DocuNote. Dokumenthantering / ESDH

Transkript

1 DocuNote Dokumenthantering / ESDH

2 Indhold DOCUNOTE... 3 ENKEL STYRNING AV ÄRENDEN, DOKUMENT OCH E-POST... 3 Flera års erfarenhet av ESDH-lösningar... 3 Vi är med er hela vägen... 3 Snabba fakta om DocuNote... 3 DOCUNOTE... 4 STANDARDMODULERNA... 4 DocuNote... 7 TILLÄGGSMODULERNA

3 DOCUNOTE ENKEL STYRNING AV ÄRENDEN, DOKUMENT OCH E-POST Dokumenthanteringssystemet DocuNote från samlar och hanterar organisationens ärenden, e-post, kontrakt, post och övriga dokument. DocuNote säkerställer med detta att alla medarbetare har snabb tillgång till nyttig och relevant kunskap, information och dokumentation. I DocuNote är användarvänlighet och sökbarhet två nyckelord; en layout som ligger tätt på MS Outlook, sökmöjligheter som i Google och marknadens bästa integration till e-post. Detta är synliga tecken på att DocuNote är till för användarna. Flera års erfarenhet av ESDH-lösningar Vi har med flera års erfarenhet inom dokumenthantering utvecklat ett standardsystem som är både enkelt, intuitivt och logiskt i sin uppbyggnad. Att lösningen är standard betyder att ni enkelt och snabbt kan komma igång utan föregående systemutveckling. Och oavsett vilka it-system ni redan har svarar vi för en enkel och funktionell integration. Vi är med er hela vägen Exempel på en förstasida i DocuNote Det kan vara stora skillnader på medarbetarnas erfarenhet av it. Med vår specialistkunskap hjälper vi er med strukturering och uppstart av DocuNote och samtidigt utbildar vi er till att snabbt vara självgående. Snabba fakta om DocuNote Standardsystem med löpande uppdateringar Microsoftteknik Kräver minimal resursförbrukning Utformning enligt era önskemål Uppbyggning i faser (tänk stort starta smått) ERFA-grupper i dokumenthantering Färdiga mallar Kundservice via både internet och telefon 3 10

4 DOCUNOTE STANDARDMODULERNA har ett baspaket för dokumenthantering som består av en rad grundläggande moduler. Därtill kan ni välja mellan 20 olika tilläggsmoduler som gör att ni kan sätta ihop precis den lösning som passar till behoven i organisationen. AD integration Adressbok Dokumenthantering Dokumentmallar Ämnessystem (Taxonomi) AD-integration säkerställer automatiskt underhåll Med AD (Active Directory) -integration kopieras användarinformation (namn, tfn, anställningsnummer m.m.) automatiskt till DocuNote. Det betyder att underhållet av grupp- och användarrelationer sker automatiskt och att risken för fel minimeras. Adressbok samlar alla kontakter Adressboken är ett kartotek där ni kan knyta personer (parter) på ärenden, projekt och dokument. Det kan t.ex. vara en kund, projektledare, projektmedarbetare m.fl. Dessa personer kan anslutas som ärendeparter och därmed kan fält överföras till t.ex. Word vid upprättande av nya dokument. På detta sätt återanvänds data samtidigt som medarbetarna spar tid och sakerna blir mer ensartade. Samla och spara alla era dokument centralt DocuNote understöder text, bilder, ljud, video, e-postmeddelanden och skannade dokument. I den gemensamma dokumentstrukturen samlas och sparas alla dokument centralt, men de är naturligtvis endast synliga för de medarbetare som har behörighet att se dem. Alla dokument i DocuNote styrs genom versionering, check-in/check-out, åtkomstkontroll och avancerade sökmöjligheter. Dokumentmallar säkerställer layout och metadata När ni upprättar nya dokument kan ni välja mellan flera fördefinierade, företagsanpassade mallar, t.ex. mallar till kontrakt, mötesagendor, säljbrev m.m. Fördelen med mallarna är bland annat att de är definierade med riktlinjer för innehåll och layout, och att det på förhand är kopplat metadata (nyckelord till hjälp vid senare sökning) till mallarna. Ämnessystem taxonomi trädstruktur Med hjälp av ämnessystemet kan ni hitta fram till ärenden i alla enheter i organisationen. I ämnessystemet bygger ni upp en trädstruktur (taxonomi) som grafiskt hjälper er att hitta ärenden/projekt på ett givet ämne istället för på den fysiska placeringen. Ett dokument kan därmed uppträda på flera ställen i trädstrukturen, även om det bara är upprättat fysiskt en gång. 4 10

