Självutvärderings guide 1 (33) Avustusosasto 2014 SJÄLVUTVÄRDERING SOM REDSKAP FÖR VERKSAMHETSUTVECKLING

Transkript

1 Självutvärderings guide 1 (33) SJÄLVUTVÄRDERING SOM REDSKAP FÖR VERKSAMHETSUTVECKLING

2 Självutvärderings guide 2 (33) Innehåll 1 Självutvärdering sm redskap för utveckling Börja med att utarbeta en utvärderingsplan Centrala begrepp ch anvisningar för förberedelserna inför självutvärderingen Genmförande av utvärderingen ch insamling av infrmatin Utvärderingens inriktning Verktyg för genmförande av självutvärderingen TIAN SJUAN SWOT-analys RUTER KLÖVER HJÄRTER SPADER Sammanfattning ch minneslista Källr ch litteratur... 33

3 Självutvärderings guide 3 (33) 1 Självutvärdering sm redskap för utveckling Självutvärdering är ett redskap för att utveckla ch planera rganisatiners (såsm de rganisatiner sm får understöd av RAY) verksamhet ch det arbete sm enskilda arbetstagare utför. I bästa fall är självutvärderingen enkel, lätt ch belönande. Det är inte på någt sätt fråga m att kritisera, söka efter skyldiga eller peka ut persner. 1 I den här guiden innebär självutvärdering den utvärdering av den egna verksamheten sm rganisatinen själv genmför, ch tack vare vilken man får fram aktörernas synpunkter på bland annat utvecklingsbehv i anslutning till verksamheten, saker sm anses viktiga, verksamhetens styrkr samt resultat ch utveckling man fått till stånd. Guiden har i första hand gjrts för rganisatiner sm får understöd av RAY. Behvet av att utarbeta en guide har kmmit fram av rganisatinsaktörer i lika sammanhang, till exempel i samband med undersökningen Arviinnin tila sm genmfördes 2011 samt vid flera utbildningstillfällen ch andra evenemang sm RAY rdnat under de senaste åren. En av de mest 2 centrala iakttagelserna vid undersökningen var att i fråga m verksamhet sm finansierats av RAY har självutvärderingar genmförts betydligt mer regelbundet vid prjekt än vid verksamhet sm finansierats med riktade verksamhetsunderstöd eller allmänna understöd. Våren 2011 använde endast cirka hälften av rganisatinerna en mdell eller ett referenssystem för självutvärdering. Utgående från resultaten har erfarenheterna av självutvärderingen i regel varit psitiva på rganisatinsfältet: man har vid utvärderingen kunnat få fram knkreta förslag på ch idéer m hur rganisatinens verksamhet kunde utvecklas. RAY utvecklar verksamhetsverkstäder för att följa upp resultaten ch effekterna av understödd rganisatinsverksamhet. Målet är bland annat att på ett enhetligt sätt lyfta fram resultat ch effekter sm åstadkmmits genm understödd verksamhet samt utvecklingsbehv i anslutning till verksamheten. Det är viktigt att man kan synliggöra den understödda verksamheten, dess mfattning samt de resultat ch effekter sm åstadkmmits. Uppföljningssystemet tas i bruk stegvis under Från ch med 2013 ska de aktörer sm får understöd leverera infrmatin m den understödda verksamheten, utvecklingsbehv i anknytning till den samt dess resultat ch effekter till RAY ur fyra synvinklar: arbetstagare, vlntärer (i tillämpliga delar), representanter för deltagarna/målgruppen samt samarbetspartner. För de understödda rganisatinernas del utgör förmedlingen av uppföljningsuppgifter till RAY en del av de understödsvillkr sm föreskrivs i understödslagen 3. Självutvärderingen bidrar med infrmatin ur arbetstagarnas synvinkel. RAY stödjer på lika sätt understödstagarna i genmförandet av självutvärderingen. I den här guiden presenteras sju knkreta mdeller/verktyg för självutvärdering. Guiden är särskilt avsedd för rganisatiner ch aktörer sm tar de första stegen mt utvärdering av den egna verksamheten. Material, stöd ch anvisningar för genmförandet av självutvärderingen finns tillgängliga bland annat på nätet på adressen: (på finska) 1 Mäkinen & Uusikylä (2003). 2 Kskela (2012). 3 Lagen m penningautmatunderstöd /1056

4 Självutvärderings guide 4 (33) Om er rganisatin redan använder en fungerande mdell för självutvärdering rekmmenderar vi att ni använder den även i frtsättningen. Det väsentliga är att självutvärderingen mtsvarar rganisatinens egna behv ch att den prducerar infrmatin sm stödjer utvecklingen av verksamheten samt m de resultat ch effekter sm åstadkmmits genm verksamheten. I bästa fall kan den här guiden ckså erbjuda impulser ch idéer till frtsatt utveckling av en redan existerande mdell eller praxis för självutvärdering.

5 Självutvärderings guide 5 (33) 2 Börja med att utarbeta en utvärderingsplan Självutvärdering förutsätter alltid planmässighet. Börja med att utarbeta en utvärderingsplan. Fundera i arbetsgemenskapen på vad utvärderingen innebär, vad man har för mål med den ch vad den ska fkusera på. Utvärderingen har de bästa förutsättningarna att lyckas m alla medlemmar i arbetsgemenskapen har möjlighet att delta i fastställandet av syftet, målen ch bjektet för utvärderingen. En bra utvärderingsplan är krt ch kncis. I fråga m prjekt är det mtiverat att utarbeta ch specificera utvärderingsplanen genast efter det inledande skedet. Presentera i mån av möjlighet en preliminär plan redan i prjektansökan. Planen kan utarbetas stegvis enligt det sm presenteras nedan 4 : 1. Det första skedet går ut på att specificera ch avgränsa bjektet för självutvärderingen. Det är viktigt att avgränsa m självutvärderingen ska riktas till ett enskilt prjekt, till verksamhet sm finansieras med ett riktat eller allmänt understöd, till en enskild del av denna eller exempelvis till hela rganisatinens verksamhet. 2. Vid utarbetandet av planen är det viktigt att man med alla parter diskuterar ch preciserar varför självutvärderingen görs ch vad man eftersträvar med den. Det är viktigt att man skriver ner svaren på de här frågrna i utvärderingsplanen så att till exempel den nya persnalen i samband med persnalbyte har lättare att kmma med i självutvärderingsprcessen. Självutvärderingen är i första hand ett verktyg för att utveckla det egna arbetet ch den egna verksamheten. 3. Det är ckså bra att i utvärderingsplanen specificera ch anteckna verksamhetens/prjektets mål på ett sätt sm kan utvärderas. Ta dck kntakt med er rganisatins kntaktpersn vid RAY m ni specificerar verksamhetens mål efter finansieringsbeslutet. 4. Vid utarbetandet av utvärderingsplanen är det viktigt att dryfta ch besluta vilka saker ch funktiner sm ska utvärderas. Den väsentliga frågan är på vilket sätt för utvärderingen verksamheten eller prjektet framåt? Genm att fundera ch svara på den här frågan besparas man arbete i frtsättningen ch har lättare att rikta resurser till saker sm är väsentliga med tanke på verksamheten. Saker sm utvärderas vid verksamhet eller prjekt sm understöds av RAY kan vara till exempel: uppsättning av mål, val ch avgränsning av målgrupper, resursfördelning för verksamheten ch hur effektivt resurserna används, åtgärder ch genmförande, samarbete med samarbetspartner ch intressentgrupper, kmmunikatin samt de resultat ch effekter sm åstadkmmits. 4 Tillämpning av: Kivipelt et al. (2012); Brg et al. (2008); Aalt-Kalli et al. (2009); Nikula (red.) (2011); Sste. Finlands scial ch hälsa rf/utvärderingsplan.

