Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Tekniska nämnden. gallring

Transkript

1 Bilaga 1 Anslagsbevis, analoga anslagstavlan Kronologisk Pärm i Tekniska nämndens Gallras efter 15 år Tillkännagivandet antecknas på protokollet. Anslagsbevis, digitala anslagstavlan Kronologisk Gallras vid in aktualitet Datum för avpublicering läggs in i samband med publicering. / Politik & påverkan / Kommunens anslagstavla Arvodeslistor, reseräkningar, original Överlämnas till personalen (löner) Delegationsbeslut Bevaras Kan förekomma Sekretessparagraf beror på ärendet. Diarieförs i aktuellt ärende. Delges Tekniska nämnden. Förteckningar över anmälan om delegationsbeslut, TN, original Bevaras Diarieförs i årsakt

2 Kallelse med ärende samt protokoll i NetPublicator Per sammanträde Digitalt hos Tekniska nämndens nämndsekreterare Gallras efter 5 år NetPublicator är ett stöd för digital distribution av. Kallelse (ärendelistan) och protokoll publiceras även på Österåkers webbplats där de inte gallras. Kallelse Tekniska nämnden, original Kronologiskt per sammanträde Pärm i Tekniska nämndens Bevaras protokollen Protokoll Tekniska nämnden, original Kronologisk per sammanträde och paragrafnummerordning Pärm i Tekniska nämndens Bevaras Efter 5 år Arkivbeständigt papper Protokollsanteckningar, skriftliga reservationer etc inlämnade i samband med sammanträden Per sammanträde Ingår i protokollet Se anmärkning Om handlingtsypen utgör en bilaga till protokollet, bevaras handlingen i protokollet. Om anteckningen förs över till protokollet gallras ursprungshandlingen efter att protokollet vunnit laga kraft. protokollen Register/innehållsförteckning till Tekniska nämndens protokoll Per sammanträde Ingår i protokollet Bevaras Vid arkivering placeras registret främst i varje års protokollsvolym protokollen Arkivbeständigt papper

3 Register över förtroendevalda i Tekniska nämnden Kontaktuppgifter till förtroendevalda hanteras i förtroendemannasystemet Troman som administreras av kommunkansliet. Avtal inklusive bilagor - upprättade Bevaras Gäller alla slags upprättade avtal förutom avtal vid upphandling eller avrop från RAM-avtal Arkivbeskrivning/beskrivning av en myndighets allmänna Bevaras Upprättas enligt arkivlagen 6 (SFS 1990:782) och offentlighets- och sekretesslagen kap 4 2, samt Österåkers kommuns arkivreglemente (ÖFS 2019:1) "Reglemente för hantering av arkiv i Österåkers kommun" Budgetförslag, komplettering av budgetförslag samt revideringar Diarieförda, dvs inkomna och utgående av betydelse (hit räknas också digitala meddelanden som t ex e-post, sms, MMS och inlägg i sociala medier) kansliets Bevaras Bevaras Kan förekomma Sekretessparagraf beror på Efter 5 år ärendet.

4 Diarieplan Bevaras centralt på kansliet (KS). Tas ut på papper av systemförvaltare vid större förändringar Diarium, digitalt medium Se anmärkning Det digitala mediet gallras vid in aktualitet, dock ej tidigare än att sökregister och ärendekort tagits ut på papper. Gallras i sin helhet när systemet tagits ur bruk, under förutsättning att uppgifterna är överförda till annat digitalt medium. Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan Fakturaunderlag - utgående Kronologisk Pärm i eller digitalt Bevaras Uppdateras en gång per år, i slutet av året. Bevaras Diarieförs. Uppdateras en gång per år. Gallras efter 5 år

5 Fakturor, inkomna elektroniskt Kronologisk Agresso Gallras efter 7 år Enligt Lag (2018:597) om kommunal bokföring och redovisning som trädde i kraft 1 januari 2019 (gäller från räkenskapsår 2019) Konteras och attesteras digitalt av beställaren och kanaliseras vidare till resp. schef för betalning. Flextidsrapporter Alfabetisk Digitalt hos respektive chef Fullmakter, postöppning Alfabetiskt Pärm i Tekniska nämndens Gallras efter 2 år Gallras vid in aktualitet Gallras när personal slutat sin anställning Följesedlar Kronologisk Pärm i respektive Se anmärkning Gallras efter 1 år under förutsättning att fakturan är specificerad, annars ska följesedeln följa med fakturan som en bilaga i fakturahanteringssystemet Agresso. För kännedom, inkomna beslut, PM osv, från andra myndigheter Kronologisk Digitalt i Outlook, mapp i Tekniska nämndens funktionsbrevlåda Gallras efter två år