5 Import Metadata Navigering Anteckningar Uppgiftssystem Behörighetsstyrning Ärende- och projektstyrning Importera och placera stora mängder dokument Med importmodulen kan ni importera och placera stora mängder dokument i befintliga DocuNote-ärenden. Importmodulen kan t.ex. användas i konverteringen från ett (tidigare) system, eller från fildrev, och över i DocuNote, som ett enkelt sätt att flytta samtliga dokument på en gång. Definiera ärenden, projekt och dokument med metadata (nyckelord) Med valfria metadata kan ni fritt definiera nyckelord på ärende-, projektoch dokumenttyper. Metadata upprättas enkelt i MetaForms, och ju fler och mer precisa de är desto lättare är det att leta fram rätt information. Metadata kan både nedärvas genom systemets trädstruktur eller överföras till DocuNote-mallar, t.ex. som projektnummer, ärendenamn eller annan relevant information. Navigera med högerklicksmenyer och horisontella menyer Menyerna i DocuNote finns både som högerklicksmenyer och som horisontella menyer. På så sätt kan ni navigera i systemet som det faller er mest naturligt utan att behöva leta efter funktionerna. Det är precis samma logik som i Office-paketet och därför upplever användarna navigationen i DocuNote som enkel och användarvänlig. Koppla anteckningar till ärenden och dokument Med anteckningsfältet kan ni sätta in kommentarer eller användbara upplysningar på ärenden och/eller dokument. När en anteckning är upprättad visas en anteckningsikon i dokument- eller ärendelistan. Få överblick över uppgifter I uppgiftssystemet kan ni knyta tidsfrister till ärenden och dokument och ansvariga till ärenden och uppgifter. Den eller de ansvariga får sedan en påminnelse via DocuNote eller e-post. På så sätt kan ni behålla överblicken över era uppgifter och hålla öga på om det kan bli svårt att hålla tidsfrister. Via uppgiftssystemet kan ni också skicka länkar och genvägar till dokument. Bygg upp en logisk behörighetsstruktur Behörighetsmodellen i DocuNote är rollbaserad vilket ger en logisk behörighetsstruktur som är lätt att överblicka och att underhålla. Rollernas behörigheter nedärvs genom systemets organisation och knyts till grupper eller användare från AD. Styrning av ärenden och projekt Ärende- och projektstyrning är en samlad överblick över dokument och deras tillknytning till respektive ärenden i hela organisationen. Ni kan upprätta obegränsade nivåer av ärenden och projekt. Varje ärende eller projekt innehåller samtliga elektroniska dokument som hör till det enskilda ärendet. Det ger överblick över ärenden och snabb åtkomst till att lösa uppgifter och bygga vidare på befintlig information och befintliga erfarenheter. 5 10

6 Sökning Versionsstyrning Effektiv och unik sökning En effektiv sökning är ryggraden i effektiv dokumenthantering där dokument ska gå att hitta och inte drunkna i ett arkiv. Därför är DocuNote försett med en helt unik sökmotor där ni bland annat kan söka på liknande stavning, fritextsökning, snabbsökning och avancerad sökning på t.ex. titel, dokumentnummer, ärendetyp, metadata m.m. När sökresultatet presenteras visas hela dokumentet i en förhandsgranskning i höger sida, så ni inte behöver öppna varje dokument för att se att det är rätt. Automatisk versionering Versionsstyrning säkerställer att alla användare alltid arbetar i de senaste dokumentversionerna. Versionsstyrningen låser dokumentet under redigering så att andra kan läsa men inte göra ändringar i dokumentet. Därutöver ger versionsstyrningen möjlighet att se historik på dokumenten och ta fram jämförelserapporter. 6 10