6 Självutvärderings guide 6 (33) 5. Sm en del av utarbetandet av utvärderingsplanen ska man dryfta ch besluta vilken infrmatin sm behövs sm stöd för utvecklingen av verksamheten ch från vem man får den. Det finns lika alternativ: En numerär bedömning av hur någnting har lyckats, genmförts eller uppnåtts (till exempel på skalrna 1 4, 1 5 eller 4 10) gör det lättare att jämföra resultat under lika tidsperider. Om er rganisatin inte har tidigare erfarenhet av självutvärdering är det lätt att börja med numerära bedömningar. I exemplen i den här guiden används måttskalan 1 4. Oftast behöver man vid sidan av den numerära infrmatinen samla in kvalitativ (muntlig eller skriftlig) infrmatin för att verksamhetens utvecklingsbehv ch -bjekt ska kunna lkaliseras ch lyftas fram. Muntliga förklaringar ger ckså en möjlighet att mtivera de numerära bedömningar sm getts. Det kan ckså vara mtiverat att göra endast muntliga utvärderingar (=kvalitativ utvärdering) (till exempel i anknytning till verksamhetens framgångar, utvecklingsbjekt samt de resultat ch effekter sm åstadkmmits genm verksamheten). Vid självutvärderingen är man intresserad av åsikter ch synpunkter hs de arbetstagare sm deltar i verksamheten. För att man ska få en heltäckande ch mångsidig bild av verksamheten kan självutvärderingen emellertid mfatta till exempel synpunkter av chefer ch de centralaste samarbetspartnerna (såsm representanter för andra rganisatiner sm har en nära anknytning till verksamheten, representanter för utvecklings- eller styrgrupperna). Det lönar sig att utnyttja respns sm skilt samlas in från verksamhetens målgrupper ch viktigaste samarbetspartner (ch eventuellt även vlntärer) vid utvärderingen av verksamhetens utvecklingsbehv samt resultat ch effekter. 6. Därefter är det viktigt att diskutera ch besluta hur infrmatinen samlas in för självutvärderingen. Alternativa ch effektiva metder är bland annat enkäter (antingen elektrniska eller på blanketter) ch självutvärderingsverkstäder/diskussinstillfällen. Efter skedena 4 6 måste man välja vilken mdell/vilket verktyg man ska använda vid självutvärderingen. 7. Därefter ska man besluta m tidtabellen för självutvärderingen. Då är följande frågr väsentliga: När samlar man in ch analyserar infrmatinen? Hur fta ska självutvärderingen genmföras?

7 Självutvärderings guide 7 (33) För att självutvärderingen så bra sm möjligt ska stödja utvecklingen av verksamheten bör tidpunkten på ett naturligt sätt sammankpplas med rganisatinens/prjektets egen årsklcka. Det är vanligt att självutvärderingen genmförs antingen vid kalenderårets slut (nvember december) eller i början av året därpå (januari februari), varvid man utvärderar verksamheten under året sm håller på att lida mt sitt slut eller i början av följande år. På så sätt får man vid självutvärderingen uppdaterad infrmatin sm kan utnyttjas sm sådan sm uppföljningsinfrmatin sm skickas till RAY samt i rganisatinernas års-/verksamhetsberättelser. Om man beslutar att genmföra en självutvärdering två gånger per år är det naturligt att göra den andra utvärderingen antingen före smmarsemestersäsngen eller snart efter den. Då har rganisatinerna i september tillgång till tidsenlig infrmatin sm stöd för de finansieringsansökningar sm eventuellt ska skickas till RAY. När behandlas den analyserade infrmatinen ch när håller man en gemensam diskussin utgående från den (=självutvärderingsverkstad)? 8. Det är ckså viktigt att fatta beslut m ansvar ch anteckna dem i utvärderingsplanen. Vem ansvar för att samla in infrmatinen? Vem ansvarar för att analysera infrmatinen sm samlats in ch sammanfatta den? Vem bjuds in till en eventuell självutvärderingsverkstad? 9. Resursfördelning utgör en väsentlig del av planen. En faktr sm i hög grad påverkar hur regelbundet självutvärderingen genmförs är den tid man har till förfgande. Vid utarbetandet av planen måste man uppskatta hur mycket arbetstid varje skede kräver ch vem sm har möjlighet att genmföra det. Det finns många alternativ för att hur självutvärderingen kan göras ch den tid sm det praktiska utförandet kräver varierar. 10. Vid utarbetandet av utvärderingsplanen är det bra att förutse i vilka sammanhang ch vem man infrmerar m resultaten ch hur resultaten behandlas inm rganisatinen. Det är viktigt att man diskuterar resultaten av självutvärderingen inm rganisatinen samt med de närmaste samarbetspartnerna. 11. Det är skäl att se över utvärderingsplanen ch dess ändamålsenlighet med jämna mellanrum, till exempel en gång per år. Vid behv specificeras utvärderingsplanen så att man med hjälp av utvärderingen vid rätt tidpunkt kan prducera infrmatin sm är väsentlig med tanke på utvecklingen av verksamheten. Det är fråga m en frtlöpande prcess.

8 Självutvärderings guide 8 (33) 3 Centrala begrepp ch anvisningar för förberedelserna inför självutvärderingen 3.1 Genmförande av utvärderingen ch insamling av infrmatin Med utvärdering avses prduktin av infrmatin m verksamheten, utvecklingsbehv i anknytning till verksamheten samt de resultat ch effekter sm har åstadkmmits med hjälp av den. Ofta bedömer man hur väl verksamheten har lyckats ch de resultat ch effekter sm åstadkmmits i förhållande till de mål sm har satts upp för verksamheten. Det är fråga m en mycket vardaglig aktivitet sm vi gör varje dag. Självutvärdering innebär att rganisatinen själv utvärderar den egna verksamheten. Genm självutvärdering får man reda på aktörers uppfattning m bland annat verksamhetens styrkr, utvecklingsbehv samt de resultat ch effekter den åstadkmmit. Det här förutsätter att deltagarna har en förmåga att kritiskt granska den egna verksamheten. Ofta kan det ckså vara mtiverat att några centrala samarbetspartner, den persn sm ansvarar för verksamheten (till exempel chefen/cheferna för prjektchefen), medlemmar i en eventuell styr- eller utvecklingsgrupp eller styrelsemedlemmarna deltar i självutvärderingen. Utvärderingsbjekt är de till verksamheten knutna saker ch helheter sm utvärderas. Utvärderingsbjekt kan vara till exempel uppsättning av mål, val av målgrupper, resursfördelning för verksamheten, engagemang hs de aktörer sm deltar, inriktning framskridande av åtgärder, kmmunikatin, samarbete med samarbetspartner ch intressentgrupper samt de resultat ch effekter sm åstadkmmits. Utvärderingsfrågr är detaljerade frågr på vilka man söker ett svar. Med hjälp av enskilda frågr ch svaren på dessa kan man utvärdera bland annat enskilda utvärderingsbjekt såsm uppsättningen av mål, valet av målgrupper, genmförandet eller de resultat ch effekter sm åstadkmmits. Då skulle utvärderingsfrågrna kunna vara till exempel följande: Har det satts upp tydliga mål för verksamheten? Har målgruppen för verksamheten definierats tydligt? Har det reserverats tillräckligt med resurser för verksamheten? Stödjer åtgärderna så effektivt sm möjligt uppnåendet av målen? Vilka resultat ch effekter har åstadkmmits genm verksamheten? En numerär bedömning av saken sm utvärderas ges på en måttskala sm man på förhand kmmit överens m. Ofta bedömer man hur någnting har lyckats eller hur målen har uppnåtts antingen genm en enkät eller i en självutvärderingsverkstad. I exemplen i den här guiden används måttskalan 1 4 (1=Svagt, 2=Nöjaktigt, 3=Bra, 4=Berömligt).