6 Förordnanden Bevaras Ersättare förordnas vid frånvaro av ordinarie personal Förordnanden, beslut Bevaras Ersättare förordnas vid frånvaro av ordinarie personal Inkomna remisser och beslut från externa myndigheter samt utgående remissvar från Österåkers kommun Bevaras Inkommande och utgående av tillfällig eller rutinmässig karaktär (hit räknas också digitala meddelanden som t ex e-post) Digitalt hos respektive alt. Verksamhetssystem Gallras vid in aktualitet Se Gallringsföreskrift för av tillfällig eller ringa betydelse (dnr KS ). Inventarieförteckning Kronologisk G:/ Gallras efter 10 år Upprättats varje år på erna Läkarintyg, kopia Alfabetisk Kopia i pärm eller Gallras vid in digitalt hos schef aktualitet Ja, OSL 21:1 Kan förekomma OSL 39:1-2 Original till Försäkringskassan. Minnesanteckningar från arbetsplatsträffar (APT) Kronologisk Digitalt hos respektive Gallras efter 2 år Bevaras om de innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten.

7 Personuppgiftsbiträdesavtal, PUB-avtal kansliets Bevaras Rekryteringsuppdrag (annons, lista på sökande och uppgift om vem som anställdes) Hanteras i ReachMee som administreras av HR Registerförteckning över be av personuppgifter G:/ Gallras i takt med uppdateringar Framtagning är påbörjat Styrdokument Bevaras Policy, riktlinjer, tillämpningsanvisningar, delegationsordningar, plan, program, strategi Verksamhetsberättelse Bevaras Ingår i TNs protokoll (står så om BN) Efter 5 år Verksamhetsplan Bevaras

8 Ärendekort, papper Per ärende Bevaras Kan förekomma Sekretessparagraf beror på ärendet. Utskrift från diariet (Public 360) när respektive ärende har avslutats och läggs längst fram i akten. "MSRS-rapport" i public 360 Ärendelista diarium Kronologisk Pärm i Tekniska nämndens Bevaras Skrivs ut årsvis från Public 360. En lista i dnr-ordning och en lista i ärenden ordning. Efter 5 år Strategiska planeringsen Strategiska planeringsen Dispenser i avfallsärenden Beslutsdatum Pärm hos registrator och G: Gallras efter in aktualitet (3 år) Verksamheten övertogs från Miljö- och hälsoskyddsen. Roslagsvatten fakturerar och Strategiska planeringsen skriver besluten. Strategiska planeringsen Beslut gällande dricksvatten, spillvatten och dagvatten Närarkiv Bevaras mäten

9 mäten Beställningslistor av kartor och mätningsuppdrag Kronologisk ordning, årsvis Digitalt hos kart- och mät Gallras efter 10 år mäten Flygfoton Årsordning Närarkiv, externa hårddiskar, Server Bevaras Det på papper och dia är äldre flygfoton. Fr.o.m. ca år 2004 endast digitalt. Efter överenskommelse mäten Förrättningskarta, kopia Kronologisk ordning, årsvis, fastighetsbeteckn ing Pärm på en Bevaras Original hos Lantmäteriet. Sedan 2018 sparas inte kopia i pärm längre, finns i kartan Geosecma. mäten Grundkarta, underlag Plannamn Digitalt Gallras vid in aktualitet Kartunderlag i detaljplanearbetet. Originalet bevaras i detaljplanen på papper och digitalt vid vunnen laga kraft hos planen. mäten Nybyggnadskarta och primärkarteutdrag samt lägeskontroller Fastighetsbeteck ning Digitalt hos kart- och mät Gallras efter 10 år Bevaras i Arkiva på byggloven som situationsplan. mäten mäten Primärkarta t.o.m skala 1:500 Bladindelning Närarkiv, kartskåp Bevaras Mätningsuppdrag Fastighetsbeteck ning Digitalt hos kart- och mät Gallras efter 10 år När fastighetsägaren/konsult har begärt ett uppdrag