7 DocuNote TILLÄGGSMODULERNA har ett sortiment av över 20 olika tilläggsmoduler till standardpaketet. Med tilläggsmodulerna kan ni sätta ihop precis den lösning företaget behöver. Abonnemang Bilddatabas Kopplade dokument DataManager Håll ordning på dokumentändringar i DocuNote Med Abonnemangsmodulen kan ni enkelt orientera er om ändringar i DocuNote-element med abonnemangsövervakning. Ni kan t.ex. se när ett dokument har uppdaterats, offentliggjorts eller tagits bort. Eller när behörigheterna i ett projekt ändrades m.m. Dessutom kan ni sätta upp e-postnoteringar som skickas så snart det sker en ändring i ett dokument eller ett projekt. Ni kan bestämma hur ofta ni vill ha dessa e-postmeddelanden; med detsamma, dagligen eller en gång i veckan. Organisera och dela digitala bilder i DocuNote Med Bilddatabasmodulen kan ni dela och organisera era digitala bilder i DocuNote-klienten. Ni kan t.ex. upprätta en bildmapp för marknadsföringsgrafik, vilket ger en enda placering där medlemmarna i ett team kan se, dela, redigera och hämta företagslogotyper och annat marknadsföringsmaterial. Bilderna kan redigeras i kompatibla bildredigerare som t.ex. Microsoft Office Picture Manager. I motsats till dokumentmappar understöder bildmappar bara de vanligaste bildformaten (.jpeg,.pgn,.gif,.bmp,.tif). Med Thumbnail preview (förhandsgranskning av miniatyrbild) kan ni se på bilderna i mapparna utan att öppna varje bild först. Koppla dokument i DocuNot Med dokumentkoppling kan ni leta fram företag och kontaktpersoner i adress-kartoteket och lägga dem till en e-postlista. När ni upprättar ett nytt dokument kan ni välja att det ska vara ett kopplat dokument, så väljs en mall som är framtagen för ändamålet. På så sätt går det att göra massutskick av brev, julkort, kampanjer, infobrev m.m. Kopplingskällan (från postlistan) sparas automatiskt i ett Excelark som bifogas dokumentet som en bilaga. Modulen kräver Office 2007 eller senare. Importera, exportera och integrera data mellan era lösningar DataManager är ett integrationsprogram som hämtar, konverterar och bearbetar data från olika källor och i olika format, t.ex. CSV, XML, Webservices, FTP m.fl. Med DataManager skapar ni integration mellan IntraNotes och era övriga it-system. Det kan t.ex. vara data från ekonomisystem eller databaser. 7 10

8 Extern publicering Fakturaskanning MSG Ifilter-sökning Exportera till extern portalserver Extern publicering gör det enkelt att publicera dokument från DocuNote till externa dokumenthanteringsservrar (exempelvis IntraNote Portal Servers Infobas). Skanna fakturor med teckenigenkänning (OCR) Fakturaskanning är en modul som gör att skannade svenska fakturor, som överförs till DocuNote, automatiskt blir OCR-igenkända. Modulen arbetar med det välkända TIFF-formatet, som skannrar och kopieringsmaskiner kan leverera, och är därför oberoende av vilken skannermodell som används. Sök fram arkiverad e-post MSG är filtypsnamnet för Microsoft Exchange-dokument, och med modulen MSG Ifilter kan ni göra sökningar i DocuNote i formatet MSG. Det betyder att ni kan leta fram e-postmeddelanden med hjälp av fritextsökning. Konvertering Konvertera dokument från Office 2003 till Office 2007 Med konverteringsmodulen kan ni konvertera doc-, xls- och pptdokument från Office 2003 till Office Ni kan välja att bara uppdatera vissa dokument, t.ex. nyare dokument som ni vill koppla metadata till. Office 2003-dokument, som inte konverteras, kan alltid läsas och redigeras i DocuNote, dock utan koppling av metadata. Kryptering Kryptera särskilt känsliga dokument Med hjälp av krypteringsmodulen kan varje användare kryptera särskilt känsliga dokument med en krypteringsnyckel i DocuNote. Loggning Offline-funktioner Outlook-integration Logga aktiviteter på ärenden och dokument Loggning är ett snabbt och effektivt sätt att skaffa sig dokumentation för vad som har skett med ärenden och dokument. Loggning kan visa vad som är gjort ner i minsta detalj och av vem. Dra dokument offline Offline-funktionen betyder att ni kan ta era dokument med er både för läsning och för redigering också om DocuNote inte är uppkopplat på företagets nätverk. Det kan t.ex. vara om ni vill ta med dokument till ett möte utanför huset. Flera personer kan ta samma dokument offline, och när ni är online igen kan ni synkronisera ändringarna som gjorts i dokumenten. Synkroniseringsmekanismen ser till att informera om konflikter i synkroniseringen, t.ex. när två användare samtidigt har rättat i ett dokument, online och offline. Arkivera e-post direkt i DocuNote Arkivera e-post från Outlook till DocuNote via en integration som hanterar både textinnehållet i e-posten såväl som eventuellt bifogat material. Arkiveringen sker direkt från Outlook via ett enda klick (tilläggsprogram till DocuNote), varefter ni väljer var i DocuNote meddelandet ska sparas. Vid efterföljande arkivering av e-post från samma avsändare föreslår DocuNote själv att spara på samma destination. 8 10