9 Självutvärderings guide 9 (33) Exempel: I enkäten mbeds svarspersnen att med siffrr bedöma hur väl följande sak har genmförts i verksamhet: "Målgruppen/målgrupperna har nåtts enligt förväntningarna". Det är mtiverat att räkna ut ett medelvärde utifrån de numerära svaren (räkna ihp summan av de svar sm getts ch dela den med antalet svar). Det rekmmenderas att man har minst fyra respndenter då man räknar ut medelvärden. Vid tlkningen av medelvärdet av de numerära svaren är det skäl att hålla i minnet att värden över 3 beskriver en relativt lyckad verksamhet. På mtsvarande sätt signalerar medelvärden under 3 m på vilka punkter verksamheten brde utvecklas. 1 2 tindedelars (decimalers) skillnader mellan frågrna (eller på samma fråga vid lika utvärderingstillfällen) har ingen större betydelse. Om skillnaden är tre decimaler eller mer lönar det sig att diskutera den närmare. Tumregeln är att ju högre medelvärdena av svaren är, dest mer lyckad upplevs verksamheten bland svarspersnerna. Och vice versa. En kvalitativ bedömning ges muntligt eller skriftligt m saken sm utvärderas. Till exempel verksamhetens styrkr, svagheter, möjligheter ch ht är saker sm bedöms kvalitativt. En självutvärderingsenkät är ett sätt att samla infrmatin. Enkäten kan genmföras till exempel sm en traditinell enkät på en blankett, sm en elektrnisk enkät med ett prgram sm är avsett för ändamålet eller per e-pst. Innehållet i enkäten ch hur mfattande den är påverkar i hög grad hur lång tid det tar att besvara den. Med hjälp av enkäten kan man samla in både kvantitativ (en numerär bedömning) ch kvalitativ (en muntlig bedömning) infrmatin. Alla besvarar enkäten utgående från sin egen persnliga uppfattning. Det rekmmenderas att alla sm har besvarat enkäten bjuds in till ett gemensamt tillfälle (självutvärderingsverkstad) där resultaten av enkäten gås igenm. Det här skapar förutsättningar för att alla berörda ska få en klar helhetsbild av verksamheten, utvecklingsbehven i anknytning till den samt av de resultat ch effekter sm åstadkmmits genm den. Om ni genmför enkäten elektrniskt, skicka ut den 3 4 veckr innan en eventuell självutvärderingsverkstad går av stapeln. Be svarspersnerna att besvara enkäten inm cirka en vecka. På så sätt är det möjligt att en eller två gånger påminna de persner sm inte svarat. Det lönar sig att reservera mer tid för enkäter sm skickas per pst. Cirka en vecka innan enkäten genmförs är det bra att infrmera svarspersnerna m enkäten, tidpunkten för genmförandet ch vilken betydelse svaren har för utvecklingen av verksamheten.

10 Självutvärderings guide 10 (33) En självutvärderingsverkstad är ett tillfälle där man tillsammans behandlar lika aktörers synpunkter samt eventuellt svar sm samlats in på förhand (bland annat genm enkäter). Det är ckså viktigt att man tillsammans fastställer de mest centrala utvecklingsbjekten i verksamheten samt i mån av möjlighet även utvecklingsåtgärder. Självutvärderingsverkstaden hålls vid en tidpunkt ch på en plats sm man skilt kmmer överens m. Verkstaden kan pågå från några timmar till en arbetsdag. Tidpunkten ch platsen för verkstaden ska i gd tid meddelas till dem sm bjuds in, senast två månader i förväg. Om ni inte genmför en självutvärderingsenkät, skicka utvärderingsfrågrna i samband med inbjudan så att deltagarna kan bekanta sig med dem i förväg. Alla sm deltar i självutvärderingsverkstaden ska i förväg fundera på de utvärderingsfrågr sm skickats åt dem ch göra enkla anteckningar m dem (till exempel med franska streck på ett papper). På så sätt garanterar man att tiden används effektivt på den egentliga verkstaden. Bjud in högst 15 persner till verkstaden. Då kan man försäkra sig m att sakerna behandlas på djupet ch att tiden används effektivt. Man kan hålla en enklare verkstad till exempel med två deltagare. Be ckså deltagarna att anmäla sig till tillfället i förväg, före ett visst datum. Efter anmälningen bör ni påminna deltagarna m vikten av att förbereda sig. För verkstaden väljs en rdförande/dragare sm bland annat har till uppgift att se till att tidtabellen hålls ch att alla punkter/utvärderingsfrågr behandlas ch sm vid behv ger rdet för inlägg samt alla en möjlighet att föra fram sina synpunkter. Dessutm ska man välja en persn sm ansvarar för att skriva ner huvudpunkterna i diskussinen. Sekreteraren antecknar huvudpunkterna i diskussinen. Det kan vara fråga m enskilda saker sm kan upplevas sm mycket ringa. Det rekmmenderas att man antecknar huvudpunkterna på ett sådant sätt att alla deltagare ser vad sm skrivs ner. Man kan skriva på bland annat vita dukar eller skrivtavlr eller på en datr så att texten syns på väggen via en videprjektr. Fördelen med att använda en datr ch en videprjektr är att det är lättare att redigera ch kmplettera anteckningarna redan under verkstaden. Samtidigt får man diskussinen färdigt dkumenterad i elektrniskt frmat vilket innebär mindre arbete vid utarbetandet av en sammanfattning ch den egentliga skriftliga rapprteringen. Det ska göras en krt skriftlig sammanfattning av det sm diskuterats på självutvärderingsverkstaden. Sammanfattningen kan till exempel vara ett 1 2 sidr långt dkument eller några PwerPint-sidr. Sekreteraren ansvarar för att utarbeta sammanfattningen. Den persn sm fungerat sm rdförande för verkstaden samt sekreteraren går tillsammans igenm sammanfattningen ch försäkrar sig m att den innehåller väsentliga saker sm man gemensamt kmmit överens m. Därefter skickas sammanfattningen