10 mäten Primärkarta, digitalt kommuntäckande GIS-server Bevaras på en Bevaras på en i digital form tills e-arkiv finns. Bevarande och sutredning behöver utarbetas. Behöver utredas, ev en fil med förändringar årsvis mäten Punktskisser Nummerordning Pärm i Bevaras på en. Gallras endast när punkt raserats. Förvaras i pärm hos kart- och mäten som bevaras tills vidare. Bevarande- och sutredning behöver utarbetas. Behöver utredas mäten Stomnätsberäkningar Kronologisk ordning, år, område Pärm i Bevaras på en Både nya och äldre. Fr.o.m. början av 2014 ett nytt höjdsystem RH2000. Enbart RH2000 digitalt. Efter överenskommelse. Äldre beräkningspärmar före 2014 kan lev. till arkivet. mäten Ortofoto Årsvis GIS-server, extern hårddisk, Bevaras tills vidare på en Bevaras på en i digital form. Hårddisk förvaras i kassaskåp i. Dessa används i arbetet emellanåt. Leverans till behöver utredas. Samhällsbetalda resor, Skolskjuts, Grundskole-/särskoleelever, gymnasieelever mäten Buss/skolkort gymnasieelever, rörande Kronologisk Digitalt, pärm hos handläggare. UEDB Gallras efter 2 år Kan förekomma Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett.

11 mäten Ansöknings/beslut/yttranden Alfabetisk ordning (efternamn på elev) Pärm hos handläggare G:/ Public 360 vid överklagande Gallras efter 5 år eller bevaras (se under anmärkning) Kan förekomma Förvaras läsårsvis. Enbart eller 5 år besluten bevaras digitalt. Bevaras enbart vid växelvis boende och vid överklagat ärende. Beslut registreras i Extens. Ny rutin under framställning vid sekretess. mäten Förteckning över resande med taxi enligt avtal Per avtal och avstämning G:/ Gallras efter 5 år Kan förekomma Som exelfil. Uppdateras löpande 4 gånger per år mäten Förteckning över taxielever vid avtalsavstämning Kronologisk G:/ Gallras efter 5 år Kan förekomma Grundskola/särskola. Förteckning är från Samtrans. Avstämning 4 gånger per år. mäten För skolskjuts inkomna uppgifter, elevförteckningsar, scheman m.m. Kronologisk efter skolans namn G:/ Gallras vid in aktualitet Kan förekomma Grundskola/särskola. Excelfil. Start- och sluttider mailas från skolan. mäten Förvaltningsrättens domslut (överklaganden) Pärm hos handläggare Public 360 Bevaras Kan förekomma Diarieförs när det blivit överklagat. mäten Kopior av avtal med uppgift om antagna entreprenörer, antal elever per skjuts, färdtid m.m. Kronologisk Entreprenörsvis G:/ Gallras vid in aktualitet Original förvaras hos Upphandlingsen

12 mäten Skolskjutsriktlinjer Public 360 Bevaras Regler och tillämpningsanvisningar (riktlinjer) för skolskjutsverksamheten i Österåkers kommun för elever i grundskola och särskola. Samhällsbetalda resor Färdtjänst mäten Färdtjänstansökan med kommunens yttrande Alfabetisk ordning Pärm hos handläggare Procapita Gallras vid in aktualitet Kan förekomma Bara kopior i pärm, gallras vid in aktualitet (original skickas till Landstinget) Finns som e-tjänst, Färdtjänstens e- tjänst mäten Kommunal färdtjänst, ansökan och beslut Alfabetisk ordning Närarkiv Procapita Födda 5, 15, 25 bevaras, övriga gallras Kan förekomma Undantaget spargrupper, dag 5, 15 och 25 sparas i forskningsändamål Efter 5 år, vid bevarande mäten Riksfärdtjänst, ansökan och beslut Alfabetisk ordning Närarkiv Procapita Födda 5, 15, 25 bevaras, övriga gallras Kan förekomma Undantaget spargrupper, dag 5, 15 och 25 sparas i forskningsändamål Efter 5 år, vid bevarande trafiken trafiken Ansökningar och beslut - Parkeringstillstånd för rörelsehindrade Gallras efter 7 år OSL 26:1 Årsakt, kvartalsvis

13 trafiken Ansökningar och beslut - boendeparkering Kronologisk Pärm Gallras efter 2 år Årsvis trafiken Ansökan och beslut om statlig medfinansiering Bevaras trafiken Ansökningar och beslut om tillfälliga lokala trafikföreskrifter och dispenser inom kommunen Public 360 Gallras efter 2 år Årsakt. Handlingarna finns endast digitalt. trafiken Ansökningar, beslut och yttranden om tillfälliga dispenser för breda, långa eller tunga transporter inom kommunen Public 360 Gallras efter 2 år Årsakt. Handlingarna finns endast digitalt. trafiken Beslut om lokala trafikföreskrifter Kronologisk Bevaras Årsakt. Besluten finns att söka på Efter 5 år trafiken Broschyrer, trycksaker och affischer av betydelse egna verksamheter Bevaras 1 exemplar av egna upprättade bevaras som underlag digitalt och i akten trafiken Driftstatus- och verksamhetsrapport - Åkersberga helikopterflygplats Bevaras Årsakt