9 PDF-konvertering Postlista Publicering Upprätta ärenden Språk Statistik (SQL Views) Konvertera dokument till PDF Konvertera Word- och PowerPoint-dokument till PDF direkt i DocuNote. Genom att markera ett eller flera dokument kan ni via högerklicksfunktion välja att skicka dem som PDF till t.ex. e-post eller skrivbord. Det betyder att ni kan skicka e-post till en PDF-version av t.ex. ett Worddokument utan att först spara en PDF-version. Skanna, distribuera och skicka dagens post med DocuNote Med postlistmodulen kan ni skanna in dagens fysiska post till en samlad postlista i DocuNote. Härifrån kan breven tilldelas relevant metadata och posten kan distribueras till rätta mottagare som genvägar via Outlook. Postlistan är en säkerhet för att fysisk post alltid arkiveras och med DocuNotes utmärkta sorteringsmöjligheter kan ni alltid gå tillbaka till bestämda dagar, veckor, månader eller år och se vilken post som kommit in och till vem. Publicera dokument från DocuNote till intranät och extranät Publiceringsmodulen gör att ni kan publicera dokument från DocuNote till ett intranät och/eller extranät. På så sätt undviker ni att dokument måste underhållas på flera ställen och samtidigt säkerställer ni att medarbetare utan tillgång till DocuNote har åtkomst till de mest relevanta dokumenten. Med hjälp av en översikt i DocuNote går det att se vilka dokument som är publicerade, när och i vilken version. Upprätta ärenden och projekt automatiskt Med modulen automatisk ärende- och projektupprättning kan ni upprätta ett projekt som har kopplats till en bestämd kontakt vid uppstarten av DocuNote. Det kan vara till hjälp när t.ex. DocuNote integreras med andra system. Möt användarna på deras modersmål En internationell medarbetarstab kräver en ESDH-lösning som kan hantera flera språk. Med språkmodulen kan ni välja mellan tre olika språklager; danska, engelska och svenska. Språkmodulen gör att innehållet kan översättas och visas i DocuNote på just det språk som är valt för varje användarprofil. Dra ut statistik på era data Via SQL Views kan ni dra ut relevanta metadata i ett Excel-ark och generera statistik mot bakgrund av data från DocuNote. Ett exempel kunde vara en försäljningsavdelnings prognos som underhålls i DocuNote på ett bestämt kundärende, men visas som en samlad lista i Excel. 9 10

10 T eckenigenkänning (OCR-igenkänning) Arbetsflöde Identifierar text i skannade dokument och filer Med teckenigenkänning identifieras text i skannade dokument och filer automatiskt. Därmed görs dokumenten sökbara i DocuNote och OCRigenkänningen sker automatiskt. Funktionen är en säkerhet för att viktiga skannade dokument (TIF, PNG, JPG och PDF) inte kan försvinna, utan alltid kan hittas igen via sökning. Sätt upp godkännandeprocedurer Med arbetsflödemodulen kan ni sätta upp ett eller flera dokumentflöden. Det kan t.ex. vara i samband med fakturagodkännande, semesterbegäran och annat för godkännande som ska passera flera medarbetare