11 Självutvärderings guide 11 (33) till alla sm deltagit i självutvärderingsverkstaden ch de kan kmmentera sammanfattningen eller kmma med förslag till preciseringar. 3.2 Utvärderingens inriktning Med målgrupp avses den grupp till förmån för vilken verksamheten görs. Ni har beskrivit målgruppen för den understödda verksamheten i finansieringsansökan ch eventuellt preciserat den därefter. Målen beskriver det sm ni med hjälp av verksamheten vill främja eller åstadkmma. Ni har angett målen i finansieringsansökan ch eventuellt preciserat dem senare. Med åtgärder avses det praktiska arbete samt de arbetssätt ch metder med hjälp av vilka ni strävar efter att uppnå de uppsatta målen. Det kan vara fråga m åtgärder sm riktas direkt till målgrupperna (till exempel utbildningar eller gruppverksamhet) eller planerings- eller beredningsarbete sm inte syns för målgrupperna. Med aktörer avses de persner ch rganisatiner sm deltar i genmförandet av de praktiska åtgärderna. Det kan vara fråga m till exempel avlönade arbetstagare, vlntärer eller rganisatiner. Med resurseravses det belpp sm har reserverats/används för verksamheten samt antalet medverkande aktörer (till exempel anställda, samarbetspartner) ch deras arbetsinsats. Med kmmunikatin avses förmedling av infrmatin på lika sätt både internt ch externt. Intern kmmunikatin innebär till exempel upprätthållande av kntakt ch infrmatinsutbyte inm rganisatinen eller mellan prjektpersnalen. Extern kmmunikatin riktar sig till bland annat målgrupperna för verksamheten, samarbetspartner eller intressentgrupper. Med samarbetspartner avses de instanser (till exempel andra rganisatiner, kmmuner, lärverk, prjekt) ch de persner sm aktivt deltar i verksamheten men sm inte egentligen ansvarar för verksamheten. Partnerskap kan innebära till exempel erbjudande av lkaler, ökad synlighet eller förmedling av infrmatin eller kunder med mera. RAY har under de senaste åren betnat betydelsen av samarbete ch partnerskap redan i det skede man ansöker m finansiering. Samarbete ch partnerskap får dck inte vara egenvärden. De måste gynna alla parter. Det är väsentligt att fundera på hurdant samarbete ch med vem sm är vettigt med tanke på verksamheten ch uppnåendet av målen. Med utvecklingsbjekt avses de mständigheter sm anses vara viktiga med tanke på verksamhetens framgång ch vid vilka man upplever att det finns saker att förbättra. Det är viktigt att man sm utvecklingsbjekt väljer sådana saker sm man kan påverka i första hand genm sin egen verksamhet, eller till exempel genm samarbetspartnernas verksamhet. Det lönar sig att välja högst två till tre utvecklingsbjekt för följande granskningsperid.

12 Självutvärderings guide 12 (33) Med resultat ch effekter avses de mständigheter ch den utveckling sm har åstadkmmits med hjälp av verksamheten. Det är väsentligt att kunna skilja åtgärder från resultat ch effekter. Exempel: Ett utbildningstillfälle är en åtgärd eller en metd med vilken man strävar efter att öka deltagarnas färdigheter att agera sm vlntärer. Resultatet av utbildningen är att deltagarnas färdigheter ch kunskaper m frivilligverksamhet möjligen har ökat. Sm en följd av detta (=effekt) är frivilligverksamheten mer högklassig än tidigare, den mtsvarar bättre målgruppernas behv ch målgruppens välbefinnande förbättras. Resultat ch effekter brde i synnerhet granskas i förhållande till de mål sm har satts upp för verksamheten: Vad har vi åstadkmmit i förhållande till målen? Var ligger vi eventuellt efter gällande målen? Dessutm är det skäl att fundera på m man i ch med verksamheten har åstadkmmit någt sådant sm man egentligen inte ens eftersträvat (så kallade ickeeftersträvade resultat ch effekter). Det är ckså väsentligt att utvärdera hur verksamheten har gynnat målgrupperna (utgående från egna iakttagelser av dem sm deltar i självutvärderingen). Vid utvärderingen kan ni ckså utnyttja respnsen av målgrupperna ch samarbetspartnerna, m sådan finns tillgänglig. Det är inte alltid fråga m att man i ch med verksamheten har utvecklat någt nytt (till exempel en prdukt eller en verksamhetsmdell) eller förbättrat någt (till exempel deltagarnas livskvalitet). Det kan ckså vara fråga m att upprätthålla någt (till exempel någns hälstillstånd) eller undvika att någt försämras. Km ckså ihåg att verksamheten kan ge upphv till så kallade icke-eftersträvade resultat (till exempel att någn annan instans eller målgrupp tydligt gynnas av verksamheten även m detta inte ursprungligen var planerat). Ibland kan verksamheten även medföra negativa effekter på människrs liv. Man måste utvärdera de negativa effekterna för att i frtsättningen kunna undvika dem. Inprägling är verksamhet där man strävar efter att förena resultaten av verksamheten med redan existerande rganisatins-, kmmun- eller servicestrukturer. Det är fråga m bland annat överföring av infrmatin samt befästning av verksamheten ch de resultat sm åstadkmmits genm den. Samarbetspartnerna har fta en str betydelse för inpräglingen av resultaten. RAY uppmärksammar inpräglingen redan i det skede aktörerna ansöker m finansiering.

13 Självutvärderings guide 13 (33) 4 Verktyg för genmförande av självutvärderingen Det finns flera alternativa mdeller ch verktyg för genmförande av självutvärderingen. De lika mdellerna kan ckså anpassas så att de svarar på er verksamhets karaktär ch behv: ni kan till exempel lämna brt någt enskilt påstående, någn fråga eller någt utvärderingsbjekt i de mdeller sm presenteras härnäst, m de inte berör er verksamhet. Ni kan ckså lägga till egna skräddarsydda frågr till mdellen eller så kan frågr från lika mdeller kmbineras eller läggas till en mdell för självutvärdering sm ni redan använder. Det väsentliga är att man med hjälp av mdellen för självutvärdering prducerar infrmatin m de resultat ch effekter sm åstadkmmits sm stöd för verksamhetsutvecklingen. Härnäst presenteras sju knkreta exempel. Genm att prva ch anpassa några av dessa exempel kmmer ni bra i gång. Exemplen bildar en referensram för verksamhetsutvecklingen. De syftar dck inte till att nggrant styra vilka verksamhetssätt sm ska tillämpas i rganisatinen eller prjektet. 4.1 TIAN Självutvärderingsmdellen Tian 5 är mycket enkel att genmföra ch lämpar sig särskilt för de aktörer sm inte har utvärderat den egna verksamheten förut. Självutvärderingen görs genm en enkät. Det tar cirka minuter att besvara enkäten. Det rekmmenderas att alla sm har besvarat enkäten bjuds in till ett gemensamt tillfälle (självutvärderingsverkstad) där resultaten av enkäten gås igenm. Läs mer m genmförandet av enkäten, analysen av svaren ch självutvärderingsverkstaden i kapitel 3.1. Idén i mdellen Tian är följande: I enkäten finns ti påståenden med hjälp av vilka man bedömer verksamhetens framgång (på skalan 1 4, då 1=Svagt, 2=Nöjaktigt, 3=Bra, 4=Berömligt). Dessutm mfattar enkäten två öppna frågr med vilka man kartlägger de resultat ch effekter sm åstadkmmits genm verksamheten samt utvecklingsbehv i anknytning till den. Till följande presenteras innehållet i mdellen Tian: 5 Tillämpning av snabbsjälvutvärdering för prjekt (hankkeen pikaitsearviinti) (Tuh2005/

