upphovsman Ev. Dokumentnummer Kategori För att ändra i ett dokument, högerklicka på det i dokumentlistan och välj Öppna. Dokumentet hämtas ut (checkas ut) till en temporär plats på den lokala hårddisken och öppnas sedan i exempelvis Word. Dubbelklickning innebär normalt också Öppna men det är en inställning som kan ändras av varje användare. När ett dokument öppnats eller checkats ut för att ändras kan inte andra användare ändra i dokumentet, dvs dokument i IDA kan endast ändras av en användare i taget. Det är möjligt för andra användare att läsa eller hämta ut kopior av dokument som checkats ut. Första gången du öppnar ett dokument med en ny filtyp visas nedanstående meny. Kryssa i Använd alltid det här programmet om du i fortsättningen alltid vill använda samma program. Om man kryssar i valet Öppna dokumentet med enbart läsrättighet öppnas en skrivskyddad kopia från IDA. När du är klar med dina ändringar och har sparat avslutar du programmet. IDA kommer automatiskt att fråga dig om du vill checka in, uppdatera serverkopia eller frigöra dokumentet. Välj Checka in dokumentet för att få med de senaste ändringarna till IDA.

18 5.2 Uppdatera serverkopia Upphovsman Ev. Dokumentnummer Kategori Väljer man Uppdatera serverkopia får man in ändringarna i IDA men dokumentet behålls utcheckat. 5.3 Frigör Om man av misstag checkat ut dokumentet, till exempel dubbelklickat istället för att Öppna skrivskyddat eller inte vill spara de senaste ändringarna i IDA kan man välja Frigör. 5.4 Öppna flera MicroStation sessioner Om man vill öppna flera sessioner av MicroStation när man jobbar i IDA, måste man hålla ner Shift tangenten samtidigt som man öppnar nästa fil i MicroStatiom, på så sätt kan man öppna flera fönster med MicroStation i. OBSERVERA att man tar en extra licens för varje ny session man öppnar. 5.5 Dokumentöversikt När man avslutar IDA och har dokument utcheckade visas denna meny. Menyn visar alla dokument man själv checkat ut. I menyn kan man bland annat välja att checka in eller frigöra dokument. Menyn finns också med i aktivitetsfältet.

19 5.6 Dokumenthistoria För varje dokument sparas en notering om vem som checkat ut/in dokumentet. Man kan även manuellt skriva in kommentarer i historiken. För att se dokumentets historik, högerklicka på dokumentet. Välj Egenskaper och sedan fliken Historik. Om man vill se poster äldre än 30 dagar i historiken kan man ändra det. Välj Anpassa längst ner i menyn.

20 Välj fliken Datum och exempelvis när som helst för att se all historik om ett dokument. Avsluta med OK För att skriva in information i historiken, högerklicka på dokumentet och välj Lägg till kommentar. Skriv in önskad kommentar. Avsluta med OK.

21 6 Dokumentflöde Upphovsman Ev. Dokumentnummer Kategori 6.1 Lägen Dokumenten i IDA är kopplade till ett arbetsflöde med olika lägen. Ett arbetsflöde kan till exempel bestå av lägena Bearbetning - Granskning - Gällande. När dokumentet ligger i det sista läget kan inga förändringar i dokumentet göras. Ny version kan skapas när dokumentet ligger i sista läget. För att skicka dokumentet vidare till nästa läge i arbetsflödet, högerklicka på dokumentet och välj Ändra dokumentläge -> Skicka till nästa läge. Observera att man inte ska använda valet Sätt slutgiltigt läge dokumentet får blå märklapp, men dokumentet ligger fortfarande kvar i första läget, använd alltid Skicka till nästa läge Dokumentet hamnar i nästa läge i arbetsflödet.

22 Om man vill ta tillbaka dokumentet till ursprungsläget, högerklicka på dokumentet och välja Ändra dokumentläge -> Förkasta till ursprungsläge. Dokumentet hamnar återigen i första läget. Upphäv används när dokumentet inte ska gälla längre. Ta bort slutgiltigt läge kan användas när dokument är gällande/godkänt och behöver tas bort eller flyttas, behörigheter styr om man får ta bort slutgiltigt läge. Om man tagit bort slutgiltigt läge på ett dokument som flyttats glöm inte att sätta slutgiltigt läge igen. 6.2 Versioner För att se alla versioner av dokumenten, välj Visa -> Visa alla versioner När dokumentet ligger i arbetsflödets slutläge kan man skapa en ny version av dokumentet, högerklicka på dokumentet och välj Nytt -> Version ' Fyll i önskad versionsbeteckning i fältet Version. Välj sedan OK.

23 7 Övrigt 7.1 Arbeta med dokument utanför IDA Önskar man arbeta med dokumenten där tillgång till IDA saknas kan man exportera dokumenten. För andra blir då dokumenten låsta för redigering. När man åter är i kontakt med IDA väljer man Importera för att återföra dokumenten till IDA. Vill man bara ta ut filerna för att kunna läsa dem eller som grund för att skapa nya dokument högerklickar man på dokumentet och väljer Kopiera ut 7.2 Exportera Markera ett eller flera dokument med shift eller ctrl, välj menyn Dokument -> Exportera. Välj Exportera på första sidan av exportguiden.

24 Välj målmapp för filerna. Välj Nästa och Slutför. Dokumenten i IDA är nu låsta för redigering. 7.3 Importera Markera de dokument som ska importeras, alternativt markera flera dokument med shift eller ctrl välj menyn Dokument -> Importera. Dokumenten hämtas då från den plats de checkades ut till och läggs in i IDA. Dokumenten kan nu åter redigeras i IDA.