14 trafiken Drifttillstånd för sjösäkerhetsanordningar Bevaras Beslutas av Transportstyrelsen trafiken Egna enkäter - underlag och sammanställning av svar Bevaras Upprättad enkät. trafiken Enkätsvar - inkomna Kronologisk Digitalt hos respektive Gallras efter 2 år Förvaras digitalt på G:. Inkomna pappers skannas och gallras omgående. Gallras under förutsättning att sammanställning gjorts och diarieförts i aktuellt ärende trafiken Elnätsavtal Bevaras Nyanslutningar diarieförs i årsakt. Ledningsändringar diarieförs i aktuellt projektärende. trafiken Flyttning av fordon (protokoll/beslut, hemställan) Bevaras Årsakt trafiken Föreskrifter - Stockholms läns författningssamling - Länsstyrelsen Gallras vid in aktualitet Föreskrifter som gäller Österåkers kommun diarieförs vid behov

15 trafiken Informationsbroschyrer/ skrifter egna Bevaras trafiken Infracontrol - ärendehanteringssystem för felanmälningar och synpunkter Infracontrol Se anmärkning Samtliga personuppgifter gallras vid in aktualitet, ärendet bevaras tillsvidare. En bevarande- och sutredning behöver göras. trafiken trafiken Markupplåtelser tillfälliga, (ansökan, yttrande och tillståndsbevis) PAM redovisningssystem - avstämningsblad och statistik för inbetalda felparkeringsavgifter Public 360 Gallras efter 7 år Årsakt. Handlingarna finns endast digitalt. Bevaras Årsakt trafiken Parkeringsbevakning - förordnanden Bevaras Årsakt trafiken Parkeringsbevakning (remiss överklagan, yttrande från parkeringsbolag, beslut) Public 360 Gallras efter 2 år Årsakt. Handlingarna finns endast digitalt. trafiken Polisrapporter - anmälningar om skadegörelse på kommunala anläggningar Bevaras Kan förekomma, OSL 18:1 Årsakt.

16 trafiken Remisser - utgående, inkomna, samt kommunens yttrande Bevaras trafiken Rosy - ärendehanteringssystem för grävtillstånd och trafikanordningsplaner Rosy Bevaras tillsvidare Ansökan och tillstånd handläggs i det digitala systemet Rosy. En bevarande- och sutredning behöver göras trafiken Skadeståndsanmälningar och beslut Bevaras Årsakt. trafiken Statistik över vattennivån, Slussholmen, Åkers kanal Bevaras Årsakt trafiken Tillgänglighet- och trafiksäkerhetsprogram Bevaras trafiken Trafikmätningar Investeringsprojekt Bevaras Årsakt trafiken Avtal (kopia) - upphandling med bilagor Bevaras Original förvaras hos Upphandlingsen. Kopia bevaras i akten.

17 trafiken Avtal, kontrakt och överenskommelser Bevaras Kan förekomma OSL 19:3, OSL 31:16 trafiken Byggaranti/Byggsäkerhet (kopia) Bevaras Original återsänds vid garantitidens slut. Kopia akt. trafiken Igångsättningsbeslut Bevaras Eget ärende för beslut i TN, referens i projektärende trafiken Mötesprotokoll Bevaras Byggmöten, styrgruppsmöten m.m. trafiken Projektbeställning Alfabetisk Digitalt, G-katalog, Gallras vid in original pärm i aktualitet Uppdraget kommer från investerings- budget. Projektbeställningen innehåller projekt- och konteringsinformation och uppdateras vid behov. Uppgifterna finns även i projekt-pm eller projektplan och de diarieförs. trafiken Projektplan och slutrapport Bevaras

18 trafiken Relationshandling och relationsritningar Bevaras trafiken trafiken Relationsritningar cd/dvd och USB Alfabetisk Pärm i Gallras vid in aktualitet Syn- och besiktningsprotokoll Handlingarna skrivs ut och bevaras i akten. Bevaras trafiken Vattendom (tillåtlighetshandling) - kopia Bevaras Original hos Tingsrätten. Diarieförs i aktuellt ärende/projekt. trafiken Vattenverksamhet, tillståndsansökan och tillståndsanmälan Bevaras Diarieförs i ärendet för projektet.