14 Självutvärderings guide 14 (33) Tian: Hur väl har följande saker genmförts i verksamhet? Påstående 1. Det har fastställts tydliga mål för verksamheten 2. Målen med verksamheten, metderna för att uppnå målen, tidtabellen ch framskridandet (planen) finns i skriftlig frm ch alla berörda har tillgång till ch är medvetna m dem. 3. Uppgifterna ch ansvaren hs dem sm deltar i verksamheten har fastställts tydligt ch alla är medvetna m dem 4. Man har för verksamheten reserverat tillräckligt med resurser (eknmi ch persnal) för att målen ska kunna uppnås 5. Åtgärderna ch de metder sm valts stödjer uppnåendet av målen 6. Målgruppen/målgrupperna har nåtts enligt förväntningarna 7. Man har beaktat målgruppsrepresentanternas behv ch färdigheter vid åtgärderna 8. Samarbetet med samarbetspartner ch intressentgrupper fungerar ch stödjer uppnåendet av målen 9. Kmmunikatinen stödjer uppnåendet av målen 10. Verksamheten har åstadkmmit de resultat sm eftersträvades 11. Vilka resultat ch effekter har åstadkmmits genm verksamheten? 12. Utvecklingsidéer ch -behv med tanke på framtiden: 1 Svagt Bedöm på skalan Nöjaktigt Bra 4 Berömligt Man gör en sammanfattning av svaren: för numerära värden räknar man ut medelvärdet för varje fråga ch svaren på varje öppen fråga sammanställs. Sammanställ de öppna svaren i elektrniskt frmat m det är möjligt. Ta samtidigt brt överlappande svar. När man gör en ny självutvärdering (till exempel efter ett år eller ett halvår) lönar det sig att jämföra medelvärdena för de numerära svaren med svaren från den föregående utvärderingen. Nedan presenteras ett exempel på hur svaren har rapprterats under tre på varandra följande år (de siffrr sm presenteras i tabellen är fiktiva). På mtsvarande sätt kan man ckså rapprtera ch presentera medelvärdena för svaren endast årsvis.

15 Självutvärderings guide 15 (33) Exempel på rapprtering ch sammanställning av numerära utvärderingar 1. Det har fastställts tydliga mål för verksamheten 2,1 2, Målen med verksamheten, metderna för att uppnå målen, tidtabellen ch framskridandet (planen) finns i skriftlig frm ch alla berörda har tillgång till ch är medvetna m dem. 3. Uppgifterna ch ansvaren hs dem sm deltar i verksamheten har fastställts tydligt ch alla är medvetna m dem 2 1,9 2 2,6 3 2,9 4. Man har för verksamheten reserverat tillräckligt med resurser för att målen ska kunna uppnås 1,6 1,6 2,3 5. Åtgärderna ch de metder sm valts stödjer uppnåendet av målen 3,5 3,6 3,6 6. Målgruppen/målgrupperna har nåtts enligt förväntningarna 2,2 2,2 2,5 7. Man har kunnat beakta målgruppsrepresentanternas behv ch färdigheter vid åtgärderna 2,6 3,6 3,6 8. Samarbetet med samarbetspartner ch intressentgrupper fungerar ch stödjer uppnåendet av målen 1,9 2,6 3,4 9. Kmmunikatinen stödjer uppnåendet av målen 1,5 1,6 3,2 10. Verksamheten har åstadkmmit de resultat sm eftersträvades 2,2 2,1 3, De exempeltal sm bilden innehåller kan tlkas bland annat på följande sätt: Målen har blivit tydligare i takt med att verksamheten framskridit, även m den skriftliga verksamhetsplanen inte har använts av alla berörda. Under 2014 har aktörernas ansvar ch uppgifter inte tett sig lika tydliga för alla sm under tidigare år. Verksamheten upplevs ha allt för lite resurser i förhållande till de mål sm ställts upp. Det upplevs ändå att de metder ch åtgärder sm valts mycket bra bidrar till att målen uppnås. Målgrupperna har inte nåtts enligt förväntningarna. Sedan 2013 har man mycket bra kunnat beakta målgruppernas behv ch färdigheter vid åtgärderna.

16 Självutvärderings guide 16 (33) Samarbetet med centrala samarbetspartner ch intressentgrupper har effektiverats i takt med att verksamheten framskridit. Samma gäller för kmmunikatinen. År 2014 börjar resultaten av verksamheten synas. Det ska göras en krt skriftlig sammanfattning av enkätsvaren ch det sm diskuterats på självutvärderingsverkstaden. Dkumentatinen har beskrivits i kapitel SJUAN I självutvärderingsmdellen Sjuan 6 samlar man in både kvantitativ ch kvalitativ infrmatin m verksamhetens framgång, dess utvecklingsbehv samt resultat ch effekter sm åstadkmmits. Självutvärderingen görs genm en enkät. Det tar cirka minuter att besvara enkäten. Det rekmmenderas att alla sm har besvarat enkäten bjuds in till ett gemensamt tillfälle (självutvärderingsverkstad) där resultaten av självutvärderingsenkäten gås igenm. Materialet analyseras ch behandlas på samma sätt sm i mdellen Tian sm beskrivs van. Läs mer m genmförandet av enkäten, analysen av svaren ch självutvärderingsverkstaden i kapitel 3.1. Idén i mdellen Sjuan är följande: I mdellen finns sju utvärderingsbjekt sm bedöms med hjälp av påståenden ch fristående öppna frågr. I påståendena bedöms verksamhetens framgång på skalan 1 4, då 1=Svagt, 2=Nöjaktigt, 3=Bra, 4=Berömligt). Med hjälp av de öppna frågrna kan man lyfta fram bland annat utvecklingsbehv, risker ch ht i anknytning till verksamheten samt resultat ch effekter den gett upphv till. Nedan presenteras innehållet i mdellen Sjuan. 6 Mdellen Sjuan har tillämpats utifrån mdellen EFQM. Se till exempel mdellen EFQM Excellence/Laatukeskus Excellence Finland Oy