25 7.4 Kopiera ut Upphovsman Ev. Dokumentnummer Kategori Ett eller flera dokument kan kopieras ut från IDA till filtjänst eller annat media, t.ex CD. Högerklicka på dokumentet alternativt markera flera dokument med shift eller ctrl. Högerklicka och välj Kopiera ut. Välj sedan mapp där filen ska hamna. Avsluta med OK Dokumentet är nu utkopierat till vald mapp.

26 7.5 Radera Upphovsman Ev. Dokumentnummer Kategori Att ta bort dokument i IDA är behörighetsstyrt och det är endast projektets IDA administratör som har den behörigheten. Ta bort dokument i IDA gör man genom att högerklicka på dokumentet, alternativt markera flera dokument med shift eller ctrl högerklicka och välj Radera. Om det inte finns några versioner av dokumentet visas en kontrollfråga. Välj Ja om dokumentet ska tas bort. Om dokumentet däremot har flera versioner visas menyn nedan. Välj Ja för att ta bort alla versioner, välj Nej för att enbart ta bort senaste (aktiv) version. Observera om dokumentet ligger i gällande/godkänt läge, måste först slutgiltigt läge tas bort innan dokumentet kan tas bort och om dokument dessutom har versioner i slutgiltigt läge, ta bort slutgiltigt läge på senaste versionen och den föregående, för att kunna ta bort den senaste versionen av dokumentet.

27 7.6 Flytta/kopiera dokument Den enklaste metoden brukar vara att dra och släppa ett eller flera dokument mellan mappar, man får en lite ruta med +-tecken som man ska dra. Håll ner Shift för att flytta. Men observera att flytta och kopiera dokument bör endast göras mellan mappar med samma flöde. Flytta dokument kräver att användaren har Delete rättigheter i mappen som dokumentet ska flyttas ifrån och att man har Skapa rättigheter dit dokumentet flyttas eller kopieras. Om dokumentet man ska kopiera eller flytta har versioner får man upp följande fråga. Om man högerklickar på dokument kan man också välja Klipp ut, Kopiera, Klistra in och Flytta till Om dokumentet har flera versioner flyttas alla versioner med. När man kopierar dokument visas en fråga om guide. Om det redan finns ett dokument med samma namn dit dokumentet ska kopieras och att dokumentet ligger i ett läge som tillåter att ny version skapas kan man välja Ingen guide för att skapa en ny version av dokumentet eller välja Avancerad guide om man vill kopiera in dokumentet med nya attribut och ett annat namn.

28 Får man inte upp denna fråga kan man gå in under Verktyg -> Guide hanteraren Klicka Rensa Standard och Stäng. Välj kopiera igen, nu kommer frågan om Guide upp. Om man valt Ingen Guide, får man en meny, klicka i Skapa en ny version av ett existerande dokument Svara OK.

29 Se till att alternativen är ur bockade och välj vilken version som ska skapas, klicka på Förhandsgranska för att se vilken version befintligt dokument har. Avsluta med OK. Om man kopierar in flera dokument med olika versioner så ska Definiera och använd gemensamma regler vara ur bockad så att man kan ge nya versioner för respektive dokument som ska ersättas med ny version. Om man vill kopiera flera dokument kan man inte använda Kopiera till använd istället Kopiera, gå till målmappen och välj Klistra in

30 7.7 Ersätta en fil i IDA Upphovsman Ev. Dokumentnummer Kategori För att ersätta en fil i IDA mot annan fil som finns i Utforskaren, högerklicka på dokumentet som ska ersättas och välj Egenskaper och välj fliken Generell Se först till att hänglåset är öppet, om inte bocka ur bocken vid hänglåset. Klicka på Avancerad och välj Importera Svara Ja på frågan om du är säker på att du vill ersätta filen.

31 Markera filen och välj Öppna Upphovsman Ev. Dokumentnummer Kategori Avsluta genom att klicka på Spara. Efter att filen blivit ersatt ska inte hänglåset låsas, gör man det ändras filnamnet. 7.8 Genvägar till dokument/arkivmappar i IDA Genvägar till dokument/arkivmappar i IDA från Utforskaren skapas enklast genom att dra och släppa dokumentet eller arkivmappen. Ta tag i dokumentet dra det till exempelvis skrivbordet. 7.9 Skicka fil via e-post För att bifoga dokument till e-postmottagare, markera dokumentet i listan, högerklicka och välj Skicka till -> E- post till mottagare Skicka genväg via e-post För att skicka en genväg via e-post, markera dokumentet i listan, högerklicka och välj Skicka till -> Skicka e-post till mottagare som länk... Används till mottagare som har tillgång till IDA.

32 7.11 Länk i Office dokument Upphovsman Ev. Dokumentnummer Kategori Det finns olika sätt att skapa länkar, exempelvis för att skapa en länk i ett Office-dokument klipps sökvägen ut och klistras in i dokumentet. Sökvägen visas i IDA huvudmeny. Väljer man Kopiera -> får man med hela sökvägen i klartext när man ställer sig på länken. Väljer man Kopiera URL-> får man med hela sökvägen i klartext men utan mellanslag när man ställer sig på länken. Väljer man Kopiera URN -> får man en kortare sökväg, (GUID) denna variant måste man använda om man ska skicka länken med E-post. En rekommendation är att man använder URN länkar, den länken fungerar även om dokumentet flyttats.

33 Länkar kan också skapas om man högerklickar på dokument och väljer Skapa länkar En webb-länk kan läsas utan inloggning i IDA, men det är bara när dokumentet ligger i gällande/godkänt läge som det kan läsas från länken Avsluta IDA För att avsluta IDA välj Datakälla -> Avsluta eller tryck på krysset längst upp till höger i IDA fönstret.