17 Självutvärderings guide 17 (33) Sjuan: Hur väl har följande saker genmförts i verksamhet? 1. Mål ch målgrupper 1. Det har fastställts tydliga mål för verksamheten 2. Målgruppen för verksamheten har definierats på ett knkret sätt 3. Målen med verksamheten, metderna för att uppnå målen, tidtabellen ch framskridandet (planen) finns i skriftlig frm ch alla berörda har tillgång till ch är medvetna m dem. 4. Verksamheten stödjer uppnåendet av målen på rganisatinsnivå 5. Vilka utvecklingsbehv förknippas med definieringen av verksamhetens mål eller målgrupper? 1 Svagt Bedöm på skalan Nöjaktigt Bra 4 Berömligt 2. Resursfördelning ch krdinering 1. Man har för verksamheten reserverat tillräckligt med resurser (eknmi ch persnal) för att målen ska kunna uppnås 2. De eknmiska resurserna har riktats till saker sm är väsentliga med tanke på åtgärderna 3. De sm deltar i verksamheten har tillräckligt med tid för att sköta sina uppgifter på ett högklassigt sätt 4. Uppgifterna ch ansvaren hs dem sm deltar i verksamheten har fastställts tydligt ch alla är medvetna m dem 5. Vilka utvecklingsbehv förknippas med resursfördelningen ch krdineringen av verksamheten? 1 Svagt Bedöm på skalan Nöjaktigt Bra 4 Berömligt

18 Självutvärderings guide 18 (33) 3. Engagemang ch stöd av bakgrundsrganisatinen 1. De aktörer sm medverkar har förbundit till verksamheten ch målen 2. De aktörer sm medverkar har ändamålsenliga utrymmen ch arbetsredskap till sitt förfgande 3. De aktörer sm medverkar har tillräcklig kmpetens med tanke på genmförandet ch innehållet 4. Bakgrundsrganisatinen stödjer aktivt verksamheten 5. Vilka utvecklingsbehv anknyter till engagemanget hs aktörerna ch/eller stödet från bakgrundsrganisatinen? 1 Svagt Bedöm på skalan Nöjaktigt Bra 4 Berömligt 4. Åtgärder ch genmförande 1. Åtgärderna stödjer uppnåendet av målen 2. Målgruppen/målgrupperna har nåtts enligt förväntningarna 3. Man har kunnat beakta målgruppsrepresentanternas behv ch färdigheter vid åtgärderna 4. Åtgärderna har framskridit enligt planerna 5. Vilka utvecklingsbehv förknippas med genmförandet? 1 Svagt Bedöm på skalan Nöjaktigt Bra 4 Berömligt

19 Självutvärderings guide 19 (33) 5. Utvärdering ch utveckling 1. Verksamhetsmiljön ch de förändringar sm sker i den följs aktivt 2. Man samlar regelbundet in respns av målgruppsrepresentanterna, ch respnsen utnyttjas även i utvecklingen av verksamheten 3. Man samlar regelbundet in respns av de mest centrala samarbetspartnerna, ch respnsen utnyttjas även i utvecklingen av verksamheten 4. Verksamheten, dess utvecklingsbehv samt de resultat sm åstadkmmits utvärderas regelbundet 5. De utvecklingsåtgärder man gemensamt kmmit överens m har vidtagits 6. Vilka utvecklingsbehv förknippas med utvärderingen av verksamheten, uppföljningen av verksamhetsmiljön eller sättet att utveckla den egna verksamheten? 7. Vilka risker eller ht sammanhänger med verksamheten? Vilka mständigheter är sådana att de m de förverkligas på ett väsentligt sätt skadar verksamheten, gör det svårare att uppnå målen eller till ch med kan hindra dem från att uppnås? 1 Svagt Bedöm på skalan Nöjaktigt Bra 4 Berömligt 6. Kmmunikatin ch samarbetspartner 1. Kmmunikatinen är planenlig 2. Kmmunikatinen stödjer uppnåendet av målen 3. Samarbetet med samarbetspartner ch intressentgrupper fungerar ch stödjer uppnåendet av målen 4. De mest centrala samarbetspartnerna har förbundit sig till verksamheten ch målen 5. Vilka utvecklingsbehv förknippas med kmmunikatinen eller samarbetspartnernas rll ch verksamheten? 1 Svagt Bedöm på skalan Nöjaktigt Bra 4 Berömligt

20 Självutvärderings guide 20 (33) 7. Resultat ch effekter 1. Man har förberett sig för inpräglingen av verksamheten/resultaten 2. Verksamheten har åstadkmmit de resultat ch effekter sm eftersträvades 3. Vilka är de mest centrala resultat ch effekter sm verksamheten har åstadkmmit? 4. Vilka faktrer brde man särskilt fästa uppmärksamhet vid för att säkerställa inpräglingen av resultaten? 1 Svagt Bedöm på skalan Nöjaktigt Bra 4 Berömligt

21 Självutvärderings guide 21 (33) 4.3 SWOT-analys SWOT-analysen är ett av de mest kända verktygen för utveckling. Metden är enkel att använda ch mdifiera. Vanligtvis görs en SWOT-analys i fyra rutr, där man listar verksamhetens nuvarandestyrkr ch svagheter samt de möjligheter ch ht sm verksamhetsmiljön medför. Det är viktigt att fästa uppmärksamhet vid att styrkrna ch svagheterna ska granskas utgående från den egna verksamheten (till exempel rganisatinen eller prjektet) ch att möjligheterna ch hten bedöms ut verksamhetsmiljöns perspektiv (så kallade externa möjligheter ch ht). Var uppmärksamma på att samma eller liknande faktrer inte listas både sm styrkr, svagheter, möjligheter ch ht. Målet är att de slutledningar sm dras i samband med analysen knkretiseras sm utvecklingsåtgärder. Frön till ch ämnen för utvecklingsåtgärder kan hittas i alla fyra dimensiner. 7 SWOT-analysen kan ckså anpassas så att man utöver de traditinella fyra rutrna utvärderar de resultat ch effekter sm åstadkmmits genm verksamheten. Nedan finns ett exempel på detta. Observera att det i matrisen ckså finns en egen punkt för utvecklingsåtgärder. Anpassad SWOT-analys 1) Verksamhetens styrkr 3) Möjligheter i anslutning till verksamheten 5) Utvecklingsåtgärder 6) Resultat ch effekter sm åstadkmmits genm verksamheten 2) Verksamhetens svagheter 4) Ht i anslutning till verksamheten En SWOT-analys kan genmföras genm gemensam diskussin på en självutvärderingsverkstad. Man bör reservera cirka tre timmar för självutvärderingsverkstaden. Läs mer m självutvärderingsverkstaden ch hur man förbereder sig för den i kapitel 3.1. Gå igenm varje fråga i tur ch rdning. Reservera minuter för varje fråga. Håll minst en paus under verkstaden. Deltagarna framför i tur ch rdning sina egna synpunkter på frågrna. Ordförande ger alla 7 Se till exempel Virtanen (2007).

22 Självutvärderings guide 22 (33) möjlighet att framföra sina egna åsikter. Deltagarna kan även kmmentera andras kmmentarer ch synpunkter sm framförs under tillfället. Då man ska dra slutsatser kan följande regler tillämpas: Styrkr: Utnyttja, stärk Svagheter: Undvik, lindra, ta brt Möjligheter: Se till att ta vara på dem Ht: Undvik, lindra, ta brt Det ska göras en krt skriftlig sammanfattning av det sm diskuterats på självutvärderingsverkstaden. Dkumentatinen har beskrivits i kapitel 3.1.

23 Självutvärderings guide 23 (33) 4.4 RUTER Självutvärderingsmdellen RUTER 8 prducerar kvalitativ infrmatin m den understödda verksamhetens utvecklingsbehv samt resultat ch effekter. Utvärderingen genmförs sm en gemensam diskussin vid en tidpunkt ch på en plats sm skilt reserverats för den. Man bör reservera 3 4 timmar för självutvärderingsverkstaden. Läs mer m självutvärderingsverkstaden ch hur man förbereder sig för den i kapitel 3.1. Med självutvärderingsmdellen RUTER granskas den understödda verksamheten med hjälp av följande frågr. Verksamhetens utvecklingsbehv: 1. Finns det i vår nuvarande verksamhet någt sådant vars betydelse måste minskas i frtsättningen? 2. Finns det någt vars betydelse måste stärkas i frtsättningen? 3. Finns det i vår nuvarande verksamhet någt sm är nödigt ch sm vi kanske kunde slpa i frtsättningen? 4. Vad saknas i vår verksamhet, vad för nytt brde vi skapa? Resultat ch effekter: 5. Vilka resultat ch effekter har åstadkmmits genm verksamheten? 6. Vem gynnas av verksamheten (ch hur)? Det är även viktigt att tillsammans fundera på ch besluta m utvecklingsbjekt i anslutning till verksamheten (högst 2 3 stycken) för följande granskningsperid. Gå igenm varje fråga i tur ch rdning. Deltagarna framför i tur ch rdning sina egna synpunkter på frågrna. Ordförande ger alla möjlighet att framföra sina egna åsikter. Deltagarna kan även kmmentera andras kmmentarer ch synpunkter sm framförs under tillfället. Vid behv rdnar rdförande flera mgångar där man kan kmmentera. Sekreteraren skriver ner kärnpunkterna i diskussinen i utvärderingsmatrisen. Reservera minuter för varje fråga. Håll minst en paus under verkstaden. 8 Tillämpning av Virtanen (2007); Kim & Maubrne (2005)

24 Självutvärderings guide 24 (33) Utvärderingsmatrisen RUTER 1) Vilka sakers betydelse måste minskas i frtsättningen? 3) Finns det i vår verksamhet någt sm är nödigt ch sm vi kanske kunde slpa i frtsättningen? 5) Vilka resultat ch effekter har åstadkmmits genm verksamheten? 6) Vem eller vilka aktörer gynnas av verksamheten ch hur? Utvecklingsbjekt: 2) Vilka sakers betydelse måste stärkas i frtsättningen? 4) Vad saknas i vår verksamhet, vad för nytt brde vi skapa? Det ska göras en krt skriftlig sammanfattning av det sm diskuterats på självutvärderingsverkstaden. Använd utvärderingsmatrisen RUTER då ni skriver sammanfattningen. Dkumentatinen har beskrivits i kapitel 3.1. En utvärdering enligt mdellen RUTER kan även genmföras endast genm en enkät eller genm en enkät ch en självutvärderingsverkstad. Om ni använder er av en enkät lyder den allmänna anvisningen att alla svarspersner ska föra fram de 2 3 saker/utvärderingsfråga sm persnen anser vara viktigast.

25 Självutvärderings guide 25 (33) 4.5 KLÖVER Självutvärderingsmdellen KLÖVER 9 prducerar kvalitativ infrmatin m den understödda verksamhetens innehåll, utvecklingsbehv samt resultat ch effekter. Utvärderingen genmförs sm en gemensam diskussin vid en tidpunkt ch på en plats sm skilt reserverats för den. Man bör reservera 3 4 timmar för självutvärderingsverkstaden. Läs mer m självutvärderingsverkstaden ch hur man förbereder sig för den i kapitel 3.1. I självutvärderingsmdellen KLÖVER granskas den understödda verksamheten genm tre huvudpunkter/- frågr: Vad har vi lyckats med? Vilka är verksamhetens styrkr? Vilka förbättringsmråden eller utvecklingsbjekt förknippas med verksamheten? Vilka resultat ch effekter har åstadkmmits genm verksamheten? Nedan presenteras stegvisa instruktiner för hur man genmför en självutvärdering enligt mdellen KLÖVER: Genmförande av självutvärderingen: Om fler än fyra persner deltar i självutvärderingsverkstaden, reservera cirka 40 minuter för varje huvudpunkt/-fråga. Om antalet deltagare är färre än så (till exempel i rganisatiner med få anställda) går naturligtvis mindre tid åt. Ordförande ser till att alla punkter behandlas. Km ihåg att hålla en eller flera pauser under verkstaden. Det rekmmenderas att man håller en krt paus mellan de lika huvudpunkterna. Fas 1: Fundera tillsammans på den RAY-understödda verksamhetens framgångar ch styrkr. Alla deltagare framför i tur ch rdning sina egna synpunkter på verksamhetens framgångar ch styrkr. Ordförande ger alla möjlighet att framföra sina egna åsikter. Deltagarna kan även kmmentera andras kmmentarer ch synpunkter sm framförs under tillfället. Vid behv rdnar rdförande flera mgångar där man kan kmmentera. När ni har behandlat verksamhetens framgångar ch styrkr kan ni vid behv hålla en liten paus. Fas 2: Fundera på den RAY-understödda verksamhetens förbättringsmråden ch utvecklingsbjekt på samma sätt sm beskrevs van. Bland annat följande hjälpfrågr kan användas (jfr Mdellen RUTER): 9 I mdellen har man tillämpat element från bland annat SWOT-analysen samt Äldreinstitutets samarbetsgruppers blankett för självutvärdering i kmmuner sm deltar i prjektet Kraft för ålderdmen.

26 Självutvärderings guide 26 (33) Finns det i vår nuvarande verksamhet någt sådant vars betydelse måste minskas i frtsättningen? Finns det någt vars betydelse måste stärkas i frtsättningen? Finns det i vår nuvarande verksamhet någt sm är nödigt ch sm vi kanske kunde slpa i frtsättningen? Vad saknas i vår verksamhet, vad för nytt brde vi skapa? Håll vid behv en liten paus efter detta. Fas 3: Fundera på de resultat ch effekter sm åstadkmmits genm den RAY-understödda verksamheten på samma sätt sm beskrivits van. Med resultat ch effekter avses de mständigheter ch den utveckling sm har åstadkmmits med hjälp av verksamheten. Resultaten ch effekterna brde granskas i förhållande till de mål sm har satts upp: Vad har vi åstadkmmit i förhållande till målen? Var ligger vi eventuellt efter gällande målen? Det är ckså viktigt att fundera på hur målgrupperna har gynnats av verksamheten? Fas 4: Sammanfattning ch val av utvecklingsbjekt Det är rdförandes uppgift att krt sammanfatta diskussinen genm att särskilt uppmärksamma de utvecklingsbjekt ch -förslag sm framförts. Oftast lyfts det på självutvärderingsverkstaden fram flera utvecklingsbjekt ch -förslag. Välj tillsammans ut två eller högst tre utvecklingsbjekt sm ni under det kmmande halvåret/året fäster extra uppmärksamhet vid. Målet är att skapa en gemensam uppfattning m utvecklingsbjekten. I sista hand fattas beslutet av de persner sm ansvarar för verksamheten. Fundera även på knkreta metder ch förslag till åtgärder, hur man brde bemöta de valda utvecklingsbjekten. Sekreteraren antecknar utvecklingsbjekten, metderna ch åtgärdsförslagen. Det ska göras en krt skriftlig sammanfattning av det sm diskuterats på självutvärderingsverkstaden. Dkumentatinen har beskrivits i kapitel 3.1.

27 Självutvärderings guide 27 (33) 4.6 HJÄRTER Med mdellen HJÄRTER genmförs självutvärderingen genm engemensam diskussin vid en tidpunkt ch på en plats sm skilt reserverats för den. Utvärderingen prducerar kvalitativ infrmatin m verksamheten, dess utvecklingsbehv samt de resultat ch effekter den åstadkmmit. Man bör reservera en arbetsdag för självutvärderingsverkstaden. Läs mer m självutvärderingsverkstaden ch hur man förbereder sig för den i kapitel 3.1. Självutvärderingsmdellen HJÄRTER mfattar åtta utvärderingsbjekt (se matrisen nedan). Varje utvärderingsbjekt granskas med hjälp av tre utvärderingsfrågr: 1. Vad har vi lyckats särskilt bra med? 2. Vad har vi eventuellt misslyckats med? 3. Vad skulle vi kunna förbättra? (utvecklingsbjekt) Syftet är att man även kmmer med knkreta förslag på hur verksamheten skulle kunna utvecklas. Utvärderingsmatrisen HJÄRTER UTVÄRDERINGSFRÅGOR UTVÄRDERINGSOBJEKT 1) Vad har vi lyckats särskilt bra med? 2) Vad har vi eventuellt misslyckats med? 3) Utvecklingsbjekt: Vad skulle vi kunna förbättra? Förslag till åtgärd 1. Uppsättning av mål 2. Att välja ch nå målgrupperna 3. Användning ch inriktning av resurser 4. Åtgärder ch genmförande 5. Kmmunikatin 6. Samarbete med samarbetspartner ch intressentgrupper 7. Förberedelse för förankring av resultaten 8. Resultat ch effekter sm åstadkmmits

28 Självutvärderings guide 28 (33) Nedan presenteras stegvisa anvisningar m hur en självutvärdering enligt mdellen HJÄRTER kan genmföras: Behandla varje utvärderingsbjekt enligt matrisen. Reservera minuter för varje utvärderingsbjekt, vid behv mer. Börja med 1) Målsättning. Med mål avses det sm ni med hjälp av verksamheten vill främja eller åstadkmma. Ni har angett era mål i finansieringsansökan ch eventuellt preciserat dem därefter. 1.1 Vad upplever ni att ni lyckats särskilt bra med(med tanke på målsättningen)? Alla framför i tur ch rdning sin åsikt, en eller två av de mest centrala sakerna/utvärderingsfråga. Deltagarna kan även kmmentera de synpunkter sm andra framför. Vid behv rdnar rdförande flera mgångar där man kan kmmentera. Sekreteraren har till uppgift att anteckna de mest centrala sakerna. 1.2 Vad har ni eventuellt misslyckats med (med tanke på målsättningen)? Gå igenm frågan på samma sätt sm beskrevs van. 1.3 Vad skulle ni kunna förbättra(med tanke på målsättningen)? Gå igenm frågan på samma sätt sm beskrevs van. Bland annat följande hjälpfrågr kan användas: Är det realistiskt att ni kan uppnå målen? Är målen frtfarande aktuella? Är någt mål nödigt? Saknas någt i målsättningen? Brde någt mål betnas mer i förhållande till de övriga målen? Är målen för mfattande? Har målen anammats bland persnalen? 2) Att välja ch nå målgruppen Ni har beskrivit målgruppen för den understödda verksamheten i finansieringsansökan ch eventuellt preciserat den därefter. Med målgrupp avses den grupp för vilken verksamheten genmförs. Bland annat följande hjälpfrågr kan användas: Har målgruppen för verksamheten tydligt definierats ch avgränsats? Är målgruppen för bred? Har vi nått målgruppen sm planerat? Behandla först två eller högst tre utvärderingsbjekt ch håll därefter en paus. Håll alltid pauser vid behv. 3) Användning ch inriktning av resurser Det är viktigt att fundera på m resurserna har riktats rätt med tanke på uppnåendet av målen? Brde resurserna riktas till någn annan/någt annat än man nu har gjrt? 4) Åtgärder ch genmförande Man måste särskilt fundera på m de åtgärder man vidtar är väsentliga ch görs på rätt sätt med tanke på uppnåendet av målen.

29 Självutvärderings guide 29 (33) Bland annat följande hjälpfrågr kan användas: Finns det måhända någt sm saknas i verksamheten? Gör vi någt i nödan? Brde åtgärderna allkeras eller betnas på annat sätt i frtsättningen? 5) Kmmunikatin ch infrmatin Man ska särskilt fundera på m kmmunikatinen ch infrmatinen stödjer uppnåendet av målen. Bland annat följande hjälpfrågr kan användas: Når vårt budskap målgrupperna? Kan vi berätta saker på ett sådant sätt att vi blir förstådda? Använder vi de rätta kmmunikatinskanalerna ch -medlen? Har vi tillräckligt med kunskaper m kmmunikatin? Har vi en kmmunikatinsplan? Vet vi tillräckligt mycket m vad andra gör ch kmmande evenemang? 6) Samarbete med samarbetspartner ch intressentgrupper Det är väsentligt att fundera på hurdant samarbete ch med vem sm är vettigt med tanke på verksamheten ch uppnåendet av målen. Partnerskap kan innebära erbjudande av lkaler, ökad synlighet eller förmedling av infrmatin eller kunder ch så vidare. Bland annat följande hjälpfrågr kan användas: Samarbetar vi med väsentliga instanser? Stödjer samarbetet uppnåendet av målen? 7) Förberedelse för förankring av resultaten Det är väsentligt att fundera på m vi har åstadkmmit eller försöker åstadkmma någt sm är mtiverat att inprägla? Till exempel följande viktiga hjälpfrågr kan användas: Finns det någt sm förankringen av resultaten definitivt kräver (ch av vem)? Vad eller vilka faktrer kan utgöra ett hinder för förankringen av resultaten? Hur kan vi påverka dem? 8) Resultat ch effekter sm åstadkmmits Med resultat ch effekter avses de mständigheter ch den utveckling sm har åstadkmmits med hjälp av verksamheten. Resultaten ch effekterna brde granskas i förhållande till de mål sm har satts upp: Vad har vi åstadkmmit i förhållande till målen? Var ligger vi eventuellt efter gällande målen? Det är ckså viktigt att fundera på hur målgrupperna har gynnats av verksamheten? Vid utvärderingen kan ni utnyttja respnsen av målgrupperna ch samarbetspartnerna, m sådan finns tillgänglig. Det ska göras en krt skriftlig sammanfattning av det sm diskuterats på självutvärderingsverkstaden. Dkumentatinen har beskrivits i kapitel 3.1. En utvärdering enligt mdellen HJÄRTER kan även genmföras endast genm en enkät eller genm en enkät ch en självutvärderingsverkstad. Om ni använder er av en enkät lyder den allmänna anvisningen att alla svarspersner ska föra fram de 2-3 saker per utvärderingsbjekt eller -fråga sm persnen anser vara viktigast.